Графический способ описание бизнес процессов

Необходимость и преимущества графического описания бизнес-процессов

Роман Исаев

Эксперт по организационному развитию и процессному управлению

Партнёр ГК «Современные технологии управления»

Руководитель проектов организационно-корпоративного развития

Профессиональный бизнес-тренер и специалист по Business Studio

Автор 10 книг и более 40 публикаций в журналах

Автор и разработчик моделей и решений для системы Business Studio, которые на протяжении многих лет активно внедряются и используются в организациях России и СНГ

В статье рассматриваются форматы описания с точки зрения оформления (формализации). Обосновываются преимущества графического описания по сравнению с другими форматами. Приводятся примеры моделей процедур в трех самых распространенных описаниях.

Графическое описание представляет собой разработку графических моделей. В некоторых организациях их называют диаграммами, схемами, технологическими картами, но суть от этого не меняется. На графической модели отображается логика выполнения с помощью специальных фигур (объектов) и стрелок в соответствии с выбранной нотацией (стандартом). Перечислим самые распространенные нотации с примерами.

• CFFC (Cross Functional Flow Chart. модель, или «диаграмма дорожек») — см. Рис. 1. По мнению многих экспертов, она наиболее проста для разработки и чтения. Данная нотация интуитивно понятна сотрудникам и имеет очень широкое распространение. Но есть два недостатка: ограничение по количеству «дорожек» (субъектов — исполнителей ) на листе А4, недостаточный набор фигур для отображения всех необходимых сущностей и атрибутов (например, отсутствие фигур «базы данных» и «программный продукт»).

Рис. 1. Нотация «Cross Functional Flow Chart» — модель процедуры «Оформление и выдача кредита»

• EPC (Event driven Process Chain. Цепочка процесса, управляемая событиями) — см. Рис. 2. Содержит большой набор фигур для отображения всех основных сущностей и атрибутов на моделях . Имеет хорошую визуализацию и цветовое оформление.

Рис. 2. Нотация «EPC» — модель процедуры «Разработка / модификация продукта банка»

• BPMN (Business Process Model Notation. Модель и нотация ) — см. Рис. 3. Является наиболее сложной и многофункциональной нотацией. Есть организации, которые полностью описывают все свои в BPMN и имеют более 200 моделей в формате А4 с постоянной актуализацией.

Рис. 3. Нотация «BPMN» — модель процедуры «Прием сотрудников на работу»

• Basic Flow Chart и IDEF0. Оисание этих двух нотаций не входит в задачу данной статьи.

Разработку графических моделей необходимо выполнять с помощью программных продуктов (например, Business Studio или Microsoft Visio). Каждый программный продукт поддерживает разный набор нотаций. Подробное описание всех нотаций утверждается в документе «Соглашение по ». Для (методологов) это единые договорённости по разработке, а для сотрудников организации — памятка по правильному чтению (интерпретации) графических моделей.

Форматы описания по их оформлению (формализации)

Рассмотрим 3 основных формата.

1. Текстовый формат. Для сложных это обычно несколько текстовых регламентов с общим объёмом более 100 страниц А4. У этого формата есть немало минусов и недостатков, тем не менее, он является самым распространённым на сегодняшний день.
2. Табличный формат — более формализованный (структурированный) и компактный. представляется в виде таблицы со следующими столбцами: функции (действия), вход, источник входа, выход, потребитель выхода, требования к срокам, комментарии и др.
3. Графический формат. В России уже известны организации (в первую очередь банки — см. [1]), которые имеют все свои процессные регламенты в графическом формате ( они состоят только из моделей). Такая практика с каждым годом получает всё более широкое распространение. На наш взгляд, все организации, которые ориентированы на долгосрочное и эффективное ведение бизнеса в условиях конкурентной среды, перейдут к графическому описанию .
   Однако следует отметить, что специализированные методики и правила (например, методику анализа финансового состояния клиента, правила юридической проверки клиента) не нужно описывать в виде моделей. Это технически сделать очень сложно и нецелесообразно. Поэтому подобные методики следует применять в качестве текстовых приложений к графическим моделям .

Есть ещё и четвёртый формат, редко встречающийся в организациях, но запоминающийся. Это описание в формате презентационных слайдов (например, MS Power Point), состоящих из «живых» картинок (Clipart), фотографий и текстовых пояснений. Данному формату нельзя придать юридическую силу (официально утвердить), но, как это ни странно, в течение многих лет работают на основе этого формата описания. Работают с ошибками, операционными рисками и проблемами, но руководители не понимают этого или не хотят менять подход.

Во многих организациях (особенно среднего и небольшого размера) , к сожалению, вообще не описаны. Нет ни моделей, ни регламентов, ни официальных материалов. Есть только виртуальные знания и договорённости, которые находятся «в головах» сотрудников и руководителей организации. Подробные рекомендации и примеры того, как описать с минимальными инвестициями и рисками, рассмотрены в [2].

