Опишите способы форматирования таблицы

Форматирование таблицы

Стандартная ширина столбцов не всегда подходит для столбцов на рабочем листе.

Например, ширину столбцов необходимо изменять при следующих условиях:

• ширина недостаточна, чтобы показать текст без усечения;
• ширина недостаточна, чтобы показать цифровую информацию (в этом случае ячейку будут заполнять символы # # # #);
• ширина слишком большая для данной таблицы, и ее необходимо сократить.

Если ширина столбца слишком маленькая, данные не теряются; они просто не показываются полностью.

Ширина столбца и групп столбцов может быть изменена при использовании команд Формат, Столбец (Format, Column).

Форматирование столбца

1. Выделите столбцы для форматирования.
2. Выберите в меню команду Формат, Столбец (Format, Column) и затем требуемую операцию (табл. 29).

Операция	Описание
Ширина	Определяет новую ширину для выбранных столбцов
Автоподбор ширины	Назначает ширину столбца в соответствии с самой широкой среди выбранных ячеек
Скрыть	Делает столбцы невидимыми
Отобразить	Показывает скрытые ранее столбцы
Стандартная ширина	Определяет стандартную ширину столбцов в текущем рабочем листе. Новые установки применяются ко всем столбцам, чья ширина не была установлена заранее

Таблица 29. Форматирование столбца

Изменение ширины столбцов с помощью мыши

1. .Выделите столбцы для изменения ширину.
2. Переместите указатель мыши на правую границу одного из выбранных столбцов в область заголовков столбцов. Указатель мыши изменится на двунаправленную стрелку.
3. Перетащите правую границу столбца на новое место. Ширина колонки будет показана в поле всплывающей подсказки в ходе этого процесса.

Для автоподбора ширины столбца щелкните дважды по правой границе столбца.

Высота выбранных строк может быть изменена для того, чтобы обеспечить увеличенное расстояние между линиями.

Высота строк, автоматически присваиваемая Excel, базируется на размере наибольшего шрифта, находящегося в строке. Автоматически рассчитанная высота строки приблизительно на 25 % больше, чем размер шрифта в пунктах (1/72 дюйма).

Форматирование строк

1. Выделите необходимые строки.
2. Выберите Формат, Строка (Format, Row) и требуемые операции (табл. 30).

Операция	Описание
Высота	Определяет новую высоту для выбранных строк
Автоподбор высоты	Приводит высоту строк в соответствие с наибольшим шрифтом. Это установка по умолчанию
Скрыть	Скрывает строки
Отобразить	Показывает строки, которые были до этого скрыты

Таблица 30. Форматирование строки

Высоту строки также можно изменить с помощью мыши. Перетащите нижнюю границу строки на новое место. Высота строки будет показана в поле всплывающей подсказки в ходе этого процесса.

Для автоподбора высоты строки щелкните дважды по нижней границе строки.

Форматирование ячеек

Содержимое ячеек таблицы может быть отформатировано для улучшения внешнего вида таблицы на рабочем листе. Все опции форматирования ячеек могут быть найдены в окне диалога команды Ячейки в меню Формат (Format, Cells). Кроме того, некоторые кнопки доступны в панели инструментов Форматирование для быстрого применения наиболее общих текстовых и цифровых форматов.

Параметры форматирования диалогового окна Формат ячеек (рис. 90) разделены закладками и представлены в табл. 31.

Закладка	Описание
Число	Числовые форматы, которые могут быть применены к данным в ячейке
Выравнивание	Выравнивание и направление начертания символов в ячейке
Шрифт	Установки для шрифта, размера и начертания символов в ячейке
Граница	Рамки ячеек: их вид и цвет
Вид	Цвета и узоры теневой маски для ячеек
Защита	Ячейки можно заблокировать или скрыть

Таблица 31. Закладки диалогового окна Формат ячеек

Форматирование чисел

Данные в таблицах Excel могут быть представлены в различных числовых форматах, в зависимости от того, какие вычисления требуется произвести (рис.92).

В поле Числовые форматы представлен список форматов. Можно задать нужное число знаков после запятой и выбрать способ представления отрицательных чисел в соответствующих полях.

Существует разница между тем, что ячейка «реально» содержит, и способом показа ее содержимого. Строка формул показывает неформатированное содержимое, в то время как ячейка показывает форматированную версию. Поле Образец показывает выбранное форматирование.

При работе с новой таблицей по Умолчанию установлен цифровой формат Общий (General), который показывает числа без определенного форматирования (т.е. 145123; 0,37; 31 и т. д.).

Ввод некоторых символов автоматически установит нужное форматирование. Например; ввод 40 р. или 5 % в ячейку автоматически установит денежный или процентный формат введенных данных соответственно.

