Основные способы проверки документов

Осмотр документов

Материал из CrimLib.info

Целью осмотра документов является установление изложенных в них обстоятельств и фактов, имеющих значение для дела, а также выявление и фиксация следов преступления. При расследовании уголовных дел доказательственное значение могут иметь различные документы, любые письменные акты и записи: наряды, накладные, чеки, справки, личные письма, записки, черновые заметки и т.п.

«Иные документы» допускаются в качестве доказательства, если изложенные в них сведения имеют значение для установления обстоятельств, подлежащих доказыванию. Если документы были средствами совершения или сокрытия преступления, объектами преступных действий, сохранили на себе следы преступления или преступника, они являются «вещественными доказательствами».

Документами — вещественными доказательствами могут быть:

• подделанные полностью или частично (путем дописок, исправлений и пр.) чеки, счета, накладные, расписки и т.п., использовавшиеся в целях совершения или сокрытия хищений;
• фальсифицированные полностью или частично удостоверения, справки, аттестаты и пр., использовавшиеся в целях получения каких-либо льгот или в иных преступных целях;
• письма или записки, использовавшиеся при подготовке и совершении преступления, при сокрытии похищенного и т.п., раскрывающие те или иные обстоятельства совершения преступления;
• различные документы, исполненные субъектом преступления, принадлежащие ему, оказавшиеся на месте происшествия или обнаруженные при обыске и позволяющие установить личность преступника, факт пребывания его на месте происшествия и другие обстоятельства;

Документы, изъятые на месте происшествия, отобранные при обыске и т.п., должны быть осмотрены тут же на месте, а если это по каким-то причинам невозможно — в кабинете следователя, после доставления туда в опечатанном виде, и приобщены к делу постановлением следователя.

Об осмотре документов составляется протокол, в котором обязательно фиксируются результаты общего осмотра документов, а по возможности и результаты, полученные при применении специальных приемов осмотра. В случае необходимости, для участия в осмотре документов приглашаются специалисты.

Содержание

Вопросы, разрешаемые при осмотре документов

На начальном этапе осмотра следователь должен получить общее представление о документе. Общий осмотр документов — это осмотр в целях изучения и фиксации общих признаков документов, их внешнего вида и основных особенностей. При общем осмотре документов изучаются:

1. Вид и содержание документа: справка, накладная, личное письмо, записка и т.п., кем и кому выдан или адресован, о чем говорится в документе (в протоколе следует привести содержание полностью, или начальную и конечную фразы текста, или общий смысл документа), дата и номер документа.

2. На чем исполнен документ: на листе писчей, оберточной бумаги и т.п., на бланке — отпечатанном типографским способом, посредством принтера ПК, на пишущей машинке, разграфленном от руки; определяются размеры документа.

3. Чем исполнен документ или отдельные его части: посредством принтера ПК, отпечатан на пишущей машинке, через копировальную бумагу или ксерокс, пастой, чернилами, карандашом (указать цвет) и т.п.

4. Если имеются оттиски печатей (штампов): их цвет, форма — круглая, прямоугольная, треугольная; вид — оттиск гербовой печати, печати для пакетов, для внутренних хозяйственных документов и т.п.; текст надписи в оттисках; указать особенности (бледность и нечеткость оттисков, зеркальность изображений букв и знаков и т.п.).

5. Если имеются подписи: от имени кого они обозначены, их транскрипция (строение), чем исполнены, особенности выполнения.

6. Иные особенности документа: складки, загрязнения, следы прошивки и подклейки, залитые или зачеркнутые участки, оттиски календарных штемпелей, а также грамматические ошибки и иные неправильности в тексте, отсутствие оттисков и штампов и прочее.

Содержание дальнейших действий следователя при осмотре документа представляет собой специальный криминалистический осмотр документов и зависит от того, какую предположительную роль этот документ может играть в деле: средства удостоверения тех или иных фактов и обстоятельств или вещественного доказательства. Специальный криминалистический осмотр документов — это осмотр документов с помощью специальных приемов и средств.

Методы осмотра документов

Для удостоверения фактов и обстоятельств преступления используются различные методы осмотра и исследования документов.

Методами формально-правовой проверки документов проверяется соблюдение правил составления и оформления документов, соблюдение определенной формы, в том числе, типовой, порядка заполнения, применение бланков строгой отчетности.

Целью счетной арифметической проверки является установление правильности сделанных в документе подсчетов итоговых сумм, вычисления процентов, умножение количественных показателей на ценностные и т.п.

С помощью нормативной проверки выясняется правильность применения в документах цен, расценок, размера налогов, процента накладных расходов, плановых накоплений, норм трудовых затрат; выявляются факты завышения или занижения цен, расценок и т.п.

При данном виде осмотров применяются методы проверки соответствия отраженных в документах операций установленным правилам или фактическому состоянию, метод встречной проверки документов, проверка сопутствующих документов и т.п.

