Обмен документами как способ согласия

Глава 17. Порядок обмена документами и информацией между резидентами (нерезидентами) и уполномоченными банками

Глава 17. Порядок обмена документами и информацией между резидентами (нерезидентами) и уполномоченными банками

17.1. Способ обмена документами и информацией, требование о представлении (направлении) которых установлено настоящей Инструкцией, определяется по согласованию уполномоченного банка с резидентом.

Обмен документами и информацией осуществляется непосредственно резидентом либо его представителем, а также посредством почтовой (заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении) или иной связи в порядке, согласованном уполномоченным банком с резидентом.

Информация об изменениях:

Указанием Банка России от 11 июня 2015 г. N 3671-У в пункт 17.2 внесены изменения

17.2. При обмене документами и информацией на бумажном носителе, документы, оформляемые в соответствии с настоящей Инструкцией физическим лицом — резидентом, являющимся индивидуальным предпринимателем, или физическим лицом, занимающимся в установленном законодательством Российской Федерации порядке частной практикой, подписываются этим физическим лицом либо его представителем и заверяются оттиском печати такого физического лица — резидента (при ее наличии), образец которой проставлен в карточке с образцами подписей и оттиска печати, указанной в Инструкции Банка России от 30 мая 2014 года N 153-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам), депозитных счетов», зарегистрированной Министерством юстиции Российской Федерации 19 июня 2014 года N 32813 («Вестник Банка России» от 26 июня 2014 года N 60), (далее — карточка с образцами подписей и оттиска печати).

Информация об изменениях:

Указанием Банка России от 30 ноября 2015 г. N 3865-У в пункт 17.3 внесены изменения, вступающие в силу с 28 декабря 2015 г.

17.3. При обмене документами и информацией на бумажном носителе документы, оформляемые в соответствии с настоящей Инструкцией юридическим лицом — резидентом (за исключением кредитных организаций), подписываются лицом (лицами), наделенным (наделенными) правом подписи, заявленной в карточке с образцами подписей и оттиска печати, и заверяются оттиском печати юридического лица (при ее наличии), образец которой проставлен в карточке с образцами подписей и оттиска печати этого юридического лица.

Документы, оформляемые в соответствии с настоящей Инструкцией юридическим лицом — резидентом (за исключением кредитных организаций), могут быть подписаны иным сотрудником такого юридического лица, наделенным юридическим лицом таким правом, в том числе на основании распорядительного акта, доверенности, выдаваемой в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

17.4. Документы, направляемые резидентом в уполномоченный банк в электронном виде, подписываются электронной подписью резидента.

17.5. Датой представления резидентом в уполномоченный банк документов и информации, которые указаны в настоящей Инструкции, является дата их получения уполномоченным банком, зафиксированная в соответствии с порядком уполномоченного банка о регистрации (приеме) поступающих (входящих) документов, включая документы в электронном виде.

Датой получения резидентом от уполномоченного банка документов, указанных в настоящей Инструкции, является:

дата расписки в получении документов резидентом либо его представителем, зафиксированная в порядке, установленном уполномоченным банком;

дата, указанная в уведомлении о вручении в случае обмена документами и информацией посредством почтовой связи;

дата, определенная договором об обмене документами и информацией в электронном виде.

Информация об изменениях:

Указанием Банка России от 14 июня 2013 г. N 3016-У в пункт 17.6 внесены изменения, вступающие в силу с 1 октября 2013 г.

17.6. Справка о валютных операциях, справка о подтверждающих документах, ПС, ведомость банковского контроля, которые направляются уполномоченным банком резиденту в соответствии с настоящей Инструкцией, должны иметь:

на бумажном носителе на каждой странице подпись ответственного лица и печать уполномоченного банка;

в электронном виде электронную подпись ответственного лица.

Требование настоящего пункта распространяется в том числе на документы, право на заполнение которых предоставлено резидентом уполномоченному банку в соответствии с настоящей Инструкцией.

При направлении уполномоченным банком резиденту иных документов, установленных настоящей Инструкцией, не указанных в настоящем пункте, уполномоченный банк по согласованию с резидентом вправе установить порядок их подписания и заверения печатью уполномоченного банка.

