Способ решения мелких неприятных дел
У испанцев есть поговорка: «Каждое утро съедай по одной лягушке». Лучший способ справиться с такими делами – каждый день с утра делать одно маленькое неприятное дело. Начав с решения одной небольшой задачи, мы обеспечим себе хорошее настроение на весь день: действительно, ведь ничего страшного не произошло, мы просто победили одну маленькую «лягушку», и нам есть чем гордиться. Про остальных «лягушек» мы в этот день не вспоминаем – их очередь придет в следующие дни. Если же мы будем откладывать решение съесть «лягушку» «на потом», то она весь день будет маячить перед нами, отравляя все настроение.
Дмитрий Витер, один из участников ТМ-сообщества и автор статей по тайм-менеджменту, делится своим опытом решения мелких неприятных задач, позволяющим быстро, без колебаний и сомнений принимать решения.
Принять решение без сомнений Еще в школе, благодаря чтению модного тогда Карнеги, мне запомнился термин «ограничение беспокойства». Суть его в том, что вы заранее планируете, как долго будете принимать решение. После чего решение должно быть принято по заранее составленному плану или выбрано наугад. В жизни я многократно прибегал к этому методу. Если маршрутка не придет в течение 20 минут (и ни минутой больше!), я буду ловить машину. Если я в течение пяти минут не приму решение о том, идти ли мне на комедию или на боевик, пойду на боевик. Если я не напишу эту статью до конца мая, то брошу эту затею. Сам факт наличия ограничения (пусть и «искусственного») дисциплинирует и помогает определиться с решением. Этот метод также является отличным способом «борьбы с беспокойством», сокращая мучительное время принятия решения. Нередко в магазинах сувениров вижу «деловую игрушку»: волчок или кубик с надписями «Да», «Нет», «Отложить» и т. д. Не такая уж бесполезная вещь, если вдуматься. Да, жизненно важные вопросы решать таким образом нельзя. Но если речь идет о сравнительно простой задаче, то такой способ принятия решения сэкономит вам время. Ведь его стоимость может превысить стоимость самого решения, которое вы за это время принимаете[52].
Преимущества использования способа работы с мелкими задачами-«лягушками»:
• дает возможность чувствовать себя победителем весь день;
• избавляет от чувства тревоги: съеденная «лягушка» не маячит целый день на горизонте;
• снижает уровень тревоги и страха: я не неприятное дело выполняю, а всего лишь избавляюсь от «лягушки»;
• позволяет быстро принять решение, не тратя силы и энергию на сомнения, а время – на переживания;
• не дает возможности мелким делам превращаться в глобальные проблемы.
Источник
Тайм-менеджмент. Полный курс (41 стр.)
Самый верный способ избежать такой глобализации, избавиться от страха, добиться решения поставленной задачи и «съесть слона» – разрезать его на маленькие кусочки-«бифштексы» и ежедневно «съедать» их по одному. Каждый кусок должен быть реальным, т. е. шаг за шагом приближать нас к желаемому результату, поставленной цели. Для этого необходимо, чтобы «бифштексы» соответствовали SMART-критериям, т. е. были:
• конкретно сформулированы – не просто «изучать иностранный язык», а «учить иностранные слова»;
• измеримы – не просто «учить иностранные слова», а «выучивать
• наизусть по десять иностранных слов»;
• соотнесены с нашими возможностями и ресурсами – ставить реальную планку в соответствии со своими возможностями, реально соизмерять свои способности и силы; так, например, одному человеку будет по силам учить по пять иностранных слов в день, а другому – по 15 слов в неделю;
• обязательно привязаны ко времени – определять ежедневный или еженедельный размер «бифштекса»: ежедневно выучивать по пять иностранных слов или в течение двух часов каждую неделю смотреть фильм на иностранном языке.
Таким образом, используя SMART-критерии для каждого «бифштекса», мы пошагово формулируем части большой глобальной задачи, которые нам будет легко решить. От расплывчатого определения «заниматься иностранным языком» мы приходим к конкретной, реализуемой и доступной для воплощения формулировке.
Каждый день выучивать по 10 иностранных слов, еженедельно смотреть фильм на иностранном языке без субтитров и т. д.
Такие «бифштексы» называются реальными.
