Документы заполненные ручным способом при общей комплексной автоматизации бухгалтерского учета

Особенности учета в 1С: Комплексная автоматизация 8

Предприятия, которые хотят с минимумом вложений реализовать комплексный учет финансово-хозяйственной деятельности в одной информационной системе, выбирают прикладное решение «1С:Комплексная автоматизация 8».

С помощью этого решения мы автоматизируем на предприятиях самого разного масштаба из различных отраслей регламентированный, торговый, складской, производственный, управленческий учет, а также управление персоналом и расчет зарплаты.

Если вы хотите автоматизировать учет на 1С Комплексной автоматизации, посмотрите заранее функционал и возможности решения. Это можно сделать позвонив нашему специалисту, он бесплатно покажет вам функции решения, и особенности, ответит на ваши вопросы. Если вы ищете программиста 1С, поможем настроить отчеты 1С или доработаем программу под ваши задачи, звоните в наши офисы и мы уже сегодня поможем оценить задачи, снимем ваши требования, напишем ТЗ, сделаем и поможем внедрить.

Инструменты для планирования в 1С: Комплексная автоматизация 8

В Комплексной автоматизации можно осуществлять планирование по разным направлениям деятельности организации:

Планы могут быть детализированы по периодам (день, неделя, месяц, квартал, год), по отдельным участкам деятельности, по подразделениям, по контрагентам, по договорам, по заказам.

Для составления планов есть удобный инструмент оценки деятельности предприятия за предыдущие периоды – монитор эффективности.

В монитор эффективности в 1С:Комплексной автоматизации входит более 50 преднастроенных показателей, которые рассчитываются на основе оперативной информации. Основные возможности «монитора эффективности» это:

• план-фактный анализ
• отслеживание динамики по каждому показателю
• возможность детализации и уточнения

Показатели в мониторе эффективности можно выводить в удобной и наглядной форме. Если вам необходима помощь в настройке показателей в 1С, звоните в один из офисов Первого Бита.

Второй инструмент 1С:Комплексной автоматизации для планирования – Помощник планирования. Помощник планирования позволяет планировать не только продажи, но и строить планы производства, планировать закупки с использованием разузлования — механизма разложения продукции и полуфабрикатов до исходных материалов, кстати, из сформированного плана закупок, можно сразу сформировать документы «заказы поставщикам».

Регламентированный учет в 1С:Комплексная автоматизация

В Комплексной автоматизации редакция 2 используется единый план счетов, это одно из отличий с редакцией 1С:Комплексная автоматизация1

Учет в Комплексной автоматизации 2 организован так, что оперативные документы проводятся независимости настроены для них счета рег учета или нет. И в программе можно работать, не настроив бухучет, а разбираться со счетами при закрытии периода. Регламентированный учет настраивается в специальном месте, где можно указать все счета для различных операций.

Если у вас возникают вопросы по учету в Комплексной автоматизации 1С , обращайтесь 24/7 на нашу бесплатную линию консультаций по 1С. ЛК работает без выходных.

Данные для отражения в регламентированном учете, формируются:

Отражение документов в регламентном учете происходит в два шага:

1. Указание аналитики отражения при формировании проводок – определяется правилами отражения
2. Расчет стоимостной оценки хозяйственной операции – как результата расчета себестоимости в параметрах выбранной учетной политики

Для определения расхождений между оперативным и регламентированным учетом есть специальный отчет Сверка данных оперативного и регламентного учета.

С помощью Сверки данных оперативного и регламентного учета вы сможете проконтролировать разделы учета:

• денежные средства
• расходы
• себестоимость товара
• расчеты с клиентами
• расчеты с поставщиками
• Расчеты по кредитам и депозитам
• Прочие расчеты с контрагентами

Если ваша компания представлена несколькими юр лицами, то в 1С:Комплексной автоматизации есть механизм, обеспечивающий доступность товара для продажи другой организацией.

