Способы документирования и носители информации
| Способ документирования | Носитель информации |
| Фотодокументирование | Стекло, фотопленка, фотобумага |
| Фонодокументирование | Восковой валик, грампластинка, кинопленка, магнитная лента, магнитный, оптический, лазерный диск, флэш-накопители |
| Кинодокументирование | Кинопленка |
| Видеодокументирование | Магнитная лента |
| Электронное документирование | Перфокарты, перфоленты, магнитная лента, магнитный, оптический, лазерный диск, флэш-накопители |
Центральный вопрос документоведения – изучение закономерностей документооборазования, то есть причин, вынуждающих человека фиксировать информацию, создавать документ. Решение этого вопроса напрямую связано с функциями документа (слово функция происходит от латинского functio – исполнение, обязанность, назначение, роль).
Прежде всего следует отметить социальную сущность документа, его социальный характер (слово социальный от латинского socialis – общественный, связанный с жизнью и отношением людей в обществе).
Документ создается человеком и для человека, что сразу подчеркивает его социальную природу. Эту роль прежде всего играют конституции, которые устанавливают порядок взаимоотношения в государстве, законодательные акты, организационные, распорядительные и другие документы, организующие взаимоотношения как отдельных граждан, гражданина и государства, так и государства с государством. В этих случаях социальная функция документа выступает особенно ярко. Такие документы сами начинают способствовать развитию человечества, например: мирные договоры, международные соглашения, декларации.
Так как любой документ носит социальный характер, эта его особенность не всегда выявляется исследователями как функция, а лишь подчеркивается как обязательное свойство.
Человек закрепляет информацию в документе прежде всего, чтобы ее сохранить для возможности вернуться к ней снова спустя какое-то время и чтобы иметь возможность эту информацию передать на расстояние. (информационная функция)
Следовательно, документ неразрывно связан с информацией. Это главное свойство документа – закреплять и нести информацию – большинство исследователей выделяют как информационную функцию. Она тоже присуща любому документу с момента его создания. Собственно, для того, чтобы закрепить информацию и был создан документ.
Закрепленная информация может быть передана в пространстве, и эта способность документа выделяется в присущую всем документам коммуникативную функцию.
С помощью коммуникативной функции документа осуществляются все информационные связи общества. Именно коммуникативная функция документа заставляет человечество постоянно искать способы наиболее быстрой ее реализации: самый быстрый гонец, фельдъегерская тройка, телеграф, телефон, радио, факс, электронная почта.
Научно-техническая революция расширяет коммуникативные функции документа, дает возможность ее реализовать в стремительно сокращающемся временном интервале.
Но, закрепив информацию, документ позволяет сохранить и передать ее не только в пространстве, но и во времени, то есть воспользоваться этой информацией через продолжительный отрезок времени. Эта способность документа выделяется в функция сохранения информации. После своего создания документ может быть использован единожды или востребован неоднократно в текущей деятельности, и лишь очень небольшая часть документов в силу ценности закрепленной и сохраненной в них информации бережно сохраняется человеком постоянно, и для ее хранения создаются специальные архивы. На основе собранной в архиве ретроспективной информации восстанавливаются события, она позволяет проследить историю вопроса. В этом случае документ выполняет функцию исторического источника. Функцию исторического источника может выполнить любой сохраненный документ в случае обращения к нему как к свидетельству прошлого. (некоторые исследователи относят эту функцию к специфической)
Рядом исследователей выделяется как самостоятельная культурная функция документа, выполнение которой рассматривает документ как средство передачи культурных традиций, сложившихся в обществе и сохраненных им. Любой документ отражает степень языковой культуры, уровень образованности его автора и общества в целом, развитие технической мысли, появления новых способ документирования и передачи информации и даже нравственно-моральную атмосферу эпохи. Но документ не только отражает культурный уровень развития общества, но и служит средством передачи от поколения к поколению культурного наследия – традиций, обычаев и т.д.
Все вышеперечисленные функции можно отнести к общим. Эти функции документ выполняет независимо от воли создавшего его человека. Они как бы закладываются в момент создания документа. Создавая документ, человек преследует более конкретные задачи, которые он решает с его помощью. Эти целенаправленные функции документа, для выполнения которых он и был составлен, называются частными или специфическими.
