Электронное письмо способ общения

Электронное письмо способ общения

Распространение веб-стиля работы и жизни будет иметь огромные социальные последствия. Многие опасаются, что компьютеры и Интернет приведут к стиранию индивидуальности, что мир потеряет свою теплоту и многообразие. Но в свое время люди тоже боялись, что телефон приведет к сокращению личных контактов. Точно так же, как встречу можно заменить телефонным разговором, ее можно заменить и обменом письмами по электронной почте. А определенные возможности для злоупотребления создает любое средство связи. Способы личного и профессионального общения в Сети будут продолжать развиваться. Существуют также опасения, что веб-стиль, при котором каждый окажется как бы в своем собственном маленьком мирке, приведет к распаду общества. Я лично считаю, что произойдет прямо противоположное. Телефон и электронная почта укрепили связи между людьми, живущими в разных городах, а компьютеры и Интернет тоже ни у кого ничего не отнимают, они просто обеспечивают еще один способ связи. [c.138]

С участниками опроса можно вступить в контакт посредством личного общения, по телефону, по почте. Современные информационные технологии предоставляют дополнительные возможности для проведения письменных опросов через Интернет и с использованием электронной почты. Основная трудность реализации такой формы в России состоит в неравномерности охвата этими средствами различных категорий граждан и регионов. [c.53]

В наши дни электронная почта является таким же привычным средством общения, как телефон и обычная почта. Более того, электронная почта даже предпочтительнее по следующим причинам [c.300]

Были проведены опросы 55 работников, из которых 15 были отнесены к названному типу менеджера, 34 находились у них в подчинении, а 6 были их начальниками. Было установлено, что менеджеры бюрократического типа (МВТ) неуверенно чувствуют себя один на один с непосредственными подчиненными, но их связи с организацией за счет участия в различных комитетах обширны и глубоки. Они большую часть рабочего времени тратят на поддержание своих связей с помощью телефона, электронной почты и других средств связи. МВТ редко придерживаются правил субординации и формальных отношений, сводя все к неформальному общению и используя в своем поведении благоприятные обстоятельства. Они стараются избегать коллективного взаимодействия с подчиненными (собраний), где возможен интенсивный обмен информацией. Действуя от имени различных комитетов, они стремятся снять с себя ответственность за неудачи. [c.515]

Опосредованное общение осуществляется с помощью вспомогательных технических средств через обмен служебными записками, по телефону, по электронной почте и т. п. Обычно опосредованное общение занимает значительно меньше времени и требует значительно меньших психологических затрат, чем непосредственное. Непосредственное общение — живой диалог, беседа с человеком. [c.291]

Кроме традиционного телефона и личных встреч активно используйте наиболее эффективные и современные средства коммуникации, которые позволят в значительной мере ускорить ваше общение 1) мобильный телефон 2) электронную почту 3) факс. [c.324]

Являясь катализатором повышения требований к профессионализму, техническое развитие способствует использованию работодателями нетрадиционных способов оперативного привлечения полифункциональных специалистов, в том числе путем их перекупки у других организаций, охоты за головами и т.п. Создавая возможность для более быстрого поиска кандидатов, технически совершенные средства коммуникации позволяют экономить время на бесконтактном общении с ними во время процедуры отбора (получая недостающую информацию, например, по электронной почте), расширять возможности в применении методов непрямого изучения и оценки претендентов, более квалифицированно проводить пробные экзамены (например с использованием кинокамеры) и более объективно затем оценивать пригодность кандидатов (посредством привлечения видеокассет). [c.70]

Кажется, мы забыли, что электронная почта — это в основном средство общения. Целью общения является обмен информацией, причем адресат этой информации должен ее четко воспринять. Поэтому одной из основных функций, связанных с обработкой и систематизацией электронной почты, является эффективная коммуникация. Коммуникация (общение) — это искусство, которому нам приходится постоянно учиться и совершенствоваться. Если отправленное сообщение невнятно, ваши адресаты его не поймут, и, следовательно, эффективное общение не состоится. Думаю, все получали подобные сообщения и спрашивали себя Что означает это письмо, и почему его отправили именно мне Для начала вспомните, сколько отправленных писем возвращалось обратно с уточняющими вопросами, потому что вы не слишком ясно сформулировали свою мысль. [c.198]

