Приложение N 12. Особенности написания дат, чисел и употребляемых сокращений слов
Приложение N 12
к Инструкции по делопроизводству
Особенности написания дат, чисел и употребляемых сокращений слов
Написание дат и чисел
1. Способы датирования документов.
Для подписания, утверждения и согласования документов используются словесно-цифровой и цифровой способы датирования.
Словесно-цифровой способ датирования применяется при написании дат в текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм (например: 13 октября 1996 года).
Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа, передаче телефонограмм, оформлении заказов на размножение документов и в иных случаях. При этом дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 15 мая 2001 года следует оформлять 15.05.2001 (в конце точка не ставится). Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2001.05.15.
2. Оформление дат в текстах документов.
Даты и календарные сроки в тексте проектов документов рекомендуется писать следующим образом:
3 ноября 1996 года, в ноябре 1996 года, в первом полугодии 1996 года, в I квартале 1996 года, за 11 месяцев 1996 года, в 1996 году, бюджет на 1996 год, с 1988 по 1996 год, в 1993 — 1996 годах.
В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День российской печати, но: День Победы, Рождество Христово.
Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта.
Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетаниях типа: представители Российской Федерации на восемьдесят пятом заседании Генеральной Ассамблеи ООН.
Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд, 80-е годы. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: II очередь строительства.
Если подряд идут два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами и разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивается у каждого, например: 5-й, 6-й класс; 9-е и 10-е классы; в 8-й или 9-й класс; советники государственной службы 2-го и 3-го классов.
Если несколько (более двух) порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, идут подряд, падежное окончание наращивается только у последнего, например: ученики 5, 7, 9-х классов; референты государственной службы 1, 2 и 3-го классов.
Если два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, написаны через тире, то падежное окончание наращивается только у второго, например: 8-10-е классы, 50-60-е годы, в 20-30-х годах.
Не требуют наращения падежных окончаний такие порядковые числительные, обозначенные арабскими цифрами, как номера томов, глав, страниц, иллюстраций, приложений и т.п., если родовое слово предшествует числительным, например: в томе 6, в главе 5, на странице 85, на рисунке 15, в таблице N 8, из приложения N 6.
Знак номера ставится перед порядковыми номерами приложений и таблиц, но не ставится перед порядковыми номерами иллюстраций, глав, страниц, например: приложение N 2, таблица N 1, глава 4, страница 5.
Римскими цифрами (без наращения падежного окончания) по традиции принято обозначать века, кварталы, порядковые номера конференций, конгрессов, международных объединений, ассамблей, годовщин, спортивных состязаний, например:
XX век, XIX — XX века, XX столетие
I квартал, II квартал, III квартал, IV квартал
X Международный астрономический съезд
XII Олимпийские игры
XXV Всемирная ассамблея здравоохранения.
3. Написание чисел.
Для написания чисел используется буквенная (четыре пишущие машины), цифровая (20 печатных листов) и буквенно-цифровая (130-тысячный) формы чисел.
Буквенно-цифровая форма чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел в виде сочетания цифр с сокращениями тыс., млн., млрд.: 5 тыс. рублей, 12 млн. рублей, 20 млрд. рублей.
Составные количественные числительные пишутся раздельно в полной или сокращенной форме: один миллион девятьсот сорок пять тысяч шестьсот сорок один рубль (1945641 рубль).
В тексте составные количественные числительные рекомендуется писать цифрами, а в начале абзаца — словами.
Если при числе дано сокращенное обозначение единицы измерения, число (даже однозначное) должно быть дано цифрами, например: 3 л, 12 г, 580 кг.
Если в предложении, наряду с однозначными, часто встречаются и многозначные количественные числительные, в целях унификации следует и однозначные количественные числительные писать цифрами, за исключением числительных в косвенных падежах, например: в библиотеку поступило 5 компьютеров, а в архив — 3 или: в библиотеке не хватает трех машин, в архиве — двух.
Названия единиц измерения в тексте постановлений, распоряжений рекомендуется писать: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб. метров, 20 млн. тонн; в приложениях — сокращенно: 5 тыс. м, 16 т, 120 кв.м, 60 куб.м, 20 млн. т.
Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 46,2 кв. метра, но 28,5 тыс. метров.
При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова «штук», «человек»: 10 автомобилей, а не 10 штук автомобилей; 5 программистов, а не 5 человек программистов. Но пишется: 10 листов бумаги.
Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся: 150-летие, 3-месячный срок, 25-процентный, 3-дневный, 1-, 2- и 3-секционные шкафы.
Если в документе встречаются выражения с числительными типа 1,95 раза, то в том же документе подобные числительные, которые обычно рекомендуется писать словами, также пишутся цифрами, например. при увеличении скорости в 1,95 раза производительность труда увеличится в 1,5 раза. (но не «в полтора раза»).
Числа приблизительные, когда они стоят на втором месте, рекомендуется писать словами, например. получено пачек двести бумаги. человек триста.
В номерах телефонов принято отделять дефисом (или пробелом) справа налево по две цифры, например: 45-12, 3-45-12, 29-02-10, 123-45-12 (или 45 12. 123 45 12).
В номерах автомобилей части двойного номера соединяются дефисом или разделяются пробелом, например:, 17-98 ММТ или 15 51 ОЛМ.
Между частями двойного номера дома ставится косая черта, например: ул. Ильинка, д. 90/2.
Литера пишется слитно с номером дома, например: Пушкинский пер., д. 7а.
Знаки номера, параграфа, процентов, градуса, минуты и секунды ставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм.
Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа, процентов и т.п. также пишутся словами.
Знаки N, з, % и т.д. при нескольких числах (т.е. когда они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз, до или после ряда чисел.
Математические обозначения =, , +, — и др. допускается применять только в формулах; в тексте документов их необходимо передавать словами равно, меньше, больше, плюс, минус.
При оформлении дат, календарных сроков, денежных выражений, а также в названиях праздников и знаменательных дат не рекомендуется отрывать словесные выражения от цифровых, переносить их на другую строку или страницу.
Не рекомендуется также отрывать знаки номера, параграфа, процентов, градуса, минуты и секунды от соответствующих цифр.
В этих целях между цифровыми и словесными выражениями проставляется жесткий пробел.
Написание часто употребляемых сокращений слов
4. Требования к употреблению сокращений слов и наименований.
В постановлениях и распоряжениях следует избегать употребления сокращенных слов, наименования упоминаемых органов, учреждений и организаций приводятся в полном соответствии с их официальным наименованием.
В официальных документах не допускается употребление сокращения «РФ» вместо слов «Российская Федерация».
При необходимости многократного употребления наименования органа, его подразделения, учреждения, организации в рамках одного документа при первом упоминании приводится его полное, а в скобках сокращенное наименование.
5. Написание буквенных аббревиатур.
Аббревиатуры, читаемые по названиям букв, не склоняются и пишутся прописными буквами. Например: МВД, МГУ, ООН.
Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся:
прописными буквами, если образованы от имени собственного, например: МИД, ВАК, (МИДа, ВАКу), а также ГОСТ (ГОСТом);
строчными буквами, если образованы от имени нарицательного, например: вуз (вуза).
6. Требования к сокращению часто употребляемых слов и величин.
Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми, а их написание — унифицировано. Например, сокращенно записываются:
названия единиц измерения (при цифрах):
Округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и последующих десятичных знаков для различных типов, размеров, видов, одного названия, как правило, должно быть одинаковым. Например: 89,775; 16,323.
В написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. должно соблюдаться единообразие принципов и форм сокращения. Например, при сокращении после цифр слов год, годы, необходимо сокращать и слова век, века после цифр, обозначающих столетия.
Если однажды в тексте фамилия написана с двумя инициалами, например: Иванов В.В. или В.В. Иванов, она и в дальнейшем должна писаться так же.