Для сферы управления на первое место выходит управленческая функция документа. Подавляющая часть документов создается именно в сфере управления, и составляются документы для выполнения управленческой функции. С помощью документов организуется работа (организационные документы), разрабатываются и доводятся до исполнителей решения (распорядительные документы), подтверждаются факты, идет обмен информацией о состоянии дел (отчетные, плановые, первичные учетные документы, информационно-справочные документы). Во всех тех случаях, когда документ создается как инструмент управления, он выполняет управленческую функцию. Но как только информация такого документа принята к сведению, учтена, использована и надобность в ней в текущей работе отпала, управленческая функция документа исчерпана.
К документам, созданным для выполнения управленческих функций, предъявляются особые требования объективности, достоверности, полноты информации и, конечно, прежде всего своевременности получения информации. Именно документы, выполняющие управленческую функцию, являются объектом унификации и стандартизации. Для их создания и обработки внедряются средства механизации и автоматизации. Выполнив управленческую функцию, документы переходят в стадию хранения.
Одними из наиболее ранних, востребованных функций документа, ради которых документ стал создаваться, были правовая функция и функция учета.
Правовая функция заключается в установлении и закреплении правовых норм и правоотношений в обществе. К документам, выполняющим правовую функцию, относятся правовые акты органов власти и управления, акты судебных, прокурорских, нотариальных, арбитражных учреждений и организаций, акты, создаваемые в других организациях, учреждениях, предприятиях, которые влекут за собой определенные юридические последствия и др. К таким документам относятся и документы, удостоверяющие личность, дипломы, различные справки, а также оправдательные финансовые документы. При разработке подобных документов их правовая функция самая главная, для ее реализации они и создавались, они оформляются с особой тщательностью, учитывая их юридическую значимость. Но практически и все другие документы в определенных случаях при необходимости могут выполнить эту функцию, выступив доказательством какого либо факта, события, явления.
Не менее древней является учетная функция. Человек с древнейших времен хотел учесть количество населения в княжестве для обложения налогами, размеры принадлежащей ему земли, количество имеющегося скота, урожая, денег. Документы, выполняющие эту функцию, обычно содержат систематизированные количественные данные, выраженные в цифрах. К ним относятся все первичные учетные документы, в том числе бухгалтерские, различные регистрационные журналы и так далее. Эти документы сегодня фактически почти все представлены унифицированными формами, многие из которых разработаны и утверждены финансовыми органами и органами статистики. Документы, выполняющие учетную функцию, в первую очередь были подготовлены для компьютерной обработки.
Таким образом, рассмотрев основные функции, выполняемые документом, мы видим, что любой документ всегда полифункционален. Он одновременно выполняет сразу несколько функций. Одни из них – общие, присущие любому документу в момент создания. Другими функциями документ наделяется при создании и, выполнив эту функцию, ее утрачивает, продолжая выполнять общие функции.
Изучение функций документа имеет не только научное, но и практическое значение. Во первых, изучение функций необходимо для разработки теоретических основ документоведения. Знание функций помогает: определить роль документа в системе управления; провести классификацию и систематизацию документов с целью их унификации и стандартизации; провести экспертизу ценности документов, установив их научную, историческую и практическую значимость; выработать определенные требования к документам, создаваемым в процессе управленческой деятельности, для внедрения средств механизации и автоматизации в их создание, обработку и хранение.
Документ – явление сложное. Его изучение проводится многими научными дисциплинами, но в изучении его природы и назначении еще много белых пятен. Полифункциональность документа позволяет его исследователям выделять, в зависимости от их подхода к понятию «документ», и другие функции. Например, познавательную или когнитивную – способность документа служить средством получения и передачи знаний, гедоническую – способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени, источниковедческую и т.д. Исходя из функций документа, изучаемых различными научными направлениями, ими по разному определяется понятие «документ».
Источник
Способы документирования. Материальные носители информации
Документирование — это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе.
