Как найти свой способ планирования

Основные инструменты планирования и способы внедрения их в жизнь

Я прочитал множество книг по планированию/тайм-менеджменту и опробовал множество приложений по внедрению этих техник в жизнь (список в конце). И на общее обозрение выношу вытащенные из них инструменты планирования. Сама суть тайм-менеджмента сводится к тому, чтобы взять список своих дел, что-то с ними сделать и после получить прирост по времени (моё мнение).

Под инструментом тайм-менеджмента я подразумеваю некие действия со своими задачами, которые приводят к увеличение свободного времени или сокращению времени на задачу (что суть есть одно и тоже = высвобождение времени).

Я даже осмелюсь предложить наглядное неравенство:

Время затрачиваемое на задачу > время затрачиваемое на задачу — экономия времени от инструмента планирования.

И пример для наглядности:

поход в магазин за салфетками + поход в магазин за продуктами > поход в магазин за салфетками и продуктами — время на отдельный поход за продуктами

В данном случае инструмент планирования — группировка задач. Как видно из примера, мы экономим время на одевании + на дороге до магазина, отсюда количество времени, потраченного на эту задачу, реально сокращается. Подобные инструменты я стал искать и внедрять в свою жизнь.

Предлагаю вам свой список инструментов:

1. Хранилище задач

Место, в которое вы можете записать все ваши задачи, чтобы их не забыть. Чем больше ваших хороших идей вы сохраните в хранилище, тем больше шанс, что они не улетучатся из головы и претворятся в жизнь.

Примеры: записи на бумаге, блокнот-органайзер, электронный органайзер.
Прирост по времени за счет своевременной подготовки к делам, за счет уменьшения количества забытых дел и связанных с этим стрессов.

2. Распределение задач

Когда мы записали все свои задачи, то по сути получили просто свалку. Распределение задач по категориям позволяет понимать, как ту или иную задачу обрабатывать благодаря тому, что мы понимаем, в каком контексте она происходит.

Примеры: деление по сферам жизни (колесо судьбы), деление по месту (дом/работа), деление по одношаговым/многошаговым и актуальным/неактуальным (Getting Things Done).

Прирост по времени за счет понимания, в каком контексте задачу решать, что облегчает осмысление задачи. Тут стоит пояснить, наш мозг решает любую задачу в контексте окружающих эту задачу явлений и если контекст ясен, то и решение ясное, а если нет, то мозгу приходиться каждый раз этот контекст порождать заново, что и удлиняет обдумывание (а порой вызывает желание вовсе не делать). Пример: «сделать проект». Сразу встают вопросы — «Какой проект?» «К какому сроку?», «Почему им вообще нужно заниматься мне?» и т.д. По сути такую задачу делать не хочется, потому что она требует мозговых усилий, прежде чем её можно будет начать делать.

3. Иерархия задач

Большинство желаемых нами результатов — многошаговые, при этом шаги должны выполнятся последовательно, для достижения сначала промежуточных целей, и только в конце цели основной. Иерархическое расписывание задач позволяет увидеть основные шаги и их взаимосвязь, чтобы в итоге правильно распределить ресурсы и время для достижения каждой подцели.

Примеры: логическое дерево, структура папок и подпапок операционной системы, структура задач в электронном органайзере.

Прирост по времени происходит за счет выбрасывания из жизни нереалистичных проектов или своевременной переделки существующих, так как благодаря иерархии еще на стадии прописывания крупных шагов можно увидеть нереалистичность проекта, сэкономив время на детальное планирование и уж тем более на практические попытки воплотить в жизнь.

4. Детализация задач

Как показывает практика, можно прописать цель проекта по SMART, можно иерархически расписать задачи, но только детализация по конкретным действиям позволяет реально оценить объем работ и требуемых ресурсов, которые необходимы для успеха проекта. Детализация усложняется тем, что со временем поступает новая информация по проекту и конкретные действия меняются.

