Какие способы оформления бывают

Письмовник

Как оформлять цитаты?

Правописание

Самый распространенный способ – выделение кавычками.

«Основные требования к цитате – это уместность и точность. Уместная цитата всегда обоснована целями автора».

Выделение при помощи курсива или при помощи шрифта на 1–2 ступени меньшего кегля, чем шрифт основного текста:

«Основные требования к цитате – это уместность и точность. Уместная цитата всегда обоснована целями автора».

Выделение при помощи набора цитаты со втяжкой. При этом возможно использование отчеркивающей линейки в отступе:

Основные требования к цитате – это уместность и точность. Уместная цитата всегда обоснована целями автора.

Как оформляются выделения внутри цитаты?

Выделения внутри цитаты могут принадлежать цитирующему или автору цитируемого текста. От этого зависит способ оформления выделенных фрагментов текста.

Выделения, принадлежащие цитируемому автору, рекомендуется сохранять в той форме, в какой они напечатаны в источнике, а если это невозможно или противоречит стилю оформления издания, то следует заменить авторское выделение выделением другого вида. Принадлежность авторских выделений обычно не оговаривается. Исключение составляют те случаи, когда авторских выделений немного, а выделений, принадлежащих цитирующему, наоборот, множество; в таких случаях оговаривается, что какие-то выделения принадлежат цитируемому автору (эти выделения помечаются), а остальные — цитирующему. Кроме этого, в таких случаях принадлежность выделений специально помечается в предисловии. Пример выделения:

В. В. Иванов пишет: «Создание этого словаря стало возможным благодаря специальному, глубокому и многоаспектному изучению лексики русского языка (курсив В. В. Иванова, все не оговоренные выделения принадлежат нам. – N.N.)»

Выделения, принадлежащие цитирующему, оговариваются. Комментарий дается в скобках, после комментария ставится точка, тире и инициалы комментирующего, например:

Автор пишет: «Создание этого словаря стало возможным благодаря специальному, глубокому и многоаспектному изучению лексики русского языка (курсив мой. – N. N.)».

Какие знаки препинания используются при цитировании?

Между словами цитирующего и следующей за ними цитатой:

а) ставят двоеточие, если предшествующие цитате слова цитирующего предупреждают о том, что далее следует цитата:

Пастернак писал: «Существует психология творчества, проблемы поэтики. Между тем изо всего искусства именно его происхожденье переживается всего непосредственнее, и о нем не приходится строить догадок».

б) ставят точку, если внутри цитаты или за нею находятся слова цитирующего, вводящие цитату в текст фразы:

Хорошо сказал об этом Пастернак. «Существует психология творчества, проблемы поэтики. Между тем изо всего искусства именно его происхожденье переживается всего непосредственнее, и о нем не приходится строить догадок», — писал он в «Охранной грамоте».

в) не ставят никаких знаков, если цитата выступает как дополнение или как часть придаточного предложения:

Пастернак писал, что «изо всего искусства именно его происхожденье переживается всего непосредственнее».

В конце фразы после закрывающих цитату кавычек:

а) ставят точку, если перед закрывающими кавычками нет никаких знаков. Если непосредственно за цитатой следует ссылка на источник, то точка переносится за ссылку:

Б. Л. Пастернак подчеркивал: «Самое ясное, запоминающееся и важное в искусстве есть его возникновенье, и лучшие произведенья мира, повествуя о наиразличнейшем, на самом деле рассказывают о своем рожденьи» (Пастернак 2000, 207).

Внимание! Точка всегда ставится после закрывающих кавычек, но не перед ними. Многоточие, вопросительный и восклицательный знак ставятся перед закрывающими кавычками.

б) ставят точку, если цитата не является самостоятельным предложением, а выступает как часть придаточного (даже если перед закрывающими кавычками стоит многоточие, вопросительный или восклицательный знак):

Б. Л. Пастернак подчеркивал, что «самое ясное, запоминающееся и важное в искусстве есть его возникновенье. ».

в) не ставят никаких знаков, если перед закрывающими кавычками стоит многоточие, вопросительный или восклицательный знак, а заключенная в кавычки цитата является самостоятельным предложением (таковы, как правило, все цитаты после двоеточия, отделяющего их от предшествующих им слов цитирующего):

Глава заканчивается словами: «Прощай, философия, прощай, молодость, прощай, Германия!»

Если фраза не заканчивается цитатой, то после цитаты ставят запятую (если цитата входит в состав деепричастного оборота или завершает первую часть сложного предложения) или тире (если цитата заканчивается многоточием, восклицательным или вопросительным знаком, а также если по условиям контекста отделять последующий текст запятой не нужно).

После стихотворной цитаты в конце стихотворной строки ставят знак препинания, который относится ко всему тексту с цитатой.

Цитата всегда начинается с большой буквы?

Цитату начинают с прописной (большой) буквы в следующих случаях:

Когда цитирующий начинает цитатой предложение, даже если в цитате опущены начальные слова и она открывается многоточием:

«. Изо всего искусства именно его происхожденье переживается всего непосредственнее, и о нем не приходится строить догадок», — писал Пастернак.

Когда цитата стоит после слов цитирующего (после двоеточия) и в источнике начинает предложение:

Пастернак писал: «Между тем изо всего искусства именно его происхожденье переживается всего непосредственнее, и о нем не приходится строить догадок».

Пастернак писал: «. изо всего искусства именно его происхожденье переживается всего непосредственнее, и о нем не приходится строить догадок».

Пастернак писал, что «. о нем не приходится строить догадок».

Как можно оформить внутритекстовую библиографическую ссылку при цитировании?

Если цитируемый источник указан в библиографии или в списке литературы, в конце цитаты указывается только фамилия автора и год издания книги. Такой способ оформления позволяет экономить место. Например:

«Словарь революционной эпохи (историко-культурный справочник) включает в себя слова, возникшие или характерные для эпохи войны и революции» [Ожегов 2001, 411].

в списке литературы:

Ожегов 2001 — С. И. Ожегов. Словарь революционной эпохи. Историко-культурный справочник (Предварительные наброски). — 1920-е гг. // Словарь и культура русской речи: К 100-летию со дня рождения С. И. Ожегова. М.: Индрик, 2001. — 560 с. С. 410-412.

(По материалам книги:
А. Э. Мильчин, Л. К. Чельцова. Справочник издателя и автора. М., 2003.)

Источник

Требования к оформлению документов по делопроизводству

Больше материалов по теме «Ведение бизнеса» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.

Правила оформления документов и их значение

Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.

В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.

Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Как оформить реквизиты документов?

Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:

• положения о документообороте;
• инструкции;
• правила;
• регламенты.

Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.

Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:

• в целях обеспечения юридической силы документа;
• для оперативной обработки документа;
• для оперативного поиска документа;
• для создания условий работы с использованием оргтехники.

Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.

Требования ГОСТа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.

Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:

1. Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов.
2. Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании.
3. Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.

В приложениях А, В даны:

• схема расположения реквизитов документа на титульном листе;
• образцы бланков документов организации с расположением реквизитов.

На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.

Документы организации: учитываем новый стандарт

На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?

Вот эти важные моменты:

1. Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.
2. Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).
3. Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».
4. Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.
5. Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.
6. Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.
7. Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.

Заключение

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.

Источник