Характеристика способов документального контроля

Характеристика методов и приемов документального контроля.

Документальные: по документальным данным и представляют собой форму последующего контроля. В ходе проведения фактических ревизий также используются данные фактического осмотра объекта в натуре, что существенно повышает эффективность контрольно-ревизионного мероприятия. Поэтому при проведении и фактической и документальной ревизии необходимо сочетать приемы фактического и документального контроля в зависимости от характера ревизии.

Основными приемами документального контроля являются следующие виды

проверки: формальная; логическая; арифметическая; нормативно-правовая;

встречная проверка документов; взаимный контроль; анализ ежедневного или

пооперационного изменения остатков товарно-материальных ценностей и

денежных средств; восстановление количественно-суммового учета;

контрольные сличения; проверка правильности корреспонденции счетов;

проверка регистров бухгалтерского учета; исследование неофициальных

материалов; исследование и проверка объяснительных записок, полученных в

1. Формальная проверка документа предусматривает проверку соблюдения

действующих форм документов, последовательности, полноты и правильности

заполнения реквизитов документов, соблюдения порядковой нумерации и

наличия соответствующих подписей в документах.

Посредством формальной проверки устанавливается наличие

доброкачественных и недоброкачественных документов. К доброкачественным

относятся правильно оформленные документы, верно отражающие

совершенную операцию. В недоброкачественных документах операции могут

отражаться в искаженном виде или быть оформлены на фиктивную операцию.

Их можно подразделить на недооформленные и неправильно оформленные.

2. При логической проверке путем сопоставления хозяйственной операции,

отраженной в документе, с различными взаимосвязанными показателями,

событиями, явлениями определяется, была ли объективная возможность ее возникновения. Осуществление логической проверки обусловливается

квалификацией проверяющего, знанием необходимых нормативных

документов, умением анализировать взаимосвязи хозяйственных операций.

3. Арифметическая проверка документов включает правильность

проставленных цен в документе, приведенных наценок, скидок, произведенных

вычислений и таксировок, подсчетов итогов и других арифметических действий,

выполняемых при оформлении и обработке документа. Неправильные

арифметические подсчеты могут быть умышленными и неумышленными.

Ревизиями устанавливаются случаи умышленного искажения себестоимости

продукции, сырья и материалов, объемов строительно-монтажных работ за счет

неправильного определения процентов, индексов, итогов

общепроизводственных и общехозяйственных накладных расходов; в денежных

документах – завышения итоговых сумм.

При арифметической проверке регистров бухгалтерского учета иногда

обнаруживаются подлоги в журналах-ордерах и ведомостях.

В результате комплексного применения формальной, логической и

арифметической проверок все недоброкачественные документы в процессе

ревизии можно подразделить на дефектные по существу отраженных в них

операций и на дефектные комбинированные, т.е. сочетающие недостатки по

существу и по форме отражения операций.

В свою очередь недоброкачественные документы по существу отраженных в

них операций подразделяются на документы, содержащие случайные ошибки,

отражающие незаконные операции, подложные. К первым относятся такие

документы, в которых случайно, неумышленно искажены отдельные реквизиты

(номер расчетного счета организации, ее наименование, адрес получателя).

Документы, содержащие данные о незаконных операциях, характеризуются

несоответствием сущности операции действующему законодательству –

нормативным актам, положениям, инструкциям. В подложных документах

умышленно искажаются реквизиты или содержание хозяйственной операции.

Они подразделяются на документы с материальным подлогом (подделка

подписи должностного лица или подписи в получении денег, подделка штампа,

печати и др.); с интеллектуальным подлогом (завышение количества, цены,

суммы); комбинированные, сочетающие материальные и интеллектуальные

4. Нормативно-правовая проверка устанавливает соответствие совершенной

операции действующим правилам, требованиям устава или учредительных

документов, законам, утвержденным нормам, сметам, лимитам и т.п. Данный метод применяется для выявления отклонений фактических затрат от плановых

Этот метод позволяет ревизорам выявлять случаи сокрытия недостач,

растрат, хищений и перерасхода за счет завышения плановых и нормативных

затрат на производство продукции, списания на затраты производства денежных

и материальных средств по нормам, когда фактически израсходовано меньше.

5. Встречная проверка – эта проверка представляет собой сравнение

нескольких экземпляров одного и того же документа, находящихся в разных

подразделениях ревизуемой организации или в других организациях.

