Иные способы направления писем

Как надёжно отправить документы контрагенту

Надёжная отправка документов — это когда они доходят до адресата. Доходят в срок. А если придётся судиться — будут доказательства, что было сделано всё возможное, чтобы контрагент документы получил. Рассмотрим выбор надёжного способа отправки корреспонденции в конкретных ситуациях.

Порядок обмена документами прописан в договоре

Если вы договорились о конкретном способе обмена документами — нужно ему следовать:

1. Использовать согласованный способ отправки документа.

2. Соблюдать указанные в договоре сроки отправки документов.

3. Направлять документы на адрес (в том числе адрес электронной почты), указанный в договоре.

Однако ничто не мешает для подстраховки продублировать отправку документов другими способами: одним или несколькими. Например, отправку почтой или курьером дополнить отправкой документов на электронный адрес или факс. При этом не помешает сопроводительным письмом попросить контрагента подтвердить получение документов.

Контрагент находится далеко: в другом городе, регионе

В этом случае надёжный способ отправки документов — Почтой России. Отправляйте документы заказным или ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении:

1. Опись вложения — подтверждение содержимого письма.

2. Уведомление о вручение вернётся вам и подтвердит, что документы доставлены и получены.

3. Ценное письмо обойдётся дороже заказного, но обяжет почту компенсировать потери, если письмо потеряется, будет повреждено или доставлено с нарушением срока. Сумма компенсации равна сумме объявленной ценности, которую указывает отправитель.

Обязательно отправляйте документы на адрес, указанный в договоре. Если он не известен — на адрес контрагента, указанный в ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Если этот адрес не совпадает с адресом в договоре, для надёжности отправьте документы на каждый адрес.

Документы нужно доставить в пределах одного города

Оптимальный вариант — курьерская доставка.

Для надёжности и подстраховки:

1. Выбирайте фирму, которая давно работает на рынке и имеет хорошую репутацию.

2. Составляйте опись вложений — чтобы подтвердить содержимое пакета.

3. Запечатывайте корреспонденцию в конверт — чтобы сохранить содержимое от посторонних глаз.

4. Предусмотрите отправку вам письменного подтверждения о доставке, чтобы доказательство осталось у вас на руках.

Вы работаете с контрагентом в одном здании или в соседних

В этом случае проще, быстрее и дешевле отнести документы лично или направить своего сотрудника.

1. Составьте документы в двух экземплярах: один — для контрагента, второй — для себя.

2. Получите от представителя контрагента на своём экземпляре отметку о получении документов. Она должна содержать дату поступления документа, должность сотрудника, который его получил, подпись этого сотрудника с расшифровкой (ФИО) и печать организации (ИП). Многие используют систему регистрации входящей корреспонденции, тогда дополнительно в отметке должен стоять входящий номер.

Электронный документооборот

Если ваша компания и контрагент согласовали и используют электронный документооборот (ЭДО), любой документ можно отправить в электронном виде, подписав его электронной подписью.

При использовании ЭДО документы отправляются и доставляются мгновенно. За надёжность и качество доставки отвечает оператор ЭДО. При необходимости у него можно запросить подтверждение доставки, и эту информацию суд примет в качестве доказательства.

Электронная почта и мессенджеры

Это самые ненадежные варианты, даже если такой способ стороны закрепили в договоре и весь порядок подробно расписали.

Основная проблема — крайне сложно доказать, кто именно (какое физическое лицо) получил документ, в какой день и время. Хорошо, если стороны используют корпоративную почту и все сведения заносятся в систему. Но с мессенджерами так не получится. Суд, скорее всего, примет заверенные нотариусом скрины переписки. Но это — доказательства отправки, а не получения.

Чтобы избежать проблем, закрепите в договоре или попросите при отправке документов прислать ответным письмом подтверждение получения документов, где должны быть указаны:

кто и когда получил документ;

какие документы получены.

И всё равно желательно продублировать отправку документов Почтой РФ или курьерской службой.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Что делать, если контрагент «вставляет палки в колёса»

Так бывает, когда уже назрел спор. Контрагент старается всячески избежать получения документов, скрывается, отрицает их получение. Его задача — навредить или создать видимость нарушения другой стороной обязательств, чтобы использовать это в суде.