Помимб электронной почты, для улучшения обслуживания в электронном магазине фирма может организовать списки рассылки или электронные конференции и использовать их для поддержки своих клиентов. Обмен мнениями между клиентами и служащими фирмы или даже между самими клиентами позволяет получить множество ценной маркетинговой информации, способствует лучшему пониманию потребительского поведения. Общение можно организовать и с помощью средств Internet-телефонии, чтобы поддерживать живой телефонный разговор некоторые телефонные программы Internet дают возможность проведения аудиоконференций, когда представитель фирмы может говорить одновременно с несколькими клиентами и клиенты также имеют возможность говорить друг с другом. [c.279]

Общение с клиентами. Одной из наиболее важных сфер применения Интернет является организация общения с клиентами. Высокий уровень предлагаемой продукции в сочетании с доступными и удобными средствами общения клиентов с компанией, безусловно, выгодны обеим сторонам. В то время, как большинство крупных компаний могут позволить себе организовать постоянно работающий маркетинг-сервер, мелкие и средние предприятия могут использовать электронную почту в сочетании с listserve либо newsgroups. [c.578]

В личной жизни электронная почта является средством общения между людьми, средством информирования о наличии товаров, услуг, передачи рекламной информации и т. д. С ее помощью получают необходимую информацию из любой библиотеки, если эта информация введена в компьютер, а библиотека подключена к сети типа Internet. [c.120]

Другим сегментом, рассматриваемым в качестве целевого, был рынок служащих финансовых учреждений. Банки тогда в России были «в силе» и при деньгах (не то что три года спустя). Сотовый телефон для многих категорий банковских профессий — не роскошь, а необходимое средство общения (для ведения переговоров, покупки ценных бумаг, валюты, получения кредитов на межбанковском рынке и т.п.). Мобильность и оперативность — для них это все. Такие же параметры продукта, как роуминг, совместимость с факсовой связью или электронной почтой, вещи также весьма полезные. Трафик от них можно получить хороший. Рентабельность этого сегмента оценивалась даже повыше, чем первого. [c.156]

Электронная почта. Еще несколько лет назад возможности Internet были в основном представлены услугами электронной почты (E-mail), то есть передачи информации от одного узла Всемирной сети к другому. Расширение услуг WWW в последнее время как-то отодвинуло средства глобальной электронной почты на второй план (не нужно опять же путать ее со средствами электронной почты в локальных сетях). Однако сейчас все же имеет смысл поговорить именно о ней, поскольку она, во-первых, остается очень мощным средством современного общения, а во-вторых, технологии именно ее внутренней организации по-прежнему лежат в основе работы Internet. [c.29]

Мощным и одновременно простым средством общения пользователей Internet между собой являются телеконференции. Если через электронную почту вы можете обратиться к одному или нескольким известным вам адресатам, то через телеконференции появляется возможность наладить контакты с любыми абонентами, объединенными общими интересами или выполняющими совместные проекты. Работа здесь выглядит следующим образом. [c.32]

Электронная биржа представляет собой торговую площадку, на которой можно найти нужного поставщика или заказчика товаров и услуг и договориться с ним о сделке. Доступ к электронной бирже и ее услугам можно получить практически из любой точки земного шара. Кроме того, она экономит время и деньги и устраняет многочисленных посредников, предоставляет в режиме реального времени различные виды информации (текущую, аналитическую, ценовую и т.д.). Скорость доступа к необходимой информации, инструменты поиска предложений, встроенные средства общения с контрагентами ускоряют процедуру заключения сделок и переводят работу на бирже на новый качественный уровень. Доступ к ресурсам электронной биржи осуществляется через Интернет, электронную почту, телефон, факс. Например Украинская аграрная биржа (http // [c.45]

