Нормативный способ расчета резерва отпусков

Инструкция: как рассчитать резерв отпусков

Резерв отпусков — это средства на оплату отпускных и компенсаций за неиспользованный отпуск, а также на взносы во внебюджетные фонды, которые планируются в текущем периоде. Бухгалтерский и налоговый учет ведется по особым правилам.

Для чего нужен резерв отпусков

ТК РФ предоставляет всем работникам права на ежегодный оплачиваемый отпуск. Каждый работодатель несет обязательные расходы на:

• отпускные;
• либо денежную компенсацию за неиспользованные дни.

Компании и ИП планируют отдых всех сотрудников заранее. Для этого составляется особый документ — график отпусков. Продолжительность ежегодного отдыха для работников составляет 28 календарных дней, но для некоторых категорий предусмотрен удлиненный отпускной период (ст. 115 ТК РФ). Компенсация за не использованные работником отпускные дни выплачивается при увольнении.

Поэтому организации необходим запас денег, из которого будут выплачиваться не только отпускные или компенсации, но и взносы во внебюджетные фонды. Такой запас создается в текущем периоде, а используется в будущем. Например, создание резерва на оплату отпусков на 2021-й формировалось в 2020 году. А в текущем работодатели зарезервируют деньги на 2022 год.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали создание и восстановление резерва на оплату отпусков в налоговом учете. Используйте эти инструкции бесплатно.

Кто создает

В бухгалтерских нормативах закреплено, кто обязан создавать резерв отпусков — это обязанность не только государственных организаций, но и всех юрлиц. Исключение сделано только для организаций, которые ведут упрощенный бухучет. Для коммерческих организаций и НКО обязанности прописаны:

Бюджетные учреждения формируют запасы по ФСБУ, утвержденным Приказом Минфина № 124н от 30.05.2018 «Резервы. Раскрытие информации об условных обязательствах и условных активах».

С какой периодичностью это делать

Главная задача — сделать так, чтобы у организации всегда были деньги на выплату отпускных и компенсаций. На отчетную дату объем зарезервированных денег равняется той сумме, которую пришлось выплатить работникам, если бы они одновременно ушли на ежегодный отдых. Законом установлены правила резерва на оплату отпусков — в ПБУ 8/2010 и приказе Минфина № 124н отчетной датой назначают конец года, то есть 31 декабря. Но специалисты считают, что оптимальный вариант — формирование резерва по отпускам в налоговом и бухгалтерском учете в последний день каждого квартала.

Как рассчитать

Минфин предложил три методики расчета. Они изложены в приложении 3 к Письму Минфина России от 20.05.2015 № 02-07-07/28998. Вот как рассчитать резерв отпусков на 2021 год:

1. По каждому сотруднику.
2. По всей организации.
3. По группам персонала.

Подходящий вариант организация тоже выбирает сама и закрепляет его в учетной политике.

Методика 1: персонифицированный расчет

Если организация решает считать отпускной запас по каждому сотруднику, используется такая формула:

• РО — резерв отпусков;
• К — остаток не использованных сотрудником дней отдыха;
• ЗП — его среднедневной заработок.

Также надо определить сумму запаса на оплату страховых взносов. Для этого используется формула:

• Рсв — запас расходов на страховые взносы;
• С — ставка страховых взносов.

Просуммировав оба полученных значения, получим сумму, которая резервируется для оплаты отдыха.

Пример расчета по методике 1

Приведем пример расчета резерва на оплату отпусков в 2021 году: в организации числятся три работника. Данные по ним таковы:

• Иванов: остаток отпускных дней — 5 календарных дней, среднедневной заработок — 2000,00 руб.;
• Петров: остаток дней — 12 календарных дней, среднедневной заработок — 1200,00 руб.;
• Сидоров: остаток дней — 8 календарных дней, среднедневной заработок — 1000,00 руб.

Для начала считаем отпускные и взносы по каждому работнику.

Ставки по страховым взносам составляют:

• ПФР — 22 %;
• ФСС — 2,9 %;
• ФФОМС — 5,1 %;
• ФСС на травматизм — 0,2 %.

Таким образом, суммарная ставка для расчета = 22 + 2,9 + 5,1 + 0,2 = 30,2 %.

Расчет для Иванова:

1. Сумма для резерва = 2000 руб. × 5 дн. = 10 000 руб.
2. Итоговая сумма отчислений в резерв на оплату основных отпусков в части страховых взносов = 10 000 × 0,302 = 3020 руб.

Итого на Иванова понадобится 10 000 + 3020 = 13 020.

