Классификация документов по способу документирования это

Тема 2. Понятие документа, документопотока. Правила составления документов

Цели обучения — познакомить студентов:

• с основными понятиями делопроизводства;
• с правилами составления документов;
• с правилами составления электронных бланков документов.

Оглавление

Понятие документа, документопотока

Информационные связи предприятия и документопотоки

Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:

• на внешние, входящие в систему;
• внутренние документопотоки, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей;
• исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями.

Свойства управленческой информации

Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько eе видов:

• управленческая,
• экономико-статистическая,
• научно-техническая,
• юридическая и др.

Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.

К каждому классу информации предъявляются особые требования. Так, к управленческой информации предъявляются следующие:

• полнота информации для принятия управленческого решения;
• оперативность и срочность ее получения точно в заданные сроки;
• достоверность информации, под которой подразумевается ее безошибочность и непротиворечивость;
• адресность информации, т. е. точность поступления информации конкретному адресату в соответствии с его компетенцией;
• доступность для восприятия, зависящая от качества спроектированного пользовательского интерфейса и в том числе правильности разработки документов, степени их читабельности.

Основные понятия делопроизводства

Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.

Делопроизводство — деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы ними.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ содержит сведения, отражающие:

• состояние системы или
• принятое решение строго установленного содержания по строго регламентированной форме.

Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.

Функции документа

К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся:

• регистрация первичной информации или принятого решения,
• передача,
• обработка,
• хранение информации.

Наличие юридической силы обеспечивается наличием реквизитов, присущих данному виду документа.

Реквизит – информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:

• операционный – ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов;
• универсальный – отражающий информационные потоки слабоструктурированной информации, используемые при исполнении управленческих решений или деловых процессов и процедур.

Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем:

1. Движение документов на разных этапах должно быть прямоточным, и должны быть сведены к минимуму возвраты на предыдущие ступени. Наибольшее число возвратов происходит на этапе разработки документа.
2. Путь движения документа должен быть кратчайшим.
3. Все документы в процессе документооборота секретарь должна направлять исполнителям в соответствии с их документационными обязанностями. Основу правильной организации работы составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Это повышает ответственность работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами, а также перепоручение своей работы другому работнику. Распределение труда должно фиксироваться в должностных инструкциях.
4. Каждый документ в процессе движения должен проходить следующие операции: регистрация, контроль, направление в дело. Каждая операция должна выполняться один раз.

Для каждого типа документов должен быть разработан свой маршрут движения.

Основные задачи делопроизводства

Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления.

Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:

• создание документов, т. е. фиксация их на каком-либо носителе;
• передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений;
• регистрация документов для осуществления контроля их исполнения;
• систематизация и хранение документов, быстрый поиск их по мере надобности.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.

Нормативная база делопроизводства

Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.

Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на слайде 5.

• Законодательные и правовые акты РФ
• ГОСТы – государственные стандарты,
• Нормативные документы
• Классификаторы
• ГСДОУ – государственная система документационного обеспечения управления

Основные нормативные документы

• ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. Требования к оформлению документов.
• Отраслевые стандарты
• Стандарт предприятия «Инструкция о порядке делопроизводства»
• Должностные инструкции

Классификация документов

Общее представление и признаки классификации

Документы можно классифицировать по различным признакам:

• по происхождению (служебные, личные);
• по сложности (простые, сложные);
• по срочности (весьма срочные, срочные, несрочные);
• по гласности (секретные, для служебного пользования, несекретные);
• по форме (типовые, индивидуальные);
• по срокам хранения (постоянного, временного, долговременного хранения).

Можно перечислить еще множество признаков классификации. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификации.

На слайде представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.

Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на слайде.

Для организации эффективного управления, независимо от вида предприятия, необходимы организационно-распорядительные документы. Такие документы часто называют общим термином – управленческие документы . Рассмотрим подробнее виды управленческих документов.

К организационным документам предприятия можно отнести:

• устав предприятия;
• описание его структуры;,
• штатное расписание;
• правила внутреннего распорядка;
• должностные инструкции сотрудников.

К распорядительным документам относятся:

• приказы,
• распоряжения и
• решения по основной деятельности.

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием:

• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. п.),
• трудовые книжки,
• индивидуальные контракты (договоры) с сотрудниками,
• личные дела,
• лицевые счета по заработной плате.

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.

Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока .

Входящие – документы, которые поступили на предприятие от других организаций.

Исходящие – документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние – документы, имеющие хождение внутри предприятия, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

Среди делопроизводителей распространена классификация документов по содержанию .

Первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.

