Документирование понятие назначение основные способы

3.2.1. Документирование

44. документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.

45. средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.

46. система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.

47. вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.

48. бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

49. унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.

50. табель унифицированных форм документов: Перечень установленных к применению унифицированных форм документов.

51. альбом унифицированных форм документов: Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.

52. оформление документа: Проставление на документе необходимых реквизитов.

53. согласование документа; визирование: Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.

54. лист согласования (визирования) документа: Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.

55. виза: Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

56. гриф согласования: Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.

57. подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.

58. подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.

59. электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.

60. утверждение документа: Способ придания документу правового статуса.

61. гриф утверждения: Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.

62. гриф ограничения доступа к документу: Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.

63. дата документа: Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.

64. место составления (издания) документа: Реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации — автора документа.

65. резолюция: Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.

66. текст документа: Основная содержательная часть документа.

67. адресат: Реквизит, содержащий информацию о получателе документа.

68. отметка о наличии приложения: Реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).

69. отметка о поступлении документа: Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.

70. отметка о заверении копии: Реквизит, используемый для придания копии правового статуса.

71. печать: Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.

72. официальное опубликование документа: Первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале.

Источник

Понятие и способы документирования

Содержание

1. Понятие и способы документирования. 5

1.1. Понятие документирования и способы документирования. 5

1.2. Документирование на искусственных языках. 6

1.3. Документирование с применением электронно-вычислительной техники. 12

2. Электронные документы и электронные технологии в документировании и делопроизводстве. 15

2.1. Электронный документ. 15

2.2. Электронные технологии в традиционном делопроизводстве. 18

Список литературы.. 23

Введение

Наше мышление неразрывно связано с языком, на котором мы говорим. Недаром считается, что человек овладел каким-либо языком, если он может на нём думать.

В настоящее время термин «язык» понимается более широко: говорят о «языках» насекомых (танцы пчёл), животных (брачные танцы птиц, звуковая и эхолокационная коммуникация у дельфинов и др.), языках жестов, свистов, костров, барабанов; языках музыки, балета, живописи и т. д. Разумеется, такое употребление слова «язык» вовсе не случайно. Дело в том, что, начиная с XIX века, язык всё чаще и чаще стал пониматься как знаковая система, а сейчас эта точка зрения стала общепринятой.

Такие языки, как русский, английский и суахили называются естественными. Их происхождение покрыто мраком веков и развиваются они в основном стихийно. Но есть и искусственные языки, например Воляпюк, Эсперанто или менее известные Сольресоль, Логлан и др. К искусственным языкам относятся и специальные языки логики. Это письменные языки, предложения которых записываются в специальных алфавитах.

Потребность в языке ‑ посреднике между народами ‑ существовала всегда. Вот почему издавна в умах людей зародилась идея создать искусственный язык, который предоставлял бы всем равные возможности.

Особенно остро вопрос встал в XIX веке. В ответ появилось огромное количество проектов всемирного языка. Но единственным, выдержавшим испытание временем (более ста лет), стал язык эсперанто. Его создатель Людвиг Заменгов родился в 1859 году в городе Белостоке, который тогда входил в состав Российской империи. Казалось бы, именно в России, на родине, должно было появиться наибольшее число последователей всемирного языка. И какое-то время так оно и было. Особенно после революции, когда строители нового общества не сомневались, что в ближайшее время грянет всемирная революция. Массовые репрессии 1930-х годов обрушились и на приверженцев эсперанто, которых, естественно, обвиняли в шпионаже. После этого трудного периода деятельность эсперантистов в Советском Союзе надолго заглохла. Но она ширилась и развивалась на Западе. На эсперанто переводили наиболее известные произведения мировой классики, писали оригинальные произведения, устраивали конференции.

Все вышесказанное определило актуальность данной работы.

Цель работы: рассмотрение документирования на формальных (искусственных языках).

Для достижения поставленных целей необходимо решить ряд задач:

1. проанализировать литературу по изучаемой теме;

2. рассмотреть документирования на формальных (искусственных) языках.

Поставленные задачи обусловили структуру данной курсовой работы, которая состоит из введения, двух глав и заключения.

