Оценка физического состояния документов способом малой выборки

Оценка физического состояния документов в архивах способом малой выборки

Проверка физического состояния документов всегда проводится путем полистного просмотра дел. Это трудоемкая, долговременная работа, которую нужно тщательно планировать на годы вперед, контролировать и анализировать ее ход, обеспечивать обязательное обучение сотрудников (экспертов) и преемственность в их работе. Специально разработанная и описанная выше индексированная система выявления, оценки и учета дефектов позволяет проводить эту работу без каких-либо временных ограничений, постепенно создавая и непрерывно пополняя банк данных архива.

Любой архив рано или поздно вынужден будет вести эту работу. В то же время любой архив заинтересован в использовании наиболее рациональных способов ведения работы.

В принципе, проводить оценку физического состояния крупных массивов документов можно двумя способами.

Первый, традиционный — это способ сплошной проверки всех объектов изучаемого массива (например, всех документов фонда).

Второй, новый способ — это выборочный способ, когда из всего объема массива отбирают лишь небольшую часть (случайная малая выборка) и по ней судят о состоянии всего массива. Приступая к разработке этого способа невозможно было априори утверждать, что он пригоден для оценки такой сложной системы, как физическое состояние документа.

В общей сложности эксперты ВНИИДАД полистно проверили физическое состояние 8691 дела (847 тысяч документов) из 40 фондов РГВА и ГАРФ, структурированных в 227 крупных массивах с разными свойствами и широким временным диапазоном их создания (1864-1990 гг.). Эти данные, по существу, несут выборочную статистическую информацию о бумажных документах России, созданных и хранившихся в сложный период истории нашей страны.

Было однозначно доказано, что случайная малая выборка может применяться в архивной практике для количественной оценки физического состояния больших массивов документов, в том числе для оценки количества дефектов, их вида и других конкретных показателей состояния [50].

Для такой оценки достаточно выборки, составляющей примерно 2% от объема исследуемого массива.

Выборочная проверка производится путем полистной оценки состояния только тех дел, которые попадают (выделяются) в выборку. Поэтому она имеет свою специфику, присущую выборочному способу. Выборочная проверка обеспечивает:

— информацию о конкретном состоянии документов (дел), попавших в выборку;

— прогнозную (усредненную) информацию о состоянии всего массива, из которого сделана выборка, но без конкретной оценки состояния документов, не попавших в выборку;

-20—50 — кратный выигрыш во времени при оценке физического состояния крупного массива по сравнению с временными затратами на его сплошную проверку;

-ускоренную, оперативную, сравнительную оценку физического состояния нескольких массивов, т.е. решение задачи расположения проверенных массивов документов в приоритетный ряд.

У каждого способа — сплошной или выборочной проверки — есть свои достоинства и недостатки. Сплошная проверка дает полную информацию о всех документах массива, но требует больших временных затрат, рассчитана на многолетние работы. Малая выборка является более быстрым способом получения той же информации, но без сплошной характеристики всех объектов массива.

Поэтому проверку физического состояния следует проводить так, чтобы компенсировать недостатки каждого способа и обеспечить оптимизацию работы по проверке в целом.

Целесообразно использовать малую выборку для оперативной сравнительной оценки состояния нескольких крупных массивов и затем проводить их сплошную проверку в соответствии с выборочным прогнозом, начиная с массивов с плохим физическим состоянием. Очевидно, что при такой системе некоторые массивы проверять сплошь будет вообще нецелесообразно из-за малого количества поврежденных дел.

Термин «случайная малая выборка» не должен рождать иллюзию простоты и беспорядоченности операции отбора дел. Фактически малая выборка обязательно проводится с учетом структуры проверяемых массивов и с соблюдением строгих правил [54].

В противном случае малая выборка превращается из инструмента точного прогнозирования в средство дезинформации.

Малая выборка может давать прогноз с разным уровнем надежности (от 90 до 99,9%). Для архивных задач достаточен уровень надежности 0,95 (95%)[31].