Документооборот можно представить в виде нескольких потоков, циркулирующих в организации:

1. Поток поступающих документов (входящая документация) – это внешние документы, которые несут в себе первичную информацию: решения, приказы, постановления, распоряжения вышестоящих органов, письма, запросы, акты, телеграммы, телефонограммы.
2. Поток отправляемых документов (исходящая документация) – это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки (личные), отчеты, приказы и распоряжения (для подконтрольных организаций), телеграммы, телефонограммы, акты.
3. Поток внутренних документов (внутренняя документация) – это документы, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи: приказы и другая распорядительная документация, протоколы, служебные записки, акты.

Рис. 1. Документооборот на предприятии

Правила составления документов

Установка формата бумаги и размеров полей

Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3.

Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.

Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.

Источник

Классификация документов по способу документирования

По способу документирования(или закрепления инфор­мации на носителе) выделяют рукописный, печатный, меха­нический, магнитный, фотографический, оптический, лазер­ный и электронный документы.

Рукописный— это письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся от руки. В этом смысле рукописью или рукописным документом можно назвать не только словесный текст, записанный «от руки», но и произ­ведение изобразительного искусства, а также чертеж или карту. К рукописям относят также документы, оформлен­ные средствами машинописи (с помощью пишущей машин­ки ) или ЭВМ (с помощью принтера). К рукописным доку­ментам относят: отчет о НИР и ОКР, депонированную руко­пись, диссертацию и др.

Печатный— это документ, изготовленный полиграфиче-

Г_Лава 4. Классификация документов__________________________________ 109

ским или другим способом (наборным, средствами опера­тивной полиграфии, копировально-множительной техникой, средствами печати ЭВМ и др.). Такие документы выпуска­ются издательствами или типографиями. На печатном до­кументе запись информации производится, главным обра­зом, путем нанесения красочного слоя на его поверхность. Но может быть применен и другой способ: тиснение или вы­давливание знаков шрифта Л. Брайля в книгах для слепых. В настоящее время печатный документ — самый распрост­раненный класс документов: он включает книги, брошюры, газеты, журналы, календари, карты и т. п. Такие документы часто называют произведениями печати или изданиями.

Механический — это документ, запись информации на котором осуществляется механическим способом: путем вы­резания резцом канавки на поверхности движущегося носи­теля (грампластинки, фонографические валики, грамориги-налы) или путем пробивки отверстий (перфораций) с помо­щью перфоратора (перфокарты, перфоленты) и т. п.

Магнитный— это документ, запись информации на кото­ром осуществляется путем изменения магнитного состоя­ния поверхности носителя под влиянием магнитного поля. К магнитному документу относятся магнитные ленты, диски или дискеты для ЭВМ, видеодиски и т. п.

Фотографический— это изобразительный документ, со­зданный фотографическим способом, основанным на измене­нии оптической плотности участков фотоматериала (фото-, кинопленка, фотобумага) под воздействием светового или электронного луча, интенсивность и форма которого изменя­ются в соответствии с записываемым сигналом (фотографии, диафильмы, диапозитивы, кинофильмы, микрофиши, микро­фильмы).

Оптический— это документ, запись информации на ко­тором осуществлена сфокусированным пучком электромаг­нитного поля оптического излучения (компакт-диск, СО-КОМ, фонодокументы с оптической записью, постоянное запомина­ющее устройство (ПЗУ)).

Лазерный— это документ, запись и считывание инфор­мации на котором осуществлены посредством лазерного луча (оптический диск, СБ-КОМ, компакт-диск, голограмма).

Раздел I. Теоретические основы документоведения

Формируется еще один самостоятельный класс докумен­тов — электронный документкак совокупность данных в памяти ЭВМ. Это документ с записью звука или информа­ции для ЭВМ. Основным способом документирования здесь выступает не письменность, а экранность, основанная не на линейном, т. е. вытянутом в строку письме, а на временном потоке экранных изображений (электронная книга, электрон­ный журнал, диск). Воспроизведение текста ЭВМ осуществ­ляется двумя путями: изображение его на экране дисплея или в виде текстовой распечатки.

Документы, в которых информация зафиксирована в «яв­ном», но «нечитабельном» виде, а также ряд дискретных но­сителей для введения в память ЭВМ (и считывания ее с по­мощью устройств декодирования), а именно: магнитная плен­ка, магнитные диски (дискеты), видеодиски и др. — относят­ся к т. н. документам на новейших носителях информации. Для восприятия их содержания, как правило, используются технические средства.

4.5. Классификация по физической

(материальной) составляющей документа

Вторая атрибутивная составляющая документа — его ве­щественная (субстанциональная) форма, материальная осно­ва носителя информации, особенности которого составляют вторую группу относительно самостоятельных оснований деления документов на виды и подвиды по материалу носи­теля информации, по материальной конструкции и др.

Источник