Расплывчатые, неконкретные формулировки типа «Читать книгу на иностранном языке», «Изучать грамматику», «Посмотреть упражнения» и т. д. делают наш «бифштекс» иллюзорным. Некоторые люди изучают грамматику всю жизнь, так и не выучив ни одного правила; просмотр упражнений без их практического выполнения тоже абсолютно бесполезен, а читать книгу на иностранном языке можно по одной странице в месяц, а то и в год, что абсолютно бесполезно с точки зрения поставленной цели «Выучить иностранный язык».
Примеры «иллюзорного» и «реального» «бифштексов»:
• иллюзорный: учить английский язык (читать грамматику, посмотреть упражнения);
• реальный: каждый день выучивать по одному грамматическому правилу и делать три упражнения на выученное правило.
Большую и крупную задачу можно решить и с помощью метода «швейцарского сыра». В этом случае мы работаем с частями, на которые разбиваем задачу, не в логическом, а в произвольном порядке: сегодня подбираем иллюстрации для диплома, завтра – пишем два наиболее простых и понятных абзаца в третью главу, послезавтра составляем список литературы и добавляем еще три страницы к четвертой главе… Постепенно от огромной задачи «Написание диплома» остается совсем маленький кусочек, который легко доделать. Нам остается только собрать все части вместе и – готово!
Важно отметить, что при использовании метода «швейцарского сыра» необходимо определять реальный размер каждого из кусочков решаемой задачи и устанавливать регулярность их исполнения (ежедневно или еженедельно).
Существуют еще несколько подходов к решению задач-«слонов».
Алан Лакейн, известный американский консультант, предлагает дробить не задачи, а время их выполнения. Приступая к какому-то неприятному делу, поставьте рядом с собой будильник и кропотливо в течение десяти минут над ним работайте, после чего переключитесь на то, что вам по душе. На следующий день увеличьте время на одну минуту и в совокупности проработайте над задачей-«слоном» 11 минут, и так каждый день увеличивайте время выполнения задачи на одну минуту по сравнению с предыдущим. Таким образом, вы уже в ближайшем будущем убедитесь, что задача, казавшаяся вам ранее «неподъемной», приобретает вполне понятные и осознанные очертания и логику решения. Этот метод можно назвать «методом будильника». Алан Лакейн советует еще один способ: в качестве первого шага станьте консультантом самому себе. Например, подготовьте отчет, как если бы вы помогали кому-то другому. Так вы постепенно втянетесь в дело и продвинетесь по пути его выполнения.
Отслеживание результативности работы с крупной задачей. Если вы хотите получить полную картину и понять, насколько интенсивно движетесь к намеченной цели, то целесообразно фиксировать затраты времени, которое потрачено на решение задачи-«слона». Для этого достаточно ежедневно заносить временные показатели в график, подобный приведенному на рис. 6.3.
Например, вы намечаете уделять изучению английского языка не менее 30 минут в день. По горизонтали обозначаете дни недели, а по вертикали – время в минутах. Ваш график готов к использованию. Теперь ежедневно отмечайте время, потраченное на английский язык, и соединяйте показатели в одну кривую.
Такой способ очень эффективен: вы видите реальное количество времени, которое у вас уходит на решение той или иной задачи, хотя довольно часто этот показатель не совпадает с желаемым. Простая фиксация является сильным инструментом, способным подтолкнуть вас и ускорить процесс решения той или иной задачи (подробнее метод отслеживания показателей рассмотрен в главе 2 «Хронометраж как персональная система учета времени»).
6.8. Решение мелких неприятных задач
В жизни нам приходится иметь дело не только с глобальными проектами и грандиозными замыслами. Очень часто мы сталкиваемся с мелкими, требующими совсем немного времени на решение, но довольно неприятными делами, браться за которые нам совсем не хочется. Как правило, решение таких задач не требует ни больших энергозатрат, ни приложения значительных усилий, ни интеллектуального напряжения. Например, вызвать сантехника; сказать нервному клиенту, что его заказ не будет выполнен в срок; оплатить счет за телефон и т. д.
«Лягушки» – мелкие, неприятные задачи, не требующие много времени и сил для их решения.
Главные признаки дела-«лягушки»[51]:
• его выполнение вызывает у вас неприятные эмоции;
• трудно найти причину, которая позволит относиться к этому делу с энтузиазмом;
• объективно (если отключить эмоции) оно несложное.
