Какие способы оптимизации дебиторской задолженности вы знаете

Методы снижения дебиторской задолженности

Содержание статьи

Не секрет, что значительная часть задолженности так никогда и не возвращается должниками, несмотря на судебные решения, действия судебных приставов, банкротство и тому подобные процедуры. Все прекрасно понимают, что если долг не возвращают, то надо идти в суд. Но суд выносит решение, исходя из имеющихся доказательств, и на основе определенных правил (требований закона). Само по себе решение суда не гарантирует фактического возврата денег от должника взыскателю. Да и решение суда, надо признать, не всегда выносится в пользу взыскателя из-за неправильного оформления самого займа, пропуска сроков исковой давности, неправильного искового требования еще ряда факторов, которые мы будем освещать в этом цикле статей, посвященных фактическому возврату долга. Начнем с самого начала – возникновения задолженности.

Контроль дебиторской задолженности

Долги возникают постоянно. Ведение бизнеса без долгов невозможно. Поставка товаров с отсрочкой платежа, выплата аванса за будущие услуги, выполнение работ с последующей оплатой и так далее. Действовать по другому невозможно, иначе дохода не будет. Поэтому дебиторская задолженность – это нормальная ситуация для любого предприятия.

Поскольку возникновение задолженности со стороны контрагентов это норма, а не случайность, необходимо этот процесс систематизировать. Для этого существует два прекрасных инструмента – предварительная оценка контрагента и контроль над дебиторской задолженностью.

Предварительная оценка контрагента

Предварительная оценка контрагента не должна сводиться к формальному рассмотрению его устава, баланса и выписки из ЕГРЮЛ. Это нужная информация, но главное правильно ею пользоваться. Например, если планируемая сделка требует одобрения совета директоров контрагента, то необходимо получить нотариально заверенную копию решения этого органа. При этом лучше полный протокол, подписанный всеми членами совета директоров контрагента, а не выписку из протокола, подписанную секретарем.

Контроль над дебиторской задолженностью

Далее, бухгалтерский баланс. Допустим, в представленном балансе за последние два квартала указана выручка в размере 1 000 000 рублей. Планируемая сделка купли-продажи товара предполагает отсрочку оплаты на 30 дней, а ее стоимость равна 3 000 000 рублей. Логичный вопрос – как ваш вероятный покупатель сможет заработать 3 000 000 рублей за 30 дней, если за шесть месяцев смог заработать только один миллион? Стоит попросить партнера объяснить, как он будет реализовывать полученный у вас товар. Стесняться этого не надо, ведь продавая товар с отсрочкой платежа, вы выдаете своему партнеру коммерческий кредит, поэтому имеете право спросить, как он будет его отдавать. Таким образом, уже на этапе формирования сделки исключаются высокорисковые отношения.

Договорные методы снижения дебиторки

Итак, контрагент выбран, проверен, внушает доверие. Заключаем договор. Если договором купли-продажи или поставки товара предусмотрена отсрочка его оплаты, то эта отсрочка называется коммерческим кредитом. В статье 823 Гражданского кодекса РФ коммерческий кредит определяется как договор, исполнение которого связано с передачей в собственность другой стороне денежных сумм или других вещей, определяемых родовыми признаками, в котором может предусматриваться предоставление кредита, в том числе в виде аванса, предварительной оплаты, отсрочки и рассрочки оплаты товаров, работ или услуг, если иное не установлено законом.

Для наших целей выделим важное: передача вещей, определяемых родовыми признаками с отсрочкой или рассрочкой оплаты. Иными словами, поставка, например, муки с постоплатой, это коммерческий кредит. Поскольку отсрочка платежа это кредит, то за пользование кредитом можно взимать процент. Не нужно путать с неустойкой, которая является штрафом. Например, покупатель предлагает поставить ему товар с отсрочкой платежа на 60 дней. В этом случае возможно предложить покупателю отсрочку с уплатой, скажем, 5% годовых от суммы отсрочки за 60 дней. Но за нарушение сроков возврата свыше 60 дней установить еще и штраф (пеню, неустойку) в более высоком размере.