При необходимости, увеличивая или уменьшая объем выборки примерно в 1,7 раза, можно перейти соответственно на более высокий (0,99) или более низкий (0,90) уровень надежности. Чтобы обеспечить надежность прогноза 0,95, выборка должна быть достаточной, т.е. иметь определенный выборочный объем в листах. Этот минимально-достаточный объем равен примерно 1600 листам. Если объем выборки 900-1000 листов, надежность прогноза уменьшается от 0,95 до 0,90, а при объеме выборки меньше 900 листов прогнозные оценки становятся ненадежными (ориентировочными).

Поэтому малая выборка, как показала практика, наиболее продуктивна при оценке состояния крупных массивов по 16-32-80-160 тысяч листов: тогда выборка в 1600 листов составит соответственно 10-5—2—1% от объема этих массивов. Подробнее практические вопросы проведения малой выборки изложены в тематическом пособии [54].

5.4.4. Рекомендации по подготовке и работе экспертов

Проверка и оценка состояния документов связана с выявлением качественных признаков (степень угасания, цвет, способ написания текста, прочность бумаги и т.п.), а не каких-то количественных показателей (вес, длина, число и т.п.). Это предопределяет некоторую субъективность оценок, зависящих от жесткости суждений эксперта, его знаний, комфортности рабочего места и т.п. Поэтому экспертов для этой работы нужно готовить. Эксперт не только должен иметь минимум необходимых знаний, но и пройти предварительное обучение (стажировку), отработать технику экспертизы на моделях. Специальные альбомы с разными видами дефектов позволят «визуализировать образ» дефектов, закрепить принципы их узнавания, отработать унифицированный почерк экспертизы.

Практика показывает, что у разных экспертов реальные оценки всегда немного отличаются. Один эксперт, например, преимущественно тяготеет к жестким оценкам, другой, наоборот, — к мягким, либеральным. Это зависит не только от знаний, опыта, почерка эксперта, но и — психологически — от объема работ, от состояния дел. Замечено, что при хорошем состоянии дел, когда дефектов мало, эксперт начинает как бы «искать» дефекты, а в делах с чередованием плохих листов — работать мягче. Особенно это касается оценки контраста текста, отнесения его к категории слабоконтрастных и угасших.

Правилом должна быть однообразно жесткая работа эксперта: он не должен пропускать дефекты, но и не должен позволять себе учет «кажущихся» дефектов. Эксперт должен помнить о том, что в архиве огромное количество документов с дефектами и не следует мягкостью оценок множить их число.

Эксперт имеет право на сомнение, т.к. пользуется качественными категориями. Поэтому, наряду с типовой индексацией, эксперт в необходимых случаях может давать двойную оценку, отражающую его сомнение. Например, неясная градация слабоконтрастный/угасший может индексироваться двойной оценкой типа 0-2.1 (4), где вторая из них указывается в скобках.

Индексации, в принципе, подлежат дефекты основного текста документа. Однако, документ может иметь и вспомогательный текст (штампы, автографы, резолюции). Если этот текст имеет важное значение (историческое), то эксперт вправе учитывать и его дефекты, индексируя их строчно в порядке основной — вспомогательный. Например, дефекты основного текста машинописи и дефекты рукописной резолюции индексируются строчно: Б-2.2 (Б-2.1). При этом эксперт должен быть компетентен в оценке значимости вторичных текстов и не учитывать любые из них.

Главное требование к эксперту — профессиональное качество оценок. Не следует прерывать экспертизу в пределах дела. Смена экспертов в ходе проверки одного массива (описи, фонда) допускается, но нежелательна. Возможна в принципе и совместная работа нескольких экспертов над делами крупного массива с установленным порядком сведения результатов в общую таблицу. Экспертная работа должна строиться с учетом существующей в архиве системы структурирования (массивы фондов, описей, томов и т.п.), временных границ массивов, а также сведений о предыстории создания и хранения изучаемых массивов.