Как правило, такие мелкие проблемы откладываются сначала на «ближе к обеду», потом – на «после обеда», затем – на «ближе к вечеру» или «по дороге домой», а в итоге – «на завтра». И так изо дня в день, неделя за неделей. И мы находим миллион оправданий, почему именно сейчас не получается выполнить это маленькое дело. Постепенно наша «лягушка» может разрастись до размеров приличного «слона», и тогда нам потребуется гораздо больше сил и времени на решение настоящей глобальной проблемы.
Что происходит с нашими откладываемыми «лягушками» и к каким последствиям это приводит, можно представить из истории, которая произошла с одной женщиной, не любившей писать письма с выражением благодарности за проявленное к ней внимание.
Как «лягушка» превратилась в «слона» Однажды Энн Дэвис получила в подарок от своей тети свитер. Она сказала себе, что сейчас же должна направить записку тете Мэри с благодарностью за внимание и подарок. Требовалось всего несколько строк: «Я получила твой свитер. Он восхитителен, и это как раз мой размер! Огромное тебе спасибо. Целую». Но миссис Дэвис… не желала писать банальное, легковесное послание. Ей захотелось… чтобы у тети Мэри сложилось впечатление, что она не напрасно проучилась четыре года в колледже. Однако в данный момент Энн не чувствовала прилива красноречия (и к тому же у нее еще сотня других дел), а поэтому она отложила письмо тете Мэри «на потом». Прошло две недели, прежде чем Энн обнаружила, что она все еще не написала письма тете Мэри. Миссис Дэвис понимала, что к настоящему времени тетя может начать нервничать. Ну, ничего, она компенсирует промедление, написав очаровательное двухстраничное послание, в котором расскажет о том, как часто надевает свитер, как он хорошо подходит к нескольким ее юбкам, как он удобен и сколько комплиментов она получила от своих друзей. У нее нет сейчас времени, чтобы написать такое длинное письмо… но очень скоро она соберется и напишет. Проходит еще две недели, и теперь миссис Дэвис очень недовольна собой. Ей стыдно и страшно подумать, что о ней думает тетя Мэри. Конечно, она всем рассказывает, какая у нее ленивая и неблагодарная племянница! Миссис Дэвис надо придумать какой-нибудь хороший предлог. «Всякий раз, когда я сажусь, чтобы написать тебе письмо, раздается звонок…» или «Это был самый занятой месяц в моей жизни…» могут стать хорошими началами для такого письма. Она надеется, что, если разнообразит письмо рассказами из своей беспокойной жизни, тетя Мэри простит ее. К этому времени написание простой записки со словами благодарности превратилось в очень важную и очень неприятную проблему. Миссис Дэвис… с ужасом вспоминает о письме в любой свободный момент своего перегруженного заботами дня. Она сочиняет письмо, когда принимает душ или выносит мусор, но от этого письмо не становится написанным. Миссис Дэвис чувствует себя очень виноватой – настолько виноватой, что мысль о письме вызывает у нее болезненные симптомы. Для того чтобы прекратить это состояние, она выбрасывает всякую мысль о неотправленном письме из своей головы. Наконец воспоминание о неотправленном письме начинает ее преследовать, и миссис Дэвис признается, что наступила Точка Принятия Решения. Что она должна сделать?
Источник
Лягушка в тайм менеджменте
Лягушка в тайм менеджменте
Лягушка в тайм менеджментенеприятное дело, которое нужно выполнить. Основные признаки – время на выполнение задачи нужно небольшое, но внутри очень сильное сопротивление.
Другими словами, лягушка – это незавершенное дело, которое съедает большое количество энергии, но почему-то его сложно завершить.
На самом деле все неприятные дела:
- делаются быстрее, чем мы это себе представляли (человек склонен гиперболизировать неприятности);
- не до такой степени неприятны, как мы себе представляли; проблема в том, что неприятное дело за время постоянной прократинации «обросло» нашими негативными эмоциями – в итоге оно представляется нам просто нереально сложным и отвратительным, хотя на самом деле таким не является.
Получается: задача, требовавшая 5 минут, откладывалась каждый день и поэтому переросла в проблему, на решение которой потом придется потратить много часов и нервов. У испанцев есть хорошая поговорка: «Каждое утро съедай лягушку».
Есть два подхода к решению таких дел.
Метод 1. Традиционный. Каждое утро съедать по одной лягушке.
Возьмите за привычку каждое утро решать по одному небольшому неприятному делу, выполнение которого постоянно откладываете. Каждый вечер решайте, какую лягушку вы съедите с утра и выполняйте это. По наблюдениям, после несколько недель такой практики лягушек в живых не остается.