Важное замечание: если установить в договоре и неустойку, и проценты за пользование коммерческим кредитом за просрочку исполнения одного и того же обязательства, вам могут отказать в их одновременном взыскании.

Чтобы побудить покупателя оплатить товар как можно раньше, лучше всего установить процент за пользование кредитом не весь срок отсрочки, а, скажем, только за треть. Например, из 60 дней отсрочки 40 без процента, а двадцать с процентами. Таким образом, с одной стороны расходы покупателя не очень обременительны, но в тоже время есть стимул рассчитаться пораньше.

Сдача-приемка поставленного товара

Очень важный раздел договора относится к сдаче-приемке поставленного товара. Рекомендую описывать этот процесс максимально подробно. Например, приемка товара лицом, чьи полномочия не подтверждены, может быть не принято судом во внимание, поскольку не доказывает факт приемки. Мало ли кто подписал акт. Кроме того, несоблюдение порядка приемки также приводит к возможности успешного оспаривания факта приемки товара покупателем. Часто встречаются ссылки на инструкции Госарбитража СССР П-6 П-7. Прекрасные документы, подробно описывающие процедуры приемки и сдачи. Проблема в том, что эти процедуры фактически не соблюдаются именно в силу их подробности. Следовательно, недобросовестный покупатель может заявить, что товар не принял, так как установленная договором процедура не соблюдена. Вы поставили товар, ждете оплаты, срок наступил, вы спрашиваете где оплата, а вам отвечают, что поставки не было, поскольку приемка не соответствует договору.

Документооборот

Не менее важное положение договора регулирует документооборот, ведь кроме приемки товара, покупатель обязан оформить документы (счет-фактура, товарная накладная, единый передаточный документ (ЕДП), акт сдачи-приемки и т.д.), подтверждающие в соответствии с договором, что товар им принят без замечаний. После того как документы оформлены, покупатель обязан передать их продавцу. Для того, чтобы не возникало заминок с документами, нужно в договоре установить порядок и сроки передачи документов о поставке от покупателя продавцу и ввести специальные санкции в виде денежных штрафов за нарушение этих положений договора.

Нужна юридическая помощь по вопросу взыскания задолженности?

Воспользуйтесь бесплатной помощью опытного юриста по ссылке ниже. Консультация возможна онлайн или в нашем московском офисе.

Претензионно-исковая работа с должниками

Подробный и грамотный договор – это прекрасно, но за его исполнением нужно следить. Необходимо контролировать своевременную отгрузку товара, его движение до покупателя и сохранность в пути, время доставки покупателю и его действия по приемке и оформлению документов. Для этого необходимо выделить специальных сотрудников и подготовить Положение об исполнении договоров, в котором подробно описать кем, как и что контролируется, или включить этот раздел в Положение о договорной работе.

Если несмотря на проверки, подробный договор, контроль его исполнения, оплата не производится, наступает время претензионно-исковой работы.

Важно: не допускайте затягивания направления претензии нерадивому покупателю. Направляйте претензию как можно скорее после нарушения сроков оплаты.

Претензионно-исковая работа в организации – это комплекс мер, направленных на урегулирование споров с контрагентами по поводу нарушения договорных обязательств одной из сторон. Она охватывает весь цикл действий от выявления нарушения до удовлетворения претензии (добровольного или принудительного). Само по себе предъявление претензии сразу после просрочки говорит должнику о том, что у вас дело поставлено серьезно и договориться или увещевать просто некого – все делается системно, и менеджер, с которым работает должник, не может ни на что повлиять, даже если захочет. Кроме того, должник понимает, что за неудовлетворенной претензией сразу последует иск в суд. Чтобы усилить этот эффект, нужно в договоре установить короткий срок рассмотрения претензий, который будет начинаться с даты отправки претензии должнику, а не от даты ее получения. В этом нет ничего предосудительного. Добросовестный партнер сможет заплатить или внятно объяснить причины неплатежа и обозначить сроки погашения претензии. Ему для этого нужно два-три дня. А если нет, то и месяц не поможет.

