Введение в управление проектами. Жизненный цикл проекта. Проекты и операционная деятельность
Страницы работы
Фрагмент текста работы
Перечислите средства контроля за ходом выполнения проекта
24. Дайте характеристику приоритетным национальным проектам
25. Дайте определение основным нормативно-правовым основам для проектной деятельности в Белгородской области.
4.3.2. Тестовые задания для самоконтроля и итогового контроля
1. Без чего из нижеперечисленного проект не может считаться закрытым:
o Без роспуска команды проекта
o Без формального принятия заказчиком конечного продукта или результата проекта
o Без документов, описывающих опыт, полученный в результате проведения проекта
o Без финальной вечеринки команды проекта
2. При планировании стоимости проекта, косвенные затраты – это:
o Затраты, которые несет организация, вне зависимости от количества проектов, реализуемых организацией в данный период времени, и не связанные непосредственно с проектами
o Затраты на оплату труда
o Затраты, связанные с непосредственно с проектами
o Затраты, запланированные на покрытие возможных убытков, связанных с рисками, которые могут случиться в результате проведения проекта
3. Что должно являться результатом «мозгового штурма», проводящегося при инициации проекта:
o Перечень потребностей, среди которых отбираются те, которые в действительности заслуживают реализации в рамках проекта
o Список лиц, которые будут выступать в роли заинтересованных сторон проекта
o Перечень обязанностей каждого из участников проекта
o Сроки и бюджет проекта
4. Анализ по методу освоенного объема подразумевает оценку по стоимости и по срокам всех нижеследующих величин кроме:
o Соотношение фактических затрат с плановыми
o Опережение/отставание от графика
o Тенденции выполнения проектных работ
o Процент фактического уровня качества к требуемому
5. Лицо или группа лиц, предоставляющая финансовые ресурсы для проекта, называется:
o Менеджер проекта
o Исполняющая организация
6. Факторами внешней среды предприятия являются все нижеперечисленные факторы, кроме:
o Государственные и промышленные стандарты
o Ситуация на рынке
o Активы организационного процесса
o Существующие человеческие ресурсы
7. Иерархическая структура работ (WBS):
o Отображает только время, необходимое на осуществление проекта Б.
o Представляет собой перечень результатов деятельности, которые необходимо достичь в установленные сроки до завершения проекта
o Описывает все риски, которые могут повлиять на проект
o Отображает в деталях стоимость работ
8. Все из нижеперечисленного является видом измерения качества, кроме:
o Требования конечных пользователей
o Срок гарантии финального продукта
o Качество функциональности
9. На что дают ответ результаты тестирования работы, выполненной в отдельно взятой фазе проекта:
o Каков процент освоенного бюджета по сравнению с предыдущей фазой
o Какие процессы необходимо будет протестировать в следующей фазе
o Готов ли проект продвигаться к следующей фазе
o Есть ли необходимость тестировать всю систему на каждой фазе проекта
10. Лучший способ добиться консенсуса между заинтересованными сторонами проекта касательно основного содержания проекта – это:
o Получить полный набор требований по содержанию от спонсора проекта
o Предоставить возможность менеджеру проекта самому определить содержание работ
o Распространить предварительный вариант Устава проекта среди заинтересованных сторон проекта с целью обсуждения и включения предложенных изменений. Убедиться, что финальный вариант устава учитывает мнение всех заинтересованных сторон
o Отложить решение вопросов по основному содержанию проектов до той стадии проекта, в которой коллектив начнет процесс непосредственного выполнения работ и все «подводные камни» станут очевидны
11. Устав проекта:
o Является вспомогательной частью проектной документации
o Наделяет менеджера проекта полномочиями задействовать ресурсы организации на операциях проекта
o Включает в себя детальное описание всех рисков проекта
Источник
Управление проектами (стр. 2 )
 | Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 3 4 5 |
1. Как описать общие цели
и задачи проекта на этапе зарождения
2. Составление устава проекта
3. Результаты этапа инициации
1. Как описать общие цели
и задачи проекта на этапе зарождения
Как было отмечено ранее, проекты инициируются с целью создания уникального продукта или услуги. Необходимость начать проект может быть продиктована потребностями внешней (конкурентами, поставщиками, правительством) или внутренней (работники, менеджеры, аудиторы компании) среды.
