Новое в терминологии доу
«Делопроизводство», 2014, N 4
1 марта 2014 г. введен в действие новый Стандарт на термины и определения в области делопроизводства и архивного дела — ГОСТ 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Предыдущий Стандарт — ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» — был введен в действие 1 января 1999 г.
За прошедшие пятнадцать лет многое изменилось. В сферу управления документами прочно пришли автоматизированные технологии, появляется все больше нормативных документов в области документационного обеспечения управления (ДОУ), электронного документооборота. Зачастую работники служб ДОУ и сотрудники IT-служб в одно слово вкладывают совершенно разные значения. Например, под словом «архив» сотрудник ДОУ понимает структурное подразделение, осуществляющее комплектование, учет и хранение архивных документов, архивохранилище, а сотрудник IT-службы — файл, сжатый (уменьшенный в размере в байтах) с помощью специальных программ (архиватора) для хранения информации, которая не будет востребована в ближайшее время.
Поэтому очень важно, чтобы все, кто создает документы, работает с документами, настраивает системы автоматизации работы с документами, готовит новые нормативные правовые акты по работе с документами, чтобы все говорили на одном языке, понимали друг друга и не вкладывали в одно слово совершенно разные значения.
Сразу бросается в глаза, что изменились ключевые определения, например, в предыдущем стандарте термин «делопроизводство» рассматривался как синоним термина «документационное обеспечение управления», теперь это два различных определения. На два отдельных определения разделены и термины «документ» и «документированная информация».
Термины в стандарте расположены не по алфавиту, а по тематике, они разделены на группы: общие понятия, делопроизводство (документирование, организация работы с документами), архивное дело (хранение и учет, комплектование, информационная деятельность архива). Это не всегда удобно, но все термины пронумерованы, а в конце стандарта дан алфавитный перечень терминов, что позволяет быстро найти нужное определение. Единственное — в старом ГОСТ в алфавитном перечне терминов около каждого термина указывался его номер в стандарте, что ускоряло поиск определения, в новом Стандарте алфавитный указатель «глухой», т.е. из него понятно, что термин есть, но искать его надо, пролистывая документ, или поисковыми средствами программы, если стандарт открыт на компьютере в формате, поддерживающем индексацию и поиск по файлу документа.
Сравним основные определения в старом и новом стандарте.
Делопроизводство — деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов
Делопроизводство; документационное обеспечение управления — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами
Документационное обеспечение управления (ДОУ) — деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами
Архивное дело — деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов
Архивное дело — отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов
Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать
Документ; документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать
Документированная информация — структурированная информация, зафиксированная на носителе
Официальный документ — документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке
Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке
Архивный документ — документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства
Архивный документ — документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника
Носитель (документированной) информации — материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации
Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде
Юридическая сила документа — свойство официального документа вызывать правовые последствия
Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления
Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа
Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу
Копия документа — экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа
Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы
Письменный документ — документ, информация которого зафиксирована знаками письменности
Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма
Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений — статичных образов
Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом
Аудиовизуальный документ — документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию
Аудиовизуальный документ — документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию
Кинодокумент — изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов
Кинодокумент — изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом
Реквизит документа — элемент оформления документа
Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа
Хранение документов — организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов
Хранение архивных документов — обеспечение рационального размещения и сохранности документов
Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов
Экспертиза ценности документа — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев
Постоянное хранение документов — вечное хранение документов без права их уничтожения
Постоянное хранение документов — бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке
Доступ к документу — возможность и условия получения и использования документа
Доступ к архивным документам — предусмотренные нормативными документами условия использования архивных документов
Документирование — запись информации на носителе по установленным правилам
Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам
Вид документа — классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения
Вид письменного документа — принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения
Бланк документа — лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа
Бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа
Унифицированная форма документа; УФД — формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста
Унифицированная форма документа; УФД — совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации
Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов
Оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования
Гриф согласования — реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием
Гриф согласования — реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием
Подпись — реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица
Подпись — реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица
Резолюция — реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа
Резолюция документа — реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение
Текст документа — основная содержательная часть документа
Текст официального документа — информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа
Регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму
Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения
Как мы видим, некоторые термины получили более развернутые определения, например фоно-, кинодокументы, в связи с появлением новых, электронных способов их создания, другие были уточнены. Вместо понятия «официальный документ» теперь в большинстве определений используется понятие «документ».
