Текущее хранение документов: порядок формирования дел
При работе с документами, вышедшими из оперативной работы, в первую очередь встает вопрос правильной их систематизации. Правильная классификация документов для размещения их в делах позволит в дальнейшем существенно сократить время на их поиск. Рассказываем, как «1С:Документооборот» помогает при организации текущего хранения документов.
Правила и сроки хранения документов
Правила хранения документов закреплены на государственном уровне в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526.
По срокам хранения документы можно разделить на 3 группы:
- постоянного хранения,
- временного хранения свыше 10 лет,
- временного хранения до 10 лет.
Сроки хранения документов следует смотреть в типовых перечнях. Основным, использующимся в любой организации, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных организаций, органов местного самоуправления и организациях, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
Для того чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения. При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через 3 года после их завершения. Документы временного срока хранения до 10 лет в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы.
Если организация не имеет возможности хранить документы по месту своего расположения, то она может заключить договор на депозитарное хранение с профильными организациями, которые будут самостоятельно следить за сохранностью документов и вовремя их уничтожать.
Сформированные и законченные дела до передачи их в архив организации хранятся в структурных подразделениях, которые должны обеспечить сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли.
Порядок формирования дел
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.
Если организация небольшая, то эту работу выполняет секретарь. Если в организации есть структурные подразделения, то дела формируют их сотрудники самостоятельно.
Существуют правила формирования дел, которых следует придерживаться:
- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел;
- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
- помещать приложения вместе с основными документами;
- группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- группировать в отдельные дела документы разных сроков хранения.
Указанные признаки могут быть дополнены и сочетаться между собой.
В дело включается лишь один экземпляр каждого документа. Черновые экземпляры и копии уничтожаются.
Одно дело должно быть объемом не более 250 листов при толщине не более 4 см. Такие размеры дел позволяют легко брать, носить дела и пользоваться ими впоследствии.
Формирование дел с помощью 1С:Документооборота
Формирование дел легко обеспечивается средствами «1С:Документооборота» с помощью справочника «Дела (тома)» в строгом соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. В карточку дела автоматически переносится информация из номенклатуры дел организации.
Электронная карточка дела содержит следующие сведения:
- наименование по номенклатуре дел;
- номер тома;
- период, за который собраны документы, хранящиеся в деле;
- количество листов;
- место хранения.
Дата начала дела заполняется автоматически датой первого документа, отнесенного к делу.
Поле «Место хранения» содержит информацию о территории и кабинете, в котором хранится бумажный экземпляр дела.
После исполнения документов и окончания работы с ними бумажные документы, подлежащие архивному хранению, помещаются в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения их физической сохранности, а электронные документы и карточки документов списываются в дела непосредственно в «1С:Документообороте».
Документы внутри бумажного дела обычно располагаются в хронологической последовательности и по тематическому или корреспондентскому признаку. Например, переписка группируется за календарный год по хронологии решения вопроса: документ-ответ помещается за документом-запросом.
Также документы могут размещаться по хронологии и по видам. Так, распорядительные документы группируются с относящимися к ним приложениями. Локальные нормативные акты подшиваются в дела вместе с приказами, которыми они вводятся в действие. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы формируются в дела по видам заседаний, совещаний, собраний (по каждому виду отдельно) и по хронологии.
Организационные документы и локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, подшиваются в дела вместе с ними. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки. На обложках указываются:
- наименование организации (полное и краткое);
- наименование структурного подразделения;
- индекс дела по номенклатуре дел;
- заголовок дела в полном соответствии с номенклатурой дел;
- срок хранения дела.
Обложка дела формируется автоматически из карточки дела в «1С:Документообороте» по унифицированной форме.
Дела располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.
В конце каждого года в «1С:Документообороте» дела закрываются, если они не являются переходящими, и программа запрещает списание в них документов.
Если одному из сотрудников организации понадобился документ из уже сформированного дела, то на место документа, выдаваемого сотруднику, помещается лист-заместитель. В листе-заместителе указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда и кому он выдан. «1С:Документооборот» формирует лист-заместитель по унифицированной форме.
Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя подразделения, в котором находится на текущем хранении документ. В «Журнале передачи» (рис. 1) в «1С:Документоообороте» указывается факт передачи конкретных документов, находящихся в деле. Это позволяет отслеживать возврат документов и дел в дальнейшем.
На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. Карта-заместитель также формируется автоматически из карточки дела (рис. 2).
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений не более чем на один месяц и после его истечения подлежат возврату.
Изъятие документов из дел постоянного хранения возможно только в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним следует проводить комплекс работ:
- создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
- размещение дел;
- проверка наличия и состояния документов и дел;
- соблюдение порядка выдачи дел.
Дела, находящиеся на текущем хранении, следует систематически проверять на наличие и состояние документов в них. Такая проверка обеспечит установление фактического наличия дел и соответствие их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел также проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, начальника службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения.
Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел и карточек дел (томов) в «1С:Документообороте» с описанием дел на обложке. Физическое состояние дел определяется путем полистного просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в порядке, установленном законодательными, нормативно-правовыми и локальными нормативными актами.
