Оценку физического состояния крупных массивов документов можно проводить тремя способами

16837 (Обеспечение сохранности архивных документов), страница 3

Описание файла

Документ из архива «Обеспечение сохранности архивных документов», который расположен в категории «курсовые работы». Всё это находится в предмете «бухгалтерский учет и аудит» из раздела «Студенческие работы», которые можно найти в файловом архиве Студент. Не смотря на прямую связь этого архива с Студент, его также можно найти и в других разделах. Архив можно найти в разделе «курсовые/домашние работы», в предмете «бухгалтерский учет и аудит» в общих файлах.

Онлайн просмотр документа «16837»

Текст 3 страницы из документа «16837»

При страховом копировании дела, как правило, расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при полной невозможности копировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается лабораторией или организацией — изготовителем страховых копий заново.

Страховое копирование уникальных документов и особо ценных документов осуществляется в соответствии с технологическими регламентами и другими действующими нормативно-техническими документами.

Страховой копией архивного документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм или микрофиша) 1-го поколения, изготовленная на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.

Страховой копией кинодокумента является первая совмещенная копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати. Страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на фотопленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати. Страховой копией фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная современной системой записи. Страховой копией видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте.

Совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов архивных документов (далее — фонд пользования) создается, как правило, одновременно с созданием страхового фонда, а также целевым порядком на наиболее используемые архивные документы, в процессе других работ (рассекречивание архивных документов, организация их использования).

Фонд пользования, изготовленный одновременно со страховым фондом, создается в обязательном комплекте, включающем:

— для архивных документов на бумажной основе — одну микроформу 2-го поколения на галогенидосеребряной пленке (негативная или позитивная), изготовленную с негативной микроформы 1-го поколения, и одну микроформу 3-го поколения, изготовленную с микроформы 2-го поколения;

— для фотодокументов — один позитивный фотоотпечаток и один дубль-негатив;

— для кинодокументов — одну позитивную совмещенную копию, один промежуточный позитив изображения и один контратип фонограммы (для звуковых кинодокументов). Позитивная копия и промежуточный позитив изображения должны входить в комплект кинодокумента, принимаемого на постоянное хранение. Допускается дополнительное изготовление фонда пользования кинодокументов в виде видеофонограмм в форматах Betacam и VHS;

для фонодокументов — одну копию на магнитной ленте;

для видеодокументов — одну копию в формате VHS.

Включение в фонд пользования копий архивных документов, в том числе на электронных носителях, созданных в процессе других работ, осуществляется архивом самостоятельно.

В фонд пользования включаются копии полностью скопированных единиц хранения. Копии отдельных архивных документов могут быть включены в фонд пользования в составе тематических подборок архивных документов.

3. Обеспечение физико-химической сохранности архивных документов

3. 1 Проверка физического состояния документов

Проверка физического состояния документов проводится для выяснения общей картины состояния фондов архива и выявления документов с конкретными повреждениями, нуждающимися в срочной или плановой специальной обработке. В идеальных условиях организация работ по проверке физического состояния и выявлению поврежденных документов должна быть подчинена задаче последовательного, рассчитанного на перспективу формирования банка данных о физическом состоянии документов.

В основе экспертизы физического состояния также лежит дифференцированный подход. Приоритетными могут являться следующие фонды: содержащие уникальные и особо ценные документы, подвергшиеся экстремальному воздействию (высоких температур при пожаре, воды, пены при тушении пожара и т. д.), I и II категорий, имеющие наибольший спрос у исследователей и сотрудников архива, содержащие документы экстремальных периодов отечественного делопроизводства (Первая мировая война, Великая Отечественная война и т.д.)

Проверка физического состояния документов всегда проводится путем полистного просмотра дел. Это трудоемкая работа, которую нужно планировать на годы вперед, контролировать и анализировать ее ход, обеспечивать обязательное обучение сотрудников (экспертов) и преемственность в их работе.

Проводить оценку физического состояния крупных массивов документов можно тремя способами:

1) сплошная проверка всех объектов изучаемого массива (например, всех документов фонда). Достоинство метода — дает полную информацию о состоянии всех документов фонда. Недостаток — большие временные затраты;

2) выборочный способ, когда из всего объема массива выбирают лишь небольшую часть (случайная малая выборка) и по ней судят о состоянии всего массива (фонда). Достаточно 2% выборки от всего массива для вывода о состоянии массива в целом. Достоинство — временные затраты значительно меньше, чем при сплошной выборке. Недостаток — дает усредненную информацию о состоянии всего массива без конкретной оценки состояния документов, не попавших в выборку;

3) попутное выявление документов с дефектами бумаги и текста всеми сотрудниками архива в ходе выполнения ими служебных обязанностей (если их обязанности связаны с полистными просмотром дел). В таком случае предпочтительнее кодирование физического состояния документов сотрудниками одного отдела — отдела обеспечения сохранности документов. Достоинство — наименьшие временные затраты. Недостаток — результаты попутного выявления документов с дефектами в многочисленных фондах не дает возможности сделать выводы о физическом состоянии каждого отдельного архивного фонда, свести результаты в статистические таблицы.

