Основные способы анализа документов

Тема 2. Понятие документа, документопотока. Правила составления документов

Цели обучения — познакомить студентов:

• с основными понятиями делопроизводства;
• с правилами составления документов;
• с правилами составления электронных бланков документов.

Оглавление

Понятие документа, документопотока

Информационные связи предприятия и документопотоки

Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:

• на внешние, входящие в систему;
• внутренние документопотоки, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей;
• исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями.

Свойства управленческой информации

Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько eе видов:

• управленческая,
• экономико-статистическая,
• научно-техническая,
• юридическая и др.

Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.

К каждому классу информации предъявляются особые требования. Так, к управленческой информации предъявляются следующие:

• полнота информации для принятия управленческого решения;
• оперативность и срочность ее получения точно в заданные сроки;
• достоверность информации, под которой подразумевается ее безошибочность и непротиворечивость;
• адресность информации, т. е. точность поступления информации конкретному адресату в соответствии с его компетенцией;
• доступность для восприятия, зависящая от качества спроектированного пользовательского интерфейса и в том числе правильности разработки документов, степени их читабельности.

Основные понятия делопроизводства

Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.

Делопроизводство — деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы ними.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ содержит сведения, отражающие:

• состояние системы или
• принятое решение строго установленного содержания по строго регламентированной форме.

Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.

Функции документа

К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся:

• регистрация первичной информации или принятого решения,
• передача,
• обработка,
• хранение информации.

Наличие юридической силы обеспечивается наличием реквизитов, присущих данному виду документа.

Реквизит – информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:

• операционный – ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов;
• универсальный – отражающий информационные потоки слабоструктурированной информации, используемые при исполнении управленческих решений или деловых процессов и процедур.

Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем:

1. Движение документов на разных этапах должно быть прямоточным, и должны быть сведены к минимуму возвраты на предыдущие ступени. Наибольшее число возвратов происходит на этапе разработки документа.
2. Путь движения документа должен быть кратчайшим.
3. Все документы в процессе документооборота секретарь должна направлять исполнителям в соответствии с их документационными обязанностями. Основу правильной организации работы составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Это повышает ответственность работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами, а также перепоручение своей работы другому работнику. Распределение труда должно фиксироваться в должностных инструкциях.
4. Каждый документ в процессе движения должен проходить следующие операции: регистрация, контроль, направление в дело. Каждая операция должна выполняться один раз.

Для каждого типа документов должен быть разработан свой маршрут движения.

Основные задачи делопроизводства

Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления.

Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:

• создание документов, т. е. фиксация их на каком-либо носителе;
• передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений;
• регистрация документов для осуществления контроля их исполнения;
• систематизация и хранение документов, быстрый поиск их по мере надобности.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.

Нормативная база делопроизводства

Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.

Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на слайде 5.

• Законодательные и правовые акты РФ
• ГОСТы – государственные стандарты,
• Нормативные документы
• Классификаторы
• ГСДОУ – государственная система документационного обеспечения управления

Основные нормативные документы

• ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. Требования к оформлению документов.
• Отраслевые стандарты
• Стандарт предприятия «Инструкция о порядке делопроизводства»
• Должностные инструкции

Классификация документов

Общее представление и признаки классификации

Документы можно классифицировать по различным признакам:

• по происхождению (служебные, личные);
• по сложности (простые, сложные);
• по срочности (весьма срочные, срочные, несрочные);
• по гласности (секретные, для служебного пользования, несекретные);
• по форме (типовые, индивидуальные);
• по срокам хранения (постоянного, временного, долговременного хранения).

Можно перечислить еще множество признаков классификации. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификации.

На слайде представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.

Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на слайде.

Для организации эффективного управления, независимо от вида предприятия, необходимы организационно-распорядительные документы. Такие документы часто называют общим термином – управленческие документы . Рассмотрим подробнее виды управленческих документов.

К организационным документам предприятия можно отнести:

• устав предприятия;
• описание его структуры;,
• штатное расписание;
• правила внутреннего распорядка;
• должностные инструкции сотрудников.

К распорядительным документам относятся:

• приказы,
• распоряжения и
• решения по основной деятельности.

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием:

• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. п.),
• трудовые книжки,
• индивидуальные контракты (договоры) с сотрудниками,
• личные дела,
• лицевые счета по заработной плате.

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.

Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока .

