Назвать способы создания нового документа

Компьютер с нуля

Операции с документами MS Word

Основными операциями с документами MS Word являются:

• создание документа
• открытие документа
• сохранение документа
• закрытие документа

Создание документа

Файл, созданный в программе Word называется документом . И имеет расширение .doc или .docx .

Способы создания документа:

1. При запуске программы автоматически создается новый документ (на основе шаблона, установленного по умолчанию).
2. Файл → Создать… → Диалоговое окно Создание документа→ Выбрать шаблон
3. Инструмент Создать – создание документа на основе шаблона, установленного по умолчанию
4. Ctrl + N – создание документа на основе шаблона, установленного по умолчанию

Каждый документ обязательно создается на основе какого-либо шаблона.

Шаблон – это образец для создания документа (электронный образец для создания электронного документа, макет, пустой бланк).

Шаблон – это особый тип документа, содержащий определенную информацию (оформление) – статические данные и поля формы:

• форматирование (например, параметры страницы, колонтитулы, тип шрифта, размер шрифта);
• текст;
• графика;
• настройки комбинаций клавиш, панелей инструментов, меню и т.д.

Шаблоны можно редактировать.

Можно создавать и сохранять свои шаблоны.

Можно преобразовать документ в шаблон. Для этого используется команда Файл → Сохранить как → Тип файла → Выбрать Шаблон документа.

При создании нового документа информация из шаблона копируется в документ.

Шаблон, установленный по умолчанию – Обычный. Используется автоматически, если не указан никакой другой шаблон.

Отличия документа от шаблона:

• назначение;
• расширение – шаблон имеет расширение .dot .

Открытие документов

Документ выводится на экран в виде окна. Открыть можно только ранее созданные документы.

Способы открытия:

1. Файл → Открыть…
2. Инструмент Открыть
3. Ctrl + O

Одновременно можно открыть практически любое количество документов.

Сохранение документов

Существует два варианта сохранения. В зависимости от варианта сохранения при выборе определенного способа сохранения могут выполняться различные действия.

I вариант. Сохранение документа впервые – присвоение имени

Способы сохранения:

1. Файл → Сохранить…
2. Файл → Сохранить как…
3. Инструмент Сохранить
4. Ctrl + S / Shift + F12

Независимо от способа сохранения появляется диалоговое окно Сохранение документа, в котором нужно указать место сохранения и присвоить документу имя.

Место сохранения: папка, диск, компьютер.

Правила задания имен:

• можно использовать символы русского алфавита;
• можно использовать пробелы;
• имя должно отражать содержание документа;
• имя должно начинаться с большой буквы.

Word автоматически предлагает имя на основании содержимого первой строки.

Расширение не указывается, оно присваивается автоматически.

Документ 1 – временное (дежурное) имя, присваивается автоматически новым (вновь созданным документам).

C:Мои документыГруппа 26Личная (Фамилия)Имя (Наименование).doc

Чтобы файлы, созданные в определенной программе помещались в конкретную папку нужно задать параметры Word: Сервис → Параметры → Расположение.

II вариант. Сохранение документа повторно – сохранение результатов текущей работы

Способы сохранения:

1. Файл → Сохранить – документ будет сохранен в текущем месте под текущим именем
2. Файл → Сохранить как… – позволяет сохранить документ в другом месте и/или под другим именем (используется для копирования файла в другое место или на дискету, для сохранения нескольких версий документа, позволяет сохранить файл в другом формате)
3. Инструмент Сохранить – документ будет сохранен в текущем месте под текущим именем
4. Ctrl + S / Shift + F12 – документ будет сохранен в текущем месте под текущим именем

Word отслеживает сохранение: при выходе из программы/закрытии документа выдается сообщение, если последние изменения не были сохранены.

Автосохранение – автоматическое сохранение результатов работы через определенный интервал времени. Оптимальный диапазон – 5-10 минут.

Сервис → Параметры → Сохранение → Автосохранение.

Временные файлы . Некоторые программы при выполнении операции сохранения не уничтожают предыдущую версию, а сохраняют ее в виде так называемых резервных копий – одноименных файлов, но с другим расширением. Например, bak, в Windows – TMP

(TMP – программа резервирования файлов). Часть программ может включать и выключать этот режим – так называемая опция backup.

Закрытие документов

1. Файл → Закрыть
2. Кнопка [Х] — закрытие окна Windows
3. Ctrl + F4

Умолчания – заданные установки.

