Какая процедура способ используется для бухгалтерской обработки документов

Обработка первичных документов

Автор статьи — Копирайтер Контур.Бухгалтерии

Обязанность любой компании и предпринимателя — правильно обрабатывать первичные учетные документы. От этого зависит корректность бухгалтерского учета и порядок в документообороте. Расскажем об основных правилах обработки первички, главных сложностях и их решении.

Что такое первичный документ

Базовые положения об обработке первичных документов содержатся в ст. 9 ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Закон обязывает подтверждать совершение любой хозоперации первичным учетным документом. Такой документ должен иметь юридическую силу и корректно оформляться ответственными лицами.

Есть путаница в определении перечня первичных документов. Во-первых, список возможной первички очень обширен: сюда входят различные акты, накладные, платежные документы. Кроме того первичные бухгалтерские документы принимаются для налогового учета, а некоторые документы, которые часто называют первичными, ими не являются — например, счет-фактура или договор.

Компания может сама разрабатывать формы первички (данные Минфина РФ № ПЗ-10/2012), кроме документов по кассовым операциям — в их бланки нельзя вносить правки. Всю первичку, с которой работает компания или ИП, нужно утвердить в учетной политике, а если в ходе деятельности в работу берется дополнительная форма первичного документа, ее нужно добавить в УП.

Этапы обработки первичных учетных документов

Первичный документ формируют при совершении операции или сразу после этого события. Затем его направляют в бухгалтерию, и одна из задач бухгалтера — своевременно собрать первичку у поставщиков с помощью менеджеров и руководителя. В бухгалтерии документ проверяют на корректность заполнения, при необходимости просят поставщика внести исправления. Затем вносят в систему учета и отражают на счетах учета.

После этого первичные документы комплектуют, в хронологическом порядке подшивают, складывают на хранение в папки и помещают в архив на 5 лет, после окончания этого документы уничтожают.

Сложности при обработке первички

На любом этапе действуют подробные правила работы с первичкой. Ошибки при заполнении, проверке или вводе документов могут привести к нарушениям в учете, претензиям от налоговой и штрафам. То же касается архивации и хранения документов. Поэтому бухгалтеру по первичке нужны твердые знания правил работы и аккуратность.

За нарушение правил обработки и хранения первичных и иных документов ответственность наступает согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ, ст. 120 НК РФ, а еще ФНС может убрать расходы из налогооблагаемой базы, если первичка признана не имеющей юридической силы (ст. 252 НК РФ). В письме ФНС РФ от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104@ разъясняется, какие существенные реквизиты первичного документа делают его действительным. Если по данным документа можно определить продавца, покупателя, название товаров, услуг или работ, их стоимость, то прочие ошибки налоговая посчитает несущественными.

Другая сложность ввода первичных документов заключается в том, что именно этот процесс отнимает у бухгалтера более половины рабочего времени. В зависимости от сложности номенклатуры и объема документа ввод в систему учета занимает от 10 минут до 3 часов. Если в компании обширный документооборот, профессиональные бухгалтеры вынуждены регулярно часами выполнять «дурную работу», которая по силам ученику младшей школы.

Но именно при вводе первички в учет бухгалтера может «подстраховать» техника. Самое мощное средство по автоматизации ввода — электронный документооборот: он помогает принимать первичку в учет почти моментально и полностью без ошибок. Другой вариант автоматизации — программы распознавания бухгалтерских документов. Все это помогает освободить время сотрудников, сокращает число бухгалтеров по первичке в компании, а значит снижает расходы на оплату труда.

Программы распознавания первичных документов читают реквизиты, номенклатуру и числовые показатели, переносят данные в поля документа в учете, проверяют арифметические операции и выделяют цветом поля, которые нуждаются в дополнительной проверке. Бухгалтеру остается пробежать глазами по бумажному документу и черновику в учетной системе, проверить данные, при необходимости откорректировать их и провести документ. Таким образом при вводе первички можно обеспечить двойную перекрестную проверку — сначала программой, затем человеком.

Какие сканы и фото бухгалтерских документов можно распознавать

Для программы распознавания важно качество изображения. Чем оно выше, тем больше данных прочитает система и перенесет их в документ в учете. Поэтому лучше именно сканировать первичные документы, а не фотографировать их. Для этого нужен самый простой офисный сканер.

