Электронный способ документирования электронное документирование

Электронный документооборот (ЭДО) и его виды

Электронный документооборот (ЭДО)

Электронный документооборот призван организовывать работу с различными документами в электронном формате. Он подразумевает собой хранение, обработку и движение документов. Главной его задачей можно назвать – избавление человека от лишней бумажной волокиты.

Сейчас российская система имеет полностью сформированную нормативную базу для работы системы ЭДО. Она подразумевает обмен всеми видами юридических документов между организациями. Большая часть предприятий отказывается от бумажных документов в пользу электронных. Это значительно упрощает работу с поставщиками и клиентами.

Чем будет полезен ЭДО для вас:

• С его помощью сократятся расходы на почтовые рассылки, курьеров, бумагу и другие расходные материалы.
• Сможете избежать проблем с поиском архивных документов, ошибками ввода данных и т.п.
• ЭДО даст возможность подтверждать и подписывать документы из любого места, где есть интернет.
• Работа сотрудников станет эффективней, благодаря автоматизированным процессам работы с документами.

Функции электронного документооборота

Основной функционал системы ЭДО заключается в том, чтобы облегчить работу сотрудников. С его помощью вы сможете:

• Осуществлять регистрацию документов.
• Контролировать процессы исполнения по документам.
• Создавать справочники и работать с ними.
• Контролировать движения как бумажных, так и электронных документов, вести историю взаимодействий.
• Создавать и редактировать реквизиты.
• Формировать отчеты по документообороту организации.
• Импортировать документы из файлов на компьютере или из интернета.
• Создавать новые документы в системе по шаблонам.
• Работать с разными версиями документов.
• Электронно отправлять и получать документы.
• Работать с различными папками.
• Получать отсканированные документы и распознавать их в системе.
• Ограничивать доступ к хранящейся информации.

Как работает ЭДО?

Прежде чем приступить к описанию принципов работы ЭДО определим понятие электронного документа.

Электронный документ – это информация, предназначенная для передачи и обработки с помощью информационных систем и интернета. Например, такой системой может выступить 1С.

Большая часть документов имеет унифицированную форму, утвержденную по государственным стандартам и представляет собой компонент информационной системы, например, бухгалтерской. Чтобы электронный документ стал юридически значимым, его требуется подписать электронной подписью ответственного. Например, договор, пописанный в электронном виде имеет такое же право на судебную защиту, как и подписанный на бумаге.

Электронным имеет право стать любой документ, если он не имеет прямого запрета на применение от законодательства РФ. При этом законодательно были введены следующие виды документов:

• Электронные счета-фактуры;
• Трудовые книжки;
• Часть кадровых документов;
• Больничные листы и др.

Система электронного документооборота позволяет создавать, согласовывать и обмениваться документами. Процесс похож на тот, что используется в бумажном делопроизводстве. Работает это просто. Разберем на примере:

Сотрудник вашей компании создает электронный документ в 1С. Нажимает кнопку «Сформировать, подписать и отправить». Документ отправляется в систему ЭДО, информация поступает оператору, который предоставляет сервис. Все происходит в режиме реального времени. Ваш клиент получает документ в своей системе, проверяет его и нажимает на кнопку «Провести».

На рисунке ниже наглядно видно, насколько электронный документооборот сокращает количество действий.

Виды электронного документооборота

Само по себе понятие документооборот подразумевает работу с большим количеством информации, которая подвергается различной классификации. Практически любая компания ведет учет по следующим видам документов:

• Производственные
• Управленческие
• Архивные
• Налоговые
• Кадровые
• Бухгалтерские
• Складские
• Технические и т.д.

Документов может быть столько, сколько отраслей деятельности ведет предприятие. Кроме этого, электронный документооборот можно классифицировать по двум критериям:

• по сфере правовых отношений между участниками;
• по характеру передаваемых документов.

По сфере правовых отношений между участниками можно выделить следующие виды ЭДО:

• внутренний ЭДО;
• внешний ЭДО;
• ЭДО с государственными органами.

Дальше мы подробнее рассмотрим каждый из них.