Метод 2. 1 час два раза в неделю.
Выделите себе по 1 часу два раза в неделю на решение «лягушек». К примеру, можете выбрать такими днями вторник и четверг.
Заранее составьте перечень дел-лягушек, которые вы выполните в это время. Мысленно настройте себя. Когда придет время, действуйте.
Используйте эти два приема и вскоре вы заметите, как популяция «лягушек» в вашей жизни сокращается, а навыки тайм-менеджмента устремляются вверх.
Обратите внимание на наши тренинговые программы:
Источник
Текст книги «Тайм-менеджмент. Полный курс»
Автор книги: Глеб Архангельский
Жанр: Управление и подбор персонала, Бизнес-Книги
Текущая страница: 15 (всего у книги 19 страниц) [доступный отрывок для чтения: 7 страниц]
6.7. Самомотивация как эффективное решение больших трудоемких задач
Если задача крупная, сложная и у нее нет жесткого срока исполнения, то очень сложно заставить себя ее решать. Такие задачи в терминологии тайм-менеджмента называются «слонами».
«Слоны» – крупные, сложные, требующие больших усилий задачи, часто неприятные и не имеющие жесткого срока исполнения.
«Слонами» могут быть самые разнообразные задачи, стоящие перед нами, например:
• сделать ремонт в квартире;
• изучить иностранный язык;
• разработать бизнес-план развития предприятия на ближайшие пять лет;
• улучшить свою физическую форму;
Самая большая проблема, с которой мы сталкиваемся, пытаясь решить такую задачу, – привычка глобализировать, укрупнять проблемы. Очень часто в своем воображении мы преувеличиваем реальный объем предстоящего дела, сами «раздуваем» нашего «слона» до невообразимых размеров, что в свою очередь приводит к возникновению страха перед решением такой проблемы.
Второй сложный момент при работе с крупными задачами – отдаленность результата во времени, когда нам сложно сразу увидеть конечный итог, даже сделав несколько шагов на пути к цели. Когда мы ставим перед собой задачу, например выучить иностранный язык, то не получим результат через день или неделю. Постепенно мотивация ослабевает, и нам становится все сложнее двигаться вперед, начинает казаться, что все наши усилия – это бег на месте: «Учу, учу, а свободно разговаривать на иностранном языке так и получается…» И тогда появляются страх и сомнение в решаемости и достижимости задачи.
Самый верный способ избежать такой глобализации, избавиться от страха, добиться решения поставленной задачи и «съесть слона» – разрезать его на маленькие кусочки-«бифштексы» и ежедневно «съедать» их по одному. Каждый кусок должен быть реальным, т. е. шаг за шагом приближать нас к желаемому результату, поставленной цели. Для этого необходимо, чтобы «бифштексы» соответствовали SMART-критериям, т. е. были:
• конкретно сформулированы – не просто «изучать иностранный язык», а «учить иностранные слова»;
• измеримы – не просто «учить иностранные слова», а «выучивать
• наизусть по десять иностранных слов»;
• соотнесены с нашими возможностями и ресурсами – ставить реальную планку в соответствии со своими возможностями, реально соизмерять свои способности и силы; так, например, одному человеку будет по силам учить по пять иностранных слов в день, а другому – по 15 слов в неделю;
• обязательно привязаны ко времени – определять ежедневный или еженедельный размер «бифштекса»: ежедневно выучивать по пять иностранных слов или в течение двух часов каждую неделю смотреть фильм на иностранном языке.
Таким образом, используя SMART-критерии для каждого «бифштекса», мы пошагово формулируем части большой глобальной задачи, которые нам будет легко решить. От расплывчатого определения «заниматься иностранным языком» мы приходим к конкретной, реализуемой и доступной для воплощения формулировке.
Каждый день выучивать по 10 иностранных слов, еженедельно смотреть фильм на иностранном языке без субтитров и т. д.
Такие «бифштексы» называются реальными.
Расплывчатые, неконкретные формулировки типа «Читать книгу на иностранном языке», «Изучать грамматику», «Посмотреть упражнения» и т. д. делают наш «бифштекс» иллюзорным. Некоторые люди изучают грамматику всю жизнь, так и не выучив ни одного правила; просмотр упражнений без их практического выполнения тоже абсолютно бесполезен, а читать книгу на иностранном языке можно по одной странице в месяц, а то и в год, что абсолютно бесполезно с точки зрения поставленной цели «Выучить иностранный язык».