Источник
Классификация способов хранения документов
4.1.4. Порядок систематизации дел в пределах архивного фонда организации
Архивные документы от организаций — источников комплектования принимаются на постоянное хранение в архив только в упорядоченном состоянии, поэтому заниматься систематизацией дел внутри архивного фонда сотрудникам архивохранилища, как правило, не приходиться.
Систематизация электронных документов и формирование контейнеров электронных документов перед передачей их на хранение в архив осуществляется в организации — источнике комплектования в соответствующей информационной системе.
В ряде случаев в архивах проводится систематизация дел внутри архивного фонда:
· при поступлении в архив россыпи документов (архивные документы в россыпи могут поступить в архив в случае срочной ликвидации организации, вследствие чрезвычайных обстоятельств или стихийных бедствий);
при переработке описей (переработка описи предусматривает составление новой описи взамен старой, которая не отвечает требованиям поиска и учета архивных документов. В процессе переработки описи проводится экспертиза ценности документов, уточнение их фондовой принадлежности, крайних дат, уточнение или составление новых заголовков дел, а также осуществляется систематизация дел по вновь разработанной схеме. В ряде случаев составляется и новый справочный аппарат к описи.
Сотрудники архивохранилища должны хорошо знать правила классификации, которая отражает внутреннюю организацию дел архивного фонда и закрепляется описью на них.
В пределах архивного фонда архивные документы организуются по единицам хранения, которые являются классификационными единицами архивного фонда.
Единицей хранения архивных документов на бумажной основе является дело, т.е. совокупность документов или отдельный документ, заключенные в обособленную обложку или папку.
Единицей хранения электронных документов в настоящее время считается контейнер электронного документа, т.е. упаковка, включающая электронный документ в формате архивного хранения и его метаданные ( zip -архив).
Организация архивных документов на бумажной основе в пределах архивного фонда складывается из следующих этапов :
· определение признаков и разработка схемы классификации дел архивного фонда (этап классификации);
· распределение дел в соответствии со схемой классификации (этап систематизации).
Таким образом, процессу систематизации дел внутри архивного фонда предшествует разработка схемы классификации дел в пределах архивного фонда . Под классификацией архивных документов в пределах архивного фонда понимается их научная группировка в соответствии с исторически сложившейся структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.
В основе разработки классификационной схемы учитываются те же признаки, которые учитываются и при формировании архивных документов и дел в делопроизводстве организации, и при их описании.
Распределение дел внутри архивного фонда производится с учетом основных и второстепенных признаков.
Практическое осуществление классификации дел в пределах архивного фонда называется систематизацией.
Основными классификационными признаками являются:
· структурный – в соответствии со структурными подразделениями организации- фондообразователя ;
· функциональный или отраслевой – с учетом функций или отраслей деятельности организации- фондообразователя ;
· тематический – по темам, которых касается содержание документов;
· хронологический – по периодам, к которым относятся документы.
Второстепенными классификационными признаками являются:
· номинальный — по видам дел, видам и разновидностям документов;
· авторский — по наименованиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов;
· корреспондентский — по учреждениям и лицам, с которыми велась переписка фондообразователем ;
· предметно-вопросный — с учетом вопросов, которых касается содержание документов;
· географический — по территориям, населенным пунктам и географическим понятиям, с которыми связано содержание документов, их авторы или корреспонденты;
· хронологический — по датам, к которым относятся документы.
Для составления схемы классификации необходимо запомнить 4 правила!
Правило первое – для разработки схемы используют только основные признаки.
Правило второе – из всей совокупности признаков берут только два.
Правило третье – одним из двух выбранных признаков, как правило, должен быть хронологический.
Правило четвертое – выбранные признаки в схеме классификации могут меняться местами.
Исходя из этих 4-х правил можно построить несколько типов классификационных схем:
· хронологически-структурная или структурно-хронологическая;
· хронологически-функциональная (хронологически-отраслевая) или функционально-хронологическая ( отраслевая-хронологическая );
· хронологически-тематическая или тематически-хронологическая.
В исключительных случаях может использоваться хронологически-номинальная или номинально-хронологическая схема.
Хронологически-структурная схема применяется обычно в том случае, если организация действующая (с учетом дальнейшего пополнения ее архивного фонда) или организация ликвидирована, но структура ее часто изменялась.
Структурно-хронологическая схема сможет применяться для архивного фонда, имевших стабильную структуру или ликвидированных организаций.
Данные типы схем являются наиболее распространенными.
Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая, хронологически-отраслевая или отраслевая – хронологическая схемы применяются для организации архивного фонда тех фондообразователей , у которых нет подразделений или они подвергались частым изменениям.
Дела в соответствии с этими схемами располагаются по типовым направлениям деятельности – функциям (руководство, планирование, финансирование и т.д.) или направлениям деятельности, отражающим специфику данного фондообразователя (медицинское обслуживание, организация учебного процесса, пчеловодство и т.д.)
Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схема применяются для небольших по объему фондов и для архивных коллекций.
