Инвентаризация это способ фактической проверки

Тема 8. Инвентаризация

Цель и задачи темы

Цель – изучение процедуры инвентаризации имущества и обязательств как элемента метода бухгалтерского учета.

Задачи:

• изучить понятия, виды и сроки проведения инвентаризации;
• рассмотреть порядок составления инвентаризационно-сличительной ведомости;
• раскрыть порядок отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете.

Оглавление

8.1. Понятие, виды и сроки проведения инвентаризации

Достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности организации обеспечивается инвентаризацией имущества и финансовых обязательств, в ходе которой проверяется и документально подтверждается их наличие, состояние и оценка. Инвентаризация – это способ проверки фактического наличия имущества и финансовых обязательств путем сопоставления их с данными бухгалтерского учета на определенную дату. На практике различают несколько видов инвентаризации.

Частичная инвентаризация проводится один раз в год для каждого объекта; это надежный способ проверки, не требующий высокого уровня внутренней организации и, как правило, не мешающий процессу производства.

Периодическая инвентаризация осуществляется в конкретные сроки в зависимости от вида и характера имущества.

Полная инвентаризация – это проверка всех видов имущества организации. Она проводится в конце года перед составлением годового отчета, а также при полной документальной ревизии, по требованию финансовых и следственных органов.

Выборочная инвентаризация имеет место на отдельных участках производства или при проверке работы материально ответственных лиц, например проверка наличных денежных средств в кассе, снятие остатков различных материалов и т. д.

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливается организацией, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, приватизации, а также преобразовании государственной или муниципальной унитарной организации;
• перед составлении годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;
• при смене материально ответственных лиц (на день приема-передачи дел);
• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
• в случае пожара, стихийных бедствий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации, ликвидации организации в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Инвентаризации подлежит все имущество и виды финансовых обязательств. Инвентаризация проводится поэтапно и в следующие сроки:

• по основным средствам – один раз в три года, а по библиотечным фондам – один раз в пять лет;
• по капитальным вложениям – один раз в год, но не ранее 1 декабря отчетного года;
• по незавершенному производству полуфабрикатам собственной выработки, готовой продукции, сырью и материалам – не ранее 1 октября отчетного года;
• по товарам, сырью и материалам в районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных местностях, – в период наименьших их остатков.

Инвентаризация денежных средств в кассе, на расчетных и валютных счетах, кредитов, займов и т. д. проводится один раз в месяц (как правило, на 1 число каждого месяца). При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах, по данным бухгалтерии организации с данными выписок банка.

Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам с бюджетом, с покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами, сумм задолженностей по недостачам и хищениям заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на бухгалтерских счетах.

8.2. Этапы и отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете

В соответствии с действующими нормативными документами приказом руководителя организации для проведения инвентаризации назначается инвентаризационная комиссия (включая гласного бухгалтера). Проведению инвентаризации предшествует определенная подготовительная работа; материально ответственные лица приводят в порядок имеющиеся в наличии ценности, сдают в бухгалтерию все документы о поступлении или выдаче ценностей; работники учета заканчивают обработку документов по движению имущества и финансовых обязательств, делают записи в учетных регистрах, определяют остатки ценностей по счетам материально ответственных лиц.

Бухгалтерия посылает дебиторам выписки из их лицевых счетов с требованием погашения задолженности или письменного подтверждения суммы долга. От кредиторов должна быть затребована выписка об остатках задолженности с тем, чтобы проверить правильность взаимных расчетов.

Работу по проведению инвентаризации целесообразно разделить на три этапа.

Первый этап – предварительная работа председателя инвентаризационной комиссии: изучаются объекты, подлежащие инвентаризации; организуется пломбирование мест хранения материальных ценностей; проверяется правильность весоизмерительных приборов.

Второй этап – члены инвентаризационной комиссии разбиваются на группы и закрепляются за объектами, подлежащими инвентаризации. Они должны быть ознакомлены с инструкцией «О порядке проведения инвентаризации», а также получить необходимые бланки для проведения инвентаризации.

Материально ответственные лица сдают в бухгалтерию к началу инвентаризации последний отчет о движении материальных ценностей с приложением всех документов, дают подписку о том, что все документы на поступившие и выбывшие материальные ценности сданы в бухгалтерию и что неоприходованных или списанных в расход ценностей нет. Как правило, инвентаризацию проводят в присутствии материально ответственного лица (без него – в случае смерти, болезни и т. д.).

