Документация как способ ведения бухгалтерского учета

Документация как элемент метода бухгалтерского учета

Документация является элементом метода бухгалтерского учета и представляет собой способ оформления хозяйственных операций. Бухгалтерский учет является строго документальным, т.е. каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, который является носителем первичной учетной информации. Бухгалтерский документ – это деловая бумага, которая является письменным свидетельством о факте совершения хозяйственной операции или о праве ее совершения, подписанное уполномоченными лицами. Бухгалтерские документы имеют:

· экономическое значение – являются источником данных для учета хозяйственных операций;

· юридическое значение – определяют правомерность совершения хозяйственных операций (принимаются судом и государственным арбитражным судом);

· контрольное значение – используются при контрольно-ревизионной работе.

К бухгалтерским документам предъявляется ряд требований:

· доброкачественность – в документах не должно быть помарок, подчисток;

· достоверность – в документах отражаются только те операции, которые действительно имели место;

· своевременность – документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции или сразу после ее совершения.

Порядок составления и представления первичных учетных документов, которые являются основанием для записей на счетах бухгалтерского учета, изложен в статье 9 «Первичные учетные документы» Федерального закона № 402-ФЗ. До 1 января 2013 года все организации должны были пользоваться формами первичных учетных документов, которые содержались в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. Если при оформлении операций применялись формы первичной учетной документации, по которым не предусмотрены типовые формы, то организация разрабатывала их самостоятельно. В соответствии с Федеральным законом № 402-ФЗ формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, с 1 января 2013 года не являются обязательными к применению. Однако обязательными к применению продолжают оставаться те формы первичных учетных документов, которые установлены уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов. К таким документам следует отнести, например, кассовые документы, банковские документы, документы по учету труда и его оплаты и ряд других. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Первичные учетные документы должны содержать обязательные реквизиты, т.е. необходимые показатели, которые характеризуют хозяйственную операцию, отраженную в документе, и придают документу юридическую силу. Без обязательных реквизитов документ считается недействительным. В соответствии Федеральным законом № 402-ФЗ к обязательным реквизитам относятся:

1. наименование документа;

2. дата составления документа;

3. наименование экономического субъекта, составившего документ;

4. содержание факта хозяйственной жизни;

5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6. наименование должности лиц, совершивших операцию и ответственных за правильность ее оформления, а также их подписи с указанием фамилий и инициалов.

В бухгалтерские документы могут быть включены дополнительные реквизиты: печати, штампы, адрес предприятия, основание для совершения хозяйственной операции и другие.

В настоящее время перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждается руководителем предприятия по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которые оформляют операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлены при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания.

В соответствии с Федеральным законом № 402-ФЗ первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. В ряде случаев предусматривается вместе с электронным документом предоставлять его копию на бумажном носителе.

Своевременное и качественное оформление учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных, обеспечивают лица, которые составили и подписали эти документы.

В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или иными правовыми актами. Исправление должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ с указанием их фамилий и инициалов. Например, исправления в банковских и кассовых документах не допускаются.

Документы организации могут быть изъяты, например, органами дознания, следствия, прокуратуры, налоговыми инспекциями: в этом случае изготавливаются их копии, которые включаются в документы бухгалтерского учета.

Бухгалтерские документы могут классифицироваться по ряду признаков:

Классификационный признак	Группа документов	Пример
По назначению	Распорядительные	Банковский чек
Оправдательные (исполнительные)	Приходный ордер склада
Бухгалтерского оформления	Справка бухгалтерии
Комбинированные	Платежная ведомость
По объему информации	Первичные	Счет за проживание в гостинице
Cводные	Авансовый отчет
По месту	Внешние	Счет-фактура поставщика
составления	Внутренние	Акт на списание основных
Средств
По количеству отражаемых операций	Разовые	Требование на отпуск
материалов
Накопительные	Лимитно-заборная карта
По форме	Типовые	Кассовые и банковские документы
составления	(унифицированные)
Специализированные	Калькуляционный лист
По содержанию	Учет материалов	Лимитно-заборная карта
Учет основных средств	Акт о приеме-передаче объекта основных средств
Учет денежных средств	Приходный кассовый
Учет заработной платы	Наряд на сдельную работу
Учет расчетов	Платежное поручение
По степени	Составляемые в ручную	Банковский чек
механизации	С использование средств механизации	Платежное поручение