Основными задачами специального криминалистического осмотра документов — вещественных доказательств являются:

• Определение однородности или разнородности бумаги, штрихов в документе и т.п.
• Установление факта исполнения: оттиска данной печатью, рукописи — данным лицом, текста — на данной пишущей машинке и пр.

При решении этих задач используются: осмотр в косопадающем и проходящем свете, осмотр с помощью лупы и микроскопа, осмотр в фильтрованных лучах видимого света, осмотр в инфракрасных и ультрафиолетовых лучах, а также изучение и осмотр оттисков штампов и печатей, рукописей и машинописных текстов.

Результаты специального криминалистического осмотра документов должны рассматриваться лишь как ориентировочные, предположительные, необходимые для того, чтобы не упустить важную версию при планировании расследования. Поэтому выводы следователя не указываются в протоколе осмотра. При осмотре документов настоятельно не рекомендуется:

• делать на документах какие-либо записи, отметки или как-либо иначе изменять внешний вид документа;
• применять какие-либо химические и термические методы;
• мять и складывать документы, образовывать новые складки;
• вшивать документы в дело (следует помещать их в конверты);
• наклеивать на листы бумаги ветхие и разорванные документы (следует помещать их между двумя чистыми прозрачными стеклами или пластиковыми материалами).

Источник

Общие положения осмотра документов. Правила обращения с документами – вещественными доказательствами

Документы могут быть объектом исследования только в том случае, если они являются вещественными доказательствами. Осмотр документов производится для выявления содержания, обнаружения подделки и установления средств, которые использовались при подделке документов.

При расследовании преступлений, связанных с подделкой документов, необходимо применять научно-технические приемы и специальные средства, привлекать специалистов.

Результаты осмотра фиксируются в протоколе.

Осмотр документов должен отвечать требованиям, предъявляемым к осмотру вещественных доказательств. В практике известны случаи, когда заинтересованные лица уничтожали документ или вносили в него изменения, поэтому документ должен быть незамедлительно осмотрен. Только в исключительных случаях осмотр может быть отложен на более позднее время. Документы должны быть изъяты, и им обеспечено надлежащее хранение. При осмотре нужно тщательно и всесторонне изучить все части документа. Если требуется, то следователь должен привлечь к осмотру документов специалистов и провести осмотр документа при помощи техническихсредств. Рекомендуется осматривать документы как при прямом, так и при боковом освещении, как в отраженном свете, так и на просвет.

Основные правила осмотра документа:

обязательно нужно уяснить характер и назначение документа:

а) официальный;
б) неофициальный;

проверить, соответствует ли официальный документ требуемой форме, для этого надо проверить обязательные реквизиты документа. Для проверки рекомендуется использовать стандартные образцы документов;

проверить, полностью ли бланк заполнен;

проверить печати и штампы, отвечают ли они требованиям, которые установлены на предприятии;

проверить, подписало ли документ лицо, уполномоченное на это;

проанализировать содержание документа;

сравнить дату и линии сгибов на документе;

проверить документ на дописки или проверить, не содержит ли документ текста, который был выполнен карандашом с сильным нажимом;

обратить внимание на состояние документа (рваный, порезанный и т. д.).

Правила обращения с документами заключаются в следующем. Исследуемые документы не должны подвергаться изменениям, они должны сохраняться в неизменном виде. При ознакомлении с документами нельзя на них делать какие-либо надписи, пометки и так далее, нельзя облучать документ длительное время, так как это может повлечь изменение или утрату физических свойств материала документа.

Документы – вещественные доказательства нельзя подшивать к материалам дела, сначала их нужно положить в конверт, а потом уже подшивать к делу. Также документы рекомендуется сгибать только по имеющимся уже сгибам. Разорванные документы следует помещать между прозрачными пластинками. Так как на документах могут остаться какие либо следы (рук), микрочастицы, запаха и так далее, то брать документы в руки следует в резиновых перчатках или пинцетами.

Источник

Порядок проверки первичных бухгалтерских документов

Автор: Екатерина Соловьева Бухгалтер-консультант

Порядок проверки первичных бухгалтерских документов

Автор: Екатерина Соловьева
Бухгалтер-консультант

В основе любой бухгалтерской операции лежит определенный документ либо их набор. От достоверности этих самых документов зависит качество учета в целом. Рассмотрим, как нужно производить прием и проверку первичных бухгалтерских документов, чтобы избежать ошибок.

Что такое первичные документы и как с ними работать

Любая хозяйственная операция должна быть подтверждена соответствующими бумагами. Это и есть первичные документы. При их отсутствии или искажении законодательство запрещает отражать данные в бухучете.

Существует множество видов первички, но их можно разделить на две группы:

1. Документы свободной формы. Статья 9 закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухучете» разрешает экономическим субъектам самостоятельно разрабатывать бланки первички, если туда включены обязательные реквизиты: наименование документа, дата, суть операции и т.п.
2. Документы с регламентированной формой. Некоторые виды первички нужно заполнять, не отклоняясь от утвержденных бланков. К ним относятся, например, кассовые и банковские документы, а также счета-фактуры.

