Какую информацию вы укажите при заполнении графы способ уведомления

Методические рекомендации по заполнению полей, предусмотренных формами Уведомления и Информационного письма

! Методические рекомендации по заполнению полей, предусмотренных формами Уведомления и Информационного письма

Наименование ТО Роскомнадзора

Необходимо указывать наименование ТО Роскомнадзора, а именно «Управление Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по Челябинской области» (или «Управление Роскомнадзора по Челябинской области»).

Тип оператора

Необходимо указывать тип оператора: (выбирается один из вариантов: государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, индивидуальный предприниматель, иностранный гражданин).

Наименование (фамилия, имя, отчество — если оператор физическое лицо), адрес оператора

Необходимо указывать адрес оператора, ИНН, ОГРН

Зачастую полное наименование организации на бланке и (или) печати и в уведомлении не соответствуют. Необходимо точное соответствие.

В Информационных письмах обязательно указание регистрационного номера записи оператора в реестре. Для того чтобы узнать регистрационный номер необходимо перейти на Портал персональных данных по ссылке: https://pd.rkn.gov.ru и в поле Реестр воспользоваться поиском по ИНН или расширенным поиском по ИНН, наименованию Оператора.

Правовое основание обработки персональных данных

Необходимо указывать соответствующие статьи и номер закона или иного НПА, регулирующих осуществляемый вид деятельности и касающихся обработки персональных данных (статьи Трудового кодекса, Указов Президента РФ, Постановлений Правительства РФ и других НПА)

Цель обработки персональных данных

Необходимо указать как цели, указанные в учредительных документах (уставе, учредительном договоре, положении) оператора, так и цели фактически осуществляемой оператором деятельности.

Описание мер, которые оператор обязуется осуществлять при обработке персональных данных, по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке

Необходимо указать конкретные организационные и технические меры, принимаемые оператором в соответствии со ст.18.1 и 19 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных, в том числе факт использования шифровальных (криптографических) средств для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий при их обработке.

Сведения об обеспечении безопасности персональных данных в соответствии с требованиями к защите персональных данных, установленными Правительством Российской Федерации

Необходимо указывать конкретные меры, предпринимаемые Оператором для обеспечения безопасности персональных данных в соответствии с требованиями к защите персональных данных, установленными Правительством Российской Федерации.

Например, какие конкретные меры предпринимает оператор в соответствии с требованиями Постановления Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных», Постановления Правительства РФ от 15.09.2008 № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации».

Дата начала обработки персональных данных

Необходимо указать конкретную фактическую дату начала совершения действий с персональными данными. Например, 01.01.2019.

Зачастую дата начала обработки совпадает с датой присвоения ОГРН (ОГРНИП).

Срок или условие прекращения обработки персональных данных

Необходимо указать конкретную дату или основание (условие), наступление которого повлечет прекращение обработки персональных данных.

Например, дата: «01.01.2020» или условие «ликвидация (реорганизация) юридического лица».

Категории персональных данных

Необходимо указывать те категории персональных данных, которые действительно обрабатываются Оператором. Например: фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата рождения, место рождения, адрес, семейное положение, социальное положение, имущественное положение, образование, профессия, доходы, расовая принадлежность, национальная принадлежность, политические взгляды, религиозные убеждения, философские убеждения, состояние здоровья, состояние интимной жизни; биометрические персональные данные (сведения, которые характеризуют физиологические особенности человека и на основе которых можно установить его личность — данные изображения отпечатка пальца, изображения лица, изображения радужной оболочки глаза и т.д.). Могут быть указаны иные категории персональных данных (ИНН, паспортные данные и т.д.)

Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются

Например: работники (субъекты), состоящие в трудовых отношениях с юридическим лицом (оператором), физические лица (абонент, пассажир, заемщик, вкладчик, страхователь, заказчик), состоящие в договорных и иных гражданско-правовых отношениях с юридическим лицом (оператором), клиенты, пациенты. Слово «и др.» писать не нужно.

Перечень действий с персональными данными, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных

Конкретные действия: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение, которые оператор осуществляет с персональными данными);с указанием конкретных способов обработки:

— неавтоматизированная обработка персональных данных;

-исключительно автоматизированная обработка персональных данных с передачей полученной информации по сети или без таковой;

— смешанная обработка персональных данных с передачей полученной информации по сети или без таковой.