Не рекомендуется отрывать инициалы имени и отчества от фамилии, переносить их на другую строку или страницу.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Источник
Какие существуют способы датирования документов
Нормы и правила оформления таблиц, а также структурных составляющих связного текста (датирование документов, сокращения слов и словосочетаний, написание чисел и обозначений физических величин и др.) изложены в п. 4.1. О языке, стиле и деловом этикете письма будет сказано в п. 4.2. [c.50]
Нормы и правила оформления названных структур (таблиц, анкет), а также структурных составляющих связного текста (датирование документов, сокращения слов и словосочетаний, написание чисел и физических величин, математических формул и др.) были изложены в гл. 2. О стиле текста отдельных видов документов будет сказано в гл. 5. [c.87]
Каковы порядок датирования документа и виды дат [c.90]
Цифровой способ оформления дат должен применяться при датировании документа, а также резолюции, грифа утверждения, грифа согласования и в тексте документа. Предпочтение отдается цифровому способу, так как он сокращает длину даты в среднем на восемь печатных знаков и является кодом для автоматизированной обработки документа. Благодаря этому цифровой способ написания даты в масштабах [c.198]
Основополагающим государственным стандартом в области управленческой документации является ГОСТ 638 — 90 «Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению доку ментов «(введен с 01.01.91). В требованиях к оформлению документов содержатся указания по адресованию, согласованию, утверждению и датированию документов, чем обеспечивается единообразие в этих реквизитах, а также по рациональному размещению текстов в документах, порядку индексирования документов по общесоюзным классификаторам ОКУД и ОКПО. Необходимо учитывать и требование стандарта о проставлении реквизита переноса информации на машинный носитель. [c.178]
Датирование документа. Дат на документе всегда несколько. Они являются обязательным реквизитом любого документа, но имеют различное назначение и характеризуют стадии работы с ним, [c.25]
Этот первичный документ содержит вполне исчерпывающую информацию датирован (но год отсутствует), есть ссылка на получателя и контроль ответственных лиц, указаны направление расхода и объем операции. Интересно, что контролеров четверо один со стороны получающих, трое со склада. Еще один подобный документ (N 130) составлен [c.105]
Способ написания даты зависит от характера документа в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, следует использовать словесно-цифровой способ датирования, а в остальных случаях — цифровой. [c.25]
ДАТИРОВАНИЕ — указание на бумагах (документах) даты их составления, принятия, утверждения. [c.71]
Термин делопроизводство характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Понятием документ определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности.. Таким образом, понятия управление , инфор- мация , делопроизводство , документ органически взаимосвязаны. Не случайно авторы, изучающие эволюцию управленческой мысли, начинают отсчет от шумерской письменности на глиняных табличках, датированных третьим тысячелетием до нашей эры. Эти первые документы содержат информацию о коммерческих сделках и законах Шумера, являясь доказательством существования [c.3]
Данный документ (например, оборотный коносамент, необоротная морская накладная, доказательство о перевозке внутренним водным транспортом) должен распространять свое действие на проданный товар, быть датированным в пределах срока, согласованного для отгрузки товара и дать покупателю возможность получить товар от перевозчика в порту назначения и, если не оговорено иное, дать покупателю возможность продать товар третьему лицу во время транзитной перевозки путем передаточной надписи (оборотный коносамент) или путем извещения перевозчика. [c.70]
Помимо этих общих положений есть требования, которые придают документу юридическую силу и повышают оперативность его подготовки, обработки, исполнения. Этими требованиями предусматриваются автор учреждения наименование вида документа заголовок текст адресование датирование проставление отметок о согласовании, прохождении и исполнении документа подписание утверждение и проставление оттиска печати. [c.54]
Основными реквизитами документа считаются наименование вида документа, автор, заголовок, адресование, датирование, согласование, удостоверение и приложение к документу. [c.56]