Примеры: расписывание задачи по значимым действиям, по конкретным действиям, по возможным шагам.

Прирост по времени за счет отсекания проектов, которые сжирают слишком много ресурсов или за счет снижения приоритетности таких проектов. Еще увеличение времени при детализации происходит за счет своевременной подготовки, например продетализировав заказ вы понимаете, что затраченные на изготовление материалы + время не покроют сумму, предложенную вам, хотя на стадии переговоров эта сумма показалась вам огромной.

5. Приоритизация задач

Как только мы детализировано прописали свои задачи, приходит понимание, что всего не успеть. Как понять, что делать в первую очередь? Нужно расставить приоритеты, чтобы прибыльные проекты получили наши силы и внимание в первую очередь, а активности, которые тратят наши деньги и время попадали в конец списка.

Примеры: выбор приоритетов на основе ценности результатов, жизненных ценностей, срочности, удобства месту или окружению.

Прирост по времени за счет вкладывания в проекты, которые принесут больше денег/статуса/ресурсов, которые в свою очередь увеличат высвобождение времени. Например за счет покупки услуг нянечки, ускорения заключения сделок в связи со статусом и т.д.

6. Группировка задач.

Задачи удобнее делать, если они похожи или физически находятся рядом, группируя задачи таким образом, можно, поехав по магазинам, сразу купить все нужное или начав работать за компьютером сразу поработать над документами, разобрать почту и почистить виндоус, не отвлекаясь на другие дела. Группировка экономит время и силы.

Примеры: по месту реализации, по ситуации, в которой их нужно делать, по человеку, с которым эти задачи нужно выполнить, по схожести работы, которую нужно проделать. Прирост по времени за счет снижения затрат на дорогу/психологическую настройку на работу/человека.

7. Созадачность

Некоторые задачи можно выполнять совместно с другими, чаще всего это относиться к чтению, просмотру и прослушиванию чего-либо что и позволяет учиться «на ходу». Не путать с многозадачностью, которая предполагает выполнение нескольких дел сразу. В созадачности одна из задач «пустая» или «не полная», поэтому вторая дополняет первую, а не заменяет её.
Примеры: чтение книги во время ожидания в больнице, аудиокнига во время дороги на работу, велотренажер во время просмотра фильма.

Прирост по времени за счет выполнения 2-х задач одновременно.

8. Делегирование задач

Подумать над тем, какие задачи и каким образом можно передать другим всегда полезно, так как это может очень сильно сэкономить время в последствии. Важно помнить, что все делегированные задачи вам всё равно нужно контролировать.

Примеры: наём помощников, передача части работы коллегам, неисполнение задач, которые все равно сделают без вас.

Прирост по времени за счет выполнения этих задач другими людьми (при условии, что они будут выполнены не хуже вашего).

9. Обзор задач

Любой план должен соответствовать жизни, иначе он не только не способствует, но и мешает человеку. Поэтому периодический обзор своих задач позволяет скорректировать их с учетом изменений. Этот простой приём позволяет держать в актуальном состоянии ваш план, если вы этого не делаете, то любой долгосрочный план обречен на провал.

Примеры: выезд на природу с осмыслением жизни, чтение своих планов написанных на бумаге с оценкой их реалистичности и актуальности, задача в электронном органайзере, побуждающая уединиться и переоценить значимость ваших задач.

Прирост по времени за счет удаления неактуальных планов, которые были бы вами выполнены без реально на это нужды. Так же прирост за счет своевременного внесения задач, без которых ряд текущих проектов были бы приостановлены.

10. Фокусировка на задаче

Когда вы занимаетесь каким-то делом, ваш мозг настраивается на него, начиная выполнять его лучше и быстрее, но если вы параллельно делаете что-то еще, то этот эффект пропадает.

Собственно многозадачность вредит эффективности мышления, а фокусировка помогает быстрее и, что более важно — разностороннее решать задачи.

