Достоинства письменного способа коммуникации

Письменные характеристики общения, типы, элементы, преимущества

письменное сообщение это любой тип взаимодействия, который использует письменный код. Хотя он основан на одной и той же языковой системе оральности, его свойства различны. Таким образом, в отличие от других, письменная форма полностью условна. Это должно следовать шаблонам, определенным в соответствии с правилами, установленными языком.

С другой стороны, письменное общение является наиболее обычной формой формального общения между людьми и выполняет различные социальные функции. Среди его использования, это очень часто используется, чтобы зарегистрировать различные типы событий и выполнить межличностные взаимодействия.

Кроме того, еще одной из наиболее важных функций является то, что он не требует присутствия отправителя и получателя в одном и том же пространстве и времени. Следовательно, сообщение получено в отложенном виде, и взаимодействие автора (отправителя) и читателя (получателя) очень ограничено..

С другой стороны, письменное общение по сути является творческой деятельностью, которая требует сознательных усилий. Это усилие исходит от стимулов, производимых умом.

Этим он отличается от орального, где они накапливаются снаружи сенсорными рецепторами. Письменные, с другой стороны, происходят из внутренней интеллектуальной деятельности.

• 1 Характеристики
  • 1.1 Отложенный прием сообщения
  • 1.2 Ограниченные циклы
  • 1.3 Мало места для резервирования
  • 1.4 Предварительное планирование
• 2 типа
  • 2.1 Заметки
  • 2.2 Отчеты
  • 2.3 Брошюры
  • 2.4 Электронные письма
  • 2.5 Предложения
  • 2.6 Письма
  • 2.7 Телеграммы
  • 2.8 Факсы
• 3 Элементы письменного общения
• 4 преимущества
  • 4.1 Постоянство во времени
  • 4.2 Механизм управления
  • 4.3 Сохранение
  • 4.4 Более высокий уровень отражения
  • 4.5 Меньше возможностей искажения и интерпретации
• 5 Недостатки
  • 5.1 Расходы
  • 5.2 Умение эффективно понимать
  • 5.3 Обратная связь
  • 5.4 Сложность выражения эмоциональности
  • 5.5 Задержка или неопределенное получение
  • 5.6 Недостаток гибкости
• 6 Ссылки

черты

Отложенный прием сообщения

Одной из характеристик письменного общения является то, что связано с фактором времени. В ситуации личного общения закодированные сообщения отправителя мгновенно принимаются получателем..

Но в письменном сообщении всегда есть задержка. Как правило, для этой задержки нет фиксированного срока..

Ограниченные циклы

Цикл связи состоит из четырех основных элементов коммуникации: отправитель, сообщение вместе с каналом связи, получатель и ответ или реакция. Поскольку прием сообщения происходит в отложенном режиме, цикл письменного общения более ограничен.

Тем не менее, благодаря новым достижениям в области коммуникации и информации, многие каналы позволяют завершить последний этап цикла (обратная связь или ответ) почти одновременно с непосредственным общением. Примером этого являются службы обмена мгновенными сообщениями.

Мало места для резервирования

Письменная запись ограничивает возможность резервирования. В устном общении жесты и паравербальные элементы, такие как интонация, поддерживают вербальный язык.

Это не так в письменном сообщении. Таким образом, уровень спроса выше, что заставляет эмитента использовать слова с большей точностью.

На самом деле письменное общение имеет высокую социальную ценность. Эта оценка уменьшается с повторением слов и использованием одних и тех же синтаксических паттернов. Здесь преобладают оригинальность и даже формальные инновации.

Предыдущее планирование

Как правило, письменное общение не является импровизированным актом. При написании часто выполняется ряд условий или требований. Среди них, если требуется эффективное общение, необходимо четко понимать содержание сообщения в целом и его внутреннюю формулировку..

Для этого у эмитента должна быть схема организации текста. По мере продвижения текста все элементы сообщения объединяются до соответствующих идей со значением.

Что касается типов письменного общения, существует столько же, сколько и разнообразных областей человеческой деятельности. Таким образом, каждый раз некоторые (телеграммы) исчезают, а другие появляются (например, электронная почта). Далее будут описаны только некоторые из них..

