Наблюдение как способ изучения затрат рабочего времени

Изучение затрат рабочего времени наблюдением

Изучение производственных процессов при помощи наблюдения является одним из важнейших этапов работы по техническому нормированию и организации труда.

Изучение затрат рабочего времени использования оборудования проводят в основном двумя методами: методом непосредственных замеров затрат времени, т. е. измерением длительности каждого элемента работы или перерывов, и методом моментных наблюдений, т. е. фиксацией только числа моментов повторения категорий или групп затрат времени, наблюдаемых при обходах исполнителей и оборудования.

Эти методы включают фотографию рабочего времени, фотографию (самофотграфию) рабочего дня; хронометраж отдельных операций; фотохронометраж, фотография рабочего времени – изучение наблюдением всех элементов рабочего процесса и затрат времени исполнителя (бригады) при выполнении одного или группы процессов в течение рабочей смены, нескольких смен, цикла или нескольких циклов.

Объектом исследования при фотографии рабочего процесса является весь процесс или группы процессов, изучаемые с точки зрения применяемой технологии и организации их выполнения. Фотографию рабочего процесса следует применять при наблюдениях с целью установления технически обоснованных нормативов времени на выполнение отдельных операций, а также на регламентированные и технологические перерывы. Кроме того, этот метод наблюдений применяется во всех исследованиях, где требуется углубленная качественная характеристика наблюдаемых процессов.

Фотография рабочего дня – изучение всех без исключения затрат рабочего времени в течение всей рабочей смены (включая и потери времени), зафиксированных в их фактической последовательности. В большинстве случаев при такой фотографии фиксируют лишь общее время работы без расчленения ее на процессы и операции. При этом способы выполнения, технологию и организацию процесса в целом детально не изучают. Основное внимание при фотографии рабочего дня следует уделять определению величины и установлению причин потерь рабочего времени. Фотография рабочего дня может быть применена для выяснения причин низкой производительности труда в тех случаях, когда основные потери времени на данном рабочем месте происходят вследствие простоев.

При самофотографии рабочего дня рабочий сам производит регистрацию затрат времени на выполнение работы, а также потерь времени с указанием причин, их вызвавших. Ее можно применять с целью более широкого привлечения рабочих к разработке и осуществлению мероприятия по улучшению организации труда.

Хронометраж отдельных операций – изучение отдельных операций с расчленением их на приемы. Основным назначением хронометража является глубокое исследование наиболее важных операций, имеющих большой удельный вес в балансе рабочего времени, с целью, выявления передовых приемов и их рационализации, определении нормальной продолжительности операций для установления норм выработки. Основное достоинство хронометража отдельных операций – возможность получить значительно большее количество значений замеров затрат рабочего времени на выполнение единицы объема работ по каждой операции, чем при фотографии рабочего процесса, что очень важно при использовании математических методов для обработки данных исследований с целью проектирования норм затрат труда.

Фотохронометраж– комбинированный метод изучения затрат рабочего времени. Его следует применять в тех случаях, когда при исследовании рабочего процесса необходимо детально изучить некоторые операции. В ходе такого наблюдения, как и при фотографии рабочего дня, замеряют все затраты рабочего времени и в то же время проводят хронометраж отдельной операции в целом и наиболее важных для изучения и часто повторяющихся ее элементов.

В зависимости от числа наблюдаемых объектов и наблюдателей, целей наблюдения и характера рабочего процесса применяют следующие способы проведении наблюдений:

в зависимости от числа объектов, наблюдаемых одним наблютаделем, – индивидуальный и групповой;

в зависимости от числа наблюдателей, одновременно проводящих наблюдение за выполнением рабочего процесса (процессов), – одиночный, дублированный и комплексный;

в зависимости от места нахождения наблюдателя и объекта во времяы наблюдения – стационарный, маршрутный и пикетный.

Индивидуальный способ фотографии применяется в тех случаях, когда объектом наблюдения является один рабочий или один механизм при наблюдениях, требующих повышенной точности замеров времени и степени расчленения рабочего процесса. Такое исследование как правило применяется с целью норм выработки или анализа их выполнения, а также при изучении передовых методов труда.