А также необходимо указывать порядок передачи информации при смешанной и (или) автоматизированной обработке.

-«информация передается/ не передается по внутренней сети юридического лица»;

-«информация передается/ не передается с передачей по сети

Сведения о наличии или об отсутствии трансграничной передачи персональных данных в процессе их обработки

В случае трансграничной передачи персональных данных необходимо указывать страны, в которые происходит передача персональных данных в процессе их обработки.

Сведения о местонахождении базы данных информации содержащей персональные данные граждан РФ

В данном поле необходимо указывать страну и конкретный адрес (например, страна: Россия, адрес ЦОДа: в формате Регион/Город или населенный пункт/Улица/Дом/Офис).

Необходимо указывать на принадлежность ЦОДа (например, собственный ЦОД (Да / Нет), в случае выбора варианта «Нет», необходимо указывать какой организации принадлежит ЦОД).

Ответственное лицо за организацию обработки персональных данных

В данном поле необходимо указывать ФИО ответственного лица или наименование организации, ответственных за организацию обработки персональных данных.

Обязательно: номер телефона, почтовый адрес, адрес электронной почты ответственного лица или организации. Например, Иванов Иван Иванович, тел. 8(351) 000-00-00, Регион/Город или населенный пункт/Улица/Дом/Офис, E-mail: info@info.ru.

Исполнитель

В данном поле необходимо указывать ФИО, должность, контактную информацию исполнителя, то есть лица, заполнившего данную форму.

Подпись

Сформированная печатная форма Уведомления или Информационного письма в бумажном виде должна быть подписана руководителем организации или лицом, имеющим право подписи документов и направлена в Управление Роскомнадзора по Челябинской области почтовым отправлением или доставлена нарочно.

Номер и ключ уведомления

В случае заполнения электронных форм на Портале персональных данных Вашему документу будет присвоен номер уведомления и ключ.

Напоминаем, что недопустимо внесение в сформированные печатные формы изменений, а также удаление информации о номере и ключе уведомления.

Время публикации: 05.09.2019 08:02
Последнее изменение: 05.09.2019 08:02

Официальный интернет-ресурс Федеральной службы по надзору

в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций

Источник

Какую информацию вы укажите при заполнении графы способ уведомления

Типичные ошибки при заполнении уведомления

Проблемные вопросы и часто допускаемые ошибки

при заполнении уведомлений (информационных писем).

Дополнительные разъяснения для практического применения

Чтобы не пропустить поля, обязательные для заполнения, заполняйте уведомление (информационное письмо) с помощью портала персональных данных .

Предварительно рекомендуем ознакомиться с примерами для заполнения уведомления – Как заполнить уведомление .

Разница между уведомлением и информационным письмом заключается в том, что в информационном письме обязательными для заполнения являются поля:

— «Сокращенное наименование оператора»,

— «Адрес оператора» (адрес местонахождения и почтовый адрес),

Далее заполняются лишь те поля, в содержание которых вносятся изменения. При этом поля необходимо заполнять ПОЛНОСТЬЮ, то есть информация не ДОБАВЛЯЕТСЯ в поле, а содержание поля в реестре ЗАМЕНЯЕТСЯ на новое.

Ошибка 1. Документ оформлен не на бланке организации

Правильно: Уведомление должно быть оформлено на бланке оператора или заверено печатью организации (на подписи руководителя или уполномоченного лица). По правилам делопроизводства, документ должен быть зарегистрирован и иметь исходящий номер и дату.

Ошибка 2. В поле «Наименование (фамилия, имя, отчество), адрес оператора»

Не указывается или не полно указывается адрес оператора (отсутствует почтовый индекс, муниципальный район (для организаций районов области), улица, номер дома, корпус – если имеются).

Наименования организации в уведомлении не соответствует указанному на бланке и (или) печати, сведениям в ЕГРЮЛ.

Правильно: Почтовый адрес – это адрес, по которому организация (ИП, физическое лицо) зарегистрирована в ЕГРЮЛ (ЕГРИП, адрес по прописке), адрес местонахождения – это адрес, по которому фактически осуществляется деятельность.

