Оценка физического состояния документов в архивах способом малой выборки
Проверка физического состояния документов всегда проводится путем полистного просмотра дел. Это трудоемкая, долговременная работа, которую нужно тщательно планировать на годы вперед, контролировать и анализировать ее ход, обеспечивать обязательное обучение сотрудников (экспертов) и преемственность в их работе. Специально разработанная и описанная выше индексированная система выявления, оценки и учета дефектов позволяет проводить эту работу без каких-либо временных ограничений, постепенно создавая и непрерывно пополняя банк данных архива.
Любой архив рано или поздно вынужден будет вести эту работу. В то же время любой архив заинтересован в использовании наиболее рациональных способов ведения работы.
В принципе, проводить оценку физического состояния крупных массивов документов можно двумя способами.
Первый, традиционный — это способ сплошной проверки всех объектов изучаемого массива (например, всех документов фонда).
Второй, новый способ — это выборочный способ, когда из всего объема массива отбирают лишь небольшую часть (случайная малая выборка) и по ней судят о состоянии всего массива. Приступая к разработке этого способа невозможно было априори утверждать, что он пригоден для оценки такой сложной системы, как физическое состояние документа.
В общей сложности эксперты ВНИИДАД полистно проверили физическое состояние 8691 дела (847 тысяч документов) из 40 фондов РГВА и ГАРФ, структурированных в 227 крупных массивах с разными свойствами и широким временным диапазоном их создания (1864-1990 гг.). Эти данные, по существу, несут выборочную статистическую информацию о бумажных документах России, созданных и хранившихся в сложный период истории нашей страны.
Было однозначно доказано, что случайная малая выборка может применяться в архивной практике для количественной оценки физического состояния больших массивов документов, в том числе для оценки количества дефектов, их вида и других конкретных показателей состояния [50].
Для такой оценки достаточно выборки, составляющей примерно 2% от объема исследуемого массива.
Выборочная проверка производится путем полистной оценки состояния только тех дел, которые попадают (выделяются) в выборку. Поэтому она имеет свою специфику, присущую выборочному способу. Выборочная проверка обеспечивает:
— информацию о конкретном состоянии документов (дел), попавших в выборку;
— прогнозную (усредненную) информацию о состоянии всего массива, из которого сделана выборка, но без конкретной оценки состояния документов, не попавших в выборку;
-20—50 — кратный выигрыш во времени при оценке физического состояния крупного массива по сравнению с временными затратами на его сплошную проверку;
-ускоренную, оперативную, сравнительную оценку физического состояния нескольких массивов, т.е. решение задачи расположения проверенных массивов документов в приоритетный ряд.
У каждого способа — сплошной или выборочной проверки — есть свои достоинства и недостатки. Сплошная проверка дает полную информацию о всех документах массива, но требует больших временных затрат, рассчитана на многолетние работы. Малая выборка является более быстрым способом получения той же информации, но без сплошной характеристики всех объектов массива.
Поэтому проверку физического состояния следует проводить так, чтобы компенсировать недостатки каждого способа и обеспечить оптимизацию работы по проверке в целом.
Целесообразно использовать малую выборку для оперативной сравнительной оценки состояния нескольких крупных массивов и затем проводить их сплошную проверку в соответствии с выборочным прогнозом, начиная с массивов с плохим физическим состоянием. Очевидно, что при такой системе некоторые массивы проверять сплошь будет вообще нецелесообразно из-за малого количества поврежденных дел.
Термин «случайная малая выборка» не должен рождать иллюзию простоты и беспорядоченности операции отбора дел. Фактически малая выборка обязательно проводится с учетом структуры проверяемых массивов и с соблюдением строгих правил [54].
В противном случае малая выборка превращается из инструмента точного прогнозирования в средство дезинформации.
Малая выборка может давать прогноз с разным уровнем надежности (от 90 до 99,9%). Для архивных задач достаточен уровень надежности 0,95 (95%)[31].
При необходимости, увеличивая или уменьшая объем выборки примерно в 1,7 раза, можно перейти соответственно на более высокий (0,99) или более низкий (0,90) уровень надежности. Чтобы обеспечить надежность прогноза 0,95, выборка должна быть достаточной, т.е. иметь определенный выборочный объем в листах. Этот минимально-достаточный объем равен примерно 1600 листам. Если объем выборки 900-1000 листов, надежность прогноза уменьшается от 0,95 до 0,90, а при объеме выборки меньше 900 листов прогнозные оценки становятся ненадежными (ориентировочными).