Примеры: ставить таймер на выполнение конкретной задачи, выключать телефоны пока выполняется определенная задача, говорить коллегам не отвлекать вас в определенное время.
Прирост по времени за счет ускорения выполнения задачи, благодаря использованию ресурсов мозга на полную без дробления этого ресурса на отвлечения.

11. Календарь событий

В нашей жизни есть достаточно событий, про которые лучше не забывать, начиная от назначенных встреч до дня рождения супруги или супруга. Чтобы не оказаться в неловкой ситуации и планировать свою занятость, лучше записывать все задачи с жесткими датами и временем в одно легкодоступное место.

Примеры: бумага с записями, картонный календарь на стене, календарь на смартфоне.
Прирост по времени за счет отсутствия потерь времени/репутации из-за подготовки к важным датам заранее.

12. Список ежедневных дел

Когда событий и дел в вашей жизни много, то сложно держать всё это в голове. Это часто приводит к ощущению, что вы постоянно не успеваете, что выливается в самобичевание и самоунижение. В разы удобнее понимать, что вам нужно сделать сегодня, чтобы выполнить все, что реально возможно, с учетом отдыха и времени на себя. Если у вас есть такой список на каждый день, то очень скоро вы начинаете реалистично оценивать, что можно от себя ждать, а чего не стоит и какой объем работ в сутки вам реально под силу.

Примеры: список в голове, список на бумаге, фильтр в электронном органайзере.
Прирост по времени за счет внутреннего спокойствия и одного места, в которое нужно заглядывать, чтобы оценить объём задач. Так же прирост достигается за счёт учёта списком дел просроченных задач, которые должны были быть выполнены.

13. Напоминания

Наш мозг не справляет с количеством всего, что нужно помнить и, порой, дело не в плохой памяти, а в том что, вы просто сконцентрированы на том, что делаете сейчас, что тоже хорошо. Напоминание позволит вам не забыть важную вещь, особенно если она связанна с конкретным временем.

Примеры: напоминание от друга, стикер с записью, напоминание на телефоне.
Прирост по времени за счет своевременного выполнения задачи, опоздание по которой грозит потерей времени/ресурсов/репутации.

Это полный список инструментов, которые я нашел для себя в тайм-менеджменте. Если вы можете предложить еще что-то по содержанию, то я с удовольствием дополню статью и, конечно же, отвечу на ваш комментарий.

Внедрение в жизнь

Мне кажется, первый принцип внедрения в жизнь — это удобство. Если что-то не удобно — привыкнуть к этому не возможно, а значит и в жизнь встроить тоже.

Для развития привычек я опираюсь на знания, полученные из книги Чарльза Дахигга «Сила привычки» и на 2 года самообразования в нейрофизиологии и биохимии головного мозга.
Я стараюсь создать связь «знак — привычные действия — награда», где знак — всегда внешний стимул, привычные действия — то, что делаю непосредственно я, награда — то, что мне доставляет приятные эмоции.

Для внедрения всех вышеперечисленных инструментов тайм-менеджмента в жизнь лучше всего подходят приложения, так как именно они позволяют расширить возможности мозга, которые всегда есть куда потратить.

В итоге я остановился на одном приложении (не буду называть, так как статья не ради рекламы), которое позволило мне внедрить все инструменты разом. Самая сложная задача в применении
приложения в том, чтобы связать мозг и программу. По моим опросам для многих планирование — это записи на бумажке и если вы зададитесь вопросом «Почему не навороченное приложение?» — ответ прост «оно непривычно!». Поэтому я поделил работу с приложением на 2 стадии:

1. Планирование

Знак: есть вдохновение (желание планировать довольно четко ощущается как внутреннее состояние)
Действие: внесение задач в свои проекты.
Награда: в списке дел на день/неделю появляются ясные задачи, которые хочется делать и результат от которых хочется получить.