Почему важно именно графическое описание

Итак, почему важно графическое описание (в виде моделей), а не текстовые или табличные регламенты. Благодаря графическим моделям можно выполнить следующие практические задачи.

• Визуализировать (представить наглядно) логику . Например, для коллективного обсуждения и анализа.
• Быстро и точно выявить ошибки и операционные риски в . Также очень удобно на моделях отметить те места, в которых могут реализоваться операционные риски, и заранее принять необходимые меры.
• Найти «узкие места» и причины неэффективности в .
• Полноценно применить методы оптимизации, разработать модели «как надо» ( или версию 2.0). Большое количество методов оптимизации основано на использовании графических моделей.
• Провести имитационное моделирование (Simulation) и анализ (ФСА) с помощью программных продуктов .
• Объяснить порядок выполнения сотрудникам, быстро вспомнить или понять основные моменты и детали. В некоторых организациях графические модели наиболее важных и сложных процедур постоянно находятся на рабочих столах сотрудников.
• Отследить все взаимосвязи с другими и объектами в компании, что особенно актуально для крупных и территориально разделённых организаций.
• Организовать качественный контроль (в том числе процедуры внутреннего аудита). Отметим, что в банках инициатором описания иногда выступает служба внутреннего контроля.
• Построить комплексную электронную организации (например, основанную на [3]). Именно системный подход, разработка системы взаимосвязанных моделей по всем областям работы и управления в организации, позволяет добиться максимальных результатов.
• Обеспечить синхронизацию одинаковых объектов в разных . Например, если изменил название должности (субъекта) в организационной структуре, то на моделях всех , в которых участвует данная должность (как исполнитель), должны автоматически измениться названия соответствующих фигур. При текстовом описании синхронизацию и актуализацию регламентов приходится выполнять вручную, поэтому при больших объёмах информации часто возникают неточности и даже противоречия.
• Автоматически сгенерировать текстовые и табличные регламенты с помощью программных продуктов (например, Business Studio).

Таким образом, графические модели являются первичными по отношению к текстовым и табличным регламентам. Любое изменение модели влечёт автоматическое обновление регламентов, при этом экономится время. Остается только добавить, что выполнить перечисленные задачи на основе текстового или табличного описания технически очень сложно, либо это потребует очень больших ресурсов и трудозатрат.

Источники информации

Опубликовано по материалам:
Журнал «Банковское дело» № 12/2017

Источник

Организация эффективного управления

Главная страница » Блог » Описание бизнес процессов – типы описания

Описание бизнес процессов — типы описания

Создание бизнес процессов начинается с их описания. Описание бизнес процессов можно делать разными способами. Каждый имеет как плюсы, так и минусы. Можно выделить 3 типа описания — текстовый, табличный и графический. Естественно, в чистом виде они встречаются редко. В большинстве случаев мы комбинируем эти методы в том или ином виде. Но если вы делаете упор и берете за основу один из 3 элементов — описание текстом, таблицы или схему бизнес процесса, то тем самым вы выбираете один из типов описания.
Управление бизнес процессами без их описания крайне затруднительно.

Текстовое описание бизнес процессов

Наверное, самый простой в реализации и распространенный вариант. Все происходящее в бизнес процессе описывается словами, т.е. в итоге у нас получается текст. Построение бизнес процессов требует описания довольно-таки большого количества элементов и вариантов развития бизнес процесса, текст может получиться весьма громоздким. Мне очень запомнился процесс, текстовое описание которого занимало 32 страницы, а схема — лишь 3.

Плюсы описания бизнес процессов текстом

• Очень просто сделать — просто садись и пиши.
• Не требует специальных навыков — темные времена прошли, теперь писать умеет каждый:)

Минусы

• Текст сложно обрабатывать — работа с массивами текста весьма сложна, ведь нам нужно найти суть, скрытую за словами.
• Затрудняет целостное восприятие процесса: читая вторую страницу, можно уже забыть, что было на первой. Очень тяжело читать текст, описывающий сложный, разветвленный процесс. Приходится постоянно возвращаться назад, чтобы понять, о чем речь. В итоге восприятие картины целиком нарушается.
• Сложно для восприятия — если текст готовит человек без писательских навыков, его прочтение превратится в пытку. У каждого свой язык, и порой он может быть очень сложен. Вы же встречали «плохие» книги? Описание процесса может быть еще хуже:)
• Сложно структурировать и анализировать — процесс может иметь множество путей развития. Это значит, что в зависимости от результатов, событий и условий мы выполняем разные действия в процессе. А теперь представьте, каково это — описывать текстом. Очень сложно сохранить простую структуру, когда у вас десяток «если» на одну страницу. В результате этого анализ потребует от вас огромных усилий и титанической предварительной работы.