Внутренний ЭДО

Без внутреннего документооборота сложно представить работающее предприятие. С его помощью осуществляются практически все процессы жизнедеятельности компании. Главная их особенность в том, что внутренние документы не покидают пределы компании, то есть передвигаются внутри нее.

Документы внутреннего документооборота:

• Приказы
• Уставы
• Заявления
• Протоколы совещания
• Инструкции
• Регламенты
• Служебные записки и т.д.

Таким образом, внутренний ЭДО регулирует работу сотрудников компании. Этот вид документооборота почти не регулируется государством, поэтому руководители могут устанавливать свои правила работы с ним.

Главные задачи внутреннего ЭДО:

• Увеличить скорость обмена документами и информацией между работниками.
• Упростить получение сведений из приказов и других нормативных актов.

Система позволяет фиксировать статусы документов на разных этапах, что позволяет руководителям эффективнее контролировать и оценивать работу. Внутренний ЭДО позволяет также вести учет времени и действий, осуществляемых по документам.

Внешний ЭДО

Внешний документооборот (межкорпортативный) подразумевает работу с входящими и исходящими документами компании. К этому виду документов относится информация о партнерах, клиентах, поставщиках и контролирующих органах. Другими словами – этот вид ЭДО обслуживает внешнюю связь организаций.

Документы внешнего документооборота:

• Бухгалтерская отчётность
• Налоговая отчётность
• Декларации
• Счета-фактуры
• Накладные и т.д.

Условно внешний ЭДО можно также поделить на две группы:

• Бизнес – бизнес. Включает в себя документооборот с контрагентами предприятия. Сюда можно отнести всю первичную документацию, счета-фактуры, договоры и т.п. В эту же группу входят дистанционное банковское обслуживание и коммерческие электронные площадки.
• Бизнес – государство. Эта группа внешнего документооборота включает в себя электронную отчетность в государственные органы, предоставление ЭД по требованию в ФНС. Сюда же входит единая информационная система по закупкам и взаимодействие с судами, Роскомнадзором, Росимуществом и т.п.

ЭДО с государственными органами

В 2011 году МинФин РФ принимает решение, разрешающее использовать счета-фактуры в электронном виде при наличии ЭЦП. Именно это решение стало стартом к дальнейшему созданию различных информационных систем электронного документооборота.

Таким образом большая часть государственных учреждений постепенно стала переходить на систему ЭДО. Индивидуальные предприниматели, юридические лица получили возможность более оперативно взаимодействовать с налоговой службой, фондом соцстраха и пенсионным фондом

Чтобы отправлять документы в Фонд социального страхования компания-организатор должна предварительно заключить договор с оператором ЭДО. Кроме этого потребуется установка необходимого ПО, которое будет совместимо с ПО ФСС, а также получить электронную подпись. Затем потребуется заключить договор о подключении к ЭДО с ФСС. Выполнив эти процедуры, компания-страхователь становится участником системы ЭДО с ФСС и имеет возможность отправлять отчетность в электронном формате.

Для обмена документами с ФНС можно заключить договор с любым оператором ЭДО. Главным условием отправки – является ЭЦП. Документы должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью

Перед тем как начать обмениваться документами с ПФР необходимо заполнить заявление, что отчетные документы будут поступать в электронном виде. Затем потребуется подписать специальное соглашение «Об обмене электронными документами в системе электронного документооборота». Эти два пункта важны, иначе ПФР не будет принимать ваши электронные отчеты.

Бланки отчетов находятся на сайтах каждого из ведомств. Для ПФР соглашение распечатывается в двух экземплярах, а заявление в трех. После подачи их в ведомство обращение рассматривается от двух неделю до месяца. Решение вы получите в письменном виде.

Если вы планируете внедрение технологии безбумажного документооборота на предприятии и вам необходима консультация, обратитесь к нашим специалистам!

Особенности электронного документооборота

Преимуществ у электронного документооборота много, но мы перечислим основные из них:

• Хранение документов организации становится централизованным и структурированным.
• Сократятся расходы на печать, почтовые рассылки.
• Не будет необходимости хранить бумажные экземпляры документов.
• Процедуры формирования, согласования и утверждения будут регламентированы единым бизнес-процессом.
• Сократится время работы с документами, а время подписания ускорится.
• Любые операции с документами можно осуществлять в режиме онлайн из любой точки, где есть интернет.
• Находить документы будет проще и быстрее.

