Не является способом снижения дебиторской задолженности

Методы снижения дебиторской задолженности

Содержание статьи

Не секрет, что значительная часть задолженности так никогда и не возвращается должниками, несмотря на судебные решения, действия судебных приставов, банкротство и тому подобные процедуры. Все прекрасно понимают, что если долг не возвращают, то надо идти в суд. Но суд выносит решение, исходя из имеющихся доказательств, и на основе определенных правил (требований закона). Само по себе решение суда не гарантирует фактического возврата денег от должника взыскателю. Да и решение суда, надо признать, не всегда выносится в пользу взыскателя из-за неправильного оформления самого займа, пропуска сроков исковой давности, неправильного искового требования еще ряда факторов, которые мы будем освещать в этом цикле статей, посвященных фактическому возврату долга. Начнем с самого начала – возникновения задолженности.

Контроль дебиторской задолженности

Долги возникают постоянно. Ведение бизнеса без долгов невозможно. Поставка товаров с отсрочкой платежа, выплата аванса за будущие услуги, выполнение работ с последующей оплатой и так далее. Действовать по другому невозможно, иначе дохода не будет. Поэтому дебиторская задолженность – это нормальная ситуация для любого предприятия.

Поскольку возникновение задолженности со стороны контрагентов это норма, а не случайность, необходимо этот процесс систематизировать. Для этого существует два прекрасных инструмента – предварительная оценка контрагента и контроль над дебиторской задолженностью.

Предварительная оценка контрагента

Предварительная оценка контрагента не должна сводиться к формальному рассмотрению его устава, баланса и выписки из ЕГРЮЛ. Это нужная информация, но главное правильно ею пользоваться. Например, если планируемая сделка требует одобрения совета директоров контрагента, то необходимо получить нотариально заверенную копию решения этого органа. При этом лучше полный протокол, подписанный всеми членами совета директоров контрагента, а не выписку из протокола, подписанную секретарем.

Контроль над дебиторской задолженностью

Далее, бухгалтерский баланс. Допустим, в представленном балансе за последние два квартала указана выручка в размере 1 000 000 рублей. Планируемая сделка купли-продажи товара предполагает отсрочку оплаты на 30 дней, а ее стоимость равна 3 000 000 рублей. Логичный вопрос – как ваш вероятный покупатель сможет заработать 3 000 000 рублей за 30 дней, если за шесть месяцев смог заработать только один миллион? Стоит попросить партнера объяснить, как он будет реализовывать полученный у вас товар. Стесняться этого не надо, ведь продавая товар с отсрочкой платежа, вы выдаете своему партнеру коммерческий кредит, поэтому имеете право спросить, как он будет его отдавать. Таким образом, уже на этапе формирования сделки исключаются высокорисковые отношения.

Договорные методы снижения дебиторки

Итак, контрагент выбран, проверен, внушает доверие. Заключаем договор. Если договором купли-продажи или поставки товара предусмотрена отсрочка его оплаты, то эта отсрочка называется коммерческим кредитом. В статье 823 Гражданского кодекса РФ коммерческий кредит определяется как договор, исполнение которого связано с передачей в собственность другой стороне денежных сумм или других вещей, определяемых родовыми признаками, в котором может предусматриваться предоставление кредита, в том числе в виде аванса, предварительной оплаты, отсрочки и рассрочки оплаты товаров, работ или услуг, если иное не установлено законом.

Для наших целей выделим важное: передача вещей, определяемых родовыми признаками с отсрочкой или рассрочкой оплаты. Иными словами, поставка, например, муки с постоплатой, это коммерческий кредит. Поскольку отсрочка платежа это кредит, то за пользование кредитом можно взимать процент. Не нужно путать с неустойкой, которая является штрафом. Например, покупатель предлагает поставить ему товар с отсрочкой платежа на 60 дней. В этом случае возможно предложить покупателю отсрочку с уплатой, скажем, 5% годовых от суммы отсрочки за 60 дней. Но за нарушение сроков возврата свыше 60 дней установить еще и штраф (пеню, неустойку) в более высоком размере.

