Оцифрование как способ создания электронного документа

Как организовать электронную систему хранения документов

Практически любой бизнес сталкивается с необходимостью хранения бумажной документации. Счета, накладные, договоры, отчетность, кадровые документы и прочее — всё это необходимо как-то сохранять. Кроме того, важно организовать удобное использование. Порой на поиск бумажных документов уходит много времени. А иногда нужный документ и вовсе найти не удаётся, поскольку он отсутствует или расположен в другом месте.

В кратком обзоре Open Academy читайте, как оцифровывать, систематизировать и хранить документы.

Как оцифровать документы

Оцифровка бумажной документации включает в себя три основных этапа.

1. Подготовка документов к оцифровке

Прежде всего, документы необходимо систематизировать по схожим признакам. Например, можно отсортировать документацию по следующим параметрам:

• тип документов;
• хронология создания;
• принадлежность к конкретному подразделению.

Техническая подготовка состоит в разброшюровке документов, удалении скрепок и скоб. Необходимо обеспечить удобство сканирования.

2. Проведение оцифровки документов

Для оцифровки документации применяют планшетное либо поточное сканирование. Выбор подходящего способа зависит от качества печати и содержания документов, их формата и прочих характеристики. К примеру, нотариально заверенные сшитые документы сканируют через стекло планшета, так как их нельзя пропустить через автоматическую подачу бумаги.

Отсканировать документы можно самостоятельно при наличии подходящего сканирующего оборудования. Если нужно оцифровать сравнительно небольшое количество документов, то многофункционального принтера или планшетного сканера будет достаточно.

Учтите, что функцию автоматической подачи листов для обработки многостраничных документов имеют только более дорогие профессиональные модели сканеров.

3. Верификация изображений и создание электронных документов

Полученные изображения документов часто требуют дополнительной обработки. При плохом качестве оригиналов возможны дефекты печати, блёклость или нечёткость. Важно найти и исправить все недостатки.

Готовые изображения нужно перевести в подходящий формат (pdf, doc, XLM), чтобы обеспечить возможность последующего использования и полнотекстовый поиск.

Для изменения формата документов используют специальное ПО, в том числе онлайн-программы. Например:

Чтобы изменить формат документа с помощью OCR, нужно загрузить изменяемый документ в программу и потом скачать готовый результат в нужном формате.

Как систематизировать электронную документацию

Для хранения электронных документов и их последующего использования в работе применяют СЭД — системы электронного документооборота.

На российском рынке более востребованы отечественные решения, поскольку в них предусмотрена возможность многочисленных согласований (вертикально направленный документооборот).

Docsvision. Позволяет не только создать удобный электронный архив, но и полностью перевести внутренний и внешний документооборот в электронный формат.

«ДЕЛО». Есть возможность хранения любых электронных документов. Позволяет обмениваться документами с другими СЭД. Можно синхронизировать с учетными бухгалтерскими системами.

Directum. Система предназначена для внутреннего и внешнего документооборота. Автоматически классифицирует входящие документы, заполняет реквизиты документов. Обеспечивает быстрый поиск информации с учётом содержания документов.

Преимущественно СЭД хранят документацию по иерархии — «папка/полка/шкаф». При этом один документ порой находится в составе нескольких папок или полок. Это обеспечивается за счет использования ссылок. Сам исходный документ сохраняется на своем месте в хранилище.

Любому документу в СЭД присваивают определённые атрибуты, по которым в дальнейшем будет осуществляться поиск. Например, название и регистрационный номер документа, автор, время создания и прочее. Для разных типов документов могут применяться разные атрибуты, но для документов одного типа атрибуты неизменны. Атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных — совокупности взаимосвязанных таблиц, в которых указаны данные и характеристики объектов.

Для каждого типа документов в СЭД формируется шаблон карточки, в которой указаны наименования атрибутов документов. Когда в систему вносится новый документ, по соответствующему шаблону заполняют карточку, указывая в ней значения атрибутов. Заполненная карточка связана с самим документом. В дальнейшем, зная тип искомого документа и используя присвоенные атрибуты, можно найти необходимый документ за несколько минут.

Источник

Оцифрование как способ создания электронного документа

Чем отличается электронный образ документа от электронного документа?

Электронный образ документа создается с помощью средств сканирования документа на бумажном носителе, а электронный документ изначально создается в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе.
Документы могут быть как в бумажном, так и в электронном виде.
В определенных целях документ в электронном виде может быть как электронным образом документа, так и электронным документом (п. 1 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 N 57 «О некоторых вопросах применения законодательства, регулирующего использование документов в электронном виде в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов»).

Понятие электронного образа документа и электронного документа
Электронные образы документов — это документы на бумажном носителе, преобразованные в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов (п. 5.1 ст. 23 НК РФ).
Под электронным образом документа (электронной копией документа, изготовленной на бумажном носителе) в судебной практике понимается переведенная в электронную форму с помощью средств сканирования копия документа, изготовленного на бумажном носителе, заверенная в установленном порядке (п. 1 Постановления Пленума Верховного Суда РФ N 57, п. 2.2.1 разд. 2.2 Порядка подачи в арбитражные суды Российской Федерации документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, утвержденного Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2016 N 252 (далее — Порядок N 252), п. 2.2.1 разд. 2.2 Порядка подачи мировым судьям документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, утвержденного Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 11.09.2017 N 168 (далее — Порядок N 168)).
Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Закона N 149-ФЗ).
В судебной практике под электронным документом понимается документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью в соответствии с законодательством РФ (п. 1.4 Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 27.12.2016 N 251).

Требования к электронному образу документа и к электронному документу
Требования к электронному образу документов и к электронному документу зависят от цели составления и от получателя документа.
Так, например, при подаче документов в арбитражные суды Российской Федерации или мировым судьям электронные образы должны отвечать определенным требованиям, в частности (разд. 2.2 Порядка N 252, разд. 2.2 Порядка N 168):
электронный образ документа должен обеспечивать сохранение всех реквизитов и аутентичных признаков подлинности, должен содержать графическую подпись лица, печать и угловой штамп бланка (при наличии);
электронный образ может быть заверен как усиленной квалифицированной электронной подписью, так и простой электронной подписью;
сканирование документа на бумажном носителе должно производиться в масштабе 1:1 в черно-белом либо сером цвете (качество 200 — 300 точек на дюйм), сканирование в режиме полной цветопередачи осуществляется при наличии в документе цветных графических изображений либо цветного текста, если это имеет значение для рассмотрения дела;
файл электронного образа документа должен быть в формате PDF, размер файла не должен превышать 30 Мб;
каждый отдельный электронный образ документа должен быть представлен в виде отдельного файла.
При подаче документов в арбитражные суды РФ электронный документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью. Электронная подпись должна содержаться в отдельном файле (отсоединенная электронная подпись). При подписании документа несколькими лицами каждая электронная подпись должна содержаться в отдельном файле. Электронный документ должен быть подписан электронной подписью лица, которое указано в тексте электронного документа как лицо, его подписавшее. Размер файла электронного документа не должен превышать 30 Мб. Каждый отдельный документ должен быть представлен в виде отдельного файла (п. п. 2.3.2, 2.3.3, 2.3.5, 2.3.6 Порядка N 252).
Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, установлены в ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Согласно п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (применяется в порядке, предусмотренном ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации») (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016) отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:
место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Отметка об электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством (п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Организации могут использовать бланки документов, изготовленные на бумажном носителе и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.
Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений (п. 6.2 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Отличие электронного образа документа от электронного документа
Электронный образ документа следует отличать от электронного документа. Электронный документ изначально создается в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе и подписывается электронной подписью (квалифицированной, простой или неквалифицированной электронной подписью) (ст. 6 Федерального закона N 63-ФЗ, п. п. 2.3.1, 2.3.5 Порядка N 252, п. п. 2.3.1, 2.3.5 Порядка N 168). Электронный образ документа (электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе) переводится в электронную форму с помощью средств сканирования документа, изготовленного на бумажном носителе. При этом могут предъявляться требования по заверению электронных образов документов электронной подписью (п. 2.2.5 Порядка N 252, п. 2.2.5 Порядка N 168).
Такое разделение документов в электронном виде свидетельствует о необходимости различать образ документа, созданного на бумаге, от непосредственно электронного, а также по-разному подходить к работе с ними.
Электронный образ документа не заменяет собой бумажный оригинал документа и не включается в Перечни электронных документов (п. 2.6 Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, утвержденных Приказом Росархива от 29.04.2011 N 32).
Данные документы также отличаются тем, что полномочия на подписание их могут быть у разных людей: одни уполномочены подписывать электронные документы, а вторые — заверять подписью электронный образ документа.

Подготовлено на основе материала
Л.В. Поповой
ООО «Управляющая компания «КВС»

См. также:
Как организовать делопроизводство и документооборот в организации?
Какие установлены правила для внедрения электронного документооборота?

Источник

2. Организация работ по оцифровке архивных документов

Методические рекомендации
по электронному копированию архивных документов
и управлению полученным информационным массивом

2. Организация работ по оцифровке архивных документов

2.1. Цели оцифровки архивных документов

Оцифровка архивных документов производится с целью формирования электронного фонда пользования (ЭФП).

Электронный фонд пользования представляет собой совокупность электронных копий документов Архивного фонда, записанную на цифровые носители, и предназначенную для использования вместо подлинников документов, что должно обеспечить:

возможность формирования электронных ресурсов, обеспечивающих оперативность доступа к документу, в т.ч. с использованием Интернет-технологий.

Позиционирование электронных копий архивных документов и электронного фонда пользования в качестве страхового фонда архивной документации недопустимо [33] .

Порядок создания электронного фонда пользования (электронных копий архивных документов) является одной из важных задач деятельности архива и должен быть регламентирован специально разработанным Регламентом создания электронного фонда пользования (электронных копий архивных документов), утвержденным в установленном порядке после его рассмотрения и одобрения на методической комиссии и обсуждения на дирекции архива.

2.2. Электронный фонд пользования

В ЭФП включаются копии оцифрованных в полном объеме (полностью) единиц хранения.

ЭФП состоит из трех массивов электронных копий:

массива мастер-копий, записанного на электронные носители с указанием содержания на обложках [34] , и не предназначенного для использования (ЭФП-1);

массива рабочих копий (копий первого поколения, дубликатов), также записанного на электронные носители с указанием содержания на обложках [35] . Данные копии предназначены для постоянного использования с целью последующей переработки (ЭФП-2);

массива всех копий второго и последующих поколений, созданных в различных целях, записанного на электронные носители с указанием содержания на обложках и предназначенного для многократного использования (ЭФП-3).

2.3. Методы создания ЭФП

Электронный фонд пользования создается:

целевым порядком в рамках государственных, ведомственных, региональных программ и ежегодных (перспективных) планов работы архива;

целевым порядком на все документы, определенные для страхового копирования;

целевым порядком на наиболее часто запрашиваемые документы;

в процессе выполнения заказов;

в процессе других работ.

