Каким способом можно отправить документы

Как надёжно отправить документы контрагенту

Надёжная отправка документов — это когда они доходят до адресата. Доходят в срок. А если придётся судиться — будут доказательства, что было сделано всё возможное, чтобы контрагент документы получил. Рассмотрим выбор надёжного способа отправки корреспонденции в конкретных ситуациях.

Порядок обмена документами прописан в договоре

Если вы договорились о конкретном способе обмена документами — нужно ему следовать:

1. Использовать согласованный способ отправки документа.

2. Соблюдать указанные в договоре сроки отправки документов.

3. Направлять документы на адрес (в том числе адрес электронной почты), указанный в договоре.

Однако ничто не мешает для подстраховки продублировать отправку документов другими способами: одним или несколькими. Например, отправку почтой или курьером дополнить отправкой документов на электронный адрес или факс. При этом не помешает сопроводительным письмом попросить контрагента подтвердить получение документов.

Контрагент находится далеко: в другом городе, регионе

В этом случае надёжный способ отправки документов — Почтой России. Отправляйте документы заказным или ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении:

1. Опись вложения — подтверждение содержимого письма.

2. Уведомление о вручение вернётся вам и подтвердит, что документы доставлены и получены.

3. Ценное письмо обойдётся дороже заказного, но обяжет почту компенсировать потери, если письмо потеряется, будет повреждено или доставлено с нарушением срока. Сумма компенсации равна сумме объявленной ценности, которую указывает отправитель.

Обязательно отправляйте документы на адрес, указанный в договоре. Если он не известен — на адрес контрагента, указанный в ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Если этот адрес не совпадает с адресом в договоре, для надёжности отправьте документы на каждый адрес.

Документы нужно доставить в пределах одного города

Оптимальный вариант — курьерская доставка.

Для надёжности и подстраховки:

1. Выбирайте фирму, которая давно работает на рынке и имеет хорошую репутацию.

2. Составляйте опись вложений — чтобы подтвердить содержимое пакета.

3. Запечатывайте корреспонденцию в конверт — чтобы сохранить содержимое от посторонних глаз.

4. Предусмотрите отправку вам письменного подтверждения о доставке, чтобы доказательство осталось у вас на руках.

Вы работаете с контрагентом в одном здании или в соседних

В этом случае проще, быстрее и дешевле отнести документы лично или направить своего сотрудника.

1. Составьте документы в двух экземплярах: один — для контрагента, второй — для себя.

2. Получите от представителя контрагента на своём экземпляре отметку о получении документов. Она должна содержать дату поступления документа, должность сотрудника, который его получил, подпись этого сотрудника с расшифровкой (ФИО) и печать организации (ИП). Многие используют систему регистрации входящей корреспонденции, тогда дополнительно в отметке должен стоять входящий номер.

Электронный документооборот

Если ваша компания и контрагент согласовали и используют электронный документооборот (ЭДО), любой документ можно отправить в электронном виде, подписав его электронной подписью.

При использовании ЭДО документы отправляются и доставляются мгновенно. За надёжность и качество доставки отвечает оператор ЭДО. При необходимости у него можно запросить подтверждение доставки, и эту информацию суд примет в качестве доказательства.

Электронная почта и мессенджеры

Это самые ненадежные варианты, даже если такой способ стороны закрепили в договоре и весь порядок подробно расписали.

Основная проблема — крайне сложно доказать, кто именно (какое физическое лицо) получил документ, в какой день и время. Хорошо, если стороны используют корпоративную почту и все сведения заносятся в систему. Но с мессенджерами так не получится. Суд, скорее всего, примет заверенные нотариусом скрины переписки. Но это — доказательства отправки, а не получения.

Чтобы избежать проблем, закрепите в договоре или попросите при отправке документов прислать ответным письмом подтверждение получения документов, где должны быть указаны:

кто и когда получил документ;

какие документы получены.

И всё равно желательно продублировать отправку документов Почтой РФ или курьерской службой.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Что делать, если контрагент «вставляет палки в колёса»

Так бывает, когда уже назрел спор. Контрагент старается всячески избежать получения документов, скрывается, отрицает их получение. Его задача — навредить или создать видимость нарушения другой стороной обязательств, чтобы использовать это в суде.

Лет 10 назад проблема доказать отправку и получение контрагентом документов была проблемой отправителя. Сегодня многое изменилось:

1. Задача отправителя — доказать доставку корреспонденции . То, что письмо не получено, должен доказывать контрагент. Иные условия применяются, если они согласованы сторонами в договоре.

2. Любой способ доставки может быть надёжен, если письмо отправлено и доставлено с соблюдением требований закона и условий договора с контрагентом.