Аналогично получаем цифры для Петрова (18 658,20 руб.) и Сидорова (10 416 руб.).

Суммируем значения по всем работникам. Итого необходимо зарезервировать 13 020 + 18 658,20 + 10 416 = 42 094,20.

Методика 2: расчет по учреждению

В этом случае используется такая формула:

Сумму страховых взносов определяем так:

Пример расчета по методике 2

Рассмотрим еще один вариант формирования резерва на отпуска в бухгалтерском и налоговом учете с примером расчета в 2021 г. Допустим, у сотрудников учреждения накопилось 450 дней отпуска, а средняя дневная зарплата составляет 1500 рублей.

Дополнительная сумма составит 1500 руб. × 450 дн. = 675 000.

Суммарная ставка 30,2 %, поэтому сумма на оплату страховых взносов = 675 000 × 0,302 = 203 850.

Итого необходимо зарезервировать 675 000 + 203 850 = 878 850.

Методика 3: по категориям работников

Самая сложная формула, выглядит она так:

• К1, К2, К3 — неиспользованные дни оплачиваемого отдыха по каждой категории работников;
• ЗПср1, ЗПср2, ЗПср3 — средняя зарплата для каждой категории работников.

Запас на страховые взносы считаем по формуле:

Пример расчета по методике 3

Пускай на начало года данные по категориям сотрудников таковы:

• по управленческому персоналу: остаток отпускных дней — 300 календарных дней, среднедневной заработок — 2000,00 руб.
• по хозяйственному персоналу: остаток дней — 200 календарных дней, среднедневной заработок — 1200,00 руб.

Резервная сумма = 2000 руб. × 300 дн. + 1200 руб. × 200 дн. = 840 000.

Суммарная ставка 30,2 %, следовательно, сумма на оплату страховых взносов = 840 000 × 0,302 = 253 680.

Итого следует зарезервировать 840 000 + 253 680 = 1 093 680.

Как отразить в учете

В бюджетном учете начисление финансового запаса и все другие операции с ним отражаются специальными проводками. Мы подготовили пример, как формируется резерв отпусков в таблице с бухгалтерскими записями для бюджетного учета:

Содержание операции	Бухгалтерская запись
	Дебет	Кредит
Формирование
На отпускные	КРБ.1.401.20.211	КРБ.1.401.60.211
На страховые взносы	КРБ.1.401.20.213	КРБ.1.401.60.213
Начислены расходы
По выплате отпускных	КРБ.1.401.60.211	КРБ.1.302.11.730
По выплате страховых взносов	КРБ.1.401.60.213	КРБ.1.303.00.730
Уточнение в сторону увеличения (в сторону уменьшения — методом «красное сторно»)
По выплате отпускных	КРБ.1.401.20.211	КРБ.1.401.60.211
По выплате страховых взносов	КРБ.1.401.20.213	КРБ.1.401.60.213

Какие проводки использовать

Помимо этого, бухгалтеру коммерческой организации и НКО понадобятся такие проводки:

Для отпускных и компенсаций:

• дебет — 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков»;
• кредит — 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

• дебет — 96 «Резервы предстоящих расходов», аналогичный субсчет;
• кредит — 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».

Что делать, если резервной суммы не хватило

В этом случае начисляйте отпускные в обычном порядке: в дебет счета 401 20 «Расходы текущего финансового года».

Затем доначислите средства в запас в обычный срок в порядке, который установлен в учетной политике (ежемесячно, ежеквартально).

Закончила факультет журналистики МГУ им. Ломоносова. С 2016 года пишет про бухгалтерский и кадровый учет, госзакупки.

Источник

Оплата отпусков за счет резервов предстоящих расходов

Автор: Сизонова О., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Как правило, в автономных учреждениях основная часть отпусков выпадает на летний период, что влечет увеличение расходов на оплату труда в данное время. В целях равномерного отнесения таких расходов на финансовый результат учреждения в бухгалтерском учете создаются резервы предстоящих расходов. Подробнее об этом расскажем далее.

Порядок формирования резервов предстоящих расходов на оплату отпусков устанавливается в учетной политике учреждения. Такое требование предусмотрено в п. 10 СГС «Выплаты персоналу».

При разработке данного порядка автономному учреждению необходимо руководствоваться данным стандартом, а также:

Методическими рекомендациями по применению СГС «Выплаты персоналу», доведенными Письмом Минфина РФ от 30.11.2020 № 02-06-07/104576;

Письмом Минфина РФ от 20.05.2015 № 02-07-07/28998 «О порядке отражения в учете операций с отложенными обязательствами»;

инструкциями № 157н, 183н.

