Основные способы хранения документов

Сроки и способы хранения документов

Нет времени читать?

Основные документы компании разделяют на 3 группы.

Налоговый учет

К этой группе относят все документы, которые необходимы для расчета и уплаты налога в бюджет государства:

• журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;
• книга продаж;
• книга покупок;
• дополнительные листы к книге продаж и книге покупок.

Минимальный срок хранения налоговых документов – 4 года с даты последней записи (пп.8 п.1 ст. 23 НК РФ).

Бухгалтерские документы

В эту категорию входят все первичные документы:

• договоры;
• акты;
• накладные;
• чеки;
• бланки строгой отчетности;
• кассовые и банковские документы;
• учетная политика;
• документы инвентаризации;
• бухгалтерская отчетность.

Общий срок хранения бухгалтерских документов – 5 лет. Он рассчитывается с начала года, следующего за годом прекращения использования документа (Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 и Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Согласно Приказу Минкультуры № 558, годовую бухгалтерскую отчетность необходимо хранить постоянно.

Кадровая документация

Рассмотрим сроки хранения таких документов на конкретных примерах.

• Трудовые договоры, личные дела, аттестационные документы, а также документы, связанные с социальными выплатами и льготами, работодатель обязан хранить в течение 75 лет.
• Документацию о переводе сотрудников на полный/сокращенный рабочий день, табели учета рабочего времени и документы о премировании сотрудников хранятся 5 лет.
• Документы о дисциплине труда следует хранить 3 года.
• Графики отпусков хранятся только 1 год.

Регулируется Приказом Минкультуры № 558. В приказе также приведен полный перечень всех документов с определением срока их хранения.

Ответственность и штрафы

Ответственность за ненадлежащее хранение документов несут как руководители, так и бухгалтеры. За организацию хранения всех видов документов предприятия в первую очередь отвечает руководитель, а за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, наряду с руководителем, несет ответственность и главный бухгалтер. Именно он вправе принимать решение о выдаче подобных документов работникам структурных подразделений предприятия (ст. 120 НК РФ).

Однако ответственность за хранение документов может быть возложена на любого сотрудника специальным постановлением внутри организации. Степень ответственности в таком случае определяет внутренний регламент предприятия (Федеральный закон от 21.12.2013 № 357-ФЗ).

Ответственность за невыполнение правил хранения бухгалтерских документов может быть административной и налоговой. За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена административная ответственность. Административный штраф в данном случае может назначаться как за грубое нарушение правил бухучета, если из-за отсутствия документов искажена бухгалтерская отчетность (ст. 15.11 КоАП — 2 000-3 000 тыс. руб.), так и за нарушение архивных требований о хранении документов (ст. 13.20 КоАП — 300-500 руб.).

Если же говорить о налоговой ответственности, то отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является грубым нарушением правил учета доходов, расходов, объектов налогообложения и влечет штраф в размере от 10 000 до 40 000 руб. (ст. 120 НК РФ). Более того, потребуется восстановление утраченных документов, а значит, придется заново запрашивать их у контрагентов. В противном случае при следующей проверке штраф придется платить снова и в большем размере.

Уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения является незаконным и влечет административную ответственность. В соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ установлены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов в виде предупреждения или наложения административного штрафа.

Где и как хранить документы?

Каждая компания вправе выбрать для себя оптимальный вариант хранения документов. Рассмотрим 5 распространенных способов с их преимуществами и недостатками.

В бумажном виде в офисе

Преимущества	Недостатки
Привычный способ, не требует специальных навыков.	Архив занимает много места. Денежные затраты на аренду полезных площадей. Документы могут потеряться либо не быть возвращенными в архив. Подготовка к каждой проверке – трудоемкий, длительный процесс. Временные затраты на поиск документов, раскрепление архивов, а потом их сшивание.

Передача архива на аутсорсинг в организацию, которая специализируется на хранении архивов

Преимущества	Недостатки
Освобождается место в офисе. Экономия рабочего времени сотрудников.	Высокая стоимость услуг. Нет оперативного доступа к нужным документам. Подготовка документов к проверке осложняется удаленным расположением архива.

Переход на электронный документооборот (ЭДО)

Преимущества	Недостатки
Оперативный обмен юридически значимыми и другими документами с контролирующими органами и контрагентами. Легкий поиск нужного документа в программе. Сокращение затрат на бумагу до 70% и всех затрат компании на 2%.	Для передачи документов необходимо подключение к интернету. Невозможен обмен с клиентами, у которых нет ЭДО. Старые документы продолжают храниться в виде бумажного архива.

«Скан-Архив» – программа для ведения упорядоченного архива электронных копий документов в базе «1С»

Преимущества	Недостатки
Хранение и выгрузка документов прямо из базы «1С». Контроль над всем документооборотом компании. Оперативный обмен документами с контролирующими органами и контрагентами. Легкое внедрение. Гибкая ценовая политика.	Затраты на оборудование (потоковый сканер). Возможны затраты времени на оцифровку существующего бумажного архива. Бумажные документы необходимо сохранять.

ЭДО + «Скан-Архив» + бумажный архив.

Преимущества	Недостатки
Полный контроль над документооборотом и снижение риска потери документов. Быстрый обмен документами с налоговой и контрагентами. Хранение и выгрузка документов прямо из базы «1С». Быстрая подготовка к проверкам.	Для передачи документов необходимо подключение к интернету. Затраты на оборудование (потоковый сканер).