Источник

Проект Порядка признания архивных документов НФС

Москва
Сообщений: 9196
На сайте с 2016 г.
Рейтинг: 4312

Росархивом подготовлен проект приказа «Об утверждении Порядка признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии».
http://regulation.gov.ru/projects#npa=79209

Проектом Порядка устанавливаются правила организации работы государственных и муниципальных архивов (далее – архив) по отнесению документов Архивного фонда Российской Федерации к числу находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии из состава документов Архивного фонда Российской Федерации, затребованных в установленном порядке для использования в читальный зал (просмотровый зал, комнату прослушивания фонодокументов) или в рабочую комнату архива пользователем архивных документов или работником архива.

Замечания и предложения по проекту приказа принимаются в срок
‎с 20 марта 2018 г. по 3 апреля 2018 г. по адресу Федерального архивного агентства: 115035, Москва, Софийская набережная, д. 34, стр. 1,
‎а также по адресу электронной почты Федерального архивного агентства: rosarhiv@gov.ru.

Также все свои замечания можно написать в этой теме.

Ольга, инженер-строитель на пенсии

Омск
Сообщений: 14596
На сайте с 2010 г.
Рейтинг: 6280

Москва
Сообщений: 9196
На сайте с 2016 г.
Рейтинг: 4312

С очень большим количеством уточнений:
1. НФС — это не обязательно грибок, это м.б. просто какие-то физические повреждения, с которыми дела могут лежать еще года и десятилетия.
2. В архивах хранятся не только особо ценные дела типа метрик, но и всякая управленческая документация предприятий и т.п., которую с момента сдачи в архив вообще мог никто из исследователей не заказывать. Разумно ли тратить время и деньги на первоочередное сканирование таких поврежденных дел, не сканируя особо ценные метрики, которые могут не дождаться своей очереди (заливы, пожары никто не отменял)?
3. Дела НФС по результатам экспертизы вообще могут не подлежать оцифровке.

Москва
Сообщений: 9196
На сайте с 2016 г.
Рейтинг: 4312

Я бы хотел вернуться к обсуждению самого проекта Порядка.

1. Порядок содержит все ту же заложенную мину — экспертиза на предмет НФС производится комиссией архива. Т.е. нет никакой независимой экспертизы и общественного контроля — все так же волюнтаристски директор архива может закрывать от исследователей целые фонды, как например в ГААО. Не нравится — иди в суд.
2. Выявление дел НФС по этому проекту производится только перед выдачей дел пользователю в читальный зал. Получается забавная ситуация. Пользователь согласно «Порядку использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах» имеет право получить дело через 2 дн после заказа (за исключением дел НФС). Но при выдаче дела работник архива, которому показалось что дело НФС (но еще не признано таковым!), вправе отправить его на экспертизу на 20 дн! А если дело не будет признано НФС?

Ольга, инженер-строитель на пенсии

Омск
Сообщений: 14596
На сайте с 2010 г.
Рейтинг: 6280

Москва
Сообщений: 9196
На сайте с 2016 г.
Рейтинг: 4312

ПОИСКИ В АРХИВАХ, БИБЛИОТЕКАХ Петербурга и др.

Волгоград, Санкт-Петербург
Сообщений: 5340
На сайте с 2012 г.
Рейтинг: 6604

Москва
Сообщений: 9196
На сайте с 2016 г.
Рейтинг: 4312

Москва
Сообщений: 6613
На сайте с 2007 г.
Рейтинг: 3126

«Работа по проверке состояния документов проводится этапно.

Этапность устанавливается архивом в соответствии с категорийностью, объемом, состоянием фондов. Приоритетные права в порядке убывающей очередности имеют уникальные и особо ценные документы, затем комплексы документов первой, второй, третьей категории.

При планировании очередности работ архив может учитывать специфику состояния отдельных фондов или их частей, предысторию плохого хранения или аварийного повреждения каких-то комплексов. Сведения о плохом состоянии и/или интенсивном использовании таких комплексов могут служить основанием для включения их в приоритетный план проверки, если это не входит в противоречие с ценностью материалов или с реальными возможностями архива.

