Какие способы оформления письма вам известны

Способы оформления писем

Одним из важнейших документов, обеспечивающих внешние связи предприятия,является письмо.

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте.Письмо должно составляться в том случае, если невозможно решить вопрос другими, более оперативными методами (личная беседа, телефонный разговор).Все многочисленные виды служебных писем делятся на две группы: письма, требующие ответа, и письма, не требующие ответа. В табл.1 приведены условные названия таких писем.

Таблица 1. Виды писем

Не требующие ответа

Из названия в целом ясна направленность содержания документа. Поясним лишь некоторые виды писем.

Сопроводительное письмо прилагается к основному документу в тех случаях, когда он требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указы- вается, с какой целью направлен основной документ, что с ним надо сделать и в какие сроки.

Гарантийное письмо содержит обязательство оплаты какого-либо вида работ, сроков выполнения и качества продукции. Если в гарантийном письме речь идет о денеж- ных операциях, то его обязательно подписывает главный бухгалтер организации.

Инструкционные (директивные) письма исходят из органов государственной вла- сти различного уровня и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяс- нения руководителю предприятия по вопросам отчетности, налогов, экологии.

Для составления письма используется специальный бланк для внешних документов. Основное отличие его в том, что он содержит в заголовочной части полный перечень реквизитов предприятия: название, почтовый адрес, телефон, факс, адрес электронной почты, а в гарантийных письмах еще и банковские реквизиты. Заголовочная часть письма содержит правую и левую части.

В левой части указываются реквизиты: эмблема, название предприятия, полный юридический адрес, дата, номер, ссылка на номер и дату входящего документа, если письмо является ответом — заголовок к тексту. Название документа не указывается. В правой части указываются составные части реквизита «Адресат». Реквизит «Адресата содержит:

-наименование фирмы, в которую направляется документ (в именительном падеже);

-наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

-должность, инициалы, фамилия лица, которому направляется документ (в да-тельном падеже).

Не все составные части реквизита могут быть указаны. Например, почтовый ад- рес не указывается, если письмо направляется в правительственное учреждение или постоянным адресатам. Если письмо направляется частному лицу, то, есте- ственно, не будут указаны названия предприятия, должность.

Если письмо направляется двум-трем адресатам, то сначала указывается адрес основного получателя, а затем остальных. В случае, если письмо направляется многим адресатам, то составляется список рассылки и на каждом экземпляре ука- зывается только один получатель.

Составные части реквизита «Адресат» располагаются в правой стороне заголовочной части, не менее чем в 8 см от левой границы документа.

Примеры оформления реквизита «Адресат».

Пример 1 Директору ОАО «Авангард» г-ну А.В. Полякову 190330, Санкт-Петербург, ул. Партизана Германа, 14Пример 2 ЗАО «Стимул» Начальнику отдела рекламы г-ну Б.Г. Гончарову 190023, Санкт-Петербург, ул. Гороховая, 50

Директору школы № 200

Главврачу детской поликлиники № 106

Текст письма должен быть кратким, ясным, последовательным, убедительным,корректным, не содержать эмоциональной окраски. Для большинства писем ха-рактерны повторяющиеся обороты речи, используемые в различных ситуациях.

Текст письма состоит из вступительной, основной и заключительной части.

Вступительная часть содержит обращение различной степени официальности, отстрого официального до личного:

— уважаемый господин Вешняков;

— уважаемый Владислав Викторович;

— уважаемые господа( употребляется в случае коллективного обращения, или когда неизвестны имена получателей письма).

Если письмо является ответом, то далее можно привести слова благодарности за сотрудничество:

— подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма;

— большое спасибо за письмо.

Вводная часть основного текста письма содержит причины, вызвавшие составление письма. Здесь приводятся ссылки на факты, даты и документы, например:В связи с тем, что при проведении ремонта кровли здания (договор №17 от 20.03.2000), былообнаружено нарушение технологии проведения работ (акт №2 от 08.09.2000)..

Основные, обороты вводной части:

—Согласно контракту (предварительной договоренности..) от.

-В соответствии с. и т. д.

В зависимости от темы письма используются следующие обороты:Отправка груза, документа (сопроводительное письмо) — Направляем Вам,

— Напоминая Вам, что

— По истечении . срока предложение нашей фирмы теряет силу.

— Фирма оставляет за собой право обратиться. если Вы.

