Какие способы унификации применяют для документов

Документации. Основные принципы и способы унификации документов

Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов — это выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения. Другими словами унификация – это применение в языке и стиле документов набора штампов, стандартов, которые позволяют сократить время их составления, облегчает процесс их восприятия, повышает культуру управленческого труда. Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.

Основными принципами унификации документов являются:

— унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра- образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;

— единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;

— комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

— информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;

— сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники;

— стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);

— сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;

— экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.

Существует 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета, таблица и тексты аналоги.

Трафарет — это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются бланки справок, командировочные удостоверения, ряд приказов, заявлений. Достоинство данного способа — сокращает время составления документов в 9 раз.

Анкета — способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В унифицированной системе документации на организационно-распорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки, личные листки по учету кадров. Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копирования информации.

Таблица — разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная – на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи. В табличной форме представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.

Тексты аналоги (типовые образцы) – это тексты примерно одного содержания и языкового оформления. В качестве примера такого рода документов можно привести: уставные, учредительные документы, типовые договоры и пр.

Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным (повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорении оборачиваемости финансовых средств) и прямым (снижение затрат труда (а следовательно и затрат на заработную плату) при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники).

Источник

Статья 6. Унификация и стандартизация документов

Статья 6. Унификация и стандартизация документов

Унификации подлежат наименования, формы документов, процедуры документирования, порядок документооборота и хранения документов.

Унификация документов осуществляется федеральными органами исполнительной власти в соответствии с их функциями. Результатом унификации документов являются унифицированные системы документации, утверждаемые соответствующими федеральными органами исполнительной власти разработчиками по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области документационного обеспечения управленческой деятельности.

Перечень федеральных органов исполнительной власти ответственных за разработку соответствующих унифицированных систем документации утверждается нормативным правовым актом Правительства Российской Федерации.

Государственный реестр унифицированных систем документации ведет федеральный орган исполнительной власти, ответственный за стандартизацию.

Унифицированные системы документации могут оформляться государственными стандартами. В этом случае они утверждаются федеральным органом исполнительной власти в области стандартизации по согласованию с соответствующим федеральным органом исполнительной власти — разработчиком унифицированной системы.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Источник

Унификация структуры текста служебного документа

Унификация структуры текста служебного документа

кандидат исторических наук, эксперт в области управления документацией, автор методик построения документных систем, руководитель направления консалтинга в управлении документами фирмы «1С».

• приведение множества видов документов к оптимальному минимуму (унификация видов документов);
• установление типовой композиции текстов документов (унификация структуры текстов).

Унификация структуры текста заключается в установлении типовой композиции, которая зависит от вида управленческого документа, формы представления информации, содержания конкретного документа и специфики отдельного акта делового общения.Композиция текста — это схема организации и структурной упорядоченности целого текста, отражающая строение, соотношение и взаимное расположение его частей, членение на смысловые элементы, степень и характер выраженности этих элементов, порядок их следования и взаимосвязь между ними. Выстроить композицию унифицированного текста документа означает подобрать нужные компоненты, определить их группировку относительно цели документа и их взаимную группировку, разместить отобранное в определенной последовательности. Композиционный строй официально-делового текста подчиняется строгой логической организации: композиция отражает систематизацию в области проблемы.

Для важнейших документов принимаются типовые композиционные формы, закрепленные законодательными актами. Так, в августе 2005 г. утвержден Типовой регламент 2 внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, в котором устанавливается содержательная и композиционная структура текста регламентного документа.

Документ состоит из тринадцати разделов:

1. Oбщие положения.
2. Порядок планирования и организации работы.
3. Порядок подготовки и оформления решений федерального органа исполнительной власти.
4. Порядок исполнения поручений.
5. Порядок подготовки и принятия нормативных правовых актов при осуществлении нормативного регулирования в установленной сфере деятельности (для федеральных органов исполнительной власти, наделенных соответствующими полномочиями).
6. Порядок подготовки и рассмотрения проектов актов, которые вносятся в Правительство (для федеральных органов исполнительной власти, наделенных соответствующими полномочиями).
7. Законопроектная деятельность и порядок участия в деятельности Федерального Собрания.
8. Порядок взаимодействия федерального министерства и находящихся в его ведении федеральных служб и федеральных агентств, а также порядок осуществления федеральным министерством полномочий по координации и контролю деятельности соответствующих федеральных служб и федеральных агентств.
9. Правила организации деятельности территориальных органов федеральных органов исполнительной власти.
10. Порядок взаимоотношений с органами судебной власти.
11. Порядок рассмотрения отдельных видов обращений.
12. Порядок работы с обращениями граждан и организаций, прием граждан.
13. Порядок обеспечения доступа к информации о деятельности федерального органа исполнительной власти.

