Основные способы работы с электронной почтой

Работа с электронной почтой

9 минут Автор: Алексей Шипунов 319

Первые версии электронной почты появились в 1965 году. Постепенно под обмен письмами стали выделяться отдельные серверы, а пользователи начали свободно регистрироваться в Hotmail, Google или Яндексе. Сейчас все компании и работники взаимодействуют друг с другом посредством Email – сюда входит пересылка документов, деловая пересылка, приглашения. А также сервисами пользуются обычные люди в личных целях. Сегодня мы поговорим о том, как работает электронная почта. Разберем шаги, которые необходимо выполнить перед использованием ящика.

Как работает Email?

В ходе развития технологий принцип функционирования электронного ящика и обмена сообщениями между серверами менялся. Рассмотрим текущий и устоявшийся вид Email и схему пересылки писем подробнее.

Структура почтового адреса

На сегодняшний день почтовый ящик имеет единый вид вне зависимости от используемого сервиса. Он состоит из следующих компонентов:

• Логин/имя пользователя. Выбирается частным лицом или компанией при регистрации. Уникален для каждого юзера в пределах одного домена. Зачастую отображает название фирмы, профессию или имя. Состоит из латинских букв, точек, римских цифр и подчеркиваний. Часто используется для авторизации в личном кабинете.
• Знак @. Символ обязателен в любом Email. Отделяет уникальный логин от общего домена.
• Доменное имя. После «собаки» приписывается название домена, на котором зарегистрирован почтовый ящик.
• Домен верхнего уровня. После точки стоит отметка системы доменных имен (DNS). Российские сервисы и сайты имеют приписку .ru, например, yandex.ru.

Схема пересылки

Рассмотрим пошагово схему отправки и получения письма с одного ящика на другой в рамках серверов и специальной терминологии. В момент отправки сообщение пересылается с одного почтового узла на другой. Такие сервера называются агентами пересылки писем (Mail Transfer Agent).

Разберем принцип работы электронной почты:

1. Пользователь составляет сообщение и нажимает кнопку отправки. В этот момент агент пользователя (Mail User Agent) передает информацию на сервер MTA, упомянутый выше.
2. После этого MTA отправляет письмо на сервер Mail Delivery Agent (MDA) – агенту доставки почты. На данном этапе информация хранится до того момента, когда адресат решит воспользоваться ящиком и получит письмо.
3. Теперь почта извлекается по одному из основных протоколов (POP или IMAP) и попадает на MUA (почтовый клиент получателя).

Чтобы никто из посторонних пользователей не мог получить доступ к письму, MDA защищается логином и паролем от учетной записи.

Из-за особенностей в истории развития электронной почты авторизация на сервере при отправке сообщения не требуется. Поэтому существуют открытые релеи, которые используются при спам-рассылках и создании временных ящиков. Чтобы обезопасить клиентов, почтовые сервисы и провайдеры постоянно пополняют черный список, куда попадает каждый открытый релей.

Теперь подробнее о протоколах распаковки письма перед получением конечным пользователем. Используются две схемы работы:

• POP3 (Post Office Protocol 3). С помощью данного протокола письма скачиваются на компьютер или телефон, а после удаляются с сервера MDA. При открытии ящика с другого устройства вы не обнаружите входящих посланий.
• IMAP (Internet Message Access Protocol). Более современный и удобный вариант, поскольку доступ к учетной записи и письмам предоставляется на сервере. Входящие и отправленные данные можно открыть с любого устройства, если они синхронизированы.

Вариант с POP3 удобен в случае, если вы работаете с Email только на одном устройстве. Когда постоянно переключаетесь между девайсами (рабочий ПК, планшет, личный телефон и прочее), то нужно настраивать почту через IMAP.

Состав письма

Перейдем к разбору состава практически любого письма, с которым сталкиваются все пользователи почтовых сервисов:

• Тема сообщения. Является заголовком, в котором необходимо указывать тему письма. В таблице входящих сообщений получатель первым делом видит данный заголовок, поэтому в нем должна содержаться основная мысль или просьба.
• Тело письма. В теле передается вся необходимая информация в виде текста, изображений, ссылок и прочих материалов, которые не относятся к прикрепленным документам. Сюда же относится подпись, добавляющаяся к каждому шаблону.
• Прикрепленные файлы. К письму можно добавить любые файлы (архивы, фото, аудио, текстовые документы и так далее). В разных почтовых сервисах объем файлов может составлять от 20 до 30 Мб.