Обычно товародвижение начинается с получения заказов, которые могут поступить непосредственно от потребителей, а также через маркетинговых посредников. Заказ осуществляется в разной форме, например устной, письменной, электронной. Процедура обработки заказа должна это учитывать. Устная форма требует либо диалога с заказчиком в реальном масштабе времени, либо расшифровки записей, собранных на автоответчике, с последующим уточнением принятой информации у заказчика путем непосредственного общения, по телефону, факсу или электронной почте. Письменная форма получения заказа осуществляется через почту, курьерскую службу, факс, электронные средства связи. Наиболее прогрессивной является электронная форма получения заказа через Интернет, которая позволяет в значительной степени формализовать и автоматизировать процесс, осуществлять его круглые сутки в будни и праздники, предоставлять клиенту по его желанию дополнительную информацию о порядке оформления заказа, свойствах продуктов, выгодах от их использования. Выбор различных коммуникационных линий для связи с потенциальными заказчиками должен учитывать их привычки и опираться на технические возможности, предоставляемые внешней маркетинговой средой в данном месте, и действующие тарифы. Хорошо отлаженная процедура приема заказов позволяет выполнять их быстро, точно и тратить на это минимум средств. Полученные заказы в зависимости от объемов, формы оплаты, наличия товара на складе трансформируются в соответствующие договоры (контракты), имеющие юридическую силу, и передаются на исполнение в производство или в подразделения, обслуживающие сбыт, где оформляется отгрузочная и платежная документация. На основании ее склад производит грузообработку товара. [c.296]

На рынке электронных коммуникаций можно выделить различные системы современных средств связи и человеческого общения сети передачи данных, системы электронной почты, системы, объединяющие владельцев микроЭВМ, телеконференции, электронные сетевые доски объявлений и бюллетени, клирингхаузы общедоступного программного обеспечения и т. п. [c.19]

Источник

Почта, мессенджеры, видеоконференции, звонки: новая этика делового общения в сети

За последние пять лет рабочее общение максимально переместилось из офлайна в онлайн. Теперь даже сотрудники офисов общаются с коллегами за соседними столами по переписке. Что уж говорить о фрилансерах, 90% из которых никогда не встречались лично ни со своими коллегами, ни с клиентами.

Глобальная цифровизация диктует свои условия. Теперь работника оценивают не только по профессиональным навыкам, но и по тому, насколько адекватно он ведёт коммуникацию в онлайне.

Рассказываем, как использовать мессенджеры, почту и видеоконференции, как звонить и вести соцсети, чтобы клиентам и коллегам было приятно и удобно общаться с вами.

Согласно исследованию «Бумаги», то, как человек общается и ведёт себя в онлайне, может изменить о нём мнение как о профессионале. И даже стать причиной прекратить с ним работу.

Деловая переписка на английском языке: фразы и советы

Деловая переписка: как распознать проблемного клиента по первому письму

Мессенджеры

Возможности мессенджеров сейчас почти безграничны, как и количество рабочих и семейных чатов в них. Но если близким можно отправить открытку с очаровательным дизайном, целый день переписываться стикерами или отправлять 20-минутные голосовые, то в рабочих чатах эти действия могут стоить работы.

Вот несколько простых правил, которых стоит придерживаться в деловой переписке в мессенджере.

Одна мысль — одно сообщение

В пяти отдельных сообщениях информация выглядит небрежно и разрозненно. Собеседнику сложнее концентрировать внимание, даже если в полученных сообщениях написано что-то дельное. Не говоря уже о том, что пять пушей в телефоне раздражают больше, чем один.

Следует позаботиться о собеседнике и ограничиться одним структурированным сообщением. Так вы покажете себя как специалиста, который не только здорово разбирается в том, что делает, но и умеет формулировать свои мысли и идеи.

«Срочно!» и «ASAP!» вызывают тревожность

Есть два важных момента:

Использовать эти формулировки стоит только тогда, когда ответ действительно нужен здесь и сейчас. Не следует применять их, если просто хочется быстрее расстаться с задачей, иначе на третий раз такого «приёма» собеседник просто не воспримет ваше «срочно» всерьёз, а вы окажетесь в ситуации проваленной задачи.

Сообщения со словом «срочно» выглядят слегка нервно. Нужно мягко объяснить собеседнику, что его ответ нужен как можно скорее, и не допускать напускной важности.

Эмодзи и смайлики — в меру

В деловой среде важно быть с собеседником на одной волне не только в профессиональных вопросах, но и в стиле общения. Если ваш клиент или коллега использует в коммуникации смайлы, вы тоже можете включать их в свои сообщения. Но если вы общаетесь с тем, кто всегда пишет чётко и по делу — лишние визуальные символы могут восприниматься излишним весельем и даже несерьёзностью с вашей стороны.

К тому же некоторые символы отображаются на устройствах по-разному и трактоваться тоже могут по-разному.