3. Если в договоре или допсоглашении не указан адрес доставки, то письма направляются на адрес из ЕГРЮЛ/ЕГРИП — судебная практика считает это добросовестным исполнением обязанности.

Если, очевидно, назревают проблемы, старайтесь дублировать отправку документов, используя разные способы. Не обязательно все. Достаточно отправить документы так, как указано в договоре, и, например, Почтой России.

Есть и ещё один вариант отправки документов, который точно снимет все вопросы о добросовестности действий отправителя, — обратиться к нотариусу. Немногие знают, но нотариусы вправе передавать документы граждан и организаций другим гражданам и организациям . Перечень документов, условия их отправки и другие сведения фиксируются в протоколе. Документы будут считаться доставленными, даже если контрагент не отреагирует на сообщение о необходимости их получить или откажется их забрать. Этот способ применяется редко — просто в нём обычно нет необходимости. Но если документы представляют особую ценность (по характеру, по содержанию), нельзя допустить их утраты или нужно напрочь лишить оппонента возможности доказать неполучение документов, то он идеально подойдёт.

Статья актуальна на 08.02.2021

Получайте новости и обновления Эльбы

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур

Источник

Как отправить документы в другой город

DHL стремится сделать все, чтобы ваши грузы и документы были доставлены вовремя и в сохранности. Документы проходят тысячи километров по глобальной сети DHL, прежде чем достигают пункта назначения.

Помните, что корректно заполненная накладная и правильная упаковка документов обеспечат их доставку в целости и сохранности, поэтому обязательно убедитесь, что на накладной указан верный адрес, а ваши документы надежно упакованы. Если ваш конверт недостаточно прочен, воспользуйтесь специальным картонным конвертом DHL Express, предназначенным специально для отправки документов по экспресс-сети.

Отправить документы в другой город России или за границу вы можете из ближайшего к вам сервисного отделения, вызвав курьера DHL Express онлайн или позвонив в отдел по работе с клиентами.

После того, как вы определитесь со способом отправки, вам потребуется заполнить накладную, указав все необходимые данные в адресе отправителя и получателя:

• адрес, полное имя, фамилия и контакты отправителя (если необходимо – название компании);
• адрес, полное имя, фамилия и контакты получателя (если необходимо – название компании);
• полное описание содержимого груза;
• подпись и дата.

Обратите, пожалуйста, внимание, что если вы отправляете документы за границу, все данные должны быть внесены на английском языке, а также перед отправкой вам необходимо убедиться, что вложение конверта состоит только из документов / корреспонденции на бумажном носителе, не имеющих коммерческой стоимости. Только при таком условии ваша отправка может быть принята как документы для дальнейшей транспортировки за границу по сети DHL Express.

Источник

Доставка документов по России

Курьерская экспресс-доставка – самый быстрый и удобный способ пересылки деловой корреспонденции и документов. Сегодня данный вид услуг является востребованным благодаря, в первую очередь, минимальным срокам доставки.

В современном мире курьерской экспресс-доставкой документов пользуются частные лица, компании и государственные структуры. Компания DHL Express предлагает срочную доставку к определенному времени (9:00, 10:30, 12:00) или к концу следующего возможного рабочего дня. Помимо экономии времени, наши клиенты могут рассчитывать на целый комплекс дополнительных услуг: повышенная ответственность при доставке документов, устное уведомление о доставке и т.д. Кроме того, у вас всегда есть возможность отслеживать процесс доставки документов в режиме реального времени.

Доставка документов курьером предполагает следующий алгоритм действий:

• оформление заявки;
• согласование условий;
• передачу документов курьеру;
• непосредственную доставку по принципу «из рук в руки».

Чтобы отправить письмо, вам не понадобится покидать дом или офис. Заявку можно оформить на сайте компании. Наш курьер заберет документы по указанному вами адресу. После этого в соответствии с заявленными сроками документы будут доставлены по адресу, указанному в накладной. Время визита курьера можно предварительно согласовать.

Срочная доставка от компании DHL Express

Компания DHL Express специализируется на курьерской экспресс-доставке грузов и документов. Мы имеем представительства во всех крупных городах страны и обслуживаем свыше 6 000 населенных пунктов по всей России, что позволяет курьерской службе быстро доставлять грузы и документы даже в самые удаленные районы. Компания сотрудничает как с частными лицами, так и с корпоративными клиентами. Наши главные преимущества – превосходный сервис и гарантия сохранности ваших документов.

Стоимость экспресс-доставки рассчитывается с учетом удаленности региона и выбранных вами дополнительных услуг. Мы понимаем, как ценно время для наших клиентов, поэтому делаем все возможное, чтобы ваши документы и грузы всегда доставлялись в кратчайшие сроки.

Источник

Зря вы не любите Почту России

Как Сережа перестал волноваться и полюбил почту

У меня нет проблем с Почтой России.

