Наиболее перспективный способ хранения электронных документов

Как хранить электронные документы?

Законодательство обязует компании хранить документы разных типов на протяжении определенных сроков. Минимальный срок хранения документов бухгалтерского учета закреплен ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и составляет пять лет. Счета-фактуры тоже требуется хранить пять лет, это предусмотрено Налоговым кодексом РФ (п. 1 ст. 23). Сроки хранения не зависят от того, в каком виде составлен документ — бумажном или электронном.

Но если по срокам хранения все понятно, то на вопросы по организации хранения электронных документов законодательство не дает четких ответов. Сегодня действует ряд нормативных актов, которые содержат отрывочные и разрозненные рекомендации на этот счет. Среди них Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации». Он не учитывает современных реалий, так как был издан более 10 лет назад, когда электронные документы с электронными подписями еще не были широко распространены в России.

21 сентября 2015 года вступил в силу Приказ Министерства Культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 «Об утверждении Правил комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». В нем выделены отдельные требования для хранения электронных документов. Минфин России документом № ПЗ-13/2015 сообщил, что придерживаться этих правил при организации хранения электронных документов бухгалтерского учета (в том числе первичных учетных документов), подписанных электронной подписью, должны и представители бизнеса.

Для электронных документов в приказе обозначены следующие обязательные условия хранения:

• в организации должно быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов, которые находятся на разных физических устройствах;
• компания должна иметь технические и программные средства для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля их физического и технического состояния;
• компании нужно обеспечить надежный режим хранения электронных документов, который исключает их утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение содержания (п.2.30 правил).

Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.

Пробелы в «Правилах»

Казалось бы, появление четких правил, закрепленных на законодательном уровне, должно было внести ясность в вопросы хранения электронных документов и помочь организациям навести порядок. Но, к сожалению, документ учитывает далеко не все важные моменты, связанные с электронными документами. Все перечисленные правила в основном касаются сохранности документов, но не затрагивают тему подтверждения их легитимности. А одно без другого практически бессмысленно.

Во-первых, не предусмотрена процедура проверки электронной подписи (ЭП). Чаще всего сертификат ЭП действует год, тогда как срок хранения документов значительно больше. При этом организация должна иметь возможность при необходимости подтвердить их юридическую значимость, то есть — подлинность электронной подписи на момент подписания документа.

Если документ был передан через систему ЭДО Диадок — это не проблема. Оператор ЭДО СКБ Контур проверяет действительность ЭП в момент подписи документа, а также может подтвердить ее валидность на этот момент спустя любой промежуток времени. Если же электронный документ был передан, например, по e-mail, то проверить подпись будет уже гораздо сложнее.

Во-вторых, в «Правилах» сказано: «Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A» (п. 2.31). При этом не все электронные документы можно в полной мере преобразовать в этот формат. Например, если документ составлен в другом формате и подписан электронной подписью, то его преобразование повлечет потерю юридической силы.

В-третьих, согласно «Правилам», при хранении электронных документов в архиве не реже одного раза в пять лет производится технический контроль физического состояния носителей и воспроизводимости электронных документов. Если проверка показывает, что физическое состояние носителей изменено, то электронные документы перезаписывают на новые носители (п. 2.32 «Правил»). Но не стоит забывать, что физические носители стареют очень быстро и могут стать неработоспособными уже через пару лет. Оптические и полупроводниковые накопители со временем могут потерять контент, магнитные диски изнашиваются. Да и в целом за 5 лет может произойти смена технологий.

Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.

Как быть?

Получается, что на 100% выполнить требования законодательства по хранению электронных документов проблематично. Возникает закономерный вопрос — чем чревато несоблюдение требований?

Законодательство обязует хранить документы в том числе для того, чтобы их можно было представить по требованию налоговой службы, судов и других ведомств. При этом, в первую очередь, проверяется наличие документа, его соответствие формату, подлинность электронной подписи, а также соблюдение правил оформления и регламентов передачи. Если документ хранился неправильно, но был представлен по требованию, то вопросов у контролирующих органов, скорее всего, не возникнет.

А вот если документ не был представлен по требованию, компания понесет ответственность. При этом будет неважно, правильно или неправильно хранился документ и при каких условиях был утерян. Есть очень небольшая вероятность, что ответственности получится избежать, если все требования по хранению были соблюдены, но документ все равно был утрачен (например, оба носителя оказались сбойными). Но она крайне низкая.

Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.

Резюме

Несмотря на несовершенство законодательства в области хранения электронных документов, компании широко их используют. Поэтому уже накопилась определенная практика хранения ЭД. Компании прибегают к хранению документов в локальных архивах, в специализированных решениях, разработанных сторонними организациями (системах электронного документооборота), в облачных архивах и др.