Входящие – документы, которые поступили на предприятие от других организаций.

Исходящие – документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние – документы, имеющие хождение внутри предприятия, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

Среди делопроизводителей распространена классификация документов по содержанию .

Первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.

Документооборот можно представить в виде нескольких потоков, циркулирующих в организации:

1. Поток поступающих документов (входящая документация) – это внешние документы, которые несут в себе первичную информацию: решения, приказы, постановления, распоряжения вышестоящих органов, письма, запросы, акты, телеграммы, телефонограммы.
2. Поток отправляемых документов (исходящая документация) – это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки (личные), отчеты, приказы и распоряжения (для подконтрольных организаций), телеграммы, телефонограммы, акты.
3. Поток внутренних документов (внутренняя документация) – это документы, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи: приказы и другая распорядительная документация, протоколы, служебные записки, акты.

Рис. 1. Документооборот на предприятии

Правила составления документов

Установка формата бумаги и размеров полей

Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3.

Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.

Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.

Источник

Методы анализа документов

Выделяются 2 основных типа анализа:

— формализованный, количественный (контент-анализ)

Традиционный анализ – это цепочка умственных, логических построений, направленных на выявление сути анализируемого материала с определенной, интересующей исследователя точки зрения в каждом конкретном случае, т.к. интересующая информация, заложенная в документе, часто присутствует в неявном виде, в форме, отвечающей целям, с которыми документ был создан, но не всегда отвечающей целям маркетинговых исследований.

Поэтому проведение традиционного анализа означает преобразование первоначальной формы этой информации в необходимую исследователю форму.

Основным недостатком этого анализа является субъективность (т.к. проводится исследователем, а он человек).

В традиционном анализе внешний и внутренний анализ.

Внешний анализ – это анализ контекста документа и тех обстоятельств, которые сопутствовали его появлению.

Цель внешнего анализа – установить вид документа, его форму, время и место появления, автора и инициатора, какие цели преследовались при его составлении, степень надежности и достоверности, каков его контекст. Например, определенная политическая ситуация может способствовать предвзятому освещению событий в прессе, внутренние трения между членами руководства может отразиться на описании деятельности этой организации и т.п.

Внутренний анализ – это исследование содержание документа. Т.е. это работа, направленная на проведение внутреннего анализа документа и цифр, установление уровня компетенции автора документа, выяснение его личного отношения к описываемым в документе фактам (искажения могут возникать не только в случае симпатии или антипатии автора, источником искажений могут выступать и методологические позиции автора).

Отдельные виды документов из-за своей специфики, требуют специальных методов анализа и привлечения для их выполнения специалистов других областей знаний.

Юридический анализ. Он применяется для всех видов юридических документов. Его специфика заключается в том, что разработан особый словарь терминов, в котором значение каждого слова строго однозначно определено.

Психологический анализ. Он применяется при оценке отношения автора к какому-либо политическому, экономическому или социальному явлению. На основе таких исследований можно получить представление о формировании общественного мнения, общественных установок и т.д.

Формализованный анализ . Его называют часто количественный метод анализа документов (контент-анализ).

Суть этих методов сводится к тому, чтобы найти легко подсчитываемые признаки, черты, свойства документа (например, такой признак, как частота употребления определенных терминов), которые отражали бы определенные существенные стороны содержания. Тогда качественное содержание делается измеримым, становится доступным для точных вычислений.

Ограниченность формализованного анализа состоит в том, что не все содержание документа может быть измерено с помощью формализованных показателей.

Контент-анализ – это техника выделения заключения проводимого с помощью объективного и систематического выявления соответствующих характеристик текста задачам исследования.

Существуют общие принципы, когда применяется контент-анализ:

1) когда требуется высокая степень точности или объективности анализа.

2) при наличии большого по объему и несистематизированного материала.

3) когда категории, важные для целей исследования, характеризуются определенной частотой появления в изучаемых документах (например, в работе с ответами на открытые ответы анкет или глубинных интервью).

Основными направлениями использования контент-анализа являются:

1) выявление и оценка характеристик текста как индикаторов определенных сторон изучаемого объекта;

2) выявление причин, породивших сообщение;

3) оценка эффекта воздействия сообщения (например, рекламного).

Требование объективности анализа предполагает решение ряда проблем, связанных:

— с выработкой категорий анализа;

— с выделение единиц анализа;

— с выделение единиц счета.

