Каким способом лучше отправить документы

Доставка документов по России

Курьерская экспресс-доставка – самый быстрый и удобный способ пересылки деловой корреспонденции и документов. Сегодня данный вид услуг является востребованным благодаря, в первую очередь, минимальным срокам доставки.

В современном мире курьерской экспресс-доставкой документов пользуются частные лица, компании и государственные структуры. Компания DHL Express предлагает срочную доставку к определенному времени (9:00, 10:30, 12:00) или к концу следующего возможного рабочего дня. Помимо экономии времени, наши клиенты могут рассчитывать на целый комплекс дополнительных услуг: повышенная ответственность при доставке документов, устное уведомление о доставке и т.д. Кроме того, у вас всегда есть возможность отслеживать процесс доставки документов в режиме реального времени.

Доставка документов курьером предполагает следующий алгоритм действий:

• оформление заявки;
• согласование условий;
• передачу документов курьеру;
• непосредственную доставку по принципу «из рук в руки».

Чтобы отправить письмо, вам не понадобится покидать дом или офис. Заявку можно оформить на сайте компании. Наш курьер заберет документы по указанному вами адресу. После этого в соответствии с заявленными сроками документы будут доставлены по адресу, указанному в накладной. Время визита курьера можно предварительно согласовать.

Срочная доставка от компании DHL Express

Компания DHL Express специализируется на курьерской экспресс-доставке грузов и документов. Мы имеем представительства во всех крупных городах страны и обслуживаем свыше 6 000 населенных пунктов по всей России, что позволяет курьерской службе быстро доставлять грузы и документы даже в самые удаленные районы. Компания сотрудничает как с частными лицами, так и с корпоративными клиентами. Наши главные преимущества – превосходный сервис и гарантия сохранности ваших документов.

Стоимость экспресс-доставки рассчитывается с учетом удаленности региона и выбранных вами дополнительных услуг. Мы понимаем, как ценно время для наших клиентов, поэтому делаем все возможное, чтобы ваши документы и грузы всегда доставлялись в кратчайшие сроки.

Источник

Как надёжно отправить документы контрагенту

Надёжная отправка документов — это когда они доходят до адресата. Доходят в срок. А если придётся судиться — будут доказательства, что было сделано всё возможное, чтобы контрагент документы получил. Рассмотрим выбор надёжного способа отправки корреспонденции в конкретных ситуациях.

Порядок обмена документами прописан в договоре

Если вы договорились о конкретном способе обмена документами — нужно ему следовать:

1. Использовать согласованный способ отправки документа.

2. Соблюдать указанные в договоре сроки отправки документов.

3. Направлять документы на адрес (в том числе адрес электронной почты), указанный в договоре.

Однако ничто не мешает для подстраховки продублировать отправку документов другими способами: одним или несколькими. Например, отправку почтой или курьером дополнить отправкой документов на электронный адрес или факс. При этом не помешает сопроводительным письмом попросить контрагента подтвердить получение документов.

Контрагент находится далеко: в другом городе, регионе

В этом случае надёжный способ отправки документов — Почтой России. Отправляйте документы заказным или ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении:

1. Опись вложения — подтверждение содержимого письма.

2. Уведомление о вручение вернётся вам и подтвердит, что документы доставлены и получены.

3. Ценное письмо обойдётся дороже заказного, но обяжет почту компенсировать потери, если письмо потеряется, будет повреждено или доставлено с нарушением срока. Сумма компенсации равна сумме объявленной ценности, которую указывает отправитель.

Обязательно отправляйте документы на адрес, указанный в договоре. Если он не известен — на адрес контрагента, указанный в ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Если этот адрес не совпадает с адресом в договоре, для надёжности отправьте документы на каждый адрес.

Документы нужно доставить в пределах одного города

Оптимальный вариант — курьерская доставка.

Для надёжности и подстраховки:

1. Выбирайте фирму, которая давно работает на рынке и имеет хорошую репутацию.

2. Составляйте опись вложений — чтобы подтвердить содержимое пакета.

3. Запечатывайте корреспонденцию в конверт — чтобы сохранить содержимое от посторонних глаз.

4. Предусмотрите отправку вам письменного подтверждения о доставке, чтобы доказательство осталось у вас на руках.