Для обобщения информации о состоянии и движении сумм резервов применяется счет 0 401 60 00 000 «Резервы предстоящих расходов» (п. 302.1 Инструкции № 157н).

Одновременно обязательства учреждения, величина которых определена на момент их принятия условно (расчетно) и (или) по которым не определено время (период) их исполнения, при условии создания по данным обязательствам резерва предстоящих расходов, отражаются на счетах санкционирования расходов как отложенные обязательства (по соответствующим счетам аналитического учета счета 0 502 99 000 «Отложенные обязательства на иные очередные годы (за пределами планового периода)»)(п. 308 Инструкции № 157н).

Объектами учета резерва (отложенных выплат) персоналу в части предстоящих расходов на оплату отпусков признаются обязательства учреждения перед работником (п. 10 СГС «Выплаты персоналу»):

1) в сумме денежных обязательств по оплате отпусков за фактически отработанное время, компенсации за неиспользованный отпуск, в том числе при увольнении;

2) в сумме платежей на обязательное социальное страхование.

Формирование и использование резерва

В силу п. 302.1 Инструкции № 157н учреждением в учетной политике устанавливаются методы оценки обязательств по создаваемым видам резервов предстоящих расходов.

Оценочное обязательство в виде резерва на оплату отпусков за фактически отработанное время может определяться ежемесячно (ежеквартально, ежегодно) на последний день месяца (квартала или года) исходя из данных о количестве дней неиспользованного отпуска по всем сотрудникам на указанную дату, предоставленных кадровой службой.

Резерв при этом рассчитывается ежемесячно (ежеквартально, ежегодно) как сумма оплаты отпусков работникам за фактически отработанное время на дату расчета и сумма страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Минфином рекомендованы следующие методы расчета резерва на оплату отпусков и резерва на оплату страховых взносов (оценочных обязательств).

Методы расчета резерва на оплату отпусков

Метод 1. Расчет производится персонифицированно по каждому сотруднику:

Резерв отпусков = К х ЗП, где:

К – количество не использованных сотрудником дней отпуска за период с начала работы на дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года);

ЗП – среднедневной заработок сотрудника, исчисленный по правилам расчета среднего заработка для оплаты отпусков на дату расчета резерва.

Метод 2. Расчет производится по учреждению в целом:

Резерв отпусков = К х ЗПср, где:

К – общее количество не использованных всеми сотрудниками дней отпуска за период с начала работы на дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года);

ЗПср – средняя заработная плата по всем сотрудникам учреждения в целом.

Метод 3. Расчет производится по отдельным категориям сотрудников (группам персонала):

Резерв = К1 х ЗПср1 + К2 х ЗПср2 + К3 х ЗПср3, где:

К1, К2, К3 – количество всех дней неиспользованного отпуска каждой категории работников (группы персонала);

ЗПср1, ЗПср2, ЗПср3 – средняя заработная плата, рассчитанная по каждой категории работников (группе персонала).

Методы расчета резерва на оплату страховых взносов

Метод 1. Сумма страховых взносов при формировании резерва рассчитывается по каждому работнику индивидуально:

Резерв стр. взн. = К х ЗП х С, где:

С – ставка страховых взносов.

Метод 2. Сумма страховых взносов при формировании резерва исчисляется в среднем по учреждению:

Резерв стр. взн. = К х ЗПср х С.

Метод 3. Сумма страховых взносов при формировании резерва рассчитывается по каждой категории работников (группе персонала):

Резерв стр. взн. = (К1 х ЗПср1 + К2 х ЗПср2 + К3 х ЗПср3) х С.

При этом сумма страховых взносов может быть рассчитана с учетом предельной величины базы для начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на основании информации за предшествующий период, а также применяемого к нему повышающего коэффициента.

Начисление резерва

В бухгалтерском учете начисление сумм резерва на оплату отпусков осуществляется на последний день расчетного периода (месяца, квартала, года) исходя из рассчитанных сумм оценочных обязательств с учетом сумм ранее начисленного и неизрасходованного резерва.

Если резерв на оплату отпусков ранее не начислялся, в учете отражается формирование резерва в сумме рассчитанных оценочных обязательств (значений).

В случае, если указанный резерв начислялся ранее, для определения сумм отчислений в резерв в текущем расчетном периоде (в последний день расчетного периода) необходимо:

1) рассчитать суммы резерва в порядке, установленном в учетной политике учреждения;

2) провести инвентаризацию сумм ранее начисленного резерва (отложенных обязательств) и определить разницу между этими величинами. Если сумма оценочных значений больше суммы ранее начисленного и неиспользованного резерва, то сумма превышения и будет являться размером отчислений в резерв в текущем расчетном периоде. Если сумма оценочных значений меньше суммы ранее начисленного и неиспользованного резерва, то сумму резерва необходимо скорректировать (уменьшить) на сумму разницы указанных величин.