Категории анализа – это понятие, в соответствии с которыми будут сортироваться единицы анализа (единицы содержания). (Например, потребители с разным уровнем дохода, положительные отрицательные и нейтральные оценки товара определенной марки).

Требования, предъявляемые к категориям:

— должны быть исчерпывающими, т.е. охватывать все части содержания, определяемые задачами исследования;

— взаимоисключаемыми, т.е. одни и те же части не должны принадлежать разным категориям;

— надежность, т.е. они должны быть сформулированы таким образом, чтобы у различных исследователей была высокая степень согласия по поводу отнесения какой-то части содержания к той или иной категории.

Единицей анализа (смысловой или качественной) является та часть содержания, которая выделяется как элемент, подводимый под ту или иную категорию. (Например, это может быть слово, устойчивое содержание слов, может не иметь явного терминологического выражения, а быть описательным, т.е. заголовок абзаца, раздела и т.п.)

Поэтому возникает задача выделение признаков (индикаторов), по которым определяется наличие в тексте темы или идеи, значимой с точки зрения целей исследования.

Индикаторами могут быть:

— относящиеся к теме слова и словосочетания;

— пути решения экономических проблем,

Например, при решении экономических проблем индикаторами могут быть отношение к событиям в терминах «за — против», «выгодно – невыгодно», «хорошо – плохо», в чьих это интересах, преследуемые интересы (политические, экономические, национальные, личные), социальные группы, общественные слои и т.п.

Выбрав смысловую единицу и ее индикаторы, исследователь должен определить и единицу счета, которая является основанием для количественного анализа материала. Она может совпадать или не совпадать с единицей анализа или ее индикатора.

Единицы счета обладают разной степенью точности измерения, а так же разным временем, уходящим на кодировку материала, попавшего в выборку.

Как правило, чем выше требование к точности, тем больше затраты времени на кодировку, с другой стороны, чем большая точность, тем более дифференцированы результаты и тем больше информации об объекте.

Поэтому, приступая к исследованию, необходимо решить:

— какая степень дифференциации нужна;

— как получить ее с минимальными затратами.

В практике методом контент-анализа были выделены общие единицы счета, отвечающие различным исследовательским требованиям.

1) время – пространство. Пригоден при исследований сообщений, передаваемых СМИ. За единицы счета принимают: число строк, абзацев, см 2 площади, значков, колонок, посвященных какому-то вопросу, мнению, оценке. Для кино, радио и телевидения – это время, отведенное освещению определенного события или метраж пленки.

2) появление признаков в тексте, т.е. наличие определенной характеристики содержания в любом признаке. Например, упоминание определенной марки продукта – в каждой из единиц контекстов, т.е. частей на которые разбит анализируемый текст. Так, если за единицу контекста принят абзац, то появление любого признака засчитывается 1 раз, независимо от количества повторений этих признаков в абзаце.

3) частота появления, т.е. когда фиксируется каждое появление любого признака данной характеристики.

При разработке программы маркетинговых исследований необходимо четко определить, какого рода характеристики объекта подвергаются изучению, и в зависимости от этого оценивать документы с точки зрения их адекватности, надежности, достоверности.

Адекватностьдокумента определяется как степень, в которой он отражает интересующие исследователя характеристики объекта, т.е. насколько он соответствует предмету исследования.

Надежность оценивается сопоставлением всех данных содержания с какими-то другими данными. Здесь возможны несколько вариантов проверки:

1) сравнение содержания документов, исходящих из одного источника. Такое сравнение может проводиться:

а) во времени, т.е. когда сравниваются характеристики сообщений одного и того же источника в различные моменты времени;

б) в различных ситуациях, например, в условиях разной покупательной способности населения;

в) в различных аудиториях.

2) метод независимых источников, т.е. выбираются характеристики из нескольких различных источников информации. Затем различия в характеристиках сравниваются с различиями в содержании сообщений.

Оценка достоверности данных документа проводится путем последовательного перебора источников встречающихся в документе ошибок.

Источники ошибок можно разделить на две категории:

— случайные (например, опечатки в статистических данных)

Систематические ошибки делятся на сознательные и несознательные

Сознательные ошибки часто определяются теми намерениями, которыми руководствуется автор при составлении документа (например, тенденциозное описание политической или экономической ситуации разными СМИ).

Несознательные ошибки представляют наиболее серьезную опасность. Чаще всего встречаются в статистических документах.

Источник