Физическое состояние документов оценивают по отсутствию или наличию типовых дефектов бумаги или текстов. Наличие и вид дефекта бумаги и текста определяется визуально при полистном просмотре каждого отдельного документа. При этом необходимо обращать внимание на «возраст» документа (год его создания), что помогает судить о природе бумаги и текста. При оценке текста обращают внимание на способ его нанесения, цвет текста, на локальный или общий по всему листу характер повреждения.

Проверка и оценка физического состояния документов связана с выявлением качественных признаков (степень угасания, цвет, способ написания текста, прочность бумаги и т. п.), а не количественных показателей (вес, длина, число и т. п.) Это определяет некоторую субъективность оценок эксперта. Поэтому особую важность приобретает подготовленность эксперта. Он должен отработать технику экспертизы на моделях. Эксперт не должен пропускать дефекты, даже если они однотипны.

Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется в: листе-заверителе; листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов; карточке учета архивных документов с повреждениями носителя; карточке учета архивных документов с повреждениями текста; картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов.

Учет физического и технического состояния аудиовизуальных документов осуществляется в: карточке учета технического состояния кинодокумента; карточке учета технического состояния фотодокумента; карточке учета технического состояния фонодокумента; карточке учета технического состояния видеодокумента.

Для учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, ведется специальная книга. Соответствующие отметки проставляются также в других документах учета физического и технического состояния архивных документов.

Учет физического и технического состояния архивных документов может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами контрольно-учетных документов.

3. 2 Физико-химическая и техническая обработка архивных документов

Физико-химическая и техническая обработка архивных документов проводится с целью: устранения причин ускоренного старения и разрушения архивных документов; восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности; воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях.

Основными видами этой обработки архивных документов на бумажной основе являются [4]:

— дезинфекция, дезинсекция, дератизация архивохранилищ как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в архивохранилищах и на архивных документах;

— реставрация (реставрационно-консервационная обработка), как комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов;

— воспроизведение архивных документов с целью создания страхового фонда копий уникальных документов и особо ценных документов и фонда пользования; фотореставрация архивных документов с угасшим и слабоконтрастным текстом; замена оригиналов с недолговечными или разрушенными носителями копиями для сохранения документной информации и др.;

— переплет архивных документов;

— обеспыливание архивных документов;

— обработка архивных документов в режиме аварийно-спасательных работ, в том числе с применением средств и способов сушки, дезинфекции, дезинсекции, замораживания, реставрации, воспроизведения, дезактивации и других видов целевой обработки.

Аудиовизуальные и электронные документы в зависимости от физической природы носителя подвергаются следующим реставрационным и консервационно-профилактическим работам:

а) архивные документы на магнитной ленте:

— очистке поверхности от пыли и частиц грязи на специальном очистительном оборудовании;

— замене пересохших и покоробленных склеек;

— оформлению рулонов магнитной ленты защитной магнитной лентой с двух сторон по 2-2,5 м;

— перемотке с целью снятия внутренних напряжений в рулонах магнитных лент, возникших из-за перепадов температуры и влажности при хранении и транспортировании архивных документов;

б) архивные документы на дисковых носителях: обеспыливанию; протирке антистатиком;

в) кинофотодокументы, микроформы и фонограммы к кинофильмам:

— удалению восковых, жировых и иных загрязнений;

— укреплению склеек и просечек;

— переделке грубых, коробленных заплат и склеек;

— ремонту поврежденных полей кадров.

Граморигиналы фонодокументов подвергаются электрохимической очистке.

Работы по физико-химической и технической обработке архивных документов подразделяются на плановые и внеплановые.

Плановая обработка архивных документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности их к различным ценностным группам, особенностей физического состояния архивных документов различных видов и возможностей архива. Приоритет отдается уникальным документам и особо ценным документам.

К внеплановым относятся работы, выполняемые в аварийно-спасательных ситуациях, связанных с локальным или массовым поражением архивных документов огнем, водой, химическими или радиоактивными веществами.

Срочные меры по выделению, изоляции, санитарной обработке архивных документов и мест их хранения предпринимаются также при поражении архивных документов биологическими вредителями.

Номенклатура, порядок проведения и технология работ по физико-химической и технической обработке архивных документов определяются отраслевыми нормативными и методическими документами.

Цель курсового исследования достигнута путём реализации поставленных задач.

В результате проведённого исследования по теме «Организация архивного фонда РФ» можно сделать ряд выводов:

Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:

— комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);

— комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив до передачи их на постоянное хранение.

Для обеспечения сохранности архивных документов в архивах должен проводится следующий комплекс взаимосвязанных работ:

создание оптимальных условий хранения документов;

размещение документов в хранилищах, топографирование;

соблюдение порядка выдачи дел из хранилища;

проверка наличия и состояния дел;

создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования;

— обеспечение физико-химической сохранности документов.

Источник

Оценку физического состояния крупных массивов документов можно проводить тремя способами

1.2.3. Выявление документов с повреждениями носителя и текстов.

Проверка технического и физико-химического состояния архивных документов проводится при поступлении документов в архив и в процессе их хранения.