Инвентаризацию проводят в порядке расположения материальных ценностей по месту хранения и по каждому материально ответственному лицу в отдельности.

Результаты проверки материальных ценностей записывают в инвентаризационные описи, где подробно указывают полное наименование ценностей, порядковые номера по прейскуранту, сорт, количество, цену и общую сумму. Инвентаризационные описи заполняются чернилами или химическим карандашом четко и ясно, не допускаются незаполненные строки (в конце описи их прочеркивают), а также подчистки. Исправления можно вносить только корректурным способом. Инвентаризационные описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии, а также материально ответственным лицом. Перед подписью материально ответственное лицо должно дать письменную справку следующего содержания: «Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи, комиссией проверены в натуре в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении».

Материально ответственное лицо имеет право при необходимости оспаривать результаты инвентаризации. С этой целью пишется заявление с приложением соответствующих документов на имя председателя инвентаризационной комиссии не позднее следующего дня после завершения инвентаризации.

По окончании инвентаризации могут осуществляться контрольные проверки правильности ее проведения. Результаты этих проверок оформляются актом и регистрируются в книге контрольных проверок правильности проведения инвентаризации.

Третий этап – выявление результатов инвентаризации и отражение их в учете. В бухгалтерии данные инвентаризационных описей сверяют с остатками, показанными в учете, и составляют ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией. Она подписывается руководителем организации, главным бухгалтером и председателем инвентаризационной комиссии.

По окончании проверки инвентаризационная комиссия составляет протокол, отмечая в нем свои решения и предложения, который утверждается руководителем организации. Затем определяется порядок регулирования выявленных разниц между данными инвентаризации и учета.

Основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению на финансовые результаты организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц. При этом делаются проводки:

Д-т 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 43 «Готовая продукция», 50 «Касса» и др.

К-т 91 «Прочие доходы и расходы».

Недостачу имущества и его порчу в пределах нормы естественной убыли относят на затраты на производство или расходы на продажу. Такой порядок применяется только при выявлении фактических недостач. В этом случае делаются записи:

1) Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

К-т 10 «Материалы», 43 «Готовая продукция», 41 «Товары» и др.

2) Д-т 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расчеты на продажу»

К-т 94 «Недостачи и потери от порчи и ценностей».

Недостача материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также их порча сверх естественной убыли относятся на виновных лиц. При этом делаются проводки:

1) Д-т 91 «Недостачи и потери от порчи и ценностей»

К-т 10 «Материалы», 43 «Готовая продукция», 41 «Товары» и др.

2) Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

К-т 94 «Недостачи и потери от порчи и ценностей».

При недостаче и порче объектов основных средств предварительно делаются записи:

Д-т 02 «Амортизация основных средств»

К-т 01 «Основные средства» — на сумму накопленной амортизации;

Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

К-т 01 «Основные средства» — на остаточную стоимость основных средств.

При выявлении виновных лиц недостающие или испорченные объекты основных средств оцениваются по рыночным ценам и оформляется проводкой:

Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» по субсчету «Расчеты по возмещению материального ущерба»

К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В тех случаях, когда виновные лица не установлены или во взыскании ущербных лиц отказано судом, убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации. При этом делается проводка:

1) Д-т 91 «Прочие доходы и расходы»

К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

2) Д-т 99 «Прибыли и убытки»

К-т 91 «Прочие доходы и расходы».

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете в течение 10 дней после проведения.

Таким образом, инвентаризация – важнейший инструмент определения соответствия фактического наличия имущества и обязательств данным бухгалтерского учета; она выполняет функцию контроля сохранности основных средств, товарно-материальных и денежных средств, выявляет внутрихозяйственные резервы с целью последующего их использования и дает информационный материал, необходимый для принятия управленческих решений.

Выводы

Достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности организации обеспечивается инвентаризацией имущества и финансовых обязательств, в ходе которой проверяется и документально подтверждается их наличие, состояние и оценка. Инвентаризации подлежит все имущество и виды финансовых обязательств.

Результаты проверки материальных ценностей записывают в инвентаризационные описи, где подробно указывают полное наименование ценностей, порядковые номера по прейскуранту, сорт, количество, цену и общую сумму.

По окончании проверки инвентаризационная комиссия составляет протокол, отмечая в нем свои решения и предложения, который утверждается руководителем организации. Затем определяется порядок регулирования выявленных разниц между данными инвентаризации и учета.

