Оперативные способы передачи информации телефонограмма факсимильное сообщение

Документы, передаваемые средствами электросвязи

Телеграмма— документ, передаваемый по телеграфной сети. Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок, указание категории, отметку о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, текст, подпись, а также (под чертой) адрес и наименование отправителя, регистрационный номер и дату регистрации.

В телеграмме указывают точный адрес (без индекса), который печатают прописными буквами. Существует ряд степеней срочности телеграмм: «срочная», «внеочередная», «правительственная» и т. д.

Текст телеграммы печатают прописными буквами на одной стороне листа через два интервала; абзацный отступ допускается только в начале текста. Между словами делают пропуск в два пробела.

Пишут телеграмму особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Если же знаки препинания необходимы для правильного понимания текста, то их обозначают буквенными сокращениями: точка — тчк, запятая — зпт, двоеточие — двтч, кавычки — квч, скобки — скб. Словами пишутся такие знаки: — (минус), + (плюс),! (восклицательный знак), № (номер), ? (вопросительный знак), % (проценты) и др. Даты обозначают арабскими цифрами и в строгой последовательности (число, месяц, год), так как пробелы между цифрами не ставят.

Телекс — обобщенное название различных по содержанию документов, переда­ваемых по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс — это телеграмма, переданная по телетайпу (телепринту) — аппарату, применяемому для непосред­ственной телеграфной связи. Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды (как в телеграммах).

Для передачи телекса необходимо знать код получателя, код страны и города, где находится телетайпный аппарат.

• наименование и адрес организации-отправителя;

Требования к оформлению телексов аналогичны требованиям к оформлению телеграмм. Текст телекса близок к телеграфному, так как оплата за передачу те­лекса исчисляется в зависимости от времени, затраченного на передачу инфор­мации. С другой стороны, язык телекса мало чем отличается от языка письма. В тексте телекса может присутствовать вступительное приветствие и заключи­тельная формула вежливости, как правило, сохраняются знаки препинания.

Отличается телекс от телеграммы содержанием заголовка, в котором указыва­ется информация об адресате и отправителе, время передачи сообщения.

Телексы печатаются латинским шрифтом. Для записи русских букв латински­ми используется специальная перекодировочная таблица.

Последнее сообщение телекса заканчивается знаком «++». Знак «+?» в конце телекса означает ожидание ответа.

Факсограмма (телефакс, факс)— это получаемая на бумажномносителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

По скорости передачи информации факсимильная связь равнозначна телексной связи, но обладает очевидным преимуществом: позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе, что невозможно сделать, используя телеграф или телексную связь.

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе — приказ, распоряжение, договор, протокол и др.; чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой — в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, и должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом.

Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

Телефонограмма — документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Телефонограммы применяются для срочно­го оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах, о каких-либо изме­нениях в запланированных действиях, мероприятиях и т. п.

Реквизиты телефонограммы:

• наименование организации — автора телефонограммы;

• наименование вида документа;

• дата и время передачи;

• адресат (наименование организации, куда передается телефонограмма);

Кроме того, в телефонограммах обязательно указывают:

• наименования должности, фамилии, имена и отчества должностных лиц, передавших и принявших телефонограмму;

• номера телефонов фирм, передавших и получивших телефонограмму.

Телефонограмма составляется и оформляется на специальном бланке или на чистом листе бумаги в одном экземпляре. Текст телефонограммы должен быть кратким (не более 50 слов), лаконичным, четким, без труднопроизносимых слов. В телефонограмме необходимо акцентировать внимание на факты, даты, время, место проведения мероприятия, на вопросы, подлежащие обсуждению и т. п.

Телефонограмма должна быть подписана руководителем предприятия или от­ветственным исполнителем.

При передаче телефонограммы необходимо придерживаться следующих правил:

• вначале следует указать название своей фирмы и телефон, вид документа;

• после передачи текста нужно записать должность, имя, отчество и фамилию лица, принявшего телефонограмму, номер телефона, дату и время передачи;

• при передаче текста указываются все знаки препинания.

При приеме телефонограммы необходимо:

• записать название фирмы — автора телефонограммы и номер ее телефона, текст телефонограммы, должности, имена, отчества и фамилии лиц, подпи­савших и передавших телефонограмму, дату и время приема;

• во избежание неточностей или ошибок принимающий должен повторить за­писанный текст телефонограммы передающему лицу.

Если телефонограмма передается нескольким организациям, к ней прилагает­ся список адресатов и номера их телефонов.

Источник

Документы оперативной информации. Телефонограмма. Факс.

Телефонограмма — это документ, выделяемый в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текстов (пере­дается по телефону и записывается от руки). Теле­фонограмма используется для оперативного решения вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления. С по­мощью телефонограммы передают несложные тексты, такие, как приглашение на совещание, заседание и т.д. Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре. В ней не должно быть более 50 слов и не рекомендуется употреблять трудно произносимые слова и сложные обороты.