Перед отправкой голосового сообщения нужно спросить, может ли собеседник его прослушать

Голосовые сообщения требуют от собеседника усилий и времени — ведь вы не можете угадать, удобно ли ему слушать ваш месседж в данный момент. Может быть, он в шумном метро или с головой в горящих дедлайнах. Поэтому большинство людей голосовые просто раздражают. Плюс вспомните, как часто в минутном голосовом 20 секунд занимают «эээ», «ну» и «эт самое».

Если вы думаете, что быстрее выразить свою мысль в голосовом, всегда спрашивайте у собеседника, удобно ли ему будет послушать сообщение. И только потом записывайте.

Лучше не писать в выходные, до 9:00 или после 19:00

У многих пуши в мессенджерах высвечиваются на экране смартфона. И когда вы отправляете сообщение вечером, в нерабочее время, оно может испортить человеку настроение, пусть даже вы просите ответить с утра.

Где-то на подкорке у собеседника останется этот месседж, и он будет думать о нём. Уважайте личное время коллег и клиентов, пишите тогда, когда они к этому готовы.

Звонки

Мы не преувеличим, если скажем, что сегодня для большинства людей разговор по телефону — это стресс. Все настолько срослись с текстовой коммуникацией, что звонить — всё равно что прийти без спроса в гости. Поэтому единственное, что нужно знать о звонках:

О звонках нужно предупреждать

Договоритесь о времени и теме заранее. За 10–15 минут уточните в мессенджере, всё ли в силе, чтобы точно всем было удобно говорить.

Видеоконференции

В период пандемии созвоны по Zoom стали новой нормой в диджитал- и бизнес-сообществе. Даже сейчас многие предпочитают видеоконференции офлайн-встречам. Это удобно: не нужно тратить время на дорогу до офиса, наряжаться с иголочки и сохранять социальную дистанцию. Но появилось несколько стандартов, которых следует придерживаться:

Аватарка и имя — это важно

Начать подготовку к видеоконференции нужно с аватарки и имени. Лучше поставить деловое фото, по которому вас сразу же узнают коллеги, и указать полное имя — так собеседникам будет комфортнее общаться и понимать, кто именно в данный момент говорит.

Перед созвоном — проверить устойчивость интернет-соединения

Нет ничего неприятнее, чем половину времени пропадать, переспрашивать собеседника и повторять одно и то же самому. Нужно заранее проверить качество своего интернета и попросить собеседников убедиться в том, что их интернет потянет видеозвонок. Тогда вы сможете созвониться максимально продуктивно.

Включать ли камеру — подскажет большинство

Ориентироваться следует на собеседников: если все с камерами — включать свою, если нет — то необязательно. Не хотите включать камеру — спросите, комфортно ли будет собеседникам, если вы будете говорить с ними просто голосом. Если камеры нет — убедитесь, что у вас есть аватарка, потому что пустой экран выглядит тревожно.

Выключать микрофон, если не говорите

Картинка в большинстве программ для видеоконференций автоматически переключается на того, кто говорит. Чтобы она не маячила при каждом лишнем фоновом шуме, можно отключить микрофон во время молчания и попросить собеседников делать то же самое.

Поставьте в настройках автоматический вход без камеры и микрофона — так с вами не случатся всякие казусы, если вы подключитесь и забудете, что у вас камера и звук транслируются на всех.

После созвона — составить отчёт по основным вопросам

Или договориться, кто из коллег может кратко фиксировать вопросы, которые обсуждаются во время звонка. Это продемонстрирует вашу максимальную вовлечённость в беседу и создаст дополнительную ценность созвонов с вами в глазах собеседника.

Электронная почта

Это основной канал общения делового сообщества во всём мире, особенно при взаимодействии с крупными компаниями. Некоторые согласны общаться только по почте, некоторые выбирают этот канал, чтобы фиксировать долгосрочные договорённости. Поэтому уметь выстраивать удобную деловую коммуникацию по почте не менее важно, чем в мессенджерах.

Пользоваться почтой с адекватным именем

Если для регистрации в соцсетях достаточно почты [email protected] , то в деловой переписке самый подходящий вариант — имя и фамилия или фамилия и должность.

Указывать тему письма

Тема должна быть конкретной и понятной. Так и вам, и вашему адресату будет удобно ориентироваться в почтовом ящике и искать письма.

