Электронный способ ведения трудовых книжек

Электронная трудовая книжка и новая отчетность в ПФР

Автор: Манохова С.В., редактор журнала

Комментарий к Федеральным законам от 16.12.2019 № 436-ФЗ, 439-ФЗ.

Законы о введении электронных трудовых книжек приняты.

Идея ввести в оборот электронные трудовые книжки витала давно. В журнале «Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение» (№ 10, 2019) была размещена статья «С 2020 года в России планируется ввести электронную трудовую книжку», в которой подробно прокомментированы проекты федеральных законов и разъяснения Пенсионного фонда по этому поводу. И вот в декабре 2019 года соответствующие законы об электронных трудовых книжках наконец были приняты. Это:

Федеральный закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ, внесший поправки в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;

Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ, внесший в Трудовой кодекс изменения в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

По большей части все положения 439-ФЗ и 436-ФЗ, устанавливающие порядок ведения электронного документооборота, которые планировалось ввести, приняты. Поэтому в рамках данной статьи не будем повторяться, вместо этого приведем:

основные тезисы комментируемых законов об электронных трудовых книжках;

памятку для работодателей, какие шаги они должны предпринять в ближайшее время.

Тезисно перечислим основные нововведения:

с 2020 года сведения о трудовой деятельности всех сотрудников учреждения работодатели будут передавать в ПФР в электронном виде;

в 2020 году трудовые книжки будут вестись и в электронном (на электронной площадке ПФР), и в бумажном виде;

начиная с 2021 года работник должен выбрать дальнейший способ ведения трудовой книжки (либо только электронно, либо и в электронном, и в бумажном виде);

перевести работника на электронную трудовую книжку (без оформления бумажного варианта) можно только с его согласия;

тем, кто впервые устраивается на работу после 31.12.2020, бумажная трудовая книжка заводиться не будет.

Законы об электронных трудовых книжках. Пошаговая инструкция

1. Издайте соответствующие приказы по учреждению

Внесение изменений в законодательство в части введения электронных трудовых книжек повлекло за собой необходимость проведения в учреждениях определенных мероприятий, а также установления новых обязанностей для должностных лиц кадровой, бухгалтерской (либо иных) служб. Следовательно, нужно будет издать приказы по учреждению:

об утверждении плана мероприятий в связи с введением электронных трудовых книжек;

о назначении ответственных лиц за ведение электронных трудовых книжек.

2. Внесите изменения в локальные акты учреждения

Скорректировать потребуется и некоторые локально-нормативные акты учреждения. В частности, нужно будет:

внести изменения в должностные инструкции лиц, ответственных за ведение электронных трудовых книжек и за представление соответствующей отчетности;

скорректировать график документооборота в части установления алгоритма и сроков подготовки необходимых документов и сведений;

дополнить новыми формулировками локальные акты, в которых упоминается трудовая книжка, например правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), инструкцию по делопроизводству.

3. Обеспечьте техническую готовность представления сведений

Работодатели должны позаботиться об обеспечении технической готовности представления сведений о трудовой деятельности для хранения их в информационных ресурсах ПФР.

Кроме того, нужно завести электронную почту (и довести адрес электронной почты до сведения работников), куда работники смогут присылать заявления о выдаче им сведений о трудовой деятельности.

4. Разработайте формы уведомления и заявления

Законодательство обязывает работодателей в срок до 01.07.2020 уведомить работников о переходе на электронные трудовые книжки. Форма такого уведомления не утверждена, соответственно, работодатель должен разработать ее самостоятельно.

Работники, в свою очередь, до 31.12.2020 включительно должны подать работодателю письменное заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки). Форма такого заявления произвольная. Но чтобы у работников не возникало вопросов, целесообразно разработать формы заявлений и предлагать их в качестве образца работникам.

5. Проверьте правильность оформления бумажных трудовых книжек

Перед переходом на ведение электронных трудовых книжек целесообразно провести сплошную проверку правильности оформления бумажных трудовых книжек. При необходимости – внести новые записи или исправить ошибки.

6. Подготовьтесь к сдаче отчетности

С 2020 года работодатели обязаны будут представлять сведения:

в ПФР – ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, по форме СЗВ-ТД (с учетом выходных дней впервые указанный отчет нужно представить до 17.02.2020);

работникам – по их запросу и при увольнении по форме СТД-Р (ранее предполагалось, что для этого будет использоваться форма СЗИ-ТД).

На момент подготовки настоящего материала обе эти формы еще не утверждены.