Наиболее эффективным решением для хранения документов является совмещение ЭДО и программы для ведения архива в электронном виде «Скан-Архив». Используя эти программы комплексно, вы будете иметь под рукой все документы, необходимые для подготовки к проверкам, а также получите гарантию того, что работаете в соответствии с законом и не столкнетесь со штрафами. В этом случае волноваться о проблемах с правилами и нормами хранения документов вам больше не придется.

Автор: Юлия Каткова,
руководитель консалтингового направления компании «ГЭНДАЛЬФ»

Источник

Текущее хранение документов: порядок формирования дел

При работе с документами, вышедшими из оперативной работы, в первую очередь встает вопрос правильной их систематизации. Правильная классификация документов для размещения их в делах позволит в дальнейшем существенно сократить время на их поиск. Рассказываем, как «1С:Документооборот» помогает при организации текущего хранения документов.

Правила и сроки хранения документов

Правила хранения документов закреплены на государственном уровне в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526.

По срокам хранения документы можно разделить на 3 группы:

• постоянного хранения,
• временного хранения свыше 10 лет,
• временного хранения до 10 лет.

Сроки хранения документов следует смотреть в типовых перечнях. Основным, использующимся в любой организации, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных организаций, органов местного самоуправления и организациях, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Для того чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения. При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через 3 года после их завершения. Документы временного срока хранения до 10 лет в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы.

Если организация не имеет возможности хранить документы по месту своего расположения, то она может заключить договор на депозитарное хранение с профильными организациями, которые будут самостоятельно следить за сохранностью документов и вовремя их уничтожать.

Сформированные и законченные дела до передачи их в архив организации хранятся в структурных подразделениях, которые должны обеспечить сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли.

Порядок формирования дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

Если организация небольшая, то эту работу выполняет секретарь. Если в организации есть структурные подразделения, то дела формируют их сотрудники самостоятельно.

Существуют правила формирования дел, которых следует придерживаться:

• помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел;
• помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
• помещать приложения вместе с основными документами;
• группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
• группировать в отдельные дела документы разных сроков хранения.

Указанные признаки могут быть дополнены и сочетаться между собой.

В дело включается лишь один экземпляр каждого документа. Черновые экземпляры и копии уничтожаются.

Одно дело должно быть объемом не более 250 листов при толщине не более 4 см. Такие размеры дел позволяют легко брать, носить дела и пользоваться ими впоследствии.

Формирование дел с помощью 1С:Документооборота

Формирование дел легко обеспечивается средствами «1С:Документооборота» с помощью справочника «Дела (тома)» в строгом соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. В карточку дела автоматически переносится информация из номенклатуры дел организации.

Электронная карточка дела содержит следующие сведения:

• наименование по номенклатуре дел;
• номер тома;
• период, за который собраны документы, хранящиеся в деле;
• количество листов;
• место хранения.

Дата начала дела заполняется автоматически датой первого документа, отнесенного к делу.

Поле «Место хранения» содержит информацию о территории и кабинете, в котором хранится бумажный экземпляр дела.

После исполнения документов и окончания работы с ними бумажные документы, подлежащие архивному хранению, помещаются в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения их физической сохранности, а электронные документы и карточки документов списываются в дела непосредственно в «1С:Документообороте».

Документы внутри бумажного дела обычно располагаются в хронологической последовательности и по тематическому или корреспондентскому признаку. Например, переписка группируется за календарный год по хронологии решения вопроса: документ-ответ помещается за документом-запросом.

Также документы могут размещаться по хронологии и по видам. Так, распорядительные документы группируются с относящимися к ним приложениями. Локальные нормативные акты подшиваются в дела вместе с приказами, которыми они вводятся в действие. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы формируются в дела по видам заседаний, совещаний, собраний (по каждому виду отдельно) и по хронологии.

Организационные документы и локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, подшиваются в дела вместе с ними. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки. На обложках указываются:

• наименование организации (полное и краткое);
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела по номенклатуре дел;
• заголовок дела в полном соответствии с номенклатурой дел;
• срок хранения дела.

Обложка дела формируется автоматически из карточки дела в «1С:Документообороте» по унифицированной форме.

Дела располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

В конце каждого года в «1С:Документообороте» дела закрываются, если они не являются переходящими, и программа запрещает списание в них документов.

Если одному из сотрудников организации понадобился документ из уже сформированного дела, то на место документа, выдаваемого сотруднику, помещается лист-заместитель. В листе-заместителе указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда и кому он выдан. «1С:Документооборот» формирует лист-заместитель по унифицированной форме.

Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя подразделения, в котором находится на текущем хранении документ. В «Журнале передачи» (рис. 1) в «1С:Документоообороте» указывается факт передачи конкретных документов, находящихся в деле. Это позволяет отслеживать возврат документов и дел в дальнейшем.

На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. Карта-заместитель также формируется автоматически из карточки дела (рис. 2).

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений не более чем на один месяц и после его истечения подлежат возврату.

Изъятие документов из дел постоянного хранения возможно только в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним следует проводить комплекс работ:

• создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
• размещение дел;
• проверка наличия и состояния документов и дел;
• соблюдение порядка выдачи дел.

Дела, находящиеся на текущем хранении, следует систематически проверять на наличие и состояние документов в них. Такая проверка обеспечит установление фактического наличия дел и соответствие их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел также проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, начальника службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел и карточек дел (томов) в «1С:Документообороте» с описанием дел на обложке. Физическое состояние дел определяется путем полистного просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в порядке, установленном законодательными, нормативно-правовыми и локальными нормативными актами.

Источник