памяток

Записка является популярным средством внутренней письменной коммуникации среди членов организации. Это форма сокращенной формы письма с минимальными формами вежливости и непосредственным доступом к конкретной теме сообщения..

В этом типе связи, как правило, существуют заранее установленные форматы. Основное правило, которое необходимо выполнить, включает правильное написание и личное и иерархическое уважение Способ написания должен быть прямым и без каких-либо знакомств.

информация

Отчеты являются еще одним типом письменного сообщения. Они могут быть использованы в коммерческих, образовательных, юридических или научных целях.

В зависимости от характера и цели отчета могут существовать предварительно установленные форматы. Тем не менее, в общих чертах, отчет должен содержать краткое введение, основные цели и результаты..

В некоторых случаях графики и таблицы включены для облегчения понимания результатов. Точно так же многие отчеты содержат список рекомендаций..

литература

Брошюры — это публикации, в которых компании представляют свои продукты и услуги. Они также публикуются, чтобы помочь торговым представителям в их визитах к клиентам..

Компании выпускают брошюры разных форм и размеров. Некоторые брошюры имеют размер букв, другие сложены пополам или в трех разделах.

С другой стороны, они характеризуются красочностью и изобилием изображений в своих основных продуктах или услугах. Тексты немногочисленны и содержат много свободного места, поэтому буклет легко читается..

электронная почта

В настоящее время электронная почта является очень распространенной формой общения. Они используются для отправки документов, организации встреч, подтверждения назначений и связи с кандидатами на работу. Кроме того, они нанимаются для решения личных вопросов.

Несмотря на относительную неформальность, электронные письма должны соответствовать определенным общепринятым нормам. Для таких целей его формат назначает места для отправителя, получателя, темы и места, где должно быть написано сообщение..

Даже если они используются в некоммерческих целях, существуют определенные соглашения, которые необходимо соблюдать, чтобы избежать негативных реакций. Среди них можно упомянуть правильное написание имен и названий, правильное использование знаков препинания и правильное соответствие предложений и абзацев.

предложения

Предложения являются документами, которые описывают будущие проекты. Они обычно имеют только одну или две страницы. Они включают в себя связанные с этим расходы по каждой конкретной задаче проекта..

Другие расходы, не относящиеся к проекту, могут быть включены, например, расходы на печать, почту и почтовые расходы..

буквы

Письма являются одной из древнейших форм письменного общения. Тема писем может быть личной или коммерческой. До появления электронных форм это были очень популярные средства связи. Как и в электронных письмах, трезвые формы и краткие сообщения использовались в коммерческих целях.

Тем не менее, личные письма показали меньше условностей в их написании. Вежливые процедуры были минимальными. Разработка темы была удобной между отправителем и получателем сообщения. Количество страниц было ограничено возможностями обоих. Постепенно они были заменены электронными сообщениями.

телеграммы

Телеграмма — это короткая и упрощенная версия письма. Здесь формулы вежливости сведены к минимуму, а иногда и опущены. Текст сообщения написан, опуская наибольшее количество слов и сохраняя минимум, необходимый для понимания.

Аналогичным образом, формы вежливости были, как правило, стандартными и сокращенными формами (г-н для г-н, г-жа, для г-жа и другие аналогичные). Как и в письмах, их использование сокращается с развитием электронных СМИ.

факсы

Это был первый способ передачи сообщений, написанных в электронном виде. Хотя и его написание и чтение были сделаны на письменной бумаге, его передача была сделана в электронном виде. Его использование сократилось из-за увеличения использования электронных средств массовой информации.

Элементы письменного общения

В целом считается, что тремя основными элементами письменного общения являются структура (форма контента), стиль (письмо) и контент (тема)..

Что касается структуры, это помогает читателям понять тему. Вот почему рекомендуется разобраться в целях, прежде чем начать писать.

Что касается стиля, это связано с эмитентом в первую очередь. Тем не менее, также важно учитывать возможных получателей письменного материала. Иногда требуется использование предложений или коротких абзацев с простым словарным запасом. Иногда сообщение должно быть немного длиннее и детальнее.