Список литературы состоит из 12 источников.

1. Понятие и способы документирования

1.1. Понятие документирования и способы документирования

Документирование ‑ это фиксация информации на материальном носителе, т. е. процесс создания документа. В случае, если этот процесс регламентируется, возникают официальные документы. Поэтому в делопроизводстве термин «документирование» и определение этого понятия стандартизованы. Согласно «ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (М., 1998. С.2)», документирование ‑ это «запись информации на различных носителях по установленным правилам». В свою очередь, правила документирования определяются как «требования и нормы, устанавливающие порядок документирования». Правила документирования устанавливаются либо правовыми нормативными актами, либо выработаны традицией[1].

Документирование может осуществляться на естественном языке (в этом случае создаются текстовые документы) или на искусственных языках (документы на машинных носителях, обеспечивающие обработку информации с помощью электронно-вычислительных машин).

Запись информации на материальном носителе осуществляется с помощью специальных средств документирования, начиная от простейших (ручка, карандаш и т. п.) и заканчивая электронными средствами. В зависимости от используемых средств различаются способы документирования и типы создаваемых документов.

С помощью простых орудий создаются рукописные письменные документы, изобразительные документы и графические документы. При использовании фототехники создаются фотодокументы, кинотехники ‑ кинодокументы. Звукозаписывающая техника позволяет создавать фоно (аудио) документы, компьютерная техника ‑ документы на бумажном носителе, а также электронные документы.

1.2. Документирование на искусственных языках

Естественные языки, несмотря на их огромное количество и высокий уровень развития многих из них, тем не менее не в состоянии в полной мере удовлетворить многообразие человеческих потребностей. Это обусловило появление искусственных языков. К настоящему времени человечеством создано великое множество формальных (искусственных) языков. Условно их можно разделить на две большие группы. К первой группе относятся искусственные языки, созданные для общения между людьми[2].

Исторически первым искусственным языком международного общения стал воляпюк. Он был предложен в 1879 г. (Германия). Этот язык основывался на видоизменении слов естественных языков, которые в результате утрачивали свою опознаваемость (например, английское world – vol, speak – puk, отсюда volapuk – всемирный язык. Однако воляпюк оказался чересчур сложным для практического использования и не получил распространения.

Дальнейшее конструирование языков международного общения строилось на основе интернациональной лексики и с максимальным упрощением грамматики. Наиболее удачным языком такого рода оказался эсперанто (в переводе – «надеющийся» = «надежда» (эсперо) + суффикс причастия «ант»). Его создателем был , уроженец Белостока, входившего тогда в состав России (ныне – польский город).

Эсперанто построен на основе латинского языка, из которого взято 22 буквы и к ним добавлено лишь 6 новых букв. В отличие от естественных языков, которые складываясь на протяжении столетий, имеют множество правил и исключений, эсперанто графически прост. Он содержит только 16 правил и ни одного исключения. Существительные в эсперанто заканчиваются на «о», прилагательные – на «а». Имеется всего лишь два падежа – именительный и винительный. В эсперанто органично включение основные лексико-грамматические элементы романо-германских и славянских языков. Но при этом словарный запас эсперанто в несколько раз превышает естественные национальные языки.

Наиболее широкое распространение язык эсперанто получил в 1920-1930-е гг. В последующем число участников эсперантского движения сократилось, хотя оставалось все же достаточно большим. В 1960-е гг. на эсперанто выходило в свет 140 периодических изданий, вещало 10 радиостанций. Эсперанто изучался в сотнях учебных заведений. На эсперанто были переведены многие классические произведения с античности до наших дней. К настоящему времени на этом языке имеется свыше 100 тыс. названий различных произведений литературы. Сейчас, по подсчетам самих эсперантистов, на их языке говорит около 3 млн. человек не менее чем в 65 странах мира. Ежегодно проводятся международные конгрессы эсперантистов.

В нашей стране эсперанто также получило определенное распространение.

