Какие способы существуют для согласования

Электронное согласование документов и договоров

Переход организации на электронный документооборот позволяет оптимизировать работу, в том числе согласование документов. Все статусы подписания будут зафиксированы онлайн в автоматизированной информационной системе. Это делает процесс согласования прозрачным и понятным.

Обычно в компаниях перед подписанием договора или другого документа его согласуют внутри одного или нескольких отделов. Документ перемещается на визирование ответственному сотруднику или подразделению. Если документооборот происходит на бумаге, то приходится долго ждать получения подписей и постоянно отслеживать движение документов. Если документы в электронном виде, сложные цепочки согласований можно автоматизировать.

Согласование документов в электронном виде происходит в системе для электронного документооборота внутри организации (СЭД) или в сервисе для электронного документооборота (ЭДО) с контрагентами. Использование программ для согласования документов позволяет ускорить процессы. При этом хронология изменений будет сохранена — так участники смогут отследить внесенные изменения и актуальные статусы документа в реальном времени.

Как согласовать?

Рассмотрим, как происходит электронное согласование проекта договора и других документов в СЭД.

Система согласования документов предоставляет доступ к нужным файлам, правкам и комментариям сотрудникам компании. Доступы можно настроить на подразделение, отдельных коллег, а также разграничить права: администратор, редактор, читатель.

После того как вовлеченные сотрудники выдадут решение по документу, статус последнего изменится, и система отправит ответственному уведомление.

Когда процесс завершен, необходимо подписать документ. Это автоматически сделает система согласования. Либо сотруднику понадобится проверить цепочку и поставить подпись самостоятельно. Если документ подписан, внести в него правки невозможно.

Таким образом, согласование документов в электронном виде состоит из этапов:

1. Новый документ поступает в систему электронного согласования и оказывается в папке «Входящие» у ответственного сотрудника.
2. Запускается цепочка согласования, где каждый участник выбирает статус: внести правки, согласовать, отказать.
3. Принятый документ подписывают электронной подписью и отправляют адресату.

Также СЭД позволяет настроить автоматизированные маршруты, когда документ движется по цепочке, а участники получают напоминания.

Настройте систему согласования документов под ваши процессы в Диадоке

Согласование документов в системе ЭДО Диадок

Разберем, как происходит согласование документов в сервисе для электронного документооборота с контрагентами Контур.Диадок.

Система позволяет быстро согласовывать документы внутри компании: направлять документ на визирование или подпись определенному сотруднику, всему подразделению. Получателям придет уведомление на электронную почту, и они смогут обработать документ в Диадоке на странице «Согласование». Согласовать документы можно в веб-интерфейсе Диадока, мобильном приложении или интеграционных решениях, например в модуле для 1С.

Рассмотрим сценарии согласования и подписания входящих документов от контрагентов с участием в процессе двух сотрудников.

В первом случае у оператора есть право подписи и передачи на согласование или подпись, у бухгалтера — право согласования:

1. Оператор получает документ.
2. Передает документ на согласование бухгалтеру.
3. Бухгалтер получает документ и согласовывает.
4. Оператор подписывает документ или передает на подпись другому специалисту.

Теперь опишем сценарий подписания, где участвуют оператор, который может передавать документы на согласование или подпись, и директор с правом подписи:

1. Оператор получает документ.
2. Передает документ на подпись директору.
3. Директор получает документ и подписывает его.
4. Оператор видит, что документ подписан.

Все статусы документов наглядно отображены в системе, поэтому сотрудники могут легко ориентироваться в статусах.

Маршруты согласования в системе ЭДО Диадок

В Диадоке можно использовать автоматизированные маршруты согласования документов. Они нужны в следующих случаях:

• Документы в компании согласовывают дольше трех дней.
• Директор подписывает документы массово после согласования ответственными сотрудниками.
• В согласовании участвуют несколько человек.
• Сотрудники находятся в разных офисах.
• Перед подписанием и отправкой документ нужно дополнительно согласовать с помощью КЭП.

Маршруты настраиваются индивидуально в каждой организации. Это ускоряет процесс согласования и позволяет:

• Запускать по цепочке входящие и исходящие документы.
• Настраивать и менять шаги маршрута.
• На каждом шаге задать время, за которое нужно обработать документ.
• Настроить напоминания для исполнителя.
• Подключить уведомления руководителю для случаев, когда исполнитель пропустил срок согласования.
• Перемещать обработанные документы в специально созданные подразделения в ящике Диадока.