Подойдет изображение в любом популярном формате: BMP, PNG, TIFF, JPG, PDF. Программа преобразует изображение в черновик документа в системе учета, перенесет в соответствующие поля все реквизиты, наименования, количество, стоимость. Продвинутые программы умеют работать с каталогом учетной системы и находить в нем номенклатурные карточки для товаров из накладных.

Алгоритм работы программы по вводу накладных

Системы распознавания есть в виде отдельных программ, которые надо интегрировать с вашей учетной системой, и в виде встроенных инструментов онлайн-бухгалтерий. Работают они по одному и тому же алгоритму.

Шаг 1. Бухгалтер сканирует накладную или запрашивает скан у контрагента, если передача оригиналов задерживается. Скан отправляется на распознавание. Подходят сканы во всех популярных форматах: JPG, PDF, TTF, PNG.

Шаг 2. Система считывает данные со скана и переносит их в соответствующие поля документа в учетной системе. Выделяет цветом те поля, которые требуют дополнительной проверки. Также система сама ищет в каталоге учетной системы номеклатурные карточки, а если их нет — заводит новые.

Шаг 3. Бухгалтер проверяет правильность переноса данных. Если нужно — корректирует названия и числа. После этого проводит документ.

Преимущество автоматизации ввода накладных — скорость и точность. Подключайте бухгалтерские сервисы, которые помогают вводить первичку в учет.

В Контур.Бухгалтерии есть электронный документооборот для быстрого приема первички и обмена документами. А еще в сервис встроена система распознавания актов, накладных, счетов-фактур, УПД, договоров и счетов на оплату. К тому же в Бухгалтерии простой учет, расчет налогов, зарплаты и взносов, автоформирование отчетности с отправкой через интернет. Первые 14 дней работы бесплатны для всех новичков.

Источник

Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов

Автор: Екатерина Соловьева Бухгалтер-консультант

Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов

Автор: Екатерина Соловьева
Бухгалтер-консультант

В любой организации документы составляют основу бухгалтерского и налогового учета. Отсутствие бумаг или недостатки в их оформлении — гарантия проблем с налоговыми органами. Рассказываем, почему важна первичная документация и как организовать ее обработку, чтобы исключить неприятности.

Почему важны первичные документы

Первичные документы сопровождают все финансово-хозяйственные операции компании. Каждая сделка должна быть подтверждена и зафиксирована. Недостатки в оформлении бумаг или их отсутствие — причина исключения суммы из расходов при налоговой проверке. Это влечет за собой увеличение налогооблагаемой базы, доначисление НДС и налога на прибыль, штрафы (ст. 120 НК РФ, ст. 252 НК РФ).

Единственный способ избежать подобных рисков — систематизировать проверку и обработку бухгалтерских документов.

Зачастую штатный бухгалтер оставляет работу с первичкой на потом. Большинство считают своевременную сдачу отчетности своей приоритетной задачей и не уделяют должного внимания анализу качества счетов-фактур, актов, накладных. В итоге документы подшиваются без малейшей проверки.

Удаленный же бухгалтер, который одновременно ведет несколько фирм, вообще редко обращает внимание на корректность документов. В случае налоговой проверки он просто перестает выходить на связь или меняет телефон.

Из судебной практики

Арбитражные суды трех инстанций поддержали налоговую инспекцию в деле А32-4358/2018. По результатам проверки декларации на прибыль компании было доначислено 1,7 млн. рублей налога на прибыль из-за отсутствия первичных документов, доказывающих наличие убытка в предыдущих налоговых периодах.

Типичные ошибки при работе с первичными документами

Наши эксперты обращают внимание на типичные ошибки обработки первички:

1. Документ отсутствует. Достаточно распространенная ситуация. Особенно там, где большое количество операций или формы составляются не в момент проведения сделки. В зоне особого риска — торговые, строительные, транспортные организации.
2. Ошибки в заполнении или применение нетиповой формы, когда это необходимо. Среди наиболее распространенных — обобщение приобретенного товара, например, «материалы» вместо указания каждого изделия. Отсутствие дат, подписей, других обязательных реквизитов.
3. Документ испорчен. Чаще всего касается кассовых чеков или самокопирующихся бланков. С течением времени чернила выцветают, и информация «исчезает» с документа. Нередки случаи уничтожения документов из-за неправильной организации хранения или небрежного обращения.
4. Исправления в кассовой документации. Законодательством запрещено исправлять документы, связанные с движением денег по кассе или расчетному счету.