Регистрация в веб-сервисе

Первым делом следует определиться с почтовым сервисом, на котором вы зарегистрируете свой ящик. Рекомендуется выбирать между известными и надежными вариантами, представленными в данном списке:

• Gmail https://mail.google.com/mail ;
• Yandex https://yandex.ru/ ;
• Mail.ru https://mail.ru/ ;
• Yahoo! Mail https://www.yahoo.com/ ;
• Outlook https://products.office.com/ru-ru/outlook/email-and-calendar-software-microsoft-outlook ;
• AOL Mail https://login.aol.com/ .

Требования для прохождения регистрации в любом из перечисленных сервисов минимальные – это мобильный номер и/или резервная электронная почта. Страница с анкетой для создания аккаунта на примере Яндекса:

Поскольку в основном пользователи регистрируются через официальные сайты, то и работать с Email они начинают в браузере. Для удобства при первом входе вы можете сохранить данные авторизации в менеджере паролей обозревателя, если работаете с личного компьютера. Затем добавьте страницу с личным кабинетом в закладки для быстрого доступа. На официальном сайте доступны все возможности и настройки почтового сервиса без исключений.

Почтовые клиенты

Альтернативный вариантом является установка отдельного почтового клиента. Через утилиту можно авторизоваться с помощью тех же логина и пароля. Ниже представлены популярные программы для работы с электронной почтой.

Приложение «Почта» на Windows 10 подойдет тем, кто не хочет устанавливать сторонний софт. Интерфейс стилизован под операционную систему. Позволяет добавлять основную учетную записи Microsoft на вашем компьютере, а также Gmail, Yahoo!, iCloud, Outlook и другие сервисы. Имеется ручная настройка с выбором протоколов, вводом портов и серверов.

Microsoft Outlook – фирменная программа, входящая в состав пакета Office. Клиент выполнен в форме остальных офисных программ компании. Сверху располагается панель с основными инструментами. Слева список разделов с письмами и настройками, а по центру – таблица с сообщениями. Поддерживается привязка популярных сервисов и ручная настройка клиента. Можно добавлять несколько ящиков и работать с ними параллельно.

Mozilla Thunderbird – программное обеспечение от создателей браузера Mozilla Firefox. Доступно для загрузки по ссылке https://www.thunderbird.net/ru/ . Приложение поддерживает добавление нескольких учетных записей, а также подключение новостной ленты.

The Bat! – одна из старых и известных утилит для работы с электронной почтой. Скачать актуальную версию приложения можно по ссылке https://www.ritlabs.com/ru/products/thebat/download.php . Выделяется на фоне конкурентных решений максимальной гибкостью в настройках под требования пользователя.

Специально разработанные приложения имеют ряд преимуществ перед веб-интерфейсом:

• вариативность настроек;
• быстродействие;
• привязка нескольких аккаунтов сразу (нет ограничений заглавным почтовым сервисом).

Мобильные приложения

Если вы работаете с Email преимущественно на смартфонах или планшетах, то обратите внимание на мобильные приложения. К первой категории таких программ относятся фирменные почтовые клиенты от Yandex, Google, Mail.ru и других сервисов. Все перечисленные версии софта вы можете скачать бесплатно через магазины Play Market или App Store в зависимости от платформы мобильного устройства.

Есть ряд почтовых клиентов, позволяющих авторизовываться с помощью любых Email. Некоторые из них есть как на компьютере, так и на Android/iOS:

• BlueMail;
• Microsoft Outlook;
• AquaMail;
• Spark и другие.

Пошаговая работа с ящиком

Разберемся, как работать с Email – от создания учетной записи до настроек и процедуры отправки писем.

Окно личного кабинета

Вне зависимости от используемого сервиса и способа работы (веб-интерфейс или почтовая программа), в большинстве аккаунтов используется одинаковая структура. Главная страница, через которую вы будете взаимодействовать с письмами, состоит из следующих элементов (на примере Yandex.Mail):

• верхняя панель с общими инструментами, поисковой строкой, главным меню и переходом к разделу настроек (1);
• боковой список с разделами писем – входящие, отправленные, удаленные, спам, черновики и пользовательские папки (2);
• основной блок (3) с таблицей сообщений (сюда входит панель для сортировки, строки с заголовками и датой получения письма).