Проверка бухгалтерских документов начинается еще до их поступления в финансовую службу. Практически любой вид первички заверяет своей подписью руководитель того или иного подразделения. Перед подписанием они проверяют форму в рамках своих профессиональных компетенций. Ведь именно лицо, подписавшее документ, отвечает за его соответствие фактическому положению дел (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Но более подробная проверка документации производится уже при ее поступлении в бухгалтерию.

Сначала первичка проходит контроль по существу. Данный метод проверки по сути повторяет те действия, которые производят линейные руководители перед подписанием. Повторный предварительный контроль необходим, потому что большинство документов составляются сотрудниками, не обладающими знаниями в области бухучета.

На этом этапе проверяется соответствие операции законодательству, внутренним регламентам компании и ее экономическая целесообразность. Если установлены нарушения, то делать записи в учете на основании такого документа нельзя.

Главный бухгалтер в этом случае должен сообщить о сомнительной операции руководителю организации. Если же директор настаивает на проведении данного документа, то ему необходимо дать об этом письменное указание. Только после этого с главбуха снимается ответственность за последствия отражения в учете и отчетности спорной операции.

Если по сути операции вопросов нет, то производится проверка документа по форме. Для видов первички, форматы которых регламентированы, проверяется точное соответствие утвержденным бланкам. Если же документ разработан в самой компании, то нужно проверить наличие в нем обязательных реквизитов, предусмотренных ст. 9 закона № 402-ФЗ.

Арифметическая проверка производится непосредственно перед принятием документов к учету. Однородные виды первички группируются и заносятся в учетные регистры. При этом нужно проверить итоги как по отдельному бланку, так и по операции в целом, если она основана на нескольких документах.

Но проверочные мероприятия на этом не заканчиваются. Уже после принятия к учету первичная документация подвергается последующему контролю. Его могут осуществлять как работники самой компании, так и внешние проверяющие: сотрудники налоговой инспекции, аудиторы и т.п.

Срок проверки обычно охватывает период до 3 лет, т.к. именно в этих пределах налоговики или контрагенты могут предъявить претензии к компании.

Ошибки в первичке и их исправление

Какие бы способы проверки не применялись, порядок исправления ошибок в документах зависит от вида выявленного нарушения.

Если операция не соответствует закону или невыгодна экономически, и руководитель принял решение ее отменить, то такой документ просто изымается.

Если найдена арифметическая или иная техническая ошибка, то ее можно исправить, заверив корректировку подписями лиц, составивших документ (п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Но важно помнить, что для отдельных видов первички исправления не допускаются. В первую очередь это относится к кассовым и банковским документам. При обнаружении в них ошибок необходимо заменить неверный документ на новый. Впрочем, закон не запрещает поступать таким образом и в отношении других видов первички.

В любом случае нельзя для исправления использовать подчистку, корректор, ластик и другие подобные методы.

Если ошибочный документ связан с двухсторонними расчетами (например, накладная), то после исправления нужно обязательно выслать его правильную версию и контрагенту.

Если документ с искажениями уже был принят к учету, то следует внести изменения и в проводки. Здесь возможны два варианта:

1. Дополнительная проводка применяется, если запись в учете сделана верно, но на сумму, меньшую, чем необходимо.
2. Если проводка была сделана неверно в принципе, то она сторнируется (отменяется), а вместо нее производится правильная операция.

Если же искажения первички выявили с большим опозданием, то может потребоваться и внесение изменений в отчетность. Здесь все зависит от существенности ошибки, а также того, был ли уже отчет утвержден собственниками. Порядок корректировки бухгалтерских отчетов подробно регламентирован в ПБУ 22/2010.

Кто отвечает за неверно заполненные документы

Хотя первичные документы подписывают и рядовые сотрудники, совершающие операцию, на практике за любые ошибки обычно наказывают директора. Незнание им нюансов бухгалтерии или других областей законодательства в данном случае значения не имеет, т.к. за организацию учета в компании в целом отвечает ее руководитель.

Случаи, когда за ошибки в документах наказывают главбуха, а тем более — рядовых сотрудников, встречаются нечасто. Такое может быть, если речь идет о доказанных умышленных действиях, например — сокрытии хищений.

Как избежать ошибок при заполнении первички

Чтобы составить первичный документ и верно отразить его в учете, нужно знать множество нюансов. И на каждом этапе обработки документации могут появиться ошибки.

В компании 1С-WiseAdvice вся первичка проходит строгую проверку на соответствие законодательству. Поэтому претензии инспекторов, касающиеся формальных признаков, практически исключены.

Уникальная технология обработки документов «Процессинг» позволяет контролировать их корректность и своевременность оформления в режиме онлайн. По любому документу можно проследить историю его формирования, корректировок и отражения в учете.

Все это позволяет свести к минимуму вероятность ошибок при работе с первичкой.

Вывод

Первичная документация — это основа бухучета. От ее достоверности и соблюдения правил обработки зависит достоверность финансовых показателей компании.

Источник