Телефонограммы оформляются обычно на чистых листах бумаги. При большом количестве документов (более 200 в год) используются специально изготовленные бланки для телефо­нограмм. Текст телефонограммы содержит следующую информацию: название учреждения — автора документа; должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму; номер его телефо­на; наименование организации-получателя; должность и фами­лия сотрудника, принявшего телефонограмму; номер его теле­фона; дата номер телефонограммы; текст (не превышающий 50 слов); наименование должности лица, подписавшего доку­мент; его личная подпись; инициалы и фамилия.

При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудновыговариваемых и редкопроизносимых слов; информация должна быть краткой и точной.

Управление пассажирского Руководителям служб

Передала секретарь Приняла секретарь

А. И. Петрова, И.П. Иванова,

тел.4321212 тел. 422 03 15

ТЕЛЕФОНОГРАММА 18 ч. 20 мин.

19 мая с 13 до 16 ч. будет снято напряжение в контактной сети трамваев маршрутов 2 и 5. Заблаговременно известите пассажиров по линии названных маршрутов и организуйте по ним движение других видов транспорта.

Зам. Начальника городского управления

пассажирского транспорта М.В. Попов

Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназна­чалась полученная информация.

Факс — любой документ на бумажном носителе, полученный в виде факсимильной копии по каналам телефонной связи. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую ин­формацию.

Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями предъявляемыми к виду отправляемого документа: при­каза, протокола, акта, договора, письма и т.д. Обычно па факсу передают оперативную информацию, так как доку­мент, полученный по факсу, не обладает такой же юриди­ческой силой, как подлинник документа или его заверен­ная копия. При подготовке документа, который будет передан по факсу, следует избегать использования мелких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по факсимильной связи. Документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, шариковой ручкой, тушью.

Дата добавления: 2016-03-10 ; просмотров: 955 ; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ

Источник

Реферат: Телеграмма, телефонограмма, факс

1.1 История развития телеграмы…. ……………………………………..…. 4

1.2 Характеристика телеграммы………………………………………………4

3.1 Характеристика факсограммы. ……………………………..………11

Список использованной литературы…………………………………………13

С древнейших времен человек ведет переписку с себе подобными. Глиняные таблички, берестяные грамоты, письма на пергаменте. Неважно на чем, но человек старался высказать свои мысли и чаяния посредством письма. Наверняка уже тогда существовали деловые письма, с помощью которых человек осуществлял обмен информацией, делал предложения и вел переговорное общение. Приступая к составлению официального письма, мы никогда не задумываемся о том, что эта практика восходит еще к седой древности. Языковые формулы, виды, разновидности официальной корреспонденции, формуляры, способы оформления и работы с ней создавались и шлифовались веками. Многие виды писем имеют тысячелетнюю историю.

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно — справочными. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Деловая переписка – неотъемлемое средство связи и в наши дни. Связи предприятия с внешними организациями, так как именно письма соединяют организацию-автора с другими учреждениями.

1.1 История развития телеграммы

Первое сообщение было отправлено посредством телеграфа 25 июля 1837 года Чарльзом Витстоуном (Charles Wheatstone) с железнодорожной станции Эустон (Euston). Получил это послание Уильям Фосергил Кук (William Fothergill Cooke), находившийся в лондонском районе Камден.

С тех пор прошло почти 170 долгих лет. Революционная по тем временам технология, позволяющая пересылать сообщения на огромные расстояния, стремительно развивалась в течении XIX века, став одним из самых популярных способов связи. Телеграф также значительно повлиял на другие средства коммуникации, включая электронную почту и Интернет.

Возможно, если бы в 1846 году Уильям Кук не открыл фирму Electric Telegraph Company-одну из первых компаний, представлявших коммуникационные услуги, сегодня мы бы с вами жили совсем в другом мире. Уже в 1874 году в Великобритании услугами телеграфа можно было воспользоваться в 20 тысячах городов и деревень. Страна также имела связь с США и со многими своими колониями. Когда телеграфу исполнилось 50 лет, его огромное значение признала даже Королева Виктория (Queen Victoria).

В XX веке телеграмма уже отошла, а второй план из-за популяризации и распространения телефона. На ее смену в 1932 году пришел телекс, который используется во многих странах до сих пор.

1.2 Характеристика телеграммы

Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста: по телеграфу или телетайпу.

Вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи.

Телеграммы в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Порядок телеграфной связи регламентирован правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28 августа 1997 г. №1108 (с изменениями от 14 января 2002 г.).

Телеграммы подразделяются на категории и виды. Телеграммы бывают следующих категорий:

1. простая или обычная (максимальный срок прохождения между пунктами, имеющими телеграфную связь — не более 10 часов)

2. телеграмма-письмо (не более 24 часов)

3. срочная (максимальный срок прохождения не более 5 часов)

1. простая (обыкновенная)

1. с доставкой на художественном бланке (с отметкой “ЛЮКС”, “ЛЮКС/М”, музыкальная)

2. с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой “вручить”, “дата”)

3. с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой “почтой заказное”)

4. уведомление телеграфом

5. уведомление телеграфом срочное

6. с доставкой на художественном бланке по случаю траура (с отметкой “делюкс”)

1. с доставкой на художественном бланке (с отметкой “люкс”)

3. с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой “вручить”, “дата”)

4. с доставкой на художественном бланке по случаю траура

5. с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой “почтой заказное”)

Чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые. Срочная должна прийти к адресату за время до 3-х часов, а простая до 6 часов.