Метод документирования — это прием или совокупность приемов фиксирования информации на материальном носителе с помощью знаковых систем (характер кодов языков, знаковые системы и т.д.).
Способ документирования — это действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе (высекание, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, механический, ручной и другие способы документирования).
Средство документирования — это предмет (орудие) или совокупность приспособлений (оборудование, инструменты), используемых для создания документа (ручные, механизированные и автоматизированные приспособления).
Методами документирования определяется специфика знаковой системы записи информации на носителе. Способы, средства и инструменты создания документа в своей совокупности являются основой видового многообразия документов.
Непременным условием процесса документирования является кодирование информации. Кодирование информации — это специально выработанная система приемов (правил) фиксирования информации.
Основными атрибутами кодирования являются код, знак, язык, с помощью которых информация фиксируется и передается в пространстве и времени.
Код — это набор знаков, упорядоченных в соответствии с определенными правилами того или иного языка, для передачи информации.
Знак — это метка, предмет, которым обозначается что-нибудь (буква, цифра, отверстие). Знак вместе с его значением называют символом.
Язык — это сложная система символов, каждый из которых имеет определенное значение. Языковые символы, будучи общепринятыми и соответственно общепонятными в пределах данного сообщества, в процессе речи комбинируются друг с другом, порождая разнообразные по своему содержанию сообщения.
Код, знак и язык позволяют передавать информацию в символическом виде, удобном для ее кодирования и декодирования.
Системе кодирования информации свойственны следующие отличительные черты:
а) код должен хорошо восприниматься, воспроизводиться и передаваться. Этим определяются особенности его формы — неизменность, однотипность и определенность;
б) код должен быть однозначным, понятным всем участникам коммуникационного процесса. С этой целью разрабатывается система правил, которая позволяет кодировать и декодировать информацию;
в) кодов существует гораздо больше, чем материальных носителей. Различают следующие виды кодов: алфавитный — система букв, цифровой — система цифр, алфавитно-цифровой — смешанная система алфавитных и цифровых кодов, рельефно-точечный — система выпуклых точек (шифр Брайля), матричный — система углублений или отверстий и другие. Используя в качестве кода буквы, можно фиксировать слова на разных языках, следовательно, использовать разные коды;
г) выбор кода зависит от материального носителя. Бумажным материальным носителям соответствуют различные варианты графического изображения кодов. Волновая природа материального носителя определяет такой способ кодирования, который базируется на изменении длины волн;
д) информация не зависит от выбранного кода, т.к. одно и то же сообщение может быть передано на разных языках, различными знаками. Сообщение, переданное по телетайпу с помощью электромагнитных волн, может быть преобразовано в текст;
е) чем короче код, тем длиннее текст. Существуют письменности, у которых код огромен. Например, китайские иероглифы. У нас тоже есть иероглифы. Но иероглифические тексты, в сравнении с текстами других систем письма, кратки. Например, если написать буквами номер сорок пять — понадобится 14 букв, а если иероглифами, то нужно три знака № 45. Однако если бы для каждого слова имелся иероглиф, то код был бы, как в китайском письме, многотысячным.
Выработка коротких кодов — важная задача. Примером создания языка с коротким кодом, то есть с ограниченным словарем, является Бейсик (Basic English (British American Scientific International Commercial English) -британско-американский научный интернациональный коммерческий английский язык). Создал этот язык английский философ Огден в 1920-х годах. Было отобрано 850 крупнейших слов, грамматика ограничена самыми необходимыми конструкциями.
Язык — это особая система разнотипных и вместе с тем внутренне объединенных между собой структурных единиц (звуков, морфем, слов, словосочетаний, предложений и т.д.) которые человек сознательно использует и которые служат ему средством общения с другими, выражения мыслей, чувств, настроения. Языки — это языковые системы, в которых из знаков (букв, цифр, условных обозначений) при помощи грамматических правил строятся осмысленные лексические единицы и предложения. Языковой знак, в отличие от одиночного знака, всегда включает в свой состав простую или сложную грамматику. Особенности языка проявляются в том, что он социален и свидетельствует о способности человека создавать систему дифференцированных знаков, соответствующих дифференцированным понятиям. Одно и то же сообщение, построенное на основе некоего данного языка, может транслироваться разными средствами (буквы алфавита, азбука Морзе, рельефный шеститочечный шрифт Л.Брайля для слепых, даже весьма своеобразные способы имитации речи посредством свистка, колокольчика, гонга и т.д.). Во всех этих случаях живой поток речи подменен изобразительными значками, воспринимаемыми посредством зрения и осязания. Следовательно, язык — это единство обозначаемого (предмет, мысли) и означающего (буквы, изображения, звуки).