В зависимости от ситуации в бухгалтерском учете будет отражено либо увеличение резервов (отложенных обязательств) до оценочного значения предстоящих расходов, рассчитанного на очередной отчетный период (текущий отчетный период), либо уменьшение неиспользованных сумм резервов (отложенных обязательств).

Обратите внимание: кредитовое сальдо счета 0 401 60 000 должно быть равно кредитовому сальдо счета 0 502 99 000 «Отложенные обязательства на иные очередные годы (за пределами планового периода)».

Резерв на оплату отпусков формируется в рамках субсидии, выделенной автономному учреждению на выполнение государственного задания.

В учетной политике предусмотрено при формировании резерва на оплату отпусков за фактически отработанное время определять оценочное обязательство на последний день квартала исходя из данных о количестве дней неиспользованного отпуска и средней заработной платы по всем сотрудникам в целом по учреждению.

Кадровая служба представила данные по состоянию на 30.06.2021 по количеству дней не использованного отпуска за прошлые периоды всеми сотрудниками – 1 238 дн.

Средняя дневная заработная плата по всем сотрудникам в целом составляет 956,76 руб.

По данным бухгалтерского учета, по состоянию на 30.06.2021 сумма ранее начисленного и неиспользованного резерва:

на оплату отпусков (остаток по счету 4 401 60 211) составила 975 550 руб.;

на оплату страховых взносов (остаток по счету 4 401 60 213) – 294 616,34 руб.

1. Произведен расчет сумм резервов по состоянию на 30.06.2021:

в части оплаты отпусков: 1 238 дн. х 956,76 руб. = 1 184 468,88 руб.;

в части страховых взносов: 1 184 468,88 руб. х 30,2 % = 357 709,60 руб.

2. Произведен расчет размера отчислений в резерв по состоянию на 30.06.2021, с учетом ранее начисленных и неиспользованных резервов:

в части оплаты отпусков: 1 184 468,88 руб. — 975 550 руб. = 208 918,88 руб.;

в части страховых взносов: 357 709,60 руб. — 294 616,34 = 63 093,26 руб.

В бухгалтерском учете отражены следующие операции:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Начислен резерв на оплату отпусков:

по выплатам работникам

по страховым взносам

Отражены отложенные обязательства на оплату отпусков:

по выплатам работникам

по страховым взносам

Пример 2.

По состоянию на 30.06.2021 в автономном учреждении в рамках приносящей доход деятельности произведен расчет сумм резерва на оплату отпусков (по данным, предоставленным кадровой службой). Оценочные обязательства составили:

на выплаты работникам – 275 550 руб.;

на уплату страховых взносов – 83 200 руб.

По результатам инвентаризации резервов предстоящих расходов на оплату отпусков на указанную дату имеются остатки (суммы ранее начисленного и неизрасходованного резерва):

на счете 2 401 60 211 – 315 000 руб.;

на счете 2 401 60 213 – 95 000 руб.

Поскольку остаток (неиспользованные суммы) резервов превышает оценочные значения (исходя из расчета), в бухгалтерском учете необходимо отразить уменьшение суммы ранее начисленного резерва:

в части оплаты отпусков – 39 450 руб. (315 000 — 275 550);

в части страховых взносов – 11 800 руб. (95 000 — 83 200).

В бухгалтерском учете отражаются следующие записи:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Уменьшен резерв на оплату отпусков

Уменьшены отложенные обязательства на оплату отпусков (методом «красное сторно»)

Уменьшен резерв на уплату страховых взносов

Уменьшены отложенные обязательства на уплату страховых взносов (методом «красное сторно»)

Использование резерва

В бухгалтерском учете начисление отпускных (компенсации за неиспользованный отпуск) и страховых взносов за счет ранее сформированного резерва на оплату отпусков отражается следующими корреспонденциями счетов:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Начислены отпускные (компенсация за неиспользованный отпуск) за счет резерва предстоящих расходов

Начислены страховые взносы за счет резерва предстоящих расходов

Отражены в учете принятые обязательства за счет ранее сформированных отложенных обязательств:

по выплатам работникам

по страховым взносам

В случае, если сумма резервов меньше суммы начисленных отпускных (на сумму превышения начисленных отпускных над суммой резервов), в учете отражаются следующие записи:

