Функции документирования основные способы документирования

Функции документов. Способы документирования.

1. Определение понятия «документирование».

2. Способы создания документов, носители информации.

3. Функции документа.

1. В условиях современного общества организация, учреждение, предприятие занимается сбором, обработкой, накоплением, хранением, поиском и распространением информации. Деятельность любой организации в обязательном порядке документируется.

Документирование – это процесс фиксации (записи) информации на различных носителях по установленным правилам.

Документирование состоит из 2 частей: системы документации и системы документирования.

Процесс документирования сопровождается созданием документа.

Под понятием документ (от лат. documentum — свидетельство) понимается материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве.

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и нормативными правовыми актами. При этом документирование может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим различают официальный документ, документ личного происхождения. Официальный документ обладает необходимым для управленческой деятельности свойством – юридической силой. Это означает, что документ может служить подлинным доказательствомзаключенной в нем информации. Наличие юридической силы у официального документа предполагает обязательность для тех, кому он адресован непосредственно, или всех участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), руководствующимся документом и основывающим на нем свою деятельность.

Документирование предполагает необходимость учета действующих норм законодательства, компетенции автора и соблюдение действующих на момент создания документа общегосударственные правила его составления и оформления.

2. Уже в в глубокой древности люди задумались о необходимости фиксации информации. В процессе исторического развития общества можно проследить, как менялись способы фиксирования информации на материальном носителе и соответственно, сами ностители. Так, для фиксирования и передачи информации во времени и пространстве применялись различные способы:

фиксация информации при помощи лазерной и компьютерной техники.

Различные способы фиксации информации совершенствовались потому, что происходило совешенствование носителей информации:

Разнообразие носителей информации обусловило и наличие различных языков документирования. Так, информация может фиксироваться при помощи естественного языка (рукописи, машнописи) или искусственого языка использованием соответсвующих носителей.

3. Функции имеют существенное значение для деятельности любой организации, для понимания роли документа в системе экономических и социальных связей. При этом функции позволяют провести более четкую классификацию документов, сформулировать определенные требования к организации документов, требования к содержанию, форме, технологии обработке документов.

Функция – это целевое назначение документа, присущее ему. Не существует документов, несущих только одну определнную функцию. Документ, выступая в качестве непременного элемента управленческой деятельности, является одновременно и средством труда, и его результатом. Такое место документы занимают благодаря своей полифункциональности, т.е. наличию различных функций.

Функции документов можно условно разделить на три блока:

· информационные функции (информационная, социальная, политическая, коммуникативная);

· функции, обеспечивающие процес управления (управленческая, правовая, учетная);

· функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).

Информационнаяфункция определяется потребностью в закреплении информации с целью ее сохранения и передачи во времени и пространстве, т.е. ее материализация. Характерной особенностью информационной функции является то, что она присуща всем без исключения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так ка необходимость фиксации информации – причина появления любого документа. Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входят запечатление (фиксация) информации, сохранение информации, ее передача во времени и пространстве. Все это дает возможность использования (доступность) информации.

Выполняя информационную функцию, документы обладают опрделенной информационной емкостью (информационным потенциалом), т.е. характеризуются определенным количеством и качеством информации. Информационная емкость документа определяется такими показателями, как полнота, оптимальность и актуальность информации.

Важной функцие документа является социальная, т.е. фиксация информации о процессах, происходящих в обществе (социальной информации). На изучении данной функции документа базируются следующие науки: история, социология, источниковедение. Социально значимым является практически любой документ, т.к. он возникает в силу той или иной общественной потребности. Следует, однако, заметить, что значение документов, выполняющих социальную функцию, может быть различным. Так, распорядительные документы имеют большее значение, чем справка с работы, выданная гражданину. Госстандарты по оформлению документов также выполняют социальную функцию, т.к. ориентированы на использование определннх средств обработки документов, указывающих на известную ступень технического развития, достгнутого страной (отраслью). Поэтому документы могут не только отражать процессы, происходящие в обществе, но и влиять на общественное развите.

Каждый документ может дать представление об определенной отрасли деятельности, характеристику социальных отношений. Надо сказать, что социальность и точность информации возрастает, если единичный документ сравнить с другими группами однотипных документов, относящимися к одной отрасли деятельности, к одному периоду во времени и пространстве.

Социальная функция может проявляться и в характеристике личности в ее социальных аспектах (отражении деятельности, места, роли той или иной личности в определнной соцструктуре).

Социальная информация может содержаться в готовом виде или в форме, позволяющей извлечь ее только в результате анализа.

С данной функцие тесно связана фальсификация документов. Даже в том случа, когда документ является фальсифицированным, содержащаяся в нем информация не перестает быть софиальной. В данном случае выясняется только какой общественной потребностью была вызвана эта фальсификация. Это позволяет по-новому взглянуть на характер общества, данного учреждения, группу людей и даже отдельного человека.

Политическая функция. Данная функция тесно связана с социальной. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют политическую функцию.