За время существования цивилизации человечество выработало множество языков, которые принято делить на естественные (или натуральные) и искусственные (машинные, информационные языки, языки-посредники при машинном переводе). Соответственно различают коды и знаки как естественных, так и искусственных языков. Естественный язык отличается от искусственного тем, что его языковые знаки возникают стихийно, а искусственные знаки создаются преднамеренно.
Естественные языки исторически возникли в процессе развития человеческого общества. Самым древним является язык мимики и жестов, доставшийся человеку в наследство от животных и базирующийся на первой сигнальной системе. Вторая сигнальная система ответственна за создание и использование осмысленной членораздельной речи. Развиваясь обособленно, группами, имея свои территориальные, этнокультурные и другие признаки в ходе общественного производства, люди исторически выработали национальные языки — основной способ кодирования информации. Каждое слово здесь не более чем условный знак, которым люди договорились обозначать то или иное понятие, предмет. С естественным языком связан код письма, появление которого вызвало возникновение текстового документа, в частности книги.
Искусственные языки — это специально разработанные коды для особых видов деятельности и передачи специальных сообщений. Примерами могут служить различного рода шифры, азбука Морзе, азбука флажков на флоте, международные языки идо и эсперанто, языки машинного программирования и т.д. Искусственные языки создаются для какой-либо цели и применяются тогда, когда естественные языки использовать затруднительно.
1.3.3 Знаковый метод фиксирования информации
Документ содержит социальную информацию, выраженную в знаковой форме. Знаковость — один из основных его признаков. Документ — это оформленное в виде совокупности последовательных знаков информационное сообщение. Знаки могут быть в форме букв, отверстий, точек, линий, цифр и т.д. От формы знаков и способов их нанесения во многом зависят уровень представления и восприятия информации, степень использования документов, компактность их хранения.
Знаковые системы, как уже говорилось, могут быть естественными (естественные, или натуральные языки) и искусственными (машинные, нформационные языки, языки-посредники при машинном переводе).
В широком смысле знак — это любое физическое явление, имеющее общепринятую или субъективную интерпретацию, которая обычно зависит от окружающей среды.
В документоведении знак — материальный, чувственно воспринимаемый предмет (явление или действие), выступающий в качестве представителя другого предмета, свойства или отношения и используемый для фиксирования, приобретения, хранения, переработки и передачи сообщений (информации, знаний). Знак является своеобразным «атомом» социальной информации. Сообщение может состоять из одного или совокупности знаков. Но сообщения менее одного знака быть не может, ибо оно не будет иметь содержания.
Знак обладает следующими основными свойствами:
- имеет материальное выражение;
- обладает значением;
- информирует о чем-то отличном от него;
- используется для передачи информации;
- функционирует в определенной знаковой ситуации.
Знак имеет внешнюю и внутреннюю структурные стороны. Внешняя сторона — это материальная оболочка знака. Предмет, который выступает в роли знака, обязательно обладает определенной формой, чтобы быть воспринимаемым, способным фиксировать и передавать информацию в пространстве и времени. Жест, свет светофора, морской флажный код, звук речи не могут служить знаками для документа. Документоведение связано лишь с фиксированными знаками, полученными письменным или иным способом. Внутренняя сторона знака — это его значение. Этим он отличается от других материальных знаков.