Воляпюк и эсперанто оказались отнюдь не единственными искусственными языками межнационального общения. Уже вскоре после из создания стали предлагаться и другие проекты, количество которых к 1930-м гг. достигло уже трех сотен. Среди них наиболее удачными и популярными являются: Идо, представляющий собой реформированный язык Эсперанто (предложен в 1907 г. во Франции); Окциденталь (1921‑1922 гг., автор Э. Валем, Эстония); Новиаль (синтез идо и окциденталя, осуществленный датчанином Л. Есперсоном в 1928 г.); Интерлингва (создан в 1951 г. Ассоциацией международного вспомогательного языка в США).

Некоторые из искусственных языков основаны на неалфавитных системах знаков, посредством которых предлагается записывать звучащие слова. Разработано множество проектов фонетической записи языков. В их числе, в частности, Международный фонетический алфавит (МФА), представляющие собой систему знаков для точной передачи звуков любого языка. Американец, М. Белл предложил своеобразную систему «видимой речи», где знаками изображается не сам звук, а то положение, которое принимают органы речи при его воспроизведении[3].

К настоящему времени образовалось целое научное направление – интерлингвистика, занимающееся изучением и проектирование искусственных языков межнационального общения. В середине 1990-х гг. в университетах Турина (Италия) и Амстердама (Голландия) были даже открыты кафедры интерлингвистики и эсперантологии.

К числу искусственных относятся также информационно-поисковые языки (ИПЯ). Это формализованные языки, предназначенные для индексирования документов, информационных запросов и описания фактов с целью последующего хранения и поиска. Они делятся на классификационные и вербальне. Последние, в свою очередь, подразделяются на предметизационные и дескрипторные. В вербальных ИПЯ для представления своих лексических единиц используются слова и выражения естественных языков в их орфографической форме.

Вторую группу искусственных языков составляют языки, созданные для общения человека с машиной – языки программирования, предназначенные для решения задач с использованием математики. Их появление в середине ХХ столетия было обусловлено разработкой электронно-вычислительной техники.

Важнейшей предпосылкой для создания языков программирования стало изобретение так называемого двоичного кодирования, т. е. кодирования информации с помощью всего лишь двух символов – 0 и 1, называемых битами (от англ. bit ‑ binary digit – двоичная цифра). Бит представляет собой наименьшую единицу информации, которая известна в природе. Таким способом стало осуществляться кодирование букв, цифр, других знаков и символов, а также изображения, звука. Причём одни и те же сведения могут быть закодированы в различных формах и, напротив, разные сведения могут быть представлены в похожей форме. Именно двоичное кодирование было заложено в конструкцию компьютеров. Язык программирования представляет собой знаковую систему, которая используется для связи человека с электронно-вычислительной машиной и предназначена для описания данных (информации) и алгоритма (программы) их обработки на вычислительной машине. Языки программирования занимают промежуточное положение между естественными и формализованными языками. Языки программирования и естественные языки имеют похожий грамматический строй, что находит отражение в употреблении слов естественного языка, в структуре фраз и т. п. Близость к формализованным языкам проявляется в использовании математических символов и понятий, а также в применении строгих, точно описанных правил построения и смыслового выражения текстов.

Основу языков программирования составляют алгоритмические языки. К настоящему времени разработаны сотни языков программирования. Однако активно используется лишь несколько десятков из них. Существуют различные классификации языков программирования. По одной из них выделяют языки низкого и высокого уровня. По другой ‑ все языки программирования разделяют на четыре основных группы: процедурные, объектно-ориентированные, функциональные и логические. Один из первых в истории языков программирования ‑ Plankalkul— разработал в 1943-1945 гг. германский учёный Конрад Цузе, хотя сам изобретатель рассматривал его не в качестве языка, а как универсальную систему обозначений с целью описания любых преобразований информации.