Работа должна проводиться по единой методике с применением типовой номенклатуры дефектов документов [50].

Методика разрабатывалась с учетом гуманитарной специфики ее применения, на основе визуальной оценки признаков состояния.

Единая система индексации дефектов позволяет вести учет поврежденных материалов традиционным или компьютерным способом, обеспечивать преемственность накопления данных независимо от временных рамок этой работы и использовать полученный банк данных для решения конкретных аналитических задач архива.
.
5.4.2.1. Дефекты бумаги
Дефекты бумаги могут иметь характер механических повреждений; повреждений биологических (насекомыми, плесневыми грибами и т.п.); повреждений химических; повреждений водой и огнем.

Опытный специалист обычно различает, чем вызваны дефекты, может судить об их причине.

Относительно мало опасны и легко опознаются механические повреждения по признакам разрывов, надрывов листа, по их резким границам. Легко опознаются и являются механическими по своей природе следы деятельности насекомых (сквозные отверстия, узоры ходов и т.п.). Если число таких дефектов невелико, они устраняются легко; при увеличении их числа растет степень их суммарной опасности для целостности и прочности листа.

Плесневые грибы могут сильно ослаблять бумагу и дефекты плесневения узнают по локально ослабленным, разрушенным местам; по черному или цветному порошку спор; по нитевидным, ватообразным следам мицелия; по следам намокания бумаги в этих местах, часто с осадками солей. Иногда следы плесневения малозаметны и разрушений бумаги почти нет; чаще разрушения видны отчетливо, бумага вялая и расползается: такая степень ослабления опасна для целостности и сохранности документа.

Химические повреждения бумаги сопровождаются появлением хрупкости, ветхости, иногда желтизны по всему листу или ближе к краям. Такие же признаки у повреждений световых: в этом случае повреждениям бумаги сопутствуют признаки выцветания цветного текста по всему листу. Особняком стоят и сразу заметны локальные химические повреждения в отдельных местах бумаги, вызванные попаданием химических веществ, наклейками и т.п.

Повреждения водой и огнем опознаются легко и квалифицируются как особо опасные из-за сильной деградации и высокой хрупкости бумаги; обычно сопровождаются повреждением текста (выцветанием, расплыванием, смыванием и т.п.). Действие огня сопровождается обугливанием, изменением цвета бумаги и текста, сильным загрязнением документов сажей.
По степени повреждения дефекты бумаги делят на две группы: А и Б.
В группу А входят сильно поврежденные документы с высокой степенью деградации бумаги, имеющие очень низкую потенциальную долговечность. Дальнейшее хранение таких документов сопряжено с опасностью утраты физической целостности документов или полного их разрушения. Использовать их нельзя. Документы группы А требуют срочной, сложной реставрации в условиях специальной лаборатории.
К группе А относят документы, имеющие следующие дефекты бумаги:
а) Бумага ветхая, утратила прочность, легко ломается, крошится, расползается от нагрузки, прикосновения, при изгибе.

Утрачена прочность по всему листу или в отдельных крупных частях листа. Цвет чаще всего бурый, коричневый, желтый, тускло-серый и реже — белый.

Признаки характеризуют высшую степень деградации и старения бумажного листа.

б) Бумага прочная, но с большим числом локальных, в отдельных местах и/или по всему листу повреждений любого характера, создающих в своей совокупности опасность утраты целостности листа, выпадения его частей. Типичные примеры: разрывы на много частей и фрагментов по местам сгибов, механических нагрузок и т.п.; многочисленные проколы, порезы, изломы, выпадения частей листа; повреждения документа в различных местах с признаками ветхой, разрушенной, изменившей цвет в этих местах бумаги; многочисленные повреждения бумаги насекомыми («кружево»); повреждения бумаги в отдельных местах плесневыми грибами с сопутствующими признака
ми ослабления, ветхости, выпадения бумаги в этих местах; наличие наклеек во многих местах, а также по всему листу с сопутствующими признаками потемнения, ослабления бумаги, отслаивания наклеек.