Вы работаете с контрагентом в одном здании или в соседних

В этом случае проще, быстрее и дешевле отнести документы лично или направить своего сотрудника.

1. Составьте документы в двух экземплярах: один — для контрагента, второй — для себя.

2. Получите от представителя контрагента на своём экземпляре отметку о получении документов. Она должна содержать дату поступления документа, должность сотрудника, который его получил, подпись этого сотрудника с расшифровкой (ФИО) и печать организации (ИП). Многие используют систему регистрации входящей корреспонденции, тогда дополнительно в отметке должен стоять входящий номер.

Электронный документооборот

Если ваша компания и контрагент согласовали и используют электронный документооборот (ЭДО), любой документ можно отправить в электронном виде, подписав его электронной подписью.

При использовании ЭДО документы отправляются и доставляются мгновенно. За надёжность и качество доставки отвечает оператор ЭДО. При необходимости у него можно запросить подтверждение доставки, и эту информацию суд примет в качестве доказательства.

Электронная почта и мессенджеры

Это самые ненадежные варианты, даже если такой способ стороны закрепили в договоре и весь порядок подробно расписали.

Основная проблема — крайне сложно доказать, кто именно (какое физическое лицо) получил документ, в какой день и время. Хорошо, если стороны используют корпоративную почту и все сведения заносятся в систему. Но с мессенджерами так не получится. Суд, скорее всего, примет заверенные нотариусом скрины переписки. Но это — доказательства отправки, а не получения.

Чтобы избежать проблем, закрепите в договоре или попросите при отправке документов прислать ответным письмом подтверждение получения документов, где должны быть указаны:

кто и когда получил документ;

какие документы получены.

И всё равно желательно продублировать отправку документов Почтой РФ или курьерской службой.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Что делать, если контрагент «вставляет палки в колёса»

Так бывает, когда уже назрел спор. Контрагент старается всячески избежать получения документов, скрывается, отрицает их получение. Его задача — навредить или создать видимость нарушения другой стороной обязательств, чтобы использовать это в суде.

Лет 10 назад проблема доказать отправку и получение контрагентом документов была проблемой отправителя. Сегодня многое изменилось:

1. Задача отправителя — доказать доставку корреспонденции . То, что письмо не получено, должен доказывать контрагент. Иные условия применяются, если они согласованы сторонами в договоре.

2. Любой способ доставки может быть надёжен, если письмо отправлено и доставлено с соблюдением требований закона и условий договора с контрагентом.

3. Если в договоре или допсоглашении не указан адрес доставки, то письма направляются на адрес из ЕГРЮЛ/ЕГРИП — судебная практика считает это добросовестным исполнением обязанности.

Если, очевидно, назревают проблемы, старайтесь дублировать отправку документов, используя разные способы. Не обязательно все. Достаточно отправить документы так, как указано в договоре, и, например, Почтой России.

Есть и ещё один вариант отправки документов, который точно снимет все вопросы о добросовестности действий отправителя, — обратиться к нотариусу. Немногие знают, но нотариусы вправе передавать документы граждан и организаций другим гражданам и организациям . Перечень документов, условия их отправки и другие сведения фиксируются в протоколе. Документы будут считаться доставленными, даже если контрагент не отреагирует на сообщение о необходимости их получить или откажется их забрать. Этот способ применяется редко — просто в нём обычно нет необходимости. Но если документы представляют особую ценность (по характеру, по содержанию), нельзя допустить их утраты или нужно напрочь лишить оппонента возможности доказать неполучение документов, то он идеально подойдёт.

Статья актуальна на 08.02.2021

Получайте новости и обновления Эльбы

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур

Источник

Как отправить документы в другой город

DHL стремится сделать все, чтобы ваши грузы и документы были доставлены вовремя и в сохранности. Документы проходят тысячи километров по глобальной сети DHL, прежде чем достигают пункта назначения.

Помните, что корректно заполненная накладная и правильная упаковка документов обеспечат их доставку в целости и сохранности, поэтому обязательно убедитесь, что на накладной указан верный адрес, а ваши документы надежно упакованы. Если ваш конверт недостаточно прочен, воспользуйтесь специальным картонным конвертом DHL Express, предназначенным специально для отправки документов по экспресс-сети.