Наконец, что касается предмета, это может быть очень разнообразно. Все области человеческого взаимодействия могут быть объектом письменного общения. Это включает в себя от научных предметов до личного через законы и процедуры.

выгода

Постоянство во времени

Письменное общение является постоянным средством информации. Поэтому это полезно, когда ведение записей не требуется. Точно так же это очень важно при правильном делегировании обязанностей и при установлении норм и процедур. С другой стороны, это позволяет повторять запрос сообщений.

Механизм управления

Благодаря возможности постоянства во времени письменное общение идеально в качестве инструмента контроля. Контрольные листы или результаты, законы, соглашения, среди прочего, являются документами, которые чаще всего обрабатываются через этот способ связи.

сохранение

Письменное сообщение имеет высокий уровень сохранности. Это позволяет ему быть безопасным и долговечным. Технологические достижения сделали возможными другие способы сохранения информации. Однако до сих пор документ, написанный в оригинале, остается окончательным доказательством его существования и оригинальности..

Более высокий уровень отражения

Люди, которые используют это средство, эффективно размышляют перед тем, как писать. Движению написания сообщения всегда предшествует процесс мышления и определения того, что вы хотите выразить. Даже само письмо — процесс отражения. Поэтому этот коммуникативный режим идеально подходит для передачи точности и точности.

Меньшая вероятность искажения и интерпретации

В сообщениях, передаваемых посредством письменного общения, вероятность искажений меньше. В этой системе связи информация постоянно регистрируется и может быть проверена в любое время. Таким образом, меньше вероятность искажения или изменения информации.

С другой стороны, меньше вероятность неправильного толкования сообщений. В случае каких-либо сомнений, сообщение может быть перечитано столько раз, сколько необходимо, пока не будет достигнуто полное понимание..

Аналогично, скорость чтения или перечитывания может быть отрегулирована в соответствии с уровнем понимания получателя сообщения. Таким образом, можно гарантировать, что если и отправитель, и получатель обрабатывают одинаковые коды, сообщение будет доставлено в соответствии с желаемым.

недостатки

расходы

Письменное общение не экономично. Существуют затраты, связанные с материалом (среди прочего, бумагой и чернилами), а также трудом, который используется для написания и доставки писем. Эти расходы могут увеличиваться в зависимости от физического расстояния между отправителем и получателем..

Умение эффективно понимать

Использование письменного общения заслуживает больших навыков и компетенций в использовании языка и словарного запаса. Отсутствие навыков письма и плохое качество текстов негативно влияют на сообщение и ставят под угрозу их эффективное понимание..

обратная связь

Обратная связь сообщения в письменном сообщении не является немедленной. В этом типе связи процесс кодирования и декодирования идет медленно.

В зависимости от используемого кода понимание может занять больше времени, чем хотелось бы. В любом случае обратная связь удобна для получателя сообщения, а не для эмитента..

Сложность выражения эмоциональности

Будучи рефлексивной средой, в письменном общении сложнее выразить эмоциональность. Фактически, поэты и художники, которые используют эту среду, чтобы выразить красоту и эмоции, используют методы, которые трудно использовать. Иногда они успешны, но в других они не выполняют цель передачи эмоциональности художника.

Этот тип общения известен как холодный, безличный и контрастирует с другими формами общения, которые могут включать в себя словесные и жестовые особенности. По этой причине он чаще используется при передаче информации, в которой важна достоверность фактов..

Задержка или неопределенное получение

Способ письменного общения препятствует немедленному подтверждению получения сообщения. Даже в некоторых случаях невозможно определить, достигло ли сообщение предполагаемого получателя..

Недостаток гибкости

Отсутствие гибкости является еще одним из недостатков письменного общения. После того, как оригинальное сообщение было выпущено, нет возможности быстрой коррекции контента..

Любое необходимое изменение должно быть гарантировано получателем сообщения. Аналогично, каждое исправление, даже частичное, влияет на все сообщение..