Диадок позволяет настраивать автоматический режим, когда система сама запустит документ по маршруту.

Составляйте маршруты согласования, подключайте уведомления для всех участников процесса, чтобы ускорить обработку документов в системе ЭДО Контур.Диадок

Плюсы согласования

Согласование договоров в электронном виде и других документов экономит время и упрощает работу. Еще преимущества:

• Над документом работают несколько сотрудников онлайн, без физического перемещения бумажных носителей.
• Настраиваются уровни доступа для категорий пользователей.
• История работы над документом фиксируется — процесс прозрачен.
• Участники согласования получают уведомления об изменениях.
• Маршрут движения настраивается по желанию клиентов, в соответствии с внутренними процессами в организации.
• Использование маршрутов увеличивает скорость согласования в СЭД и в системе ЭДО, что делает быстрее обмен документами с контрагентами, а значит, и получение оплаты от клиентов.
• Сервис ЭДО позволяет согласовывать документы с телефона (через веб-интерфейс или приложение).

После завершения согласования документ можно сразу подписать и принять к учету или отправить контрагенту.

Вопрос-ответ

В каких случаях лучше автоматизировать маршруты согласования?

Автоматизация пригодится, если согласование занимает несколько дней, в нем участвуют больше трех сотрудников из разных филиалов, работать приходится с большим объемом документов.

Сколько участников можно добавить в цепочку согласования?

В Диадоке нет ограничений по количеству пользователей в маршруте. Для автоматизации в цепочку добавляют всех участников процесса.

Источник

Как ускорить процесс согласования документов внутри и вне организации

5 проблем согласования документов в организациях

В организациях больших и малых периодически возникает задача согласования документов. Служебные записки, Заявки на отпуск, Заявки на командировки и закупку техники — любой бизнес-процесс движения документов в компании. Если в процессе участвуют только сотрудники компании, это внутреннее согласование.

В современном digital-мире есть много способов организовать подобные бизнес-процессы. Есть специальный софт, есть универсальные программы (Trello, Bitrix24, Листоход). В некоторых организациях до сих пор для любых согласований используют чаты Whatsapp или Telegram.

Кроме того, Бизнесу бывает необходимо согласовать договор или другой документ с заказчиком, подрядчиком или партнером.

Если внутри организации сотрудники могут “договориться” использовать любой подходящий инструмент, то с внешними контрагентами и их представителями — не всегда. Кто-то ждет договор на почту, кто-то в whatsapp, а кто-то присылает курьера. Подобные бизнес-процессы мы называем внешними согласованиями.

Также, при согласовании документов с сотрудниками других организаций, есть сопутствующие проблемы:

коммуникация в разных местах (чатах, приложениях, информационных системах);

фиксирования решений нет, приходится просматривать всю историю переписки, чтобы найти решение конкретного человека по вашему документу;

нет удобного инструмента для поэтапного движения документа;

непонятно, куда писать комментарии по документу, и где их потом искать;

непонятно, какой финальный статус документа и где искать актуальную версию.

Мы поставили цель создать единую удобную среду для автоматизации процесса согласования любых документов. Внутри организации и вне ее. Простую в использовании и не требующую лишних телодвижений (и программ).

Что работает на данный момент

Так как основных кейсов — два (Внутреннее и Внешнее согласование), мы движемся, параллельно наращивая функции в двух направлениях.

Согласование внутри организации:

Наглядный статус движения документа. Легко увидеть, кто задерживает согласование.

Интеграция с CRM Битрикс24. Пользователи Битрикс24 могут запускать бизнес-процесс согласования из карточки Компании или Сделки в CRM.

Шаблоны маршрутов согласований.

Согласование с внешними контрагентами:

Можно запустить согласование документа внутри организации и добавить внешних пользователей (через email). Можно запустить согласование только для внешних пользователей.

Согласование по почте. Приходит письмо с уникальной ссылкой на страницу согласования. Проголосовать можно только один раз. После голосования у пользователя остаётся возможность вернуться к этому документу и увидеть результат.

Хранилище документов на Яндекс.Облаке. Доступ по ссылке, действует ограниченное время.