Первыми языками программирования были машинные языки. Программа на таком языке представляет собой последовательность машинных команд, поэтому иногда машинным язы — ком называют систему команд для конкретных ЭВМ. Развитие вычислительной техники привело к появлению более сложных языков программирования, среди которых необходимо прежде всего назвать язык Assembler, содержащий символическое кодирование машинных команд. Затем появились языки программирования, ориентированные на решение различных конкретных задач (эволюция языков программирования рассматривается, в частности, в работах А. Андреева, M. Плискина и др.) В 1954 г. группа разработчиков из корпорации IBM создала язык программирования Fortran (Формульный транслятор), ориентированный на проведение инженерных и научных расчетов. В 1960 г. появился язык программирования Cobol ‑ для обработки экономической информации. Он позволяет эффективно работать с большими массивами данных, создавать прикладные коммерческие системы. В 1958 г. была создана первая версия языка программирования Algol, положившая начало целому семейству Algol-подобных языков. На его основе в 1970-е гг. был разработан Pascal (назван в честь английского учёного Б. Паскаля), ориентированный главным образом на обучение программированию. Вскоре он стал широко использоваться в качестве языка персональных ЭВМ. В 1963 г. появился многоцелевой язык программирования BASIC. Длительное время он использовался в качестве языка обучения и первого языка, на котором учатся программировать, пока эта роль не стала отходить к Pascal. С расширением сферы использования ЭВМ возникла потребность в разработке многоцелевых (универсальных) языков программирования для записи алгоритмов решения самых различных задач. В результате в 1972 г. был создан язык программирования С. В 1986 г. появилась первая версия языка С++, который продолжал совершенствоваться и далее. В частности, в 1998 г. вышла третья версия его стандарта. Этот язык стал основой для разработки современных больших и сложных проектов[4].

В 1995 г. появился язык Java, унаследовавший синтаксис С и С++. Спустя несколько лет, в 1999-2000 гг. в корпорации Microsoft был разработан язык С#, схожий с языком Java, но имеющий вместе с тем и отличительные особенности. С# предназначен, главным образом, для создания многокомпонентных Интернет-приложений. Под эгидой министерства обороны США в 1983 г. был создан язык Ada, а в 1995 г. принят стандарт языка Ada 95. Однако в силу своей сложности эти языки получили распространение лишь в военной сфере и в ряде крупномасштабных транспортных проектов (авиация, железнодорожные перевозки). Кроме перечисленных языков программирования общего назначения, существует значительное количество языков, ориентированных на использование в отдельных специфических областях: APL (Application Programming Language) ‑ для описания математической обработки данных (создан в 1957 г.); Lisp ‑ для обработки списков (1958); Snobol ‑ для обработки строк (1962). Преемником последнего с 1974 г. стал Icon, а в настоящее время Perl ‑ язык обработки строк и текстов. Для написания программ, имеющих дело со сложными абстрактными объектами, в 1969 г. был создан SETL ‑ язык для описания операций над множествами. На основе языка Lisp, получившего довольно широкое распространение в системах искусственного интеллекта, впоследствии были созданы языки программирования Planner (1967), Scheme (1975), Common Lisp (1984). Для решения задач моделирования используются языки Simula (1967), слэнг и другие. Созданный в 1972 г. Smalltalk предназначался для проектирования сложных графических интерфейсов. Развитие Интернет-технологий, а также широкое использование высокопроизводительных компьютеров обусловили в последнее время распространение так называемых скриптовых языков. Основными среди них являются: JavaScript, VBScript ‑ предназначены для описания сложного поведения веб-страниц; Unix ‑ для обработки различного рода текстов, выделения нужной информации, а также для динамической генерации веб-страниц на веб-серверах и некоторые другие.

Для программирования систем в программно-аппаратных комплексах, организующих параллельное выполнение различных частей одного и того же вычислительного процесса, используются специально созданные языки: оссат (появился в 1982 г.) ‑ предназначен для программирования транспьютеров ‑ многопроцессорных систем распределенной обработки данных; Linda (1985) ‑ модель параллельных вычислений с целью организации взаимодействия между параллельно выполняющимися процессами. В большинстве своём алгоритмические языки программирования были созданы на рубеже 1960-1970-х гг. Появлявшиеся позднее, как правило, не находили широкого применения на практике. В результате, по наблюдениям специалистов, круг используемых языков программирования стабилизировался, а интерес к разработке новых снизился. Прекратились также и попытки создания «универсального» языка программирования, но вместе с тем появилась потребность в унификации уже имеющихся языков. В качестве общей тенденции развития языков программирования специалистами отмечается их развитие в сторону все большей абстракции с одновременным повышением уровня надежности самого программирования. В настоящее время разработчики вплотную подошли к решению весьма сложной задачи ‑ научить компьютер понимать человеческий язык.