— Задержка поставок может привести к.

— Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены.

— Сообщаем Вам, что.

— Ставим Вас в известность, что.

— Извещаем Вас, что.

Тут вы можете оставить комментарий к выбранному абзацу или сообщить об ошибке.

Источник

Какие способы оформления письма вам известны

Место обозначения даты в документе определяется государственным стандартом 1. Словесно-цифровой способ оформления дат предусматривает полное или краткое написание слова год и может применяться в актах, служебных письмах, приказах, протоколах, носящих сведения финансового характера (ГОСТ 6.38—72, п. 1.5.3). [c.59]

В актах, служебных письмах, приказах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, можно применять словесно-цифровой способ оформления дат 5 мая 1987 г. или 5 мая 1987 года. [c.199]

Приступая к составлению официального письма, мы никогда не задумываемся о том, что эта практика восходит еще к седой древности. Языковые формулы, виды, разновидности официальной корреспонденции, формуляры, способы оформления и работы с ней создавались и шлифовались веками. Многие виды писем имеют тысячелетнюю историю [c.109]

Судебно-арбитражная практика. В отношении векселя Президиум Высшего Арбитражного Суда РФ, указал, что выполнение какого-либо реквизита векселя (включая подпись) способом, прямо не предусмотренным вексельным законодательством, в частности посредством штемпеля, расценивается как нарушение соответствующего реквизита и влечет недействительность векселя. В нормативном порядке (прежде всего, в Положении) иной, кроме собственноручного, способ оформления подписи на векселе не установлен (п.1 Обзора практики разрешения споров, связанных с использованием векселя в хозяйственном обороте (приложение к информационному письму Президиума ВАС РФ от 25 июля 1997 г. № 18)). [c.22]

В деловые письма возвращается раскрепощенный литературный язык с его выразительными возможностями (чаще всего в нерегламентированных письмах). Более свободными становятся выбор, размещение и способ оформления реквизитов. [c.5]

Для удобства восприятия текст делового письма разбивается на блоки. Блок — это группа строк, объединенная общим содержанием. Заголовок или шапка письма размещается в верхней части листа. Многие фирмы используют типовые бланки с заголовком, нанесенным типографским способом. Элементами заголовка являются фирменный знак, наименование фирмы, почтовый адрес, номера средств связи. Для оформления заголовка используют нестандартный шрифт. Дата указывается отдельной строкой в правой или левой верхней части страницы. Уведомление о конфиденциальности (для служебного пользования, персональное, секретно) при необходимости указывается специальным термином в правой верхней части страницы. Обращение в письме играет роль приветствия. Его форма зависит от официального статуса адресата. Предметная строка служебного письма дает краткое и точное название документа. Основной текст разбивается на текстовые блоки, отделяемые строчными пробелами. В заключении используют типовые формулировки, отражающие доброжелательное отношение к адресату. [c.447]

Реквизит Отметка о наличии приложения располагается под основным текстом письма (реквизит 19) и может быть оформлен двумя способами когда название приложения упомянуто в тексте и когда оно не названо. [c.51]

Как указано в п.9 Указа Президента РФ Об основных направлениях налоговой реформы в РФ и мерах по укреплению налоговой и платежной дисциплины от 8 мая 1996 г. № 685, все плательщики налога на добавленную стоимость обязаны составлять счета-фактуры на реализацию продукции (работ, услуг). При этом в Порядке ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по НДС закреплено, что счетом-фактурой оформляется каждая отгрузка товаров (выполнение работ, оказание услуг), как облагаемых НДС, так и не облагаемых. С учетом положений п.11 письма ГНС РФ и Минфина РФ от 25 декабря 1996 г. №№ ВЗ-6-03/890, 109, операции по продаже товаров (работ, услуг) в целях правильного оформления документооборота по НДС могут оформляться тремя способами с использованием счетов-фактур, кассовых чеков, бланков строгой отчетности. [c.12]

Торговые организации могут получать товары в разных условиях — через своего представителя по доверенности на складе поставщика, станции железной дороги, пристани, в аэропорту или своем торговом помещении, где их принимает материально-ответственное лицо. От способов получения товаров зависит и порядок документального оформления их поступления. Порядок оформления товарных документов подробно изложен в Методических рекомендациях по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных письмом комитета РФ по торговле от 0 июля 1996 г. № 1-794/32-5. [c.51]