Между знаком и обозначаемым предметом, как правило, нет сходства. Связь между знаком и предметом осуществляет человек. Люди в большинстве случаев условливаются в применении тех или иных знаков и знаковых систем. Знак используется для передачи и хранения информации, служит средством коммуникации. Поэтому значения знаков должны быть понятны всем участникам коммуникационного процесса. Пока знаки не поняты (не расшифрованы) реципиентом, сообщение не может быть воспринято, а значит, документ не может выполнить свою сущностную функцию — быть источником информации и средством коммуникации. Знак существует в определенной знаковой системе. Будучи извлеченным из нее, он может потерять или поменять свое значение.
Для документоведения особый интерес представляет классификация знаков. Классификация знаков — это их группировка по определенным признакам.
Существует множество классификаций знаков, разработанных в семиотике — науке, изучающей общие свойства знаков, их систем и ситуаций в человеческом обществе. Но наиболее приемлемой для документоведения является группировка знаков по характеру происхождения и форме существования, разработанная С.Г. Кулешовым и А.В. Соколовым.
Различают знаки языковые и неязыковые. Знак языковой — единица языка (морфема, слово, словосочетание, предложение), которая служит для обозначения предметов или явлений действительности, а также отношений между элементами языка в тексте. Знак языковой двусторонен, он состоит из обозначающего и обозначаемого. Неязыковые знаки также способны служить средством обмена документной информацией между людьми (символы, товарные знаки, музейные экспонаты, фотографии, исторические реликвии, включая орудия труда, архитектурные памятники).
Чаще всего среди неязыковых знаков используются знаки-изображения существующих или условных объектов, содержащие их схематичное обозначение. Они делятся на знаки-«пикчеры», эмблемные и вещественные.
Знаки-«пикчеры» (англ, picture — картина, рисунок, кинофильм, кадр фильма) — это произведения живописи, в том числе графики, художественной вышивки, художественной резьбы по дереву, металлу, фотографии (включая кинофильмы). Их принято называть иконическими (т.е. знаками-изображениями).
Эмблемные знаки — разнообразная эмблематика (военная, спортивная, торгово-фирменная, геральдическая, мифологическая, дорожная и т.д.).
Знаки вещественные (трехмерные) — это скульптура, макеты, модели выставок, музеев и т.д. Среди них — разнообразная (в большинстве — обрядовая) вещественная символика, означающая разные понятия (хлеб и соль — знак приветствия и дружбы, кольцо на четвертом пальце — человек женат). Функция и значение знака придаются отдельным предметам в конкретной ситуации (хлеб на столе вне обряда встречи дорогих гостей не фиксирует никакой социальной информации).
Форма знака-символа может быть различной. Одни из них подобны изображаемому, другие носят целевой характер и не похожи на отображенный предмет или явление. Первые создаются путем более или менее точного копирования реальных объектов или явлений. Они несут иконические неязыковые знаки, подобные по форме обозначаемым объектам (рисунки, фотографии, кинофильмы, диапозитивы, видеофильмы). В отличие от иконического, знак-символ не обязан иметь сходства с тем предметом или явлением, которое он обозначает. Для того чтобы понять (расшифровать) информацию, человек должен заранее заучить значение знака. К документам, использующим языковые знаки относятся вербальные (словесные) документы (книги, брошюры, журналы, газеты, бюллетени и т.д.) и идеографические документы (географические карты, ноты, чертежи).
Письмо — знаковая система фиксации речи, позволяющая с помощью начертательных (графических) элементов передавать речевую информацию на расстоянии и закреплять ее во времени.
Знаковая система обладает определенными свойствами:
- знаки связаны в ней между собой определенными правилами грамматики;
- новые знаки вводятся в систему не произвольно, а на основе правил;
- значение знака в системе зависит не только от него самого, а от его места в системе;
- система состоит из конечного (хотя и не всегда постоянного) числа элементов (знаков), из которых может быть составлен словарь;
- осуществим перевод (замена) одной знаковой системы на другую;
- знаки фиксируются одним или несколькими способами.
Система письма характеризуется постоянным составом знаков, причем каждый знак передает либо целое слово, либо последовательность звуков, либо отдельный звук речи. Система письма тесно связана с письменностью.
Письменность — совокупность письменных приемов фиксирования и передачи информации, включающих понятие графики, алфавита и орфографии какого-либо языка или группы языков, объединенных одной системой письма или одним алфавитом. В этом смысле можно говорить о русской, английской, арабской письменности и т.д.