Лет 10 назад проблема доказать отправку и получение контрагентом документов была проблемой отправителя. Сегодня многое изменилось:

1. Задача отправителя — доказать доставку корреспонденции . То, что письмо не получено, должен доказывать контрагент. Иные условия применяются, если они согласованы сторонами в договоре.

2. Любой способ доставки может быть надёжен, если письмо отправлено и доставлено с соблюдением требований закона и условий договора с контрагентом.

3. Если в договоре или допсоглашении не указан адрес доставки, то письма направляются на адрес из ЕГРЮЛ/ЕГРИП — судебная практика считает это добросовестным исполнением обязанности.

Если, очевидно, назревают проблемы, старайтесь дублировать отправку документов, используя разные способы. Не обязательно все. Достаточно отправить документы так, как указано в договоре, и, например, Почтой России.

Есть и ещё один вариант отправки документов, который точно снимет все вопросы о добросовестности действий отправителя, — обратиться к нотариусу. Немногие знают, но нотариусы вправе передавать документы граждан и организаций другим гражданам и организациям . Перечень документов, условия их отправки и другие сведения фиксируются в протоколе. Документы будут считаться доставленными, даже если контрагент не отреагирует на сообщение о необходимости их получить или откажется их забрать. Этот способ применяется редко — просто в нём обычно нет необходимости. Но если документы представляют особую ценность (по характеру, по содержанию), нельзя допустить их утраты или нужно напрочь лишить оппонента возможности доказать неполучение документов, то он идеально подойдёт.

Статья актуальна на 08.02.2021

Получайте новости и обновления Эльбы

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур

Источник

Досудебная претензия, направляемая по электронным каналам связи, как разновидность юридически значимого сообщения

В настоящее время коммуникации сторон гражданского оборота уже давно вышли за рамки телефонных переговоров и личных встреч. Переписка посредством электронной почты, общение в мессенджерах и сервисы видеосвязи стали неотъемлемой частью работы каждой компании. Однако в случае судебного спора зачастую возникают трудности с оценкой инструментов таких коммуникации, как надлежащих средств доказывания в гражданском и арбитражном процессах, в том числе по определению того, насколько в них выражаются истинные воли адресанта и адресата.

Практически значимым выглядит вопрос, можно ли сообщение, направленное электронной почтой, считать юридически значимым, особенно, если такой порядок договором не предусмотрен или запрещен вовсе.

Разрешение вышеуказанных препятствий, возможно через осмысление такого понятия как «юридически значимые сообщения», закрепленного в статье 165.1 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее по тексту – ГК РФ), согласно которой заявления, уведомления, извещения, требования и иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю.

Как следует из буквального толкования вышеуказанной статьи, перечень юридически значимых сообщений, является открытым, и к нему с полной уверенностью можно отнести и досудебные претензии. Отнесение досудебных претензий к юридически значимым сообщениям поддерживается судебной практикой (см., например, Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от «17» марта 2016 г. по делу № А42-2944/2015).

Свои разъяснения ст. 165.1 ГК РФ дал и Верховный суд Российской Федерации (далее по тексту – ВС РФ). В п. 66 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 N 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации» разъяснено, что в юридически значимом сообщении может содержаться информация о сделке (например, односторонний отказ от исполнения обязательства) и иная информация, имеющая правовое значение. В контексте данного разъяснения высшей судебной инстанции можно прийти к выводу, что в ст. 165.1 ГК РФ устанавливается общий всеобъемлющий подход к регулированию отношений, возникающих при направлении и получении сообщений, имеющих юридическое значение, безотносительно к тому, касаются ли эти сообщения договора, досудебного урегулирования спора или иного взаимодействия в рамках гражданских правоотношений.

Доктринально, досудебную претензию можно отнести к юридически значимым сообщениям, исходя из его главной функции, заключающейся в наступлении для адресата конкретных правовых последствий с момента доставки или получения отправления. Впрочем, нельзя преуменьшать и значение юридически значимых сообщений как основания для возникновения, изменения и прекращения прав и обязанностей субъектов права в целом.

При этом, интерес вызывает, то, каким образом нормы материального права о юридически значимых сообщениях, их форме и способах направления, соотносятся и согласуются с нормами процессуальных кодексов, и прежде всего с нормами Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее по тексту – АПК РФ), о досудебном урегулировании споров.

