Организация хранения документов понятие способы нормативное регулирование

Инструкция: как хранить документы в архиве

Архивное хранение документов — это обеспечение сохранности бумаг организации, вышедших из непосредственного использования в течение сроков, которые определены приказом Росархива №236. Для недопущения утраты или порчи этих бумаг в организации создаются специальные условия.

Зачем хранить

Все организации, ведущие деятельность на территории РФ, обязаны сохранять бумаги в течение определенного времени после того, как они вышли из непосредственного использования. Это касается всей документации предприятия, в том числе:

• кадровой, к которой относятся приказы по кадрам, выданные трудовые книжки и трудовые договоры;
• хозяйственной — договоров, контрактов и т. п.;
• бухгалтерской.

Для целей сохранения бумаг компании создают специальные подразделения либо нанимают сторонние организации, которые оказывают услуги по архивному хранению документов на своей территории.

Хранить бумаги, которые уже не используются, необходимо, чтобы:

• предъявлять их по запросу контролирующих органов, например налоговой, и избежать санкций за их отсутствие и непредставление;
• предоставлять информацию из них, в частности информацию о трудовой деятельности бывшего сотрудника, — она нередко запрашивается им самим или уполномоченными госорганами спустя много лет после его увольнения;
• избежать наложения санкций за неправильное хранение документов в архиве или их отсутствие; такие санкции предусмотрены ст. 13.20 КоАП РФ.

Как организовать хранение

В целях обеспечения сохранности в течение длительного времени важна правильная организация хранения документов в архиве, включающая ряд мер, направленных на создание благоприятных условий.

Организация архива начинается с правильного подбора места расположения специализированного подразделения компании и заканчивается регулярными гигиенически процедурами, необходимыми для поддержания надлежащего микроклимата в этом помещении. Подробно правила хранения документов описаны в приказе Росархива №24 от 02.03.2020.

Место

С чего начинается организация архивного хранения дел и документов — это выбор помещения для размещения в нем специального подразделения компании.

В соответствии с правилами в выделенном помещении располагаются:

• архивохранилище;
• помещение, в котором проводится прием новых единиц, их оформление и временное размещение до перевода в архивохранилище;
• помещение для использования бумаг, например читальный зал;
• кабинеты сотрудников, обособленные от архивохранилища.

Не допускается размещать специализированное подразделение на чердаках и в подвалах. Если есть такая возможность, архив размещается с северной стороны здания.

Архив располагается на удалении от лабораторных, производственных, бытовых помещений. От смежных помещений подразделение отделяется несгораемыми стенами. В самом помещении не допускается прокладка канализации или водоснабжения, из него должен быть предусмотрен выход к лифту или лестнице.

Само помещение оборудуется:

• вентиляцией, способной обеспечить стабильный режим температуры, влажности и рециркуляцию воздуха;
• противопожарной системой;
• решетками на окнах, если помещение расположено на первом этаже.

Материалы, используемые при строительстве и отделке архивного помещения, не должны выделять агрессивные химические вещества или служить источником пыли.

Условия

Для обеспечения длительной сохранности важно соблюдать условия хранения документов в архиве, они изложены в правилах.

Бумаги хранятся в закрытых коробках, расставленных на стеллажах. К расстановке стеллажей предъявляются следующие требования:

• расстояние между рядами — не менее 120 см;
• проход между стеллажами — не менее 75 см;
• между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, — не менее 75 см;
• между стеной и торцом стеллажа — не менее 45 см;
• между полом и нижней полкой — не менее 15 см, на цокольных этажах — не менее 30 см.

Кроме того, важно соблюдать санитарно-гигиенические нормы:

Сроки хранения

Помимо того, что организации вынуждены соблюдать требования к хранению документов в архиве, им важно помнить о сроках, предусмотренных для разного вида документации.

Срок различен для разных видов бумаг и составляет от пяти лет до неограниченного. Все сроки перечислены в приказе Росархива №236 от 20.12.2019, например:

Вид документа	Срок хранения	Пункт приказа Росархива № 236 от 20.12.2019
Накладные	5 лет	518
Положение о контрактной службе	Постоянно	217
Прайс-листы	10 лет	234
Трудовые договоры	50 или 75 лет	435
Табели учета рабочего времени	5 или 50/75 лет, если условия труда признаны вредными	402

Архивное хранение электронных документов

Электронные документы хранятся:

1. На двух физических носителях — основном, который находится в специализированном подразделении, и рабочем. Требования к условиям зависят от выбранного вида носителя и указываются его производителем.
2. В информационной системе подразделения на его оборудовании.

К сохранению на физическом носителе предъявляются следующие требования:

• выбранный вид носителя обеспечивает длительное сохранение — от 10 лет;
• в организации имеются технические и программные средства, обеспечивающие воспроизведение информации с носителя;
• ответственные сотрудники регулярно обновляют вид носителя на более современный с помощью конвертации информации;
• сотрудники архива следят за сохранностью физического носителя.

В 2011 году окончила УрГЮА (ИПиП), в 2013 — РАНХиГС по программе «Управление государственными и муниципальными закупками». С 2013 по 2018 года занималась юридическим сопровождением закупок бюджетных учреждений федерального и регионального уровней.