Инвентаризация – важнейший инструмент определения соответствия фактического наличия имущества и обязательств данным бухгалтерского учета; она выполняет функцию контроля сохранности основных средств, товарно-материальных и денежных средств, выявляет внутрихозяйственные резервы с целью последующего их использования и дает информационный материал, необходимый для принятия управленческих решений.

Источник

Порядок проведения и оформления инвентаризации имущества

Больше материалов по теме «Бухгалтерский учёт» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

В каждой организации в обязательном порядке нужно производить периодические проверки материальных активов и различных обязательств, то есть фиксацию наличия и анализ состояния. Количество по факту, ценность и состояние материальных активов должно соответствовать цифрам, занесенным в бухгалтерские бумаги. Инвентаризация имущественных фондов, товаров, других активов является непременной процедурой для всех владельцев бизнеса.

По каким правилам проводится эта операция, и какие нюансы характерны для ее документального оформления, мы расскажем ниже.

Инвентаризация и ее объективная важность

Периодический учет материальных средств методом сличения фактических объективных сведений, полученных после проведения персональной проверки, с информацией, отраженной в бухучете, именуется инвентаризацией.

Несоответствие реального и задокументированного состояния или численности инвентаризируемых активов возможно по целому ряду причин:

• естественные воздействия на определенные материальные ценности, могущие повлиять на изменение их количества, веса, объема, остаточной ценности (усушка, потери при транспортировке, порча вследствие хранения, испарение и т.п.);
• выявление злоупотреблений учета материальных ресурсов (неправильные замеры, допущение обвесов, совершение хищений и т.п.);
• проблемы, возникшие при внесении записей в бухгалтерскую документацию (описки, ошибки, помарки, исправления, неточности и другие двусмысленности).

Поэтому регулярное проведение инвентаризации имеет исключительную важность для любого предприятия.

Практические функции инвентаризации

1. Она позволяет объективно оценить соблюдение условий складского хранения товаров.
2. По ней можно объективно судить о порядке ведения первичной и учетной документации.
3. Отражает практику ведения складского хозяйства.
4. Свидетельствует о степени полноты и достоверности бухучета.
5. Профилактика правонарушений и злоупотреблений.

Обязаны проводить по закону

Обязательность этой процедуры утверждена федеральным законодательством нашей страны. Предпринимателей обязывают регулярно инвентаризировать собственное, хранимое или арендованное имущество и свои финансовые обязательства два нормативных документа:

• Федеральный закон от 06 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• Методические рекомендации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены Приказом Министерства финансов России от 13 июня 1995 г. № 49).

Поводы для назначения инвентаризации

В соответствии с законодательными документами инвентаризация непременно назначается к проведению организациями независимо от их формы собственности в следующих обстоятельствах:

• при реализации, покупке либо сдаче в аренду материального имущества;
• если организация реорганизуется или официально ликвидируется;
• когда на том или ином участке сменяется лицо, несущее материальную ответственность;
• в случаях, когда муниципальная организация или госпредприятие преобразовываются в другую форму собственности;
• при констатации совершения фактов воровства (хищения), нарушения условий хранения, перемещения и отпуска товаров, выявления злоупотреблений и пр.;
• после окончания действия внезапно наступивших экстремальных условий – аварийных происшествий, стихийных бедствий, катастроф, иных чрезвычайных ситуаций;
• при любых обстоятельствах, минимум 1 раз в год перед оформлением годового отчета по бухгалтерии (если инвентаризацию проводили после 01 октября текущего года, этого достаточно).

К СВЕДЕНИЮ! Если материальную ответственность несет не отдельное лицо, а группа, например, бригада, то поводом для инвентаризации может стать как смена руководителя этой группы (бригадира) или более половины ее состава, так и просьба любого члена группы.

Кто устанавливает порядок процедуры?

Кроме требований закона, изложенных в Методических рекомендациях, все остальные нюансы инвентаризации остаются в ведении руководства организации. Естественно, их необходимо зафиксировать в локальной документации предприятия. Дирекции нужно прояснить следующие вопросы:

• какое количество инвентаризаций нужно проводить в течение рабочего года;
• в какое именно время это следует осуществлять;
• перечисление видов активов, подлежащих проверке;
• назначение главы и членов инвентаризационной комиссии;
• возможности выборочной (внезапной) инвентаризации.