Как организовать претензионно-исковую работу

Чтобы организовать такую работу, определите, какие сотрудники будут в ней участвовать, как они будут взаимодействовать между собой. Этот порядок закрепите в Положении о претензионно-исковой работе. Чтобы упростить претензионно-исковую работу, разработайте типовые формы претензий и исков.

В зависимости от специфики деятельности вашей организации и от количества претензий (ваших и поступающих от контрагента) претензионную работу можно поручить:

• юристу компании или юридическому отделу. В составе этого отдела можно поручить работу с претензиями одному или нескольким юристам;
• специальному подразделению – отделу претензионно-исковой работы. Обычно он формируется на базе юридического департамента, но можно включить в его состав экономиста или бухгалтера, а также узкого специалиста той сферы, в которой работает ваша организация. Например, в торговле это может быть товаровед, в грузоперевозках – логист;
• рабочей группе, которая будет собираться для рассмотрения конкретной претензии. Это удобно в случае, если споры у вас случаются нечасто и/или требуют привлечения специалистов из разных областей: юриста, бухгалтера, инженера и т.д.

Можно сочетать указанные варианты. Например, в штатном режиме претензиями занимается юрист по претензионно-исковой работе, а для претензий по договорам подряда собирается рабочая группа из юристов и инженеров.

Распределите задачи между ответственными сотрудниками (подразделениями). Определите, кто и как будет принимать и фиксировать претензии от контрагентов, инициировать предъявление претензий вашей организацией, вести переговоры, принимать решение по передаче спора в суд и т.д. Впоследствие все это нужно будет отразить в специальном локальном акте – Положении о претензионно-исковой работе.

Возможно, для организации эффективной претензионно-исковой работы вам придется создать новое структурное подразделение и внести изменения в должностные инструкции, трудовые договоры и другие документы. Чтобы не допустить при этом ошибок, в том числе не нарушить права сотрудников, привлеките к работе над проектом специалистов по кадрам и по трудовому праву.

Конечной целью претензионно-исковой работы является сокращение числа нарушений и претензий, уменьшение количества судебных споров. Чтобы ее достичь, регулярно проводите работу над ошибками. Выявляйте и устраняйте причины возникновения претензий.

Например, если вы проиграли суд ввиду некорректной формулировки в договоре, внесите соответствующие исправления в типовые договоры. Если пришлось отказаться от взыскания, потому что документы на передачу товара были неправильно оформлены, выпустите разъяснения для сотрудников, проведите обучение персонала. Если контрагент не смог выполнить обязательства, а взыскать с него оказалось нечего, внесите изменения в Положение о договорной работе, чтобы усилить проверку контрагентов. Можно также ввести правило, согласно которому новым клиентам товары поставляются только по предоплате.

Итак, мы рассмотрели методы контроля над дебиторской задолженностью и ее снижения. В следующей статье мы обсудим методы досудебного взыскания задолженности и финансирования под уступку права требования долга.

Источник

Виды дебиторской задолженности: проводим анализ и снижаем риски

Вопросы, рассмотренные в материале:

• Что такое дебиторская задолженность
• Какие бывают виды дебиторской задолженности
• Как оптимизировать дебиторскую задолженность
• Как построить систему работы с дебиторскими задолженностями

Причиной появления дебиторской задолженности всегда является разрыв между сделкой купли-продажи и оплатой товара. Иными словами, речь идет о разновидности финансовых вложений одной компании в другую. Поэтому для эффективного управления «дебиторкой» важным становится сохранение допустимых границ этого актива. Далее мы расскажем про виды дебиторской задолженности, связанные с ними риски и про используемые в этом случае принципы формирования системы работы.

Понятие и виды дебиторской задолженности

Финансовая стабильность любой компании требует превышения суммы дебиторской задолженности над кредиторской.

Дебиторская задолженность – это имущественные требования организации к юридическим и физическим лицам, входящим в число ее должников.

Дебиторскую задолженность принято рассматривать как:

• средство погашения кредиторской задолженности;
• часть продукции, переданной покупателям, но пока не оплаченной;
• одну из составляющих оборотных активов, финансируемых за счет собственных или заемных средств.