Категории и виды телеграмм, не допускаемых в телеграфном обмене для стран СНГ

1. заверенная: Эстония, Литва;

2. срочная: Грузия, Латвия, Таджикистан, Узбекистан, Литва;

3. художественный бланк: Грузия, Таджикистан, Узбекистан, Литва.

Телеграмма содержит следующие реквизиты:

· указание категории телеграммы;

· отметка о виде телеграммы;

· телеграфный адрес получателя (условный или полный);

· текст (содержание телеграммы);

· регистрационный делопроизводственный номер;

· адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Слова в телеграммах для подсчета делятся на:

Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм, а телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.

Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала прописными буквами, без абзацев, переноса слов. (ПРИЛОЖЕНИЕ А).

Первый экземпляр направляется на телеграф, второй – подшивается в дело.

Обязательными реквизитами телеграммы являются:

· отметка о категории (пресса, срочная, обыкновенная и т.п.) и виде (с уведомлением; с доставкой почтой; с оплаченным ответом и т.п.);

· телеграфный адрес получателя;

· регистрационный индекс (номер);

· почтовый адрес организации-отправителя;

· подпись должностного лица, от имени которого передается текст;

Текст телеграммы отличается так называемым телеграфным стилем, составляется в предельно сжатой форме. В тексте отсутствуют предлоги, союзы, частицы (кроме не ), знаки препинания. Числа и цифры пишутся словами. Цифрами обозначаются только заводские и торговые знаки и марки, номера домов, индексы документов. Знаки препинания в тексте телеграммы употребляют только в том случае, когда их отсутствие может исказить смысл текста. Допускается обозначение знаков препинания условными обозначениями: ТЧК – точка; ЗПТ – запятая, ДВТЧ – двоеточие, КВЧ – кавычки, СКБ – скобки. В телеграммах не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем, выбор делается в пользу более коротких слов. Предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает толкований. Не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уже сказанное.

Текст телеграмм должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации. Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.

В нижней части телеграммы под чертой указываются адрес отравителя, наименование организации-отправителя, должность, инициалы, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес, пишется без сокращений, со знаками препинания.

Телеграммы от организаций и учреждений, подписанные должностными лицами должны быть заверены печатью соответствующей организации или печатью “Для телеграмм”. В телеграммах, подписанных должностными лицами нескольких организаций или учреждений, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации или учреждения.

Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в телеграмму отправителем или по просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя.

Телеграмма не должна содержать более 300 слов. Если телеграмма состоит из большего количества слов, она должна быть разделена оператором связи на несколько частей по 300 слов каждая, передаваемых как отдельные телеграммы.

Документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки. Может быть застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются:

· наименование учреждений адресанта и адресата;

· реквизит “от кого” и “кому” с указанием должности, фамилии, и отчества должностных лиц;

· номер, дата и время передачи и приема телефонограммы;

· должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму;

· текст и подпись.

Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 как для делового письма, т.е. выражается предложным падежом с предлогом “о” или “об”. Например, “Об изменении времени заседаний Совета”, “О прибытии участников семинара”

Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй – предпринимаемые действия. Телефонограмма излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов (Приложение 2).

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственными исполнительным.

3. Факсограмма (телефакс, факс)

3.1 Характеристика факсограммы

Факс – это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимальной связи (при помощи факсимальной аппаратуры). Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе формата А4 – приказ, распоряжение, договор, протокол и др., но чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

Не существует каких-либо специальных требований оформления документов, предъявляемых к соответствующему виду документа: печататься четким, контрастным шрифтом.

Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне (Приложение 3).

В процессе данной работы были рассмотрены основные характеристики телеграммы, телефонограммы и факсограммы.

Следует отметить, что в настоящее время в управленческой практике используются главным образом документы, созданные каким-либо образом письма: рукописным, машинописным, типографическим, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звука- и видеозаписи, и на специальном материале (бумаге, кино и фото пленке, магнитной ленте, диске и т.п.). Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (машинопись, рукопись, телеграмма, факсограмма и т.д.) и на искусственном языке с использованием соответствующего носителя (магнитные ленты, дискеты, диски и т.д.).

На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документации является компьютерная печать. Однако ряд документов, например заявление, объяснительные записки создаются обычным рукописным способом.

Источник

Название: Телеграмма, телефонограмма, факс Раздел: Рефераты по информатике Тип: реферат Добавлен 10:02:14 27 июля 2011 Похожие работы Просмотров: 2254 Комментариев: 20 Оценило: 4 человек Средний балл: 4.3 Оценка: неизвестно Скачать