Что именно проверяется

В зависимости от того, какие именно активы входят в перечень для инвентаризации, различают ту или иную ее форму:

• сплошная инвентаризация – весь имущественный фонд, отвечающий правам собственности фирмы, арендованные и/или взятые на ответственное хранение материальные ценности, плюс возможные неучтенные активы и предпринимательские обязательства;
• выборочная (внезапная) инвентаризация – переучету подвержена означенная доля имущества (например, только активы в ведении конкретного лица, несущего материальную ответственность, либо объединенные территориально).

Объектами инвентаризирования в том или ином сочетании признаются такие группы материальных ценностей и коммерческих обязательств.

1. Основные средства фирмы.
2. Товары.
3. Нематериальное имущество.
4. Денежные инвестиции.
5. Незаконченное производство.
6. Планируемые траты.
7. Наличность, ценные документы, бланки строгой отчетности.
8. Расчеты.
9. Резервы.
10. Животные, насаждения, посевной материал и т.п. (в соответствующей сфере предпринимательства).

Орган, осуществляющий проверку и учет

Поскольку инвентаризация по закону признана обязательной и регулярной акцией, целесообразно существование на предприятии постоянной инвентаризационной комиссии, несущей следующие обязанности:

• профилактические меры, направленные на сохранение материальных активов;
• участие в разрешении проблем, касающихся управления вопросами хранения и возможной порчи имущественных фондов;
• контроль документального сопровождения динамики материальных ценностей;
• обеспечение процесса инвентаризации во всех ее аспектах (инструктаж членов комиссии, осуществление самой проверки, подготовка соответствующей документации);
• оформление следствий инвентаризации.

Состав комиссии утверждается руководством организации, регистрируется в приказном порядке и фиксируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23). В него можно включить:

• административных работников;
• сотрудников-бухгалтеров;
• внутренних аудиторов или независимых экспертов;
• представителей любой специальности, работающих на предприятии.

Если объемы имущественных активов небольшие, то функцию инвентаризационной комиссии допускается возложить на ревизионную комиссию, в случаях, когда она действует на предприятии.

ВАЖНО! Если при фактической проверке зафиксировано неприсутствие даже одного члена комиссии, то инвентаризация не признается действительной.

Инвентаризация на предприятии шаг за шагом

Рассмотрим пошаговый порядок проведения инвентаризации. Процедура ни в чем не должна противоречить вышеупомянутым Методическим указаниям.

1. Подготовка. Перед началом инвентаризации нужно предпринять ряд обязательных мероприятий:
   • оформление руководителем приказа о проведении инвентаризации на предприятии;
   • контроль готовности инвентаризационной комиссии (или ее первичное назначение, если инвентаризацию проводят в первый раз);
   • установление дат проверки;
   • утверждение перечня инвентаризируемых фондов;
   • вручение инвентаризационной комиссии самых свежих данных, касающихся учета имущественных активов, в форме расписок от лиц с материальной ответственностью.
2. Фактическое проведение проверки. Члены инвентаризационной комиссии в полном составе проверяют (замеряют, выявляют, анализируют) фактическое наличие, количественное выражение, положение имущественных ценностей и/или коммерческих договоренностей. Для этого комиссии создаются все необходимые условия (работу предприятия допустимо приостановить на срок до 3 дней, руководитель обязан выдать все необходимые приборы, инструментарий и тару для обмера, взвешивания и других методов проверки, при необходимости предоставить рабочую силу для практической помощи, например, в перемещении имущества). При процессе обязан присутствовать материально ответственный за данный участок сотрудник. Если проверка растягивается на несколько дней, то, покидая место инвентаризации, комиссия обязана опечатать его.
3. Опись. Занесение полученных результатов в инвентаризационные акты (они составляются в нескольких экземплярах, минимум в 2). Отдельно фиксируются результаты по собственному, арендованному или сохраняемому имуществу.
4. Документальный анализ. Сравнение задокументированной информации с имеющейся в бумагах бухгалтерии. Фиксация соответствия или установление разночтений. При констатации несоответствий заполняется сличительная ведомость с формулировкой причины нестыковки.
5. Оформление результатов. По итогам контрольной проверки бухгалтерские данные нужно привести в полную идентичность с реальными. Для этого предусмотрены различные механизмы:
   • зачет средств (взаимозачет);
   • списание убыли;
   • оприходование излишков;
   • отнесение на виновных лиц.

Источник