В рамках межфирменных продаж возможна реализация товаров других организаций, межфирменная передача товара для продажи и на комиссию, межфирменный возврат, контроль остатков товаров в организациях, оформление операций через посредника, контроль своевременного отражения межфирменных операций.

Смотреть развернутое сальдо по товарам подразделений можно с помощью оперативных отчетов или при закрытии месяца.

Кадровый учет и расчет зарплаты

В рамках этого блока в 1С:Комлексная автоматизация можно вести:

• штатное расписание
• графики работ и отпусков
• воинский учет

Решение позволяет оформлять прием сотрудников на работу, осуществлять переводы и увольнения, а также отражать изменение условий оплаты труда. Учет рабочего времени, отражение условий оплаты позволяют рассчитывать зарплату, формировать фонд оплаты труда, производить расчеты с сотрудниками.

1С:Комплексная автоматизация позволяет избавиться от трудоемких расчетов с персоналом, т.к. туда включены не только расчет заработной платы, но и расчеты больничных листов, отпусков. Полностью автоматизирован расчет регламентированных законодательством начислений и удержаний, а также отражение их в затратах предприятия.

Регламентированная кадровая отчетность в государственные контролирующие органы по каждому подразделению формируется отдельно.

Учет основных средств в «1С:Комплексная автоматизация 8»

Учет основных средств – это задача бухгалтерского и налогового учета, ведь его правила определяются исключительно законодательными нормами.

Все инвентарные единицы, по которым целесообразно вести контроль в ходе их эксплуатации, нужно указать в списке Объекты эксплуатации.

В параметрах элементов списка ОС и объекты строительства указываются общие данные, характеризующие сам объект учета. Все свойства объекта как основного средства, а также учетные параметры указываются непосредственно в документе Принятие к учету ОС.

Поддерживается полный жизненный цикл оборудования:

• приобретение оборудования;
• монтаж и ввод в эксплуатацию;
• эксплуатация (включая ремонт);
• модернизация;
• частичная и полная ликвидация (продажа).

Уведомление о контролируемых сделках

Принципы подготовки уведомления о контролируемых сделках в «1С:Комплексная автоматизация 8» выглядят следующим образом:

• использование учетных данных:
  • не требуется повторный ввод или изменение данных по учтенным хозяйственным операциям;
• простой ввод дополнительных сведений:
  • ввод сведений разделен на этапы, на каждом этапе нужно указать
  • только те сведения, которые необходимы;
  • дополнительные сведения могут вводится как в течение года, так и
  • при заполнении уведомления;
• удобство подготовки уведомления:
  • для упрощения работы предлагается использовать «Помощник подготовки уведомления».

При этом подготовка уведомления в прикладном решении проходит в 3 этапа:

1. Ввод сведений и формирование на основании данных регламентированного учета списка контролируемых сделок.
2. Указание дополнительных сведений для тех объектов, которые попали в список контролируемых сделок, сформированный на первом этапе.
3. Формирование и выгрузка в электронном виде уведомления о контролируемых сделках.

Учет затрат в «1С:Комплексная автоматизация 8»

Когда мы открываем справочник «Статьи расходов» мы видим несколько закладок и настройки, как управленческого учета, так и регламентированного учета.

Начнем с классификации затрат по виду деятельности:

• расходы по обычным видам деятельности;
• операционные расходы;
• внереализационные расходы.

В настройке статьи расходов за эту классификацию отвечает переключатель основной и прочей деятельности. Для каждого есть свои ограничения дальнейших настроек и поведения программы. Часто это бывает причиной того, что не закрывается месяц или затраты идут не туда.

Статьи расходов с вариантом распределения «на направление деятельности» обеспечивают принятие к учету общехозяйственных затрат, экономическое или финансовое содержание которых определяется способом распределения доходов и расходов по направлениям деятельности.

Распределение расходов по направлениям деятельности может осуществляться в программе по следующим правилам:

• Пропорционально коэффициенту;
• Пропорционально валовой прибыли;
• Пропорционально доходам;
• Пропорционально расходам.