Форматирование может также выполняться при введении значений на рабочий лист.

Рис. 92. Закладка Число

1. Выделите область ячеек для ввода.
2. Нажмите кнопку на панели Форматирование.
3. Введите данные в ячейки. Все последующие значения, введенные в ячейки выделенной области, будут представлены в денежном формате.

Выравнивание данных в ячейке

Для установки новых значений выравнивания или изменения значений принятых по умолчанию могут использоваться опции закладки Выравнивание (Alignment) в окне диалога Формат, Ячейки (Format, Cells) (рис. 93).

Изменения будут применены для всех выбранных ячеек, областей рабочего листа. По умолчанию выравнивание текста, введенного в ячейку, осуществляется по левому краю, а цифры выравниваются вправо.

Опции выравниваний по горизонтали и по вертикали определяют положение текста в ячейке. Для изменения направления текста требуется повернуть стрелку со словом Надпись в поле Ориентация.

Если текст в ячейке состоит из нескольких слов, для удобства чтения задайте опито Переносить по словам.

Рис. 93. Закладка Выравнивание

Центрирование текста по столбцам

Содержимое ячейки может быть выровнено по столбцам в выбранной области. Эта возможность используется для центрирования заголовков на рабочем листе. В этом случае текст должен находиться в самой левой ячейке выделенной области.

1. Введите текст заголовка листа.
2. Выделите несколько соседних ячеек (по размеру таблицы).
3. Нажмите кнопку Объединить и поместить в центре — на панели Форматирование.

Установка шрифтов и их атрибутов

Опции закладки Шрифт (Font) окна диалога Формат, Ячейки (Format/ Cells) используются для установки шрифтов и их стилей для выделенных ячеек.

Средства форматирования с использованием шрифтов в Excel аналогичны средствам Word, описанным в предыдущей главе.

Границы и вид ячейки или области

Рамки могут применяться для ячейки или выделенной области. Опции рамок могут быть установлены при использовании закладки Граница (Border) (рис. 94).

Рис. 94. Закладка Граница

Некоторые из доступных стилей рамок представлены в поле Тип линии.

1. Выделите ячейки для форматирования.
2. Откройте панель диалога Формат, Ячейки (Format, Cells) и выберите закладку Граница (Border).
3. Выберите стороны для ячеек, в которых будет установлена рамка.
4. Выберите Тип и цвет линии.
5. Нажмите ОК.

Внешний вид ячеек может быть улучшен при заполнении их цветом и/или узором. Цвета и узоры (включая цвет узора) могут быть установлены при использовании закладки Вид (Patterns) окна диалога Формат, Ячейки (Format, Cells).

Выбранная заливка и узор показываются в поле Образец.

Защита ячеек

Защита полезна в таблицах, содержащих сложные формулы и заранее заданные константы. В Excel используется двухуровневая система защиты. В рабочем листе каждая ячейка по умолчанию заблокирована, но, если защита листа выключена, данные можно вводить во все ячейки.

Закладка Защита (Protection) содержит опции Защищаемая ячейка (Locked) и Скрыть формулы (Hidden).

Чтобы запретить изменение ячеек листа для сохранения формул или данных, следует разблокировать ячейки для ввода и установить защиту листа.

1. Выделите и разблокируйте все ячейки, которые потребуется изменять после защиты листа, сняв опцию Защищаемая ячейка (Locked).
2. Скройте все формулы, которые не должны быть видимы, установив опцию Скрыть формулы (Hidden).
3. В меню Сервис выберите команду Защита (Tools, Options), а затем команду Защитить лист (Protect Sheet).

Чтобы никто другой не смог снять защиту с листа, введите пароль, но учтите, что при утере пароля получить доступ к защищенным элементам листа будет невозможно.

Источник

ITGuides.ru

Вопросы и ответы в сфере it технологий и настройке ПК

Создание и форматирование таблицы в Ворде

В программе Microsoft Word имеется возможность не только печатать текстовые данные, но и создавать другие объекты. Таблицы в Word представляют собой не только довольно мощный и универсальный способ, с помощью которого наглядно и компактно можно представить нужную информацию, но и средство придания странице любой структуры. Темой сегодняшнего разговора являются таблицы в Ворде и способы их использования. Данная информация поможет пользователям не только понять программу, но и экономить время в процессе работы, а также научиться представлять нужную информацию в удобном для чтения виде.

Основные моменты создания

Таблица — это очень сильный инструмент форматирования, благодаря которому документу можно придать любой вид. Очень часто в Word для решения различных задач использование таблицы является самым приемлемым, а иногда и единственно возможным вариантом. Таблица является структурой, которая состоит из горизонтальных строчек и вертикальных столбцов, пересечение которых образует ячейки.