Групповой способ фотографии применяется при наблюдениях одним наблюдателем за работой группы рабочих (звена, бригады), находящихся и поле зрения наблюдателя и объединенных общностью выполняемой работы. Основное назначение групповой фотографии – изучение организации работы бригады, выявление причин и продолжительности потерь рабочего времени и исследование других вопросов, не требующих большой точности замеров времени.

При одиночномспособе наблюдение производит один наблюдатель независимо от числа наблюдаемых им рабочих или машин.

Источник

Аудит рабочего времени. Метод моментных наблюдений

Сегодня каждый здравомыслящий руководитель желает знать: насколько эффективно подчиненные ему сотрудники используют свое рабочее время. И в этом есть свой резон, ведь «время — деньги» как заметил еще Бенджамен Франклин.

Однако на практике любой аудит рабочего времени неизбежно сопряжен с затратами нервов, того же времени и соответственно средств. Возникает вопрос: как поступать, чтобы минимизировать их? Рекомендуем применять метод моментных наблюдений.

Метод моментных наблюдений (ММН) — это способ, позволяющий изучать затраты рабочего времени, а также определять фактическую загрузку работников и степень использования оборудования на предприятии.

Суть метода заключается в проведении в случайно выбранные моменты времени непродолжительных и нерегулярных наблюдений и установлении на основании полученной информации удельного веса и абсолютных значений затрат и потерь рабочего времени. Базируется данный метод на законе больших чисел, согласно которому средние результаты при большом количестве независимых наблюдений относительно устойчивы и мало зависят от результатов отдельных наблюдений.

Как и любой другой метод ММН имеет свои достоинства и свои недостатки.

Достоинства ММН:

• Охват одним наблюдателем практически неограниченного числа объектов.
• Низкая трудоемкость проведения наблюдений.
• Возможность осуществлять наблюдения с перерывами различными по своей продолжительности (на следующий день, по истечении одного или нескольких дней и т.д.) без ущерба качеству исследования.
• Допустимость неинформирования работников о проведении исследования (проведение скрытых наблюдений).
• Отсутствие психологического прессинга на работников со стороны наблюдателей.
• Производство наблюдений лицами, не имеющими специальной подготовки, в том числе самими руководителями.
• Низкая трудоемкость обработки материалов наблюдений.

Недостатки ММН:

• Получение по итогам наблюдений исключительно усредненных результатов.
• Вероятность неполного отражения структуры затрат рабочего времени.
• Получение лишь частичной информации о причинах простоев и потерь рабочего времени.

Ст. 21 ТК РФ:

Работник имеет право на полную информацию об условиях и охране труда на рабочем месте.

Ч. 1 ст. 23 Конституции РФ:

Каждый имеет право на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени.

Ч. 1 ст. 24 Конституции РФ:

Сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются.

Даже беглый взгляд позволяет легко убедиться в том, что достоинства рассматриваемого метода явно превалируют над его недостатками. Более того на текущий момент ММН — это единственный метод с помощью которого можно осуществлять скрытые наблюдения за деятельностью сотрудников, не применяя специальных технических средств (видеокамер, специализированных компьютерных программ и пр.), что определенно облегчает участь работодателя. Ведь в подобном случае он освобождается от необходимости соблюдения ряда обязательных с точки зрения действующего законодательства (ст. 21 ТК РФ, ч. 1. ст. 23, ч. 1 ст. 24 Конституции РФ и др.) условий. Например, таких как дополнение документов, регламентирующих трудовую деятельность в организации (Трудовой договор, Правила внутреннего трудового распорядка, Коллективный договор), соответствующей информацией о наличии систем слежения с обоснованием производственной необходимости их установки; размещение в помещениях с установленным видеооборудованием специальных извещающих табличек и т.п.