в) Сцементированные документы, т.е. слипшиеся за счет действия воды, клея, плесневых грибов отдельные листы в деле или целые дела. Реставрировать такие материалы очень трудно. Поэтому отнесение таких дел к группе А должно быть обоснованным прежде всего по критерию ценности.

г) Документы, сильно поврежденные водой и огнем.

В группу Б — входят документы с достаточно прочной бумагой, обеспечивающей сохранность и целостность документа, но имеющей отдельные, незначительные повреждения: ослабленные, обтрепанные, ветхие края листа; складки, изломы, коробления листа; небольшие разрывы или надрывы листа; значительные загрязнения всего листа или отдельных частей, мешающие использованию документа и др.

Устранение дефектов группы Б не требует сложной реставрации и может проводиться как в специальной лаборатории, так и в архиве, но с соблюдением необходимых правил и принципов реставрации [25].

5.4.3. Оценка физического состояния документов в архивах способом малой выборки

В принципе, проводить оценку физического состояния крупных массивов документов можно двумя способами.

Второй, новый способ — это выборочный способ, когда из всего объема массива отбирают лишь небольшую часть (случайная малая выборка) и по ней судят о состоянии всего массива.
(Архангельск, ау. )

Приступая к разработке этого способа невозможно было априори утверждать, что он пригоден для оценки такой сложной системы, как физическое состояние документа…. (читайте дальше http://www.studmed.ru/view/pri. l#h.nmf14n)

. — Практика показывает, что у разных экспертов реальные оценки всегда немного отличаются. Один эксперт, например, преимущественно тяготеет к жестким оценкам, другой, наоборот, — к мягким, либеральным. Это зависит не только от знаний, опыта, почерка эксперта, но и — психологически — от объема работ, от состояния дел. Замечено, что при хорошем состоянии дел, когда дефектов мало, эксперт начинает как бы «искать» дефекты, а в делах с чередованием плохих листов — работать мягче. Особенно это касается оценки контраста текста, отнесения его к категории слабоконтрастных и угасших.

5.4.5. Физическое состояние бумажных документов 19-20 вв., хранящихся в архивах
В настоящее время накоплен большой статистический материал, позволяющий впервые судить о состоянии отечественных документов 20 века на основе количественных данных. Многие особенности состояния безусловно характерны для самых разных архивов.

Изучение физического состояния документов показывает, что среднее количество дефектов (бумаги и текста) составляет 5,1 %, в том числе, в ГАРФ — 3,5%, в РГВА — 7,1% (таблица 5). Средние цифры в 3-7% не должны создавать иллюзию монотонности и однообразия физического состояния фондов. На самом деле дефекты в крупных массивах рассеяны неравномерно. Есть массивы (фондов, описей, томов) с очень низкой концентрацией дефектов (0-1%) и, наряду с этим, массивы, где концентрация дефектов достигает 10— 20%, а в редких случаях даже 30^0%.

2. В настоящее время 93-97% документов дефектов не имеют . Это не доказательство их высокой долговечности, а статистический факт, показывающий, что хранящиеся 100-120 лет бумажные документы в своей основной массе еще не достигли рубежа изменений, фиксируемого по типовой шкале дефектов и требующего специальных мер по их сохранности. Поэтому важнейшая задача архивов сегодня и на перспективу — стабилизация этого состояния, соблюдение норм и условий правильного хранения документов. Можно предполагать, что при нормальном хранении документы могут «прожить» еще не менее 100-200 лет. Этот вывод, видимо, достаточно достоверен, если учитывать, что за 100-200 лет средняя степень разрушения документов не перешла рубеж 10%. Известно, что старение бумаги и текстов протекает по экспоненте, т.е. максимальные изменения почти по линейному закону всегда наблюдаются на начальном этапе. Для бумажных документов этот естественный отрезок времени составляет 50-100 лет с момента их создания.
———————————————————

Как-то так.

Источник