Источник

Способы коммуникаций, их преимущества и недостатки.

Коммуникации могут происходить различными способами — письменно, устно, невербально.

Письменные коммуникации — это передача информации на бумажных, магнитных и лазерных носителях. Используются при необходимости передать или зафиксировать информацию точно. Чаще всего прибегают к ним во время составления планов и отчетов, написания докладов и оформления объявлений, информирования широкой массы пользователей информации, которые находятся вне границ непосредственной достижимости (справочники, рекламные проспекты, газеты и т.п.). Их преимуществами является то, что они дают возможность основательно подготовить сообщение, привести его в соответствие со стандартными требованиями и сохранять информацию на протяжении продолжительного времени. Вместе с тем они имеют существенные недостатки: нуждаются в тщательной подготовке и значительных затратах времени для написания сообщения, чтобы изложенную информацию адресат воспринимал однозначно, обратная связь при таких коммуникаций замедлена.

Устные коммуникации — это общение с помощью устной речи (беседа, совещание, выступления перед аудиторией, телефонные разговоры). Преимуществом таких коммуникаций является экономия времени, более быстрое согласие, что обеспечивается интонацией, громкостью голоса, его эмоциональной окраской.

Интонация служит индикатором психологического состояния того, кто говорит. Если она поучительная, то у собеседника возникает внутренний протест относительно нее; если доверчивая — собеседник ощущает собственную исключительность, которая настраивает его на восприятие информации и доверие к ней.

Громкость голоса влияет на внимание слушателя. В частности, особое ударение на определенном слове означает важность его для осмысления дальнейшей информации.

Эмоциональная окраска голоса свидетельствует о недовольстве человека тем, что происходит. К этому средству нередко прибегают руководители, указывая подчиненным на допущенные ошибки. В некоторых случаях повышения голоса отрицательно влияет на слушателя, ухудшая взаимопонимание.

Устные коммуникации являются целесообразными при необходимости быстрого принятия решений. Они обеспечивают оперативную обратную связь, что обусловлено не только тем, что устный язык является почти мгновенным преобразованием мыслей, но и тем, что при таком разговоре можно избегать лишних деталей, особенно когда собеседники хорошо знакомы. В таком случае существует «понимание с полуслова», которое подкрепляется невербальными сигналами.

Невербальные коммуникации — это коммуникации посредством мимики, жестов, выражения глаз и т.п., что свидетельствуют об отношении собеседников к информации, которой они обмениваются. Установлено, что 55% сообщения воспринимается через выражение лица, позы, жесты; 38% — через интонации голоса и лишь 7% — через слова.

Невербальные сигналы могут многое рассказать о внутреннем состоянии даже незнакомого человека. Так, если человек, с которым вы ведете переговоры, отклонилась назад, это означает, что решение ее не в вашу пользу. Если в процессе разговора возникла пауза и собеседник бросил взгляд на вас — он ждет вашего ответа. Если же после своей паузы собеседник отвел взгляд в сторону — это просьба не перебивать его. Потирание уха, глаз, бровей — свидетельство напряженного обдумывания полученной информации.

Выбирая метод коммуникаций, необходимо учитывать:

— способность собеседника воспринимать символы, которыми кодируется информация (человек без инженерной подготовки не поймет чертежей, ему лучше объяснить суть задания устно);

— установленные требований к точности воспроизведения и понимания информации (законы, инструкции, правила, приказы);

— степень важности ситуации, которая нуждается в информации (если информация нужна немедленно, лучше ее представлять устно);

— способность выбранного метода в определенное время предоставить информацию нужному количеству адресатов. На пятиминутках, например, руководитель устно сообщает подчиненным, что именно им нужно сделать. Если речь идет об отдаленности адресатов от источника информации, целесообразно информацию лтправлять письменно;

— обеспечение доступности информации для ее восприятия (доклад, насыщенный цифрами, лучше воспринимается, если усиленная вспомогательным материалом в виде графиков, таблиц, плакатов);

— соблюдение требований относительно минимизации расходов на обмен информацией (если все распоряжения и указания будут оформлены письменно, это приведет к увеличению количества бумажных документов).