Основные технологические операции создания электронных копий архивных документов:

отбор документов для оцифровки;

подготовка документов для оцифровки;

передача документов на сканирование/ прием документов/ регистрация в учетной документации;

выбор способа оцифровки документов на различных носителях (так, для фотодокументов определяющими факторами являются: тип и вид носителя документа (фотобумага, фотопленка, стекло), рулон или отдельный кадр, размер (формат) носителя (бумаги и фотокадра), характеристика документа (отдельный лист документа, фотография, или комплекс документов (фотографии, вклеенные в фотоальбом); для фонодокументов – носитель информации, наличие специализированного оборудования для воспроизведения подлинника и т.п.);

оцифровка документа – создание электронной копии – мастер-копии;

двукратная (минимум) запись на носители: мастер-копия и рабочая копия;

маркировка носителей / регистрация носителей и их содержимого (мастер-копия и рабочая копия) в учетной документации;

передача носителей копий на хранение;

возврат подлинников документов в хранение.

2.4. Критерии отбора архивных фондов для создания электронных копий

В плановом порядке электронные копии архивных документов создаются в первую очередь для:

наиболее используемых документов, независимо от времени их создания, материала и техники изготовления;

особо ценных и уникальных документов,

документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии с высокой степенью разрушения основы, что может повлечь утрату подлинника;

документов, для которых существует угроза утраты информации (например: для документов на бумажной основе – угасание текста; для фонозаписей на магнитной ленте – размагничивание; для цветных фотонегативов – утрата цветности и т.п.) при удовлетворительном физическом состоянии носителя;

выполнения запросов и заказов, подготовка изданий и выставочных проектов.

Оцифровке подлежат только те фонды, по которым уже прошла или не предполагается в будущем научно-техническая переработка или усовершенствование описей (в части редактирования заголовков).

Из фондов, равноценных по значению, первоочередному копированию подлежат фонды, документы которых находятся в неудовлетворительном физическом (техническом) состоянии и наиболее интенсивно используются, а также цветные фотодокументы.

2.5. Планирование работы по созданию электронного фонда пользования

С целью организации и контроля за проведением работ по оцифровке фондов в каждом архиве должен быть создан Перспективный план оцифровки, включающий в себя названия фондов, предназначенных для создания электронных копий в рамках всего собрания архива

Ежегодно должны проводиться мониторинг и редакция Перспективного плана, осуществляемая по результатам выполнения годового плана оцифровки, закрепленного в Перечне фондов, подлежащих оцифровке.

Перспективное планирование должно осуществляться структурными подразделениями, на которые возложены функциональные обязанности по созданию электронных копий, с учетом предложений от отделов использования документов, отделов обеспечения сохранности документов и других структурных подразделений.

При планировании работ по оцифровке в показатели планирования включаются следующие графы:

наименования и номера фондов, коллекций, единиц хранения и наименования документов, планируемых к оцифровке;

количество документов, подлежащих оцифровке, в соответствующих единицах хранения;

предполагаемые сроки осуществления оцифровки;

отметка о выполнении.

На основе Перспективного плана ежегодно создается (создаются) Перечень (Перечни) фондов, подлежащих оцифровке, в котором(ых) определяется последовательность оцифровки фондов в рамках данного года

Очередность оцифровки определяется ценностью и информационной значимостью документов, их физическим состоянием, интенсивностью обращения к ним, а также наличием технических и кадровых возможностей.

Перечни согласовываются с задействованными в работе по созданию ЭФП структурными подразделениями архива (в первую очередь с отделом обеспечения сохранности и архивохранилищами, в которых находятся на хранении дела подлежащие сканированию) и утверждаются директором архива (архивного учреждения).

При годовом планировании работ по оцифровке в показатели включаются следующие графы:

наименования и номера фондов, коллекций, номера описей, единиц хранения, наименования документов;

количество документов, подлежащих оцифровке, в соответствующих единицах хранения;

объем единиц хранения для фотодокументов – в листах/кадрах/ед.хр., для фоно-, кино- и видео-документов – в часах/минутах/секундах;

категория сложности документов

отметка о выполнении – дата оцифровки, № и дата акта о передаче на хранение внешнего носителя, маркировка внешнего носителя;

шифры хранения электронных мастер-копий;

шифры хранения электронных рабочих копий.

(Прим.: последние три пункта заполняются по факту выполнения работ).

Оцифровка проводится по фондам с соблюдением систематизации единиц хранения в описи.

Допустимо ведение Перспективного плана и ежегодных Перечней фондов, подлежащих оцифровке, в форме компьютерной базы данных с созданием обязательной ежегодной распечатки обоих документов.

2.6. Структурные подразделения для создания ЭФП [36]

Работы по созданию электронного фонда пользования должны осуществляться специализированным подразделением архива.

Создание ЭФП планируется и организуется как самостоятельный вид работы.

Создание ЭФП не может рассматриваться в качестве дополнительного функционала сотрудников других подразделений.

2.7.–2.8. Примерный состав специалистов структурного подразделения по созданию ЭФП.
Требования к квалификации сотрудников

Состав и функции специалистов в структурном подразделении архива, на которое возложен функционал по созданию ЭФП:

Функционал: прием архивных документов на сканирование, ведение учета ЭФП (ЭФП-1, ЭФП-2, ЭФП-3), контроль качества выполнения работ при передаче электронных копий на хранение, мониторинг вопросов повторного сканирования, сдача архивных документов в архивохранилища после сканирования, передача на хранение маркированных носителей с ЭФП.

Функционал: проведение операций сканирования, шифровка электронных копий;

Оператор записи внешний носителей

Функционал: запись электронных копий на носители, маркировка носителей.

Учет использования рабочих копий, техническое обслуживание компьютерной техники, периодическое тестирование носителей информации с ЭФП (ЭФП-1, ЭФП-2, ЭФП-3).

Специалист по графической обработке цифровых копий и подготовке копий второго и последующих поколений (при необходимости).

Осуществлением работ [37] , связанных с непосредственным созданием (оцифровкой, сканированием, учетом) электронных копий архивных документов, должны заниматься штатные сотрудники архива.

Квалификационные требования к сотрудникам, на которых возложены обязанности по созданию и учету электронных копий, изложены в Едином квалификационном справочнике (квалификационные требования к должностям «архивист»/ «хранитель фондов»/ «методист»/ «специалист лаборатории обеспечения сохранности архивных документов»).

Сотрудники, непосредственно выполняющие работы по оцифровке архивных документов, должны пройти обучение (курсы повышения квалификации) по специальности «операторы сканирующих устройств».

Осуществлением работ по работе с цифровым контентом должны заниматься штатные сотрудники архива, имеющие высшее либо среднее профессиональное образование по специальности «Автоматизированные системы управления», «Программирование», «Программное обеспечение вычислительной техники и автоматизированных систем».

2.9. Создание электронных копий архивных документов
силами подрядных организаций

Допускается создание ЭФП силами сторонних организаций на условиях аутсорсинга при обеспечении безопасности и полной сохранности подлинников.

Создание ЭФП силами сторонних организаций может производиться исключительно на территории архива в специально оборудованном помещении при оформлении соответствующих документов, фиксирующих выдачу/возврат подлинников документов во временное пользование, и при постоянном контроле процесса оцифровки со стороны сотрудников архива.

При заключении договоров на условиях аутсорсинга с подрядными организациями на выполнение работ по оцифровке архивных документов особо необходимо оговаривать ответственность подрядной организации за сохранность подлинников документов.

Создание электронных копий архивных документов должно производиться подрядными организациями с помощью оборудования, прошедшего тест-контроль в рамках методики и программного обеспечения, представленного в «Методических рекомендациях, программном обеспечении оценки и контроля качества функционирования сканирующего оборудования при выполнении работ по оцифровке архивных документов в российских государственных архивах» (см. п. 2.11) и в соответствии с техническими требованиями к созданию электронных копий архивных документов, содержащимися что также должно оговариваться в договорах.

Учитывая то, что комплексы профессионального оборудования для оцифровки и обработки графической информации являются весьма энергоемкими, при заключении договоров на условиях аутсорсинга с подрядными организациями на выполнение работ по оцифровке архивных документов, рекомендуется особо оговаривать оплату коммунальных платежей и электроэнергии со стороны организации-подрядчика.

2.10. Примерный перечень оборудования и программного обеспечения,
необходимого для создания электронных копий архивных документов,
хранения ЭФП и управления цифровым контентом

Для проведения работ по созданию электронных копий документов, ЭФП и управлению цифровым контентом необходимо следующее компьютерное оборудование:

профессиональные книжные планетарные (бесконтактные) сканеры;

цифровые фотоаппараты (матрица от 3,2 МРх);

автоматизированное рабочее место оператора – графическая рабочая станция – РС–совместимая персональная ЭВМ для поддержки автоматизированных рабочих мест сканирования / индексирования / администрирования;

монитор с диагональю не менее 19 дюймов;

устройства чтения и записи оптических дисков;

устройство для чтения карт памяти (картридер) – рекомендуется при работе с цифровым фотоаппаратом;

источник бесперебойного питания.

сервер локальной сети / центральный компьютер для решения вопросов передачи информации (при проведении работы на нескольких сканирующих устройствах и использовании при этом выделенного сегмента локальной вычислительной сети архива);

источник бесперебойного питания

Носители информации (модули памяти):

файл-сервер для хранения ЭФП-1, ЭФП-2, ЭФП-3 (типа: HP DL180 G6) / система хранения данных/ электронная библиотека;

источник бесперебойного питания;

носители информации для хранения оцифрованных документов (специализированные CD-R, DVD-R, предназначенные для архивного хранения) – ЭФП-1, ЭФП-2.

лазерный ч/б принтер для печати сопровождающей документации, оформления носителей информации для сдачи на хранение и печати бумажных копий;

или многофункциональное устройство/

операционные системы Windows XP или выше;

необходимые драйверы для сканирующих устройств, цифровых фотоаппаратов, принтеров, подключенных к компьютерам;

программное обеспечение, позволяющее контролировать качество цветопередачи и контрастность на экране монитора (например, Adobe Gamma или Atrise Lutcurve);

графические редакторы (например, Adobe Photoshop);

программа для просмотра и организации графических изображений (например, ACDSee);

драйверы PostScript для версий Windows;

операционные системы для серверов Windows Server 2005 и выше;

программа для записи информации на компакт-диск (например, Nero Burning Rom);

система управления базами данных (СУБД) и/или оболочка базы данных (система) для учета электронных копий и управления цифровыми ресурсами;

приложение для преобразования PostScript-файлов в PDF-файлы Adobe Acrobat Distiller (при необходимости);

программа для просмотра документов в формате PDF Adobe Acrobat Reader (при необходимости).

Все перечисленное оборудование должно быть смонтировано в единый аппаратно-программный комплекс создания и хранения электронных копий архивных документов.

Все перечисленное оборудование не может использоваться в иных целях.

Рабочие станции и сервера, используемые для создания и/или хранения ЭФП, не могут быть подключены в локально-вычислительные сети архивов.

Рабочие станции и сервера, используемые для создания и/или хранения ЭФП, не могут иметь выход в Интернет.