Содержание операции

Дебет

Кредит

0 109 60 211
0 401 20 211

Начислены страховые взносы

0 109 60 213
0 401 20 213

Обратите внимание: согласно Трудовому кодексу работодатель вправе предоставить отпуск до отработки сотрудником соответствующего периода, за который предоставляется отпуск. На такие выплаты формирование резерва предстоящих расходов на оплату отпусков не производится. Обязательства по начислению отпускных в текущем отчетном периоде, если работник фактически не отработал период, за который начислены отпускные, отражаются по кредиту счета 0 302 11 737 «Расчеты по принятым обязательствам по оплате труда» в корреспонденции со счетом 0 401 50 211 «Расходы будущих периодов» (авансом в счет будущих отчетных периодов) (Письмо Минфина РФ от 16.08.2019 № 02-06-10/62943). В дальнейшем, при наступлении окончания периода, за который работник уже получил отпускные, расходы будущих периодов относятся на расходы текущего года (письма Минфина РФ от 07.03.2018 № 02-07-10/14688, от 05.06.2017 № 02-06-10/34914).

Учетная политика

В рабочем плане счетов в части операций по начислению и использованию резерва на оплату отпусков необходимо предусмотреть следующие аналитические счета:

Номер счета

Наименование счета

Резерв на оплату отпусков за фактически отработанное время в части выплат персоналу

Право на принятие обязательств на иные очередные годы (за пределами планового периода) в части выплат персоналу

Отложенные обязательства на иные очередные годы (за пределами планового периода) в части выплат персоналу

Резерв на оплату отпусков за фактически отработанное время в части оплаты страховых взносов

Право на принятие обязательств на иные очередные годы (за пределами планового периода) в части оплаты страховых взносов

Отложенные обязательства на иные очередные годы (за пределами планового периода) в части оплаты страховых взносов

Приведем пример положений, которые могут быть включены в порядок формирования и использования резерва предстоящих расходов на оплату отпусков (в составе учетной политики):

1. Порядок формирования и использования резерва предстоящих расходов на оплату отпусков

1.1. Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков (далее – резерв на оплату отпусков) создается в отношении предстоящей оплаты отпусков за фактически отработанное время, выплаты компенсаций за неиспользованный отпуск, в том числе при увольнении, включая страховые взносы на обязательное социальное страхование.

1.2. Резерв на оплату отпусков формируется исходя из оценочных значений по состоянию на конец каждого (указать расчетный период: месяц, квартал, год).

1.3. Величина оценочного обязательства определяется расчетным путем (указать способ расчета: по каждому сотруднику персонифицированно; по учреждению в целом; по отдельным категориям сотрудников (группам персонала), исходя из данных о количестве неиспользованных дней отпуска за прошлые периоды и среднего дневного заработка по всем сотрудникам на эту дату.

Средний дневной заработок определяется в соответствии с п. 10 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

1.4. Резерв на оплату отпусков состоит из отдельно определяемых оценочных обязательств:

на оплату отпусков работникам;

на уплату страховых взносов.

1.5. Расчет оценки обязательства на оплату отпусков производится по формуле: (указать формулу, см. выше).

1.6. Оценка обязательств по сумме страховых взносов рассчитывается по формуле: (указать формулу, см. выше).

1.7. Расчет оценочных значений оформляется по установленной форме (приложение № __) и является основанием для принятия к бухгалтерскому учету сумм резервов на оплату отпусков на последний день расчетного периода.

1.8. Принятие к бухгалтерскому учету сумм резервов на оплату отпусков (начисление резервов) осуществляется в следующем порядке:

если на последний день расчетного периода величина оценочных значений превышает суммы неиспользованного резерва на оплату отпусков (остатки на счетах 0 401 60 211, 0 401 60 213, а также суммы отложенных обязательств (остатки на счетах 0 502 99 211, 0 502 99 213), резерв (отложенные обязательства) увеличивается на разницу между этими величинами;

если на последний день расчетного периода величина оценочных значений меньше сумм неиспользованного резерва на оплату отпусков (остатки на счетах 0 401 60 211, 0 401 60 213), отложенных обязательств (остатки на счетах 0 502 99 211, 0 502 99 213), резерв (отложенные обязательства) уменьшается на разницу между этими величинами.

1.9. Признание в бухгалтерском учете расходов на оплату отпусков, в отношении которых сформирован резерв предстоящих расходов, осуществляется только за счет суммы созданного резерва. В случае если выплаты отпускных превысили сумму начисленного резерва, сумма превышения относится на затраты (расходы текущего отчетного периода) учреждения в общеустановленном порядке.

Источник