Во многом, от наших знаний и умений правильно определять приоритетные проекты зависит то, насколько успешно будет развиваться компания в будущем. Поэтому на этапе зарождения проекта важно собрать команду и провести «мозговой штурм». Для определения ключевых вопросов проекта рекомендовано придерживаться следующих правил.
- Определить рамки обсуждения и цели мозгового штурма Дать каждому возможность высказать свое мнение Не допускать критики высказываемых идей. Цель мозгового штурма – генерировать идеи, а не оценивать или сортировать их Назначить секретаря, который будет фиксировать все идеи.
Результатом мозгового штурма является перечень потребностей, среди которых отбираются те, которые в действительности заслуживают реализации в рамках проекта. Советуем группировать эти потребности по категориям для того, чтобы облегчить процедуру их обсуждения и приоритезации.
Находить новые потребности
Многие потребности так и остаются не озвученными, поэтому необходимо тщательно изучить и выявить их. Конечно, книга жалоб и предложений, система оценки полученных знаний по окончании курсов обучения или проведение предпродажных исследований являются стандартными методами изучения потребностей, которых может не знать поставщик товаров.
Организация, желающая успешно продолжать свою деятельность, должна постоянно находиться в поиске новых потребностей, а затем из них отбирать те, которые будут реализованы в рамках проекта.
Смоделировать концепцию продукта
Одним из способов стимулирования обсуждения потребностей при встрече с конечными пользователями и другими заинтересованными сторонами проекта является разработка концепции продукта. Сторона конечного пользователя в ходе таких обсуждений выдвигает большое количество требований к продукту. Речь идет о пилотных моделях и других визуальных инструментах, которые можно видеть и осязать. Например, в автомобильной промышленности часто используются так называемые концепт-кары (автомобили, изготовленные в одном или нескольких экземплярах и предназначенные для демонстрации на выставках и т. п.) для того, чтобы привлечь внимание потенциальных покупателей или вызвать критику.
Оценить стратегические цели
Стратегическая оценка деятельности компании является стимулом к генерированию и структурированию специфических целей компании, которые, в конечном счете, могут стать основой развития некоторых проектов. Для любой организации полезно время от времени остановиться и обдумать, где и какой она хочет быть через 3-10 лет, и что требуется для того, чтобы достичь этих целей. Множество фирм расценивают портфель имеющихся проектов в качестве важнейшего инструмента, используемого для достижения корпоративных целей. Проекты и потребности, лежащие в их основе, являются ключом к реализации стратегических целей компании.
Определить операционную эффективность
Потребности можно также выявить, оценивая текущее положение дел в компании. Так, задержки продаж по какой-либо продуктовой линейке, доступность информации для клиентов и конечных потребителей, использование методов повышения качества продуктов, а также другие аналогичные методы являются типичными способами выявить потребности, нуждающиеся в улучшении.
Провести анализ рынка и внешней среды
Проведение формальных исследований также играет важную роль в идентификации потребностей, которые впоследствии могут привести к созданию проекта. Компания не сможет выжить, если она не будет постоянно проводить анализ конкурентной среды для выявления потребительских предпочтений, отслеживать деятельность конкурентов и предпринимать ответные действия, определять новые требования рынка и способы получения прибыли. В данном случае в первую очередь имеется в виду маркетинговые исследования, включая организацию фокус-групп с потенциальными потребителями, опрос экспертов в сфере госуправления и новых технологий, а также приобретение исследований, проведенных консалтинговыми и маркетинговыми агентствами.
Тренды представляют собой прогноз будущего развития или возникающих нужд и запросов внешней среды. Обзор возможных изменений в сфере развития и использования технологий, потребительского поведения (в том числе – растущее число покупок при помощи дебетовых и кредитных карт вместо наличных денег), или оценки продаж и каналов дистрибуции могут стать идеальными способами определения возникающих потребностей.