Распорядительные документы содержат распоряжение на совершение хозяйственной операции. Оправдательные (исполнительные) документыподтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат для отражения хозяйственной операции в бухгалтерском учете. Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии для оформления бухгалтерских записей. Комбинированные документысодержат признаки распорядительных и оправдательных (исполнительных) документов. Например, платежная ведомость или расходный кассовый ордер, с одной стороны, являются распоряжениями на выплату денежных средств из кассы определенным лицам, а, с другой, – подтверждением получения указанными лицами соответствующих денежных средств.

Первичные документынепосредственно оформляют операцию в момент ее совершения, т.е. содержат сведения об одной хозяйственной операции. Сводные документы составляются на основании нескольких первичных документов, т.е. содержат сведения о нескольких хозяйственных операциях (авансовый отчет, отчеты кассиров).

Внешние документысоставляются вне предприятия. Внутренние документы составляются и используются на предприятии.

Разовые документы составляются отдельно по каждой хозяйственной операции, и после ее совершения передается в бухгалтерию. Накопительные документыотражают несколько хозяйственных операций за определенный период времени. Итоги по накопительным документам выводятся в конце установленного периода и передаются в бухгалтерию.

Типовые (унифицированные) документы предназначены для оформления определенных хозяйственных операций на предприятиях всех форм собственности. Специализированныедокументы разрабатываются самим предприятием или отраслевыми органами для подведомственных предприятий.

Для отражения в учетных регистрах бухгалтерские документы проходят в бухгалтерии несколько стадий обработки:

1. проверка. Проверяется наличие обязательных реквизитов, приложений и т.д. и соответствие документа установленной форме. Проверяется законность и целесообразность хозяйственной операции. Осуществляется арифметическая проверка;

2. таксировка. Производится расценивание документа, т.е. умножение количества на цену;

3. группировка. Документы собираются за определенный период по однородным признакам, например, кассовые документы. При необходимости составляются сводные ведомости бухгалтерского оформления;

4. контировка. Составляется бухгалтерская проводка, которая может также проставляться на самом документе.

Движение документов в бухгалтерском учете, которое называется документооборотом, включает несколько этапов: создание или получение документов от других юридических и физических лиц, принятие к учету, обработка и передача в архив. На каждом предприятии должен быть утвержден график документооборота, т.е. порядок составления и обработки документов. Он разрабатывается главным бухгалтером и утверждается руководителем. В графике указывается:

· перечень всех документов;

· кто и в какие сроки составляет документы;

· куда и когда предоставляются документы;

· кто обрабатывает документы.

После истечения определенных сроков документы сдаются в архив. Их оформляют в виде папки с определенным заголовком, которая переплетается и называется «ДЕЛО». На титульном листе указываются: наименование организации, название дела, отчетный период, общее количество листов в деле, сроки хранения документов.

В соответствии со статьей 29 Федерального закона № 402-ФЗ первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению организациями в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

В настоящее время порядок хранения документов организаций регламентирован Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 №558, который утвердил новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения. Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Он должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. При смене руководителя должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно.

После истечения сроков хранения документы подлежат уничтожению. Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить порядок уничтожения документов. Предварительно следует провести их экспертизу. Для этого в организации приказом руководителя создается комиссия из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. По результатам работы экспертной комиссии в организации составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Подлежащие уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию).

Источник

Бухгалтерский документооборот: организация и порядок ведения

Автор: Елена Желенкова главный бухгалтер-консультант

Бухгалтерский документооборот: организация и порядок ведения

Автор: Елена Желенкова
главный бухгалтер-консультант

Бухгалтерский учет основан на работе с документами. От его организации зависит качество учета. Рассмотрим, как построить систему обработки документов, чтобы исполнять требования закона и владеть достоверной информацией о финансово-хозяйственных операциях.