Первоначально для передачи информации использовали простые знаки письма: рисуночное, пиктографическое письмо, биржи, зарубки, вампумы, ки-пу и т.д. Вампумы (индийское wampum, сокр. от wampumpead — нити с нанизанными на них раковинами) — разновидность так называемого предметного письма у северо-американских индейцев (ирокезов, гуранов и др.). Представляет собой пояс, сплетенный из нитей, унизанных раковинами. Количество, цвет и взаиморасположение раковин имеют символическое значение. Иногда на вампумы наносились рисунки, уточняющие содержание, часто они выполняли функцию денег. Кипу — комбинации узлов и сплетений шнуров.
Первоначальной формой письма было рисуночное письмо, которым пользовался доисторический человек. Рисуночное письмо передавало более или менее схематичными рисунками конкретные предметы. Из рисуночного кода примерно в середине IV в. до н.э. развилось пиктографическое письмо.
Пиктография (лат. pictus — рисованный, живописный, греч. grapho — пишу) — древнейший вид письма, письмо руками. Условными рисунками изображали не только предметы, но и действия, события, т.е. целое сообщение. Для пиктографии не нужен алфавит, т.е. набор определенных знаков, необходимо только изображать предметы и ситуации (например, человека, лодку, охоту и т.д.). «Читающий» пиктограмму не связан какими-либо правилами чтения (как, например, в буквенном письме), он должен лишь правильно опознать изображения. Некоторые виды пиктографии используются и в наши дни. Например, на вывесках: изображены ботинки — значит, здесь чинят обувь. Иногда пиктограммы рассчитаны на людей, не знающих языка: например, в гостиницах для иностранцев у кнопок звонков в номере — изображение уборщицы, официанта и т.д. Пиктографическое письмо встречается у народов, не имеющих собственной письменности.
Поскольку посредством пиктографического письма нельзя выразить абстрактные понятия и мысли, на более высоком уровне развития общества возникла потребность в новом типе письма — идеографическом. В идеографическом письме знак-рисунок постепенно превращается в «знак-идею» (идеограмму). В этом случае он означает уже не сам изображаемый конкретный предмет, а ассоциируемое с ним обобщенное понятие. Например, круг с расходящимися лучами означает уже не «солнце», а «жару», «тепло», «горячий» или «теплый». Старец, опирающийся на палку, означает старость и т.п.
Разновидностью идеографического является иероглифическое письмо, используемое с конца IV в. до н.э. Иероглиф — условный изобразительно-образный графический знак идеографического письма, обозначающий слова (понятие), слоги и звуки. Термин «иероглифический» применяется и по отношению к знакам других систем письма. Так, иероглифами называют знаки древнейшего (II в. до н.э.) и современного китайского и японского письма, знаки не клинописной, а изобразительной разновидности хеттского письма (II-I в. до н.э.) и т.д. Знак в идеографическом письме превращается в образ-символ. Он становится более обобщенным, схематичным. Образ-символ — это переходная ступень от безусловного изображения к условному знаку. Однако знаки идеографического письма — идеограммы, иероглифы — не могли служить для графического изображения звуков речи.
Способ обозначения звуков речи с помощью графических знаков впервые был изобретен уже в III в. до н.э. шумерами, создавшими самую древнюю из земных цивилизаций. Хотя шумерское письмо, как и древнеегипетское, находилось на переходной стадии от словесного к слоговому, первый шаг к графическому изображению речи был уже сделан. Прошло несколько столетий, прежде чем античные греки, отталкиваясь от открытого шумерами и развитого семитами слогового письма, научились разлагать слова на фонемы, записывать звучащую речь с помощью букв, объединенных в систему алфавита.
Следующим важным шагом явилось фонетическое письмо, в котором язык нашел для себя адекватное графическое выражение. Фонетическое письмо можно считать самым точным изображением речи. Развитие фонетического письма делится на два этапа. Первый — это буквенно-слоговое письмо — клинописное, возникшее на рубеже IV-III в. до н.э. Второй — алфавитное письмо (II в. до н.э.), в котором каждой графеме (букве) соответствует или первоначально соответствовала фонема (звук). Буква — графический знак или литера. Совокупность букв, принятых в данной письменности и расположенных в определенном порядке, называют азбукой (по первым славянским буквам — аз и буки).