При такой проверке могут быть вскрыты следующие злоупотребления:

1) полное или частичное недооприходование товарно-материальных ценностей

и денежных средств, полученных от другой стороны, участвующей в

2) присвоение выручки от реализации товаров, работ и услуг (в том числе и

сдаваемой в банк);

3) наличие полностью или частично бестоварных операций;

4) излишнее списание товарно-материальных ценностей, денежных

6. Взаимный контроль необходим для сопоставления различных

документов, отражающих взаимосвязанные хозяйственные операции. При этом

1) сопоставление документов, отражающих непосредственное совершение

хозяйственной операции, с документами, имеющими к первым косвенное

отношение (сопоставление материального отчета о расходе сырья и материалов

с данными карточек складского учета);

2) сопоставление документов, отражающих хозяйственную операцию, с

документами, оформление и содержание которых обусловливается

непосредственно первичными документами (включение в акт выполненных

работ таких объемов, на которые не оформлены наряды, и пр.).

Взаимный контроль позволяет выявить:

1) полностью или частично бестоварные или безденежные операции;

2) участие в торгово-хозяйственной деятельности неучтенных товаров;

3) создание неучтенных излишков различных материалов, сырья, товаров и

тары, а также других ценностей с целью дальнейшего оформления подложных

документов об их реализации или приобретении (с присвоением самих

ценностей или их денежного эквивалента);

4) создание неучтенных излишков готовой продукции либо необоснованного начисления и выплаты заработной платы;

5) составление подложных бухгалтерских проводок либо проводок, не

подтвержденных оправдательными первичными документами, и др.

7. Анализ ежедневного или пооперационного изменения остатков товарно-

материальных ценностей и денежных средств характерен тем, что в результате

хронологического анализа хозяйственных операций представляется

возможность выявить отклонения от нормального оборота материальных

ценностей или денежных средств и установить искажения данных об остатках,

образующихся после совершения каждой операции. Наибольший эффект этот

метод дает при проверке достоверности оборотов и остатков материальных

ценностей и денежных средств в случаях, когда материально ответственные

лица несвоевременно делают записи в аналитическом учете (в кассовой книге,

карточке складского учета и других документах и регистрах аналитического

учета). Применение этого метода помогает выявить, например, такие

противоречия, как оформление расхода товарно-материальных ценностей, еще

не поступивших в организацию.

8. Восстановление количественно-суммового учета применяется при

ревизии баз, предприятий общественного питания, складов некоторых

организаций, где количественный учет не ведется, хотя каждая операция

поступления и расходования материальных ценностей оформляется

первичными документами. Указанный метод проверки состоит в том, что по

первичным документам в хронологической последовательности

восстанавливаются данные о поступлении и расходовании материальных

ценностей по каждому сорту, виду или типовому размеру. Результаты

восстановления количественно-суммового учета позволяют анализировать дви-

жение этих ценностей за определенный период времени.

Применение этого метода, например, помогает выявить противоречия в

учетных записях, такие как превышение количества отпущенных товарно-

материальных ценностей над максимально возможным их остатком на конец

9. Контрольные сличения применяются преимущественно там, где ведется

учет материальных ценностей по наименованиям без указания сортов, марок,

номеров и других признаков, при запущенности аналитического учета по

отдельным сортам, маркам, номерам материальных ценностей и во всех случаях,

когда отдельные организации используют суммовой учет материальных

ценностей. При контрольных сличениях остаток на начало проверяемого

периода вместе с документированным приходом должен быть равен документированному расходу вместе с остатком на конец проверяемого периода.

Начальные и конечные остатки обычно базируются на данных

Источник

Приемы и способы документального контроля

Классификация методических приемов документального конт­роля опирается на внутренне присущую ему последовательность контрольных действий и их логическую взаимосвязь. Исходя из этого критерия, в числе основных способов документального конт­роля следует выделить:

— формальную и арифметическую проверку документов;

— юридическую оценку отраженных в документах хозяй­ственных операций;

— логический контроль объективной возмож­ности документально оформленных хозяйственных операций;

— сплошное и несплошное (в том числе выборочное) наблюдение;

— встречную проверку документов или записей в учетных регистрах посредством сличения их с одноименными или взаимосвязанными данными у предприятий, учреждений и организаций, с которыми проверяемое предприятие имеет хозяйственные связи;

— способ об­ратного счета;

— оценку законности и обоснованности хозяйственных операций по данным корреспонденции счетов бухгалтерского учета;

— балансовые увязки движения товарно-материальных ценно­стей;

— различные методические (технические) приемы экономического анализа.