То есть, как уже указывалось выше, в учреждении нужно будет назначить лиц, ответственных за оформление данных форм, при необходимости провести обучающие занятия по порядку их заполнения.

Отметим, что ежемесячная форма СЗВ-ТД в 2020 году должна оформляется не на всех работников, а лишь на тех:

1) которые подали заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (в месяце, следующем за тем, в котором было подано такое заявление);

2) у которых поменялись сведения о трудовой деятельности, в частности произошли следующие события:

прием на работу (службу);

перевод на другую работу;

изменение наименования страхователя;

установление (присвоение) второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации (заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации – класс, категория, классный чин и т. п.);

лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.

Если на сотрудника не составлялся ни один отчет СЗВ-ТД в течение 2020 года, сведения о его должности нужно подать в ПФР до 15.02.2021.

С 2021 года работодатели обязаны будут подавать в ПФР сведения о приеме и увольнении работников не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).

7. Уведомите работников о переходе на электронные трудовые книжки

Проведите разъяснительную работу среди работников о сути электронных трудовых книжек, о возможности выбора способа ведения трудовых книжек и об алгоритме получения сведений о трудовой деятельности.

До 01.07.2020 уведомите под подпись работников (включая тех, кто находится в декрете) о переходе на электронные трудовые книжки и о необходимости выбора ими дальнейшего способа ведения трудовых книжек. Декретницам уведомление можно направить заказным письмом.

8. Организуйте прием заявлений от работников

До 31.12.2020 организуйте прием заявлений от работников о выборе способа ведения трудовой книжки.
Если работник до 31.12.2020 не представил соответствующее заявление по уважительной причине (например, находился на больничном, в отпуске, в декрете либо по иному основанию не исполнял трудовые обязанности, но за ним сохранялось место работы либо гражданин имел стаж работы по трудовому договору, но по состоянию на 31.12.2020 не состоявшие в трудовых отношениях), он может представить такое заявление работодателю в любое время позже.

9. Выдайте работникам бумажные трудовые книжки

Если работник выбрал способ ведения трудовой книжки в электронном виде, после 01.01.2021 бумажную трудовую книжку ему нужно будет выдать на руки под подпись (факт выдачи зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек). При выдаче трудовой книжки в нее необходимо внести запись о подаче работником соответствующего заявления.

Источник

Истек срок уведомления об «электронных трудовых». Что дальше?

эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства

Ответим на главные вопросы работодателей и кадровиков

В октябре 2020 года завершился срок, в который работодатели были обязаны уведомить работников о выборе ведения трудовой книжки и собрать у них заявления. Как теперь принимать на работу?

• Как проверить, соответствуют ли записи в трудовой реальным событиям у прежнего работодателя?
• Что делать, если работник не написал заявления о выборе трудовой?
• Будет ответственность за ошибки прежнего работодателя?

Используйте правильную терминологию. «Электронная трудовая книжка» — это обывательское понятие, его не существует в нормативных правовых актах. Вспоминайте, мы говорили об этом на вебинарах и уроках весь 2020 год. И в статье мы используем единую терминологию: «предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ». Будем говорить профессионально и грамотно — это не так сложно, как кажется.

1. Спрашивать ли работников о способе ведения трудовой книжки после 31.10.2020?

С одной стороны, работодатели при приеме на работу после этой даты больше не обязаны уведомлять работников о происходящих изменениях в законодательстве.

С другой стороны, работник обязан до 2021 года сделать выбор и написать заявление:

• в пользу ведения бумажной трудовой книжки; либо
• в пользу предоставления сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (ч. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Согласитесь, есть некая рассогласованность.

Предлагаем на выбор два варианта:

1. Формальный подход. Не уведомлять работников, принимаемых после 31.10.2020. Если такие работники предоставят заявления, принимать их и отчитываться в ПФР. Напомним, отчетность СЗВ-ТД в ПФР работодателю нужно предоставить не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором работник подавал соответствующее заявление (п. 2.5
   ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
2. Неформальный подход. Внести изменения в ПВТР или разработать отдельный локальный нормативный акт, в котором прописать основные положения относительно предоставления заявлений, прав работников в связи с переходом на предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Здесь же уместно рассказать о том, как работники, которые отказались от бумажной трудовой книжки, смогут получать сведения о трудовой деятельности.

• Второй подход не является обязательным, но может быть актуален и в связи с тем, что прием заявлений не заканчивается в 2020 году.