Я работал над новым сайтом Почты России, и по долгу службы мне пришлось разобраться, что и как в ней устроено. И это не так ужасно, как мне казалось. Оказывается, нужно просто понять, что и как работает.

Позвольте объяснить

Пресс-служба Почты России не видела этот текст до публикации (возможно, после публикации тоже). Мы не согласовывали его ни с кем. Почта России не платила нам за эту статью и даже не предлагала. Такие уж мы люди: делаем добро и отпускаем его в воду.

Что и как отправлять Почтой России

На первый взгляд, у Почты России много непонятных услуг: уведомление о вручении, опись вложения, наложенный платеж, объявленные ценности и какие-то классы отправлений. Разобраться в этом непросто, особенно если отправляешь что-то пару раз в год. Чтобы было проще, я отсортировал услуги по потребностям.

Отправить письмо дедушке

Вам нужно простое письмо. Купите на почте про запас несколько конвертов с напечатанными на них марками, каждый стоит 19 Р . Пишите письмо, вкладывайте пару фотографий, подписывайте адрес дедушки и бросайте в любой почтовый ящик. Если письмо весит не больше 20 граммов и помещается в стандартный конверт за 19 Р , то почта доставит отправление по адресу.

Выслать документы заказчику

Купите в канцелярском магазине десяток конвертов формата А4 и попросите на почте марок номиналом 25 Р . Я обычно покупаю марки сразу на 500 Р , про запас. Печатайте договор, вкладывайте в конверт, пишите адрес и наклеивайте марки. Если в конверте пара листочков, клейте 25 Р , если больше — 50 Р . Зайдите в отделение и опустите конверт в большой почтовый ящик внутри. В уличные ящики большой конверт не поместится.

Отправить важные документы государству, клиенту или банку

Вам нужно письмо с описью вложения и уведомлением о вручении. Такое отправляют только в отделении.

Чтобы ускорить процесс, заполните опись заранее на сайте Почты России. Распечатайте опись, вложите в конверт с документами и отдайте оператору. Конверт не заклеивайте: сотрудница в отделении сверит документы в конверте с описью. После оформления письма она выдаст вам копию описи с печатью. Когда письмо придет адресату, вам в почтовый ящик вернется уведомление о вручении.

Опись и уведомление о вручении — это документы с юридической силой. Они доказывают, что в конверте было именно то, что вы отправляли, и всё дошло. Получатель не отвертится, что он получил ваше письмо. Если что, с описью и уведомлением можно идти в суд. Обычно с описью вложения отправляют досудебные претензии.

Чтобы документы дошли быстрее, попросите отправить их первым классом. В итоге за письмо заплатите примерно 190 Р . Дойдет примерно за неделю.

Послать книгу в подарок

Книги, журналы и небольшие предметы вроде пары футболок отправляйте бандеролью первого класса. Стоимость бандероли зависит от веса, в среднем заплатите за нее 150—300 Р .

Р в зависимости от размера» loading=»lazy» >

Бандероль отправляют в отделении. Попросите пакет для бандероли, напишите на нем адрес. Пишите адрес синей шариковой ручкой — гелевая размажется. Если оператор спросит ценность, оцените в один рубль. Можно оценивать и выше, но за это придется доплатить. После оформления оператор выдаст чек, на котором напечатан трек-номер — по нему можно отслеживать статус отправления на сайте Почты.

Отправить покупку на «Авито»

Если вы отправляете вещь, за которую хотите деньги, выбирайте бандероль или посылку первого класса с наложенным платежом. Заполните бланк на сайте Почты России и укажите, куда перевести деньги — на расчетный счет.

С наложенным платежом покупатель не обманет — ему не выдадут посылку, пока он не заплатит сумму платежа в отделении. Но если получатель передумает, то отправление вернется к вам обратно через пару месяцев, и вам придется доплатить, чтобы забрать его.

Отправить бабушке подарки

Если у вас есть большие и тяжелые вещи: книги, банки с соленьями, зимние сапоги и три кило конфет, — отправляйте их посылкой.

Если отправляете что-то хрупкое, позаботьтесь о мягких упаковочных материалах. Я обычно перекладываю вещи опилками или сеном из зоомагазина. Чтобы упаковать все хорошо, я сначала покупаю на почте коробку, а вещи укладываю дома. Потом несу коробку в отделение вместе с бланками и отправляю.

Средняя посылка по России будет стоить 300—500 Р . Оператор выдаст чек с трек-номером для отслеживания.

К сожалению, Почта России не идеальна. Сайт хороший, идеи просвещенные, но в отделениях и сортировочных центрах работают очень разные люди. У почты есть проблемы, о которых нужно знать.