Коммуникативня функция – функция передачи информации во времени и пространстве. Благодаря этой функции поддерживаются связи между индивидуумом и обществом, различными элементами общественных структур. Здесь можно выделить несколько направлений движения документов:

· одностороннее, когда документы ориентированы в одном направлении: сверху вниз, т.е. от законодателя к лю. К данному типу движения относятся такие документы как законы, указы, декреты, постановления. Одностороннее движение может быть направлено и снизу вверх, т.е. от исполнителя.

· дхстороннее происходит с помощью документов, тесносвязанных между собой (договора, служебная переписка.

· многостороннее, когда обмен информацией происходит с помощью документов, рассчитанных на информирование всего общества (декреты, декларации, кодексы, законы).

С появлением компьютерных технологий, сети Интернет, e-mail, которые обусловили увеличение скорости передачи информации и круг ее пользователей, коммуникативные возможности документов возросли.

Управленческая функция. В данной функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Управленческую функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса реализации решения. Документы, обладающие данной функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления, т.е. выполняют функцию организации информации. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.

В правовой функции документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Данная функция выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.

Документы, наделенные данной функцией, можно разделить на две группы:

· документы, изначально обладающие ею;

· документы, приобретающие ее на время.

В первую группу документов включаются документы, которые устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения или прекрщают их действие, а так же документы, влекущие за собой юридические последствия. К ним относятся праправовые акты представительных и распорядительных органов, т.е. все правовые акты отрганов госвласти (законы, указы, постановления), судебные, прокурорские, нотариальные, арбитражные акты управления, издаваемые оргнаизациями, учреждениями, предприятиями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, положения, уставы, инструкции, правлиа), а также свидельствующие о правоприменительной практике. Сюдаже входят договорные документы; документы, не обладающие признаками правовых актов, непосредственно вызывающих или прекращающих правоотношения, но имеющих определнный правовой статус (метрические свидетельства, паспорта, дипломы, аттестаты, удостоверения дичности), а также оправдательные финансовые документы (акты, накладные, платежные поручения).

Ко второй группе можно отнести документы, которые могут быть предъявлены как доказательства в суде, органах следствия, прокуратуре, нотариате, арбитраже и органах управления.

Неправовая доукментация используется как основание для принятия правовых актов. Так, плановая документация может быть осноанием для принятия распорядительного документа, которым она утверждается.

На основе документов, наделнных правовой функцией, возникают определнные правоотношения – административные, трудовые.

Учетная функция. С помощью данной функции документа характеризуется количественная сторона информации, содержащейся в документе. Учетная информация, представленная в формализованном цифровом выражении, систематизирует и отражает все явления хозяйственной деятельности государства, его органов власти и управления. Для документов, выполняющих учетную функцию, разработана определенная структура представления информации. Такие документы имеют унифицированные формы, утвержденные государственными органами.

Существуют следующие виды учета:

Они находят свое отражение в статистических, финансово-экономических, плановых, отчетных и некоторых информационно-справочных документах.

Следует заметить, что учет необходим нетолькодля выражения количественных характеристик, но и для анализа, контроля, доказательства истины.

Учетные документы можно раздеить на две группы:

Культурная функция. В данном случае документ выступает как средство закрепления и передачи культурной трациции. Документ может быть представлен как культурный объект, фиксирующий информацию при помощии различных способов: письменности, кино-, фото-, фонозаписи.

Культурную функцию документа наиболее эффективно выполняют крупные комплексы документов, характеризующие определнную область деятельности (технику, науку, живопись).

Одной из важнейших функций, выполняемых документами, является функция документа как исторического источника. Документ становится историческим источником с момента возникновения, а не тогда, когда он передается на хранение в архив. Данную функцию документа изучают такой наукой как: источниковедение. Именно она исследует документ через анализ его формы, содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен.

Т.о., документ сочетает в себе сразу несколько функций, которые взимосвязаны между собой, но роль каждой из них различна. Роль функций документа может изменяться во времени, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и актуальность и превращается в ретроспективную, а действенность, нормативное и регулятивное значение утрацивается. Происходит вытеснение одних функций другими.

Функции, носящие оперативный характер, время действия которых ограничено (политическая, коммуникативная, управленческая, правовая, учета) вытесняются функциями, имеющими постоянный характер (информационная, культурная, социальная, исторического источника).

Дата добавления: 2015-08-05 ; просмотров: 156 ; Нарушение авторских прав

Источник

Тема 2. Понятие документа, документопотока. Правила составления документов

Цели обучения — познакомить студентов:

• с основными понятиями делопроизводства;
• с правилами составления документов;
• с правилами составления электронных бланков документов.

Читайте также: Cent; Понятие множества. Способы задания множества Gt; 89. Предмет и функции СО как научной дисциплины и практической области деятельности. (не до I. 1. Значение и функции аудиторской проверки II СЕНСОРНЫЕ ФУНКЦИИ II. Структура Системы сертификации ГОСТ Р и функции ее участников III. Функции Фондово-закупочной комиссии Quest14Функции международного права V. Функции и принципы гражданского права V2: Функции философии VIII. ФУНКЦИИ НАУЧНОГО ИССЛЕДОВАНИЯ

Оглавление

Понятие документа, документопотока

Информационные связи предприятия и документопотоки

Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:

• на внешние, входящие в систему;
• внутренние документопотоки, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей;
• исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями.