Примеры «иллюзорного» и «реального» «бифштексов»:
• иллюзорный: учить английский язык (читать грамматику, посмотреть упражнения);
• реальный: каждый день выучивать по одному грамматическому правилу и делать три упражнения на выученное правило.
Большую и крупную задачу можно решить и с помощью метода «швейцарского сыра». В этом случае мы работаем с частями, на которые разбиваем задачу, не в логическом, а в произвольном порядке: сегодня подбираем иллюстрации для диплома, завтра – пишем два наиболее простых и понятных абзаца в третью главу, послезавтра составляем список литературы и добавляем еще три страницы к четвертой главе… Постепенно от огромной задачи «Написание диплома» остается совсем маленький кусочек, который легко доделать. Нам остается только собрать все части вместе и – готово!
Важно отметить, что при использовании метода «швейцарского сыра» необходимо определять реальный размер каждого из кусочков решаемой задачи и устанавливать регулярность их исполнения (ежедневно или еженедельно).
Существуют еще несколько подходов к решению задач-«слонов».
Алан Лакейн, известный американский консультант, предлагает дробить не задачи, а время их выполнения. Приступая к какому-то неприятному делу, поставьте рядом с собой будильник и кропотливо в течение десяти минут над ним работайте, после чего переключитесь на то, что вам по душе. На следующий день увеличьте время на одну минуту и в совокупности проработайте над задачей-«слоном» 11 минут, и так каждый день увеличивайте время выполнения задачи на одну минуту по сравнению с предыдущим. Таким образом, вы уже в ближайшем будущем убедитесь, что задача, казавшаяся вам ранее «неподъемной», приобретает вполне понятные и осознанные очертания и логику решения. Этот метод можно назвать «методом будильника». Алан Лакейн советует еще один способ: в качестве первого шага станьте консультантом самому себе. Например, подготовьте отчет, как если бы вы помогали кому-то другому. Так вы постепенно втянетесь в дело и продвинетесь по пути его выполнения.
Отслеживание результативности работы с крупной задачей. Если вы хотите получить полную картину и понять, насколько интенсивно движетесь к намеченной цели, то целесообразно фиксировать затраты времени, которое потрачено на решение задачи-«слона». Для этого достаточно ежедневно заносить временные показатели в график, подобный приведенному на рис. 6.3.
Например, вы намечаете уделять изучению английского языка не менее 30 минут в день. По горизонтали обозначаете дни недели, а по вертикали – время в минутах. Ваш график готов к использованию. Теперь ежедневно отмечайте время, потраченное на английский язык, и соединяйте показатели в одну кривую.
Такой способ очень эффективен: вы видите реальное количество времени, которое у вас уходит на решение той или иной задачи, хотя довольно часто этот показатель не совпадает с желаемым. Простая фиксация является сильным инструментом, способным подтолкнуть вас и ускорить процесс решения той или иной задачи (подробнее метод отслеживания показателей рассмотрен в главе 2 «Хронометраж как персональная система учета времени»).
6.8. Решение мелких неприятных задач
В жизни нам приходится иметь дело не только с глобальными проектами и грандиозными замыслами. Очень часто мы сталкиваемся с мелкими, требующими совсем немного времени на решение, но довольно неприятными делами, браться за которые нам совсем не хочется. Как правило, решение таких задач не требует ни больших энергозатрат, ни приложения значительных усилий, ни интеллектуального напряжения. Например, вызвать сантехника; сказать нервному клиенту, что его заказ не будет выполнен в срок; оплатить счет за телефон и т. д.
«Лягушки» – мелкие, неприятные задачи, не требующие много времени и сил для их решения.
Главные признаки дела-«лягушки»[51] 51
Учебный органайзер / Под ред. Г. А. Архангельского. – М., 2005. – С. 6.
• его выполнение вызывает у вас неприятные эмоции;
• трудно найти причину, которая позволит относиться к этому делу с энтузиазмом;
• объективно (если отключить эмоции) оно несложное.