Хронологически-номинальная или номинально-хронологическая схемы применяются для фондов бесструктурных фондообразователей при небольшом объеме дел.
При использовании в схеме номинального признака учитывают вид дела (журналы учета, книги регистрации, материалы и т.п.) или вид документа (протоколы, приказы, планы, отчеты и т.п.).
По таким же схемам организуются документы внутри каждого архивного фонда, вошедшего в состав объединенного архивного фонда. При этом для фондов однотипных организаций используются одинаковые классификационные схемы
Далее дела фондов, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей , по алфавиту их названий, по хронологии их создания.
Для коллекций могут применяться следующие съемы:
— тематически-хронологическая или хронологически-тематическая;
— номинально-хронологическая или хронологически-номинальная;
— тематически-номинальная или номинально-тематическая.
После расположе ния докумен тов в соответствии со схемой классификации, далее они могут располагаться по видам документов, по авторскому , корреспондентскому, вопросному, географического признакам. Авторы, корреспонденты, географические наименования могут располагаться как по значимости, так и по алфавиту.
Свою специфику имеет систематизация электронных документов, которая выражается в их нефондовой организации. Это связано с тем, что электронные документы группируются в первую очередь по видам носителей информации, а внутри видов носителей – по форматам представления информации и затем по характеру зафиксированной информации.
Тип, вид носителя определяется соглашением сторон при передаче электронных документов в архив.
Сотрудники архивохранилища, изучив порядок организации дел внутри архивного фонда, осуществляют предварительную систематизацию дел в соответствии с ранее разработанной схемой классификации.
Предварительную систематизацию можно проводить с использованием карточек на дела с заголовками (при карточном способе систематизации).
Группировка непосредственно дел или карточек в соответствии с принятой схемой проводится сначала по основным признакам: по структурным частям, отраслям или функциям деятельности, темам, хронологии, затем по второстепенным признакам: по видам документов или дел, алфавиту авторов или корреспондентов, содержанию, алфавиту географических названий и опять хронологии. При систематизации учитываются и делопроизводственные индексы дел.
Сложность классификации в пределах самой мелкой группы дел заключается в том, что приходится одновременно учитывать все признаки и располагать дела в систематическом порядке с учетом значимости авторов, корреспондентов, содержания и т.д.
Так, например, дела внутри структурного подразделения можно расположить последовательно с учетом признаков:
— номинального (по значимости видов документов);
— авторского (по значимости или в алфавитной последовательности авторов);
— корреспондентского (по значимости или алфавитной последовательности корреспондентов);
— предметно-вопросного (по значимости вопросов);
При распределении дел по схемам классификации необходимо иметь в виду следующее:
— дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данное учреждение (структурное подразделение) из другого учреждение (структурного подразделения) для продолжения делопроизводством;
— планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления; перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы – к последнему году отчетного периода ;
— дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством;
— в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.
Принадлежность дел к какому-либо структурному подразделению устанавливается по названию структурного подразделения, обозначенного на обложке дела, индексам, присвоенным структурным подразделениям, резолюциям, подписям должностных лиц, регистрационному штампу, содержанию документов.
При расположении единиц хранения по хронологии необходимо сначала помещать единицы хранения, датированные числом, месяцем и годом, затем – единицы хранения, датированные месяцем и годом, и, наконец – единицы хранения, датированные только годом.
Разработанная схема классификации с распределением дел внутри группы оформляется в текстовом варианте и включается в дело фонда ( см. п. 2.1.2 ).
В схеме классификации документов архивного фонда последовательно перечисляются все разделы, подразделы и более мелкие деления, в которые должны быть сгруппированы документы дела фонды. Порядок расположения документов дел в пределах самых низших делений отражается перечислением заголовков дел.
Разработка схемы классификации дел фондов является важным шагом для практического осуществления научной организации документов государственного и муниципального архивов. Кроме того, классификационная схема – это основа структуры описи.
Практическое осуществление организации документов архивного фонда, т.е. систематизация может проводиться двумя способами: непосредственной группировкой и расположением документов и дел в соответствии со схемой классификации или карточным способом.
При непосредственной систематизации дела физически группируются по разделам и другим более мелким делениям схемы и последовательно располагаются с учетом указанного в схеме порядка.
При карточном способе систематизации группируются не сами дела, а карточки с описанными на них делами. Карточки для описания располагаются в предусмотренной схемой классификации последовательности и нумеруются в порядке валовой нумерации. И только после этого проводится уже окончательная группировка дел фонда.
Карточный способ классификации документов наиболее удобен в тех случаях, когда архивный фонд велик по объему и сложен по составу. Кроме того, этот способ обеспечивает большую сохранность документов, т.к. не требует многократного перемещения единиц хранения, а также экономит рабочее время.
После проведения группировки карточек в соответствии с классификационной схемой на них проставляются архивные цифры ( см. п. 4.1.5 ). Затем необходимо сопоставить заголовки дел на о бложках и карточках .
Завершается систематизация фактической подборкой дел по карточкам и их расположением в соответствии с проставленными на карточках архивными шифрами.
Источник