17.7. В случае обмена между уполномоченным банком и резидентом в электронном виде документами и информацией, требование о представлении (направлении) которых предусмотрено настоящей Инструкцией, порядок такого обмена, установление процедуры признания аналога собственноручной подписи, в том числе электронной подписи отправителя (электронная подпись), определение способов передачи и регламентов приема (передачи), осуществление контроля целостности и полноты электронного сообщения, ответственность за достоверность информации, а также подлинность электронной подписи, направление электронного сообщения о принятии (непринятии) с информацией об отправителе и о получателе электронного сообщения, дата его отправления и дата его принятия (непринятия), причины отказа в принятии определяются уполномоченным банком и резидентом в соглашении (далее — договор).

17.8. При обмене документами и информацией в электронном виде могут передаваться как документы, сформированные в электронном виде, так и полученные с использованием сканирующих устройств изображения документов, оформленных первоначально на бумажном носителе.

17.9. При обмене документами и информацией в электронном виде между уполномоченным банком и резидентом должны обеспечиваться порядок и способы защиты при передаче от несанкционированного доступа третьих лиц.

17.10. В случаях, установленных настоящей Инструкцией, если резиденту уполномоченным банком выдаются документы на бумажном носителе, резидент по согласованию с уполномоченным банком в соответствии с настоящей главой может получить от уполномоченного банка указанные документы в электронном виде.

17.11. При необходимости получения резидентом от банка ПС ведомости банковского контроля, ПС и (или) копий документов, помещенных в досье валютного контроля, резидент представляет в порядке, согласованном с уполномоченным банком, заявление с перечислением требуемых документов.

17.12. Обмен документами и информацией между уполномоченным банком и нерезидентом устанавливается в соответствии с соглашением.

Источник

Обмен документами как способ согласия

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Какие положения обязательно должны содержаться в соглашении об электронном документообороте или в договоре поставки, предусматривающем раздел об электронном документообороте (планируется использование и квалифицированной, и простой электронных подписей)?

Соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи.
Соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:
1) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
2) обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.
Законодательство в области электронного документооборота регулируется Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ (далее — Закон N 63-ФЗ), ГК РФ, НК РФ, Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и другие, смотрите подробный перечень в материале Коржов В.Ю., Захарова Н.А. Комментарий к Федеральному закону от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (под ред. Н.Н. Ковалевой).
В частности, абзац 2 п. 1 ст. 160 ГК РФ предусматривает, что письменная форма сделки считается соблюденной также в случае совершения лицом сделки с помощью электронных либо иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сделки, при этом требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю. Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон может быть предусмотрен специальный способ достоверного определения лица, выразившего волю.
Согласно п. 1 ст. 169 НК РФ счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком (утвержден приказом Минфина России от 05.02.2021 N 14н).
Согласно положениям п. 5 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.11 (далее — Закон N 402-ФЗ) первичный учетный документ может быть составлен как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа.
Основные правила работы с электронными документами прописаны в Законе N 63-ФЗ.
В п. 1 ст. 4 Закона N 63-ФЗ закреплено право участников электронного взаимодействия использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если по закону нет требования об использовании конкретного вида электронной подписи.
В письме Минфина России от 13.05.2020 N 03-03-06/2/38724 пояснено, что согласно ст. 21 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета. До принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой вид электронной подписи (смотрите также письма Минфина России от 25.06.2018 N 03-03-06/1/43489, от 12.09.2017 N 03-03-06/1/58456, от 17.07.2017 N 03-03-06/1/45323, от 21.09.2016 N 03-03-06/1/55073, Энциклопедию решений. Применение электронной подписи в целях бухгалтерского учета и налогообложения).
В ст. 6 Закона N 63-ФЗ закреплены основные условия, при выполнении которых электронные документы, подписанные электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.
В соответствии с п. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (если нет требования о необходимости составления документа в бумажном виде).
ЭДО с применением простой и неквалифицированной электронной подписи согласно п. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ может быть организован организациями только при наличии между ними соглашения о порядке обмена электронными документами (смотрите также письма ФНС России от 20.02.2018 N ЕД-4-15/3372, от 19.05.2016 N СД-4-3/8904, от 17.01.2014 N ПА-4-6/489). Указанное соглашение должно устанавливать порядок проверки электронной подписи, а также соответствовать требованиям ст. 9 Закона N 63-ФЗ:
— соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи (смотрите также письмо ФНС России от 20.02.2018 N ЕД-4-15/3372);
— соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:
1) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
2) обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность».
Иных требований на законодательном уровне к соглашениям об ЭДО на текущий момент нами не обнаружено. Как отмечается в письме Минфина России от 01.08.2011 N 03-07-09/26, формулировка «по взаимному согласию сторон сделки» означает добровольность применения электронной формы документов. При этом специальные требования в отношении порядка согласования волеизъявления сторон не установлены (письмо ФНС РФ от 24.10.2018 N ЕД-4-15/20755). Смотрите также материал «Электронные документы: проблемы и их решения» (интервью с С.В. Разгулиным, заместителем директора Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России) (Е. Степина, «Актуальная бухгалтерия», N 11, ноябрь 2011 г.) (Вопрос: А как можно зафиксировать согласие на использование электронных счетов-фактур между контрагентами?).
В соглашении с контрагентом о порядке обмена электронными документами могут также указываться:
— виды документов, которыми можно обмениваться электронно;
— форматы этих документов (утвержденные ФНС России или собственные);
— виды электронных подписей, которыми будут заверяться электронные документы (простая, усиленная неквалифицированная или усиленная квалифицированная);
— будут ли документы передаваться через оператора ЭДО или же они будут направляться напрямую с помощью бухгалтерской программы.
Смотрите Примерную форму соглашения об обмене электронными документами, Примерную форму соглашения о совершении электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи. Настоящие формы разработаны в соответствии с положениями Закона N 63-ФЗ, Закона N 402-ФЗ, приказом Минфина России от 05.02.2021 N 14н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи».
В отсутствие соглашения, отвечающего установленным требованиям (ч. 2 ст. 6, ч. 2 ст. 9 Закона N 63-ФЗ), обмен сторонами информацией в электронной форме (например, путем переписки по электронной почте) не будет свидетельствовать о подписании документов, имеющих юридические последствия в отношениях сторон (смотрите постановления Девятого ААС от 25.05.2018 N 09АП-19014/18 и от 30.08.2017 N 09АП-36590/17). Это связано с тем, что в соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок электронной подписи (речь идет только о простой или неквалифицированной ЭП) допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон, в противном случае письменная форма сделки не может считаться соблюденной.
Соглашение об использовании электронной подписи не требуется оформлять в отношении каждого договора, заключаемого сторонами (хотя такой вариант законодательству не противоречит). В соответствии со ст. 3 Закона N 63-ФЗ электронный документооборот между организациями ведется по соглашению сторон об обмене электронными документами. Для осуществления электронного документооборота необходимо заключить договор с оператором электронного документооборота, установить специальное программное обеспечение, разработать порядок электронного документооборота, назначить ответственных лиц, установить порядок создания, передачи и хранения электронных документов. Как правило, все указанные вопросы и находят отражение в соглашении, заключаемом контрагентами.
При наличии соглашения об использовании электронной подписи нет необходимости ссылаться на него (или на Закон N 63-ФЗ) в каждом договоре, заключаемом сторонами. Однако включение в договор соответствующих положений действующему законодательству противоречить не будет.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
— Шестакова Е.В. Договоры в электронной форме: правовые риски и судебная практика. — «Право Доступа», 2020;
— Вопрос: Возможно ли подписание сторонами договоров с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи путём обмена документами через электронную почту, а не через оператора электронного документооборота? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, май 2020 г.);
— Подписание соглашения об ЭДО (Е.Е. Каравайкина, журнал «Жилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложение», N 9, сентябрь 2020 г.);
— Вопрос: При переходе на электронный документооборот с контрагентами какие документы должны быть оформлены внутри организации? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2021 г.);
— Вопрос: Необходимость наличия соглашения между контрагентами при использовании электронной цифровой подписи (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2021 г.);
— Вопрос: Нужно ли подписывать какое-либо соглашение для обмена юридически значимыми документами через ЭДО или достаточно принять приглашение в системе ЭДО (типа Диадок)? Нужно ли в договоры включать формулировку про ЭДО или достаточно закона про ЭЦП? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2019 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Андреева Людмила

Ответ прошел контроль качества

30 сентября 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Источник