Источник

Уроки работы с электронной почтой

Как пользоваться электронной почтой на компьютере и телефоне. Бесплатные инструкции для начинающих пользователей.

Как создать новый ящик

Как бесплатно завести новую почту в интернете. Общая инструкция по созданию e-mail в популярных сервисах.

Отдельные инструкции по регистрации на ПК и телефоне доступны по ссылкам:

Учимся попадать в свой ящик. Как зайти в почту Майл.ру, Яндекс и Гугл. Что делать, если адрес не открывается.

Руководство по работе с почтой Яндекс. Регистрация, вход и выход, настройка адреса.

Большое руководство по работе с ящиком Майл.ру. Регистрация, вход на компьютере и телефоне, получение и отправка писем.

Учимся отправлять обычные электронные письма. Куда печатать адрес получателя, что вводить в поле «Тема» и где набирать сообщение.

Как отправить один или несколько файлов по e-mail. Учимся пересылать документы, фотографии и другие данные с компьютера и смартфона.

Учимся настраивать e-mail: правильно указывать имя отправителя, добавлять портрет и подпись к сообщениям.

Инструкция по удалению почты Майл. Как полностью уничтожить ящик и какие еще есть способы его закрытия.

Особенности переписки в Интернете

Разберемся в названиях электронных ящиков. Какие они бывают, как формируются. Как узнать свой адрес.

Правила деловой переписки. Что рекомендуется использовать в своих письмах, а чего делать категорически нельзя.

Что делать если письмо не получается отправить. В чем причина и как решить эту проблему.

Источник

Как работает электронная почта

Это начало большого курса про работу почтовых серверов. Я не преследую цели быстро научить кого-то работать с почтовыми серверами. Тут будет много дополнительной информации, касающаяся тех вопросов, которые мы будем встречать по пути, потому что я стараюсь делать курс в основном для тех, кто только делает первые шаги.

Так уж сложилось, что подрабатываю преподавателем по администрированию линуксов. И в качестве домашнего задания даю студентам десяток ссылок на различные ресурсы, так как где-то материала недостаточно, где-то он слишком сложный. А на разных ресурсах материал часто дублируется, а иногда начинает расходится. Также, большинство контента на английском, а бывают студенты, которые испытывают трудности с пониманием. Есть прекрасные курсы у Семаева и Лебедева, и, возможно, у других, но, на мой взгляд, какие-то темы недостаточно раскрыты, какие-то недостаточно связаны с другими.

Поэтому в один день решил как-то конспектировать материал и давать его студентам в удобном виде. Но раз уж делаю дело, почему бы не делиться им со всеми? Сначала пытался делать текстом и разбавлять его ссылками, но таких ресурсов миллионы, а толку? Где-то не хватало наглядности и объяснений, где-то студенты ленятся прочесть весь текст(да и не только они) и получаются пробелы в знаниях.

Но дело не только в студентах. Всю свою карьеру я работал в IT интеграторах, а это огромный опыт работы с различными системами. В итоге я стал широкопрофильным инженером. Часто приходится сталкиваться с айтишниками в различных компаниях и довольно часто я замечаю у них пробелы в знаниях. В айти сфере многие самоучки, в том числе и я. И у меня этих пробелов достаточно, и мне хотелось бы помочь другим и себе избавиться от этих пробелов.

Как по мне, небольшие ролики с информацией более интересны и легче усваиваются, поэтому решил попробовать этот формат. И я прекрасно знаю, что язык у меня не подвешен, слушать меня сложно, но я стараюсь стать лучше. Для меня это новое хобби, которое я хочу развивать. Раньше был микрофон похуже, сейчас в основном решаю проблемы со звуком и речью. Я хочу делать качественный контент и очень нуждаюсь в объективной критике и советах.

P.S. Некоторые посчитали, что видео формат не совсем подходит и лучше делать текстом. Я не совсем согласен, но пусть будет выбор — как видео, так и текст.