Так, п. 5 ст. 4 АПК РФ указывает, что гражданско-правовые споры о взыскании денежных средств по требованиям, возникшим из договоров, других сделок, вследствие неосновательного обогащения, могут быть переданы на разрешение арбитражного суда после принятия сторонами мер по досудебному урегулированию по истечении тридцати календарных дней со дня направления претензии (требования), если иные срок и (или) порядок не установлены законом или договором. Эта же норма указывает, что гражданско-правовые споры о взыскании денежных средств по требованиям, возникшим из договоров, других сделок, вследствие неосновательного обогащения, могут быть переданы на разрешение арбитражного суда после принятия сторонами мер по досудебному урегулированию по истечении тридцати календарных дней со дня направления претензии (требования), если иные срок и (или) порядок не установлены законом или договором.

Потребность в направлении досудебной претензии, возникает в большинстве случаев, когда кредитор принимает решение обратиться в суд за защитой, и будет вынужден в силу требований закона, направить досудебную претензию. В противном случае, суд, руководствуясь положениям ст. 148 АПК РФ, оставляет исковое заявление без рассмотрения, если после его принятия к производству установит, что истцом не соблюден претензионный или иной досудебный порядок урегулирования спора с ответчиком.

Интересной, помимо прочих, представляется позиция, согласно которой, договором может быть установлено, что юридически значимые сообщения, в том числе и досудебные претензии, связанные с возникновением, изменением или прекращением обязательств, основанных на этом договоре, направляются одной стороной другой стороне этого договора исключительно по указанному в нем адресу (в том числе адресу электронной почты) или исключительно предусмотренным договором способом. В таком случае направление сообщения по иному адресу или иным способом не может считаться надлежащим, если лицо, направившее сообщение не знало и не должно было знать о том, что адрес, указанный в договоре, является недостоверным.

В связи с этим, обоснованно возникает вопрос, будет ли досудебная претензия, направляемая посредством электронных каналов коммуникации, влечь возникновение правовых последствий, если такой порядок коммуникации договором не предусмотрен вообще, либо стороны пришли к императивному соглашению об использовании иных способов: курьерская, почтовая доставка. В ответе на этот вопрос, могут помочь положения все того же Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 N 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации», указывающего в п. 65, что если иное не установлено законом или договором (необходим прямой запрет на использование конкретного способа отправки юридически значимого сообщения – авт.) и не следует из обычая или практики, установившейся во взаимоотношениях сторон, юридически значимое сообщение (в том числе и досудебная претензия – авт.) может быть направлено, в том числе посредством электронной почты, факсимильной и другой связи, осуществляться в иной форме, соответствующей характеру сообщения и отношений, информация о которых содержится в таком сообщении, когда можно достоверно установить, от кого исходило сообщение и кому оно адресовано.

В таком случае, если стороны не запретили друг другу использовать электронную почту, смс-сервисы или мессенджеры прямым указанием в договоре, то сообщать о намерении обратиться в суд или требовать исполнения договорных обязательств, вполне можно и цифровыми средствами. Тем не менее, не следует забывать о ряде обязательных требований, выдвигаемых процессуальным законом (ст. 65 АПК РФ) к подобным действиям: достоверность электронных адресов отправителя и получателя (оптимальным является указание адресов как в реквизитах договора, так и дополнительное указание в соответствующих разделах), доказывание факта подписи электронного письма или сообщения отправителем (применение ЭЦП или верификации через номер телефона, в отношении компании или её представителя), а также доказывания тождественности отправленного стороне и предоставленного в суд (нотариальное заверение).

Таким образом, отправка досудебной претензии посредством электронной почты, как наиболее распространённого средства электронной коммуникации, вполне может стать самодостаточным инструментом во взаимоотношениях сторон, но при условии предварительного и полного согласования сторонами всех необходимых аспектов такого взаимодействия.

В заключение хотелось бы отметить, что помимо вопросов, возникающих в спорах о том, лишает ли отсутствие указания в договоре конкретного способа извещения контрагента, возможности использовать все доступные способы, помимо классической отправки документа на бумажном носителе при помощи курьерской службы или организации почтовой связи, актуальность сохраняют вопросы, связанные с: доказыванием содержания досудебной претензии, подтверждением факта доставки (получения), времени наступления правовых последствий, при получении юридически значимого сообщения.

Источник