2.11. Основные требования к техническому оборудованию и программному обеспечению

Создание электронных копий архивных документов может производиться с помощью двух видов оцифровывающих устройств:

профессионального сканирующего оборудования – планетарных бесконтактных сканеров;

Выбор вида оборудования зависит от:

максимальных размеров документов
(при помощи специализированных сканеров целесообразно проводить оцифровку документов форматов А2, A3, А4, А5 и меньшего формата, при помощи цифрового фотоаппарата и при отсутствии сканеров формата А1–А0 – документов форматом более A2);

финансовых возможностей архивного учреждения.

Использование планшетных офисных документных сканеров, разработанных для осуществления сканирования текущей офисной документации и не предназначенных для оцифровки архивных документов, требующей повышенного внимания к безопасности и сохранности подлинника, недопустимо. Использование подобного оборудования для оцифровки архивных документов может нанести непоправимый вред подлинникам [39] .

Основными критериями выбора моделей сканеров для созданий электронных копий архивных документов являются:

безопасность и сохранность подлинника в процессе сканирования;

качество электронной копии;

размер стола сканирующего устройства, соответствующий максимальному размеру подлинников, предназначенных для оцифровки, и исключающий необходимость фрагментарного сканирования документов с последующей компьютерной «склейкой» («стикингом») изображений;

другие технические характеристики оборудования.

Проблеме оптимального подбора сканирующего оборудования для осуществления оцифровки архивных документов (по критериям «цена – качество») посвящена научно-исследовательская работа, выполненная в 2011 г. по заказу Федерального архивного агентства Научно-исследовательским институтом репрографии (г. Тула). Отчет по теме «Разработка методических рекомендаций по выбору сканирующего оборудования, способного удовлетворить потребности российских архивов» в январе 2012 г. размещен на портале «Архивы России» [40] . На портале «Архивы России» размещен дистрибутив разработанной на основе многофакторного анализа компьютерной программы по подбору оборудования – MregForm [41] и пошаговая инструкцию по ее применению.

В 2012 г. Научно-исследовательским институтом репрографии (г. Тула) по заказу Росархива разработаны «Методические рекомендации, программное обеспечение оценки и контроля качества функционирования сканирующего оборудования при выполнении работ по оцифровке архивных документов в российских государственных архивах» [42] , размещенное на портале «Архивы России».

Наиболее оптимальным решением в вопросе выбора сканирующего оборудования представляются:

Профессиональные книжные планетарные (бесконтактные) сканеры формата не менее А2, оснащенные лампами холодного света, либо LED светодиодными осветителями и книжной колыбелью для сканирования не расшиваемых цветных, черно-белых и полутоновых подлинников (книги, рисунки, ветхие материалы, атласы) архивных документов, поставляющееся в следующей комплектации:

сканер формата не менее А2;

книжная колыбель с автоматизированным прижимным стеклом для книг толщиной не менее 12,5 (специализированная колыбель – до 50) см;

программное обеспечение управления сканированием (поставляется в комплекте);

набор для калибровки сканера под заданные параметры (поставляется в комплекте в виде белого листа или специальных настроечных таблиц/тест-объектов; при отсутствии – тест-объекты приобретаются отдельно)

и обладающее техническими характеристиками:

Технические характеристики сканера:

Максимальный угол раскрытия книги – 180 град;

Неподвижная относительно подлинника сканирующая система (голова), расположенная на стойке (планетарный тип конструкции);

Сканирующая система – Линейный сенсор / Фотоматрица (CCD-сенсор) [43] ;

Система освещения должна обеспечивать сканирование с защитой от ультрафиолетового и инфракрасного излучения и должна быть построена на базе экономичных LED-технологий (не более 80 VA);

Система освещения располагаться ниже сканирующей головы для получения лучшего качества скана;

Разрешение оптическое не менее 400 dpi (все режимы сканирования), выходное не менее 600 dpi;

Наличие подвижной книжной колыбели, лазерная индикация центра (желательна), регулируемое пространство для переплета книги;

Наличие прижимного стекла для подлинников;

Возможность работы как с прижимным стеклом, так и без прижимного стекла;

Функция ограничения области сканирования.

Не менее 36/24-бит в цветном изображении;

Не менее 8-бит в оттенках серого;

Не менее 1-бит для чёрно-белого изображения;

Автоматическое определение формата сканирования;

Наличие лазерного луча центрирования подлинника (желательно)

Отсутствие ультрафиолетового и инфракрасного излучений;

Отсутствие бликов при сканировании глянцевых подлинников;

Толщина книги не менее 120 мм

Глубина фокуса не менее 120 мм

Скорость сканирования: 400 ррi в цвете на формате 610мм х 458мм – не более 6–7 сек.

Формат выходного файла: все стандартные форматы изображений: несжатый и многостраничный TIFF, TIFF G4, JPEG, JP2, PDF, многостраничный PDF, BMP, PCS, PNG.

Программное обеспечение с функциями:

автоматическое распознавание страниц;

автоматическая разбивка разворота на две страницы;

ручной выбор и разбивка страницы;

автоматическое исправление изгибов книги (желательно);

перевод из цветного формата в градации серого и в черно-белый;

сохранение в нескольких форматах;

отправка на печать.

Выбор цифровых фотокамер (фотоаппаратов) определяется размером матрицы и финансовыми возможностями архива.

На сегодняшний день цифровые фотокамеры представляют собой самый безопасный для подлинников архивных документов способ создания электронных копий документов. Однако их использование также имеет свои ограничения и недостатки, главным из которых является проблемы соблюдения светового режима.

Допустимо комбинирование различного оборудования для решения задач оцифровки документов разного формата.

Технические характеристики компьютерного оборудования:

CPU с количеством ядер не менее 2 и тактовой частотой не менее 2,8 ГГЦ;

Память тип DDR3, объем не менее 2 Гб, HDD не менее 500 Гб SATA;

Видеокарта не менее 512 МБ, частота GPU Мгц не менее 700, тип GDDR5, Gigabit Ethernet, Multi-DVD.

Оптимальные требования (при поточном режиме оцифровки):

Чипсет – Intel, CPU с количеством ядер не менее 2, объем не менее 6Мб и частотой работы не менее 3,2 ГГц;

Память тип DDR3, объем не менее 8 Гб, с возможностью расширения до 32 Гб, HDD не менее 1000 Гб SATA;

Дискретная видеокарта с объемом памяти не ниже 1 Гб и пропускной способностью памяти не ниже 25,6 Гб/сек;

Возможность защиты информации с помощью встроенного аппаратного модуля;

Предустановленное производителем ПО для защиты и безопасного удаления информации.

диагональ не менее 19 дюймов,

тип подсветки – LED,

яркость монитора не менее 250 кд/см 2 , контрастность не менее 1000 : 1, динамическая контрастность не менее 3 000 000 : 1,

углы обзора не менее 170 градусов по горизонтали и 160 по вертикали.

Технические требования к серверному оборудованию, системам хранения электронного контента и печатающим устройствам определяются, исходя из реальных объемов имеющегося цифрового контента, перспектив его наращивания и нужд в осуществлении распечатки электронных копий.

2.12. Основные требования к технологическим [44] помещениям подразделения
по созданию электронных копий архивных документов и рабочим местам сотрудников

Помещения, где производятся работы по оцифровке архивных документов и созданию электронных копий, должны иметь естественное и искусственное освещение. Желательна ориентация оконных проемов на север или северо-восток. Оконные проемы должны быть оборудованы регулируемыми жалюзи или занавесками, позволяющими полностью закрывать (при необходимости) оконные проемы.

Рабочие места для создания электронных копий оборудуют специальными столами, приставками, подъемно-поворотными креслами (стульями), регулируемыми по высоте и углам наклона сиденья и спинки.

Освещенность на поверхности стола в зоне размещения документа должна быть 300–500 лк, освещенность поверхности экрана – не более 300 лк.Освещение не должно создавать бликов на поверхности экрана и стола сканирования. Допустимо при использовании профессионального сканирующего оборудования, оснащенного собственными лампами, полное выключение освещения в процессе оцифровки.

Минимальная площадь на одно рабочее место должна составлять не менее 6 кв.м, расстояние между рабочими столами с видеомониторами должно быть не менее 1,2 м [45] .

Экран монитора должен находиться от глаз пользователя не ближе 500 мм с учетом размеров алфавитно-цифровых знаков и символов.

Помещение должно быть хорошо вентилируемым. Вентиляционные отверстия на оборудовании не должны быть перекрыты.

Не допускается размещение вблизи оборудования комнатных растений.

Помещение должно быть оборудовано сейфом или закрывающимся шкафом для хранения архивных документов, принятых на оцифровку.

Помещения, где производятся работы по оцифровке архивных документов и созданию электронных копий, должны сдаваться под охрану.

2.13. Подготовка и передача документов на оцифровку

Подготовка документов для проведения работ по созданию электронных копий фонда пользования осуществляется в соответствии с порядком выдачи архивных документов из архивохранилищ [46] .

Подготовка документов для проведения работ по созданию электронных копий включает в себя:

проверку поисковых данных,

сверку с описью заголовков дел,

проверку нумерации листов,

уточнение в листах заверителях.

При подготовке дел проверяется физическое состояние документов: выявляются документы с малоконтрастными и угасающими текстами, а также документы, требующие реставрации и укрепления основы. В случае необходимости привлекаются специалисты по обеспечению сохранности архивных документов и специалисты по оцифровке документов для проведения консультаций с целью недопущения возможности повреждения дел при сканировании.

Дела, предназначенные к оцифровке, как правило, расшивке не подлежат и могут быть расшиты только в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при полной невозможности копировать переплетенное дело.

Принятие решения о расшивке дела может быть мотивировано:

А) обеспечением сохранности документов (дело туго сшито и при его раскрытии на 180 градусов и использовании прижимного стекла может произойти повреждение (деформация) документов);

Б) невозможностью представить на электронной копии всю информацию документа, т.к. часть информации «уходит» в корешок.

Решение о расшивке документов принимается только в случае наличия в архиве условий по переплету после сканирования расшитых для оцифровки дел.

По окончании работы дело в обязательном порядке переплетается заново.

Передача документов на оцифровку в специализированное подразделение осуществляется сотрудниками архива, ответственными за создание электронного фонда пользования, и оформляется Заказом (требованием) [47] на изготовление электронных копий (Примерная форма Заказа (требования) – оформленным в соответствии с последовательностью сканирования фондов, зафиксированной в Перечне фондов, предназначенных для оцифровки.

В Заказе (требовании) на изготовление копий отмечается:

Основание для оцифровки (в случае выполнения плановых работ – ссылка на позицию в Ежегодном Перечне фондов, предназначенных для оцифровки; в случае выполнения заказа в иных целях – указание №, даты и названия документа, на основании которого производятся работы, целей выполнения работ, реквизитов заказчика).

Учетные шифры (номер фонда, номер описи, номер ед.хр., номера листов (оборотов – если необходимо).

Количество листов/оборотов листов, предназначенных для оцифровки.

Разрешение, формат, носитель (для заказов, выполняющихся не в рамках программы оцифровки архива).

Примечание (указание на особые требования по сохранности, необходимость применения специализированных методов оцифровки, возможность использования прижимного стекла и/или графической обработки (для заказов, выполняющихся не в рамках программы оцифровки архива)).