Формальная и арифметическая проверка документов. При проверке правильности оформления документов устанавливаются:

— заполнение требуемых реквизитов; наличие не оговоренных исправ­лений, подчисток, дописок текста и цифр;

— подлинность подписей должностных и материально ответственных лиц. При необходи­мости подпись работника в первичном документе сопоставляется с его подписью в других документах, а при возникновении сомне­ний следует получить личное подтверждение работника или назна­чить графологическую экспертизу. При арифметической проверке выясняется правильность таксировок и подсчетов в документах, на­пример, точность исчисления стоимости оприходованных и отпу­щенных товарно-материальных ценностей, обоснованность итогов в кассовых отчетах, расчетных и платежных ведомостях по зара­ботной плате и др.

Юридическая (нормативная) оценка документально оформлен­ных хозяйственных операций. Цель ее — определить соответствие отраженных в документах операций существующему законода­тельству и их экономическую целесообразность. Хозяйственная операция считается законной, если ее содержание не противоречит действующим законам и изданным на их основе подзаконным ак­там (постановлениям правительства, нормативным актам мини­стерств и ведомств и др.). Экономическая целесообразность хозяй­ственных операций определяется их направленностью на выполне­ние задач, стоящих перед ревизуемым предприятием, при соблюдении законности. По выявленным ревизией незаконным операциям необходимо установить виновных лиц и величину при­чиненного материального ущерба.

Логическая проверка. Она представляет собой способ изучения объективной возможности документально оформленных хозяйст­венных операций посредством различных сопоставлений взаимо­связанных производственных и финансовых показателей. Раскры­тие в процессе ревизий и проверок логических связей между ними позволяет оперативно выявлять нарушения государственной дис­циплины, предотвращать неправомерное расходование средств.

Учетные записи по оприходованию материалов целесообразно сверить со счетами и накладными поставщиков, транспортными документами железной дороги и автотранспортных организаций, однако обобщение ревизионных материалов свидетельствует о том, что величина причиненного государству ущерба иногда исчисляются в актах ревизии исходя лишь из разрозненных случаев полного оприходования отдельных видов материалов.

Неопровержимая доказательность ревизионных данных о величине ущерба, нанесенного предприятию излишними списаниями материалов и топлива на издержки производства, достигается только при условии всестороннего изучения логических связей хозяйственных операций, результатов инвентаризаций, расчетов премий за экономию отдельных видов материалов, топлива др.

Способами логического контроля вскрываются случаи приписок объемов продукции или выполненных работ в отчетности о выпол­нении планов производства.

Сплошное и несплошное (в том числе выборочное) наблюдение. Поскольку комплексная ревизия деятельности производственного предприятия связана с необходимостью всесто­роннего изучения огромного потока экономической информации, проверка большинства массовых хозяйственных и финансовых операций не может быть сплошной. Поэтому необходимо четко разграничить области и условия применения сплошного и несплош­ного (в том числе выборочного) наблюдения в комплексной реви­зии.

При сплошном способе проверяются все документы и записи в регистрах бухгалтерского учета.

Необходимо подчеркнуть, что применение несплошного наблюде­ния для проверки массовых хозяйственных операций со стороны их законности, достоверности и экономической целесообразности, неправомерно называть использованием в ревизии выборочного года.

Поэтому в комплексной ревизии выборочный метод представлен значительно скромнее, чем в статистике или экономическом анализе. Следовательно, при проверке законности, достоверности и целесообразности массовых хозяйственных операций обходимо сочетать сплошное и несплошное наблюдение в зависимости от объекта ревизии и ее конкретных задач.

Встречная проверка. Она представляет собой сличение первич­ных документов или учетных записей ревизуемого предприятия с одноименными или взаимосвязанными данными у предприятий, учреждений и организаций, с которыми ревизуемое предприятие имеет хозяйственные связи. Не меньший интерес для ревизии представляет сличение записей в карточках складского учета или регистрах по учету взаимных расчетов у ревизуемого предприятия и его контрагентов.

Особенно возрастает роль встречных проверок при ревизии деятельности производственной организации, когда данные первичного и бухгалтерского учета движения производственных запасов и готовой продукции рассредоточены в производственных единицах, а расчетные отношения с поставщиками и покупателями централизованы в объединении. В этих условиях неизбежно возникает потребность во время ревизии сопоставлять показатели первичных документов и учетных регистров производственных единиц с данными, имеющимися в головном предприятии.

