Какие способы автозаполнения таблицы вы знаете excel

Excel 17. Автозаполнение таблицы

По окончании урока вы сможете:

1. Создать таблицу для упорядочения и анализа связанных данных.
2. Ввести формулу и распространить её в соответствующем диапазоне
3. Работать с таблицей

1. Вставка таблицы для упорядочения и анализа связанных данных

Шаг 1. Создадим простенькую таблицу:

Сотрудникам начислены деньги (я надеюсь на это), и учтен коэффициент участия каждого сотрудника в выполнении какого-то проекта. В диапазоне «К выдаче» должна находиться формула «=Начислен×Коэффициент участия+К выдаче» или «=B1*C1+B1». Формула простая. Такими формулами мы занимались на уроке Excel 9.

В Excel существует очень удобная возможность: создание на одном листе автономных таблиц. Такие таблицы упрощают сортировку, фильтрацию и форматирование данных на листе и позволяют сделать автозаполнение диапазонов.

Шаг 2. Вставляем таблицу:

1. Выделяем диапазон ячеек $A$1:$D$7
2. Лента Вставка → группа команд Таблицы → команда Таблица
3. ОК в диалоговом окне Создать таблицу (то есть подтверждаем указанный диапазон и наличие заголовков в таблице).

Получаем автономную, красиво оформленную таблицу:

Помимо готового оформления в каждой ячейке заголовка появилась кнопка выпадающего меню. Об этом позже.

2. Интеллектуальное автозаполнение диапазона формулами

Шаг 1. Вводим формулу «=B1*C1+B1»:

Но вместо имен ячеек в формуле появляются имена диапазонов! То есть при вставке таблицы автоматически появились имена диапазонов (а на уроке Excel 10 мы занимались тем, что вручную давали имена диапазонам).

Шаг 2. Распространяем формулу на весь диапазон «К выдаче», для чего просто щелкаем Enter:

Обратите внимание на строку формул: в ней записано =[@Начислен]*[@[Коэффициент участия]]+[@Начислен]». Формулу можно было записать вручную. Для этого вводим в ячейку D1 знаки «=[». Далее появляется выпадающее меню:

в котором мы выбираем нужные имена диапазонов. Неудобство состоит в том, что знак «[» можно извлечь только в английской раскладке клавиатуры.

Это и есть автозаполнение таблицы.

3. Форматирование таблицы

Шаг 1. Если мы выделили хотя бы одну ячейку нашей таблицы, то активизируется лента Конструктор:

Шаг 2. Можно сразу сменить оформление всей таблицы (Лента Конструктор → группа команд Стили таблиц → выбор стиля).

Шаг 3. Можно добавить строку итогов (лента Конструктор → группа команд Параметры стилей таблиц → отметить галочкой Строку итогов):

Шаг 4. При необходимости увеличить таблицу достаточно протянуть за правый нижний угол таблицы. Если мы подведем курсор к небольшому утолщению в правом нижнем углу, то курсор примет вид двойной стрелки. Нажатой ЛМ мы перетаскиваем границу таблицы вниз:

При этом строка итогов остается внизу таблицы, а формула распространяется на появившиеся ячейки.

Шаг 5. Кнопки выпадающего меню позволяют сортировать данные диапазона, скрывать часть данных:

Шаг 6. Но самое интересное находится в строке итогов. Делаем активной правую ячейку строки итогов и нажимаем ЛМ на кнопку выпадающего меню. В появившемся меню выбираем «Сумма»:

Смотрим на результат:

Для заметки: не могу понять почему на кнопке выпадающего меню заголовка курсор превращается в кисть руки, а на кнопке выпадающего меню строки итогов – остается стрелочкой?

Шаг 7. Если вам не нужна таблица, то её всегда можно преобразовать в диапазон (ПМ → команда Таблица из контекстного меню → команда Преобразовать в диапазон из выпадающего меню):

Шаг 8. Подтверждаем преобразование – ОК:

Теперь наша таблица утратила все свои замечательные свойства. Но при желании вы можете создать сколь угодно много независимых друг от друга таблиц.

Работа с таблицами дает нам значительный выигрыш по времени и упрощает жизнь.