Например, тема «Стратегия продвижения» — не очень хороший вариант, потому что таких у вашего собеседника может быть уже десять. Лучше добавить подробностей — «Стратегия продвижения соцсетей на январь от агентства APPLE».

Одна тема — одна ветка переписки

Так вам и вашему адресату будет удобнее ориентироваться в переписке и фиксировать договорённости, а не прыгать с одного письма на другое, растрачивая впустую фокус внимания и время на поиски.

Не ограничиваться почтой

Если ситуацию удобнее и быстрее обсуждать в чате — общение лучше перенести из почты в мессенджер. Этот же совет пригодится, если собеседник очень долго отвечает на письма: возможно, ему будет комфортнее продолжить обсуждение в Telegram или WhatsApp.

Не тянуть с ответом

Если вы понимаете, что не можете здесь и сейчас решить задачу, изложенную в письме, ответьте адресату, что вы приняли письмо и сориентируйте по срокам ответа. Так ваш собеседник поймёт, что вы не потеряли его письмо в своей почте, и вы избавите его от лишних переживаний и сомнений.

Добавлять в письма информацию о себе

В подпись к письму следует внести свои рабочие данные: должность, компанию, дополнительные контакты, например, Telegram или Skype.

Автоответчик поможет быть на связи

На время отпуска можно настроить автоответчик с контактами того, кто сможет заменить вас по срочным вопросам, и обозначением сроков, когда вы вернётесь и сможете ответить.

Соцсети

Говорить, что соцсети — это только личная территория, в 2021 году уже неверно. Для многих это полноценный деловой канал для поиска клиентов, партнёров и демонстрации своей экспертности. Но есть и другая половина: для части пользователей соцсети всё ещё остаются зоной общения с друзьями и близкими. Поэтому важно сохранять субординацию.

В соцсетях нужно указать базовую информацию

Соцсети нужно базово заполнить, даже если вы ведёте их нечасто или не ведёте вообще. Это поможет нарабатывать контакты с коллегами по рынку и транслировать вашу личность, в том числе профессиональную. Особенно это важно, если вы сами работаете в диджитале — выглядит странно, если у вас нет личного аккаунта хотя бы в одной соцсети.

Не стоит фолловить коллег и клиентов

Перед подпиской стоит оценить, насколько аккаунт ваших коллег или клиентов открыт для публичного взаимодействия и какой контент там транслируется. Если вы видите, что основная часть — это селфи с отпуска и фото детей, не нужно оставлять лайки и комментарии, если вы не знакомы близко. Это аккаунт для друзей и близких — важно помнить про уважение личных границ.

Нужно следить за публикацией личного контента

Нельзя позволять себе отзываться о своей работе, клиентах и коллегах в негативном ключе, обсуждать и провоцировать конфликты. Это может стоить вам работы и деловых связей, а также сказаться на репутации. Даже если вы уверены, что никто с работы вас не фолловит — это обязательно вскроется. И попросту — это непрофессионально.

Публиковать клиентов и коллег — только после их разрешения

Перед публикацией стоит уточнить, готовы ли ваши коллеги к весёлым сторис с корпоратива, или не против ли ваш клиент, чтобы вы упомянули его. Ведь далеко не все готовы появляться в медийном пространстве, или хотят обнародовать, с кем работают.

Никаких оскорблений и конфликтов

Ещё один совет — не оставлять оскорбительные или неприемлемые комментарии под новостями, публикациями различных пабликов и так далее. Когда такие комментарии всплывают и становятся заметны коллегам, это сильно портит репутацию. Для троллинга в интернете совершенно не подходит основной аккаунт.

Профессия

Основы эффективной коммуникации

• Научитесь выстраивать общение в команде, с партнёрами и тет-а-тет
• Разберётесь, как решать конфликты без лишних эмоций и договариваться в пользу своих интересов
• Приобретёте практические навыки делового общения

Резюмируем

Сегодня соблюдать цифровой этикет, работая в онлайне, — необходимость и правило хорошего тона. Важно не только демонстрировать свою экспертность напрямую, но и уметь правильно упаковать её в коммуникации. Это добавит вам профессиональных баллов и позволит строить долгосрочные и приятные отношения с коллегами и клиентами.

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.

Источник