Затруднения в заполнении поля «Филиалы»

Имеются в виду отделения, корпуса учреждения, другие территориально обособленные отделы, магазины и иные подразделения, филиалы, имеющие отношение к Оператору и входящие в его состав.

Затруднения в заполнении поля «Правовое основание обработки персональных данных»

Не указываются соответствующие статьи, дата принятия и номер закона или иного нормативно-правового акта, регулирующего осуществляемый вид деятельности и касающегося обработки персональных данных.

Часто операторы указывают только Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон). Закон не дает правовых оснований операторам для обработки персональных данных. Законом регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных.

Правильно: Необходимо указать все отраслевые нормативно-правовые акты, которыми руководствуется Оператор, обрабатывая персональные данные с указанием реквизитов: дата, номер и название.

Устав ООО ____ от ___ №, Положение об ______ от ____ № ____, лицензия на ___ от ____ № _____ и т. д. (см. примеры для заполнения).

Кроме того, в данном поле необходимо указать локальные акты, принятые Оператором в соответствии с законодательством о персональных данных – это Положение об обработке персональных данных ООО (ИП, физ. Лицо) _____ от _____ № _____, а также приказы, инструкции и др.

Затруднения в заполнении поля «Цель обработки персональных данных»

Необходимо обратиться к уставу организации, а также не забывать, что каждое юридическое лицо в обязательном порядке осуществляет бухгалтерский и кадровый учет, в рамках которого обрабатываются персональные данные работников, а также членов их семьи (в личных делах хранятся копии свидетельств о рождении детей, свидетельств о браке, справки с места учебы ребенка и пр.).

ИП представляют отчеты в налоговые органы, пенсионный фонд и пр., для них может иметь место формулировка «подача отчетности в федеральные органы исполнительной власти».

— «осуществление полномочий органа власти по ….»

— «выполнение государственных функций по ….»

— «оказание государственных (муниципальных) услуг по …»

— «оказание (предоставление) услуг по ….»

— «выполнение работ по ….»

Ошибка 3. В поле «Категории персональных данных»

Указываются персональные данные конкретных физических лиц – работников, клиентов, абонентов и др.; используются фразы и др.», «и т.п.», «другая информация», «анкетные данные».

Перечень категорий персональных данных должен быть полный и исчерпывающий, сокращения недопустимы.

Информация, относящаяся к физическому лицу, то есть, документы: паспорт, водительские права, удостоверение, свидетельство о рождении, военный билет, документ об образовании и пр., принадлежащие физическому лицу, не могут быть категориями персональных данных. Они являются материальными носителями персональных данных.

Правильно: указывать конкретно, например: фамилия, имя, отчество, дата рождения, место рождение, адрес, семейное положение, социальное положение, имущественное положение, образование, профессия, доходы, расовая принадлежность, национальная принадлежность, политические взгляды, религиозные убеждения, философские убеждения, состояние здоровья, состояние интимной жизни.

При заполнении поля для начала необходимо перечислить категории персональных данных, заполняемые в форме кадрового учета Т2, затем добавить другие категории, обрабатываемые в организации в рамках иных видов деятельности.

После того, как предложенные системой позиции в поле «Категории персональных данных» закончились (если уведомление или информационное письмо заполняется на портале персональных данных), а категории персональных данных еще остались (например, данные документа, удостоверяющего личность; ИНН; СНИЛС и пр.), необходимо перейти к заполнению поля «Другие категории персональных данных», где эти категории и перечислить (указать).

Ошибка 4. В поле «Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются».

Указываются не все категории субъектов персональных данных, применяются фразы «и др.», «и т.п.», «другая информация», упоминаются сторонние юридические лица.