1.3. Документирование с применением электронно-вычислительной техники

Как уже отмечалось, документирование может осуществляться не только на естественном языке (текстовое документирование), но также и на искусственном языке. В этом случае информация обрабатывается с помощью электронно-вычислительных машин, кодируется, т. е. представляется в той или иной стандартной форме. Причём одни и те же сведения могут быть закодированы в различных формах и, напротив, разные сведения могут быть представлены в похожей форме.

Техническими предпосылками появления компьютера стало развитие электроники и счётно-аналитической вычислительной техники. Ещё во второй половине 18 века француз предложил использовать машинные перфокарты для управления ткацкими станками. А в 1834 г. Ч. Б эббедж разработал проект управляемой с помощью программы счётной механической аналитической машины, имевшей практически те же устройства, что и современные компьютеры: память, арифметическое устройство, устройства управления, ввода и вывода информации. В конце 19 века Г. Холлерит сконструировал электромеханическую счётную машину, способную сортировать и считывать информацию с перфокарт, использовавшихся как матричные носители документированной информации. С помощью этой машины удалось всего лишь за один год обработать материалы 11-й переписи населения Северо-Американских Соединённых Штатов, вместо первоначально предполагавшихся 7 лет. В России счётные машины для работы с перфокартами впервые были применены в 1897 г. для обработки материалов первой всеобщей переписи населения[5].

В первой четверти 20 столетия были изобретены и широкое распространение в радиотехнике получили электронные лампы.

В результате на рубеже 1930-х – 1940-х годов сразу в нескольких странах мира, в том числе и в СССР, возникла идея создания программно управляемых вычислительных машин. В нашей стране серийное производство ЭВМ было налажено в 1952 г.

С появлением компьютеров началось быстрое развитие автоматизации процессов документирования информации, её передачи, хранения и использования. Всё более широкое распространение получают документы на машинных носителях, т. е. документы, созданные с использованием материальных носителей и способов записи, обеспечивающих обработку документированной информации электронно-вычислительной техникой.

На первых порах в процессе работы с ЭВМ использовался преимущественно перфорационный метод закрепления, передачи и хранения кодированной информации, т. е. необходимая информация с помощью специальных машин – перфораторов и контрольников фиксировалась на машинных перфокартах или перфолентах в виде круглых либо прямоугольных пробивок в определённых информационных точках. Впоследствии закрепление закодированной информации стало осуществляться преимущественно на магнитной ленте, магнитных дисках и др.

С начала 1960-х годов в Советском Союзе стали действовать первые вычислительные комплексы, предназначенные для автоматизированной обработки управленческой информации. К середине 1980-х годов в стране насчитывалось уже более 6000 автоматизированных систем управления. Это привело к массовому созданию управленческих документов на машинных носителях. В 1982 г. было создано первое в СССР архивохранилище машиночитаемых документов.

С конца 1980-х гг. в нашей стране начинается широкое использование персональных компьютеров. К настоящему времени в большинстве организаций, учреждений, на предприятиях работа с документами осуществляется преимущественно с помощью компьютерной техники. Таким образом, электронные документы прочно вошли в сферу документационного обеспечения управления. Во второй половине 1990-х годов вошёл в употребление и сам термин «электронный документ».

Электронные документы имеют технологическую специфику. Содержащаяся в них информация не может восприниматься человеком в той физической форме, в какой она зафиксирована на материальном носителе. Лишь после декодирования эта информация приобретает понятный для пользователя вид (изображение на экране монитора, принтерная распечатка и т. п.).

