Какими способами можно изготавливать бланки документов

6 Бланки документов

6.1 Для изготовления бланков документов согласно ГОСТ Р 7.0.8 используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

6.2 Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции), и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

6.3 Бланки документов оформляются в соответствии с приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

6.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков — угловой (рисунок Б.1) и продольный (рисунок Б.2).

6.5 Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 посередине зоны, занятой этим реквизитом.

Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.

Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:

— центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

— флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

6.6 Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:

— бланк конкретного вида документа.

Нормативными актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).

Образцы бланков документов приведены в приложении Б.

6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица — реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица — реквизит 07.

6.8. В органах власти и организациях республик Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (государственных языках) республик: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке — слева, на государственном языке (государственных языках) республик — справа) или продольные (реквизиты бланка на русском языке — сверху, реквизиты бланка на государственном языке (государственных языках) республик — ниже).

Для переписки с иностранными корреспондентами используют бланки на двух языках — русском и английском (рисунок В.8) или ином иностранном языке.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

(п. 6.8 в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

Источник

Презентация на тему способи изготовления управленческой документаций. бланки документов

Описание презентации по отдельным слайдам:

СПОСОБЫ ИЗГОТОВЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ.

Актуальность темы заключается в том, что среди многих документов, отражающих руководство деятельностью органов внутренних дел (финансовых, кадровых, хозяйственных и прочие) наибольший объем приходится на документы, связанные с управлением. И наибольший объем документов управления связан с деятельностью низовых структур органов внутренних дел.

Это замечание подтверждено практикой управленческой деятельности, так как функции руководства распределены в низовых структурах, всегда имеют властный распорядительный характер, направлены на согласованное разрешение многих вопросов по всем структурным звеньям управления, часто выражают самостоятельность волеизъявления (в пределах компетенции), но всегда должны быть выражены конкретными юридическими предписаниями – нормативным правовым актом управления. Одновременно в тех же источниках, как правило, содержится разный подход к отнесению документов к числу организационных, либо распорядительных, либо нормативных.

В межведомственных актах по документационному обеспечению управления укоренилось деление документов на две группы: организационные и распорядительные. А в ведомственных приказах МВД (министерства внутренних дел) России применяется понятие нормативный правой акт – это письменный документ, изданный в соответствии с установленными требованиями правомочным на то должностным лицом Министерства, устанавливающий, изменяющий или отменяющий правовые нормы, рассчитанные на многократное применение и относительно неопределенный круг лиц. К числу нормативных правовых актов, издаваемых МВД России, относятся: директивы, приказы, положения, наставления, инструкции, правила, уставы.

Одновременно в нормативно–методических актах по делопроизводству в МВД России применяется и более широкий перечень документов, которые используются в деятельности подразделений Министерства – нормативные методические акты МВД России, протоколы, акты, заключения, докладные записки, справки, обзоры и прочее. В научной литературе по организации делопроизводства давно нашло применение деление документов управления в общем делопроизводстве на три группы, каждой из которых свойственны характерные признаки: организационные, распорядительные и информационно–справочные.

Цель работы состоит в изучении способов изготовления управленческой документации и бланков документов В соответствии с поставленной целью необходимо решить следующие задачи: 1. Изучить понятие и реквизиты управленческой документации. 2. Изучить бланки управленческих документов в органах внутренних дел

В конце исследования сделаны следующие выводы: Управленческая документация – упорядоченная совокупность документов, состав которой определяется из компетенции и функций предприятия и с учетом установленного на предприятии порядка решения вопросов текущей деятельности.

В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения. Документы, обладающие управленческой функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления. С их помощью производится сбор первичных данных, информации о фактическом положении дел. Затем эти данные подвергаются систематизации и обобщению, что реализуется в различных сводках, справках, отчетах. Результатом являются документы, содержащие анализ и оценку положения дел, варианты возможных решений. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.

Бланк документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенном для переменной составляющей. Бланки изготовляются типографским способом, поэтому уже содержат часть обязательных реквизитов, остальные реквизиты, включая текст, дополняются по мере необходимости.

Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации. Для бланков ОВД допускается два способа размещения реквизитов документа: угловой и продольный вариант расположения реквизитов. Для углового расположения реквизиты размещаются у границы левого поля в верхнем углу. Для продольного — размещаются вдоль верхнего поля документа и центрируются относительности вертикальной оси листа.

Спасибо за внимание!