Наиболее перспективный способ — хранение «в облаке». Если организация обменивается электронными документами с контрагентами через оператора СКБ Контур, то все переданные и принятые ею документы хранятся непосредственно в системе ЭДО Диадок. В ней они защищены троекратным копированием. Причем копии хранятся на разнесенных серверах, которые находятся в специализированном data-центре. Там обеспечивается отказоустойчивая система хранения данных, а также жесткий контроль доступа к серверам.

При этом пользователь может в любое время дня и ночи получить доступ к документам. В случае истребования документа он может легко найти его, используя удобный фильтр.

Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.

Источник

Как хранить юридически значимые электронные документы?

Переходя на электронный документооборот с контрагентами, организации нужно подумать о том, как в дальнейшем вести архив. На каких носителях хранить документы в электронном виде и как подтвердить их юридическую значимость?

В каком формате и на каких носителях хранить документы

В чем проблема?

Различные бухгалтерские, хозяйственные и кадровые документы организации должны хранить от несколько лет до нескольких десятилетий. Например, бухгалтерские первичные документы придется хранить пять лет после года, в котором их в последний раз использовали для бухгалтерской отчетности.

Электронный документ должен быть доступен для чтения и через несколько лет после создания. Проблема в том, что компьютерная техника и программное обеспечение устаревают, а у редакторов и ридеров появляются новые версии.

Велика вероятность, что документ, который создан несколько лет назад, невозможно будет прочитать из-за отсутствия нужного устройства или программы. Например, сегодня сложно прочитать информацию с 3,5 дюймовой дискеты, хотя 10 лет назад это был распространенный носитель информации.

Хранить документ нужно в формате, в котором он был создан. Если поменять формат, электронная подпись не будет соответствовать документу. Соответственно, доказать его подлинность будет уже невозможно.

Как решить?

Решить эту проблему поможет периодическая перезапись информации с устаревших носителей на более современные. Что касается программного обеспечения, все крупные разработчики при разработке новых версий своих продуктов поддерживают форматы предыдущих версий.

Если обмен велся через сервис оператора ЭДО, то документы будут доступны в любой момент. Крупные операторы бессрочно хранят документы в «облаке» и позволяют просматривать их, выгружать и получать данные о сертификате электронной подписи (ЭЦП), с помощью которого они были подписаны. Нужен только доступ в интернет.

Как подтвердить юридическую значимость документов

В чем проблема?

Электронная подпись используется для определения лица, подписывающего документ, и защищает документа от изменений после подписания. Но сертификат электронной подписи имеет срок действия — максимум 15 месяцев, а подтвердить действительность электронной подписи может потребоваться через несколько лет.

Как решить?

Эту проблему решает сервис метки времени, который предлагают удостоверяющие центры и некоторые информационные системы. К электронной подписи в момент ее создания добавляется дополнительный атрибут — штамп, или метка времени.

Также сервис прикрепляет к подписанному документу список отозванных на этот момент сертификатов. Подписывая список электронной подписью, сервис подтверждает, что подпись является действительной на момент подписания.

Подлинность подписи в этом случае можно будет подтвердить и после окончания срока действия самого сертификата. Электронная подпись с меткой времени называется усовершенствованной. Такая подпись не только упрощает архивное хранение электронных документов, но и является условием для электронного документооборота с информационными системами некоторых государственных служб (например, ГИС ГМП, ФТС) и электронными торговыми площадками (Фабрикант, ТЭК-Торг).

Источник

Проблемы хранения электронных документов: что изменит концепция от ФНС

Электронный документооборот ускоряет бизнес-процессы и экономит ресурсы компании. Власти анонсируют полный переход на ЭДО к 2024 году. Однако, для этого необходимо устранить пробелы в нормативной документации и обеспечить бизнесу комфортный переход к новым реалиям. Расскажем, какие проблемы сегодня возникают при хранении и подтверждении значимости электронных документов, и как планируют их устранить.

Где хранят электронные документы

Сегодня электронные документы хранят следующими способами:

1. В собственном архиве компании.

Документы хранятся в папках на компьютере, доступ к которому имеют определенные сотрудники. Например, в бухгалтерии.

Документы записывают на флешки или внешний жесткий диск и хранят в сейфе или другом защищенном месте.

Компания заключает соглашение с облачным сервисом и хранит документы в защищенном хранилище с ограниченным доступом.

4. В архиве оператора ЭДО.

Компания заключает договор с оператором и обменивается электронными документами с госорганами и контрагентами. Архив документов хранится на сервере оператора ЭДО.

Астрал.ЭДО — онлайн-сервис для ЭДО с контрагентами и хранения архива электронных документов.Удобная тарифная сетка и бесплатный промопериод помогут сократить затраты на обмен документами.

Какие правила хранения действуют сейчас

Обеспечение долговременной сохранности электронных документов регулирует ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR.

В соответствии с ГОСТ электронный документ должен сохранять информативность и достоверность на протяжении всего срока хранения.