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для устранения недостатков. Для отсылки документов постоянным адресатам рекомендуется использовать конверты с адресами, заранее напечатанными типографским способом или оперативными множительными средствами. Документы, отправляемые в один адрес, вкладываются в один конверт, а на письмах с несколькими адресатами подчеркивается наименование того корреспондента, которому посылается данный экземпляр письма. Документы обрабатываются и отсылаются в тот же день, когда переданы на отправку. [c.79]

ЗАКАЗ — это просьба заказчика (покупателя) изготовить, поставить продукцию или товары с четким указанием сроков выполнения, необходимого качества, количества и ассортимента и других данных для выполнения этой работы. Согласие подрядчика о принятии заказа может быть выражено в форме письма, телеграммы либо подписью на бланке заказа. Заказ считается принятым по установленным нормативным актам в случае, если поставщик не сообщил об отказе принять его либо о своих претензиях к заказу (акцепт заказа в форме молчания). Принятие поставщиком заказов в письменной форме или посредством молчания является одним из способов заключения договора поставки или оформления дополнительного соглашения. Если отсутствует долгосрочный договор, то поставщик может принять заказ частично либо направить заказчику проект договора, в котором будут обозначены все пункты и условия выполнения заказа. [c.222]

Однако в письме не все воспринимается с одинаковым эффектом. Подчеркивания целесообразно использовать для всех целевых групп. Жирный шрифт больше приемлем в рекламных посланиях, адресованных фирмам, так как оформленные таким образом они производят впечатление делового письма. Все остальные способы выделения слов не производят должного эффекта. [c.56]

Рекламодатели используют несколько способов, чтобы заставить людей открыть конверт. Один из них заключается в написании предложения прямо на внешнем конверте Сэкономьте 50 долларов, купив фарфоровый сервиз . Если стимул является частью предложения, то его тоже можно использовать Закажите сейчас и получите бесплатный телефон . Другой тип конверта выглядит так, как будто в нем лежит чек. Чтобы вызвать любопытство потребителя, можно использовать дразнящую рекламу или вопрос типа Что пропадает из каждой комнаты вашего дома Для показа части товара или привлечения внимания к оформлению брошюры в конверте делается окно из прозрачной пленки. Дразнящая реклама особенно ценна, когда рекламодатели отправляют почту обычным письмом по новому или неизвестному рассылочному списку. [c.515]

Дата письма (реквизит 8) — это дата его подписания. Обозначается дата арабскими цифрами 17.01.94. Если число или месяц обозначается одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Допускается и полное оформление даты от 8 июня 1997 г. (словесно-цифровой способ). [c.15]

В письмах, напечатанных офсетным способом, адрес получателя послания указывается не в шапке письма, а на открытке с оплаченным ответом. В такой форме послания отсутствует самый главный отличительный признак, по которому узнают письмо. Чтобы сгладить этот недостаток, заполните место для адреса текстовым блоком, напоминающим по оформлению адрес. В этом текстовом блоке в краткой форме укажите, чем выгодно ваше предложение. [c.159]

В зарубежной корреспонденции для оформления второго и последующих листов документа используется специальная бумага с напечатанным типографским способом в верхнем левом углу (1 см от верхнего края) названием организации. В правом верхнем углу печатаются слова Лист для продолжения письма №. .. , например ontinuation Sheet No. [c.49]

Источник

Правила оформления делового письма

С составлением деловой корреспонденции по роду деятельности сталкиваются специалисты различных профессий. Но особенно важно умение грамотно писать деловые письма для представителей бизнес-среды. Ведь с помощью таких писем удается решать большую часть коммерческих вопросов максимально быстро и оптимально.

Что собой представляет

Деловое письмо — это основной метод общения и передачи сведений в рамках взаимоотношений с сотрудниками, партнерами или контрагентами. Такую корреспонденцию регулярно используют для решения рабочих задач коммерческие компании и индивидуальные предприниматели.

Например: при оформлении соглашения, в качестве уведомления, информационного обмена, как приглашение, запрос и т. п. Официальное письмо составляется по определенному формату и может затрагивать как один, так и несколько вопросов, если они взаимосвязаны между собой.

Деловую корреспонденцию принято классифицировать по группам: бумажная, электронная и бумажная по форме электронной.