Теперь вы сможете:

1. Создать таблицу для упорядочения и анализа связанных данных.
2. Ввести формулу и распространить е в соответствующем диапазоне
3. Работать с таблицей

Источник

Автозаполнение ячеек в Excel

Автозаполнение ячеек Excel – это автоматический ввод серии данных в некоторый диапазон. Введем в ячейку «Понедельник», затем удерживая левой кнопкой мышки маркер автозаполнения (квадратик в правом нижнем углу), тянем вниз (или в другую сторону). Результатом будет список из дней недели. Можно использовать краткую форму типа Пн, Вт, Ср и т.д. Эксель поймет. Аналогичным образом создается список из названий месяцев.

Автоматическое заполнение ячеек также используют для продления последовательности чисел c заданным шагом (арифметическая прогрессия). Чтобы сделать список нечетных чисел, нужно в двух ячейках указать 1 и 3, затем выделить обе ячейки и протянуть вниз.

Эксель также умеет распознать числа среди текста. Так, легко создать перечень кварталов. Введем в ячейку «1 квартал» и протянем вниз.

На этом познания об автозаполнении у большинства пользователей Эксель заканчиваются. Но это далеко не все, и далее будут рассмотрены другие эффективные и интересные приемы.

Автозаполнение в Excel из списка данных

Ясно, что кроме дней недели и месяцев могут понадобиться другие списки. Допустим, часто приходится вводить перечень городов, где находятся сервисные центры компании: Минск, Гомель, Брест, Гродно, Витебск, Могилев, Москва, Санкт-Петербург, Воронеж, Ростов-на-Дону, Смоленск, Белгород. Вначале нужно создать и сохранить (в нужном порядке) полный список названий. Заходим в Файл – Параметры – Дополнительно – Общие – Изменить списки.

В следующем открывшемся окне видны те списки, которые существуют по умолчанию.

Как видно, их не много. Но легко добавить свой собственный. Можно воспользоваться окном справа, где либо через запятую, либо столбцом перечислить нужную последовательность. Однако быстрее будет импортировать, особенно, если данных много. Для этого предварительно где-нибудь на листе Excel создаем перечень названий, затем делаем на него ссылку и нажимаем Импорт.

Жмем ОК. Список создан, можно изпользовать для автозаполнения.

Помимо текстовых списков чаще приходится создавать последовательности чисел и дат. Один из вариантов был рассмотрен в начале статьи, но это примитивно. Есть более интересные приемы. Вначале нужно выделить одно или несколько первых значений серии, а также диапазон (вправо или вниз), куда будет продлена последовательность значений. Далее вызываем диалоговое окно прогрессии: Главная – Заполнить – Прогрессия.

В левой части окна с помощью переключателя задается направление построения последовательности: вниз (по строкам) или вправо (по столбцам).

Посередине выбирается нужный тип:

• арифметическая прогрессия – каждое последующее значение изменяется на число, указанное в поле Шаг
• геометрическая прогрессия – каждое последующее значение умножается на число, указанное в поле Шаг
• даты – создает последовательность дат. При выборе этого типа активируются переключатели правее, где можно выбрать тип единицы измерения. Есть 4 варианта:

• • • день – перечень календарных дат (с указанным ниже шагом)
    • рабочий день – последовательность рабочих дней (пропускаются выходные)
    • месяц – меняются только месяцы (число фиксируется, как в первой ячейке)
    • год – меняются только годы

• автозаполнение – эта команда равносильная протягиванию с помощью левой кнопки мыши. То есть эксель сам определяет: то ли ему продолжить последовательность чисел, то ли продлить список. Если предварительно заполнить две ячейки значениями 2 и 4, то в других выделенных ячейках появится 6, 8 и т.д. Если предварительно заполнить больше ячеек, то Excel рассчитает приближение методом линейной регрессии, т.е. прогноз по прямой линии тренда (интереснейшая функция – подробнее см. ниже).

Нижняя часть окна Прогрессия служит для того, чтобы создать последовательность любой длины на основании конечного значения и шага. Например, нужно заполнить столбец последовательностью четных чисел от 2 до 1000. Мышкой протягивать не удобно. Поэтому предварительно нужно выделить только ячейку с одним первым значением. Далее в окне Прогрессия указываем Расположение, Шаг и Предельное значение.

Результатом будет заполненный столбец от 2 до 1000. Аналогичным образом можно сделать последовательность рабочих дней на год вперед (предельным значением нужно указать последнюю дату, например 31.12.2016). Возможность заполнять столбец (или строку) с указанием последнего значения очень полезная штука, т.к. избавляет от кучи лишних действий во время протягивания. На этом настройки автозаполнения заканчиваются. Идем далее.