Возможности метода:

Метод наиболее эффективен при решении следующих задач:

• определение и оптимизация загрузки исполнителей работ/оборудования;
• выявление и ликвидация простоев исполнителей работ/оборудования;
• разработка мероприятий по совершенствованию организации труда;
• получение исходных данных для расчета нормативов подготовительно-заключительного времени, времени обслуживания рабочего места и норм обслуживания.

Необходимое условие для успешного применения ММН:

Решающее значение при проведении моментных наблюдений имеет объем производимых наблюдений. Он должен быть достаточным, чтобы обеспечить достоверность и репрезентативность получаемых результатов. Устанавливается этот объем с учетом правил статистики по следующей формуле:

где
M — необходимый объем наблюдений;
K — ориентировочный коэффициент полезного использования рабочего времени;
(1-K) — удельный вес перерывов/простоев;
p — допустимая величина ошибки результатов наблюдения, %;
t — коэффициент доверительной вероятности (коэффициент доверия).

Величина коэффициента K определяется на основании ранее проведенных исследований. Если исследования не проводились и соответственно достоверных данных о величине этого коэффициента нет, то он берется ориентировочно или принимается равным 0,5, поскольку именно этой величине соответствует максимум дисперсии доли, от которой зависит ошибка выборки:

Величина p обычно находится в пределах от 3 до 10%. Коэффициент доверительной вероятности t для стабильного производственного процесса (при частой повторяемости элементов затрат рабочего времени) принимается равным 1,4 (соответствующая ему доверительная вероятность — 0,84). Для нестабильного производственного процесса (единичное и мелкосерийное производство) t=1,7 (соответствующая ему доверительная вероятность — 0,92). Вообще в практике исследований рабочего времени вероятность возникновения того или иного события принято ограничивать в пределах от 0,84 до 0,95. Это означает, что в 84-95 случаях из 100 ошибка не выйдет за пределы допустимой.

Реализация метода:

На практике метод осуществляется в 4 этапа:

1. Подготовка к наблюдениям.
2. Проведение наблюдений.
3. Обработка и анализ результатов.
4. Разработка мероприятий и рекомендаций.

В рамках первого этапа формулируется цель и осуществляется выбор объектов наблюдения; определяются необходимый объем наблюдений (1), количество обходов (2), продолжительность одного обхода (3); разрабатываются маршрут наблюдения, график обходов и лист наблюдений (Рис. 1).

При этом расчет количества обходов производится по следующей формуле:

где
M — необходимый объем наблюдений;
N — число исполнителей работ/единиц оборудования, которое планируется обследовать.

Продолжительность одного обхода может определяться путем непосредственных замеров или рассчитываться по формуле:

где
L_обх. — длина маршрута обхода рабочих мест, м;
0,6 — средняя длина одного шага, м;
0,015 — норматив времени на 1 м, мин.

Маршрут наблюдения устанавливается таким образом, чтобы было возможно попеременно видеть всех исполнителей работ/все единицы оборудования. Оптимально, если он будет коротким и не содержащим холостых переходов.

Что касается графика обходов рабочих мест, то составлять его не обязательно. Главное — обеспечить наблюдениям случайный и одинаково возможный характер. Ведь моментное наблюдение, по сути, выборочное обследование, аналогичное случайной выборке.

Т.е. наблюдения можно осуществлять лишь тогда, когда для этого есть возможность и время.

В рамках второго этапа наблюдатель последовательно (т.е. согласно установленному маршруту) осуществляет обход соответствующей производственной/офисной территории. Поравнявшись с тем или иным объектом наблюдения, он мысленно отмечает, что происходит на объекте в момент его посещения (какой вид деятельности). При этом письменно зафиксировать «увиденное» (условным шифром в специальном бланке) он может, как непосредственно находясь рядом с объектом, так и позднее, покинув поле зрения работников, тем самым обеспечив скрытый характер исследованию. Наблюдения проводятся до тех пор, пока не достигнут установленного объема (M).