2. Электронные документы и электронные технологии в документировании и делопроизводстве

2.1. Электронный документ

В Российской Федерации к числу приоритетных задач относится правовое обоснование использования ЭД в делопроизводстве организаций, а также при передаче электронных документов на хранение, в том числе, на государственное архивное хранение. Определенная роль в их решении принадлежит архивному ведомству и ВНИИДАД, который проявляет заинтересованность и непосредственно участвует в соответствующих разработках[6].

Первым шагом урегулирования вопросов использования документов, создаваемых средствами вычислительной техники, была разработка ГОСТ 6.10.4-84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники.

Отечественные специалисты до настоящего времени не пришли к единому пониманию «электронного документа». Неопределенность приводит к трудностям придания юридической силы информации, записанной на машинном носителе. Единственным технически возможным способом придания доказательности «электронному документу» является использование электронной подписи.

Стандартом было установлено, что машинограмма должна быть создана с учетом требований государственных стандартов на унифицированные системы документации. Постепенно машинопись была заменена на компьютерную печать.

Что касается машинного носителя, то стандарт установил и для него обязательные реквизиты оформления по типу бумажных документов:

— наименование организации ‑ создателя документа;

— местонахождение организации ‑ создателя документа или почтовый адрес;

— дата изготовления документа;

— код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или код лица, утвердившего документ.

Обязательные реквизиты документа на машинном носителе предлагалось размещать способом, позволяющим однозначно идентифицировать реквизит. В дальнейшем при внедрении стандарта были предложения располагать реквизиты на специальных этикетках, на начальной площади ленты и т. д.

В действительности стандарт обеспечил использование лишь машинных распечаток ‑ машинограмм, которые стали оформляться как традиционные бумажные документы.

Во всех последующих выходящих нормативных и методических документах ВНИИДАД затрагиваются вопросы использования и хранения электронных документов: в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (проект), в проектах новых Правил работы государственных архивов и архивов государственных организаций и др.

Отсутствие законодательного акта об электронной подписи не является реальным препятствием использования ЭД. Имеются законодательные акты Российской Федерации, на основании которых издаются ведомственные положения, инструкции, обеспечивающие законное функционирование ЭД.

Основное направление законодательного регулирования ‑ признание юридической силы электронной подписи в определенной сфере и ограничение ее использования также в определенной сфере. Технология проставления цифровой подписи остается за пределами законодательства[7].

Развитие законодательства в сфере информации должно обеспечить расширение информационного производства и информационных отношений на ближайшие 5-10 лет, ускорить процесс информатизации с ориентацией на целевое использование информации во всех сферах жизни.

Электронный документ согласно стандарту – «идентифицированная информация, записанная на машинном носителе и отвечающая определению документа».

Стандарт «распространяется на официальные документы, выполняемые на машинных носителях, в том числе, создаваемые в соответствии с требованиями на конструкторскую, технологическую и другую проектную документацию или в соответствии с требованиями унифицированных систем документации».

Стандарт устанавливает требования к порядку создания, оперативного обращения и архивного хранения официальных электронных документов, независимые от конкретных способов обмена и обработки информации.

Структура разделов стандарта охватывает вопросы от «планирования жизненного цикла» до передачи электронных документов в государственный архив. Под жизненным циклом ЭД понимается «стадии создания, оперативного обращения, архивного хранения и / или утилизации ЭД».

Удостоверение подлинности электронных документов осуществляется посредством электронной цифровой подписи или удостоверяющего листа документа(УД). Электронная цифровая подпись используется в соответствии с СТБ-99а «Информационная технология, Защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи».

Удостоверяющий документ выполняется на бумаге и должен содержать сведения об основных реквизитах ЭД и подлинные подписи лиц, ответственных за разработку, изготовление, согласование и утверждения ЭД.

Поскольку понятие электронного документа связано с нормами определенных Законов, в нем устанавливаются соответствующие требования[8]:

· создаваться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств;

· иметь двухчастную структуру, т. е. одна часть является содержанием документа и сведениями об адресате, а вторая ‑ электронная подпись;

· иметь возможность быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.