При поступлении в архив, документы проверяются на предмет их технического и физико-химического состояния. Это делается для выявления поврежденных документов и оценки возможности их реставрации.

Проверка физико-химического и технического состояния архивных документов в процессе хранения проводится с целью выявления поврежденных архивных документов и архивных документов с потенциально опасным физическим или биологическим состоянием и осуществляется:

— в ходе проверки наличия и состояния архивных документов; ( см. п.1.2.2 ).

— при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища, ( см. п. 1.2.5 ).

— при всех других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром архивных документов.

Не допускается прием и размещение в архивохранилищах архивных документов, включая электронные документы, поступивших в архив без предварительной проверки их физического и технического состояния.

Для своевременного выявления повреждений и предупреждения дальнейшего разрушения носителя и текста из-за увлажнения, поражения плесенью и т.д. не допускается складирование поступивших архивных документов в неразобранном виде.

Проверка технического и физико-химического состояния архивных документов проводится при поступлении документов в архив.

Оценка физического и технического состояния поступивших архивных документов, а также их страховых копий проводится не позднее 3 месяцев с момента приема архивных документов в архив.

Поступившие в архив архивные документы до передачи в архивохранилище:

— размещают в помещении приема и временного хранения;

— освобождают от транспортной тары, раскладывают на стеллажах и столах.

При размещении документов в помещении приема и временного хранения сотрудник архива удаляет все посторонние предметы, находящиеся в делах, папках, коробках: металлические, картонные, бумажные и другие закладки, прокладки, скрепки и т .п

Для документов на бумажном носителе в ходе проверки определяется:

— физическое состояние бумажного носителя;

В результате оценки физического состояния архивных документов на бумажной основе определяются:

— наличие поражения биологическими вредителями (плесень, насекомые, грызуны и т.д.);

— повреждения бумаги и текста;

Наличие дефектов бумаги и текста устанавливается визуально при полистном просмотре дел.

Качество бумаги и текста поступивших архивных документов проверяется выборочно для общей оценки их состояния.

При обнаружении увлажненных архивных документов проводится их обязательная акклиматизация до полного высушивания.

Обеспыливание поступивших архивных документов проводят в специальном помещении с применением вытяжных шкафов и соблюдением мер санитарии и гигиены. Обязательному обеспыливанию подлежат коробки, папки, обложки, корешки дел.

Архивные документы, пораженные биологическими вредителями (плесень, насекомые), подлежат немедленной изоляции.

Проверка физического и технического состояния электронных документов 1 заключается в оценке:

– физического и технического состояния носителей;

– технического состояния электронных документов.

В результате оценки физического и технического состояния электронных документов определяется:

– физическое состояние обособленных материальных носителей (выявление механических повреждений и деформаций, разрушения футляра, расслоения, пузырения , изменения цвета, наличие царапин, проколов дисков CD, DVD, наличие и качество надписей на вкладышах и т.п.);

– наличие запыления и загрязнения поверхностей носителей;

– наличие влаги на поверхности носителей;

– наличие поражения биологическими вредителями (плесень, насекомые, грызуны и т.д.).

– соответствие характеристик носителя сведениям, содержащимся в описи электронных документов, дел;

– наличие в электронных документах вредоносных компьютерных программ («компьютерных вирусов») путем проверки электронных документов специализированными антивирусными программами;

– наличие сбоев при считывании информации, с помощью специализированных программ, в том числе проверяется уровень параметров, характеризующих носители (например, число сбоев при считывании информации в единицах времени, число поврежденных и нечитаемых секторов, количество ошибок при чтении файлов и др.).

При оценке технического состояния электронных документов проводится проверка воспроизводимости всех электронных документов на оборудовании архива в ходе приема документов на хранение в архив и с периодичностью один раз в 3 года.

Контроль технических параметров носителей электронных документов проводят с помощью специализированного аппаратного и программного обеспечения.

При обнаружении дефектов составляется а кт в пр оизвольной форме, отражающий характер дефектов и меры по их устранению. Устранение дефектов проводится за счет источника комплектования.

Поступившие архивные документы, пораженные биологическими вредителями (насекомые, активная плесень), направляются на санитарно-гигиеническую обработку (дезинфекция, дезинсекция).

Целевая проверка физического состояния архивных документов.

Целевая проверка физического состояния архивных документов проводится в порядке очередности с учетом ценности архивных документов. Целевой проверке физического состояния подлежат все архивные документы, пострадавшие в экстремальных условиях. По результатам контроля делается заключение о необходимости проведения реставрации и консервации и, в зависимости от состояния архивных документов, устанавливаются сроки проведения следующей контрольной проверки.

Увлажненные архивные документы, пораженные биологическими вредителями (плесень, насекомые) подлежат немедленному выделению, внеочередной обработке. При массовом повреждении архивных документов принимаются меры по осушению/дезинфекции/дезинсекции архивохранилища, нормализации режима хранения.

Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется в :

Учет физического и технического состояния архивных документов может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами контрольно-учетных документов.

1 Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах. Методическое пособие. ВНИИДАД. М., 2013.

Источник