Способ обратного счета. Он заключается в предварительной экспертной оценке материальных затрат с целью последующего определения (обратным счетом) величины необоснованных списа­ний сырья и материалов на производство определенных видов продукции, которые ко времени ревизии большей частью или пол­ностью имеются в наличии на складах предприятия-изготовителя или у его покупателей. Использованию этого ревизионного приема обычно предшествует мотивированная экспертная оценка специа­листов о действительных затратах сырья и материалов на изготов­ление данной продукции.

Способом обратного счета ревизующие определяют количество и стоимость материалов, излишне отнесен­ных на издержки производства. Для этого число фактически выпу­щенных изделий данного вида за период, предшествующий реви­зии, умножают на разность между фактическим списанием мате­риалов на единицу продукции и реальными нормами материаль­ных затрат согласно заключению экспертов. Однако следует иметь в виду, что не всегда можно распространить на реализованную часть продукции нормативы материальных затрат, установленные технической экспертизой имеющихся на складах или в торговой сети остатков изделий, так как возможны изменения габаритов, рецептур, влажности сырья и других параметров уже реализо­ванных изделий в сравнении с изделиями, которые подверглись экспертизе.

Ревизионной практикой доказано, что сделанные на основе ис­пользования приема обратного счета выводы обладают неопро­вержимой доказательностью, когда он применяется в сочетании с другими способами документального и фактического контроля.

Оценка законности и обоснованности хозяйственных операций по данным корреспонденции счетов бухгалтерского учета. Главное в этом ревизионном приеме — «стыковка» записей в учетных ре­гистрах с оправдательными документами, а также данных учетных регистров с показателями отчетности. Изучение ревизионной практики показало, что хищения, приписки в бухгалтерской отчетности и другие незаконные действия иногда скрываются посредством необоснованных записей на счетах бухгалтерского учета.

Например, на одном из предприятий ревизующие обнаружили ничем не обоснованные сторнировочные записи в последние месяцы каждого квартала по счетам «Основное производство», «Готовая продукция». Вызванное этими записями завышение балансовой прибыли (при временном преувеличении балансовых остатков незавершенного производства и готовой продукции) позволило работникам организации ежеквартально отчитываться о выполнении плана прибыли, что привело к излишним отчислениям в фонды поощрения и неоправданным выплатам премий.

Балансовые увязки движения товарно-материальных ценностей. Балансовый прием широко используется при ревизии их сохранности. С этой целью поступление отдельных видов ценностей за межинвентаризационный период (включая их остатки при преды­дущей инвентаризации) сопоставляют с их расходом за этот же период и остатками по инвентаризационной ведомости на день ре­визии. Особенно эффективны такие балансовые увязки при про­верке сохранности товаров на мелкооптовых складах (базах, ма­газинах), где ведется только суммовой учет их движения.

Разновидностью балансового приема является хронологическая проверка сбалансированности движения отдельных видов (групп) товарно-материальных ценностей за короткие промежутки вре­мени (дни, декады и т. д.), не совпадающие, как правило, с кален­дарным отчетным периодом. Применение данного приема позво­ляет выявить в отдельные дни расход ценностей, превышающий их поступление (с учетом входного остатка). Однако полученные при этом результаты можно считать достоверными лишь при условии, что хронологической проверке одновременно подвергнуты все однородные материалы (готовые изделия, товары) данной группы. Это дает возможность в необходимых случаях производить взаим­ный зачет излишков и недостач от пересортицы ценностей одного и того же наименования.

Сравнение. Оно представляет собой сопоставление объектов контроля с целью определения сходства или различия между ними. Этот прием имеет универсальное значение для всех форм контроля — предварительного, текущего и последующего.

Сравнение фактических результатов с заранее установленными заданиями (параметрами, стандартами) — непременный компонент любой комплексной ревизии. Сопоставление отчетных показателей финансово-хозяйственной деятельности с плановыми (норматив­ными) показателями, а также с отчетными данными прошлых периодов (в сопоставимых ценах) позволяет дать оценку выполне­ния плана и динамики важнейших технико-экономических показа­телей за ряд лет. Сравнение плановых и фактических данных с показателями передовых предприятий отрасли и со среднеотраслевыми данными позволяет определить степень напряженности и оптимальности планов, дать всестороннюю оценку организацион­но-технического уровня производства.

Методические (технические) приемы экономического анализа. При проведении комплексных ревизий деятельности производст­венных предприятий для ее углубленного изучения широко применяются такие приемы анализа, как средние и относи­тельные величины, группировки, индексный метод (включая его разновидность — цепные подстановки), расчеты корреляционной за­висимости и другие экономико-математические приемы анализа.

Источник