В документе для создания необходимо курсор навести на место будущего расположения желаемого объекта и в меню выбрать команду «Вставка», где после нажать на кнопку «Таблица». Далее действия можно разделить на 3 возможных способа:

1. В окне самостоятельно определить структуру будущего объекта, выделить нужное число строк и столбцов.
2. В окне выбрать команду «Вставить таблицу», где указать нужно количество ячеек.
3. В открывшемся окне нажать на строку «Нарисовать …», после чего указателем, который преобразится в карандаш, начертить таблицу в Ворде. Для выхода из режима рисования необходимо снова нажать на ту же кнопку.

Поскольку текстовые данные в каждой ячейке форматируются как стандартные данные, необходимо знать не только, как в Ворде вставлять таблицу, но и форматированные в ней данные.

Форматирование текста внутри

Прежде чем приступать к изменению текстовых данных в ячейках, их необходимо предварительно выделить. Для выделения всей таблицы в Ворде необходимо нажать на перекрестие, которое можно найти в левом верхнем углу выделяемой строки. Чтобы выделить отдельно определенную строчку, следует навести курсор на эту строку и щелкнуть в поле выделенного столбца. А для выделения нескольких соседних клеток необходимо с помощью мышки протянуть нужное расстояние, при этом зажав клавишу Shift. Эта же кнопка может выделять ячейки в произвольном порядке. Ну и, конечно же, можно использовать команду «Выделить», которая находится на ленте «Макет» контекстного инструмента «Работа с таблицами».

Таблица, как и обычный документ, по форматированию особо ничем не отличается. Настройки столбцов и строк можно найти в окне «Свойства таблицы», которое находится под командой «Свойства» на панели в меню Word.Можно изменять шрифт и размер текста, отступы и т. п.

Форматирование также можно осуществлять при помощи конструктора. В меню Word его легко найти, если перед этим установить курсор на любую ячейку. Данная команда является очень полезным помощником, поскольку располагает всеми необходимыми инструментами для работы в Ворде с такими объектами.

Можно еще объединять несколько соседних клеток в одну, посредством их выделения и последующим выбором в контекстном меню, кликнув правой кнопкой мышки команду «Объединить ячейки».

Удаление из документа

Рассмотрим также, как можно удалять таблицу, поскольку очень часто создание объекта не дает желаемого результата. Это можно сделать несколькими способами:

1. Правильно выделив объект, протянув курсором мышки до конца, до его окраса, можно изъять его с помощью кнопки на клавиатуре Delete (Del).
2. Выделив таблицу, можно ее вырезать, нажав соответствующую команду в меню, которое откроется, если кликнуть правой кнопкой мышки на выделенном объекте.

Подводя итоги, можно подчеркнуть, что практически в любом документе присутствует информация, которая в текстовом виде не воспринимается, а таблица предоставляет большие удобства для чтения, при этом данные становятся более наглядными.

Отблагодари меня, поделись ссылкой с друзьями в социальных сетях:

Источник

Как форматировать таблицу Word

Здравствуйте, дорогие читатели. Сегодня будем учиться форматировать таблицы Ворд. Вместо скучных, однообразных, плоских структур, мы получим броские, цепляющие взгляд конструкции, которые приятно и легко изучать, просто распечатать.

На самом деле, возможности оформления в Ворде настолько велики, что охватить их все практически нереально, да и Вы устанете читать. Потому, мы охватим самые важные инструменты, а дальнейшие, глубинные аспекты будут уже за Вами.

Прежде хочу сказать, что внешний вид таблицы напрямую зависит от выбранного стиля и темы. Для информации внутри таблиц работает форматирование текста и настройка абзацев. Эти темы обязательно изучите они дадут Вам огромную свободу в манипуляциях с таблицами. А теперь копаем глубже.

Для экспериментов я возьму вот такую таблицу:

Стили таблиц в Ворде

Конечно, можно долго разрисовывать таблицу, используя стандартные средства форматирования. А я предлагаю применять стили таблиц. Это предустановленные или сохраненные Вами данные о форматировании таблиц, которые применяются в один клик. Заманчиво? Всего одно мгновение и вся таблица отформатирована!