• Для оформления писем на бумаге используются бланки организации установленного образца. В бумажных письмах предусмотрено заполнение классической шапки, где указываются имена, должности и иногда даже контакты адресата и адресанта. При наборе текста выставляют поля: правое — не менее 1,5 см; левое — от 3-х см (с учетом последующей подшивки). Шрифт для писем чаще всего выбирается Times New Roman 12 или 14 размера.
• Для email писем свойственна меньшая официальность. Если в деловых письмах, составленных на бумаге обычно проставляется подпись отправителя, в деловом email достаточно указать личные данные (ФИО) и должность в конце. Стандартная шапка с указанием имен, адресов и должностей также отсутствует. В современном мире такой формат писем зарекомендовал себя как более функциональный и быстрый. Кроме того, он позволяет без труда отправлять нужное количество дополнительных файлов, а также имеет юридическую силу, равную бумажным аналогам.
• Третий вид деловой корреспонденции — документы, оформленные на бумаге по электронному формату. Для составления таких писем не требуются бланки компании. По части официальности в оформлении к ним также предъявляются меньшие требования.

Разновидности деловых писем

Единой классификации деловых писем не существует. Для каждой сферы деятельности актуальны определенные варианты, число которых постоянно увеличивается. Но с основными видами писем, применяемыми чаще всего, следует ознакомиться.

Информационное

Такие деловые письма составляют с целью проинформировать получателя о каком-либо предстоящем событии. Например, о планируемых скидочных программах и акциях, датах проведения распродаж, нюансах доставки товара и т. п. В свою очередь, информационные документы могут быть представлены двумя подтипами:

• Уведомление. Его пишут, если в работе организации произошли значимые изменения: поменялись условия поставки товара, банковские реквизиты, ценовая политика. Уведомления используют для массовой рассылки контрагентам.
• Напоминание. Таким письмом получателя информируют о наступлении определенного момента: даты проведения платежа в счет оплаты поставки, окончания периода действия договорного документа, завершении акционной программы.

Гарантийное письмо

Данная разновидность деловых писем содержит обращение-просьбу, но с обязательной гарантией исполнения обязательств. Послание гарантийного типа нередко включает в себя такие формулировки: «Просим Вас», «Оплату гарантируем в срок до…».

С коммерческим предложением

В таких письмах обычно одна организация предлагает другой сотрудничество. Их составляют с целью расширения клиентской базы, для поиска новых партнеров, которые захотят работать с компанией.

Оферта

По сути — это деловое письмо, в котором отмечаются основные нюансы оказания услуг или поставки продукции. В документе отображаются: наименование, стоимость, сроки, место. Согласно правилам деловой переписки, при отсутствии этих сведений корреспонденция причисляется к коммерческой.

Требование

Его оформляют в случае невыполнения адресатом взятых на себя обязательств. Например, срыв сроков исполнения, образование задолженностей по платежам. В основной части документа-требования описывается суть проблемы и озвучивается предложение по ее разрешению в досудебном порядке.

Презентация

Это особый вид деловых писем, предполагающий использование различных современных техник для их создания. Ведь цель такой деловой корреспонденции — представить компанию и предлагаемый ею товар (услуги).

Сопроводительное

В таких письмах соискатели работы рассказывают, почему именно они подходят на вакантное место. Выражают желание сотрудничать, прикладывают резюме. Также, примером сопроводительных писем является опись вложений, составляемая при пересылке пакета бумаг.

Подтверждение

Деловое письмо подтверждение представляет собой квитанцию. Так, например, этот юридический документ выступает доказательством проведения оплаты. Не обязателен к составлению, считается, скорее, правилом хорошего тона.

Обратная связь

Писать деловые письма для обратной связи в первую очередь в интересах самой компании. С их помощью удается опросить определенную группу получателей на предмет их мнения о выпускаемой продукции или оказываемых услугах.

Просьба

Образец оформления такого документа содержит в формулировке: «Прошу», «Просим». Обычно с этих слов и начинается обращение в письме с просьбой поставить товар, переслать бухгалтерскую документацию, каталог продукции и т. п.

Документ для фиксации важной информации

Еще одна разновидность официальной переписки между компаниями-партнерами. В таких письмах акцентируют внимание на важных деталях. Например, изменившихся условиях соглашения. Что позволяет не потерять из виду основные моменты.

Отзыв

Это послание, содержащее объективную оценку деятельности организации или какого-либо ее сотрудника. Целью такой корреспонденции является письменное подтверждение навыков работника или достижений непосредственно компании. Оформляется в произвольной форме.