Как работает Микро-СЭД (кратко о технологиях)

Само приложение с технической точки зрения представляет PWA на Vue 2 (сейчас мы проводим рефакторинг на Vue 3 и TypeScript с особым вниманием мобильной версии сайта).

На бэкенде PHP 8.0. и БД PostgreSQL, а для пользовательских файлов — S3 на Яндекс.Облаке.

Для связки с Битрикс24 мы адаптировали и опубликовали приложение в Маркетплейсе Битрикс24. Оно отвечает за список сотрудников и взаимодействие с CRM.

Сейчас Микро-СЭД доступен только как приложение для Битрикс24, однако в планах выпустить его как standalone веб-сервис.

История решения вопроса автоматизации согласований

Первая версия продукта для автоматизации согласований договоров внутри организации появилась в 2018 году. Сейчас это полнофункциональный продукт для коробочных Битрикс24. У него своя ниша, свои сценарии использования и типичный портрет клиента. Подробнее — страница у нас на сайте.

В новом приложении мы хотим уйти от ограничений “коробки” и от ограничений инфраструктуры Битрикс24.

При разработке Микро-СЭД мы учитываем опыт, накопленный за 3 года. При составлении списка функций опираемся в первую очередь на востребованные пользователями:

согласование с внешними пользователями;

интеграция с CRM;

наглядный конструктор маршрута согласования.

Бизнес-результат: чего добились за полгода.

Первая версия вышла в конце мая 2021.

На данный момент мы имеем 38 коммерческих установок (через маркетплейс Битрикс24), из них 2 компании пользуются приложением ежедневно.

Удивительно, но несколько клиентов, которые ждали выпуска этого продукта, отказались его использовать по причине “Мало функций, мы ждали больше”.

Сейчас доступна 3 версия приложения, мы верим в успех. Также верим, что вернем потерянных клиентов.

Наше узкое место — мало обратной связи от пользователей. Мы проводим интервью с реальными и потенциальными клиентами, но их крайне мало.

Если вы желаете принять участие в интервью и обсуждении новых функций продукта, пожалуйста, напишите нам на microsed@intervolga.ru .

Что дальше? Идем на Запад, в Мобилки и Юридическую чистоту.

В следующем релизе мы сделаем англоязычную версию приложения. Мы предполагаем, что продукт будет полезен многочисленным малым бизнесам Европы, США, Латинской Америки.

Чтобы не повторять ошибок русскоязычной версии, мы сразу начали диалог с потенциальными клиентами и обсуждение их проблем в согласованиях документов.

Хотим уделить должное внимание юридической стороне вопроса. Мы планируем внедрить подтверждение решения по SMS.

Также на очереди расширенная коммуникация в рамках согласования (аналог чата или форума). Делаем адаптив для мобилок и улучшаем PWA.

Источник

Как ускорить согласование договора

Мы в Рунетлексе ежедневно согласуем различные договоры для клиентов. Разумеется, у нас есть ряд правил и советов по тому, как делать согласование наиболее эффективным.

Я решил наконец-то формализовать их в письменном виде. Возможно, вы найдете здесь для себя что-то полезное. Буду рад, если поделитесь своими наблюдениями в комментариях.

Зачем вообще нужна скорость?

Задача юриста — защита бизнеса от различных козней контрагентов, сотрудников, государства. Некоторые юристы при этом считают, что сроки не имеют какого-либо значения. Это не так.

Чем быстрее согласован договор – тем быстрее компания получит деньги – тем больше вырастет показатель «скорости генерации дохода», который является основополагающим для бизнеса.

Неоправданное затягивание согласования – прямое вредительство для бизнеса.

Показывайте правки

Если вы делаете изменения в текст, то их стоит наглядно показать. В идеале для этого существует специальный инструмент в Ворде. Но если вам он не нравится или вы его не смогли освоить – не беда. Подчеркните их цветом, выделите жирным, да как угодно, главное — покажите.

Во-первых, вы позаботились о другой стороне, с которой совместно работаете над документом.

Во-вторых, вы не вызываете подозрения в том, что являетесь недобросовестным контрагентом, который «втихаря» пытается внести выгодные для него изменения. Последствия таких подозрений – конфликты, нежелание идти на уступки, незаключенная сделка.