· Электронный документ может быть воспроизведен на экране дисплея, на бумажном или ином отделимом от машинного носителя объекте, доступном для восприятия человеком без дополнительных технических приспособлений. В этом смысле Закон вводит в понятие ЭД его изображение на экране, чего не было в ГОСТ 6.10.4-84. Оригиналом ЭД считается только документ на машинном носителе.

Закон однозначно устанавливает, что оригиналом документа является ЭД, а соответствующий ему бумажный носитель ‑ копией. Копии электронного документа создаются путем удостоверения в установленном законодательством порядке формы внешнего представления документа на бумажном носителе.

Подтверждение подлинности и целостности электронного документа производится путем применения средств электронной цифровой подписи.

Закон регулирует некоторые вопросы хранения электронных документов. Устанавливается, что хранение документов производится организациями, осуществляющими архивную деятельность и деятельность по хранению документированной информации. Государственные архивные органы прямо не называются, однако из контекста понятна возможность хранения ЭД в том числе в государственных архивах.

2.2. Электронные технологии в традиционном делопроизводстве

Не следует сводить проблему электронных технологий в делопроизводстве лишь к созданию «безбумажной конторы». На сегодняшний день, по нашему мнению, в реальных условиях медленного развития законодательной базы ЭД в РФ целесообразно выделить актуальные проблемы документоведческого характера, подлежащие сегодняшнему решению, и предваряя законодательное закрепление, попытаться их решить в качестве временных, называя ориентировочно срок 5 лет.

И в первую очередь к таким проблемам мы относим использование электронных технологий в традиционном (т. е. бумажном) делопроизводстве.

Исходить следует из традиционной тематики, которой занимается документоведение и решения которой ждут от Федеральной архивной службы: документационное обеспечение управления, делопроизводство, организационно-распорядительная документация, архивное хранение. Кроме того, следует исходить из того, что на практике делопроизводство остается письменным, бумажным, даже при высоком уровне компьютеризации в организации. Не говоря уже о том, что архивное хранение остается бумажным.

Можно назвать, на мой взгляд, три наиболее эффективных направления использования электронных технологий в традиционном делопроизводстве[9]:

· Подготовка документов с использованием электронных технологий — осуществляется по правилам и с использованием форм и бланков унифицированных документов. На выходе тексты выводятся на бумагу и приобретают в соответствии с действующими правилами форму документов.

· Электронная передача информации ‑ используется для ускорения ее доставки потребителям с последующим выводом документов на бумагу. Актуальнейшей задачей является определение места факсимильной передачи документа в системе традиционного делопроизводства.

· Электронная регистрация поступления документов в систему ‑ предполагает включение в единую информационную систему всех возникающих или поступающих в организацию документов в любой форме на основе единых правил регистрации. На регистрационном массиве строится учет, поиск, контроль исполнения документов без заведения других регистрационных форм.

Учитывая традиционные технологии передачи документов внутри организации, для учета и контроля могут использоваться дублирующие регистрационные формы на бумаге. Включение документа в регистрационный массив подтверждает факт его наличия и совершения действия, которое он регистрирует.

Заключение

Искусственные языки ‑ специальные языки, которые, в отличие от естественных, сконструированы целенаправленно. Таких языков существует уже более тысячи, и постоянно создаются всё новые и новые.

Различают следующие виды искусственных языков:

§ Языки программирования и компьютерные языки ‑ языки для автоматической обработки информации с помощью ЭВМ.

§ Информационные языки ‑ языки, используемые в различных системах обработки информации.

§ Формализованные языки науки ‑ языки, предназначенные для символической записи научных фактов и теорий математики, логики, химии и других наук.

§ Языки несуществующих народов, созданные в беллетристических или развлекательных целях.

§ Международные вспомогательные языки ‑ языки, создаваемые из элементов естественных языков и предлагаемые в качестве вспомогательного средства межнационального общения.

По цели создания искусственные языки можно разделить на следующие группы:

§ Философские и логические языки ‑ языки, имеющие четкую логическую структуру словообразования и синтаксиса: ложбан, токипона, ифкуиль, илакш.

§ Вспомогательные языки ‑ предназначены для практического общения: эсперанто, интерлингва, словио, словянски.