Автозаполнение чисел с помощью мыши

Автозаполнение в Excel удобнее делать мышкой, у которой есть правая и левая кнопка. Понадобятся обе.

Допустим, нужно сделать порядковые номера чисел, начиная с 1. Обычно заполняют две ячейки числами 1 и 2, а далее левой кнопкой мыши протягивают арифметическую прогрессию. Можно сделать по-другому. Заполняем только одну ячейку с 1. Протягиваем ее и получим столбец с единицами. Далее открываем квадратик, который появляется сразу после протягивания в правом нижнем углу и выбираем Заполнить.

Если выбрать Заполнить только форматы, будут продлены только форматы ячеек.
Сделать последовательность чисел можно еще быстрее. Во время протягивания ячейки, удерживаем кнопку Ctrl.

Этот трюк работает только с последовательностью чисел. В других ситуациях удерживание Ctrl приводит к копированию данных вместо автозаполнения.

Если при протягивании использовать правую кнопку мыши, то контекстное меню открывается сразу после отпускания кнопки.

При этом добавляются несколько команд. Прогрессия позволяет использовать дополнительные операции автозаполнения (настройки см. выше). Правда, диапазон получается выделенным и длина последовательности будет ограничена последней ячейкой.

Чтобы произвести автозаполнение до необходимого предельного значения (числа или даты), можно проделать следующий трюк. Берем правой кнопкой мыши за маркер чуть оттягиваем вниз, сразу возвращаем назад и отпускаем кнопку – открывается контекстное меню автозаполнения. Выбираем прогрессию. На этот раз выделена только одна ячейка, поэтому указываем направление, шаг, предельное значение и создаем нужную последовательность.

Очень интересными являются пункты меню Линейное и Экспоненциальное приближение. Это экстраполяция, т.е. прогнозирование, данных по указанной модели (линейной или экспоненциальной). Обычно для прогноза используют специальные функции Excel или предварительно рассчитывают уравнение тренда (регрессии), в которое подставляют значения независимой переменной для будущих периодов и таким образом рассчитывают прогнозное значение. Делается примерно так. Допустим, есть динамика показателя с равномерным ростом.

Для прогнозирования подойдет линейный тренд. Расчет параметров уравнения можно осуществить с помощью функций Excel, но часто для наглядности используют диаграмму с настройками отображения линии тренда, уравнения и прогнозных значений.

Чтобы получить прогноз в числовом выражении, нужно произвести расчет на основе полученного уравнения регрессии (либо напрямую обратиться к формулам Excel). Таким образом, получается довольно много действий, требующих при этом хорошего понимания.

Так вот прогноз по методу линейной регрессии можно сделать вообще без формул и без графиков, используя только автозаполнение ячеек в экселе. Для этого выделяем данные, по которым строится прогноз, протягиваем правой кнопкой мыши на нужное количество ячеек, соответствующее длине прогноза, и выбираем Линейное приближение. Получаем прогноз. Без шума, пыли, формул и диаграмм.

Если данные имеют ускоряющийся рост (как счет на депозите), то можно использовать экспоненциальную модель. Вновь, чтобы не мучиться с вычислениями, можно воспользоваться автозаполнением, выбрав Экспоненциальное приближение.

Более быстрого способа прогнозирования, пожалуй, не придумаешь.

Автозаполнение дат с помощью мыши

Довольно часто требуется продлить список дат. Берем дату и тащим левой кнопкой мыши. Открываем квадратик и выбираем способ заполнения.

По рабочим дням – отличный вариант для бухгалтеров, HR и других специалистов, кто имеет дело с составлением различных планов. А вот другой пример. Допустим, платежи по графику наступают 15-го числа и в последний день каждого месяца. Укажем первые две даты, протянем вниз и заполним по месяцам (любой кнопкой мыши).

Обратите внимание, что 15-е число фиксируется, а последний день месяца меняется, чтобы всегда оставаться последним.

Используя правую кнопку мыши, можно воспользоваться настройками прогрессии. Например, сделать список рабочих дней до конца года. В перечне команд через правую кнопку есть еще Мгновенное заполнение. Эта функция появилась в Excel 2013. Используется для заполнения ячеек по образцу. Но об этом уже была статья, рекомендую ознакомиться. Также поможет сэкономить не один час работы.

На этом, пожалуй, все. В видеоуроке показано, как сделать автозаполнение ячеек в Excel.

Источник