Важное замечание: в практике моментных наблюдений довольно распространенной является следующая ситуация: наблюдатель, подходя к объекту, замечает, что у него/на нем закончился один и начался другой вид деятельности. В этом случае в листе наблюдений фиксируют первый вид деятельности.

В рамках третьего этапа по каждому наблюдаемому виду деятельности подсчитывается количество зафиксированных моментов. Далее определяются общая сумма моментов наблюдений по всем видам деятельности и удельный вес (процентное выражение) каждого вида деятельности. На основании данных об удельном весе и общем времени проведения наблюдений производится расчет абсолютных величин затрат и потерь рабочего времени (в мин.). Осуществляется анализ полученных результатов.

В рамках четвертого этапа по итогам проведенного анализа производится разработка соответствующих организационно-технических мероприятий/рекомендаций.

Рисунок 3.

Пример практического применения ММН:

Метод был довольно успешно использован на предприятии, основной сферой деятельности которого является оказание IT-услуг и услуг связи. В обиходе он получил название «Засланный казачок».

Предыстория такова: в управлении по экономике и финансам данного предприятия в связи с увольнением начальника расчетно-тарифного отдела образовалась вакансия. Ее не могли закрыть в течение более чем полугода. В этот период работу отдела одновременно курировали руководитель управления и заместитель генерального директора по экономике и финансам.

Что интересно, если на первых порах специалисты отдела продолжали эффективно выполнять свои функции, то спустя два месяца (с момента образования вакансии) от руководителей смежных подразделений начали поступать жалобы на работу отдела (в частности на увеличение сроков расчета смет, согласования договоров и сметной документации). При этом специалисты, парируя эти обвинения, ссылались на резко возросший объем работ, что косвенно подтверждалось данными системы учета рабочего времени: они приходили на работу за час, полтора до начала рабочего дня и/или уходили спустя час, полтора после его окончания.

Для разрешения сложившейся ситуации в расчетно-тарифный отдел временно был переведен один из стажеров управления по работе с персоналом. Перед ним кулуарно была поставлена задача — наряду с выполнением вспомогательных работ провести в отделе скрытое наблюдение по ММН. Это был своеобразный эксперимент, материалы и результаты которого легли в основу отчета (стажера) о производственной практике.

Краткая характеристика проведенной работы:

Общая продолжительность работы составила 23 рабочих дня, из которых 5 дней было затрачено на ознакомление со спецификой деятельности отдела, функциями сотрудников, вхождение в коллектив и на подготовку к наблюдению, 15 дней заняло непосредственно наблюдение, а оставшиеся 3 дня ушли на обработку и анализ полученных результатов.

Необходимый объем наблюдений был рассчитан по формуле (1):

Количество обходов по формуле (2):(в отделе 4 сотрудника).

Наблюдения проводились в соответствии с графиком, представленным ниже:

Таблица № 1. График наблюдений

Основным ориентиром при составлении этого графика являлся режим работы стажера — неполная рабочая неделя.

Время начала каждого конкретного обхода (в тот или иной день наблюдения) было установлено с помощью ППП (пакета прикладных программ) MS Excel. Для этого была использована функция СЛУЧМЕЖДУ(нижняя_граница;верхняя_граница).

Таблица № 2. Генерация случайных чисел

Соответственно 1-й обход должен был произойти в 09:07, 2-й обход в 09:32, 3-й обход в 11:24 и т.д.

Маршрут обходов не разрабатывался, так как все рабочие места находились в пределах постоянной видимости стажера (наблюдения осуществлялись в помещении общей площадью 20 м2). Большую часть наблюдений стажер произвел, что называется, не сходя со своего рабочего места.

Виды деятельности, подлежащие регистрации, были определены на основании наблюдений за сотрудниками, сделанных в течение 5-ти первых дней работы стажера в отделе. По результатам этих наблюдений была составлена таблица № 3. Она оказалась весьма полезной: к ней было удобно обращаться, чтобы уточнить корректность отнесения фиксируемого момента к тому или иному виду деятельности. Кроме того, с учетом данных этой таблицы была заполнена лицевая сторона листа наблюдений (блок «Вид деятельности») (Рис. 2).