Оборотный капитал компании состоит из:

• денежных средств;
• «дебиторки»;
• материально-производственных запасов;
• незавершенного производства;
• расходов будущих периодов.

Таким образом, дебиторская задолженность входит в оборотный капитал фирмы.

Причиной появления разных видов дебиторской задолженности может стать невыполнение договорных обязательств, излишне уплаченные налоги, взысканные сборы, пени, выданные денежные суммы подотчет.

Выделяют два вида дебиторской задолженности предприятия:

Нормальным называется долг за отгруженные товары, работы, услуги, срок оплаты которых не наступил, но при этом право собственности перешло к покупателю. Также поставщику (подрядчику, исполнителю) может быть перечислен аванс за поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг).

Тогда как второй тип состоит из неоплаченного в установленный договором срок долга за товары, работы, услуги. Просроченный вид дебиторской задолженности делят на сомнительный и безнадежный.

В соответствии с пунктом 1 статьи 266 Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ):

«сомнительным долгом признается любая задолженность перед налогоплательщиком, возникшая в связи с реализацией товаров, выполнением работ, оказанием услуг, в случае, если эта задолженность не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена залогом, поручительством, банковской гарантией».

После истечения срока исковой давности сомнительный вид дебиторской задолженности меняет статус на безнадежный, который невозможно взыскать.

Согласно пункту 2 статьи 266 Налогового кодекса РФ «безнадежными долгами (долгами, нереальными ко взысканию) признаются те долги перед налогоплательщиком, по которым истек установленный срок исковой давности, а также те долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации».

Нереальный к взысканию вид дебиторской задолженности, возникает из-за:

• ликвидации должника;
• банкротства должника;
• истечения срока исковой давности без подтверждения дебиторской задолженности со стороны должника;
• наличия денежных средств на счетах в «проблемном» банке; тогда существует два варианта развития событий:
• после вынесения постановления о ликвидации банка все еще не хватает средств для погашения разных видов дебиторской задолженности, поэтому долг признается нереальным к взысканию и подлежит списанию на финансовые результаты;
• вместо ликвидации производится реструктуризация банка, и компания может создать резерв по сомнительным долгам и ждать восстановления банком платежеспособности;
• невозможности взыскания судебным приставом суммы долга по решению суда (допустим, имущество должника находится на праве оперативного управления).

По предполагаемым срокам погашения дебиторская задолженность бывает двух видов:

1. краткосрочная – на ее погашение дается год после отчетной даты;
2. долгосрочная – погашение ожидается более чем через год после отчетной даты.

Отметим, что при просроченном виде «дебиторки» стоит применять отсрочку (рассрочку) платежа, рассчитываться акциями, векселями, использовать бартер. Однако в случае предоставления отсрочки нужно изучить платежеспособность и деловую репутацию контрагента.

Топ-3 статей, которые будут полезны каждому руководителю:

Способы оптимизации дебиторской задолженности

Предупредить образование дебиторской задолженности можно при помощи заранее подготовленного четкого плана ведения расчетов. За счет грамотно использования в финансово-хозяйственной деятельности собственных средств сокращается величина дополнительных издержек.

Компании важно быть аккуратной при выборе клиентов для сотрудничества, как можно более педантично прорабатывать и согласовывать условия сделки. Не стоит подписывать контракт, пока вы не видели максимально возможный комплект учредительных документов, не представили себе положение клиента на рынке, его платежеспособность и исполнительность по отношению к другим юридическим и физическим лицам. Предприятиям лучше пользоваться системой стандартов оценки потенциальных клиентов, сотрудников.

Современный бизнес имеет множество общедоступных инструментов для проверки контрагентов. В их число входят сайт налоговой, картотека арбитражных дел, реестр исполнительных производств в Федеральной службе судебных приставов и прочее. Чтобы минимизировать риски, рекомендуется вводить и использовать штрафные санкции, четкие этапы по работе с должниками. Приведем бытовой пример: при наличии долга по коммунальным услугам, согласно договору, неплательщику могут перекрыть доступ к энергоресурсам.

Чтобы сократить любой вид дебиторской задолженности, можно использовать такие способы:

Создать отдельную службу по работе с клиентами.