2. Исполнение

Знак: с утра включив телефон — на виджете список дел.
Действие: начать выполнять дела.
Награда: приятный звук завершающейся задачи/осознание своей продуктивности.

Еще использовал давно опробованную хитрость: я хвалился всем о том, как я использую приложение (когда люди подбадривают тебя в ответ, это сильнейший способ закрепить привычку, при условии, что ты хвалишься реальными измеримыми результатами. Но если у тебя их нет — фиг тебе, а не похвала).

В итоге, через месяц начал удивляться — «Как другие люди еще не используют столь крутые возможности по управлению своей жизнью?». Что для меня является показателем сформировавшейся привычки. Пользуюсь уже 4-й месяц — полёт нормальный.

Я так же буду благодарен, если вы расскажете свои способы внедрения в жизнь технологий управления временем. Мне очень интересен ваш опыт!

С уважением, Голещихин Н.А.

Список книг:

1. Глеб Архангельский «Тайм-драйв»
2. Девид Ален «Getting Things Done»
3. Штаффан Нётеберг «Тайм-менеджмент по помидору»
4. Алексей Толкачев «Экстремальный тайм-менеджмент»
+ Огромное количество статей

1. Mylifeorganized
2. To do list
3. Doit.im
4. Time-master
5. Wunderlist
+ еще около 10 приложений.

Полное или частичное копирование только с согласия автора.

Источник

Личное: 10 способов найти свой метод планирования

Создатель «Жить Интересно!» и «Стодневки» Армен Петросян о планировании знает все. Ну, или почти всё.

Он постоянно испытывает на себе разные методы и инструменты, позволяющие выстраивать стратегию личного развития, и делится наработками со всеми, кто хочет научиться жить осознанно и интересно.

«Планирование дня я совмещаю с подведением итогов. Хорошая примета лечь спать с готовым списком дел на завтра. Планы как ноты живут в момент исполнения записанной музыки. Помнить содержание плана мне помогает несложное упражнение.

Утро начинаю с переписывания по памяти 9 задач, которые хочу выполнить до конца дня. Число 9 предполагает определение приоритетности дел по схеме 1-3-5.

• 1 — главная задача дня.
• 3 важных дела.
• 5 остальных пункта плана.

Сравните полученный список с подготовленным планом. Внесите коррективы, если потребуется. Совпадают ли задачи, обозначенные как главные? Приступайте к делу с наивысшим приоритетом».

План всему голова или Как планировать, чтобы достигать результата

«Никто не сможет дать вам идеальный рецепт того, как именно вам стоит вести вашу систему планирования. Не попробовав разные методики, вы не сможете прийти к своей собственной», – Татьяна Жданова рассказывает, зачем нужны планы, и как она создавала свою собственную систему планирования. Ее опыт может пригодиться и вам.

Как использовать ежедневники, чтобы связать долгосрочные и краткосрочные цели

Любителям бумажных ежедневников, поклонника фрирайтинга и адепты составления планов посвящается! Лера Петросян сделала перевод статьи Майкла Мотта, из которой вы узнаете о системе, которую автор называет мостом между настоящим и будущим. Она сочетает в себе ежедневное планирование, анализ текущих действий и стратегию на пять лет вперед. «Вам не надо ждать нового года или начала нового месяца, чтобы воспользоваться такой системой планирования. Нет ничего магического в этих событиях. Вы можете руководствоваться своим собственным календарем, а не тем, что принят в обществе или, продиктован, например, фазами луны».

Метод ярлычка

Известный в тайм-менеджменте метод под названием «съешь лягушку» Максим Денисов переименовал в «метод ярлычка» и усовершенствовал на свой лад: «Есть такие задачи, которые вроде и не важные, но отнимают много ресурсов: время, внимание, энергия. Если их не сделать с утра, то они будут напоминать о себе весь день и следующий день, пока мы их не выполним. Как ярлычок на одежде, который при каждом движении колет и доставляет прочие неудобства». Как избавляться от «ярлычков» с наименьшими потерями – простые и понятные рекомендации от Максима.