Дата передачи на оцифровку,

Дата выполнения заказа;

Дата получения заказа (для заказов, выполняющихся не в рамках программы оцифровки архива);

Дата возвращения подлинников в хранилище;

Шифр и место хранения электронной мастер-копии (на встроенном носителе и внешних носителя);

Шифр и место хранения электронной рабочей копии (на внешнем носителе);

Шифр и место хранения копии второго поколения (при необходимости – для заказов, выполняющихся не в рамках программы оцифровки архива).

Заказ (требование) на изготовление электронных копий ФП архивных документов подписывается директором или заместителем директора (главным хранителем фондов).

Бланк заказа составляется в необходимом количестве, но не менее чем в 2-х экземплярах. Один экземпляр хранится в централизованном учёте в делах фондов, другой – в отделе обеспечения сохранности документов или в структурном подразделении, в котором осуществляется централизованное хранение электронного фонда пользования архива. Бланк заказа регистрируется в Журнале учета заказов на создание электронных копий документов Журнал ведется в структурном подразделении, на которое возложен функционал по созданию электронных копий.

Журнал оформляется по правилам оформления учетной документации архива, т.е. его листы прошиваются, пронумеровываются; их количество указывается в листе-заверителе [48] . Графы в журнале и записи ведутся в разворот. Допустимо ведение Журнала учета заказов в электронном виде.

Исполнители несут персональную ответственность за сохранность подлинников архивных документов в течение всего времени работы с ними.

Во избежание повторного сканирования одних и тех же документов (рескана) сотрудники, заполняющие заказы и ведущие журнал, обязаны перед передачей-приемом документов на сканирование убедиться в том, что документы прежде не проходили процедуру оцифровки.

В случае если документ уже оцифрован, все работы по выполнению заказа производятся с его рабочей электронной копией.

Повторное сканирование (оцифровка) (рескан) документов недопустимо! [49]

2.14. Оцифровка (сканирование) документов.
Общие подходы и требования

Решение о способе цифровой обработки (сканирование или цифровая съемка) принимает зав. структурным подразделением, на которое возложен функционал по созданию электронных копий.

Независимо от целей, задач, требований заказов и т.п. архивный документ оцифровывается однократно.

В результате процесса оцифровки создается электронная мастер-копия документа.

Требования по созданию мастер-копии:

Требования общего характера:

Единицы хранения, отдельные архивные документы оцифровываются в полном объеме, включая обложки, шмуцтитулы, листы со служебной информацией, оборотные стороны и т.п.

Допустимо не оцифровывать «пустые» (незаполненные символьной (текстом), графической и иной информацией, непронумерованные) листы (страницы), входящие в состав единицы хранения (документа), при обязательной оцифровке листа-заверителя и специальной отметке в сопроводительной документации [50] [51] (в описании электронной копии) о том, какие именно и по какой причине листы (страницы) не оцифровывались.

Неразброшюрованные дела оцифровываются в разворот, отдельные документы – полистно (включая оборотную сторону).

Полистная оцифровка неразброшюрованных дел возможна только в случае, когда формат листов (в высоту) превышает размер сканирующего стола, и дела необходимо располагать на столе горизонтально.

В случае если в составе дела находятся документы разных размеров, необходимо использовать белые листы бумаги для подкладки их под небольшие документы с тем, чтобы следующий документ бОльшего размера не предъявлялся на изображении.

Нежелательна пофрагментная оцифровка большеформатных подлинников с последующей компьютерной «склейкой» («стикингом») изображения. Для оцифровки большеформатных документов рекомендуется использовать специализированные сканеры формата А1-А0 или цифровой фотоаппарат.

В случае если архивный документ представляет собой трехмерный объект (например, книжное/альбомное издание, свиток, рулон и т.п.), кроме оцифровки его обложки, шмуцтитула и страниц с помощью сканера, необходимо также создание цифровой фотографии предмета, отражающей его физические размеры и форму, а также имеющиеся особенности (книжный корешок, три обреза книги, застежки и т.п.).

В случае если документ хранится в сложенном виде, кроме оцифровки его лицевой и оборотной стороны в развернутом виде, необходимо также оцифровать его во всех вариантах сложения в случае, если варианты сложения имеют самостоятельную информационную ценность (например, надписи на внешних сторонах писем–треугольников периода Великой Отечественной войны).

В случае если документ представляет собой телетайпную или телеграфную ленту, книгу, выполненную азбукой Брайля, имеет филиграни, рельефные изображения, подчистки, исправления и т.п. и/или иные детали, видимые только при определенном освещении или под углом, его сканирование производится с использованием специального оборудования. Если подобное оборудование отсутствует, то особенности документа подробно описываются в сопроводительной документации, в том числе в программе учета и описания электронных копий.

Если архивный документ имеет историческую упаковку (конверт, папку, обложку, кофр и т.п.) в обязательном порядке необходимо создать электронную копию данной упаковки, применив при необходимости цифровой фотоаппарат.

При оцифровке сложных объектов (например, фотоальбомов), где на странице расположено несколько архивных документов (фотографий), демонтаж которых невозможен, создается электронная копия страницы в целом, а затем с помощью специальных установок сканирующего оборудования – каждого документа (фотографии) в отдельности.

В случае изменения внешнего вида подлинника архивного документа (например, в результате реставрации), документ оцифровывается повторно, а утратившая актуальность мастер-копия заменяется на новую и отправляется в архив.

При оцифровке желательно располагать на поверхности сканера две линейки, демонстрирующие физические размеры документа.

При оцифровке документа (единицы хранения) необходимо следить, чтобы граница области сканирования отстояла на 0,5–1 см от края документа с тем, чтобы на изображении были видны его края.

Использование прижимного стекла сканеров нежелательно в случае если:

толщина дела превышает глубину книжной колыбели;

дело сшито таким образом, что при его раскрытии на 180 градусов у корешка возникает «волна» и появляется возможность нанесения вреда документам;

при сканировании иллюминированных или пергаменных рукописей и книг.

Технические требования к созданию мастер-копии с помощью сканирующего оборудования:

Ежедневно работа по созданию электронных копий должна начинаться с:

проведения регламентной настройки сканирующего оборудования с помощью набора для калибровки сканера (калибровочных таблиц);

проведения калибровки монитора компьютера.

проведения процедур настройки оборудования в соответствии с «Методическими рекомендациями, программным обеспечением оценки и контроля качества функционирования сканирующего оборудования при выполнении работ по оцифровке архивных документов в российских государственных архивах».

Все три вида настройки должны проводиться после каждого (любого) отключения оборудования.

Результаты настройки оборудования ежедневно должны фиксироваться в Журнале создания электронных копий или Протоколе проведения регламентной настройки.

Проведение процедуры настройки сканера не исключает использования в процессе оцифровки (создания мастер-копии архивных документов на бумажной основе) специальных тест-объектов (цветной и серой шкал, технических мир [52] ), предназначенных для осуществления последующего контроля цветности, контрастности и четкости электронного изображения в процессе его хранения. Шкалы размещаются рядом с подлинником и обязательно должны попасть в область сканирования. В этом случае электронная мастер-копия обязательно должна содержать в себе изображения подлинника архивного документа и тест- объектов.

Однако, учитывая то, что стоимость тест-объектов и технических мир достаточно высока, при проведении оцифровки архивных документов можно ограничиться проведением трех видов настройки оборудования, описанных выше.

В целях исключения повторной оцифровки документов создание мастер-копии производится с максимально возможными техническими параметрами:

Разрешение не менее 300 dpi – для оцифровки документов формата А4 и более;

Разрешение не менее 600 dpi – для оцифровка документов формата менее А4;

Цветной режим True color.

Подробнее см. Таблицу № 1.

При сканировании документов, имеющих тонкие линии, мелкие детали, фотодокументов, для гарантии воспроизведения чертежей, карт, а также документов в плохом физическом состоянии разрешение должно быть не менее 600 dpi.

Основные параметры процесса создания электронных копий архивных документов

Если документ содержит угасший, или плохо читаемый текст, создаются два варианта электронной мастер-копии: в цветном режиме и в режиме «оттенки серого».

При этом в зависимости от возможностей сканирующего оборудования, возможны следующие способы решения проблемы:

А) однократное сканирование документа в случае, если сканирующее оборудование имеет программное обеспечение, позволяющее осуществлятьперевод изображения из цветного формата в формат градации серого и в черно-белый, а также дает возможность сохранять изображение в нескольких экземплярах.

Б) допустимо повторное сканирование документа в режиме «оттенки серого» в случае, если сканирующее оборудование не имеет программного обеспечения, позволяющего преобразовывать полученное цветное изображение в изображение в режиме «оттенки серого» [53] .

Каждое отдельное изображение (обложка, разворот, страница, оборотная сторона и т.п.) оцифрованного документа является отдельным файлом, который автоматически нумеруется по порядку во встроенной в сканирующее оборудование программе оцифровки (в проекте).

Эти файлы, созданные в результате сканирования и представленные в программе оцифровки (в проекте), являются исходными мастер-копиями, максимально качественными в силу отсутствия внешних воздействий (копирования, обновления, репликации, эмуляции, миграции, графической обработки, преобразования в иной формат и т.п.). Однако хранение исходных мастер-копий в проекте возможно только ограниченный период времени, поэтому созданные файлы транслируются из программы сканирования в графический редактор, после чего БЕЗ проведения каких-либо процедур обработки (кроме переименования файлов [54] ) записываются на встроенные носители информации (сервер, систему хранения данных, электронную библиотеку). Эти первично сохраненные и записанные файлы являются мастер-копиями.

Графическая обработка электронных мастер-копий недопустима!

Мастер-копии должны сохраняться:

в виде отдельных файлов;

в формате *bmp [55] . Учитывая, что файлы, сохраненные в данном формате, являются слишком объемными, наиболее оптимальным форматом хранения мастер-копий является формат *tiff [56] без компрессии [57] .

Во избежание утраты цифровой информации на встроенных носителях информации допустима однократная репликация полученных файлов на внешние носители информации – компакт или оптические диски (CD-R, DVD-R) [58] .

Электронные копии на компакт или оптические диски реплицируется, исключая возможность последующей дозаписи информации на данный носитель.

Обязательным является хранение каждого компакт или оптического диска в индивидуальной первичной упаковке (желательно в виде жесткой коробки).

Удаление созданных в результате сканирования и представленных в программе оцифровки (в проекте) файлов из памяти сканирующего устройства и рабочего компьютера до записи полученных файлов на встроенные носители информации и последующей репликации на внешние носители информации категорически не допустимо!

Технические требования к созданию электронных мастер-копий с помощью цифрового фотоаппарата принципиально не отличаются от требований к созданию мастер-копий с помощью сканеров.

Тем не менее, стоит особо подчеркнуть, что цифровая фотосъемка должна производиться с максимально возможным разрешением фотокамеры (не менее 150 DPI), в цветном режиме (исключения описаны выше) и с использованием тест-объектов.

Для представления реальных физических размеров подлинника документа рядом с ним в обязательном порядке необходимо размещать линейки.

При оцифровке документов с использованием цифрового фотоаппарата заголовки изображениям даются автоматически. После переноса кадров с карты памяти на жесткий диск компьютера необходимо в графическом редакторе привести заголовки оцифрованных документов в соответствие с номерами листов подлинника. При этом недопустима какая-либо иная графическая обработка изображений.