Свойства управленческой информации

Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько eе видов:

• управленческая,
• экономико-статистическая,
• научно-техническая,
• юридическая и др.

Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.

К каждому классу информации предъявляются особые требования. Так, к управленческой информации предъявляются следующие:

• полнота информации для принятия управленческого решения;
• оперативность и срочность ее получения точно в заданные сроки;
• достоверность информации, под которой подразумевается ее безошибочность и непротиворечивость;
• адресность информации, т. е. точность поступления информации конкретному адресату в соответствии с его компетенцией;
• доступность для восприятия, зависящая от качества спроектированного пользовательского интерфейса и в том числе правильности разработки документов, степени их читабельности.

Основные понятия делопроизводства

Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.

Делопроизводство — деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы ними.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ содержит сведения, отражающие:

• состояние системы или
• принятое решение строго установленного содержания по строго регламентированной форме.

Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.

Функции документа

К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся:

• регистрация первичной информации или принятого решения,
• передача,
• обработка,
• хранение информации.

Наличие юридической силы обеспечивается наличием реквизитов, присущих данному виду документа.

Реквизит – информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:

• операционный – ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов;
• универсальный – отражающий информационные потоки слабоструктурированной информации, используемые при исполнении управленческих решений или деловых процессов и процедур.

Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем:

1. Движение документов на разных этапах должно быть прямоточным, и должны быть сведены к минимуму возвраты на предыдущие ступени. Наибольшее число возвратов происходит на этапе разработки документа.
2. Путь движения документа должен быть кратчайшим.
3. Все документы в процессе документооборота секретарь должна направлять исполнителям в соответствии с их документационными обязанностями. Основу правильной организации работы составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Это повышает ответственность работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами, а также перепоручение своей работы другому работнику. Распределение труда должно фиксироваться в должностных инструкциях.
4. Каждый документ в процессе движения должен проходить следующие операции: регистрация, контроль, направление в дело. Каждая операция должна выполняться один раз.

Для каждого типа документов должен быть разработан свой маршрут движения.

Основные задачи делопроизводства

Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления.

Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:

• создание документов, т. е. фиксация их на каком-либо носителе;
• передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений;
• регистрация документов для осуществления контроля их исполнения;
• систематизация и хранение документов, быстрый поиск их по мере надобности.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.

Нормативная база делопроизводства

Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.

Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на слайде 5.

• Законодательные и правовые акты РФ
• ГОСТы – государственные стандарты,
• Нормативные документы
• Классификаторы
• ГСДОУ – государственная система документационного обеспечения управления

Основные нормативные документы

• ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. Требования к оформлению документов.
• Отраслевые стандарты
• Стандарт предприятия «Инструкция о порядке делопроизводства»
• Должностные инструкции

Классификация документов

Общее представление и признаки классификации

Документы можно классифицировать по различным признакам:

• по происхождению (служебные, личные);
• по сложности (простые, сложные);
• по срочности (весьма срочные, срочные, несрочные);
• по гласности (секретные, для служебного пользования, несекретные);
• по форме (типовые, индивидуальные);
• по срокам хранения (постоянного, временного, долговременного хранения).

Можно перечислить еще множество признаков классификации. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификации.

На слайде представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.

Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на слайде.

Для организации эффективного управления, независимо от вида предприятия, необходимы организационно-распорядительные документы. Такие документы часто называют общим термином – управленческие документы . Рассмотрим подробнее виды управленческих документов.

К организационным документам предприятия можно отнести:

• устав предприятия;
• описание его структуры;,
• штатное расписание;
• правила внутреннего распорядка;
• должностные инструкции сотрудников.

К распорядительным документам относятся:

• приказы,
• распоряжения и
• решения по основной деятельности.

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием:

• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. п.),
• трудовые книжки,
• индивидуальные контракты (договоры) с сотрудниками,
• личные дела,
• лицевые счета по заработной плате.

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.

Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока .

Входящие – документы, которые поступили на предприятие от других организаций.

Исходящие – документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние – документы, имеющие хождение внутри предприятия, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

Среди делопроизводителей распространена классификация документов по содержанию .

Первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.

Документооборот можно представить в виде нескольких потоков, циркулирующих в организации:

1. Поток поступающих документов (входящая документация) – это внешние документы, которые несут в себе первичную информацию: решения, приказы, постановления, распоряжения вышестоящих органов, письма, запросы, акты, телеграммы, телефонограммы.
2. Поток отправляемых документов (исходящая документация) – это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки (личные), отчеты, приказы и распоряжения (для подконтрольных организаций), телеграммы, телефонограммы, акты.
3. Поток внутренних документов (внутренняя документация) – это документы, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи: приказы и другая распорядительная документация, протоколы, служебные записки, акты.

Рис. 1. Документооборот на предприятии

Правила составления документов

Установка формата бумаги и размеров полей

Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3.

Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.

Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.

Источник