Возникшее на базе греческого, латинское письмо послужило основой для большинства современных систем письма. В XII-XIII вв. славяне также заимствовали греческое письмо. С конца IX в. существовало два письма — глаголица и кириллица, отличающиеся формой букв. Затем в X-XI вв. в Киевской Руси кириллица вытесняет глаголицу. В XVIII в. появляется скоропись, а в XIX-начале XX в. — гражданское письмо, или гражданский шрифт, т.е. современное письмо. Шрифт — гражданская форма знаков определенной системы письма. В зависимости от техники исполнения различают рукописный, рисованный, гравированный, наборный шрифт. Алфавитное письмо часто называют словесным или вербальным.
Письменное документирование является высшей формой развития коммуникационной системы «язык». Именно письменный документ стал основой для формирования такого сложного и многогранного документа как книга.
1.3.4 Способы и средства записи информации
Запись информации — это способ фиксирования информации на материальном носителе. В настоящее время используют системы записи информации(ручную, механическую, магнитную, оптическую, фотографическую и электростатическую), а также системы воспроизведения информации (ручную, полиграфическую, механическую, магнитную, оптическую, электростатическую), и системы стирания информации (ручную, магнитную, оптическую и тепловую). В зависимости от способа фиксирования информации различают рукописный, механический, магнитный, оптический, фотографический, электростатический документы.
Первым способом фиксирования информации является ручной способ — нанесение знаков от руки. Такие документы называются рукописями или рукописными книгами. Рукописная книга написана от руки с нарисованными вручную иллюстрациями.
С изобретением пишущей машинки и началом ее промышленного производства (1867 г.) появилась машинопись как способ текстового фиксирования. Она вытеснила ручной способ и используется для создания и копирования документов. Документ, отпечатанный на пишущей машинке, считается рукописью, или машинописной рукописью. В настоящее время большинство архивных, деловых, неопубликованных документов выполнены машинописным способом на пишущих машинках или ЭВМ.
Потребность в более широком распространении информации нашла свое выражение в механизированном размножении фиксированных сообщений. Новый технологический прием фиксации и размножения письменного документа осуществлялся посредством печатного станка, а затем и других средств полиграфии. С появлением в 40-х годах XV в. типографий началась эпоха книгопечатания — печати с наборной формы, инструмента для стандартной отливки литер, типографского сплава и краски, печатного пресса. Переход к тиражному размножению книг был качественным скачком в истории книжного дела и всей мировой культуры. Благодаря появлению полиграфии — отрасли техники, специализированной на множественном воспроизведении текста и изображений, возникла печатная продукция. Печатный документ изготовлен при помощи полиграфических или других средств массового размножения документов. Произведения печати — изделия полиграфического производства, полученные печатанием илитиснением. На печатном документе запись информации производится преимущественно путем нанесения красочного слоя на его поверхность, а также тиснением и выдавливанием знаков шрифта Брайля. Вторая разновидность печатных документов — это те, которые получены с помощью копировально-множительной техники. К процессам оперативного размножения документов относятся офсетная, трафаретная, гектографическая печать. Текст на оттисках получается путем переноса краски с печатной формы на материал оттиска (бумагу, картон). Благодаря полиграфии появились такие виды печатной продукции, как книги, брошюры, журналы, газеты, плакаты и малые печатные формы — листовки, билеты, открытки, этикетки, бланки, буклеты и т.д.
В 1740 г. впервые была применена механическая запись информации для составления перфокарт, а с 1888 г. — для фиксации звука на грампластинках.Механическая запись производится с помощью изменения физического состояния поверхности или структуры носителя. Различаюттермопластическую — осуществляемую путем нагревания носителя записи; поперечную — при которой направление колебаний резца параллельно к поверхности носителя записи; глубокую — при которой направление колебаний резца перпендикулярно к поверхности носителя записи (грампластинка, фонограмма, перфокарта).