Поскольку крупные компании работают одновременно с большим количеством контрагентов, им сложно обойтись без специального маркетингового, планового отдела. Его сотрудники отвечают за подробный анализ состояния взаиморасчетов, разработку и применение на практике эффективной тактики выбора бизнес-партнеров. Также данные специалисты должны подобрать наиболее выгодные условия, содержание контрактов и предложить способы оптимизации действующих сделок.

Так, отдельная служба начинает играть очень важную роль в финансово-кредитных учреждениях, когда их клиентами становятся как юридические, так и физические лица. Ведь в этом случае нужен подбор и анализ наиболее приемлемых условий для заключения соглашений.

Чтобы снизить объем «дебиторки» компаний, банк может внести в условия договора большой штраф за неисполнение обязательств. Для граждан также стоит прописать вероятность безакцептного списания долга с личного счета должника при невозможности предоставить деньги кредитору в установленный срок.

Пересмотреть график платежей.

Еще одним вариантом, позволяющим снизить экономические риски, затраты организации, является смягчение требований по отношению к должнику. Допускается предоставление ему отсрочки, рассрочки, реструктуризации. В этом случае у неплательщика появляется шанс восстановить платежеспособность, чтобы удовлетворить требования кредитора.

Представим, что за определенный период компания потребила некоторый объем электроэнергии, но не заплатила поставщику. Теперь ей грозит отключение света. Поскольку применение столь строгой меры станет причиной для полной остановки работы, руководитель-должник выходит на переговоры с поставщиком и просит отсрочку в три недели. Для кредитора этот срок не представляется критичным, а такая уступка – это возможность получить деньги и сохранить партнерские отношения.

Заключить контакт с должником.

Во время досудебного урегулирования сложившейся ситуации необходимо постоянно работать с клиентом, только при этом условии удастся не просрочить взыскание. На первых этапах дебитору направляются уведомления, письменные претензии, предложения закрыть долг в установленный срок. Переговоры должны вестись в формате личных встреч, звонков по телефону, переписок по e-mail.

В результате стороны могут прийти к мировому соглашению, пересмотреть условия договора. В качестве предоставления гарантии кредитору со стороны заемщика может использоваться обеспечение контракта. Допустим, договор ипотечного кредитования предполагает, что получатель займа оставляет недвижимость в виде залога.

Обычно добиться высоких показателей закрытия разных видов дебиторской задолженности удается за счет использования системы поощрений. За досрочное перечисление аванса заказчик получает скидку на услуги. Но чтобы фирма не ушла в минус, а исполнительность клиентов повысила оборачиваемость средств, важно заблаговременно просчитать доходность таких мероприятий.

Может быть полезным введение премирования для должностных лиц как за достижение высокого уровня продаж, так и за своевременное исполнение договорных обязательств клиентами. Неэффективная работа отдела влечет за собой сокращение вознаграждения работников. В результате в компании формируется четкая взаимосвязь между уровнями профессионализма и дохода сотрудников.

Сформировать перечень ненадежных партнеров.

Маркетологи составляют список контрагентов, которым стоит отказать в продолжении сотрудничества, отталкиваясь от результатов исполнения договоров, состояния взаиморасчетов. Осуществляя поставки, перечисляя авансы таким фирмам, кредитор рискует потерять ресурсы.

Провести судебное разбирательство.

Бывает, что мирное урегулирование ситуации не представляется возможным, тогда дело направляется в суд. Далее должник привлекается к ответственности: с него в принудительном порядке взыскивается дебиторская задолженность при помощи изъятия денежных средств, имущества. Для неплательщика данная процедура несет разные виды отрицательных последствий, а именно: происходит ограничение его деятельности, территориального перемещения, права управления транспортом (если речь идет о физических лицах), производится арест и реализация объектов собственности.

Анализ дебиторской задолженности организации

Если вы хотите наглядно увидеть разные виды дебиторской задолженности по срокам просрочки платежа, стоит построить график анализа. Он поможет проанализировать показатели как по видам просрочки, так и по клиентским менеджерам, филиалам. Наличие динамики «дебиторки» с указанием общих сумм позволяет не рассчитывать их дополнительно.