Источник

Создание, открытие и сохранение документов

Создание документа. Существуют различные варианты создания документов в Word:

1. Новый документ можно создать в окне папки, выполнив команду Файл – Создать – Документ MS Word.

2. При запуске Word автоматически открывается пустое окно, в которое можно вводить текст нового документа.

3. Для создания нового документа, когда Word уже загружен и открыт какой-то документ, надо выбрать команду Файл – Создать или щелкнуть по кнопке Создать на Стандартной панели инструментов. На экране появится область задач, содержащая панель Создание документа, на которой следует выбрать опцию Новый документ.

Открытие документов. Чтобы открыть существующий документ, надо:

1. Выбрать команду Файл – Открыть или щелкнуть по кнопке Открыть на Стандартной панели инструментов.

2. В диалоговом окне Открытие документа в списке Папка выбрать нужную папку.

3. Выделить имя файла и нажать кнопку Открыть или дважды щелкнуть по имени файла.

В нижней части меню Файл, а также на панели задач Создание документа имеется список нескольких последних по времени использования документов. Любой документ из этого списка можно открыть щелчком по его имени.

Переход от одного открытого документа к другому. Каждый открытый документ располагается в своем окне, которому соответствует кнопка на панели задач Windows. С помощью этих кнопок удобно переходить из окна одного документа в окно другого документа. Эту операцию можно также выполнить с помощью меню Окно, в нижней части которого отображаются названия всех открытых документов. После выбора названия документа его окно становится активным.

В окне Word можно отобразить сразу несколько окон документов. Для этого надо выбрать команду Окно – Упорядочить все. Если щелкнуть по окну одного из документов, оно станет активным.

Сохранение документов

Для сохранения открытого документа под прежним именем надо выбрать команду Файл – Сохранить или щелкнуть по кнопке Сохранить на стандартной панели инструментов.

Чтобы сохранить открытый документ под другим именем, нужно:

1. Выбрать команду Файл – Сохранить как.

2. В диалоговом окне Сохранение документа выбрать папку, ввести имя файла (стандартное расширение .doc добавляется автоматически).

3. Щелкнуть по кнопке Сохранить .

Для сохранения вновь созданного документа можно воспользоваться как командой Файл – Сохранить, так и командой Файл – Сохранить как. И в том и другом случае откроется диалоговое окно Сохранение документа, в котором надо указать имя файла и папку, где будет храниться документ.

В Word предусмотрена возможность автоматического сохранения документачерез определенные промежутки времени. Чтобы включить этот режим, надо выбрать команду Сервис – Параметры, вкладка Сохранение, включить режим Автосохранение, ввести интервал времени в минутах.

Закрытие документов

Закрыть документ можно различными способами:

1. С помощью команды Файл – Закрыть.

2. Щелкнуть по кнопке Закрыть в верхнем правом углу окна документа.

Режимы просмотра документов

В Word предусмотрено несколько режимов просмотра документов: обычный, разметки страницы, структуры документа, Web-документа. Выбор того или иного режима зависит от тех действий, которые предстоит выполнить.

Переключение между режимами просмотра документа можно выполнить с помощью соответствующих команд меню Вид или с помощью кнопок, расположенных слева от горизонтальной полосы прокрутки.

Рис. 8.2. Режимы просмотра документа

Обычный режим рекомендуется применять для ввода, редактирования и форматирования текста. В этом режиме Word работает с максимальной скоростью.

В обычном режиме документ представляется на экране в упрощенном виде: поля, колонтитулы, колонки не отображаются; разрывы страниц обозначаются пунктирными линиями. На экране при этом присутствует только горизонтальная линейка.

В режиме разметки страницы документ на экране выглядит так же, как и на бумаге после печати. На экране отображаются обе линейки: горизонтальная и вертикальная. В этом режиме рекомендуется выполнять верстку оригинал-макета документа, хотя можно также набирать, редактировать и форматировать текст.

Режим структуры документа подходит для просмотра и изменения структуры больших документов.

Режим Web-документа предназначен для просмотра документа на экране. Для упрощения процесса чтения документа на экране текст изображается более крупным шрифтом, длина строки изменяется так, чтобы уместиться в окне целиком. В этом режиме линейки на экране не отображаются.

Кроме перечисленных режимов, можно использовать также просмотр документа во весь экран. Этот режим служит для того, чтобы максимально увеличить область отображения текста. При этом на экране размещается только текст и панель инструментов Во весь экран с единственной кнопкой Вернуть обычный режим. Перейти в предыдущий режим просмотра документа можно также с помощью клавиши Esc.