Спонтанность как вариант планирования

Наталья Щербатюк считает, что спонтанность – это не безответственность, а осознанный подход к планированию, который открывает больше возможностей. «Не планируя (а спонтанируя), я разрешила случиться не известным мне до этого момента вещам. Я была открыта для общения и всего нового. Органично и без усилий использовала возможности, которые появлялись постоянно. И была счастлива».

Секреты хорошего планирования, или Как создать план саморазвития

«Когда-то я тоже искала истину и экспериментировала. Тогда мне казалось, что все дело в собственной неэффективности, неумении распоряжаться собственным временем. Я составляла списки дел, назначала приоритеты, старалась больше успевать и много успевала, но это никак не сокращало разрыв между жизненными ожиданиями и реальностью. Сегодня ответы мне кажутся простыми и очевидными». Используя советы Елены Ветштейн, вы сможете составить план для развития всех ключевых сфер жизни, расставите приоритеты, определите стратегические направления. И самое главное – научитесь учитывать долгосрочные цели в текущем планировании.

Как заставить свои планы работать

В одном из выпусков проекта «Радуйтесь переменам» Армен Петросян предложил проанализировать один из способов планирования дня: «Я часто устраиваю подобные ревизии и использую для этого разные инструменты Стодневки. Ревизия может показаться вам примитивной. Вопросы, на которые предложу ответить, чересчур простыми. Если так, то вы рискуете потерять лишь четыре минуты, которые уйдут на чтение этого письма. Зато время выполнения упражнений окупится увеличением количества решённых задач. » А насколько эффективен ваш день?

Как я планирую свое время

Участник одной из групп «Стодневка – экспедиция к новому Я» Игорь Вознесенский рассказал участникам курса о своей системе планирования: «Надеюсь, мой опыт будет полезен читателям «ЖИ!», но всё же хочу предостеречь вас от попыток примерить на себя чью-либо систему планирования без серьезной подгонки и перекройки. При всей нашей похожести, мы все живем совершенно по-разному: в своем ритме, со своими задачами, расписанием и ценностями. Поэтому, и систему нужно создавать под себя». Вы можете ознакомиться с практикой Игоря и «примерить» на себя его систему.

Вдохновенное планирование с Bullet Journal

Юлия Епифанова попробовала вести ежедневник по системе Bullet Journal и нашла ее весьма удобной и вдохновляющей: «Ключевое слово этой системы — гибкость. Вы можете выбирать любой удобный способ постановки целей, даже придумать свой. Вы можете настроить свой Bullet Journal так, как нравится и хочется только вам. Мало того: если однажды вы понимаете, что вас не совсем устраивает то, что вы уже создали в своем журнале, вы просто открываете чистую страницу и создаете свое новое будущее».

Планирование: поиск идеальной системы

Консультант по личному планированию и эффективности Даша Игнатович поняла, что никогда не сможет стать человеком, который живет по расписанию: «Каждый день я делала вроде бы правильные вещи, но многое важное не успевала, забывала. Все это истощало силы и энергию, а прогресс был довольно медленным». Со временем она научилась принимать себя такой, какая есть, находить свои способы организации планирования. О тех, что уже прошли проверку временем, Даша рассказала читателям «ЖИ!»

«Быстро — это медленно без перерыва»

Так называется официальный канал создателя проекта «Жить Интересно!» Армена Петросяна в мессенджере Telegram. Здесь транслируются все статьи, публикуемые на сайте, в том числе – по теме планирования. Подпишитесь на канал «Быстро — это медленно без перерыва» , настройте Push-оповещения и больше никогда не пропустите новые публикации, сможете читать их в удобное для вас время, а также делиться с друзьями всем, что вас заинтересовало и вдохновило.

Источник