Потребность в оперативной передаче информации и надежном ее хранении привела к возникновению фотографии, звукозаписи и т.д., а также к использованию телеграфа, фототелеграфа, факса и т.д. Так появились новые, более совершенные формы фиксирования и передачи информации. Открытие фотографической записи датируется 1839 г., когда получил известность фотографический процесс, названный дагерротипией.Фотографическая запись — оптическая, осуществляемая при помощи фотографического процесса изменением оптической плотности носителя записи соответственно сигналам записываемой информации. Разновидностью фотографической записи является электронно-фотографическая запись, осуществляемая электронным пучком. В 1870 г. на практике проверяется возможность многократного уменьшения и воспроизведения текстов. Это послужило толчком к развитию микро-фильмирования на базе фотографии. К фотографическим носителям информации относятся: фотографии, диафильмы, диапозитивы, кино-, микрофильмы, апертурные карты. В 1960-е годы бурное развитие получает телефаксовая связь. Наряду с рулонным микрофильмом появляются его разновидности: в отрезке, апертурная карта и дискета. Применение голографии и растровой фотографии привело к возникновению голограмм.
В 1895 г. изобретен кинематограф (Франция). На кинодокументе содержание передано фотографическим способом в виде последовательно расположенных на кинопленке изображений.
В начале XX в. появилась магнитная запись. Она осуществляется под влиянием магнитного поля путем изменения состояния носителя записи или его отдельных частей при воздействии сигналов записываемой информации. Различают запись с продольным и поперечным намагничиванием, а также термомеханическую запись.
Существует также электромагнитная и магнитооптическая запись. Первыми появились фонодокументы с электрической записью звука.
Одним из основных способов фиксирования информации является звукозапись — это запись звука на носителе. Документы, содержащие звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи, называют фонодокументами. Первые попытки записи звука относятся к 1807 г. Однако первые фонодокументы, воспроизводящие звук, были созданы в 1877 г. Массовое производство пластинок было начато в конце 90-х годов XIX в.
В 70-е годы XX в. возникла оптическая запись информации сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического или близкого к нему диапазона излучения, который, воздействуя на рабочий слой носителя записи, изменяет его состояние под воздействием сигнала записываемой информации. Запись и считывание информации могут выполняться и посредством лазерного луча (оптический диск, диски типа CD-ROM, компакт-диск, голограмма).
Документы, содержание которых полностью или частично выражено перфорациями, матричной магнитной записью, матричным расположением стилизованных знаков и т.д., приспособленные для автоматического считывания, принято называть машиночитаемыми документами. Они содержат информацию на специальных матричных полях, матрицах. Для чтения информации используют специальные машины. Появление машинного документирования не отменяет предшествующих способов фиксирования информации, а лишь дополняет их.
Постоянное расширение способов записи (фиксирования) информации приводит к возникновению все более сложных нетрадиционных видов документов, которые сочетаются с традиционными документами, рукописными и печатными.
В зависимости от характера знаковых средств фиксирования информации можно выделить текстовое документирование. В результате текстового документирования возникает текстовой документ. Это документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение.
Следует выделить и стенографию, как один из способов фиксирования информации. Стенография — это скоростное письмо особыми знаками, позволяющими быстро записать живую речь. Скорость записи достигается более кратким, чем в обычном письме, начертанием букв, а также применением ряда сократительных приемов. В наши дни, несмотря на обилие средств, обеспечивающих техническую фиксацию звучащей речи (диктофон), владение навыками стенографии по-прежнему высоко цениться Стенография используется на различным международных конференциях, встречах на высшем уровне, заседаниях правительства, пресс-конференциях и т.д.
Особого внимания заслуживает техническое документирование, являющееся способом фиксирования технической мысли. Технические документы — обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.) Это также документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.
Музыка, отражающая действительность в звуковых художественных образах, также нуждается в закреплении. Задолго до возникновения каких-либо систем звукозаписи возникло нотное письмо. Осуществляется это при помощи нотного письма. Нотный документ — это запись музыкального произведения условными графическими знаками (нотами), представляющими собой систему — нотную запись.
Источник