Учет нематериальных активов

Нематериальные активы (НМА) – права, принадлежащие организации, отличительной особенностью которых является отсутствие вещественно-натуральной формы.

В «1С:Комплексная автоматизация 8» список нематериальных активов представлен элементами списка НМА и расходы на НИОКР (научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы) с видом объекта учета Нематериальный актив. В карточке элементов списка для объектов учета задаются основные характеристики НМА.

В решении поддерживается полный жизненный цикл объектов НМА:

• приобретение / создание;
• эксплуатация;
• полное и частичное списание;
• выбытие (продажа).

Продажи в 1С:Комплексная автоматизация

Как реализован документооборот по продажам

В прикладном решении предусмотрены следующие возможности для управления продажами:

• сформировать правила продажи для клиента индивидуальные или для групп клиентов типовые;
• оформить клиентам коммерческие предложения;
• фиксировать клиентские потребности в покупке товара или приобретении услуги;
• отразить операции отгрузки товаров клиенту;
• организовать товарную доставку;
• внести коррективы в реализацию;
• оформить возврат товара клиентом.

Система поддерживает следующие виды торговли:

• оптовую торговлю — продажу в кредит, продажу по предоплате, торговлю по заказам,
• розничную торговлю — продажи в торговом зале и удаленных неавтоматизированных точках,
• комиссионную торговлю, включая прием и передачу товаров на реализацию, а также субкомиссию.

Коммерческое предложение клиенту

Отдельно остановимся на коммерческом предложении для клиентов.

Чтобы отразить операцию с указанием всех необходимых для этого условий, в программе предусмотрен документ Коммерческое предложение клиенту. Если вам нужна помощь в настройке 1С, звоните, мы принимаем ваши заявки 24/7. Он позволяет зарегистрировать процесс предварительного взаимодействия с покупателем.

Здесь отражаются цены, условия оплаты и условия поставки коммерческого предложения. Они регламентированы типовым и индивидуальным соглашением, в рамках которого фиксируется коммерческое предложение.

В процессе согласования коммерческого предложения клиенту, есть возможность предоставить клиенту дополнительную скидку или снизить цену.

При взаимодействии с клиентом можно использовать несколько операций при работе с коммерческим предложением.

Объединение в холдинг нескольких контрагентов

Чаще всего холдинг состоит из нескольких юридических лиц или ИП, поэтому в прикладном решении взаиморасчеты можно вести как по предприятию в целом, так и по каждому юридическому лицу, которые в него входят.

Понятие «партнер» более обширное, чем «контрагент», и в программе может отражаться как компанией, так и частным лицом, участвуя при этом непосредственно в управленческом учете.

Если группа компаний выступает партнером, то в справочнике можно создать единый холдинг и вести взаиморасчет

Бюджетирование в 1С:Комплексная автоматизация

Бюджетирование как часть управленческого учета отвечает за финансовый анализ хозяйственной деятельности предприятия и прогнозирование его дальнейшего финансового состояния. Эта задача решается при помощи схем многовариантного (сценарного) планирования с привлечением данных из планов продаж, закупок, планов производства и других.

Для доступа к данному разделу в «1С:Комплексная автоматизация 8» необходимо выполнить настройку в разделе «НСИ и администрирование-Настройка НСИ и разделов-Бюджетирование и планирование».

В целом, под планированием в программе понимается объемно-календарное товарное планирование, реализованное через планы продаж, закупок, сборки/разборки.

Однако, несмотря на такое деление, ничто не мешает в бюджетировании вести учет в разрезе не только суммовых показателей, но и количества, а при объемно-календарном планировании – учитывать стоимость планируемых товарных позиций.

Тратите много времени, чтобы разобраться как внедрить или настроить 1С Комплексную автоматизацию? Закажите бесплатный звонок! Мы проконсультируем, покажем демонстрацию всех функций решения, расскажем как настроить, обновим для получения актуальных форм отчетности и настроим электронный документооборот. Если необходимо внедрение, сделаем лучшее предложение и покажем как мы это делали в других компаниях.