Важное замечание: если установить в договоре и неустойку, и проценты за пользование коммерческим кредитом за просрочку исполнения одного и того же обязательства, вам могут отказать в их одновременном взыскании.

Чтобы побудить покупателя оплатить товар как можно раньше, лучше всего установить процент за пользование кредитом не весь срок отсрочки, а, скажем, только за треть. Например, из 60 дней отсрочки 40 без процента, а двадцать с процентами. Таким образом, с одной стороны расходы покупателя не очень обременительны, но в тоже время есть стимул рассчитаться пораньше.

Сдача-приемка поставленного товара

Очень важный раздел договора относится к сдаче-приемке поставленного товара. Рекомендую описывать этот процесс максимально подробно. Например, приемка товара лицом, чьи полномочия не подтверждены, может быть не принято судом во внимание, поскольку не доказывает факт приемки. Мало ли кто подписал акт. Кроме того, несоблюдение порядка приемки также приводит к возможности успешного оспаривания факта приемки товара покупателем. Часто встречаются ссылки на инструкции Госарбитража СССР П-6 П-7. Прекрасные документы, подробно описывающие процедуры приемки и сдачи. Проблема в том, что эти процедуры фактически не соблюдаются именно в силу их подробности. Следовательно, недобросовестный покупатель может заявить, что товар не принял, так как установленная договором процедура не соблюдена. Вы поставили товар, ждете оплаты, срок наступил, вы спрашиваете где оплата, а вам отвечают, что поставки не было, поскольку приемка не соответствует договору.

Документооборот

Не менее важное положение договора регулирует документооборот, ведь кроме приемки товара, покупатель обязан оформить документы (счет-фактура, товарная накладная, единый передаточный документ (ЕДП), акт сдачи-приемки и т.д.), подтверждающие в соответствии с договором, что товар им принят без замечаний. После того как документы оформлены, покупатель обязан передать их продавцу. Для того, чтобы не возникало заминок с документами, нужно в договоре установить порядок и сроки передачи документов о поставке от покупателя продавцу и ввести специальные санкции в виде денежных штрафов за нарушение этих положений договора.

Нужна юридическая помощь по вопросу взыскания задолженности?

Воспользуйтесь бесплатной помощью опытного юриста по ссылке ниже. Консультация возможна онлайн или в нашем московском офисе.

Претензионно-исковая работа с должниками

Подробный и грамотный договор – это прекрасно, но за его исполнением нужно следить. Необходимо контролировать своевременную отгрузку товара, его движение до покупателя и сохранность в пути, время доставки покупателю и его действия по приемке и оформлению документов. Для этого необходимо выделить специальных сотрудников и подготовить Положение об исполнении договоров, в котором подробно описать кем, как и что контролируется, или включить этот раздел в Положение о договорной работе.

Если несмотря на проверки, подробный договор, контроль его исполнения, оплата не производится, наступает время претензионно-исковой работы.

Важно: не допускайте затягивания направления претензии нерадивому покупателю. Направляйте претензию как можно скорее после нарушения сроков оплаты.

Претензионно-исковая работа в организации – это комплекс мер, направленных на урегулирование споров с контрагентами по поводу нарушения договорных обязательств одной из сторон. Она охватывает весь цикл действий от выявления нарушения до удовлетворения претензии (добровольного или принудительного). Само по себе предъявление претензии сразу после просрочки говорит должнику о том, что у вас дело поставлено серьезно и договориться или увещевать просто некого – все делается системно, и менеджер, с которым работает должник, не может ни на что повлиять, даже если захочет. Кроме того, должник понимает, что за неудовлетворенной претензией сразу последует иск в суд. Чтобы усилить этот эффект, нужно в договоре установить короткий срок рассмотрения претензий, который будет начинаться с даты отправки претензии должнику, а не от даты ее получения. В этом нет ничего предосудительного. Добросовестный партнер сможет заплатить или внятно объяснить причины неплатежа и обозначить сроки погашения претензии. Ему для этого нужно два-три дня. А если нет, то и месяц не поможет.