Курс повышения квалификации

Охрана труда

Сейчас обучается 93 человека из 44 регионов

Курс профессиональной переподготовки

Библиотечно-библиографические и информационные знания в педагогическом процессе

Сейчас обучается 336 человек из 66 регионов

Курс профессиональной переподготовки

Охрана труда

Сейчас обучается 171 человек из 48 регионов

Ищем педагогов в команду «Инфоурок»

Номер материала: ДБ-611089

Международная дистанционная олимпиада Осень 2021

Не нашли то что искали?

Вам будут интересны эти курсы:

Оставьте свой комментарий

Авторизуйтесь, чтобы задавать вопросы.

Безлимитный доступ к занятиям с онлайн-репетиторами

Выгоднее, чем оплачивать каждое занятие отдельно

В Минпросвещения предложили организовать телемосты для школьников России и Узбекистана

Время чтения: 1 минута

Минпросвещения будет стремиться к унификации школьных учебников в России

Время чтения: 1 минута

Минпросвещения разрабатывает образовательный минимум для подготовки педагогов

Время чтения: 2 минуты

Спортивные и творческие кружки должны появиться в каждой школе до 2024 года

Время чтения: 1 минута

В Москве запустили онлайн-проект по борьбе со школьным буллингом

Время чтения: 2 минуты

Рособрнадзор откажется от ОС Windows при проведении ЕГЭ до конца 2024 года

Время чтения: 1 минута

Подарочные сертификаты

Ответственность за разрешение любых спорных моментов, касающихся самих материалов и их содержания, берут на себя пользователи, разместившие материал на сайте. Однако администрация сайта готова оказать всяческую поддержку в решении любых вопросов, связанных с работой и содержанием сайта. Если Вы заметили, что на данном сайте незаконно используются материалы, сообщите об этом администрации сайта через форму обратной связи.

Все материалы, размещенные на сайте, созданы авторами сайта либо размещены пользователями сайта и представлены на сайте исключительно для ознакомления. Авторские права на материалы принадлежат их законным авторам. Частичное или полное копирование материалов сайта без письменного разрешения администрации сайта запрещено! Мнение администрации может не совпадать с точкой зрения авторов.

Источник

Какими способами можно изготавливать бланки документов

Единая система технологической документации

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ФОРМАМ И БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ

Unified system for technological documentation. General requirements for forms and blanks of documents

МКС 01.110
ОКСТУ 0003

Дата введения 1996-01-01

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Российской Федерацией

ВНЕСЕН Техническим секретариатом Межгосударственного совета по стандартизации, метрологии и сертификации

2 ПРИНЯТ Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации 15 апреля 1994 г.

За принятие проголосовали:

Наименование национального органа по стандартизации

Госстандарт Республики Казахстан

Главная государственная инспекция Туркменистана

3 Постановлением Комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации от 31 января 1995 г. N 28 межгосударственный стандарт ГОСТ 3.1130-93 введен в действие непосредственно в качестве государственного стандарта Российской Федерации с 1 января 1996 г.

4 ВЗАМЕН ГОСТ 3.1104-81 в части разделов 1 и 2

5 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Июль 2003 г.

Переиздание (по состоянию на август 2008 г.)

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает общие требования к формам и бланкам документов.

2 Нормативные ссылки

ГОСТ 2.004-88 Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ

ГОСТ 2.301-68 Единая система конструкторской документации. Форматы

ГОСТ 2.303-68 Единая система конструкторской документации. Линии

ГОСТ 2.304-81 Единая система конструкторской документации. Шрифты чертежные

ГОСТ 3.1127-93 Единая система технологической документации. Общие правила выполнения текстовых технологических документов

ГОСТ 3.1128-93 Единая система технологической документации. Общие правила выполнения графических технологических документов

ГОСТ 6.01.1-87* Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации. Основные положения

* На территории Российской Федерации действуют ПР 50.1.024-2005.

3 Общие требования к формам и бланкам

3.1 Формы технологических документов (далее — формы), применяемые для разработки технологических документов в организациях и на предприятиях, должны соответствовать требованиям стандартов Единой системы технологической документации (ЕСТД), отраслевых стандартов и стандартов предприятий, разработанных в развитие и на основании стандартов ЕСТД.

3.2 Формы служат основным документом для изготовления бланков документов.

3.3 При разработке форм следует:

— выбирать оптимальный состав информации, необходимый для изготовления изделий высокого качества;

— учитывать значность классификаторов технико-экономической информации, разработанных на государственном и отраслевом уровнях;

— стремиться создавать унифицированные формы документов, используемых как для ручного, механизированного, так и для автоматизированного проектирования;

— повышать коэффициент заполняемости бланков рациональным построением;

— учитывать применение двусторонней записи информации;

— учитывать возможность применения средств оргтехники для построения и заполнения производственных документов;

— учитывать удобство восприятия и обработки содержащейся информации.