Выводы

Безусловно для внедрения ЭДО в компанию потребуется время. Без затрат также не обойтись. Но выгоды от этого настолько очевидны, что сомнений не вызывают. Уже через пару месяцев вы сможете ощутить экономию на расходах бумаги и других расходных материалов для печати документов. При этом юридически электронные документы имеют такую же силу, как и бумажные.

Кроме этого ускорится процесс работы с оплатами контрагентов. Это избавит вас от кассовых разрывов в вашей деятельности.

Также грамотная работа с внутренним и внешним документооборотом даст вам следующие выгоды:

• Стоимость процессов по согласованию и подписанию документов снизится и потребует меньше времени от сотрудников.
• Издержки на хранение, уничтожение или печать документов заметно сократятся.
• Издержки на доставку документов клиентам сократятся.
• Увеличится скорость оплаты от контрагентов.

Если посчитать все эти выгоды в цифрах, то получится вот такая сравнительная таблица:

Переход на ЭДО как правило происходит постепенно. Часто компании при переходи пользуются смешанным документооборотом. Часть документов остается в бумажном виде, а другая в электронном.

Таким образом, сравнивая электронный и бумажный документооборот в компании мы можем сделать один вывод – важны оба. Полностью отказываться от бумаг не стоит, но и отказываться от возможности использовать электронный формат не нужно.

Важно правильно настроить алгоритм работы, который будет основан на эффективной работе электронного документооборота в купе с бережным хранением бумажных архивов.

Ну и напоследок, главный совет. Внедрение ЭДО лучше всего доверить профессионалам! Специалисты компании «Первый Бит» внедрят ЭДО в вашу компанию и ответят на любые вопросы по работе с электронным документооборотом. Звоните!

Источник

Что нужно знать про обмен электронными документами

Документы можно подписывать на бумаге, а можно электронно. На бумаге долго, электронно — непонятно как.

Но вот я двенадцать лет занимаюсь электронными документами и скажу вам: это невероятный кайф. Позвольте рассказать, как это все устроено, с примерами.

Короче

Чтобы начать вести электронный документооборот, нужно:

1. Убедить контрагентов начать обмениваться электронными документами.
2. Купить сертификат электронной подписи.
3. Определиться со способом отправки документов: через специальный сервис или без него.

Кому нужны электронные документы

Несмотря на удобство и современность, немногие ведут электронный документооборот. Если предприниматель на упрощенном налогообложении заключает пару контрактов в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить печатные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот предельно полезен.

Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.

Малому и среднему бизнесу, которому важно получать оплату товара или услуги в день получения документов, электронный документооборот позволяет в разы ускорить исполнение договоров.

Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.

Например

У интернет-магазина регулярно копилась дебиторская задолженность на десятки миллионов из-за того, что в накладной в очередной раз допустили ошибку: товар стоит в фуре, на склад принять нельзя. Пока ждут, когда курьер с исправленным документом доедет от поставщика, идут дни. Внедрили электронные документы, и теперь все корректировки в документах занимают меньше часа.

А в крупной энергосбытовой компании во время выездных налоговых проверок инспекторы ежегодно находили нарушения и ошибки в документах. Чек на штрафы достигал 120 000 рублей в год. Дошло до того, что финансовый отдел заранее закладывал эти деньги в бюджет как накладные расходы. Внедрили электронный документооборот, и теперь правильность документов контролируют программы, а не люди. Ошибок больше нет.

Что такое электронный документ

Электронный документ — это обычный док- или пдф-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом.

Чтобы партнер, юрист или судья не сомневались, что именно вы подписали электронный документ и никто его не изменил, специалисты по цифровой безопасности придумали электронную подпись. Это как отпечаток пальца, наложенный на уникальный набор битов и байтов вашего документа. Грубо говоря, подписывая что-то электронной подписью, вы говорите: «Я подтверждаю подлинность этого набора битов».

Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов — подпись будет недействительной.