Для уменьшения рисков при работе с документами каждой организации необходимо выстроить оптимальную и удобную систему документооборота. В том числе это касается проверки и бухгалтерской обработки кассовых документов.

Специалисты 1С-WiseAdvice советуют создавать не только бумажный, но и электронный архивы. Иногда требуется много времени и сил, чтобы обнаружить счет-фактуру за прошлый год в папках и коробках, где хранится первичка организации. А на сервере нужный скан найдется в считанные минуты.

Источник

Документооборот в бухгалтерском учете: порядок ведения

Документооборот в бухгалтерском учете — это комплекс мер, направленных на создание, проверку, обработку и хранение информации на предприятии.

Утверждение документооборота в организации

Основным нормативным актом, который регулирует ведение учета в организации, является закон №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года. В закон регулярно вносятся изменения и поправки. Любой факт хозяйственной деятельности бизнеса подтверждается документально. Для бесперебойного и правильного функционирования предприятия требуется организация документооборота в бухгалтерском учете, его порядок утверждается руководителем.

Принципы работы с первичной информацией в бухучете регулируются «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном приказом Минфина СССР №105 в июле 1983 года. Этот нормативный акт утратит силу только в январе 2022 г., согласно приказу Минфина №184 от 30 апреля 2020 г. В положении описаны требования к первичным документам, срокам их хранения и исправлению ошибок.

По закону 129-ФЗ (статья 6 пункт 3) система движения официальных бумаг на предприятии утверждается в учетной политике. Это находит подтверждение в ПБУ 1/2008 «Учетная политика».

Ответственные лица

По нормативным актам (пункт 1 статьи 7 ФЗ-402) организация бухгалтерского учета на предприятии и документооборот обеспечиваются его руководителем и главным бухгалтером. В обязанности этих лиц входит:

• своевременное и корректное оформление «первички»;
• отражение фактов хозяйственной деятельности в учете в установленные сроки;
• контроль достоверности информации.

Ответственным за организацию процесса является руководитель фирмы.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Организация документооборота на предприятии

Еще одним ориентиром является стандарт ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который фиксирует требования к «первичке» и ее движениям на предприятии. Наглядная схема процесса выглядит так:

В процессе выделяются пять основных этапов, которые дополняются и дорабатываются в зависимости от условий бизнеса и требований руководства. При введении документооборота важно утвердить его график и разработать положение, в котором указать сроки и стадии движения официальных бумаг в организации.

Требования к «первичке»

Законодательство предлагает установленные формы для первичного учета, но оставляет предприятиям возможность разрабатывать и утверждать собственные формы. Любой бланк содержит ряд реквизитов, без которых является недействительным. Перечень этих требований есть в законе о бухучете.

Первичная форма содержит следующие обязательные для заполнения поля:

• название формы;
• дата ее создания;
• название и реквизиты фирмы, выпустившей документ;
• содержание хозяйственной операции;
• единицы натурального и денежного измерения;
• должности и подписи ответственных лиц.

Различают первичную и сводную бухгалтерскую документацию. Ко второй категории относят формы отчетности, они всегда регламентируются законодательно.

По форме выпуска документооборот в бухгалтерском и налоговом учете делится на бумажный и электронный. Электронная «первичка» является действительной только при заверении электронной подписью.

Хранение бухгалтерских документов

Срок хранения документации зафиксирован в законе 402-ФЗ и составляет 5 лет. После использования бланка для составления отчетности его следует подшить в хронологическом порядке и хранить в организации, пока есть необходимость в быстром доступе к нему. По истечении этого времени документацию допустимо отправить на хранение в архив.

Внесение изменений

Нередко возникает необходимость внести изменения в документацию и документооборот в бухгалтерском учете предприятия. Этот процесс регламентируется в пункте 7 статьи 9 закона 402-ФЗ. Исправления в обязательном порядке датируются и заверяются подписями ответственных лиц организации. Некорректные данные зачеркиваются таким образом, чтобы информация не читалась, а сверху пишутся новые.

Чаще требующий исправления бланк заменяется новым. Есть бланки, которые не исправляются, а только подлежат замене. К ним относятся счета-фактуры, формы кассовой дисциплины, и банковские.

Источник