Таблица № 3. Состав видов деятельности

Всего было заполнено 15 листов наблюдений. На рис. 2 в качества примера представлен заполненный лист наблюдений № 1:

Рисунок 2.

Заполнение листов наблюдений производилось непосредственно в ППП MS Excel, что значительно сократило время их обработки, а также обеспечило закрытость проводимого исследования.

Процесс обработки заключался в подсчете количества зафиксированных моментов по каждому виду деятельности в разрезе конкретного сотрудника и отдела в целом, а также в определении общей суммы моментов наблюдений по всем видам деятельности и установлении удельного веса каждого вида деятельности. При этом сначала подсчет количества зафиксированных моментов производился отдельно по каждому листу наблюдений (заполнялась таблица № 4), затем путем суммирования полученных результатов, формировались итоговые значения за весь период наблюдения (таблица № 5).

Вот так постепенно вырисовывалась картина фактических затрат рабочего времени сотрудников отдела.

Таблица № 4. Число зафиксированных моментов наблюдений

Таблица № 5. Итоги наблюдения

Анализ полученных результатов:

По итогам наблюдений было установлено, что (в среднем) рабочее время сотрудников отдела распределяется следующим образом: 6% занимает обслуживание рабочего места, 4% — подготовительно-заключительная деятельность, 39% — основная деятельность, 12% — вспомогательная деятельность, 22% — потери рабочего времени, 5% — отдых и личные надобности. В результате загрузка одного сотрудника (в среднем) составляет 55%.

Потери рабочего времени сотрудников отдела варьируются от 15% до 32%. Самый высокий процент потерь был выявлен у специалиста (без категории) — 32%. Далее следуют специалист 2-й категории — 25%, специалист 1-й категории — 18%, ведущий специалист — 15%.

Наибольшей в структуре потерь рабочего времени является доля потерь, связанных с нарушением трудовой дисциплины (18%). Печальными лидерами среди сотрудников по уровню этих потерь являются специалист (без категории) (31%) и специалист 2-й категории (21%).

Рисунок 4.

В целом, исходя из результатов наблюдений, резервы рабочего времени за счет сокращения потерь, связанных с нарушением трудовой дисциплины и потерь, обусловленных организационно-техническими причинами, в среднем составляют 22%.

Однако существуют и скрытые резервы (Рис. 5). Это резервы рабочего времени за счет сокращения непредвиденных работ. В среднем по отделу они составляют 11%.

Вывод: Анализ результатов наблюдений показал, что основной причиной неэффективной работы отдела является нерациональное использование сотрудниками своего рабочего времени.

Управленческие решения, принятые по итогам работы:

Введена система планирования и отчетности для сотрудников отдела. В соответствии с ней каждый сотрудник в конце рабочей недели (пятница до 12:00) должен представлять руководителю управления или его заместителю отчет о выполненных работах, а также план работ на следующую неделю.

Часть поручений руководства управления, которые ранее поступали в отдел через ведущего специалиста, стали поступать в отдел через специалиста (без категории) и специалиста 2-й категории. Они же стали представлять руководству и отчет об их выполнении.

В целях сокращения объема непредвиденных работ расчет и корректировка смет к договорам стали производиться специалистами отдела исключительно на основании служебных записок от подразделений, а не в авральном порядке.

Таблица № 6. План работ на неделю

Таблица № 7. Отчет о выполнении плана работ

Вместо эпилога:

ММН — это эффективный и довольно простой в применении способ выявления резервов рабочего времени сотрудников/оборудования. Его главные преимущества состоят в том, что он не требует от наблюдателя ни специальной подготовки, ни больших затрат времени и средств на свою реализацию. Поэтому, любой руководитель (компании, структурного подразделения, магазина, склада и т.п.) может без особого труда использовать его в своей управленческой практике.

Приложения к статье:

Значения коэффициента доверия для различных доверительных вероятностей

© Интернет-проект «Корпоративный менеджмент», 1998–2021

Источник