Удаление созданных в результате цифровой фотофиксации и представленных на карте памяти фотоаппарата изображений до записи полученных файлов на встроенные носители информации и последующей репликации на внешние носители информации категорически не допустимо!

2.15. Контроль качества электронных копий

В настоящее время не существует разработанных и апробированных методик автоматизированного контроля качества создаваемых электронных копий, поэтому целесообразно применять комбинацию методов визуального контроля, перечисленных ниже:

полистный просмотр и сравнение подлинников документов с электронными копиями;

сверка соответствия количества электронных файлов количеству листов, проверка последовательности листов;

проверка наличия электронных копий оборотов листов документов;

анализ качества изображения на экране монитора с разрешением 1280х1024 точек, в том числе – цветопередача, резкость, контрастность;

проверка читаемости документа при 200% масштабировании;

оценка плотности изображения;

анализ качества распечатки выбранных графических образов, созданной на принтере с разрешением 600 dpi.

Контроль качества электронных копий должен производиться неоднократно на разных этапах создания ЭФП-1:

на этапе создания мастер-копии в процессе оцифровки;

после трансляции из программы сканирования в графический редактор перед переименованием (маркировкой) файла и его записью на встроенные носители информации;

после записи на встроенный носитель информации;

после репликации файлов на внешние носители информации [59] – компакт или оптические диски (CD-R, DVD-R).

Результаты каждого этапа контроля качества электронных копий должны документироваться и отражаться в протоколе (акте) контроля (Приложение № 7, 8, 9 10). В случае выявления брака электронной копии на любом из этапов, информация о нем вносится в протокол (акт) соответствующего этапа, который сверяется с протоколом (актом) контроля предыдущего этапа и является основанием для осуществления повторной процедуры работы с электронной мастер-копией.

Возможно осуществлять контроль качества электронных копий с помощью:

программной верификации данных и подсчетом контрольной суммы CRC [60] ;

программного обеспечения «Silverfast» [61] .

В этом случае в Протоколах (актах проверки) делается специальная отметка о том, какое программное средство использовалось и каковы результаты оценки качества электронной копии, осуществленной с помощью данного программного продукта.

Контроль качества электронных копий должен проводиться по каждому файлу. Выборочная методика контроля допустима в исключительных случаях на однотипных (массовых) источниках.

2.16. Маркировка электронных мастер-копий

Каждый файл электронной мастер-копии должен иметь уникальное имя шифр-маркировку. Разработка и внедрение унифицированной маркировки электронных копий имеет целью:

однозначную идентификацию электронной копии;

возможность соотнесения мастер-копии с подлинником архивного документа;

возможность расположения электронных копий листов каждого оцифрованного дела в структуре каталога в порядке возрастания номеров листов с целью облегчения их полистного просмотра.

Основной принцип, который должен соблюдаться при маркировании электронных копий, – включение в структуру имени файла всех элементов архивного шифра документа [62] . Ниже приводится пример маркирования электронной копии архивного документа (система архивных шифров XX–XXI вв.).

Если архивные шифры документов построены по иной схеме (что характерно для учетной документации XIX – начала XX вв.), для маркирования электронных копий должна быть разработана и внедрена система, полностью воспроизводящая данную схему.

Традиционно имена файлов должны содержать основные поисковые данные архивного документа, разделяемые знаком «_» (подчеркивания), которые включают в себя аббревиатуру названия архива [63] (или индекс архива в автоматизированной системе), номер фонда, номер описи, номер единицы хранения (дела), номер листа, шифр лицевой стороны или оборота (1 – лицевая сторона; 2 – оборотная сторона), режим сканирования (цв – для цветного; с – для оттенков серого), расширение (формат) хранения.

В качестве дополнений к этой схеме в маркировке также могут присутствовать:

Буквенный индекс фонда [64] , характеризующий, к какому периоду истории относятся данные документы (например, «Р» – советский период) – ставится перед номером фонда;

Литера к номеру описи – ставится после номера описи.

01 – индекс архива (или аббревиатура названия архива – например, ГАРФ)

Р – буквенный индекс фонда

272 – номер фонда

а – литера к номеру описи

964 – номер единицы хранения (дела)

1 – шифр лицевой стороны или оборота

цв – режим сканирования

В случае если файл представляет собой изображение листов единицы хранения, оцифрованных в разворот, имя файла будет выглядеть следующим образом:

01 – индекс архива (или аббревиатура названия архива – например, ГАРФ)

Р – буквенный индекс фонда

272 – номер фонда

а – литера к номеру описи

964 – номер единицы хранения (дела)

2 – шифр оборота

1 – шифр лицевой стороны

цв – режим сканирования

Для маркировки электронных копий документов коллекций (нефондовая организация хранения) предлагается следующая схема маркирования:

Пример: 01_фото_3а_964_8_1_цв.TIFF, где

01 – индекс архива (или аббревиатура названия архива – например, ГАРФ)

Фото – название коллекции;

а – литера к номеру описи

964 – номер единицы хранения (дела)

8 – номер документа

1 (2) – шифр лицевой стороны (оборота)

цв – режим сканирования

Принцип маркирования должен быть унифицирован для всего массива оцифрованных документов.

Процедура маркирования файлов электронных копий с указанием всех сигнатур осуществляется в ручном режиме, что тормозит процесс создания электронных копий, но позволяет в случае необходимости организовать отдельное от электронных систем учета хранение электронных массивов графических образов.

Файлы гистрограмм (при необходимости) маркируются также, но в позиции «режим сканирования» ставится обозначение «гр».

2.17. Структура каталогов на встроенных носителях информации
(хранение электронных мастер-копий)

Организация хранения электронных мастер-копий на встроенных носителях информации (сервер, система хранения данных, электронная библиотека, RAID-массив) должна соответствовать принципам иерархического учета и описания архивных документов и состоять из набора вложенных папок:

Папка: № единицы хранения

Папка: № листа (диапазон № листов) документа

Папка: Цвет (цветная электронная копия)

Файлы в порядке возрастания номеров листов

Папка: Оттенки серого (электронная копия, выполненная в режиме «оттенки серого» – если необходимо)

Файлы в порядке возрастания номеров листов

Папка: (при необходимости) файлы гистограмм для отдельных электронных копий

Файлы в порядке возрастания номеров листов.

2.18. Хранение электронных мастер-копий на встроенных носителях

Электронные мастер-копии необходимо хранить на сервере/ системе хранения данных/ в электронной библиотеке с обязательной формированием RAID-массивов, применяемых с целью предотвращения утраты информации и повышения надёжности хранения данных.

Структура хранения цифровой информации на RAID-массиве должна полностью совпадать с основным хранением на сервере/ в системе хранения / в электронной библиотеке.

В этом случае обе электронные мастер-копии (на сервере в системе хранения / в электронной библиотеке и на RAID-массиве) носят статус неприкосновенных, доступ к которым максимально ограничен.

Репликация мастер-копий на сервер и RAID-массив оформляется Актом

2.19. Запись электронных мастер-копий на внешние носители информации

По окончании создания электронных мастер-копий и размещении их в соответствующем разделе каталога на встроенном носителе и в RAID-массиве, необходимо произвести репликацию электронных мастер копий [66] на внешние носители информации, которые будут являться контрольным экземпляром мастер-копии и должны храниться в другом подразделении архива (отделе обеспечения сохранности документов).

Электронные копии на компакт или оптические диски реплицируется, исключая возможность последующей дозаписи информации на эти электронные носители.

Процесс репликации актируется

Одновременно на основе актов ведется Журнал репликации электронных копий (мастер-копий)

2.20. Создание и маркировка рабочих электронных копий

Для обеспечения возможности активного пользования созданными электронными копиями необходимо изготовить рабочий экземпляр электронных копий для создания копий второго и последующего поколений.

Для этого производится повторная репликация электронных копий на другой комплект внешних носителей информации, подтвержденная составлением акта Форма совпадает с формой Акта репликации электронных мастер-копий на внешний носитель).

Одновременно на основе актов ведется Журнал репликации электронных рабочих копий (Форма журнала совпадает с формой Журнала репликации электронных мастер-копий (

Рабочие экземпляры электронных копий делаются с мастер-копий, выполненных с максимальным разрешением и сохраненных в формате *tiff.

Электронные копии на компакт или оптические диски реплицируется, исключая возможность последующей дозаписи информации на эти электронные носители.

Основные рекомендации по параметрам создания рабочих копии (ЭФП-2) представлены

Основные параметры процесса создания рабочих электронных копий архивных документов

Если в дальнейшем в процессе активного использования рабочей копии потребуется ее замена, то создание новой рабочей копии (повторная репликация) возможно только:

1) в структурном подразделении, на которое возложен функционал по созданию электронных копий архивных документов;

Заказа (требования) на репликацию (повторное создание) рабочей копии с приложением

Акта технического состояния внешнего носителя (рабочей копии) с указанием возникших проблем (причин ее замены)

Акта об уничтожении внешнего носителя рабочей копии

При этом создаются новый Акт на репликацию, делается новая отметка в Журнале регистрации репликаций электронных рабочих копий. В старой записи делается отметка об уничтожении (проставляется ссылка на № и дату Акта об уничтожении внешнего носителя информации).

Созданной новой рабочей копии присваивается маркировка уничтоженной копии (см. п. 2.22. Поле «дата создания копии» заполняется актуализированной информацией).

В Журнале регистрации дисков рабочих копии (ЭФП-2) (См. п. 2.24, Приложение № 17) в поле «Примечание» записи о первой рабочей копии делается отметка об Акте технического состояния копии и Акте ее уничтожения. Вновь созданная вторая рабочая копия проходит повторную регистрацию (п. 2.24) [68] .

Копирование рабочих копий или создание с них копий второго и последующего поколений в других подразделениях архива и без соблюдения описанной процедуры недопустимо.

Внешний носитель с записанными на него рабочими копиями остается в структурном подразделении, на которое возложен функционал создания электронных копий архивных документов для использования и создания производных копий.

2.21. Обеспечение аутентичности, достоверности и целостности электронной копии

Согласно ГОСТ 15489–1–2007, чтобы обеспечить аутентичность, достоверность и целостность документов (в том числе и электронных копий любого порядка), необходимо внедрить и документально зафиксировать процедуры контроля над созданием, полнотой и неизменностью, получением, передачей, сохранением и отбором документов и тем самым гарантировать, что создатели документов уполномочены на это и идентифицированы, а документы защищены от несанкционированного дополнения, удаления, изменения, использования и сокрытия (засекречивания). Из данного определения следует, что обеспечение данных характеристик электронных копий возможно только в результате разработки, внедрения и использования системы учета и управления цифровым контентом, в которой электронные копии документов должны быть учтены, сопровождены и связаны «с метаданными, отражающими операции, совершаемые с ними в процессе деловой деятельности», и неукоснительного соблюдения соответствующих регламентов управления цифровыми ресурсами.