Как правило, такие мелкие проблемы откладываются сначала на «ближе к обеду», потом – на «после обеда», затем – на «ближе к вечеру» или «по дороге домой», а в итоге – «на завтра». И так изо дня в день, неделя за неделей. И мы находим миллион оправданий, почему именно сейчас не получается выполнить это маленькое дело. Постепенно наша «лягушка» может разрастись до размеров приличного «слона», и тогда нам потребуется гораздо больше сил и времени на решение настоящей глобальной проблемы.
Что происходит с нашими откладываемыми «лягушками» и к каким последствиям это приводит, можно представить из истории, которая произошла с одной женщиной, не любившей писать письма с выражением благодарности за проявленное к ней внимание.
Как «лягушка» превратилась в «слона» Однажды Энн Дэвис получила в подарок от своей тети свитер. Она сказала себе, что сейчас же должна направить записку тете Мэри с благодарностью за внимание и подарок. Требовалось всего несколько строк: «Я получила твой свитер. Он восхитителен, и это как раз мой размер! Огромное тебе спасибо. Целую». Но миссис Дэвис… не желала писать банальное, легковесное послание. Ей захотелось… чтобы у тети Мэри сложилось впечатление, что она не напрасно проучилась четыре года в колледже. Однако в данный момент Энн не чувствовала прилива красноречия (и к тому же у нее еще сотня других дел), а поэтому она отложила письмо тете Мэри «на потом». Прошло две недели, прежде чем Энн обнаружила, что она все еще не написала письма тете Мэри. Миссис Дэвис понимала, что к настоящему времени тетя может начать нервничать. Ну, ничего, она компенсирует промедление, написав очаровательное двухстраничное послание, в котором расскажет о том, как часто надевает свитер, как он хорошо подходит к нескольким ее юбкам, как он удобен и сколько комплиментов она получила от своих друзей. У нее нет сейчас времени, чтобы написать такое длинное письмо… но очень скоро она соберется и напишет. Проходит еще две недели, и теперь миссис Дэвис очень недовольна собой. Ей стыдно и страшно подумать, что о ней думает тетя Мэри. Конечно, она всем рассказывает, какая у нее ленивая и неблагодарная племянница! Миссис Дэвис надо придумать какой-нибудь хороший предлог. «Всякий раз, когда я сажусь, чтобы написать тебе письмо, раздается звонок…» или «Это был самый занятой месяц в моей жизни…» могут стать хорошими началами для такого письма. Она надеется, что, если разнообразит письмо рассказами из своей беспокойной жизни, тетя Мэри простит ее. К этому времени написание простой записки со словами благодарности превратилось в очень важную и очень неприятную проблему. Миссис Дэвис… с ужасом вспоминает о письме в любой свободный момент своего перегруженного заботами дня. Она сочиняет письмо, когда принимает душ или выносит мусор, но от этого письмо не становится написанным. Миссис Дэвис чувствует себя очень виноватой – настолько виноватой, что мысль о письме вызывает у нее болезненные симптомы. Для того чтобы прекратить это состояние, она выбрасывает всякую мысль о неотправленном письме из своей головы. Наконец воспоминание о неотправленном письме начинает ее преследовать, и миссис Дэвис признается, что наступила Точка Принятия Решения. Что она должна сделать?
1. Написать письмо на десяти страницах, в котором она расскажет тете Мэри все новости из жизни семьи Дэвисов за последние два года и между прочим ввернет слова благодарности за свитер?
2. Подождать еще три месяца и, если тетя Мэри пришлет еще один подарок на день рождения (слава Богу, если нет!), поблагодарить ее сразу за оба подарка?
3. Притвориться, что она никогда не получала свитер?
4. Подождать до своей поездки в родные края и потом удивить тетю Мэри, что все эти годы она постоянно помнила про свитер и лишь ждала случая, чтобы лично поблагодарить тетушку за чудесный подарок?
5. Позвонить тете Мэри по междугородному телефону и после получасовой болтовни (за солидную сумму денег), предназначенной исключительно для того, чтобы ублажить ее, поблагодарить тетю?
6. Отказаться от надежды когда-либо увидеться с тетей Мэри снова, потому что она никогда не сможет объяснить ей, почему не смогла найти пяти минут для того, чтобы написать ей небольшую записку в ту же неделю, когда получила свитер?
Промедление миссис Дэвис в выражении пары слов благодарности стоило ей многих минут острых волнений. Она бы страдала гораздо меньше, если бы… постаралась вспомнить последствия ее прошлых промедлений: тетя уже почувствовала себя обиженной, и мать написала ей письмо об этом. Из прошлого опыта Энн знала, что каждая неделя промедления в написании записки со словами благодарности приводила к эскалации неудобств, которые она испытывала. Насколько было бы лучше написать записку сразу, чем подвергнуть себя таким испытаниям.