Отправить документы в другой город России или за границу вы можете из ближайшего к вам сервисного отделения, вызвав курьера DHL Express онлайн или позвонив в отдел по работе с клиентами.

После того, как вы определитесь со способом отправки, вам потребуется заполнить накладную, указав все необходимые данные в адресе отправителя и получателя:

• адрес, полное имя, фамилия и контакты отправителя (если необходимо – название компании);
• адрес, полное имя, фамилия и контакты получателя (если необходимо – название компании);
• полное описание содержимого груза;
• подпись и дата.

Обратите, пожалуйста, внимание, что если вы отправляете документы за границу, все данные должны быть внесены на английском языке, а также перед отправкой вам необходимо убедиться, что вложение конверта состоит только из документов / корреспонденции на бумажном носителе, не имеющих коммерческой стоимости. Только при таком условии ваша отправка может быть принята как документы для дальнейшей транспортировки за границу по сети DHL Express.

Источник

Где дешевле отправить посылку: битва 10 почтовых сервисов

Мы изучили условия десяти компаний, которые доставляют грузы по России и за границу. Вот сколько придётся заплатить за отправку посылки.

1. Boxberry

Чтобы отправить посылку, нужно прийти с паспортом в отделение Boxberry и передать своё отправление оператору. Ближайшее отделение для оформления посылки можно найти на карте. Посылку доставят в любой город, где есть отделение Boxberry.

По России, в Беларусь, в Казахстан. Также через Boxberry можно заказать товары из американских магазинов. На этом сайте можно рассчитать стоимость такой посылки.

Чтобы не стоять в очереди для заполнения накладной, можно заполнить её онлайн в личном кабинете. Сохраните в телефоне штрихкод накладной или запишите её номер, чтобы сообщить оператору.

После отправления отслеживайте статус посылки в личном кабинете с помощью трек-номера, который вам дадут при отправке. При поступлении заказа в пункт выдачи получателю придёт сообщение об этом по СМС или электронной почте либо поступит звонок. Срок хранения отправлений физических лиц в отделениях Boxberry — 5 дней.

Все отправления компания страхует от всех возможных рисков, стоимость страховки включена в стоимость отправления, которую можно рассчитать на онлайн-калькуляторе. Так что если посылка потеряется в пути или груз в ней будет повреждён, вам это компенсируют. При международных отправлениях размер возмещения не превышает 7990 ₽ за один груз.

Сколько стоит и когда доставят

Предположим, мы отправляем из Москвы в Санкт-Петербург посылку весом до 30 килограммов в коробке с габаритами примерно 50х40х35 сантиметров. В такую поместится, например, принтер.

Доставка посылки от отделения до отделения (включая страховой сбор, упаковку и СМС-информирование) займёт один день и будет стоить 535 ₽, от двери до двери — 830 ₽.

2. Почта России

Чтобы отправить посылку, можно обратиться в любое отделение Почты России.

Можно самостоятельно оформить посылку онлайн. При оплате онлайн посылки принимаются вне очереди. Однако при оформлении онлайн есть ограничения: вес посылки не должен превышать 20 килограммов, а сумма трёх измерений сторон — 300 сантиметров. Посылки, которые превышают эти габариты, можно отправить только офлайн из специально оборудованных отделений. Ближайший к вам адрес такого отделения лучше уточнить по телефону горячей линии почты 8 (800) 100-00-00.

Рассчитать стоимость отправления можно на онлайн-калькуляторе.

По России и почти во все страны мира, список здесь.

Для ценных посылок можно выбрать услугу описи вложения. Однако такая услуга доступна только офлайн и только для отправлений по России. В Москве она стоит 90 ₽, в регионах — 60 ₽.

Также можно воспользоваться такими дополнительными услугами, как объявленная ценность (для возмещения ущерба при утрате или повреждении посылки), наложенный платёж (оплата получателем) и СМС-уведомление о прибытии посылки.

Сколько стоит и когда доставят

Если мы отправим такую же, как и в первом примере, коробку с условным «принтером» Почтой России из Москвы в Санкт-Петербург, то стоить это будет 1272 ₽ без каких-либо дополнительных услуг, и придёт она за один день.