3.4 Размеры граф и строк формы должны обеспечивать запись данных наибольшей значности с учетом действующих классификаторов технико-экономической информации.

3.5 Длину графы (строки) форм, применяемых при записи данных на пишущих машинах или печатающих устройствах, в миллиметрах рассчитывают по формуле

, (1)

где — шаг печатающего устройства, мм;

— количество печатных знаков (буквы, цифры и служебные символы), которые можно разместить в графе (строке).

3.6 Высоту графы (строки) форм, применяемых для записи данных на пишущих машинах или печатающих устройствах, в миллиметрах рассчитывают по формуле

, (2)

где — основной интервал пишущей машины или печатающего устройства, мм;

— количество строк, которое можно напечатать в графе через основной интервал строки.

3.7 Формы документов должны соответствовать требованиям, указанным в 3.7.1-3.7.5.

3.7.1 Графы и строки форм документов следует выполнять сплошными толстыми (основными) линиями толщиной по ГОСТ 2.303 по усмотрению разработчика документа.

Графы документов, предусмотренные для обработки данных средствами вычислительной техники, следует обводить линиями толщиной 2 или применять другой способ выделения.

3.7.2 Разделение граф вертикальными линиями должно быть кратным шагу печатающего устройства.

3.7.3 Расстояние между строками должно соответствовать межстрочному интервалу применяемых пишущих машин и печатающих устройств.

3.7.4 Ширина поля подшивки должна быть не менее 20 мм.

3.7.5 Графы должны быть расположены в логической последовательности выполнения действий исполнителем с учетом удобства заполнения площади и формата документа.

3.8 Построение форм, где текст разбит на графы, следует выполнять от основной надписи, расположенной в нижней части формы, выдерживая высоту строки равной двойному размеру межстрочного интервала и оставляя в верхней части формы место для размещения заголовков и подзаголовков граф.

4 Требования к бланкам документов

4.1 Бланки технологических документов (далее — бланки) следует изготовлять по формам документов.

4.2 Бланки документов следует выполнять на форматах по ГОСТ 2.301. При автоматизированном проектировании документов с использованием максимальной значности печатающих устройств допускаются отклонения по размерам форматов.

4.3 Бумага или калька, применяемые при изготовлении бланков документов, должны соответствовать требованиям ГОСТ 6.01.1.

4.4 Бланки следует выполнять печатью черного цвета. Для отличия отдельных видов документов, заполняемых с применением гектографов выборочной печати, допускается применять печать красного, коричневого, зеленого и синего цветов, например для сопроводительных карт, рабочих нарядов, требований и т.п.

4.5 Бланки следует изготовлять любым способом размножения (типографским светокопированием и т.п.).

Допускается выполнять бланки на электромеханических печатающих устройствах ЭВМ одновременно с разработкой технологических документов.

4.6 При типографском изготовлении бланков с использованием наборных печатающих матриц следует выдерживать размеры граф, обведенных в формах документов ЕСТД линией толщиной 2 по ГОСТ 3.303*.

* Вероятно, ошибка оригинала. Следует читать: ГОСТ 2.303. — Примечание изготовителя базы данных.

Допускается в этом случае уменьшать размеры других граф.

4.7 Бланки, изготовленные множительным способом, должны соответствовать следующим требованиям:

— линию раздела граф и строк следует выполнять сплошной основной линией;

— графы, предназначенные для записи данных, обрабатываемых средствами вычислительной техники, следует обводить линией толщиной 2 ;

— заголовки граф следует начинать писать с прописной буквы, а подзаголовки — со строчных букв, если они объединены одним общим заголовком;

— подзаголовки, имеющие самостоятельное значение, следует писать с прописной буквы.

4.8 Бланки, изготовленные на электромеханических печатающих устройствах ЭВМ, должны соответствовать требованиям, предъявляемым к текстовым и графическим документам согласно ГОСТ 3.1127 и ГОСТ 3.1128, получаемым при автоматизированном проектировании. При их проектировании следует:

— линии разделения (обводки) граф и строк выполнять символами в соответствии с требованиями действующих нормативных документов;

— заголовки и подзаголовки печатать прописными буквами горизонтально, применяя сокращенную запись;

— реквизиты, которые невозможно напечатать, выполнять любым неавтоматизированным способом (от руки, резиновым штампом и т.п.).

4.9 Бланки, применяемые для записи данных на выходных печатающих устройствах ЭВМ или способом плоской печати на типографских машинах, могут быть без разделения граф и (или) строк.

Источник