2.22. Маркировка внешних носителей информации

Для каждого внешнего носителя информации создается свой информационный вкладыш. На вкладышах к внешним носителям информации (CD-R, DVD-R) [69] , на которые произведена репликация электронных мастер-копий и рабочих копий, должны быть указаны:

порядковый номер диска (носителя информации) – присваивается в валовом порядке;

дата записи диска;

объем файлов (Мб) (с уточнением: общий, свободный, занятый – при необходимости);

тип диска (электронные мастер-копии – подлинник [70] );

а также полный перечень имен файлов, записанных на данный носитель.

ГА РФ, диск №1; 22.07.2012. 523 ф-ла, 3,83 Гб, ЭФП-1 – подлинник; Ф.Р-499, оп.1, д.1-8

Маркировка внешних носителей рабочих копий производится тем же способом, а в позиции «тип диска» пишется «тип диска (электронные копии – рабочая копия (дубликат))».

Форма вкладыша – Приложение № 15.

2.23. Контроль качества внешних носителей информации

После записи оптических дисков необходимо произвести их тестирование и контроль качества (читабельности):

визуальный контроль ведется одновременно с записью диска и фиксируется в Журнале технического состояния и диагностики внешних носителей

проверка на сбои при считывании с помощью утилиты «Scan Disc»

проверка читабельности информации, записанной на носителе с помощью программных и технических средств; оценка физического состояния сохранности носителя.

Результат контроля оформляется актом. (Приложение № 13, п.&nnbsp;1.1.)

Подобный контроль необходимо проводить в режиме осуществления регламентных работ не реже 1 раза в год для всех имеющихся внешний (дисковых) носителей информации.

2.24. Регистрация носителей

Каждый внешний носитель информации должен быть зарегистрирован в Журналах регистрации внешних носителей информации:

Журнал регистрации внешних носителей (дисков) с электронными мастер-копиями (ЭФП-1);

Журнал регистрации внешних носителей (дисков) рабочих копии (ЭФП-2).

Журнал регистрации внешних носителей (дисков) с копиями второго и последующих поколений (ЭФП-3).

(Формы всех трех журналов незначительно отличаются друг от друга.

Регистрация производится сотрудником структурного подразделения, на которое возложен функционал создания электронных копий по завершении записи каждого нового диска.

Журналы должны быть прошиты, листы пронумерованы, их (листов) количество отражено в листе-заверителе или заверительной записи в конце журнала. Журналы ведутся в разворот.

2.25. Передача внешних носителей информации на хранение

Записанные внешние носители с электронными мастер-копиями архивных документов передаются в отдел обеспечения сохранности документов или подразделение архива, на которое возложен функционал по хранению фонда пользования архива, по акту приема-передачи мастер-копий на хранение составленному в структурном подразделении, на которое возложен функционал создания электронных копий.

Прием внешних носителей осуществляется в одном экземпляре единиц хранения – контрольном, на котором записаны электронные мастер-копии.

При приеме электронных копий сотрудником отдела обеспечения сохранности документов или подразделения архива, на которое возложен функционал по хранению фонда пользования архива, составляется научно-справочный аппарат (опись удостоверяющий лист к описи, карточкам электронных носителей) и другая сопроводительная информация, проверяется комплектность изготовления электронных копий, визуально-техническое состояние.

Внешние носители с электронными рабочими копиями хранятся в структурном подразделении, на которое возложен функционал создания электронных копий, и используются для изготовления копий различного назначения.

2.26. Создание электронных копий второго и последующих поколений
для разных целей (ЭФП-3)

Создание производных электронных копий архивных документов осуществляется в структурном подразделении, на которое возложен функционал создания электронных копий, на основании Заявки (требования) на изготовление электронной копии с рабочей копии, записанной на внешний носитель

2.27. Рекомендации по техническим параметрам создания электронных копий
второго и последующих поколений

На основе анализа целей создания и использования электронных копий второго и последующего поколений, эти копии можно разделить на:

А. Копии для использования в компьютеризированных читальных залах:

в автоматизированных системах для читальных залов;

для предоставления читателям на оптических дисках

Б. Копии для представления в сети Интернет

В. Копии для обеспечения доступа к архивным документам в соответствии с положениями пп.№ 1.1 [71] Статьи 24 «Доступ к архивным документам» Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от 27.07.2010 № 227-ФЗ)

Г. Копии, предоставляемые в рамках выполнения заказов пользователей.

Д. Копии, создаваемые для формирования страхового фонда на микроносителях.

Основные рекомендуемые технические параметры для каждого из четырех видов электронных копий второго и последующих поколений приведены в Таблице.

Основные параметры электронных копий второго и последующих поколений различного назначения

Комментарии к Таблице.

А. Копии для использования в компьютеризированных читальных залах

Технические параметры, параметры контроля:

в зависимости от условий целесообразно создавать:

с максимальным разрешением в 300 dpi, в двух режимах (цветном и оттенках серого – при необходимости) и представлять отдельными файлами страниц (разворотов) в формате *jpg [72] , организованными в соответствии с архивным расположением документов, представленным в структуре каталога;

с разрешением не более 150–200 dpi в формате электронной книги PDF [73] (или многостраничный *tiff [74] ).

Электронные копии в формате *jpg создаются в графическом редакторе Adobe PhotoShop, маркируются и размещаются в структуре каталогов на внешних носителях аналогично описанному в п. 2.16, 2.17.

Электронная книга создается с использованием приложения для преобразования Post Script-файлов в PDF-файлы Adobe Acrobat Distiller. Работы по формированию электронной книги производятся только в структурном подразделении, на которое возложен функционал создания электронных копий архивных документов.

Электронная книга составляется последовательно из образов оцифрованных листов/ оборотов подлинника согласно нумерации листов документа. Маркировка полученного файла производится аналогично описанной в п. 2.16. Однако в позиции «лист» указывается диапазон листов, представленных в электронной книге (например: 1–130).

Полученная в результате преобразований электронная книга проверяется полистно и сверяется с подлинником. Также контролируется также качество всех электронных копий, включенных в нее. Результаты контроля оформляются Актом создания электронной книги который оформляется до передачи электронной книги, записанной на внешний носитель, в читальный зал для использования.

Применение графических редакторов, ретушь, повышение контрастности и иные способы графической обработки электронных копий документов [75] нежелательны. Если подобная графическая обработка электронных копий все же была проведена, все ее этапы и содержание должны быть отражены в описании представленной электронной копии, размещенном либо на вкладыше к носителю информации, либо в примечаниях к описанию документа, находящихся в автоматизированных системах читального зала.

Репликация на внешние носители, интеграция в автоматизированные программы:

Запись на внешние носители электронных копий для читального зала производится только в структурном подразделении, на которое возложен функционал создания электронных копий. Количество и вид внешних носителей (CD-R, DVD-R) с идентичным содержанием определяется сотрудниками читального зала и указывается в бланке Заказа (требования)

Записанные на оптические диски копии для читального зала передаются сотрудникам читального зала по Акту приема-передачи Порядок их использования в читальном зале определяется правилами работы читального зала.

Для хранения оптических дисков в служебных помещениях читального зала должны быть обеспечены условия в соответствии с требованиями, изложенными в главе II «Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве» «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации…»

Интеграция электронных копий в автоматизированную систему читального зала производится с внешних носителей, на которые записаны электронные копии для читального зала. Результат интеграции копий оформляется Актом приема-передачи электронных копий на хранение

Условия представления и использования электронных копий в автоматизированных системах определяются функциональностью используемого программного обеспечения.

Б. Копии для представления в сети интернет

Созданию электронных копий в этих целях посвящены «Рекомендации по созданию интернет-выставок архивных документов», разработанные в 2012 г. РГАНТД по заказу Федерального архивного агентства.

В рамках настоящий Методических рекомендаций необходимо еще раз обратить внимание на то, что рекомендуемым разрешением для электронных копий архивных документов, представляемых в сети Интернет, является «72 dpi. Оптимальный размер одного файла – до 100 кб;

– для сохранения изображений следует использовать формат JPG (JPEG) [76] с максимально возможной степенью сжатия…. В большинстве случаев приемлемо 60% сжатие;

– для создания анимированных (движущихся) картинок, изображений с «прозрачными» областями, с повышенными требованиями к четкости деталей, а также графиков, схем и пр. рекомендуется использовать формат GIF [77] .»

К данным рекомендациям можно добавить, что для многостраничных файлов может быть использован также формат сжатия *pdf.

Целесообразно защищать электронную копию архивного документа, размещенную в сети Интернет, «водяным знаком» (watermark) с изображением логотипа или названия (аббревиатуры названия) архива, созданным с помощью специализированного программного обеспечения (к примеру: Watermark Master [78] , Easy Watermark Creator 3.0 [79] и т.п.).

Размещение электронной копии в сети Интернет в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации является формой публикации архивного документа.

В этом случае, по действующим «Правилам издания исторических документов в СССР» [80] в сопроводительных материалах (описанию) к каждому из публикуемых документов (электронной копии № поколения) должно быть указано, какие работы по его графической обработке (ретушированию) проводились, что и как корректировалось, должны быть указаны фамилия и инициалы специалиста, проводившего графическую обработку электронной копии [81] .

В. Копии для обеспечения доступа к архивным документам в соответствии с положениями пп.№ 1.1 [82] Статьи 24 «Доступ к архивным документам» Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от 27.07.2010 № 227-ФЗ)

В таблице определены технические характеристики для создания данных копий.

В связи с тем, что одним из атрибутов электронного документа является электронная цифровая подпись, рекомендуется для предоставления электронных копий архивных документов в виде электронного документа использовать формат *pdf/a [83] , позволяющий интегрировать ЭЦП.

Следует особо отметить, что практического опыта предоставления электронных копий архивных документов в форме электронных документов на сегодняшний день не имеется. Поэтому данные рекомендации следует использовать с известной долей осторожности.

Г. Копии, предоставляемые в рамках выполнения заказов пользователей

Технические параметры создания и предоставления электронных копий архивных документов в Таблице отсутствуют, т.к. во многом определяются содержанием заказов пользователей.

Тем не менее, эти параметры не могут превышать параметры, описанные для создания электронных мастер-копий, чтобы не приводить к повторной оцифровке подлинников. Поэтому, целесообразно, чтобы максимальные параметры электронной копии, предоставляемой в рамках выполнения заказа, не превышали размер разрешения, с которым создана электронная мастер-копия.

формат сжатия *tiff без компрессии.

Максимальные технические характеристики электронных копий, предоставляемых в рамках выполнения заказов, должны быть зафиксированы в утвержденном дирекцией архива Прейскуранте и доводиться до сведения заказчиков.

В бланке Заказа (требования) на создание электронной копии (Приложение № 4) необходимо обязательно указывать, с какой целью создается электронная копия, ту же информацию необходимо вносить в систему учета электронных копий.

Если электронная копия архивного документа предназначается к публикации, то в форму Договора на выполнение услуги по подготовке электронной копии необходимо внести пункт, обязывающий автора предоставить библиотеке архива экземпляр издания с осуществленной публикацией.

Передача Заказчику выполненной по его заказу электронной копии, записанной на внешний носитель, осуществляется по Акту

Д. Копии, создаваемые для формирования страхового фонда на микроносителях

Технические параметры создания электронных копий архивных документов для формирования страхового фонда на микроносителях определяются технологическими требованиями COM-систем.