3. Pony Express

Заключить договор на доставку можно онлайн. После заполнения договора назначается персональный менеджер, который объяснит, как действовать далее (например, как заполнить накладную). За посылкой приедет курьер.

По всему миру. Возможность доставки груза в конкретную страну за границу уточняйте в разделе «Расчёт стоимости» или в ближайшем офисе.

Если груз весит больше 20,5 и меньше 80 килограммов, можно воспользоваться услугой экономдоставки.

Можно рассчитать, в какую сумму обойдётся отправка, заполнив эту форму.

Отслеживать свои отправления можно здесь. Услуга СМС-оповещения о доставке адресату бесплатна.

Срок хранения посылок на складе Pony Express — 3 недели, затем они возвращаются отправителю. Обычно, если посылка доставляется по указанному адресу, удостоверения личности получателя курьер не требует. Но если необходимо, можно заказать услугу «Доставка лично в руки». Тогда посылку отдадут только после предъявления получателем паспорта.

Если содержимое посылки было повреждено или доставлено не полностью, нужно написать личное сообщение в группу Pony Express ВКонтакте, указав номер накладной. Сотрудники проверят, была повреждена посылка до поступления к ним или уже после. Если вам будет полагаться компенсация, прикреплённый менеджер объяснит, как её получить. Если не соблюдён срок доставки, вы также вправе рассчитывать на компенсацию.

Сколько стоит и когда доставят

Наша посылка весом до 30 килограммов будет идти из Москвы в Санкт-Петербург 2–3 дня, и стоить это будет почти 1497 ₽ по самому экономному тарифу.

4. DHL

Принципы работы — те же, что и в других аналогичных компаниях-перевозчиках: можно рассчитать стоимость, заполнив форму, и отправить груз, либо вызвав к себе курьера, либо самостоятельно придя в офис DHL, а затем отслеживать отправление по трек-номеру.

Здесь нужно обратить особое внимание на положения о предъявлении претензий в случае повреждения или утраты посылки и на условия страхования. Страхование груза не входит в стоимость и оформляется дополнительно с оплатой страховой премии. А претензии должны быть заявлены отправителем только в письменном виде и не позднее 30 дней с момента приёма посылки. По истечении 30 дней DHL не будет нести по претензиям никакой ответственности. В отношении одного груза можно заявить только одну претензию.

Список стран для международной доставки —здесь. Также доставляют по России. По России посылки доставляют день в день или в течение нескольких дней, условия расписаны тут.

Сколько стоит и когда доставят

Наша коробка габаритами 50х40х35 сантиметров и весом до 30 килограммов будет доставлена из Москвы в Санкт-Петербург за один день и рекордные 9509 ₽.

5. СДЭК

Этот перевозчик также работает по стандартной схеме: нужно рассчитать стоимость отправки посылки в онлайн-калькуляторе (здесь же есть форма заключения договора онлайн) и отправить её либо через курьера, либо придя в один из офисов компании.

Все тарифы можно посмотреть на этой странице.

Отслеживать посылку по трек-номеру можно здесь.

По России, а также в Азербайджан, Армению, Беларусь, Великобританию, Германию, Казахстан, Киргизию, Китай, Литву, Латвию, ОАЭ, Польшу, Таиланд, Турцию, Узбекистан, Чехию и Южную Корею.

Сколько стоит и когда доставят

Отправка нашей коробки до 30 килограммов из Москвы в Санкт-Петербург (от одного пункта СДЭК до другого) обойдётся в 630 ₽ и займёт 2 дня.

6. Fox Express

По правилам компании, под категорию посылок и бандеролей попадают компактные грузы объёмным весом до 30 килограммов.

Рассчитать стоимость доставки и оформить доставку посылки можно на сайте или с помощью online-консультанта. Нужно либо вызвать курьера, либо самостоятельно принести своё отправление в один из офисов компании. Приём посылок для отправки в этот же день осуществляется с 9:00 до 14:00, приём отправления курьером — до 17:00. Срок доставки — от одного рабочего дня по России и от двух рабочих дней для международной пересылки. По тарифу «Стандарт» можно отправить посылку весом не более 30 килограммов. Все тарифы перечислены здесь.

По России и по миру, обширный выпадающий список стран появляется при выборе указания страны для расчёта цены отправки.