Таким образом организация отслеживает размер дебиторского долга и разные виды показателей, вычисленные на его основе.

Коэффициент дебиторской задолженности сокращенно называется Кдз и используется для отображения той части активов компании, которую составляют долги. Для его вычисления применяют такую формулу:

где ДЗ – сумма всех видов дебиторской задолженности;

А – все активы компании.

Еще одним важным показателем считается коэффициент оборачиваемости. Он показывает скорость погашения дебиторского долга, то есть, как быстро контрагенты оплачивают товары. Данный показатель позволяет понять, какое количество раз за период фирма получила оплату в размере среднего остатка неоплаченной задолженности. С его помощью определяют, насколько эффективно взыскиваются долги с контрагентов. В этом случае применяют формулу:

Кодз = Выр / СрОстдз,

где Кодз – коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности;

Выр – выручка за период;

СрОстдз – средний остаток дебиторки».

Рассчитывают данный показатель, складывая разные виды дебиторских денежных обязательств на начало и конец периода, после чего делят на два. При помощи коэффициента оборачиваемости удается узнать усредненное количество дней, на протяжении которых долг остается неоплаченным.

Сразу скажем, что эти показатели не предполагают наличия нормальных значений. Компания сама решает, в каких пределах должны находиться коэффициенты, отталкиваясь от особенностей своей деятельности. Высокий коэффициент оборачиваемости свидетельствует о том, что покупатели быстро выплачивают разные виды долгов, а это лучший исход для каждого предприятия. Однако нужно понимать, что высокая оборачиваемость не всегда становится показателем эффективной работы фирмы.

Как создать систему управления дебиторской задолженностью

Эффективной можно считать систему управления разными видами дебиторской задолженности, если она позволяет справиться с такими задачами:

• формализовывать и актуализировать эффективную торговую и закупочную политику, которая позволит повысить доходность компании, параллельно поддерживая приемлемый уровень рисков;
• сохранять баланс между дебиторскими долгами и фондирующими их пассивами;
• выделять приоритеты по объемам производства, ассортименту;
• формировать и вовремя актуализировать прогнозы поступления средств;
• снижать разные виды расходов на сопровождение закупок и продаж.

Этап 1. Определение правил игры.

Этот этап состоит из следующей последовательности действий:

Подготовка регламентов в отношении:

• коммерческого кредитования продаж (предоставления отсрочек различным типам покупателей по видам товаров);
• коммерческого авансирования закупок (осуществления предоплат различным группам поставщиков по видам закупок).

Практически всегда ранняя оплата сопряжена с предоставлением скидки, по этой причине закупщикам выгоднее покупать по предоплате, а продавцы предпочитают отгружать в долг. Даже несопоставимость стоимости такого финансирования контрагентов и цены привлекаемых кредитов не становится серьезным аргументом. Дело в том, что банковские проценты не учитываются в EBITDA, и замотивированные на такой показатель менеджеры готовы сопротивляться до конца.

Шаг 2. Персонализация ответственности за исполнение регламентов, что позволяет прикрепить к каждому контрагенту отдельного менеджера, а также назначить для каждого процесса ответственного представителя подразделения. Говоря о менеджере, мы имеем в виду менеджера отдела продаж/отдела закупок (ОП/ОЗ), а в число обсуждаемых подразделений входят финансовый департамент (ФД), коммерческий департамент (КД), юридическая служба (ЮС) и служба безопасности (СБ). При этом бухгалтерия включается в ФД.

В реальном бизнесе часто используется распределение ответственности, при котором ответственность за продажи и взыскание дебиторских долгов несут разные департаменты, чьи цели противоположны друг другу.

Шаг 3. Определение ответственности за нарушение регламентов на двух уровнях:

• внутренние меры предполагают ответственность персонала за несоблюдение процедур;
• внешние меры, то есть штрафные санкции контрагентам за нарушение условий соглашения.