Как организовать претензионно-исковую работу

Чтобы организовать такую работу, определите, какие сотрудники будут в ней участвовать, как они будут взаимодействовать между собой. Этот порядок закрепите в Положении о претензионно-исковой работе. Чтобы упростить претензионно-исковую работу, разработайте типовые формы претензий и исков.

В зависимости от специфики деятельности вашей организации и от количества претензий (ваших и поступающих от контрагента) претензионную работу можно поручить:

• юристу компании или юридическому отделу. В составе этого отдела можно поручить работу с претензиями одному или нескольким юристам;
• специальному подразделению – отделу претензионно-исковой работы. Обычно он формируется на базе юридического департамента, но можно включить в его состав экономиста или бухгалтера, а также узкого специалиста той сферы, в которой работает ваша организация. Например, в торговле это может быть товаровед, в грузоперевозках – логист;
• рабочей группе, которая будет собираться для рассмотрения конкретной претензии. Это удобно в случае, если споры у вас случаются нечасто и/или требуют привлечения специалистов из разных областей: юриста, бухгалтера, инженера и т.д.

Можно сочетать указанные варианты. Например, в штатном режиме претензиями занимается юрист по претензионно-исковой работе, а для претензий по договорам подряда собирается рабочая группа из юристов и инженеров.

Распределите задачи между ответственными сотрудниками (подразделениями). Определите, кто и как будет принимать и фиксировать претензии от контрагентов, инициировать предъявление претензий вашей организацией, вести переговоры, принимать решение по передаче спора в суд и т.д. Впоследствие все это нужно будет отразить в специальном локальном акте – Положении о претензионно-исковой работе.

Возможно, для организации эффективной претензионно-исковой работы вам придется создать новое структурное подразделение и внести изменения в должностные инструкции, трудовые договоры и другие документы. Чтобы не допустить при этом ошибок, в том числе не нарушить права сотрудников, привлеките к работе над проектом специалистов по кадрам и по трудовому праву.

Конечной целью претензионно-исковой работы является сокращение числа нарушений и претензий, уменьшение количества судебных споров. Чтобы ее достичь, регулярно проводите работу над ошибками. Выявляйте и устраняйте причины возникновения претензий.

Например, если вы проиграли суд ввиду некорректной формулировки в договоре, внесите соответствующие исправления в типовые договоры. Если пришлось отказаться от взыскания, потому что документы на передачу товара были неправильно оформлены, выпустите разъяснения для сотрудников, проведите обучение персонала. Если контрагент не смог выполнить обязательства, а взыскать с него оказалось нечего, внесите изменения в Положение о договорной работе, чтобы усилить проверку контрагентов. Можно также ввести правило, согласно которому новым клиентам товары поставляются только по предоплате.

Итак, мы рассмотрели методы контроля над дебиторской задолженностью и ее снижения. В следующей статье мы обсудим методы досудебного взыскания задолженности и финансирования под уступку права требования долга.

Источник

Как уменьшить дебиторскую задолженность

Дебиторская задолженность (ДЗ) напрямую влияет на финансовый климат компании. Наличие большого объема долгов по контрагентам замораживает активы предприятия и не дает ему развиваться. Большинство компаний использует лишь отдельные инструменты для борьбы с дебиторами, но нужна система управления ДЗ.

Что такое дебиторка

Дебиторская задолженность возникает в тот момент, когда компания реализует свою продукцию или услуги с отсрочкой платежа. Фактически это кредитование клиентов на срок, указанный в договоре. Для покупателей это дополнительный бонус (беспроцентный кредит), а для компании – замороженные денежные средства и риск невозврата платежа.

В условиях конкуренции для удержания клиентов и увеличения продаж – это необходимая мера. Такой способ также используется компаниями при расширении рынков сбыта и для привлечения новых покупателей. Сделка подтверждается подписанием договора или акта выполненных работ, которые теоретически гарантируют возврат денежных средств компании-кредитору.