§ Артистические или эстетические языки ‑ создаются для творческого и эстетического удовольствия: квенья.

§ Также язык создается для постановки эксперимента, например для проверки гипотезы Сепира-Уорфа (о том, что язык, на котором говорит человек, ограничивает сознание, загоняет его в определённые рамки).

По своей структуре проекты искусственного языка могут быть разделены на следующие группы:

§ Априорные языки ‑ на основе логических или эмпирических классификаций понятий: логлан, ложбан, ро, сольресоль,ифкуиль, илакш.

§ Апостериорные языки ‑ языки, построенные преимущественно на основе интернациональной лексики: интерлингва,окциденталь

§ Смешанные языки ‑ слова и словообразование частично заимствованы из неискусственных языков, частично созданы на основе искусственно придуманных слов и словообразовательных элементов: волапюк, идо, эсперанто, нэо.

Число носителей искусственных языков можно назвать лишь приблизительно, ввиду того что систематического учета носителей не ведётся.

По степени практического употребления искусственные языки делят на проекты, получившие широкое распространение: идо,интерлингва, эсперанто. Такие языки, как и национальные языки, называют «социализованными», среди искусственных их объединяют под термином плановые языки. Промежуточное положение занимают такие проекты искусственного языка, которые имеют некоторое количество сторонников, например, логлан (и его потомок ложбан), словио и другие. Большинство искусственных языков имеет единственного носителя ‑ автора языка (по этой причине их более корректно называть «лингвопроектами», а не языками).

Список литературы

1. , Кравченко . – М.: Академия, 2010. – 304 с.

2. , , Шкатова . ‑ Челябинск.: Кн. Изд-во, 2000. – 118 с.

3. Зиновьева : Учебно-методическое пособие. — М.: ПРОФИЗДАТ, 2003. – 231 с.

4. Колесник в управленческое документоведение. Учебное пособие. ‑ М.:ИНФРА-М, 2003. – 441 с.

5. Кузнецов языки; Искусственные языки. – Лингвистический энциклопедический словарь. — М.: Логос, 1990.

6. Кузнецов C. Н. Направления современной интерлингвистики. — М.: Университет дружбы народов, 1984.

7. Кузнецов C. Н. Основные понятия и термины интерлингвистики. — М.: Университет дружбы народов, 1982.

8. Кузнецова (Документационное обеспечение управления). ‑ М.: -школа «Интел-Синтез», 2000. ‑ 818 с.

9. , , Фабричнов . – М.: Логос, 2008. – 352 с.

10. Кушнаренко : Учебник. – 8-е изд., стер. ‑ К.: Знания, 2008. ‑ 459 с. – (Высшее образование XXI века).

11. Ларьков : учебное пособие / . – М.: АСТ: Восток-Запад, 2008. – 427 [5] с.

12. Стенюков документоведения и делопроизводства. – М.: А-Приор, 2007. – 224 с.

[1] Кузнецова (Документационное обеспечение управления). ‑ М.: -школа «Интел-Синтез», 2000. ‑ 818 с.

[2] Ларьков : учебное пособие / . – М.: АСТ: Восток-Запад, 2008. – 427 [5] с.

[3] Ларьков : учебное пособие / . – М.: АСТ: Восток-Запад, 2008. – 427 [5] с.

[4] Ларьков : учебное пособие / . – М.: АСТ: Восток-Запад, 2008. – 427 [5] с.

[5] Кушнаренко : Учебник. – 8-е изд., стер. ‑ К.: Знания, 2008. ‑ 459 с. – (Высшее образование XXI века).

[6] Кузнецова (Документационное обеспечение управления). ‑ М.: -школа «Интел-Синтез», 2000. ‑ 818 с.

[7] Колесник в управленческое документоведение. Учебное пособие. ‑ М.:ИНФРА-М, 2003. – 441 с.

[8] Кузнецова (Документационное обеспечение управления). ‑ М.: -школа «Интел-Синтез», 2000. ‑ 818 с.

[9] Кузнецова (Документационное обеспечение управления). ‑ М.: -школа «Интел-Синтез», 2000. ‑ 818 с.

Источник