Появились новые термины, например «управление документами» — деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации. Этот термин появился в отечественном документоведении относительно недавно как перевод английского «records management» в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования», который в свою очередь является российской версией Международного стандарта ISO 15489-1:2001.
Еще один новый термин — «служба делопроизводства» — структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации. Определения службы ДОУ раньше не было, и тут важно, что к этой службе относятся не только работники делопроизводственного подразделения — канцелярии, секретариата, общего отдела или управления делами, — но и ответственные за делопроизводство в подразделениях.
Если раньше в списке терминов были только отдельные реквизиты: подпись, грифы согласования, утверждения и др., то теперь даны определения большинства реквизитов. Появились понятия:
- место составления (издания) документа — реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации — автора документа;
- адресат — реквизит, содержащий информацию о получателе документа;
- отметка о наличии приложения — реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах);
- отметка о поступлении документа — реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело — реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним;
- отметка о заверении копии — реквизит, используемый для придания копии правового статуса;
- печать — устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.
Еще недавно вопрос опубликования документов практически не стоял. Сегодня это обязанность государственных организаций и сложившаяся практика. Отсюда термин «официальное опубликование документа» — первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном интернет-портале.
В связи с распространением единых информационно-документационных систем, работающих через сеть Интернет, например системы государственных закупок, предоставления государственных услуг, возникает понятие «государственный регистрационный номер документа» — номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр.
Ключевое понятие в современных условиях — это также новое для Стандарта понятие электронного документа. Федеральным законом от 27.07.2010 N 227-ФЗ было введено понятие электронного документа как документированной информации, представленной в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком, с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. В ГОСТ дано упрощенное определение — это «документ, информация которого представлена в электронной форме». Ряд новых понятий появился в связи с распространением электронных документов — это аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования, миграция (электронного документа). Для традиционного документа на бумаге понятия пригодности к использованию не было, а вопросы сохранности (целостности) документа в основном были проблемой архивистов и решались в рамках обеспечения сохранности архивных документов. Понятия достоверности тоже не было — если документ был подлинным и юридически значимым, т.е. имел необходимый набор реквизитов, он по определению считался достоверным. Появились такие понятия, как «электронная копия документа», «средства документирования» (средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе), «электронный документооборот», «электронное дело», «включение документа в СЭД», «метаданные».
Если раньше под конвертированием понимали процесс раскладки документов в конверты, то теперь это «процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой».
Ряд понятий, относящихся к традиционному делопроизводству, был переработан, например унифицированные формы документов. Что-то добавили, например, кроме табеля (перечня) унифицированных форм появилось определение альбома (сборника) унифицированных форм документов. К определению «гриф согласования» добавились понятия «согласование», «лист согласования» и подписи — подписание документа и электронная подпись.
Понятие «электронная подпись» в Стандарте близко тому, которое было дано в Федеральном законе «Об электронной подписи».
Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»
Электронная подпись — информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ
Электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию
Некоторые понятия исключены из Стандарта как устаревшие. Например, так и не прижившийся термин «видеограмма», обозначавший изображение документа на экране (электронно-лучевой трубки). Вместо него появился новый вид документа — видеодокумент — аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов. Исчезли рукописный, машинописный документ, так как уже почти никто не пишет документы от руки и не печатает на пишущей машинке. Нет и термина «документ на машинном носителе».
Некоторые понятия не вошли в новый Стандарт, так как старое понятие уже устарело, а новое еще не получило однозначного толкования. Так, нет понятия «формуляр-образец документа» как модели построения документа, устанавливающей область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Теперь вместо формуляра-образца обычно используют шаблоны документов, но это понятие в стандарт не попало.
Убраны понятия «постоянное хранение документов», «депозитарное хранение документов». Некоторые термины откорректированы. Так, в понятии «экспертиза ценности» убрано положение о том, что она проводится для отбора документов на государственное хранение.
В целом число терминов и определений, включенных в новый ГОСТ, существенно увеличилось — в новую редакцию Стандарта включено 174 термина против 140 в ГОСТ Р 51141-98.
На сегодняшний день процесс перехода к электронным документам еще далек от завершения, многие вопросы не урегулированы, служат предметом дискуссии специалистов , но ГОСТ 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» — ключевой Стандарт в области ДОУ и его разработка — важный шаг на пути к единому пониманию делопроизводственных процессов всеми работающими с документами, как традиционными, так и электронными.
См. статью зав. сектором стандартизации ВНИИДАД Л.Н. Варламовой «Двое из ларца одинаковы с лица: юридическая сила и юридическая значимость документа» в этом номере журнала.
Источник