В конце статьи есть шпаргалка

2. Останется ли у работников после 2020 года возможность подавать заявления о дальнейшем ведении бумажной трудовой книжки или отказе от нее?

Законодатели не забыли о тех, кто не имел возможности написать заявление в 2020 году:

• например, если работники находились в отпуске или не были трудоустроены, то они вправе обратиться с заявлением к своему работодателю в любое время после 2020 года (п. 6 ст. 2 Закона 439-ФЗ).

Работники, которые пожелали остаться с бумажными трудовыми книжками и написали заявления об этом, не утратили права изменить свое решение в последующем. А это значит, что даже после 2020 года они смогут обратиться к своему работодателю с заявлением о выборе предоставления им сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

3. Как узнать, предоставлял или нет работник заявление о выборе варианта внесения сведений о трудовой деятельности на предыдущем месте работы?

Кажется, что в теории вопрос очевиден. Если работодатель знает, а главное соблюдает законодательство, то при приеме на работу работник предъявляет трудовую книжку с последней записью о подаче заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и (или) форму СТД-Р или СТД-ПФР.

Но на практике может возникнуть ситуация, когда работник приносит трудовую книжку, в которой последняя запись о расторжении (прекращении) трудового договора. Возможны как минимум два варианта развития событий:

• Вариант 1. Работник не писал заявления о выборе трудовой книжки в 2020 году. Это могло произойти в том случае, например, если человек не был трудоустроен в этот период.

• Ваши действия: принимаем работника на работу и продолжаем вести его бумажную трудовую книжку до тех пор, пока он не напишет заявление о переходе на предоставление ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
• Важно: такой возможностью он может воспользоваться в любое время.

• Вариант 2. Работник написал заявление о продолжении ведения трудовой книжки у предыдущего работодателя, но мы пока об этом не знаем.

• Ваши действия: для нас не актуален вопрос, подавал такой работник заявление о выборе или не подавал у предыдущего работодателя. Такой работник может в дальнейшем написать заявление о переходе на предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
• Обратите внимание: за работником, воспользовавшимся правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям (п. 4 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

4. Как быть, когда у работника две трудовые книжки или прежний работодатель не внес соответствующие записи?

Законодатели это не учли, но. На практике у работника может быть несколько трудовых книжек:

• например, он может предоставить одну из них, в которой будет запись об увольнении, а при этом дома у него может находиться вторая — с записью о подаче им заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Также есть работодатели или работники кадровых служб, которые не отследили изменения или не поняли их:

• как следствие, они не выполнили обязательства по информированию работников или не внесли необходимые записи в трудовые книжки.

В итоге у нас есть работники, которые писали заявления об отказе ведения бумажной трудовой книжки, но в их в трудовой это не отражено. Если работодатель все же сдавал по ним отчетность, то информация будет внесена в информационную систему ПФР. Но работодатель, к которому этот работник устраивается, из документов, предъявляемых при приеме на работу, этого не узнает.

Законодательно вопрос не решен. Но не стоит паниковать. Оснований для привлечения текущего работодателя к ответственности нет. Если вы столкнетесь с такой ситуацией, просто продолжите вести на работника трудовую книжку, предоставите отчет СЗВ-ТД с информацией о приеме на работу в ПФР. Риск здесь лишь в дополнительной ответственности за ведение, учет, хранение, выдачу трудовой книжки, которая на самом деле должна храниться у работника. Ну и, конечно же, это лишняя работа для вас.

• Рекомендация: при приеме на работу берите от работников заявление, в котором они пишут формулировку: «Настоящим подтверждаю, что заявления о переходе на предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (электронную трудовую книжку) у других работодателей не подавал». Эту рекомендацию вы можете взять в работу или игнорировать, т.к., еще раз подчеркнем, вопрос законодательно не урегулирован. Решение остается за работодателем.

Выводы

В статье мы дали практические рекомендации, как поступать работодателям с работниками, которые устраиваются на работу после 31.10.2020, в части изменений, связанных с переходом на предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

В 2021 году нас ждут изменения в форме СЗВ-ТД. Будем держать вас в курсе и давать практические рекомендации по работе.

• Совет: обращаясь за консультациями в ПФР, помните, что у них нет полномочий давать разъяснения по применению трудового законодательства и по работе с трудовыми книжками в бумажной форме. Получая рекомендации по таким вопросам от ПФР, пропускайте их через призму законодательства, будьте объективными!

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Примеры записей в трудовую (оформление титульного листа, внесение исправлений, совместительство становится основным) 632.6 КБ

Источник