Поясните правки

Недостаточно просто внести изменения и дополнения. Нужно объяснить, почему вы это сделали. Человек на другой стороне должен понять ваши мотивы, ваши тревоги, ваши опасения. Только тогда он сможет или согласиться с вами, или развеять ваши опасения, или предложить какую-то альтернативную версию. Пока стороны друг друга не поймут, согласование может длиться бесконечно.

А еще молчаливое изменение попахивает снобизмом, который бесит.

Не делайте правки ради правок. Не занимайтесь украшательством

Да, некоторые договоры могут выглядеть не так, как вы привыкли. Немного не те формулировки, не тот шрифт, некрасивые междустрочные интервалы.

Да, это ужасно, у составителя нет вкуса. Да, наверняка он получал тройки по русскому языку. Но если это никак не влияет на риски – какая разница?

Занимаясь правками в духе добавить к договору слово «настоящий» и выравнивать абзацы, вы не делаете лучше. Вы делаете хуже: ведь скорость согласования падает.А если вдруг при этом другую сторону заденут ваши правки за живое… Тушите свет, будет бесконечная битва. А спровоцировали ее вы.

Соотнесите риски

Как-то на заре своей карьеры я начал согласовывать договор после отпуска. Сил было много, душа пела, взгляд не был замутнен рутиной. Несчастный договор на музыкальное сопровождение мероприятия, цена которому была 15 000 рублей, превратился в красный полностью. Я был весьма доволен проделанной работой.

Хорошо, что менеджер-постановщик задачи был опытный парень. Он ничего не сказал, просто организовал подписание договора без изменений. Потому что правки никак не были соразмерны сумме сделки и рискам. Ну и при случае мне об этом вежливо намекнул. Урок был усвоен)

В общем, не увлекайтесь без надобности.

Укрощайте свою важность. Уважайте коллег

Есть замечательная поговорка «Будь проще – и люди потянутся». Любые проявления надменности, «наставничества», крутости, хамства будут раздражать. Последствия раздражения не заканчиваются на плохом настроении юриста контрагента, с которым вы работаете. Он начнет хамить, грубить, не соглашаться даже с очевидными вещами. Да, конечно, это непрофессионально. Но человеческая природа часто берет свое, и вы вряд ли сможете с этим что-то делать.

В итоге согласование превратится в бесконечный пинг-понг в знаниях законодательства, практики и умениях побольнее поддеть оппонента.

Возможно, это неплохое развлечение, но совершенно не конструктивно.

Правки больше 2 кругов – звоните

У меня нет какого-либо научного подтверждения этому совету, но есть богатый опыт наблюдений. Если договор не согласован после 2 кругов правок – у сторон есть какое-то недопонимание. Возможно из-за того, что письменная речь не передает всех нюансов, которые можно выразить голосом.

Живое общение решает бОльшую часть оставшихся вопросов. Просто позвоните юристу и спросите, что его беспокоит. Очеловечивание переговоров творит чудеса. Люди видят, что на другой стороне – не коварный обезличенный монстр, а такой же коллега – юрист.

А уж личная встреча просто сворачивает горы. Ну это крайний случай, конечно.

Не можете договориться – поднимайте вопрос выше

Допустим, вы соблюдали все вышеуказанные советы, но результата все равно нет. Это не страшно. Главное тут не долбиться головой «в стену», бесконечно предлагая новые варианты пунктов или аргументации, и неизменно получая отказ.

Обратитесь к постановщику задачи. Объясните, что вы с другим юристом не можете прийти к единому мнению по некоторым вопросам. Объясните, в чем конкретно вы видите риски. Пускай постановщик задач (или его руководитель) с учетом вашего мнения о рисках, суммы сделки, отношений сторон и прочих факторов принимает управленческое решение – согласовывать договор в таком виде, отказаться от сделки, позвонить руководству контрагента и пр.

И не забывайте – мы не принимаем решение за постановщика задачи. Мы только помогаем ему принять решение.

Напоследок важная оговорка. Все советы следует применять, используя здравый смысл, собственный опыт и ориентируясь на конкретные обстоятельства. Слепое применение может сделать только хуже. Работаем головой.

Буду рад обратной связи. Больше приемов по составлению и согласованию договоров — в моем телеграм-канале.

Источник