Бухгалтерский документ и правила его составления

Само слово «документ» происходит от латинского «docēre» (доказывать). Отсюда вытекает и его основное назначение — подтверждать те или иные факты. Применительно к бухучету речь идет о различных фактах хозяйственной жизни компании.

Процессы, из которых складывается ведение бизнеса, весьма разнообразны и каждому из них соответствуют свои документы. Кроме того, закон разрешает организациям самостоятельно разрабатывать формы, исходя из своих потребностей (п. 4. ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете»).

Строго регламентируются только документы, используемые бюджетными организациями, а также отдельные «специфические» их группы, например, банковские и кассовые.

Однако свободный выбор формы в данном случае не означает, что порядка документооборота в бухгалтерском учете вообще не существует. Есть перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать в себе любой учетный документ. Точнее говоря — таких перечней два, в первом говорится о требованиях к первичным документам, а во втором — к сводным.

Эти списки во многом повторяют друг друга (п. 2 ст. 9 и п. 4 ст. 10 закона № 402-ФЗ), поэтому представим их в виде таблицы

Данные / вид документа

первичный

сводный

Общая информация наименование формы и экономического субъекта Период дата составления период ведения Данные описание факта хозяйственной жизни Числовое выражение выражение указанного выше факта в натуральных или денежных единицах сумма по отдельным объектам и по регистру в целом в денежном выражении Заверение должности, ФИО и подписи ответственных лиц

Особой категорией сводных регистров можно считать отчеты. Форма этих документов всегда определена законом, а подача информации ориентирована на внешних пользователей.

Классификация бухгалтерских документов

Конечно, группировка учетных форм не ограничивается упомянутым выше разделением на первичные и сводные. Их классификация так же разнообразна, как и бизнес-процессы.

1. По назначению документы могут быть:

А. Распорядительными. Они отражают решение руководства осуществить какую-либо операцию (например, приказ).

Б. Оправдательные. Заполняются на основании произошедших фактов хозяйственной деятельности и являются основанием для бухгалтерских операций (например, накладная).

В. Бухгалтерского оформления. Этот вид документов носит вспомогательный характер и нужен для удобства при отражении операций в учете. Это могут быть различные сводные ведомости, калькуляции, справки и т.п.

Г. Комбинированные документы сочетают в себе характеристики нескольких типов.

2. По порядку заполнения документы бывают:

А. Разовые. Они отражают операцию, произошедшую в течение короткого времени. Это может быть отгрузка, выдача денег и т.п.

Б. Накопительные. В этом случае заполнение данных происходит последовательно, в течение длительного периода. Такие формы (например, лимитно-заборные карты) обычно используют для учета однородных периодических операций. Накопительные документы нужно отличать от сводных, рассмотренных выше. Дело в том, что сводные ведомости заполняются не последовательно, а единовременно, на основании другой «первички», сформированной ранее.

3. По содержанию хозяйственных операций документы могут отражать:

• оборот товарно-материальных ценностей;
• расчеты с контрагентами, персоналом, бюджетом и т.п.;
• движение денежных средств.

4. По месту заполнения документы могут быть:

А. Внутренние, которые не выходят за пределы организации. К ним относятся, например, все документы по расчетам с персоналом или накладные на внутреннее перемещение.

Б. Внешние документы либо поступают от других организаций, либо предназначены для отправки контрагентам (отгрузочные накладные, акты, счета-фактуры и т.п.).

5. По способу заполнения.

Ранее, когда информационные технологии только начинали свое распространение, было принято делить документы на заполняемые вручную и автоматически, т.е. с помощью бухгалтерских программ.

Но т.к. на сегодня «ручное» ведение бухучета почти не встречается и практически все формы готовятся с помощью специализированного программного обеспечения, то уместнее будет другая классификация документов:

А. Бумажные. В этом случае «первичка», сформированная бухгалтерской программой, распечатывается и заверяется подписью ответственного лица, а также (в случае необходимости) печатью.