Правильно: Содержание поля «вытекает» из «Цель обработки персональных данных». Необходимо указывать категории физических лиц и виды отношений с ними. Под видами отношений могут пониматься трудовые, гражданско-правовые, договорные отношения, отношения в целях исполнения закона или любого другого нормативно-правового акта, регламентирующего обработку персональных данных согласно сфере деятельности юридического лица (индивидуального предпринимателя). Например: физические лица (заказчики; пассажиры; налогоплательщики; работники образовательного учреждения (колледжа, техникума), учащиеся, их родители; государственные гражданские служащие; обслуживающий персонал); лица, состоящие в трудовых отношениях с учреждением (предприятием); физические лица, обратившиеся в организацию по страхованию имущества; пенсионеры, физические лица находящихся на обслуживании банка (клиенты); законные представители физических и юридических лиц; больные, состоящие на диспансерном учёте по соответствующим диагнозам, медицинский персонал; граждане, имеющие право на меры социальной поддержки, пособия, доплаты к пенсии, ежемесячные денежные выплаты, компенсации и иные выплаты; лица, состоящие трудовых, в договорных и иных гражданско-правовых отношениях с юридическим лицом, законные представители физических и юридических лиц.

Если есть работники, работающие по договору, то к ним справедлива формулировка «физические лица, состоящие в иных договорных отношениях»

Категория «члены семьи работника» указывается, если например в бухгалтерии хранятся справки с места учебы ребенка, копии свидетельств о рождении, свидетельств о браке; в отделе кадров хранятся анкеты, содержащие информацию о супругах, родителях, детях, иных родственниках работника и другие документы, содержащие персональные данные членов семьи.

Затруднения в заполнении поля «Перечень действий с персональными данными, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных»

Из перечня действий, указанных в требованиях ч. 3 ст. 3 Федерального Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», необходимо выбрать только те действия, которые оператор непосредственно совершает с персональными данными.

У подавляющего большинства операторов это как минимум — сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, передача, уничтожение.

Ошибка 5. В поле «Описание мер, предусмотренных статьями 18.1. и 19 Федерального закона «О персональных данных»»

Копируется текст, приведенный в примерах для заполнения.

Правильно: проанализировать предложенное в примере, и если применять какие-либо слова, то только те, которые относятся к деятельности Оператора.

Подраздел «средства обеспечения безопасности» — это технические меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке. Содержание подраздела «правовые меры» может быть отнесено как в Поле «Правовое основание обработки персональных данных», так и находиться здесь (либо там, либо тут, дублировать не нужно).

Необходимо указать конкретные организационные и технические меры, в том числе использование шифровальных (криптографических) средств, для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий при их обработке.

Если используется электронная цифровая подпись (ЭЦП), необходимо заполнить раздел «использование шифровальных (криптографических) средств», где обязательно указать наименование, регистрационные номера и производителей используемых криптографических средств (ЭЦП), а также сведения об уровнях защиты (см. Методические рекомендации по обеспечению с помощью криптографических средств безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных с использованием средств автоматизации, утвержденные руководством 8 Центра Федеральной службы безопасности Российской Федерации 21.02.2008 года № 149/5-144).

Если проведена классификация информационных систем персональных данных, то необходимо в уведомлении так же указать к какому классу они относятся (см. Приказ от 13.02.2008 №55, №86, №20 «Об утверждении Порядка проведения классификации информационных систем персональных данных»)

К техническим мерам можно отнести:

1) определение угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных;

2) применение технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных, исполнение которых обеспечивает установленные Правительством Российской Федерации уровни защищенности персональных данных;

3) применение прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации;

4) оценка эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационной системы персональных данных;

5) учет машинных носителей персональных данных;

6) обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятием мер;

7) восстановление персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;

8) установление правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечение регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационной системе персональных данных;

9) контроль за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровнем защищенности информационных систем персональных данных.

Затруднения в заполнении поля «Дата начала обработки персональных данных»

Фактически это дата, которая указана в свидетельстве ИНН.

Ошибка 6. Уведомление подписано неуполномоченным лицом

Уполномоченным лицом является:

— единоличный исполнительный орган, действующий на основании устава (генеральный директор, директор, президент, управляющий);

— руководитель или начальник, действующий на основании положения;

— представитель юридического лица, действующий на основании доверенности, в которой содержится соответствующее полномочие. В этом случае к уведомлению необходимо приложить документ, подтверждающий полномочия лица на подписание документов.

Ошибка 7. Не указан исполнитель, контактная информация исполнителя

Поле необходимо заполнить для обратной связи с исполнителем документа.

Время публикации: 22.07.2013 15:24
Последнее изменение: 25.07.2013 12:47

Официальный интернет-ресурс Федеральной службы по надзору

в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций

Источник