Шаг 4. Мотивация на соблюдение регламентов. Сокращение различных видов дебиторской задолженности не всегда возможно лишь за счет штрафных санкций. Такой подход может не только сохранить имеющиеся просрочки, но и снизить мотивацию персонала и партнеров компании. А значит, помимо мер ответственности, стоит сформировать принципы мотивирования. На практике свою эффективность успели доказать такие решения:

• размер вознаграждения зависит от результативности сотрудников в работе с разными видами дебиторской задолженности;
• контрагенты понимают, насколько более выгодное сотрудничество их ждет в случае четкого соблюдения договоренностей.

Шаг 5. Пропаганда и разъяснение «правил игры». Сотрудники и контрагенты будут выполнять регламенты только при условии, что они их понимают и чувствуют себя активными соучастниками. В противном случае они будут выступать в роли формальных исполнителей, работающих под угрозой санкций или в ожидании выгоды. Если вам удастся сформировать максимально понятную и прозрачную систему, менеджеры сами будут напоминать контрагентам о сроках погашения долга. Еще один плюс такой ситуации: вы увидите, насколько ваши специалисты профессионально справляются с подготовкой первичной документации.

Иногда исходящие от персонала идеи («снизу») или от заинтересованных партнеров («сбоку») становятся лучшими инструментами для заблаговременного предотвращения проблем или «расшивания» сложных видов дебиторской задолженности.

Этап 2. Планирование показателей.

Тактическое планирование представляет собой определение общих принципов работы с продуктами и контрагентами на конкретный отрезок времени. Тактические принципы формирования задолженности должны быть направлены на достижение прямых и косвенных видов целей предприятия на конкретный период. К первому виду относятся рост прибыли, оборота, доли рынка, а ко вторым – политические, имиджевые цели и пр.

Операционным планированием называют установление лимитов (нормативов) и условий работы для конкретных партнеров и ассортиментных позиций. Операционные планы являются распределением тактических планов по «карте» партнеров. Поясним, что партнеров распределяют с определением матрицы условий работы по каждому из сегментов.

Сегментирование приходится проводить, поскольку не все партнеры одинаково интересны и значимы для компании с экономической точки зрения. Эффективное разделение на виды требует выделения критериев, отражающих особенности бизнеса, а также свойственные ему и контрагентам риски по таким параметрам:

• экономические – платежеспособность и дисциплинированность партнера, его доля в обороте и прибыли, финансовые условия взаимодействия, пр.;
• маркетинговые – возможность тестирования нового ассортимента, воздействие на узнаваемость и привлекательность марки, пр.;
• иные, способные выделить виды партнеров, в соответствии с разного рода принципами взаимодействия; это могут быть масштаб бизнеса, география развития, история взаимоотношений, принадлежность контрагента к конкретной сфере деятельности, наличие специфических рисков, пр.

Отметим, что степень детализации не должна значительно усложнять и повышать стоимость первоначального планирования, дальнейшего сопровождения сотрудничества с партнерами. Поэтому обычно применяют три вида базовых приемов:

• АВС-анализ, позволяющий оценить перспективность клиентской и ассортиментной политики;
• XYZ-анализ, целью которого является классификация контрагентов на основе стабильности оборотов и точности прогнозирования их динамики;
• партнерский анализ для оценки прямых и косвенных выгод с разных позиций.

Для каждого сегмента следует установить рейтинг привлекательности и политику работы с данным видом контрагентов.

Среди целей сегментации стоит назвать не только повышение прибыли и решение маркетинговых задач, также к ним относится диверсификация дебиторов для сокращения уровня финансовых рисков. Причиной последних обычно становятся неуплата монопольным заказчиком или проблемы в отдельном секторе рынка. Если компания периодически авансирует слишком крупных контрагентов, необходимо просчитывать разные виды рисков и их возможные последствия. Иногда потенциальный убыток может стать причиной для банкротства предприятия, тогда рекомендуется отказать в кредите даже при низкой вероятности дефолта.

В идеале для оптимизации доходности, ликвидности, риска и целевых маркетинговых показателей компания должна установить максимальный допустимый объем всех видов дебиторской задолженности в совокупности, а также по контрагентам, их сегментам, отдельным ассортиментным и закупочным позициям.