Часто мы не можем решить совсем маленькую задачку из-за спора за и против, идущего в нашей душе каждый раз, когда нам нужно собраться и сделать совсем маленький шаг. И чем дольше идет внутренняя борьба, отнимающая все силы, тем меньше их остается для самого действия – первого шага.
Способ решения мелких неприятных дел
У испанцев есть поговорка: «Каждое утро съедай по одной лягушке». Лучший способ справиться с такими делами – каждый день с утра делать одно маленькое неприятное дело. Начав с решения одной небольшой задачи, мы обеспечим себе хорошее настроение на весь день: действительно, ведь ничего страшного не произошло, мы просто победили одну маленькую «лягушку», и нам есть чем гордиться. Про остальных «лягушек» мы в этот день не вспоминаем – их очередь придет в следующие дни. Если же мы будем откладывать решение съесть «лягушку» «на потом», то она весь день будет маячить перед нами, отравляя все настроение.
Дмитрий Витер, один из участников ТМ-сообщества и автор статей по тайм-менеджменту, делится своим опытом решения мелких неприятных задач, позволяющим быстро, без колебаний и сомнений принимать решения.
Принять решение без сомнений Еще в школе, благодаря чтению модного тогда Карнеги, мне запомнился термин «ограничение беспокойства». Суть его в том, что вы заранее планируете, как долго будете принимать решение. После чего решение должно быть принято по заранее составленному плану или выбрано наугад. В жизни я многократно прибегал к этому методу. Если маршрутка не придет в течение 20 минут (и ни минутой больше!), я буду ловить машину. Если я в течение пяти минут не приму решение о том, идти ли мне на комедию или на боевик, пойду на боевик. Если я не напишу эту статью до конца мая, то брошу эту затею. Сам факт наличия ограничения (пусть и «искусственного») дисциплинирует и помогает определиться с решением. Этот метод также является отличным способом «борьбы с беспокойством», сокращая мучительное время принятия решения. Нередко в магазинах сувениров вижу «деловую игрушку»: волчок или кубик с надписями «Да», «Нет», «Отложить» и т. д. Не такая уж бесполезная вещь, если вдуматься. Да, жизненно важные вопросы решать таким образом нельзя. Но если речь идет о сравнительно простой задаче, то такой способ принятия решения сэкономит вам время. Ведь его стоимость может превысить стоимость самого решения, которое вы за это время принимаете[52] 52
Витер Д. Простые методики тайм-менеджмента // Improvement.ru: Сайт компании «Организация Времени». http://www.improvement.ru/zametki/viter/
Преимущества использования способа работы с мелкими задачами-«лягушками»:
• дает возможность чувствовать себя победителем весь день;
• избавляет от чувства тревоги: съеденная «лягушка» не маячит целый день на горизонте;
• снижает уровень тревоги и страха: я не неприятное дело выполняю, а всего лишь избавляюсь от «лягушки»;
• позволяет быстро принять решение, не тратя силы и энергию на сомнения, а время – на переживания;
• не дает возможности мелким делам превращаться в глобальные проблемы.
Контроль за исполнением с помощью «Таблицы ежедневных дел»
Из главы «Обзор задач и его роль в принятии решений» вам уже знаком такой инструмент тайм-менеджмента, как «Таблица регулярных задач».
Напомним, в чем заключается ее суть: по вертикали вы вписываете все регулярные дела, а по горизонтали – дни недели. На пересечениях отмечается выполнение какого-либо дела плюсом или ставите прочерк, если сегодня до этого дела «не дошли руки».
Такая таблица идеально подходит для осуществления контроля за ходом выполнения задач («бифштексов» и «лягушек»), помогает ежедневно мотивировать себя на их выполнение и не дает ни о чем забыть (таблица 6.3).
Анализ таблицы занимает несколько секунд – если в графе стоят регулярные отметки о выполнении дела, вам не следует заострять на нем внимание. Если же появилось несколько отметок о невыполнении, стоит отнестись к этой задаче более серьезно. Такой простой анализ дает сильный мотивационный импульс к ее выполнению.