Что не следует отправлять Почтой России

Не стоит	Как правильно
Деньги и драгоценности. Запрещено законом. В сортировочном отделении отправление проверят рентгеном, а содержимое изымут.	Деньги отправлять на карту. Драгоценности привезти лично или нанять курьерскую службу.
Последнюю фотографию прадедушки или редкую картину. Иногда отправления теряются безвозвратно. Почта выплатит за них небольшую компенсацию.	Отправить курьерской службой со страховкой.
Оружие, наркотики. Запрещено. В лучшем случае изымут, в худшем — домой придет наряд с собакой.	Не трогать, оставить где лежат, вызвать полицию.
Вазу или телескоп. Разобьют.	Отправить транспортной компанией, тщательно упаковать и обклеить стикерами «Хрупкое». Застраховать.
Айфон или Макбук. Могут украсть сотрудники Почты России. Вместо гаджета в коробке окажется кирпич.	Выслать курьерской службой со страховкой.
Очень срочные и важные документы. Могут не доехать в срок или потеряться.	Отправить надежной курьерской службой, например DHL.

Как я отправлял Почтой гипсовую скульптуру

Несколько лет назад я купил домой гипсовую скульптуру. Магазин отправил мне ее посылкой. Когда посылка пришла, на почте мне выдали мятую коробку, никаких наклеек о хрупкости на ней не было. Внутри вместо скульптуры оказалась гипсовая пыль и осколки размером с копеечную монету. Магазин свалил вину на Почту России, а в отделении мне предложили компенсацию в 200 Р .

Как вести себя в отделении

Сильнее всего раздражают очереди в отделении. Иногда приходится стоять за посылкой полчаса и даже час. Очередь уходит то в одно окно, то в другое, кто-то лезет просто спросить, все ругаются.

Чтобы не тратить время зря, я стараюсь приходить в отделение в спокойные часы. Обычно они утром около 11, после обеда до 17 часов. Еще в отделениях свободно в субботу.

Когда я захожу в отделение, то считаю посетителей в очереди и умножаю на пять — получаю среднее время ожидания в минутах. Стараюсь не стоять, если ждать полчаса или больше. Если очень нужно получить отправление, занимаю место и сажусь на стул в углу отделения. Пока все мнутся в очереди, я работаю за ноутбуком или смотрю фильм.

Как получать посылки без паспорта

Чтобы получить посылку, нужно заполнить извещение и предъявить его вместе с паспортом. Но у меня часто нет с собой паспорта — я параноик, боюсь его потерять и не ношу с собой.

Однажды я провернул такую штуку. Пришел в отделение, чтобы получить бандероль, а после попросил книгу жалоб и предложений. В ней написал: «Благодарю оператора Иванову за отличный труд. Приятно пользоваться Почтой России, когда в ней работают такие сотрудники». Кажется, сотрудников редко хвалят, да еще и письменно. После этого случая меня запомнили.

Когда я в следующий раз пришел получать посылку без паспорта, оператор сначала отказала мне. Но к сотруднице подошла заведующая и сказала: «Наташа, отпустите ему отправление, это наш мальчик». С тех пор я стал в отделении своим человеком. Меня даже пытались без очереди обслужить, но я отказывался. А однажды во время аврала позвали внутрь отделения и попросили самому найти свою посылку на стеллажах.

Позже я несколько раз переезжал и каждый раз писал благодарность в новых отделениях почты. Каждый раз это срабатывало.

Еще можно сделать нотариально заверенную копию паспорта и носить ее с собой вместо оригинала.

Если увидите в очереди человека со стопкой одинаковых конвертов А4 — берегитесь. Это сотрудник организации пришел отправлять заказные письма с уведомлением о вручении и описью. Его одного могут обслуживать полчаса и дольше.

Сотрудники в отделении часто хамят и отказываются помогать. Некоторые начинают спорить, отстаивать свою правоту и грозить жалобами. Я поступаю иначе: соглашаюсь, извиняюсь, прошу помочь. Замечаю, что после слов: «Извините, пожалуйста. Помогите отправить письмо правильно» — сотрудники обычно становятся вежливыми.

Если вы ждете несколько отправлений, лучше получить их сразу. Установите приложение Почты России, введите в него трек-номера. Когда все посылки и письма прибудут в отделение, сходите и заберите их разом.

Как обойтись без Почты России

Отправляйте документы с курьером на «Юду». Чтобы документы дошли быстрее, я ищу курьера на «Юду». По Москве пакет А4 обычно доставляют за 300—400 Р , но зато в тот же день, и ничего не теряется. «Юду» есть только в крупных городах.

Посылайте вещи курьерской службой. Часто отправления курьерской службой стоят дешевле и доходят быстрее, чем через Почту России.

Источник