На основе Типового регламента должны разрабатываться регламентные документы федеральных органов исполнительной власти с обязательным соблюдением установленной содержательной и композиционной формы. Композиционная схема трудового договора определена ст. 57 Трудового кодекса 3 и должна состоять из трех частей.

Первая часть включает сведения о работнике и работодателе, вторая — обязательные условия трудового договора и третья — дополнительные условия трудового договора, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Федеральный закон «Об акционерных обществах» 4 определяет обязательную содержательную сторону Устава общества. В документе должно быть отражено:

• полное и сокращенное фирменные наименования общества;
• место нахождения общества;
• тип общества (открытое или закрытое);
• количество, номинальная стоимость, категория акций и типы акций, размещаемых обществом;
• права акционеров — владельцев акций каждой категории (типа);
• размер уставного капитала общества;
• структура и компетенция органов управления общества и порядок принятия ими решений;
• порядок подготовки и проведения общего собрания акционеров, в том числе перечень вопросов, решение по которым принимается органами управления общества квалифицированным большинством голосов или единогласно;
• сведения о филиалах и представительствах общества.

Уставом общества могут быть установлены ограничения количества акций, принадлежащих одному акционеру, и их суммарной номинальной стоимости, а также максимального числа голосов, предоставляемых одному акционеру. Кроме того, Устав общества может содержать другие положения, не противоречащие Федеральному законодательству.

Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» 5 устанавливает виды учредительных документов общества с ограниченной ответственностью и определяет их композиционную форму. В учредительном договоре учредители общества обязуются создать общество и определяют порядок совместной деятельности по его созданию. Учредительным договором определяются также:

• cостав учредителей (участников) общества;
• размер уставного капитала общества;
• размер доли каждого из учредителей (участников) общества;
• размер и состав вкладов;
• порядок и сроки внесения вкладов в уставный капитал общества при его учреждении;
• ответственность учредителей (участников) общества за нарушение обязанности по внесению вкладов;
• условия и порядок распределения между учредителями (участниками) общества прибыли;
• состав органов общества;
• порядок выхода участников общества из общества.

Устав общества должен содержать:

• полное и сокращенное фирменное наименование общества;
• сведения о месте нахождения общества;
• сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов;
• сведения о размере уставного капитала общества;
• сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества;
• права и обязанности участников общества;
• сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества;
• сведения о порядке перехода доли (части доли) в уставном капитале общества к другому лицу;
• сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам.

В Распоряжении Правительства 6 РФ «Об утверждении формы анкеты для участия в конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации» определена форма анкеты, подлежащей представлению в государственный орган гражданином Российской Федерации, изъявившим желание участвовать в конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации. Таким образом, нормативной регламентации подвергаются и композиционные формы текстов, представленных в форме анкет.

Композиционная структура отдельных видов документов представлена в Методических рекомендациях 7 по унификации текстов управленческих документов и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Приведенные примеры подтверждают тенденцию к регламентации содержания документа. На законодательном уровне устанавливается обязательная композиционная схема документа, которая воспроизводится в аналогичном документе на уровне министерства, ведомства или организации.

Закрепление композиционных схем отдельных видов документов должно происходить и на уровне отдельных организаций в локальных нормативных актах. Так, в типовом положении о работе с регламентной документацией, которое входит с состав методического продукта фирмы «1С» «Комплект нормативных документов», содержатся требования к форме и структуре регламентных документов: Регламентация процессов осуществляется в форме текстовых документов (в том числе табличного формата) со следующей структурой:

1. Титульный лист.
2. Оглавление.
3. Общие положения, содержащие.
4. Область применения.
5. Термины и определения.
6. Сокращения.
7. Перечень ролей, участников процесса и их функции.
8. Основные нормативные положения (процедуры процесса).
9. Заключительные положения.
10. Перечень документов, на которые даются ссылки.
11. Перечень регламентных документов, утрачивающих силу с принятием настоящего документа.
12. Приложения.

В соответствии с приведенными требованиями составляются все регламентные документы организации, которая использует в своей деятельности типовое положение.
Структура распорядительного документа установлена типовым положением о работе с распорядительной документацией, а структура договора приведена в типовом положении о работе с договорной документацией. Эти нормативные документы также являются частью методического продукта «Комплект нормативных документов».

Таким образом, тексты многих документов, представленных в грамматически связной форме, составляются в соответствии с установленной законодательством типовой формой либо по устойчивым, выработанным практикой документоведения, композиционным схемам, закрепленным локальными нормативными актами. Такой подход к составлению документов снижает трудозатраты и повышает качество создаваемых документов.

Источник