Важно учитывать и место, куда вы поместите свою таблицу. Целесообразнее всего положить или прикрепить ее так, чтобы в течение дня несколько раз просматривать список текущих дел. Подобными местами могут быть ежедневник, рабочий стол, доска планирования, стена рядом с компьютером и т. д.
Можно совмещать выполнение ежедневных дел с принципом промежуточных радостей. Это означает, что вы обещаете сами себе за регулярное выполнение обязательных, но, возможно, не очень приятных дел какие-нибудь небольшие награды, которые будут стимулировать вас на достижение намеченных целей. Например, за каждые 15 съеденных «лягушек» можно вознаградить себя походом в кино, а за каждые десять «бифштексов» – побаловать часом общения в чате.
Приведенная таблица при условии, что вы будете видеть ее несколько раз в день, напомнит вам о выполнении тех или иных задач, чаще всего рутинных, решение которых не требует особых временных затрат или усилий, но постоянно перекладывается и переносится.
1. При распределении нагрузки важно учитывать влияние на человека биоритмов и выстраивать свой рабочий день в соответствии с ними.
2. Эффективный отдых – залог продуктивной работы. Он должен быть спланированным, ритмичным, с максимальной степенью переключения и сменой контекста.
3. Мотивировать себя на работу можно с помощью различных приемов: «якорения», выполнения несложных технических операций, вознаграждения себя за выполнение определенного объема работы, а также методов «швейцарского сыра» и «будильника».
4. Крупные, трудные задачи-«слоны» удастся решить, если разделить их на «бифштексы», а также с помощью метода «швейцарского сыра». С мелкими делами-«лягушками» можно справиться, выполняя их по одному каждый день с утра.
1. Почему одной из важных задач тайм-менеджмента является выработка умения правильно распределять свою рабочую нагрузку?
2. Какую роль играют суточные биоритмы в распределении рабочей нагрузки?
3. Каким правилам нужно следовать, чтобы отдых в течение рабочего дня стал эффективным? Назовите их.
4. Какие способы самонастройки на выполнение работы вы знаете?
5. Что такое творческая лень? Она полезна или является недостатком?
6. Как называются крупные неприятные задачи в тайм-менеджменте? Приведите пример.
7. Как называются мелкие неприятные задачи в тайм-менеджменте? Приведите пример.
8. Что называется «бифштексом»? Приведите пример.
9. В чем отличие «реального бифштекса» от «иллюзорного»?
10. В чем заключается суть метода «швейцарского сыра»?
Задание 1. Вспомните и запишите несколько (от трех до пяти) своих типовых сценариев короткого отдыха (от пяти до десяти минут) в течение рабочего дня. Обсудите в группе все получившиеся варианты. Оцените каждый из сценариев по пятибалльной шкале. Выберите наиболее оптимальные сценарии короткого отдыха.
Задание 2. При работе над своим делом-«слоном» – изучением английского языка – студент МФПА разделил его на следующие «бифштексы»:
• читать книги на английском языке;
• ежедневно 30 минут смотреть фильмы на английском языке;
• ежедневно просматривать упражнения по грамматике.
Определите, какие из этих «бифштексов» «реальные», а какие – «иллюзорные». Опишите иначе «иллюзорные бифштексы», сделав их «реальными», и запишите формулировки.
Задание 3. Впишите в таблицу свои «лягушки» и «бифштексы». В течение двух недель отслеживайте выполнение мелких задач. Результаты отмечайте в графике.
Задание 4. Приведите примеры своих дел-»лягушек». «Съедайте» по одной в день. Запишите, сколько времени у вас заняло выполнение этой задачи.
Решение задачи заняло:
Решение задачи заняло:
Решение задачи заняло:
Задание 5. Определите, какие из перечисленных дел являются «слонами», а какие – «лягушками».
Подготовить материал к научной конференции («слон»).
Написать поздравительную открытку («лягушка»).
позвонить другу, поздравить его с днем рождения (__________);
написать диплом (__________);
сделать ремонт в квартире (__________);
сообщить клиенту о срыве сроков поставки (__________);
положить деньги на мобильный телефон (__________);
отправить клиенту счет по факсу (__________);
навести порядок в шкафах в своей комнате (__________);
сделать резервную копию рабочих файлов (__________);
разработать проект создания антивирусной программы (__________).
Данное произведение размещено по согласованию с ООО «ЛитРес» (20% исходного текста). Если размещение книги нарушает чьи-либо права, то сообщите об этом.
Источник