Провести встречу с потребителями и пользователями будущих результатов проекта
Самым ценным и, пожалуй, стоящим методом определения потребностей является встреча с конечными потребителями разрабатываемой продукции или услуги, которые должны ответить на вопрос, каковы их требования и ожидания и как они могут измениться в будущем. Несмотря на кажущуюся легкость данного метода, необходимо должным образом подготовиться к этой встрече, чтобы обеспечить себе успех. Иными словами, следует определить:
Кто является конечным потребителем результатов проекта в настоящем и будущем? Например, большинство информационных систем, созданных несколько лет назад были предназначены для профессионалов в области туристического бизнеса. Именно и только они занимались бронированием авиабилетов и гостиничных мест. В настоящее время созданы новые информационные системы, которые позволяют туристу самостоятельно ее использовать. При определении конечного потребителя следует также подумать о том, что новый продукт может продаваться одним человеком, быть куплен другим, а обслуживаться третьим. Кто из них является конечным потребителем? Возможно все перечисленные группы можно отнести к конечным потребителям? Компания должна ответить на подобные вопросы, прежде чем начинать какие-либо исследования. В противном случае, многие важные требования, предъявляемые к новому продукту, будут упущены.
Что потребуется потребителям в будущем? На это трудно ответить. Предположим, что для достижения целей проекта нам потребуется не менее трех, а то и более лет. Очень важно, чтобы те задачи, которые проект призван решить, имели отношение не только к настоящим потребностям. Трудность здесь будет состоять в том, чтобы определить потребности, которые могут возникнуть в будущем. Именно этот фактор играет основную роль для правильного построения проекта. Значительные средства и усилия будут затрачены на достижение целей проекта. Важно, чтобы эти цели соответствовали реальным потребностям.
Некоторые потребности могут быть не вполне понятны. Как правило, потребители не заявляют об имеющихся потребностях, поэтому, многие из них так и остаются не высказанными. Распознать потребности, которые, возможно, будут актуальны в будущем, скажем, лет через 5, довольно сложно. Специалисты, в чьи задачи входит инициация проектов, должны приложить усилия для определения такого рода потребностей, пользуясь методикой, представленной выше. Это серьезная работа! И такую работу, равно как и все связанные с нею затраты, необходимо планировать заранее. Нет оснований думать, что знания о будущих потребностях могут появиться у нас сами собой, без приложения усилий. Постоянный анализ потребностей отличает успешную компанию от менее успешных.
Извлечение информации о тех потребностях, которые не лежат на поверхности, или метод «зреть в корень»?В ходе исследования потребностей часто приходится доходить до самой сути потребностей. Итак, возвращаясь к нашему строительному проекту, представим, что руководитель компании, осуществляющей строительство зданий, заявил, что бюджет строительства двух последних зданий значительно превысил ранее заложенный, и как следствие, следует использовать более рентабельные методы строительства. Заметьте, что здесь указаны скорее симптомы, а не истинные причины проблемы. Следует определить главную проблему, именно она продуцирует симптомы, а иногда порождает и сопутствующие проблемы. Именно эта причина или потребность должна стать основой проекта.
Только представьте, что может произойти, если за основу проекта берется не основная потребность, а симптом. Допустим, для того, чтобы сократить бюджетные расходы, мы инициируем проект по найму плотников, которые готовы работать за меньшую плату. Будет ли это решением проблемы? Нет, если суть проблемы заключается в технологии строительства. Таким образом, для решения ключевой проблемы потребуется создать совершенно другой проект, не имеющий ничего общего с проектом по найму дешевых плотников.
Желания не идентичны потребностям. Сотрудники команды, исследующие потребности, нередко сталкиваются с людьми, которые настаивают на своих «потребностях». Однако при дальнейшем рассмотрении выясняется, что предложенные ими потребности относятся скорее к разряду «было бы здорово если. ». Трудность в том, чтобы уметь выявлять самые ценные потребности, необходимые для компании, потребителей и всех заинтересованных сторон проекта.