Б. Электронные . Эта категория «первички» не выводится на бумажные носители, а направляется адресату как внутри, так и вне компании по телекоммуникационным сетям. Для подтверждения достоверности также используется подпись. Но в данном случае она представляет собой определенным образом закодированный информационный пакет.

Организация документооборота

Итак, вся деятельность организации сопровождается «производством» огромного количества различных бумаг. Чтобы своевременно получать всю необходимую информацию о бизнесе, нужно наладить работу с ними, т.е. — организовать документооборот в системе бухгалтерского учета.

Ответственность за это, как и за учет в целом, несет руководитель организации (п. 1 ст. 7 закона № 402-ФЗ).

Несмотря на важность этого вопроса, в современном российском законодательстве до сих пор не существует специального нормативного акта, посвященного бухгалтерскому документообороту. Федеральный стандарт «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» сейчас находится в разработке и, скорее всего, будет принят в 2020 году.

Сегодня при организации бухгалтерского документооборота на предприятии можно ориентироваться на «Положение о документах…» , утвержденное приказом Минфина СССР № 105 от 29.07.1983.

Любая учетная форма в организации проходит следующие этапы документооборота:

1. Создание документа или его получение от контрагентов.
2. Проверка. На этом этапе документ анализируют на соответствие требованиям закона, сущности отражаемой операции и математическим правилам.
3. Обработка. Бухгалтеры называют этот этап «проведение документа». Это означает, что на его основании осуществляются записи по счетам, т.е. бухгалтерские проводки.
4. Хранение. В течение некоторого времени документ хранится в помещении бухгалтерии. Обычно этот срок составляет не менее года, чтобы при заполнении годового отчета можно было быстро обратиться к любой «первичке».
5. Когда необходимость в оперативном доступе к документу отпадает, он передается в архив. Срок архивного хранения для разных типов документов определяется законом.

Пример схемы бухгалтерского документооборота в организации приведен ниже.

Правила хранения документации

Минимальный срок хранения бухгалтерских документов составляет 5 лет (ст. 29 закона № 402-ФЗ). Конкретные сроки по категориям документации приведены в п. 4.1 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Сведения о доходах физических лиц должны храниться 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет. Реестры сведений о доходах физических лиц хранятся тоже 75 лет, а вот годовая бухгалтерская отчетность должна храниться постоянно. Требования к помещениям, предназначенным для хранения документов, приведены в п. 4.2 Основных правил, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002. В частности, архивное помещение должно быть пожаробезопасным, защищенным от затопления и иметь запасной выход.

Если организация формирует «первичку» в электронном виде, то хранить ее на бумаге не обязательно. А сроки здесь будут такими же, как и для «обычной» документации.

Однако если проверяющие запросят бумажную копию документа, то предприятие должно будет распечатать его и заверить в установленном порядке.

Как исправлять ошибки

Никакая самая «продвинутая» система документооборота бухгалтерских документов не гарантирует защиту от ошибок.

Общий порядок исправления неточностей в документе определен в п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Закон говорит только о том, что корректировка должна быть датирована и заверена подписями лиц, ответственных за составление документа.

Конкретные правила прописаны в разделе 4 положения № 105 от 29.07.1983. Этот документ действует, в части не противоречащей закону № 402-ФЗ и другим «современным» нормативным актам о бухучете. Неверную информацию следует зачеркнуть (одной чертой, чтобы было возможно прочесть) а затем написать сверху правильные данные.

Иногда предприятия просто заменяют неверный документ на новый с уточненными данными. Формально они имеют на это право. Т.к. федерального стандарта в этой области на сегодня не существует, то в рамках документооборота бухгалтерии организация может применять собственные правила. Правда, Минфин в своих последних разъяснениях обращает внимание на то, что подобная замена в общем случае не предусмотрена законом (письмо Минфина РФ от 23.10.2017 № 03-03-10/69280).