Масштаб отображения документа на экране

Масштаб отображения документа на экране устанавливается с помощью команды Вид – Масштаб или поля со списком Масштаб «100%» на Стандартной панели инструментов. Можно выбрать одно из значений списка или ввести свое значение.

Удобно набирать текст, выбрав масштаб по ширине страницы. В этом случае Word подбирает максимально возможный масштаб, при котором строки текста полностью размещаются на экране. Масштабы «Целая страница и несколько страниц» доступны только в режиме разметки страницы.

Источник

Документы

Документы — это прикладные объекты конфигурации. Они позволяют хранить в прикладном решении информацию о совершенных хозяйственных операциях или о событиях, произошедших в «жизни» предприятия вообще. Это могут быть, например, приходные накладные, приказы о приеме на работу, счета, платежные поручения и т. д.

Структура документа

Каждый документ характеризуется номером, датой и временем. Система поддерживает режим автоматической нумерации документов, при котором она самостоятельно может генерировать номер для нового документа. Кроме этого система позволяет осуществлять контроль уникальности номеров документов, не разрешая создавать документы с одинаковыми номерами:

Система автоматически поддерживает режим, при котором уникальность номеров и автоматическая нумерация могут выполняться в пределах определенного периода (день, месяц, квартал, год). Например, если периодичность установлена год, то с нового года система опять начнет нумерацию указанных документов с 1.

Важными характеристиками документа являются дата и время. Они позволяют установить строгую временную последовательность совершения операций. Таким образом, документы могут отличаться друг от друга не только номером, но и своим положением на временной оси. В результате всегда можно сказать, какая из двух операций была совершена раньше.

Помимо номера, даты и времени, каждый документ, как правило, содержит некоторую дополнительную информацию, которая подробно описывает этот документ. Например, для документа Поступление товаров и услуг это может быть информация о поставщике товаров (контрагенте), складе, на который приходуются товары и т. п. Набор такой информации является одинаковым для всех документов конкретного вида, и для ее хранения служат реквизиты документа:

Кроме этого, каждый документ может содержать некоторый набор информации, которая одинакова по своей структуре, но различна по количеству, для разных документов. Например, для документа Поступление товаров и услуг это может быть информация о товарах, поступивших на предприятие (наименование, количество, и т. д.), серийных номерах и возвратной таре. Для хранения подобных данных служат табличные части документа:

Проведение документа

Важным свойством документа является возможность его проведения. Если документ проводится, то он может изменить состояние тех или иных учитываемых данных. Если же документ не является «проводимым» это значит, что событие, которое он отражает, не влияет на состояние учета, который ведется в данном прикладном решении.

Например, документ Поступление товаров и услуг при своем проведении может вносить изменения в состояние расчетов с поставщиками, в учет остатков товаров, в состояние заказов покупателей и другие учетные данные:

Для документа Коммерческое предложение контрагенту напротив, проведение может быть запрещено, потому что этот документ никак не влияет на состояние учета:

Конструктор движений

Алгоритм, на основании которого документ вносит те или иные изменения в состояние учетных данных при своем проведении, описывается средствами встроенного языка на этапе разработки прикладного решения. Система содержит конструктор движений, который помогает разработчику создавать алгоритмы проведения документа. Подробнее…

Формы документа

Для того чтобы пользователь мог просматривать и изменять данные, содержащиеся в документах, система поддерживает несколько форм представления документа. Система может автоматически генерировать все нужные формы документа. Наряду с этим разработчик имеет возможность создать собственные формы, которые система будет использовать вместо форм по умолчанию:

Форма списка

Для просмотра документов одного вида используется форма списка. Она позволяет выполнять навигацию по списку документов, задавать временной интервал отображаемых документов, добавлять, помечать на удаление и удалять документы. Форма списка позволяет выполнять сортировку и отбор отображаемой информации по нескольким критериям:

Форма документа

Для просмотра и изменения данных отдельных документов используется форма документа. Как правило, она представляет данные в удобном для восприятия и редактирования виде:

Форма выбора

Кроме этих двух форм для документа поддерживается форма выбора конкретных документов из списка. Она, обычно, содержит минимальный набор информации, необходимой для выбора того или иного документа и может использоваться, например, при создании документа Поступление товаров и услуг, в котором должен быть указан заказ поставщику, на основании которого формируется поступление товаров.

Макеты документа

Документу могут быть сопоставлены несколько макетов, содержащих данные, необходимые для обеспечения работы документа:

Макеты могут использоваться для формирования печатных форм документа или для отображения дополнительной информации, имеющей отношение к документу:

Источник