2.28. Нормы выработки при оцифровке архивных документов

Нормы выработки [84] при оцифровке архивных документов устанавливаются эмпирическим (опытным) путем или путем самофотографирования и зависят от возможностей оцифровывающего оборудования, опыта сотрудников, занимающихся оцифровкой и характеристик подлинника [85] и других условий.

В качестве опорного документа для разработки норм выработки при оцифровке архивных документов можно использовать Межотраслевые укрупненные нормативы времени работы по документационному обеспечению управления. – М., ВНИИДАД, 1995.

Недопустимо совмещение работ по оцифровке с другими видами работ (выемкой дел, оформлением передачи, регистрацией, переименованием, записью на носители и т.п.).

В Таблице приводятся максимальные и минимальные значения количества файлов электронных копий, на которые можно ориентироваться при разработке собственных нормативов.

Необходимо обратить внимание на то, что приведенные объемы значительно меньше, аналогичных установленных норм в коммерческих компаниях, специализирующихся на оцифровке архивных документов, что объясняется бóльшим вниманием к качеству получаемых электронных копий.

Все виды бумажных носителей.

Нормы создания электронных копий архивных документов [86] в зависимости от категорий сложности документов

Нормы установлены на рабочий день продолжительностью 8 часов. Продолжительность непрерывной работы специалистов с компьютерной техникой не должна составлять более двух часов [88] . После каждого часа работы обязателен перерыв не менее 10 минут.

В качестве примера разработанных норм в Приложении № 24 приведен хронометраж работ, выполненный в Государственном архиве Красноярского края.

2.29.–2.30. Возврат подлинников документов в хранение.
Отметки об оцифровке в описях подлинников документов

По возвращении подлинников документов в хранение, в описях фондов (описях и номерниках ОЦ документов, Книгах учета и описания фотодокументов) в графе «Примечание» напротив заголовка оцифрованной для ЭФП единицы хранения, проставляется штамп «ЭФП» и маркировка внешнего носителя мастер-копии. Если оцифрованы все дела, включенные в опись, то штамп «ЭФП» достаточно проставить только на титульном листе и обложке описи, указав маркировку всех носителей мастер-копий.

Сведения о создании копий ЭФП вносятся в раздел 6 Листа учёта и описания уникального документа с указанием даты копирования и вида носителя копии.

[33] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. 18.01.2007),

ГОСТ Р 33.505-2003 Единый российский страховой фонд документации. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным, научным, культурным и историческим наследием.

ГОСТ Р 33.1.02-2008 Единый российский страховой фонд документации. Страховые копии кинодокументов и фотодокументов. Общие технические условия.

ГОСТ Р 33.3.02-2008Единый российский страховой фонд документации. Страховые копии документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием. Общие требования к условиям хранения.

[34] В случае если хранение электронных копий осуществляется на электронных носителях (однократно записываемые диски CD-R и DVD-R). В случае если хранение электронных копий осуществляется с использованием накопителей электронной информации (жестких дисков, серверов, электронных библиотек) в структуру информационного массива необходимо включать текстовый файл (формат .txt) с перечнем хранящихся на носителе электронных копий.

[36] В п. 2.6. – 2.8. описывается идеальная модель организации работ по созданию электронных копий.

Решение о создании специализированного структурного подразделения, на которое возложены функции по созданию электронных копий архивных документов, принимается руководством архивного учреждения, исходя из конкретных обстоятельств (наличия штатных единиц, сотрудников, оборудования, объемов работ и т.п.).

Возможно выполнение данного вида работ сотрудниками иных структурных подразделений архива, на которые возложен данный функционал. При этом желательно выделить в имеющемся структурном подразделении самостоятельное направление по созданию ЭФП, сотрудники которого не должны заниматься выполнением других видов работ (т.е. без совмещения).

[37] Приказ Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации № 338н от 11 апреля 2012 г. «Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики должностей работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований, ведомств, организаций, лабораторий обеспечения сохранности архивных документов».

[38] RAID – массив (англ. redundant array of independent disks – избыточный массив независимых жёстких дисков) – массив из нескольких дисков, управляемых контроллером, взаимосвязанных скоростными каналами и воспринимаемых внешней системой как единое целое. В зависимости от типа используемого массива может обеспечивать различные степени отказоустойчивости и быстродействия. Служит для повышения надёжности хранения данных и/или для повышения скорости чтения/записи информации (RAID 0).

[39] Коханова И.О. Оцифровка и микрофильмирование как средства сохранения документов. // Вестник ХДАК. Вып. 29, 2010; Юмашева Ю.Ю. Создание электронных копий архивных документов: проблемы и возможные решения. Нормативно-технические и технологические аспекты создания электронных копий документов. Материалы Проблемного семинара и круглого стола в рамках Конференции «Крым 2011». «Библиотеки и информационные ресурсы в современном мире науки, культуры, образования и бизнеса». 2011, г. Судак, Автономная республика Крым. М., ЗаО «ДиМи-Центр», 2011.

[40] Отчет по НИР «Разработка методических рекомендаций по выбору сканирующего оборудования, способного удовлетворить потребности российских архивов». [Электронный ресурс.] / Федеральное архивное агентство. Официальный сайт. Режим доступа к сайту: URL: http://archives.ru/documents/recomendacii-vybor-scan-oborudovanija-2011.shtml (дата обращения: 12.09.2012).

[41] MregForm.[Электронный ресурс.] / Архивы России. Режим доступа к сайту: URL: http://www.rusarchives.ru/8765sdjhg5680954365s/MprArc/MprArc.rar (дата обращения: 12.09.2012).

[42] Автоматизированный контроль качества процесса создания электронных копий является наиболее объективным методом оценки (Гаврилин А., Завалишин П. Современное состояние проблемы оценки качества сканирования бумажных документов. // Нормативно-технические и технологические аспекты создания электронных копий документов. Материалы Проблемного семинара и круглого стола в рамках Конференции «Крым 2011». «Библиотеки и информационные ресурсы в современном мире науки, культуры, образования и бизнеса» 2011, г. Судак, Автономная республика Крым. М., ЗаО «ДиМи-Центр», 2011). По состоянию на 01.10.2012 г. в мире имелись только две методики, использующие программные средства (специализированное ПО) для оценки качества изображений. Они разработаны и применяются в Библиотеке Конгресса США «Руководящие указания для контроля качества сканеров изображений») и в Королевской библиотеке Нидерландов – Национальная программа сохранения «бумажного» культурного наследия – проект Метаморфоза: Metamarfoze Preservation Imaging Guidelines. [Электронный ресурс.] / Metamorfoze. Режим доступа к сайту: URL: http://www.metamorfoze.nl/sites/metamorfoze/files/bestanden/richtlijnen/guidelinespijune07. pdf). (дата обращения: 12.09.2012).

Вместе с тем, существует и действует система стандартов на тест-объекты для сканирования черно-белых и цветных офисных документов (ISO 12653–1, ISO 29861), которые, не являясь программными средствами, позволяют оценить качество оцифровки современной документации, а при условии применения определенных математических моделей и процедур – качество процесса оцифровки, которое обеспечивает сканирующее оборудование. Совмещение тест- объектов и математической модели в рамках осуществления научно-практической работы, выполненной по заказу Федерального архивного агентства, позволило сотрудникам НИИ репрографии (г. Тула) разработать и апробировать отечественную методику контроля качества цифровых копий документов, полученных сканированием, а также разработать специализированное программное обеспечение (Клещарь С.Н. «Методика «Контроль качества цифровых копий документов, полученных их сканированием». Программа автоматизации основных процессов контроля качества процесса сканирования». [Электронный ресурс.] / ГПНТБ Режим доступа к сайту: URL: http://www.gpntb.ru/general/index.php?option=com_content&task =view&id=1695&Itemid=177). (дата обращения: 12.09.2012).

[43] Промежуточным вариантом между планетарным сканером и цифровой фотокамерой является сканирующее оборудование (сканер), основанное на применении цифровых фотокамер (встроенная фотоматрица).

[44] Технологические помещения – помещения, где проводятся все производственные процессы создания электронных копий архивных документов.

[45] Сан ПиН 2.2.2/2.4. 1340-03. Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. Введ. 2003-06-30. М.: Минздрав России, 2003.

[46] «Правила организации хранения, комплектования и учета …», 2007, п. 2.11.10 – 2.11.11.

[47] В практике работы архивов передача архивных документов внутри архива оформляется Требованием (см. «Правила организации хранения, комплектования и учета…, п. 2.11.10.2).

[48] См. Приложение № 3 к «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации…»

[49] Результаты современных исследований свидетельствуют о том, что даже однократное сканирование документа сокращает его «жизнь» на срок от 25 до 50 лет в зависимости от носителя информации и применяемого сканирующего устройства (см.: Кащеев А.А. Воздействие сканирующего оборудования на бумажные первоисточники: мифы и реальность. Материалы Проблемного семинара «Создание качественного цифрового документа – проблемы и решения» в рамках Конференции «Крым 2012». «Библиотеки и информационные ресурсы в современном мире науки, культуры, образования и бизнеса». 2–9 июня 2012, г. Судак, Автономная республика Крым), что опровергает выводы, сделанные «Рекомендациях по оценке состояния документов государственных архивов при проведении работ по хранению, использованию, специальной обработке документов с учетом их свойств, потенциальной долговечности и специфики дефектов» / Привалов В.Ф., ВНИИДАД, М., 2009.

[50] В том числе в программе учета и описания электронных копий.

[51] Данное положение не относится к листам с филигранями и другими особенностями.

[52] ISO 12653-2:2000. Обработка изображений электронная. Тест-объект для черно-белого сканирования офисных документов; ISO 29861:2009. Прикладные системы управления документами. Контроль качества сканирования цветных учрежденческих документов.

[53] Преобразование цветной мастер-копии при помощи графических редакторов (например, с помощью опции GrayScale в AdobePhotoShop) в «серую» гамму не дает искомого результата по повышению читабельности документа, поэтому, его проведение нецелесообразно.

[54] В идеале при первичном освидетельствовании файлов мастер-копий в графическом редакторе (Adobe Photoshop) необходимо для каждого полученного файла строить и сохранять гистрограмму в режиме RGB (Levels), являющуюся уникальным идентификатором («портретом») изображения. Эта процедура особенно важна для особо ценных, уникальных документов, имеющих красочные детали, а также для документов до начала XIX в.

Сохраненные гистограммы должны хранится в составе цифровой информации мастер-копии, записанной на встроенные носители, а также иметь отдельное описание в структуре метаданных, описывающих электронную мастер-копию.

[55] BMP (от англ. Bitmap Picture) – формат хранения растровых изображений, основанный на принципе «простой матрицы» и использовании всей цветовой палитры без агрегирования (усреднения) оттенков цвета (повышенная точность передачи цвета (16 бит на канал), реализована в версии 48 бит (6 байт).

В самой распространенной версии – 24 бита (3 байта, в режиме RGB – TrueColor) на каждый из трёх каналов (Red, Green, Blue) отводится по 1 байту (256 возможных значений – оттенков одного цвета), общее количество цветов равно 16777216.

Версия 32 бита (4 байта) практически аналогична TrueColor, четвёртый байт обычно не используется, или в нём располагается альфа-канал (прозрачность).