В среднем дебиторская задолженность может составлять 80-90% от объема продаж, поэтому вопрос оптимизации долгов контрагентов – один из ключевых в любой компании. При управлении дебиторкой решаются две разные задачи: как увеличить продажи и снизить риски невозврата денежных средств дебиторами. Или другими словами – как усидеть одновременно на двух стульях.

Существует также кредиторская задолженность перед поставщиками и банками. Главное условие, которое нужно соблюдать в финансовой деятельности компании, — сумма дебиторской задолженности всегда должна быть меньше, чем сумма кредиторской задолженности.

Основные виды

Разберемся, почему возникает проблемная дебиторка (когда оплата не поступает в срок, зафиксированный в договоре). Причины могут быть разные, но самые распространенные:

• отсутствие денег у дебитора (покупателя);
• вы не являетесь приоритетом для денежных расходов клиента;
• непорядочный/недисциплинированный должник;
• отсутствие своевременных действий по возврату оплаты со стороны менеджеров.

Классификация задолженности выполняется по нескольким направлениям:

1. По сроку погашения бывает долгосрочная (более 12 месяцев отсрочки платежа) и краткосрочная/текущая (менее 12 месяцев);
2. По возможности возврата – срочная/нормальная (срок оплаты согласно договору еще не подошел) и просроченная, которая делится на сомнительную и безнадежную. Сомнительный долг имеет высокую вероятность непогашения или неполного погашения. Причем такие долги появляются не только в случае, если клиент не платит вовремя, а и при появлении информации о финансовых затруднениях у должника. Безнадежная задолженность появляется в случае, если ее взыскание становится нереальным (по истечении срока исковой давности или невозможности исполнения обязательства, например, банкротство должника). Безнадежные долги подлежат списанию.

Пути уменьшения проблемной дебиторки

В любом бизнесе присутствует дебиторская задолженность и это нормально, пока ее объем не превышает предельно допустимые значения. Управление дебиторкой с целью ее оптимизации – одно из приоритетных направлений финансовой деятельности предприятия. Чем меньше сумма долгов контрагентов перед компанией и лучше оборачиваемость дебиторской задолженности, тем больше у компании свободных средств для операционной деятельности и развития. Идеальный вариант – работа по предоплате. Но это выгодно продавцу и невыгодно покупателю. В большинстве компаний доля контрагентов, которые работают по предоплате, очень незначительна. Поэтому задача менеджеров предложить такие условия сотрудничества, которые заинтересуют клиентов в оплате по факту поставки или предоплате. Часто для этого используют дополнительные скидки или бонусы.

Мотивация персонала

Один из эффективных инструментов борьбы с проблемной задолженностью – мотивация персонала. При начислении зарплаты менеджерам в бонус с продаж добавляется поправляющий коэффициент на проблемные долги. Можно установить следующие условия:

• если дебиторская задолженность (ДЗ) > 5 %, то бонус не начисляется (своего рода штраф);
• если ДЗ > 5 %, то бонус замораживается до момента погашения долгов.

Такая же мотивация используется и для руководителя отдела, у которого в расчет зарплаты добавляется поправляющий коэффициент на дебиторку.

Понятно, что если проблемы с дебиторской задолженностью отсутствуют, нет необходимости усложнять расчет заработной платы дополнительными параметрами.

Успешный кейс – в компании по производству кондитерских изделий после введения поправляющего коэффициента, объем ДЗ за несколько месяцев снизился на 25 %.

Выделенный сотрудник

Некоторые компании для уменьшения уровня ДЗ выделяют для этого специального сотрудника. Для него ставится отдельный план и разрабатывается мотивация в зависимости от объема денежных средств, которые мы хотим вернуть. В качестве коэффициента в мотивации может быть определенный процент от возвращенных средств.

С привлечением юристов

Предыдущие методы называются soft-collection, а когда к процессу возврата долгов привлекают юристов – это уже идет в ход «тяжелая артиллерия» или hard-collection. Не все компании пользуются такими инструментами взыскания задолженности, но нужно уметь защищать свои финансы даже таким способом. В ходе судебных разбирательств, если не пропущен срок исковой давности, есть шанс добиться взыскания долгов с дебитора.