Эффективность коммуникаций зависит от правильно избранного канала передачи информации.

Коммуникационный канал — способ, которым передается информация.

Классифицируют коммуникационные каналы по их пропускной способности и пригодности для разных видов сообщений.

Пропускная способность канала — объем информации, который может быть передан через канал за одну коммуникативную сессию (т.е. за один прием). Пропускная способность определяется: способностью обрабатывать несколько сигналов одновременно; возможностью осуществлять быструю двустороннюю связь; способностью обеспечить личный подход к коммуникации.

Виды пропускной способности:

Физическое присутствие. Является наиэффективнейшим каналом, поскольку гарантирует прямое взаимодействие, передачу многих информационных сигналов, мгновенную обратную связь и личный подход. .

Интерактивные каналы. Это общение по телефону, с помощью электронных средств связи. Характеризуется ускоренным обменом информацией. Однако, в этом случае отсутствует личный контакт, из-за чего из коммуникационного процесса выпадает «язык тела».

Личные статические каналы. Это персональные письменные сообщения (записки, письма, замечания), которые могут иметь личностную направленность, в случае их применения отсутствующая быстрая обратная связь.

Обезличенные коммуникационные каналы. К ним относят отчеты, бюллетени и т.п., имеют наименьшую пропускную способность и не обеспечивают обратной связи.

Большинство коммуникаций, которые сопровождают трудовую деятельность, являются межличностными.

Межличностные коммуникации — общение работников организации по поводу определения целей, распределения задач и способов их выполнения и т.п.

Межличностные коммуникации делят на виды: коммуникации между двумя индивидами; коммуникации между индивидом и группой; коммуникации внутри группы.

Коммуникации между двумя индивидами. В таких коммуникациях обе стороны выступают отправителями и адресатами информации. Каналом передачи информации является голос или взгляд (жест), а обратной связью — ответ каждого из участников этой коммуникации.

Коммуникации между индивидом и группой. Возникают, когда один сотрудник доводит определенную информацию до значительного круга других лиц. Например, выступление на заседании, конференции, в лекционной аудитории. Коммуникационные каналы могут быть те же, что и для первого вида, но повышенная громкость голоса, активная жестикуляция. Могут использоваться визуальные средства (плакать, презентационная техника, короткие фильмы и т.п.). Особенностью этих коммуникаций является плохая обратная связь, которая усложняет передачу информации. Большая аудитория, по обыкновению, мало реагирует на слова докладчика, воспринимая их формально, поэтому ему необходимо прикладывать больше усилий для доведения содержания информации до слушателей и получению их поддержки.

Этот вид коммуникаций нуждается в предварительной подготовке. Специалисты рекомендуют:

— не прятаться за трибуну, настроиться на конкретную аудиторию и сразу наладить с ней контакт;

— подготовить короткие тезисы доклада и пользоваться ими, когда нужно привести цифры, процитировать чью-то мысль и т.п.;

— уметь пользоваться микрофоном так, чтобы он не усиливал огрехи языка;

— смотреть на аудиторию;

— заинтересовать слушателей посредством их мотивацию к информации, которую сообщаете;

— научиться держать паузу, чтобы сделать ударение на важном, обобщить, сделать неожиданные выводы;

— объединять слово с жестом;

— изменять темп речи;

— не быть «педантически-систематически-поучительным»;

— помнить, что внимание аудитории легко держать только первые 15 минут, поэтому необходимо иметь в запасе интересные истории и уметь уместно вставлять их в речь;

— не развивать детально второстепенные мысли, поскольку не хватит времени на главные.

Папиллярные узоры пальцев рук — маркер спортивных способностей: дерматоглифические признаки формируются на 3-5 месяце беременности, не изменяются в течение жизни.

Организация стока поверхностных вод: Наибольшее количество влаги на земном шаре испаряется с поверхности морей и океанов (88‰).

Поперечные профили набережных и береговой полосы: На городских территориях берегоукрепление проектируют с учетом технических и экономических требований, но особое значение придают эстетическим.

Источник