Когда подготовлен перечень условий и выбраны способы оценки рисков, нужно перейти к планированию (спрогнозировать и ограничить) объемов вовремя неинкассированной задолженности и порядка работы в этом случае. В том числе ее своевременную оценку, продажу и списание с дальнейшей компенсацией потерь за счет их включения в цену товаров, продаваемых на условиях отсрочки, или в скидку ценностей, приобретаемых на условиях предоплаты.

Далее создается система штрафных санкций, которая не должна отпугивать надежных контрагентов, но при этом мотивировать к исполнению обязательств и возмещать потенциальные финансовые потери и упущенную выгоду.

Этап 3. Оперативная работа.

Данный этап сопряжен с постоянной проверкой исполнения регламентов и договоренностей, кроме того, обязательно идет мониторинг ключевых показателей, зависимости финансовой стабильности фирмы от текущего и прогнозного размера задолженности.

Оперативная работа предполагает одновременное решение сразу четырех задач:

1. Предотвращение необоснованного образования проблемных долгов – основная цель работы с разными видами дебиторской задолженности и факторами, определяющими их уровень. Для этого прогнозируют статусы задолженности по суммам и партнерам, создают и поддерживают в актуальном состоянии реестры фактической задолженности, подготавливают базу для таких действий:

• стимулирование своевременной оплаты (поставки) контрагентом с ухудшающимся рейтингом за счет дополнительных поощрений;
• реструктуризация/пролонгация долга партнерам при наличии объективных причин;
• блокировка отгрузки (закупки);
• снижение размеров линии/отказ в предоставлении отсрочки (аванса);
• требование досрочно погасить долг или вернуть аванс, при условии, что это возможно по условиям договора;
• рефинансирование при помощи факторинга, бартера, зачета, оформления векселя, пр.

2. Недопущение старения долгов, которые не были закрыты в установленный срок. Помимо уже указанных действий можно прибегнуть к штрафным санкциям, передать дело в судебное производство, уступить задолженность специализированным организациям.

3. Отслеживание уровня эффективности используемой политики закупок и продаж. Для этого сравниваются дополнительные доходы от наличия «дебиторки» со стоимостью ее фондирования с учетом премии за риск.

4. Управление ликвидностью. Если в компании становятся заметны проблемы с краткосрочной ликвидностью, можно предложить партнерам скидки за досрочную оплату или возможность рефинансирования текущих долгов через факторинг либо при помощи других инструментов. Незапланированные избыточные ресурсы можно направить на авансирование закупок, однако это делается лишь при условии дополнительного снижения закупочных цен или иных выгод за раннюю оплату.

Этап 4. Аудит «правил игры».

Вполне логично, что без своевременных актуализации и дополнения существующие регламенты не принесут должного результата. Внесение поправок в данные документы может происходить при:

• обнаружении ошибок (недочетов), «белых пятен»;
• изменении внутренних установок и условий;
• переменах во внешнем окружении.

Как показывает практика, некоторые изначально не указанные в регламентах проблемы и ситуации могут быть вписаны через некоторое время. Обычно в документах забывают написать о трех категориях проблем:

• случайные двойные оплаты;
• технические переплаты (например, по причине отказа от части поставки после внесения аванса);
• чрезмерно раннее перечисление оплаты с подачи соответствующим образом замотивированного партнером менеджера отдела закупок.

Иногда покупатель соблюдает график оплаты поставок, но не торопится погасить задолженность, допустим, за совместное участие в рекламной акции, в результате этот долг оказывается «бесхозным». Каждый подобный случай необходимо внимательно рассмотреть, чтобы внести поправки в регламенты и не допустить повторения ошибок.

Автоматизация учета дебиторской задолженности

Для эффективного управлению дебиторской задолженностью требуется автоматизация данного процесса, это позволит быстро получать актуальные данные и принимать верные управленческие решения, откроет доступ к информации для всех ответственных лиц. На сегодняшний день контролировать сроки дебиторской задолженности можно в различных бухгалтерских и финансовых системах, например, такая функция хорошо представлена в системе БИТ.Финанс.

Источник