Способы оформления дат
Нумерация страниц в документах
Размеры полей деловых документов
Правила оформления документов
Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров:
ГОСТ 9324-60 устанавливает три ряда форматов: А, В, С. Ряд А является основным, Ряды В и С – дополнительными.
Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13.
А0 – 1 м 2 (842х1189 мм)
Формат А3 используется для оформления больших схем, таблиц, диаграмм, которые идут в качестве приложения к документам.
Форматы А4 и А5 используют для оформления приказов, писем и других ОРД. Также форматы А5 и А6 могут использовать для оформления справок.
Для бланков документов ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает 2 стандартных формата – А4 и А5.
Применение стандартных форматов дает:
1. Экономию бумаги
2. возможность использовать средства механизации и компьютеризации при составлении и обработке документов
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие требования, касающиеся размеров полей документов.
| Бланк, лист документа | Научные документы* | Оборотная сторона** |
| Левое, мм | Не ** т.е. наоборот, по сравнению с лицевой стороной. Иногда левое поле достигает размеров 30-35 мм (удобство подшивки документа в дело, необходимость нанесения пометок на поле и т.п. Правое и нижнее поле оставляют на случай износа бумаги; верхнее – для указания страниц в многостраничных документах. При составлении многостраничных документов вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а обратные – четными. Номер страницы наносится на верхнее поле листа посередине. Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (т.е. без точки), без слова «страница», его сокращенных вариантов («стр.», «с.») и знаков тире (черточек). Применяются 2 способа оформления дат: Наиболее экономичный: сокращает длину написания даты, а также может служить кодом при обработке документов на ЭВМ. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов. Последовательность: число, месяц, год (чч.мм.гггг). Например: 1 января 2005 года – 01.01.2005 Имеет несколько вариантов написания а) документы со сведениями финансового характера 01 января 2005 года 01 января 2005 г. если только год, товарооборот слово год пишется полностью: смета на 2005 год. Б) если дата состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, товарооборот ее написание таково: В апреле 2005 г. В октябре – ноябре 2005 г. В I квартале 2005 г. В III-IV кварталах 2005 г. В первом полугодии 2005 г., т.е. слова год, годы ( в 2002-2003 г.г.) сокращаются. Все виды некалендарных лет, т.е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту: в 2004/2005 учебном году. В остальных случаях между годами ставится тире: продлить на 2004-2005 гг. Квартал обозначается римской цифрой, а полугодие пишется полностью. Источник Способы оформления дат в документахНумерация страниц в документах Подзаголовки Заголовки. Правила написания заголовков 1. Заголовок пишут прописными буквами. Он должен иметь длину строки не более 40 знаков. Переносы слов в заголовке не разрешаются. Если заголовок большой, он делится (по смыслу) на несколько строк. Между каждой строкой делается один интервал. 2. Текст от заголовка пишут через 3-4 интервала. 3. Заголовки в текстовых работах располагают одним из способов: — Центрованным (посередине текста) — Флаговым (от нулевого положения табулятора) 4. Короткие заголовки пишут вразрядку. 5. Заголовок не пишут в конце страницы, если для текста нет места. Он переносится на новую страницу, нижнее поле предыдущей страницы немного увеличится. Подзаголовки пишут строчными буквами без подчеркивания. Правила расположения подзаголовков те же, что и заголовков. Расстояния между заголовками и подзаголовками – два интервала. От заголовка до текста 3 – 4 интервала. Если в подзаголовке несколько строк, они отделяются друг от друга одним межстрочным интервалом. При составлении многостраничных документов вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а обратные – четными. Номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине относительно текста. Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с» и знаков тире (черточек). Применяются два способа оформления дат – цифровой и словесно-цифровой. Цифровой способ является наиболее экономичным, поскольку сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработке документов на ЭВМ. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отдельными точками, без переносов, в такой последовательности: число, месяц, год. Например: 01 сентября 2003 года – 01.09.2003. Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей. На документах со сведениями финансового характера предыдущий пример выглядит следующим образом: 01 сентября 2003 года или 01 сентября 2003 г. Если обозначение даты в тексте состоит только из года, слово год пишется полностью: смета на 2002 год. Если дата состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то ее написание имеет следующую форму: в апреле 2004 г.; в октябре – ноябре 2004 г.; в I квартале 2003 г.; в III-IV кварталах 2003 г.; в первом полугодии 2004 г.; т.е. слова год, годы сокращаются (г.; гг.), если они приведены в датах с обозначением месяца, квартала ,полугодия. Календарные сроки в тексте пишутся так: в октябре 2003 г., но: за 8 месяцев 2003 года, в 1999 году, с 1999 по 2005 год, в 1999-2005 годах. Период, ограниченный пределами двух лет или года и десятилетия, указывается: в 1992-1993 гг.; в период 1985 г. – 1995-е гг. (год и десятилетие). Все виды некалендарных лет (учебный, бюджетный, отчетный год), т.е. начинающихся в одном году ,а заканчивающихся в другом, пишутся через косую черту: в 2002/2003 учебном году, отчетный 2002/2003 год. В остальных случаях между годами ставится тире. Например: освободить от взимания налога в 2004-2005 гг. Квартал обозначается римской цифрой ,но полугодие пишется полностью: I квартал 2003 г.; во втором полугодии 2003 г. При римских цифрах падежные окончания (наращения) не ставятся: в I квартале (но не в I-м квартале). В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, но День Победы. Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта, 7 Ноября. Для удобства поиска документов в больших архивах допускается указание даты на стеллажах, папках в следующей последовательности: год, месяц, число. Например: 2003.09.01. ГОСТ Р 6.30-2003 допускает такое же оформление дат и в документах. Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет Источник Как правильно записать дату
При написании даты используются арабские цифры (пара цифр для обозначения числа, пара цифр для месяца и четыре цифры для обозначения года), разделительный знак — точка: Цифровой способЦифровой способ является наиболее экономичным, поскольку сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработке документов. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов в такой последовательности: число, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр (через точку), год – четырьмя арабскими цифрами: Например: Словесно-цифровой способСловесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей. На документах со сведениями финансового характера предыдущий пример выглядит следующим образом: 01 сентября 2012 года или 01 сентября 2012 г. Если в состав даты входит день месяца (число), месяц и год, то возможно различное написание:
Если дата записывается цифрами, то слово года или сокращение г. после даты не требуется.