Чтобы улучшить таблицу – установите курсор в любую ячейку таблицы и перейдите на вкладку Работа с таблицами – Конструктор . Что здесь предлагаю сделать:

1. Найдите блок Параметры стилей таблиц. В нем можно задать особое форматирование некоторых элементов. Поставим галочки напротив таких пунктов:
   • Строка заголовка – определяет особое форматирование для шапки
   • Строка итогов – особое форматирование строки с промежуточными итогами
   • Чередующиеся строки – четные и нечетные строки отличаются по цвету. Лучше не устанавливать эту галку, если таблица достаточно длинная
   • Первый столбец – особый формат для первого столбца, если это необходимо

Кроме того, можно отдельно настроить формат последнего столбца и чередование столбцов. Мы сейчас этого делать не будем

Теперь в блоке Стили таблиц выбираем подходящий стиль. Нажмите кнопку Дополнительные параметры, чтобы открыть все миниатюры стилей. Кликните по подходящему. Рекомендую не выбирать очень яркие и пестрые стили. Найдите нейтральный вариант, который не режет глаза и не утомляет их при длительном изучении таблицы

Поработаем с выравниванием:

• Мне не нравится, что в этом стиле в первом столбце выравнивание по правому краю. Выделим весь столбец кроме шапки и нажмем на ленте Макет – Выравнивание – Выровнять по центру по левому краю .
• Настроим выравнивание в шапке. Выделим первую строку и кликнем Макет – Выравнивание – Выровнять по центру
• Выровняем данные. Выделяем все ячейки с цифрами и в том же блоке выравнивания установим Выровнять по центру по правому краю .

Важно! Выравнивание текста делайте по левому краю, а числовых данных – по правому. Это существенно улучшает читаемость данных.

Посмотрите на высоту наших строк. Вам не кажется, что таблица очень сжата, выглядит скомканной?

Увеличим высоту строк. Высоту строк можно регулировать двумя способами:

• Выделяем всю таблицу и в блоке Макет – Размер ячейки – Высота строки таблицы укажем 0,6 см. Я не дам рекомендаций по высоте строки в других таблицах. Она вообще может изменяться в зависимости от содержания. Просто экспериментируйте с высотой и смотрите что получается. Выберите самый удобный вид, на Ваш взгляд
• Еще один способ – указание полей ячеек. Я его использую чаще, чем предыдущий. Его преимущество – если текст в ячейке достаточно большой и не вмещается в нее, не нужно индивидуально для нее подбирать высоту. Программа сама выбирает высоту, чтобы обеспечить надлежащие отступы. Выполним на ленте Работа с таблицами – Макет – Выравнивание – Поля ячейки . Я выбрал параметры, как на рисунке:

Выделим важные элементы. В последнем столбце таблицы указана премия сотрудников за результаты работы. Мы видим, что трое сотрудников остались без премии. Можно выделить эти ячейки цветом. Так, мы поставим акцент на том, что данные сотрудники в меньшей степени соответствуют критериям работодателя.
Выделяем ячейки с нулями и на ленте выполняем Работа с таблицами – Конструктор – Заливка . Выбираем контрастирующий цвет. Например, желтый.

Такая таблица мне уже нравится больше. Что еще можно сделать?

Как изменить сетку в таблице Ворд

Вид таблицы можно немного облегчить, экспериментируя с линиями сетки. Давайте сделаем их не сплошными, а мелким пунктиром:

1. Выделяем всю таблицу
2. На ленте Работа с таблицами – Конструктор – Обрамление в раскрывающемся списке выберем вид линии

Откроем меню Границы и выберем Все границы . Вот, что у нас получилось:

Поэкспериментируйте с границами, чтобы получить самый удобный для восприятия вид.

Повторение заголовка таблицы в Word

Когда Ваша таблица большая и не вмещается на один лист – обязательно сделайте повторяющийся заголовок:

1. Поставьте курсор в любую ячейку первой строки
2. Кликните на ленте: Работа с таблицами – Макет – Данные – Повторить строки заголовков

Теперь, при переходе на новый лист, первой строкой будет отображаться заголовок, читателю не придётся интуитивно понимать к чему относится каждая из колонок.

Разрыв таблицы в Ворде

Иногда нужно принудительно разорвать таблицу, чтобы вставить какие-то пояснения или перенести на следующий лист. Для этого выполните такую последовательность:

1. Выделите любую ячейку в строке, над которой должен быть разрыв
2. Нажмите на ленте Работа с таблицами – Объединение – Разделить таблицу .

Результат операции на рисунке:

Вот и всё, что я хотел сегодня рассказать. Информации много, поле для экспериментов очерчено. Теперь пробуйте делать то же самое в своих проектах. Уверен, у Вас все получится, ведь ничего замысловатого разработчики нам здесь не предложили.

Если в результате у Вас появятся вопросы – жду их в комментариях. Следующий пост будет последним в блоке о таблицах Ворд. Его посвятим Экспресс-таблицам – прекрасному эксперименту для создания собственного стиля и автоматизации работы. Заходите и читайте, и обязательно подпишитесь на обновления, чтобы не пропустить ничего важного. До скорых встреч!

Источник