Формат разработан компанией Microsoft.

Описание формата BMP. [Электронный ресурс.] / Режим доступа к ресурсу: URL: http://jenyay.net/Programming/Bmp/ (дата обращения: 12.09.2012).

Спецификация: Bitmaps. [Электронный ресурс.] / MSDN. Режим доступа к ресурсу: URL: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/dd183377(v=vs.85)/ (дата обращения: 12.09.2012).

[56] TIFF (англ. Tagged Image File Format) – формат хранения растровых графических изображений с большой глубиной цвета.

Спецификация: [Электронный ресурс.] / Adobe Partners. Режим доступа к ресурсу: http://partners.adobe.com/public/developer/en/tiff/TIFF6.pdf/ (дата обращения: 12.09.2012).

Формат *tiff является на сегодняшний день оптимальным с точки зрения качества сохранения визуальной (растровой) информации – он широко используется в полиграфии высокого качества. Оцифровка в цветном режиме с разрешением не ниже 300 dpi и последующим сохранением (без компрессии) в формате *tiff – лучший вариант создания электронного изображения, предназначенного как для длительного хранения, так и для дальнейшего использования, включая варианты преобразований файла.

[57] В марте 2012 г. цифровой архив Университета Флориды (США) опубликовал результаты многолетних исследованиях – список «Рекомендованных цифровых форматов, предназначенных для долгосрочного хранения цифровой информации» («Recommended Data Formats for Preservation Purposes…» [Электронный ресурс.] / State University Library Services/ Florida Virtual Campus. Режим доступа к ресурсу: URL: http://fclaweb.fcla.edu/uploads/recFormats.pdf/ (дата обращения: 12.09.2012).). Список составлен для разновидовой цифровой информации. В нем проведено ранжирование наиболее известных форматов с точки зрения их надежности и долговечности. Так, для типа информации «растровое изображение» (электронное изображение, электронная мастер-копия):

высокой надежностью обладают форматы: TIFF (без компрессии) и PNG (*.png);

средней надежностью: BMP (*.bmp), JPEG/JFIF (*.jpg), JPEG2000 (преимущественно без потерь или без компрессии) (*.jp2), TIFF (с компрессией), GIF (*.gif);

низкой надежностью: MrSID (*.sid), TIFF (в формате Planar), FlashPix (*.fpx), PhotoShop (*.psd), все остальные графические форматы, предназначенные для работы с растровой графикой и не перечисленные выше.

[58] С целью повышения надежности хранения электронных мастер-копий допустимо также создание еще одной копии (репликация) и ее хранение на стримерах или магнитных лентах.

[59] Контроль качества электронных копий на данном этапе совмещен с контролем технического состояния носителя информации.

[60] Циклический избыточный код (cyclic redundancy check или CRC) – хэш-функция, используемая для обнаружения неожидаемых изменений в необработанных компьютером данных. Применяется в программах архивирования (например, в WinRAR) или при переносе (перезаписи) данных с одного носителя на другой.

[61] SilverFast Ai – профессиональное программное обеспечение для сканирования и обработки изображений, которое поддерживает свыше 240 сканеров и цифровых камер, оснащено встроенным денситометром — программой для измерения степени затемнения (оптической плотности) фотографических материалов.

[62] Раздел III «Организация учета документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве».

[63] Согласно п. 3.1. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации…».

[64] Согласно п. 3.5. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации…».

[65] Количество и порядок разрядов в имени файла электронной копии, разделенных подчеркиванием («_»), может меняться в зависимости от реально существующей маркировки подлинника.

[66] Запись электронных мастер-копий на внешние носители возможна в режиме эмуляции, т.е. копирования фрагмента структуры каталогов и содержимого папок (электронных файлов мастер-копий) со встроенных носителей информации.

[67] Для полного уничтожения внешнего носителя (диска) с рабочими электронными копиями диск необходимо согнуть или переломить.

[68] В Журнале учета репликации электронных рабочих копий (Приложение № 12) делается соответствующая отметка о замене носителя.

[69] Согласно Рекомендациям по обеспечению сохранности информации, записанной на оптических дисках (тестирование выборочного массива документов федеральных архивов). (Подготовлены РГАНТД в рамках выполнения Государственного контракта № 79 от 12 июля 2011 г.) наиболее устойчивыми оптическими дисками являются диски, предназначенные для долгосрочного хранения информации, например: «Archive Gold CD-R» и «Archive Gold DVD-R», с торговой маркой MAM-A и идентификационным кодом производителя Mitsui.

[70] Согласно ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемые средствами вычислительной техники. Основные положения»: «Подлинником документа на машинном носителе является первая по времени запись документа на машинном носителе и содержащая указание, что этот документ является подлинником».

[71] «1.1. Доступ к архивным документам обеспечивается:

1) путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа;

2) путем предоставления подлинников и (или) копий необходимых ему документов, в том числе в форме электронных документов»

[72] JPEG (англ. Joint Photographic Experts Group, по названию организации-разработчика – URL: http://www.jpeg.org/, URL: http://www.martinreddy.net/gfx/2d/JPEG.txt) – один из популярных графических форматов, применяемый для хранения фотоизображений и подобных им изображений. Несмотря на свое широкое распространение, данный формат имеет очевидные недостатки, которые можно игнорировать при представлении информации, к примеру, в Интернет, но которые весьма существенны при формировании фонда пользования (особенно для требовательных исследователей). Например, сохраненное в формате *jpg при максимально возможном качестве (в Adobe PhotoShop – 10) и без компрессии изображение в случае восстановления не будет в точности совпадать с исходным изображением, формируемым при сканировании.

[73] Portable Document Format (PDF) – кроссплатформенный формат электронных документов, созданный фирмой Adobe Systems с использованием ряда возможностей языка PostScript. Предназначен для представления в электронном виде полиграфической продукции. Одно из его основных преимуществ – универсальность: PDF широко распространен для представления многостраничных документов, он сохраняет их «первоначальный вид», обладает другими достоинствами. К недостаткам формата можно отнести сравнительно скромные возможности по представлению многоцветных документов (растровой графики) и необходимость использования специализированного программного обеспечения (Adobe Reader) для воспроизведения на экране монитора.

PDF с 1 июля 2008 г. является открытым стандартом ISO 32000. Спецификация: URL: http://www.adobe.com/devnet/pdf/pdf_reference.html.

Имеет множество версий.

Формат PDF включает механизм электронных подписей для защиты и проверки подлинности документов. В этом формате распространяется большое количество сопутствующей документации.

[74] Многостраничный *tiff (мульти-Tiff) – версия известного формата TIFF для хранения и представления многостраничных файлов. Создается специальным программным обеспечением – Multi-Page TIFF Editor (Windows, т.к. программы для просмотра изображений покажут только первую страницу многостраничного TIFFа, http://www.yukudr.com/multipageimage/index-ru.php), многочисленными бесплатными программами, входит к комплект форматов многих графических редакторов. Для открытия .tiff-файлов необходимо использовать программы для просмотра многостраничных документов (например, Evince (http://projects.gnome.org/evince/), или функцию листания в стандартной программе просмотра изображений.

[75] Использование методик графической обработки информации, описанных, например, в монографии Харитонова А.Г. «Восстановление угасающих текстов и изобразительных архивных документов» (М., 2006), или иных способов ретуши, возможно только в отношении копий второго и последующего поколений, создаваемых по заказам, в которых специально оговаривается необходимость осуществления подобной работы.

[76] Для представления электронных копий архивных документов в Интернет возможно также использовать пирамидальный формат *jpeg (ISO/IEC 10918-1:1994/Cor.1:2005 Информационные технологии. Цифровое уплотнение и кодирование неподвижных изображений с непрерывным спектром тонов).

[77] GIF (Graphics Interchange Format – формат для обмена изображениями) – популярный формат графических изображений. Способен хранить сжатые данные без потери качества в формате не более 256 цветов.

[78] Watermark Master. [Электронный ресурс.] / IZONE.ru. Режим доступа к ресурсу: URL: http://www.izone.ru/multimedia/utilities/watermark-master.htm (дата обращения 1 октября 2012 г.)

[79] Easy Watermark Creator.[Электронный ресурс.] / Image Tools.ru. Режим доступа к ресурсу: URL: http://www.imagetools.ru/products/watermark/ (дата обращения 1 октября 2012 г.)

[80] Правила издания исторических документов в СССР/ 2-е издание, переработанное и дополненное. М., 1990. [Главное архивное управление при СМ СССР], п.150: «Устранение неисправностей изображения кинофотодокументов. Для улучшения качества изображения кинофотодокументов в полиграфии применяется ретуширование различными механическими и фотохимическими способами. Вопрос о сохранении или устранении дефектов кинофотодокументов решается с учетом целей и задач издания и характера публикуемых документов. Так, в научных изданиях публикация кинокадров и фотоснимков должна полностью сохранять все имеющиеся внешние особенности носителя (трещины, царапины, пятна и др.), необходимые для восприятия и анализа документов». См. также п. 232.

[81] В соответствии с действующим законодательством по авторскому праву любая не регламентированная и не стандартизованная графическая обработка электронной копии может рассматриваться как ее творческая переработка, а результат такого вмешательства – объектом авторского права сотрудника, который проводил графическую обработку.

[82] «1.1. Доступ к архивным документам обеспечивается:

1) путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа;

2) путем предоставления подлинников и (или) копий необходимых ему документов, в том числе в форме электронных документов»

[83] PDF/A (англ. Portable Document Format / A) – cтандарт ISO 19005-1:2005 (опубликован 1 октября 2005 г.) для долгосрочного архивного хранения электронных документов. Описание возможностей формата: PDF Association. [Электронный ресурс.] / Режим доступа к ресурсу: URL: http://www.pdfa.org/competence-centers/pdfa-competence-center/ (дата обращения 1 октября 2012 г.)

[84] Правовая и методическая основа нормативов (норм времени и норм выработки) отражена в следующих правовых документах: Трудовой кодекс Российской Федерации, раздел 6 «Оплата и нормирование труда», глава 22 «Нормирование труда», ст. 160 «Нормы труда», ст. 161 «Разработка и утверждение типовых норм труда», ст. 162 «Введение, замена и пересмотр норм Труда», ст. 163 «Обеспечение нормальных условий работы для выполнения норм выработки»; Положение об организации нормирования труда в учреждениях Государственной архивной службы СССР (утверждено приказом Главного архивного управления при СМ СССР от 4 сентября 1989 г. № 57).

[85] Нормы устанавливается в зависимости от характеристик подлинника: размер, тональность и т.п. Необходимо также учитывать категории сложности подлинника (определение категории сложности производится в соответствии с документом «Нормы времени и выработки на услуги и работы, выполняемые лабораториями. », ВНИИДАД, 2009 г. Приложение № 23).

[86] Расчет произведен на основное время 5 часов 42 мин. (в соответствии с нормами охраны труда предусмотрено шесть технических перерывов по 10 мин. и 30 мин. на личные потребности).

[88] Сан ПиН 2.2.2/2.4. 1340-03. Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. Введ. 2003-06-30. М.: Минздрав России, 2003.

Источник