Потребительские нужды не могут являться единственным критерием для отбора потребностей. Компания проводит оценку применительно к своему собственному бизнесу. Кроме того, существуют потребности, определяемые государством или органами государственного регулирования. Такие проекты просто должны быть выполнены, хотя они имеют слабое влияние на потребителей.
2. Составление устава проекта
Завершив определение требований к проекту, мы можем перейти к следующему уровню управления проектом. Здесь мы обозначим его структуру, его составные части и способы их контроля. На данном этапе, речь пойдет о том, как правильно:
- Обозначить границы проекта, которые помогут определить его масштабы и содержание; Стимулировать обсуждение среди заинтересованных сторон проекта о том, что требуется для составления плана проекта и его реализации; Создать максимум возможной информации о проекте с целью сравнения с другими аналогичными проектами, и возможностью использовать полученные результаты. Добиться консенсуса между заинтересованными сторонами проекта касательно основного содержания проекта.
Как ни странно, но начальная стадия проекта считается наиболее сложной. Каждая заинтересованная сторона проекта имеет свое видение того, каким должен быть проект, т. к. каждый преследует свои собственные цели.
Многие из тех, кто работает в технической сфере, не четко представляют свои конечные цели на этапе инициации проекта. В литературе такое состояние называют «fuzzy front end»- неясность начального этапа». Имеется в виду, что определены проблемы, но не ясны методы их решения. Основным способом преодоления этой неясности является составление программного документа – Устава проекта. Устав проекта позволяет сформулировать цели проекта на более высоком уровне и достичь соглашения по вопросу содержание проекта.
Составление проекта Устава и распространение его среди заинтересованных сторон проекта с целью обсуждения и включения предложенных изменений поможет заложить прочный фундамент для дальнейшего планирования проекта. Таким образом, пока не будет найден компромисс по основным пунктам Устава, нет смысла двигаться дальше и детализировать задания и, тем более, приступать к их исполнению.
Устав проекта – основополагающий документ проекта
Устав проекта является документом, формально разрешающим начало работы на проекте. Он наделяет менеджера проекта полномочиями задействовать ресурсы организации на операциях проекта.
Устав проекта составляется инициатором проекта или спонсором, не входящим в организацию проекта и имеющим достаточные полномочия для его финансирования. Как правило, составление Устава проекта и его авторизация происходят за пределами организации проекта.
Создание Устава проекта является звеном, соединяющим проект с текущей работой организации. Разработка Устава проекта в первую очередь связана с документированием производственной необходимости, обоснованием проекта, текущим пониманием потребностей заказчика и нового продукта, услуги или результата, призванными удовлетворить эти потребности.
Устав проекта непосредственно или со ссылкой на другие документы должен содержать следующую информацию.
- Требования, удовлетворяющие потребности, пожелания и ожидания заказчика, спонсора и других заинтересованных сторон проекта Производственная необходимость, общее описание проекта или требования к продукту, который является предметом проекта Цель или обоснование проекта Информация о назначенном менеджере проекта и уровне его полномочий Расписание контрольных точек замера успешности проекта Отношения между заинтересованными сторонами проекта Функциональные организации и их участие Допущения относительно организации и окружения, а также внешние допущения Ограничения относительно организации и окружения, а также внешние ограничения Реальная бизнес-ситуация, ставшая обоснованием проекта с данными о прибыли на инвестиции Бюджет проекта.
В многофазных проектах часть процесса разработки Устава является утверждение на последующих фазах решений, принятых при его первоначальной подготовке. В таком случае имеет место следующая схема разработки Устава.
Разработка Устава проекта
Разработка устава проекта: вводные документы
1. Контракт (если требуется) приобретающей организации заказчика, если проект выполняется для стороннего заказчика.
2. Содержание работы по проекту – описание представляемых проектом продуктов и услуг:
- Производственная необходимость – практическая необходимость организации, которая может основываться на необходимости обучения, рыночном спросе, техническом прогрессе, юридических требованиях или государственном стандарте. Определение содержания продукта – документация требования к продукту и характеристики продукта или услуги, для создания которых был предпринят проект. Стратегический план – план, составленный для реализации стратегических целей организации.