Но для отдельных видов документов исправления не допускаются в принципе, поэтому их в любом случае придется заменять. В первую очередь речь идет обо всех формах, связанных с кассовыми и банковскими операциями (п. 16 Положения, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Также на новый документ нужно заменить и ошибочно заполненный счет-фактуру (п. 7 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). В этом случае сведения об исправлении нужно указать в строке 1а нового документа.

Аналогичным образом обычно вносят исправления и в электронные документы. Новый экземпляр электронной «первички» заменяет собой старый, при этом в базе сохраняется информация о внесенных корректировках.

Но если документ с неверными данными уже попал на стол проверяющим, менять что-либо поздно. Тогда остается только надеяться, что искажения учета не будут слишком серьезными. Ведь если занижение сумм обязательных платежей из-за ошибок в бухучете превысит 10%, то виновные лица могут быть наказаны по ст. 15.11 КоАП РФ. К слову, штраф по ней достигает 20 тысяч рублей, а срок дисквалификации — 2 лет.

К самой же компании в любом случае будут предъявлены налоговые санкции в виде штрафа в размере 20% недоимки, а также пени.

Что делать в форс-мажорных ситуациях

Обнаруженная ошибка — не самое страшное. Гораздо печальнее, когда документ утрачен, еще хуже — если это коснулось значительного их количества. Причины могут быть самыми разными: халатность сотрудников, противоправные действия, стихийные бедствия и т.п.

В первую очередь необходимо оценить масштабы потерь, создав специальную комиссию. Если причиной является, например, пожар или кража, то нужно обязательно получить соответствующую справку в государственных органах.

Восстанавливать придется всю документацию, по которой еще не истек срок хранения. Но в первую очередь — постараться максимально быстро решить вопрос с данными за последние три года, которые могут «попасть» под налоговую проверку. Если информационная база не пострадала, то восстановить свои документы будет достаточно просто.

Сложнее с той «первичкой» которая получена от контрагентов, или на которой требуются отметки сторонних организаций. В этом случае необходимо запросить у всех контрагентов заверенные копии или дубликаты.

Сохраняйте все подтверждающие документы, связанные с восстановлением утраченной «первички»: от акта обследования до переписки с контрагентами. Это поможет в случае, если налоговики захотят оспорить подлинность восстановленных документов.

В случае серьезных потерь для того, чтобы восстановить документацию и документооборот в бухгалтерском учете, может потребоваться помощь профессиональных консультантов .

Как оценить состояние документооборота в вашей компании

Каждому руководителю хочется верить, что уж в его-то компании в документах все в полном порядке. Но так ли это? Проверить несложно: запросите у главбуха «первичку» по нескольким контрагентам, лучше — по тем, которые могут вызвать вопросы у налоговиков. Естественно, вам скажут, что все бумаги в наличии. Не советуем верить на слово, лучше убедиться в этом лично.

Дело в том, что бухгалтеры нередко выполняют рутинную бумажную работу в самый последний момент. И пока бизнес работает в штатном режиме, это не играет особой роли. Но если в компании неожиданно появятся проверяющие, то отсутствие «первички» может стать причиной серьезных проблем.

Когда мы ведем учет клиента, электронные копии всех его документов находятся в информационной базе. Поэтому при запросе налоговиков любые данные будут немедленно предоставлены. Но этим наше участие в проверке не ограничивается. Мы можем полностью взять на себя общение с проверяющими, вплоть до судебного разбирательства, если это потребуется (оплата за сопровождение проверки производится по отдельному тарифу).

Вывод

Организация документооборота в бухгалтерском и налоговом учете во многом определяет состояние бизнеса в целом.

Без налаженной системы работы с документами неизбежны постоянные сбои всех бизнес-процессов. А если такая компания попадет в поле зрения проверяющих, то вряд ли удастся избежать серьезных санкций.

Организация бухгалтерского документооборота при помощи аутсорсинговой компании — мудрое решение организаций, которые хотят иметь идеальный порядок в документах как в текущей работе, так и в случае проверок.

Источник