Чтобы иметь возможность работать с электронной почтой, вам нужен почтовый клиент. Это может быть как веб-клиент, допустим gmail, owa, roundcube, так и приложение на компьютере — outlook, thunderbird и т.п. Предположим, вы уже зарегистрировались на каком-то почтовом сервисе и вам нужно настроить почтовый клиент. Вы открываете программу и она запрашивает у вас данные: имя для аккаунта, ваш почтовый адрес и пароль.

После того, как вы введёте эти данные, ваш почтовый клиент попытается найти информацию о вашем почтовом сервере. Это делается для упрощения настройки подключения к серверу, так как большинство пользователей не знают адресов и протоколов подключения. Для этого почтовые клиенты используют разные способы поиска информации о сервере и настройках подключения. Эти способы могут различаться в зависимости от почтового клиента.

Для примера, Outlook использует метод «autodiscover», клиент обращается к dns серверу и спрашивает об определённой записи autodiscover, которая связана с тем почтовым доменом, который вы указали в настройках вашего почтового клиента. Если администратор настроил данную запись на DNS сервере, она указывает на вебсервер.

После того, как почтовый клиент узнал адрес вебсервера, он обращается к нему и находит там заранее подготовленный файл с настройками подключения к почтовому серверу в формате XML.

В случае с Thunderbird, почтовый клиент обходится без поиска DNS записи autodiscover, а сразу пытается подключиться к вебсерверу autoconfig. и имя указанного домена. И также пытается на вебсервере найти файл с настройками подключения в XML формате.

Если почтовый клиент не находит файла с необходимыми настройками, он попытается угадать настройки среди часто используемых. Например, если домен называется example.com, то почтовый сервер проверит, есть ли сервера с названиями imap.example.com и smtp.example.com. Если найдёт — пропишет это в настройках. Если же почтовый клиент никак не может определить адрес почтового сервера, он предложит пользователю самому ввести данные подключения.

Тогда вы заметите 2 поля для серверов — адрес сервера входящей почты и адрес сервера исходящей почты. Как правило, в небольших организациях эти адреса совпадают, пусть даже указаны через разные DNS имена, а в больших компаниях это могут быть разные сервера. Но не важно, это один и тот же сервер или нет — сервисы, стоящие за ними, разные. Одна из самых популярных связок почтовых сервисов — Postfix & Dovecot. Где Postfix выступает в роли сервера исходящей почты (MTA — mail transfer agent), а Dovecot в роли сервера входяшей почты (MDA — mail delivery agent). По названию можно догадаться, что Postfix используется для отправки почты, а Dovecot — для получения почты почтовым клиентом. Сами почтовые сервера же общаются между собой по протоколу SMTP — т.е. Dovecot (MDA) нужен для пользователей.

Допустим, мы настроили подключение к нашему почтовому серверу. Давайте попробуем отправить сообщение. В сообщении мы указываем свой адрес и адрес получателя. Теперь, чтобы доставить сообщение, ваш почтовый клиент отправит сообщение на ваш сервер исходящей почты.

Когда ваш сервер получит сообщение, он попытается найти, кому же доставить это сообщение. Ваш сервер не может знать наизусть адреса всех почтовых серверов, поэтому он обращается к DNS с целью найти специальную запись MX — указывающую на почтовый сервер для данного домена. Эти записи могут отличаться для разных сабдоменов.

После того, как он узнает адрес сервера получателя, он отправляет ваше сообщение по SMTP на этот адрес, где почтовый сервер (MTA) получателя примет сообщение и положит в специальную директорию, в которую также смотрит сервис, отвечающий за получение клиентами сообщений (MDA).

Когда в следующий раз почтовый клиент получателя спросит у сервера входящей почты о наличии новых сообщений, MDA отправит ему ваше сообщение.

Но так как почтовые сервера работают в интернете и любой желающий может к ним подключиться и отправить сообщений, а также почтовые сервера широко применяются различными компаниями для обмена важными данными, это довольно лакомый кусочек для злоумышленников, особенно для спаммеров. Поэтому в современных почтовых серверах есть множество дополнительных мер для подтверждения отправителя, проверки на спам и т.п. И множество этих тем я постараюсь раскрыть в следующих частях.

Источник