3. Факторы внешней среды предприятия – условия внешней среды и системы, окружающие проект и влияющие на его успешность:
- Организационная культура и структура Государственные и промышленные стандарты Инфраструктура (сооружения, оборудование) Существующие человеческие ресурсы Управление персоналом Корпоративная система авторизации работ Ситуация на рынке Толерантность к риску заинтересованных сторон проекта Коммерческие базы данных Информационные системы управления проектами
4. Активы организационного процесса — опыт и знания, накопленные из предыдущих проектов, например завершенные расписания, данные о рисках и освоенных объемах. Активы оргпроцесса могут быть сгруппированы в две категории:
Процессы и процедуры организации для проведения работ, в том числе принятые в организации стандарты, корпоративные правила, жизненные циклы продукта и проекта, политика и процедуры в отношении качества, процедуры финансового контроля, управления проблемами и дефектами и т. д.
Корпоративная база знаний для хранения и извлечения информации, в том числе информация и база накопленных знаний, база данных управления конфигурацией, включая версии и планы всех официальных корпоративных стандартов, регламентов, финансовая база данных и т. д.
Разработка устава проекта: вспомогательные инструменты и методы
1. Методы выбора проекта необходимы для определения того, какой проект выберет организация. Как правило, выделяют две категории методов:
- Методы измерения доходности (сравнительные подходы, экономические модели) Математические модели на основе линейных, нелинейных, динамических и других алгоритмов.
2. Методология управления проектами определяет ряд групп процессов, которые могут стать основой выработки стандарта управления проектами.
3. Информационная система управления проектами (ИСУП) представляет собой стандартизированный набор имеющихся в организации автоматизированных инструментов, интегрированных в систему.
4. Экспертная оценка применяется для оценки входов, необходимых для разработки Устава проекта. Как правило, экспертиза осуществляется лицом или группой лиц, имеющих специальные знания или подготовку в данной области (консультанты, заинтересованные стороны проекта, заказчики или спонсоры, профессионально-технические ассоциации, отраслевые группы).
Выходным документом, суммирующим работу на данном этапе, является разработанный Устав проекта.
3. Результаты этапа инициации
Организации, успешно инициирующие проекты, должны придерживаться следующих правил.
Следует обосновать и доказать важность задач, решаемых в рамках проекта.
Следует предпринять активные меры по выявлению всех заинтересованных сторон проекта, а также правильно понимать их требования и предпочтения по отношению к проекту.
Следует отличать желания от потребностей.
Описание сферы деятельности проекта должно быть простым и понятным для всех заказчиков и заинтересованных сторон проекта.
Следует установить приоритеты целей проекта, и, затем, следовать им на протяжении работы всего проекта.
Следует исследовать тенденции и выстраивать проект на основе прогнозируемых изменений внешней среды.
Следует определить объем и состав работ по проекту, добиться консенсуса от заинтересованных сторон проекта относительно единого понимания проекта, а также того, как им управлять.
Следует определить, планировать и отслеживать затраты на оплату труда в денежном выражении или в человеко-часах.
Проекты, выполняемые для внутренних клиентов организации должны выполняться в том же порядке, что и для внешних.
Организация в первую очередь должна осуществлять наиболее приоритетные проекты, финансируя и обеспечивая их соответствующим персоналом.
Все заинтересованные стороны проекта, как внутри, так и вне организации, участвующие в работе проекта на его начальном этапе должны правильно понимать свои обязанности и полномочия. Устав проекта должен содержать подобную информацию.
Следует выбрать сторону, финансирующую проект. Сторона должна быть согласна с возлагаемой на нее ответственностью, а также должна регулировать доступные ресурсы и сроки выполнения проекта.
Офис по Управлению Проектами, если таковой существует в организации, должен принять на себя функции по курированию проекта и стандартизации процессов.
Управление проектом может включать новые методы, но в разумных пределах.
Цели и задачи проекта должны быть понятны всем заинтересованным сторонам проекта. Следует получить одобрение всех заинтересованных сторон проекта, независимо от того, достигнуты ли цели проекта или нет.
Источник