Источник

Текущее хранение документов: порядок формирования дел

При работе с документами, вышедшими из оперативной работы, в первую очередь встает вопрос правильной их систематизации. Правильная классификация документов для размещения их в делах позволит в дальнейшем существенно сократить время на их поиск. Рассказываем, как «1С:Документооборот» помогает при организации текущего хранения документов.

Правила и сроки хранения документов

Правила хранения документов закреплены на государственном уровне в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526.

По срокам хранения документы можно разделить на 3 группы:

• постоянного хранения,
• временного хранения свыше 10 лет,
• временного хранения до 10 лет.

Сроки хранения документов следует смотреть в типовых перечнях. Основным, использующимся в любой организации, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных организаций, органов местного самоуправления и организациях, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Для того чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения. При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через 3 года после их завершения. Документы временного срока хранения до 10 лет в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы.

Если организация не имеет возможности хранить документы по месту своего расположения, то она может заключить договор на депозитарное хранение с профильными организациями, которые будут самостоятельно следить за сохранностью документов и вовремя их уничтожать.

Сформированные и законченные дела до передачи их в архив организации хранятся в структурных подразделениях, которые должны обеспечить сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли.

Порядок формирования дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

Если организация небольшая, то эту работу выполняет секретарь. Если в организации есть структурные подразделения, то дела формируют их сотрудники самостоятельно.

Существуют правила формирования дел, которых следует придерживаться:

• помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел;
• помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
• помещать приложения вместе с основными документами;
• группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
• группировать в отдельные дела документы разных сроков хранения.

Указанные признаки могут быть дополнены и сочетаться между собой.

В дело включается лишь один экземпляр каждого документа. Черновые экземпляры и копии уничтожаются.

Одно дело должно быть объемом не более 250 листов при толщине не более 4 см. Такие размеры дел позволяют легко брать, носить дела и пользоваться ими впоследствии.

Формирование дел с помощью 1С:Документооборота

Формирование дел легко обеспечивается средствами «1С:Документооборота» с помощью справочника «Дела (тома)» в строгом соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. В карточку дела автоматически переносится информация из номенклатуры дел организации.

Электронная карточка дела содержит следующие сведения:

• наименование по номенклатуре дел;
• номер тома;
• период, за который собраны документы, хранящиеся в деле;
• количество листов;
• место хранения.

Дата начала дела заполняется автоматически датой первого документа, отнесенного к делу.

Поле «Место хранения» содержит информацию о территории и кабинете, в котором хранится бумажный экземпляр дела.

После исполнения документов и окончания работы с ними бумажные документы, подлежащие архивному хранению, помещаются в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения их физической сохранности, а электронные документы и карточки документов списываются в дела непосредственно в «1С:Документообороте».

Документы внутри бумажного дела обычно располагаются в хронологической последовательности и по тематическому или корреспондентскому признаку. Например, переписка группируется за календарный год по хронологии решения вопроса: документ-ответ помещается за документом-запросом.

Также документы могут размещаться по хронологии и по видам. Так, распорядительные документы группируются с относящимися к ним приложениями. Локальные нормативные акты подшиваются в дела вместе с приказами, которыми они вводятся в действие. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы формируются в дела по видам заседаний, совещаний, собраний (по каждому виду отдельно) и по хронологии.

Организационные документы и локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, подшиваются в дела вместе с ними. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки. На обложках указываются:

• наименование организации (полное и краткое);
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела по номенклатуре дел;
• заголовок дела в полном соответствии с номенклатурой дел;
• срок хранения дела.

Обложка дела формируется автоматически из карточки дела в «1С:Документообороте» по унифицированной форме.

Дела располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

В конце каждого года в «1С:Документообороте» дела закрываются, если они не являются переходящими, и программа запрещает списание в них документов.

Если одному из сотрудников организации понадобился документ из уже сформированного дела, то на место документа, выдаваемого сотруднику, помещается лист-заместитель. В листе-заместителе указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда и кому он выдан. «1С:Документооборот» формирует лист-заместитель по унифицированной форме.

Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя подразделения, в котором находится на текущем хранении документ. В «Журнале передачи» (рис. 1) в «1С:Документоообороте» указывается факт передачи конкретных документов, находящихся в деле. Это позволяет отслеживать возврат документов и дел в дальнейшем.

На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. Карта-заместитель также формируется автоматически из карточки дела (рис. 2).

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений не более чем на один месяц и после его истечения подлежат возврату.

Изъятие документов из дел постоянного хранения возможно только в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним следует проводить комплекс работ:

• создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
• размещение дел;
• проверка наличия и состояния документов и дел;
• соблюдение порядка выдачи дел.

Дела, находящиеся на текущем хранении, следует систематически проверять на наличие и состояние документов в них. Такая проверка обеспечит установление фактического наличия дел и соответствие их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел также проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, начальника службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел и карточек дел (томов) в «1С:Документообороте» с описанием дел на обложке. Физическое состояние дел определяется путем полистного просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в порядке, установленном законодательными, нормативно-правовыми и локальными нормативными актами.

Источник