Инструменты для эффективной работы с долгами

Дебиторская задолженность должна подвергаться постоянному анализу. С чего начинать анализ? С определения общей суммы задолженности и задолженности в разрезе контрагентов. Создается отдельный отчет, который делится на две части – soft-collection (с задолженностью, например, до 60 дней) и hard-collection (более 60 дней). Таким же образом можно разделить отчеты по сотрудникам и по продуктам.

Анализ просроченных долгов помогает выявить ненадежных покупателей, для которых в дальнейшем сокращается товарный кредит. А иногда в работе с такими клиентами переходят на частичную или полную предоплату.

В процессе оценки долгов рассчитываются предельные суммы ДЗ – критическая и допустимая (нормальная). Также определяется доля дебиторской задолженности в объеме общих активов предприятия.

Эффективный метод управления дебиторкой – стимулирование клиентов к досрочной оплате поставок (по которым еще не подошел срок оплаты). Это могут быть скидки с цены товара или стоимости поставки. За счет досрочного возврата денежных средств и вложения их в дальнейший оборот продавец не теряет прибыль при предоставлении скидки. Следует правильно рассчитать размер этой скидки, чтобы и клиента заинтересовать, и компании при этом не потерять доход.

К новым методам управления дебиторкой относится рефинансирование ДЗ в виде факторинга (переуступка долга) и форфейтинга (долгосрочное финансирование). Но эти инструменты чаще используют на этапе hard-collection.

Рассмотрим этапы управления ДЗ:

1. Нужно оценить финансовое состояние должников и ранжировать их по кредитоспособности, по объемам закупок. Проанализировать условия оплаты, и периодически их пересматривать. Используйте для оценки АВС-анализ.
2. Определить величину кредитования и сроки погашения долга.
3. Наладить документооборот и обмен информацией между отделами, которые работают с клиентами.
4. Разработать мотивацию для персонала, который участвует в продажах и должен быть заинтересован в возврате ДЗ.
5. Определить порядок действий при работе с клиентами, у которых есть просроченный платеж (механизм расчета пени и штрафа).
6. Разработать подробный алгоритм взыскания ДЗ как силами компании, так и с привлечением юристов.

Один из важных моментов работы с задолженностью – подписание с покупателями актов сверок и актов выполненных работ (при предоставлении услуг). Такие документы помогут в случае возникновения судебных разбирательств и не дадут пропустить срок исковой давности. Важно также правильно составлять и оформлять договора, которые выступают в роли документов, гарантирующих взыскание задолженности.

Почему возникает проблемная дебиторка

На практике условия возникновения проблемных долгов достаточно типичны:

• нет контроля оплат и четких сроков погашения долгов дебиторами;
• отсутствует регламент/протокол по работе с дебиторкой;
• нет ранжирования/сегментации контрагентов согласно их кредитоспособности;
• безответственный подход к документам (неправильно заполненные договора, нет актов выполненных работ и т. д.);
• несогласованность действий структурных подразделений компании при оптимизации дебиторской задолженности;
• нет персональной ответственности за выполнение работ по взысканию долгов.

Чтобы не возникала проблемная ДЗ нужно четко выполнять разработанную систему управления долгами дебиторов компании. Главное в работе с задолженностью – регулярность, настойчивость и активность.

Системы учета – как упростить работу

Для анализа долгов нужны специальные отчеты, которые создаются с помощью различного программного обеспечения. Самый упрощенный вариант для небольших компаний с несколькими сделками в месяц – это Excel. Если же у вас крупный бизнес, то удобнее отслеживать должников и анализировать ДЗ с помощью CRM-системы или 1С. Эти программы позволяют быстро создавать отчеты по контрагентам, по менеджерам и по продуктам. Вовремя определять проблемные долги и начинать работу по их взысканию.

Проведение эффективной политики по управлению дебиторской задолженностью поможет сократить сумму замороженных денежных средств, которые необходимы для развития компании. Используйте в работе инструменты как soft-collection, так и hard-collection. Разработайте систему четких действий для сотрудников по работе с должниками. Работа компании без проблемной задолженности – это реально.

Источник