Подсказка — используйте структурированные списки

Описание бизнес процессов в виде таблиц

Таблица — это здорово! Таблицы я люблю. Их можно рассматривать часами… и не найти ответ на свой вопрос:) Шучу. На самом деле описание бизнес процессов компании в виде связанных таблиц — это не такая уж плохая идея. По крайней мере, намного лучше текстового описания. Самая большая сложность заключается в том, чтобы подготовить хороший шаблон таблицы, в которую, собственно, потом уже внесут данные.

Плюсы описания бизнес процессов текстом в виде таблиц

• Относительно просто подготовить — подготовить шаблон не так сложно. Главное, чтобы он был понятен тем, кто будет его заполнять. Кроме того, все программы для работы с таблицами (например, Excel) позволяют добавлять описание к ячейкам таблицы. Используйте эту возможность для пояснений данных.
• Относительно просто заполнить шаблон — еще раз, если шаблон понятен, заполнить его не составит труда. Для этого не нужны специальные навыки и знания.
• Наличие структуры — таблица сама по себе уже предполагает некую структуру.
• Удобство обработки цифровых данных — с цифрами лучше всего работать в таблице. Так что для данного типа данных этот тип описания подходит лучше всего. Данные в таблице (даже текстовые) гораздо удобнее сравнивать и анализировать.

Минусы

• Некомпактно — описание больших процессов со всем множеством подпроцессов и элементов будет выглядеть как «простыня». Компактным такой вид назвать сложно.
• Отсутствует необходимая детализация — для того чтобы таблица имела более компактный вид, количество данных должно быть ограничено. Это значит, что даже если вы вносите текст в таблицу, он должен быть ограничен. А значит, добиться необходимой детализации может стать непросто.
• Нет целостности восприятия — большое количество данных не способствует этому. Хотя если необходимо просмотреть данные одной операции (подпроцесса) в строке или данные одного типа в столбце, то лучше таблицы не придумать.
• Сложно отобразить ветвления — та же проблема, что и с текстом. Большое количество ветвлений и, что важно, развитие процесса исходя из условий ветвления довольно сложно отобразить наглядно.
• Требует подготовки — нужно потратить время на подготовку хорошего шаблона.

Подсказка — располагайте подпроцессы, операции в строках, а данные в столбцах. Это облегчает восприятие. Вместо одной большой таблицы используйте связанные таблицы.

Описание в виде схемы, модели бизнес процесса

Не буду тянуть кота за март. Графическое описание бизнес процессов предприятия в виде схемы, модели — лучший тип описания. Большинство специалистов уже давно отдают предпочтение именно графическому типу описания. Просто посмотрите на плюсы и минусы этого типа.

Плюсы описания бизнес процессов в виде модели

• Простота восприятия — наш мозг устроен таким образом, что картинку мы воспринимаем быстрее, чем что-либо. Поэтому схему воспринимать очень просто. Мозг «фотографирует» схему и обрабатывает ее на бессознательном уровне в разы быстрее, чем наше сознание. Схему воспринимать просто еще потому, что мы сразу видим взаимосвязи элементов.
• Целостность восприятия — 1 схема представляет из себя модель процесса на определенном уровне. Это значит, что схема сразу дает нам представление о процессе в целом. В частности, о его границах, основных элементах и т.д. Если процесс детализируется на нескольких уровнях, то схемы все равно остаются связанными.
• Необходимая и достаточная детализация — в то же время на схеме можно отобразить относительно большое количество деталей без потери качества восприятия.
• Наглядное отображение ветвлений и путей развития процесса — правильно построенная схема сразу дает представление о том, каким путем должен развиваться процесс в правильном варианте. А также другие варианты развития событий.
• Удобство автоматизации — многие программные инструменты позволят переводить диаграммы в языки программирования, что очень сильно упрощает жизнь разработчикам и внедренцам ПО.

Минусы

• Требует специальных навыков — нужно знать, как правильно строить диаграммы. Знать разные нотации. А иногда даже самостоятельно сделать набор элементов и правил, которыми вы будете пользоваться для описания.
• Относительно большое время на подготовку описания — хорошо построенная модель процесса должна быть проста и понятна. Для того, чтобы сделать схему таковой, необходимо потратить кучу времени. Сложно может сделать каждый дурак, а вот простота требует мастерства;)

Инвестиции в графический тип описания окупаются весьма неплохо.

Подсказка — для описания бизнес процессов может быть достаточно 3-5 графических элементов (фигур).

В итоге

В итоге вы будете задействовать все типы описания. Документ под названием «Описание бизнес процесса…» будет содержать и графическую схему, и таблицы, и текст. Это нормально. Но мой вам совет — ориентируйтесь на графические модели и избегайте текста. Хорошая модель не нуждается в сопровождении текстом. В большинстве случаев.
Создание бизнес процессов начинается с их описания.

Источник