Когда документ является оборотным Документы могут быть оборотными даже в случаях пропуска в них определенных реквизитов. В оборотный документ обычно включаются слова стоимость получена , однако эти слова могут быть опущены без всяких юридических последствий. На документе нет необходимости указывать дату, чтобы сделать его оборотным документом. Если на документе не указана дата, то предполагается, что документ должен быть датирован на день его выдачи. [c.653]
К сожалению, такой подход отражен и в разъясняющих документах, датированных более поздними сроками. Так, в письме Госналогслужбы РФ от 24 ноября 1998 г. № ШС-6-07/851 предложено начислять подоходный налог и страховые взносы, причем на любые выданные работникам денежные авансы — на командировочные, представительские и другие аналогичные расходы, целевое использование которых не подтверждено в установленные сроки оправдательными документами. Обратим внимание, что указанный порядок свидетельствует о готовности налоговых органов считать такие суммы доходом, вознаграждением, выплаченным в пользу работника. [c.348]
Ц Работник предприятия, находящегося в г. Хабаровске, в соответствии с приказом руководителя 12 апреля выезжает в служебную командировку в Чехию и Францию. По возвращении из командировки из авансового отчета и приложенных к нему документов (в том числе копии соответствующих страниц загранпаспорта) следует, что в г. Прагу он летел самолетом из Москвы, до которой также добирался самолетом. В загранпаспорте отметка о въезде в Чехию сделана 13 апреля. Выезд из Чехии отмечен 15 апреля, этим же числом датирован въезд во Францию. 17 апреля в загранпаспорте проставлена отметка о выезде из Франции, и в этот же день работник самолетом добирается до [c.404]
Представим изложенную выше информацию о датировании различных событий и документов при составлении и передаче бухгалтерской отчетности и проведении аудита в виде схемы (рис. 5.4). [c.472]
| Рис. 5.4. Соотношение датирования операций и документов, |  |
Отражение задолженности перед поставщиками и прочими кредиторами производится только на основании соответствующим образом оформленных документов в соответствии с их датированием. Начисление задолженности поставщикам и прочим кредиторам производится на основании полученных счетов-фактур с отражением по кредиту счетов 60 [c.192]
Кроме основной даты, в обязательном порядке датируются все проставляемые на документе отметки резолюция, визы, отметки о регистрации, контроле исполнения и т.д. В служебных отметках, а также при датировании (написание дат при утверждении, подписании) следует применять только цифровой способ. [c.36]
ДАТИРОВАНИЕ — простановка на документах даты их составления, обсуждения, принятия и утверждения. [c.153]
Датирование является обычной и в большинстве случаев обязательной процедурой при составлении каких-либо документов, используемых в документообороте любой организации. Даты составления, принятия или утверждения проставляются на всех бухгалтерских документах, на всех распоряжениях или приказах руководителей организации, на всех договорах, заключаемых фирмой. Также датирование применяется на общегосударственном уровне, например, даты в обязательном порядке проставляются на федеральных законах, подзаконных актах, постановлениях правительства и т. д. [c.153]
Без датирования многие документы считаются недействительными, например обязательность датирования распространяется на все бухгалтерские документы. [c.153]
Датирование документа. Дата, т. е. число, месяц, год — обязательный реквизит документа, который может иметь различное назначение. Так, дата, проставляемая в бланке, должна быть датой подписания документа. Однако нередко дату в бланке ставят при его регистрации или даже в момент отправления — в тaknx случаях дата подписания и отправки документа должна совпадать. Для официальных документов существует также дата опубликования документа, дата утверждения, дата вхождения документа в силу. [c.526]
Датирование документов. Даты, проставляемые на документе, характеризуют различные этапы работы с ним. В бланке (реквизит 11) проставляется дата подла сания документа. Имеются, кроме того, даты утверждения, согласования, аолучения, регистрация и т. п. Наиболее рационально оформление даты тремя парами арабских цифр 15.06.78—1-5 июня 1978 г. Если число месяца или его порядковый номер — число однозначное, перед ним ставится 0. Например, 05.09.78. -Такой способ облегчает обработку документов средствами ЭВМ, так как исключается необходимость их кодирования. Отметка о наличии приложений. Нередко документы имеют приложения, разъясняющие, детализирующие, уточняющие основной текст. Отметка о наличии приложения указывается под текстом [c.12]