Приглашение

Написать деловое письмо в форме приглашения — отличный способ напомнить о себе партнерам и клиентам. Наиболее распространенными являются приглашения на мастер-классы, выставки, конференции, семинары.

Как правильно написать деловое письмо

В деловой переписке категорически недопустимы орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки. В противном случае к отправленному письму не будет доверия, как и к самой компании-отправителю. Поэтому при оформлении необходимо следить за правописанием, строго придерживаться правил. Не сомневайтесь — получатели придают немалое значение тому, насколько грамотно и лаконично составлено послание в письме.

Стоит отметить, что в рамках деловой переписки приходится писать не только на кириллице. Письмо на английском языке должно быть не менее грамотным, несмотря на то что отправитель не является его носителем. В письмах нужно коротко и четко формулировать предложения, излагать информацию в определенном стиле.

Приступая к оформлению, нужно руководствоваться рядом обязательных правил:

• Первым делом определитесь с типом послания и придерживайтесь требуемой направленности (предложение, извещение, гарантия и т. п.).
• При составлении писем используйте только достоверную информацию. Ложные сведения распространяют мошенники и те, кто не заинтересован во взаимовыгодном сотрудничестве.
• Избегайте использования сложных формулировок, большого количества причастных и деепричастных оборотов, специальных терминов в письмах.
• Исключите любое проявление грубости в письме. Так же, как и чрезмерную демонстрацию расположения. Помните — эмоциональность в официальной переписке неуместна.
• В письме освещайте только один вопрос, не перепрыгивайте с темы на тему.
• Позаботьтесь о наличии всей важной информации. В том числе: контактных данных, адреса, банковских реквизитов.
• Забудьте про уменьшительно-ласкательные слова, сленг, просторечные выражения, смайлики, эмодзи. В деловой переписке их не существует.
• Кроме того, обязательно проверьте готовый вариант на предмет ошибок, опечаток, фактических неточностей.
• Email-послания могут сопровождать дополнительные файлы. Бумажные — соответствующие приложения, оформленные на бумаге. Они нужны, чтобы дать адресату более полное представление о теме, подтвердить серьезность намерений в письме.
• Обращайтесь к адресату исключительно по имени-отчеству или на «Вы».

Вышеперечисленные правила актуальны для любого документа. Не важно, кто именно составляет послание: сотрудник крупной компании, самозанятый или фрилансер — оно должно быть грамотным, лаконичным, предельно точно передавать суть вопроса.

Структура деловых писем

Структура деловых писем варьируется в зависимости от того, в какой форме оно составляется (в бумажной или электронной). В первом варианте, когда документ оформляется на официальном бланке компании, сверху над пунктом «Заголовок» проставляется шапка. В ней отображаются следующие сведения:

• название компании;
• адрес (почтовый и юридический);
• контактная информация;
• КПП, ИНН;
• реквизиты банковского учреждения;
• фирменный логотип (если имеется);
• дата и номер документа.

Дальнейшее составление деловых писем производится в соответствии со структурой:

• Заголовок. Содержит наименование корреспонденции (гарантия, приглашение, уведомление и т. п.), а также сообщает получателю тему послания.
• Вступление. В этом блоке располагается непосредственно приветствие, вежливое обращение к адресату.
• Вводная часть. Отражает повод обращения, подготавливает получателя к тому, что будет описано ниже.
• Основная часть. Подробно обрисовывает суть вопроса в письме.
• Заключение. Оформляется в форме краткого вывода, который вытекает из основной части. Здесь может быть призыв к действию (решению проблемы).
• Подпись. Согласно правилам деловой переписки, отправитель ставит свою подпись, дополняет ее фамилией и инициалами (лучше проставить имя и отчество полностью, чтобы избежать неточностей в дальнейшем), указывает должность и контактную информацию.

При составлении email-документа шапку не делают. Да и в целом, оформляют его менее официально.

Составление деловой корреспонденции

Ниже представим примеры деловых писем.

Образец письма-просьбы

Email документ

Образец документа-приглашения

На первый взгляд официальная переписка может показаться делом довольно сложным и запутанным. Но на самом деле это не так. Достаточно составить образец (или несколько) и использовать его в дальнейшем на свое усмотрение. Приготовленный заранее шаблон поможет сэкономить время и не путаться в оформлении писем.

Источник