Источник

Автоматизация бухгалтерского учета

Когда бухгалтеру не хватает времени на рутинные задачи, приходит пора задуматься об оптимизации процессов. Можно отдать часть работы на аутсорсинг или найти помощников в штат. Но есть вариант, который поможет сэкономить деньги компании и нервы бухгалтера — автоматизация бухгалтерии.

Для чего нужно автоматизировать бухгалтерию

Автоматизация предполагает передачу части задач человека машине. Например, в бухгалтерии компьютеру можно поручить считать налоги, больничные, зарплату, заполнять типовые документы и бланки. Некоторые процессы можно автоматизировать частично: в работе с первичкой подключить распознавание сканов, а в работе со статистическими отчетами — автоматическую проверку правильности заполнения.

Автоматизация бухучета помогает тратить меньше денег на содержание штата бухгалтеров и одновременно повышает качество учета и отчетности. Повысится скорость работы с громоздкими отчетами и важными цифрами, ошибка в которых стоит дорого. Это могут быть реквизиты счетов, КБК, платежные поручения и пр.

Также автоматизация позволяет создать регистры по типам документации и экономить время на поиске документов. Работать с госорганами тоже будет проще: сдавать отчеты, запрашивать сверки и общаться с контроллерами можно удаленно.

Какие участки бухучета можно автоматизировать

Работать без автоматизации может только временная компания или микро-бизнес. Остальным автоматизация нужна хотя бы минимально — в виде табличек Excel. Для автоматизации доступны любые участки работы бухгалтера.

1. Бухгалтерский учет

В первую очередь, автоматизируем сам бухучёт. Программы для автоматизации помогают оформлять первичку, работать с платежными поручениями, банковскими выписками и ордерами. Книга покупок и продаж составляется автоматически, как и ОСВ по счетам, в которой удобно проверять проводки и сверять их по датам.

2. Работа с сотрудниками

Автоматизация помогает вести кадровый учет. Для автоматизации нужно только создавать карточки сотрудников, учитывать зарплату, формировать табель рабочего времени. Это существенно упрощает расчет отпускных, больничных или зарплаты в будущем. Программа сделает это автоматически, одновременно рассчитывая НДФЛ и взносы, проводя удержания по установленным законом правилам.

3. Работа с документами

Сервисы для автоматизации бухучета, как правило, содержат множество шаблонов для создания документов: договоров, накладных, счетов-фактур, актов и пр. Достаточно выбрать подходящий бланк и ввести свои данные.

Данные можно загрузить в систему из Excel или отсканированных документов. После согласования всех позиций документ можно сохранить и провести в учетной системе.

4. Отчетность и налоги

Вся отчетность формируется автоматически по данным, которые бухгалтер вносит во время ведения учета. Проверка отчетов по контрольным соотношениям тоже автоматизирована, остается только довнести информацию и отправить в органы через ЭДО (для этого дополнительно понадобится электронная подпись).

Автоматизированные системы сами следят за актуальностью отчетных форм и обновляют их без участия бухгалтера.

5. Электронный документооборот

ЭДО — одна из дополнительных возможностей автоматизации бухгалтерии. С его помощью можно отправлять любые документы в электронном виде.

Обычно на сбор подписей ответственных лиц, уходит масса сил и времени. ЭДО позволяет быстро подписывать документы, обмениваться ими с заинтересованными лицами и согласовывать их в короткие сроки. К тому же исключается потеря документов.

ЭДО стоит подключить, чтобы управлять договорами и проектами, оптимизировать внутренний документооборот между подразделениями, наладить и систематизировать хранение документов.

6. Проверка контрагентов

Осмотрительность поможет защититься от блокировки счетов и проблем с налоговой. Сервисы для автоматизации бухучета умеют проверять контрагентов по данным ЕГРЮЛ и ЕГРИП и предупреждать бухгалтеров о рисках.