Вот основные требования ГОСТ:

1. Понятная структура наименования файла и его расположение в соответствующей группе документов по принадлежности. То есть важно, чтобы документ было легко найти и понять к какому периоду, сделке или контрагенту он относится.
2. Возможность открытия, прочтения, перезаписи и проверки состояния документа спустя продолжительное время. То есть у компании должно быть программное обеспечение для работы с нужным форматом файлов.
3. Обеспечение безопасности электронного хранилища, регламентирование доступа к архиву.
4. Стабильная среда для носителей информации, чтобы избежать порчи данных.

Также особенности хранения электронных документов изложены в приказе Минкультуры от 31.03.2015 № 526:

1. Архив должен содержать не меньше 2 экз. электронного документа в разных местах или на разных устройствах.
2. Обязательства по защите электронных документов от повреждения, утраты или постороннего доступа возлагаются на его владельца.
3. Не реже одного раза в пять лет необходимо проводить проверку электронной документации, а в случае необходимости — перезаписывать файлы на новые носители.

Как сегодня обеспечивается юридическая значимость электронных документов

Электронные документы подписывают электронной цифровой подписью (ЭЦП). Обычно, подпись выдается на один год. Однако, сроки хранения документации намного дольше: от 4 лет и более.

Документ, подписанный усиленной ЭЦП, сохраняет юридическую силу после истечения срока действия сертификата, так как в момент подписания ставится штамп времени (аналог даты на документе). Однако информацию о том, что сертификат действовал на момент подписания документа, придется запрашивать в удостоверяющем центре.

Действительность сертификата можно подтверждать путем продления. Для этой цели применяют следующие способы:

• переподписание документ действующим сертификатом, пока предыдущий еще не истек (процедуру придется проводить раз в году).
• получение квитанции переподписания DVCS от специальной службы, которая заверяет достоверность документа (до конца срока действия предыдущей квитанции также придется получать новую).

При подписании документа не усиленной ЭЦП, достоверно установить время подписания документа невозможно. Поэтому в будущем у компании могут возникнуть проблемы с подтверждением значимости документа. Например: в суде.

Закажите надежную и безопасную электронную подпись Астрал-ЭТ : быстрый выпуск, безбумажное продление, простая заявка на получение, проверка подлинности в личном кабинете.

Как будут решать проблемы хранения и обеспечения значимости документов

25.12.2020 президиум Правительственной комиссии по цифровому развитию выпустил Концепцию развития ЭДО. В этом документе обозначены проблемы, которые препятствуют переходу на электронный документооборот, мероприятия по их решению, а также принципы и сроки реализации этих мероприятий.

1. Нормативные акты не требуют обязательного применения метки времени при подписании документа, процесс проставления такой метки не регламентирован. В случае подписания документа не усиленной подписью внутри информационной системы компании, невозможно установить время подписания .
2. Электронный документ может быть создан в формате, который поддерживается только определенным ПО. Если ПО перестает использоваться — прочитать документ становится невозможно. Похожая ситуация возникает, когда документ нужно передать внешнему пользователю — на устройстве пользователя может не быть ПО, необходимого для чтения файла .
3. Невозможно установить действительность ЭЦП на момент подписания и неизменность документа, если его передают внешнему пользователю в распечатанном виде .
4. Не установлены требования к форматам электронных документов для передачи их в Росархив.

Как планируют решить проблемы:

1. Утвердить требования по хранению документов, которые будут обеспечивать:

• единые форматы для электронных документов;
• условия, исключающие возможность внесения модификаций в электронный документ;
• ограничение доступа к содержанию документа (шифрование документа или его части), если информация в нем является закрытой для третьих лиц;
• доступность документа на протяжении всего срока его хранения;
• значимость документа, после того, как истечет сертификат ЭЦП, которым был подписан документ;
• наличие метки времени, которая подтвердит легитимность подписи.

2. Разрешить компаниям и ИП оказывать услуги хранения электронной документации наряду с операторами ЭДО. Таким хозяйствующим субъектам необходимо будет пройти процедуру аккредитации.

При этом хранитель будет обязан обеспечить не только хранение электронных документов, но и программ для их визуализации, а также:

• передачу документов из информационной системы в адрес третьей стороны по требованию заказчика;
• в случае ликвидации — передачу документов на хранение другим операторам (компаниям, ИП) или в Федеральное архивное агентство.

Полностью привести в порядок нормативную базу чиновники обещают до конца 2021 года.

Продукты ГК «Астрал» помогут безболезненно внедрить электронный документооборот уже сегодня:

• Астрал.ЭДО — онлайн-сервис для организации электронного документооборота с контрагентами;
• 1С-ЭДО — сервис для организации документооборота с контрагентами из программы 1С.

Наши продукты обеспечивают:

• возможность ведения архива с удобной и понятной системой поиска;
• интеграцию с бухгалтерским ПО;
• разграничение прав доступа для работников;
• доступ к системе с мобильных устройств;
• возможность доработки сервиса под нужды пользователя.

Источник