Поэтому малая выборка, как показала практика, наиболее продуктивна при оценке состояния крупных массивов по 16-32-80-160 тысяч листов: тогда выборка в 1600 листов составит соответственно 10-5—2—1% от объема этих массивов. Подробнее практические вопросы проведения малой выборки изложены в тематическом пособии [54].
5.4.4. Рекомендации по подготовке и работе экспертов
Проверка и оценка состояния документов связана с выявлением качественных признаков (степень угасания, цвет, способ написания текста, прочность бумаги и т.п.), а не каких-то количественных показателей (вес, длина, число и т.п.). Это предопределяет некоторую субъективность оценок, зависящих от жесткости суждений эксперта, его знаний, комфортности рабочего места и т.п. Поэтому экспертов для этой работы нужно готовить. Эксперт не только должен иметь минимум необходимых знаний, но и пройти предварительное обучение (стажировку), отработать технику экспертизы на моделях. Специальные альбомы с разными видами дефектов позволят «визуализировать образ» дефектов, закрепить принципы их узнавания, отработать унифицированный почерк экспертизы.
Практика показывает, что у разных экспертов реальные оценки всегда немного отличаются. Один эксперт, например, преимущественно тяготеет к жестким оценкам, другой, наоборот, — к мягким, либеральным. Это зависит не только от знаний, опыта, почерка эксперта, но и — психологически — от объема работ, от состояния дел. Замечено, что при хорошем состоянии дел, когда дефектов мало, эксперт начинает как бы «искать» дефекты, а в делах с чередованием плохих листов — работать мягче. Особенно это касается оценки контраста текста, отнесения его к категории слабоконтрастных и угасших.
Правилом должна быть однообразно жесткая работа эксперта: он не должен пропускать дефекты, но и не должен позволять себе учет «кажущихся» дефектов. Эксперт должен помнить о том, что в архиве огромное количество документов с дефектами и не следует мягкостью оценок множить их число.
Эксперт имеет право на сомнение, т.к. пользуется качественными категориями. Поэтому, наряду с типовой индексацией, эксперт в необходимых случаях может давать двойную оценку, отражающую его сомнение. Например, неясная градация слабоконтрастный/угасший может индексироваться двойной оценкой типа 0-2.1 (4), где вторая из них указывается в скобках.
Индексации, в принципе, подлежат дефекты основного текста документа. Однако, документ может иметь и вспомогательный текст (штампы, автографы, резолюции). Если этот текст имеет важное значение (историческое), то эксперт вправе учитывать и его дефекты, индексируя их строчно в порядке основной — вспомогательный. Например, дефекты основного текста машинописи и дефекты рукописной резолюции индексируются строчно: Б-2.2 (Б-2.1). При этом эксперт должен быть компетентен в оценке значимости вторичных текстов и не учитывать любые из них.
Главное требование к эксперту — профессиональное качество оценок. Не следует прерывать экспертизу в пределах дела. Смена экспертов в ходе проверки одного массива (описи, фонда) допускается, но нежелательна. Возможна в принципе и совместная работа нескольких экспертов над делами крупного массива с установленным порядком сведения результатов в общую таблицу. Экспертная работа должна строиться с учетом существующей в архиве системы структурирования (массивы фондов, описей, томов и т.п.), временных границ массивов, а также сведений о предыстории создания и хранения изучаемых массивов.
Источник
Оценка физического состояния документов способ малой выборки
1.2.3. Выявление документов с повреждениями носителя и текстов.
Проверка технического и физико-химического состояния архивных документов проводится при поступлении документов в архив и в процессе их хранения.
При поступлении в архив, документы проверяются на предмет их технического и физико-химического состояния. Это делается для выявления поврежденных документов и оценки возможности их реставрации.
Проверка физико-химического и технического состояния архивных документов в процессе хранения проводится с целью выявления поврежденных архивных документов и архивных документов с потенциально опасным физическим или биологическим состоянием и осуществляется:
— в ходе проверки наличия и состояния архивных документов; ( см. п.1.2.2 ).
— при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища, ( см. п. 1.2.5 ).
— при всех других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром архивных документов.
Не допускается прием и размещение в архивохранилищах архивных документов, включая электронные документы, поступивших в архив без предварительной проверки их физического и технического состояния.