7. Работа с банками

Интеграция бухгалтерской программы с банками поможет ежедневно экономить до 30 минут. Каждые два часа информация из банка поступает в сервис и обновляется. Исходящие платежные поручения можно сразу отправлять в банк, где их остается только подписать.

Как автоматизация помогает экономить

Рассмотрим экономию на простом примере. В магазине одежды ООО «Бегемот» работал один главбух. Руководитель решил дополнительно запустить собственное производство. Это означало, что объемы документооборота значительно вырастут, бухгалтеру будет сложно. Директор решил нанять двух бухгалтеров на первичку, чтобы не загружать главбуха.

На содержание двух сотрудников с зарплатой по 30 000 рублей в месяц понадобится почти 950 тыс. рублей в год. И это без учета затрат на подбор кадров и обустройство рабочего места. Подсчитаем полные затраты в таблице:

Расходы

Сотрудник 1

Сотрудник 2

Итого за год

360 000 руб. (30 000 руб. × 12 мес.)

108 000 (30 000 руб. × 30% × 12 мес.)

Обустройство рабочего места

В итоге наем двух сотрудников будет стоить компании больше миллиона рублей в год. Это существенная сумма, поэтому главбух предложил директору искать другой вариант. Аутсорсинг дал экономию примерно в 70%, а бухгалтерский сервис с автоматизацией большинства операций — 95%.

ЭДО подключить не получилось, так как часть контрагентов от него наотрез отказалась. Самое простое и бюджетное решение проблемы компании — автоматизировать ввод первички. Это значит, что программа сможет распознавать отсканированные документы, фотографии или Excel-формат. Есть комплексные облачные системы, которые помогают автоматизировать множество участков бухучета, в том числе работу с первичкой. В Контур.Бухгалтерии тоже есть такая функция, она входит в стоимость сервиса даже на самом дешевом тарифе — 8 400 рублей в год.

Есть и программы, которые работают отдельно и берут деньги за каждую страницу или на год вперед. Страница стоит в среднем 5 рублей, годовое обслуживание — от 10 000 руб.

Как автоматизировать бухучет

Чтобы автоматизировать учет, нужно пройти несколько этапов:

Проанализировать потребности. Изучите все внутрифирменные акты, порядок документооборота. Подумайте, насколько масштабным должно быть обновление — каким службам нужна общая база, а что оставить автономным. Нужен ли сетевой режим или достаточно локального.

Поставить задачу. Нужно поставить конкретные задачи по внедрению и запуску автоматизации бухучета. Выберите, какие технические средства для этого понадобятся, какие системы и программы лучше всего подходят под ваши потребности.
При выборе программы опирайтесь на свой бюджет, совместимость операционной системы, наличие обслуживающих фирм в регионе, требования к компьютерам, наличие сетевой и локальной версии.

Обучите персонал. После внедрения любой автоматизации, надо научить сотрудников ею пользоваться. Если кто-то из сотрудников не сможет разобраться и продолжит работать по-старинке, это сломает все процессы. Назначьте ответственных за контроль. Хорошо, если создатели приобретенной программы обучают сотрудников.

Проведите тест. Назначьте тестовый период, во время которого все сотрудники могут рассказать о недостатках системы автоматизации. Проведите доработку: установите дополнительное ПО или обновите софт.

После окончательных доработок систему можно запускать — работать по-новому и с умом.

Контур.Бухгалтерия — это облачный сервис, который подходит малому бизнесу. С нами работают ООО и ИП, у которых не более 100 сотрудников. Мы поддерживаем практически все решения для автоматизации бухгалтерии, постоянно развиваем и совершенствуем систему.

Все новые пользователи могут подключить тестовый период на 14 дней и познакомиться с возможностями программы. Ведите учет, распознавайте документы, сдавайте отчетность и автоматизируйте расчеты с Контур.Бухгалтерией.

Источник