Например

Две компании решили подписать электронный контракт. Составили договор, согласовали условия. Теперь одна компания подписывает договор своей подписью и отправляет другой. Та открывает договор и решает что-то втихаря исправить, например сумму штрафов. Исправляет. Сохраняет. Отправляет первой. Та смотрит — оп! — изначальная подпись на этом договоре сломалась. Значит, что-то исправили, злодеи. Потом идут бить морду, наверное.

Где взять электронную подпись

Электронную подпись покупают в специальном удостоверяющем центре. Достаточно просто найти удобный центр в вашем городе. Главное, чтобы он входил в список аккредитованных центров Министерства связи РФ .

Нужно оформить заявку на сайте, указать в ней реквизиты своей фирмы, а затем получить счет и оплатить услугу. С вами свяжется менеджер и пригласит в офис за ключом. В момент получения сертификата у вас проверят паспорт. Могут еще уточнить ваши полномочия и реквизиты компании. Ключ загрузят на вашу флешку (или другой носитель, например дискетку там, я не знаю). Иногда продают специальную флешку на месте — она будет стоить от 1100 до 1400 Р . Такие специальные флешки называют токенами, они более безопасные.

Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, — это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.

Как работает электронная подпись

Юридическая сила электронной подписи описана в федеральном законе «Об электронной подписи».

Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная — для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная — для всего остального.

Простая или неквалифицированная подпись

Доступный и дешевый вариант, но с ограниченным применением. Неквалифицированная подпись содержит криптографические алгоритмы, но не подтверждается никаким удостоверяющим центром. Простая вовсе представляет собой лишь комбинацию из логина и пароля, учетную запись на сайте госуслуг или электронный адрес контрагента.

Такие подписи подойдут, если вы не участвуете в электронных торгах, не обмениваетесь электронной первичкой и не отправляете налоговую отчетность. Простую подпись можно использовать для договоров, счетов и актов, но придется подписать отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи.

Если у вас десятки контрагентов и разные документы, схема работать не будет. Вам придется с каждым подписать такой документ, и со временем этот процесс будет замедлять, а не ускорять работу. Тогда лучше подумать о другом сертификате электронной подписи.

Чтобы использовать простую электронную подпись, надо распечатать и подписать бумажный вариант соглашения или включить специальный пункт в договор с контрагентом — это требование закона.

Шаблон соглашения по ЭДОPDF, 0,3 КБ

Квалифицированная подпись

Такая подпись подойдет для счетов-фактур и налоговой. По закону электронные счета-фактуры можно подписывать только такой подписью. Стоит квалифицированный сертификат от 1000 Р , купить его можно только в удостоверяющем центре, входящем в зону доверия ФНС .

Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.

Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.

Можно выбрать платную программу («Криптопро ЦСП ») или бесплатную («Випнет ЦСП »). Функционально они почти не отличаются, но с бесплатной могут возникнуть проблемы совместимости. Обе работают на Виндоусе и на Маке. Платная стоит около 1000 Р , ежегодная оплата сертификата электронной подписи еще около 1000 Р .

Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.

Зачем нужен оператор документооборота

Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников. Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы. Через такие же сервисы вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами, иначе нарушите приказ Минфина России. Такие сервисы называются операторами документооборота.

Для простого пользователя — это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри — высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.

С оператором электронного документооборота даже не надо заключать договор. Просто регистрируетесь, загружаете сертификат электронной подписи и оплачиваете тариф по счету. Остальные заботы берет на себя оператор: уведомляет ФНС , что вы присоединились к обмену, следит за форматами и гарантирует соблюдение законодательства РФ .

Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.

Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого — тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.

Сколько стоят электронные документы

Работая через оператора, вы платите только за документ, который подписали обе стороны. В среднем стоимость отправки документа составляет около 6—8 Р , а все входящие бесплатны.

Обычно новички покупают минимальный пакет на 300 документов, который очень быстро кончается. Потом надо покупать следующий пакет. Выгоднее купить безлимитный годовой пакет или договориться об индивидуальных условиях.

Переходить на электронные документы выгодно, если вы отправляете 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда вы сократите расходы на бумагу и доставку почти в 5 раз.

Источник