Применение автоматического нумератора — датировщика позволяет быстро осуществлять штемпелевание, нумерацию, индексацию и датирование документов. Для нанесения на отправляемую почтовую корреспонденцию наименования предприятия или организации отправителя и его адреса, стоимости оплаты, порядкового, номера и даты почтового отправления применяются маркировальные машины. [c.146]
Из содержания ГОСТ й аФь29йао-жкнпзюрщиеся регламентации отдельных вопросов оформления документов. Так, из раздела 3 исключены пункты, затрагивающие правовое регулирование подписания и датирования документов (при этом сами реквизиты сохранены в практически неизменном виде—Авт.). [c.35]
А дело шло своим ходом. В октябре 1512 года оно слушалось вновь. Исход неизвестен. Но до нас дошел документ, датированный 26 апреля 1513 года, составленный за несколько лет до смерти нашего героя Это было до нашего магистрата маэстро Луки—Ордена миноритов Вашего города. Маэстро заявляет, что Пьеро де Филикайя, который ранее был распорядителем (экономом), имеет много собственных владений и он просит нас о полной справедливости, и, поскольку он утверждает, что он может добиться этого тут, мы хотели бы выполнить просьбу вышеупомянутого фра Луки, Вы бы при посредстве Вашего асессора опросили всех свидетелей, которых он укажет, как относящихся к этому делу. Позднее, когда будут получены подходящие подтверждения, Вы пошлете экземпляр нашему магистру и мы внесем разум и справедливость в это дело. И это все [Taylor, 1944, с. 375]. [c.211]
Записи в нем разнородны. Это и детализированные приказы, и сообщения, и даже счет (или отчет ) с указанием доходов, расходов и остатка. В нем есть копия жалобы какой-то деревни (мы ее не приводим). Это опись входящих и исходящих дел, но не бухгалтерский регистр. Документ правильно идентифицирован как регистр официальной деятельности и от его содержания зависела форма эфемериды, которая была с ним взаимосвязана. Архитимес только внимательно читал указания и в этой же последовательности располагал данные о фактическом исполнении. Эфемерида напоминает инвентарь, так как в ней тоже дан перечень, но перечень операций, т.е. это документ широкого спектра здесь отражены не инвентарные остатки, а сами операции. Родившаяся от официального регистра эфемерида имела вид примерно такой, как счет N 116, датированный II веком до н.э. [274, т. 1, ч. 1, N 116]. [c.168]
Архивное дело может отмечать несколько дней рождения в зависимости от точки зрения конкретного историка. Естественно, с появлением первых документов, известия о которых восходят к X в., появилась и задача сохранения этих документов, и ларник, должностное лицо, ответственное за сохранность документов и скрепляющее , т. е. удостоверяющее их правдивость, может считаться первым архивистом. Первая опись, а точнее перечневая роспись, датированная 1288 г. и вошедшая позднее в Ипатьевскую летопись, может считаться первым научно-справочным аппаратом, хотя различия между рукописями, т. е. собственно документами и книгами в ней не проведено. [c.280]
Горнодобывающая индустрия существовала в Верхней Силезии задолго до начала эпохи грюндерства. Кричный горн использовался уже за пятьсот лет до этого. Первое письменное упоминание о нем содержится в документе, датированном 1365 г. В 1709 г. в Альтхаммере заработала первая доменная печь на древесном угле. После того как Старый Фриц в Семилетней войне отобрал Си-лезию у своей исконной соперницы Марии-Терезии, он направил туда нескольких своих наиболее способных чиновников, чтобы форсировать там развитие горнодобывающей промышленности. Уже тогда в департаменте Бреслау насчитывалось 12 доменных печей, 28 кричных горнов, 34 кричные печи и 17 чугунных молотов. [c.25]
ПРИМЕР ЗАО Полиграф отгрузило 000 Компакт партию на сумму 141 600 руб. (в том числе НДС — 21600руб.). Поставщик выписал счет-фактуру за № 54, датированный 11 апреля 2007 года. Согласно условиям договора покупатель может рассчитывать на 15-процентную скидку, если оплатит товар в течение двух месяца с момента отгрузки. Что и было сделано, 23 мая 2007 года. В этом случае ЗАО Полиграф должно переделать отгрузочные документы, где указать новую ценную с учетом скидки на товар. [c.753]
Источник