В первом квартале 2012 года. Если дата состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то ее написание имеет следующую форму:
Слово «год» опускается при его цифровом обозначении на титульном листе, обложке, а также в выходных данных библиографического описания. Календарные сроки в тексте пишутся так: Период, ограниченный пределами двух лет или года и десятилетия, принятое сокращение слова годы – гг. Следует писать: 2000–2002 гг. Такое сокращение читается как «двухтысячный – две тысячи второй годы».
Обратите внимание: между числами ставится тире, без пробелов с обеих сторон. Все виды некалендарных лет (учебный, бюджетный, отчетный год), т. е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту: В остальных случаях между годами ставится тире. Например: освободить от взимания налога в 2011—2012 гг. Квартал обозначается римской цифрой, но полугодие пишется полностью: При римских цифрах падежные окончания (наращения) не ставятся: в I квартале (но не в 1-м квартале). Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц,день месяца, 2006.04.05. Это особенно удобно для поиска документов в больших архивах. Международной организацией по стандартизации (ISO) в связи с внедрением информационных технологий рекомендуется универсальное цифровое обозначение дат. В соответствии с ГОСТ ИСО 8601-2001) пример написания даты 1 сентября 2006 года вы глядит следующим образом:
В тексте всех видов изданий, кроме изданий научно-технических документов, время дня обозначается в последовательности: часы, минуты,секунды. Например:
Следует различать число единиц времени, когда применяется сокращенное обозначение единиц (Прошло 6 ч 30 мин 45 с), от обозначения времени дня, когда чаще всего слова часы, минуты, секунды употребляются в развернутом виде (см. пример выше). Форма представления времени дня в научно-технических документах установлена в ГОСТ ИСО 8601-2001. Последовательность написания та же, что и в других текстах, но между числами стандарт требуется ставить двоеточие: 23:30:10 (23 часа 30 минут 10 секунд). То же время дня с уменьшенной точностью: 23:30 (23 часа 30 минут). Сокращенное представление: 30:10 (30 минут 10 секунд). В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишут первое число и имена собственные:
Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 1 Мая, 8 Марта. Источник Реквизит дата документа: как правильно оформить?Реквизит дата документа: как правильно оформить? Применяется два способа написания (оформления) дат — цифровой и словесно-цифровой в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки и др.); или утверждения (правила, инструкции, положения, планы, отчеты и др.). Для протокола заседания, принимаемого коллегиальным органом (советом, собранием, профкомом, президиумом) – дата его принятия. Для акта — дата события. Дата документа представляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Документы, изданные двумя организациями, должны иметь одну (единую) дату. Цифровой способ является наиболее экономичным, поскольку сокращает длину написания даты. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов в такой последовательности: число, месяц, год. Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами в последовательности: число, месяц, год. Буква «г» не ставится. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделёнными точками, год четырьмя арабскими цифрами. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, – обязательно. Словесно –цифровой способ имеет несколько разновидностей: В текстах документов, содержащихся сведения финансового характера, в организационных документах (устав, положения, учредительный договор и др.) применяется словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква «г» с точкой или слово «год». Например: 04 октября 2003 г. 04 октября 2003 года Если обозначение даты в тексте состоит только из года, слово год пишется полностью: смета на 2002 год. Если реквизит дата документа состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то ее написание имеет следующую форму: в апреле 2014 г.; в октябре-ноябре 2001 г.; в I квартале 2012 г.; в III-IV кварталах 2015 г.; в первом полугодии 2016 г. Словесно –цифровой способ оформления даты рекомендуется использовать при переписке с иностранными деловыми партнерами. Допускается оформление даты цифровым способом в последовательности: год, месяц, день месяца. Как правильно писать: 2010–2012 г.г. или 2010–2012 гг.? Принятое сокращение слова годы – гг. Следует писать: 2010–2012 гг. Такое сокращение читается как «две тысячи десятый–две тысячи двенадцатый годы». Обратите внимание: между числами ставится тире, без пробелов с обеих сторон. Дата документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки. Примечание. В тексте научно-технических документов форма написания установлена в ГОСТ ИСО 8601-2001. По этому стандарту календарную дату надо выражать годом, месяцем и днем месяца: 1997-03-14 (или 19970314). Сокращенно без дня: 97-03. Сокращенно с днем: 97-03-14. Если информация оказалось полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо! Источник |