Сколько стоит и когда доставят

Посылка с габаритами 50х40х35 сантиметров и весом до 30 килограммов будет доставлена из Москвы в Санкт-Петербург по тарифу «Стандарт» за 1–2 дня и почти 1554 ₽.

7. City Express

Система отправки посылок аналогична другим курьерским службам: рассчитываете стоимость в онлайн-калькуляторе и отправляете посылку через курьера или посетив офис.

Есть возможность суперсрочной доставки: по тарифу «Прайм» доставят за 3 часа по Москве и на следующий день по России. А тарифом с самой низкой ценой — «Эконом» — можно воспользоваться, только если посылка весит больше 30 килограммов. Так что для нашего «принтера» мы сможем использовать только тариф «Экспресс» — доставка самолётом грузов от 5 килограммов.

При отправке груза весом более 2,5 килограмма понадобится заполнить опись вложения.

По России и миру (во все страны, кроме Абхазии, Афганистана и остальных, где ведутся военные действия). Важно учесть, что при международных отправлениях взимается доплата за груз в размере 500 ₽ с учётом всех налогов. Доплата при отправке в страны Таможенного союза не взимается.

Сколько стоит и когда доставят

По оптимальному для нашего случая тарифу можно отправить посылку за почти 3228 ₽ с получением на следующий день с общей скидкой в 10%, поскольку поедет она от офиса до офиса. Однако несмотря на то, что тариф «Эконом» можно выбрать только для посылок весом более 30 килограммов, в таблице при расчёте появилась эта опция. Если ею действительно можно воспользоваться, то со склада компании в Москве на склад в Санкт-Петербурге посылка прибудет за 1–2 дня и 426 ₽.

8. TNT

Это поставщик услуг FedEx Express в России. Здесь есть список вещей, принимаемых к пересылке:

• документы;
• электроника;
• ткани и одежда;
• медицинские товары;
• промышленное оборудование;
• всё, связанное с автомобилями.

На случай оформления международного отправления на сайте есть шаблоны для заполнения сопроводительных документов.

Коробки весом до 70 килограммов принимаются к погрузке без поддерживающей палеты (специального деревянного поддона), но если коробка весит более 30 килограммов, может взиматься дополнительная плата. На коробки весом свыше 23 килограммов нужно приклеивать этикетку «Тяжёлый груз», об этом нужно предупредить оператора при передаче посылки на переправку или курьера заранее.

Как по России, так и по всему миру. Начните набирать нужный город латиницей в графе адреса доставки, и найдёте его.

Сколько стоит и когда доставят

Посылка переедет из Москвы в Санкт-Петербург за один день и 6271 ₽.

9. FedEx

Эта международная компания, которая работает в 220 странах, включая Россию, и доставляет грузы практически любого веса и размера.

Рассчитать стоимость можно, заполнив форму. В ней есть опции отправки груза курьером или через офис компании.

Пока только за рубеж, перевозки внутри страны временно недоступны.

FedEx представлен почти во всех странах мира, при заполнении формы для доставки вы увидите всплывающий список стран.

Сколько стоит и когда доставят

Сейчас услуги внутренних перевозок по России в компании временно приостановлены, поэтому рассчитать стоимость отправки посылки из Москвы в Санкт-Петербург не получится. Однако если вам нужно отправить посылку из России за рубеж или из-за границы в Россию, сделать это с помощью FedEx возможно.

10. Express

Это срочная авиадоставка день в день или на следующий день. Отправить можно груз практически любого веса и размера, его заберёт курьер.

Оплата здесь осуществляется только за перевозку, за услуги курьера дополнительные деньги не взимаются.

По России и в 195 различных стран мира. Введите нужный город при заполнении формы.

Сколько стоит и когда доставят

К сожалению, сразу увидеть расчёт на экране не получится. Здесь необходимо заполнить форму, а далее дожидаться ответа оператора или самостоятельно позвонить на номер +7 (812) 777-23-65. Вам сообщат цену доставки. В нашем случае она составила 5500 ₽.

Общие ограничения для международных посылок: все они не должны превышать 31 килограмм по весу и €200 по стоимости за одну посылку на одно физическое лицо. Это лимит беспошлинного ввоза на 2020 год. В противном случае придётся платить таможенные пошлины и НДС.

Источник