Для своевременного выявления повреждений и предупреждения дальнейшего разрушения носителя и текста из-за увлажнения, поражения плесенью и т.д. не допускается складирование поступивших архивных документов в неразобранном виде.
Проверка технического и физико-химического состояния архивных документов проводится при поступлении документов в архив.
Оценка физического и технического состояния поступивших архивных документов, а также их страховых копий проводится не позднее 3 месяцев с момента приема архивных документов в архив.
Поступившие в архив архивные документы до передачи в архивохранилище:
— размещают в помещении приема и временного хранения;
— освобождают от транспортной тары, раскладывают на стеллажах и столах.
При размещении документов в помещении приема и временного хранения сотрудник архива удаляет все посторонние предметы, находящиеся в делах, папках, коробках: металлические, картонные, бумажные и другие закладки, прокладки, скрепки и т .п
Для документов на бумажном носителе в ходе проверки определяется:
— физическое состояние бумажного носителя;
В результате оценки физического состояния архивных документов на бумажной основе определяются:
— наличие поражения биологическими вредителями (плесень, насекомые, грызуны и т.д.);
— повреждения бумаги и текста;
Наличие дефектов бумаги и текста устанавливается визуально при полистном просмотре дел.
Качество бумаги и текста поступивших архивных документов проверяется выборочно для общей оценки их состояния.
При обнаружении увлажненных архивных документов проводится их обязательная акклиматизация до полного высушивания.
Обеспыливание поступивших архивных документов проводят в специальном помещении с применением вытяжных шкафов и соблюдением мер санитарии и гигиены. Обязательному обеспыливанию подлежат коробки, папки, обложки, корешки дел.
Архивные документы, пораженные биологическими вредителями (плесень, насекомые), подлежат немедленной изоляции.
Проверка физического и технического состояния электронных документов 1 заключается в оценке:
– физического и технического состояния носителей;
– технического состояния электронных документов.
В результате оценки физического и технического состояния электронных документов определяется:
– физическое состояние обособленных материальных носителей (выявление механических повреждений и деформаций, разрушения футляра, расслоения, пузырения , изменения цвета, наличие царапин, проколов дисков CD, DVD, наличие и качество надписей на вкладышах и т.п.);
– наличие запыления и загрязнения поверхностей носителей;
– наличие влаги на поверхности носителей;
– наличие поражения биологическими вредителями (плесень, насекомые, грызуны и т.д.).
– соответствие характеристик носителя сведениям, содержащимся в описи электронных документов, дел;
– наличие в электронных документах вредоносных компьютерных программ («компьютерных вирусов») путем проверки электронных документов специализированными антивирусными программами;
– наличие сбоев при считывании информации, с помощью специализированных программ, в том числе проверяется уровень параметров, характеризующих носители (например, число сбоев при считывании информации в единицах времени, число поврежденных и нечитаемых секторов, количество ошибок при чтении файлов и др.).
При оценке технического состояния электронных документов проводится проверка воспроизводимости всех электронных документов на оборудовании архива в ходе приема документов на хранение в архив и с периодичностью один раз в 3 года.
Контроль технических параметров носителей электронных документов проводят с помощью специализированного аппаратного и программного обеспечения.
При обнаружении дефектов составляется а кт в пр оизвольной форме, отражающий характер дефектов и меры по их устранению. Устранение дефектов проводится за счет источника комплектования.
Поступившие архивные документы, пораженные биологическими вредителями (насекомые, активная плесень), направляются на санитарно-гигиеническую обработку (дезинфекция, дезинсекция).
Целевая проверка физического состояния архивных документов.
Целевая проверка физического состояния архивных документов проводится в порядке очередности с учетом ценности архивных документов. Целевой проверке физического состояния подлежат все архивные документы, пострадавшие в экстремальных условиях. По результатам контроля делается заключение о необходимости проведения реставрации и консервации и, в зависимости от состояния архивных документов, устанавливаются сроки проведения следующей контрольной проверки.
Увлажненные архивные документы, пораженные биологическими вредителями (плесень, насекомые) подлежат немедленному выделению, внеочередной обработке. При массовом повреждении архивных документов принимаются меры по осушению/дезинфекции/дезинсекции архивохранилища, нормализации режима хранения.
Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется в :
Учет физического и технического состояния архивных документов может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами контрольно-учетных документов.
1 Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах. Методическое пособие. ВНИИДАД. М., 2013.
Источник
