Документ его функции способы создания документов

Развитие документа в функциях и способах его создания

Автор: А.Ю. Конькова

В последнее время выходят статьи, содержащие взгляды разных исследователей на фундаментальные теоретические вопросы документоведения. Среди рассматриваемых тем – предмет и объект исследования в документоведении, функции документа в современном обществе, какую функцию документа можно и нужно считать главной и т. д., и т. п. 1 В данной статье рассматриваются некоторые аспекты документа, а именно: функции, носители, способы создания документов с позиции современной школы документоведения.

Документ — сложное, многокомпонентное явление, основное назначение которого заключается в том, что он является носителем информации, то есть можно говорить о том, что документ имеет информационную сущность. В любом сообществе всегда есть потребность обмениваться информацией, поэтому одновременно с появлением этих сообществ начинается поиск способов обмена информацией и ее передачи в пространстве и времени. Частичное решение этих проблем на ранних этапах развития человеческого общества достигалось путем отправки предметного письма, то есть предмета упакованного или открытого, по характеру которого адресат истолковывал содержание письма. Например, на Руси гостей встречали посланием в виде хлеба и соли, объясняя тем самым, что готовы разделить с гостем и радости (хлеб), и горести (соль). Предпринимались также попытки закрепить и передать информацию с помощью узелков, завязанных на различных шнурах 2 .

Однако все эти попытки были наивны, несовершенны. Серьезной заявкой на передачу информации в пространстве и времени становится постепенно развивающееся текстовое документирование. Начавшись с пиктограмм – «нарисованных» писем, рисунков, которые не читаются, а толкуются, текстовое документирование в своем развитии прошло множество этапов 3 , подойдя в итоге к отображению информации в виде буквенно-звукового письма, в котором каждый звук изображается буквой. С возникновением письменности, доступной каждому человеку 4 , появляются документы. Так, во второй половине XIII в. жители Новгорода уже переписываются между собой по хозяйственным и житейским вопросам.

Русская национальная письменность была создана на базе греческого алфавита. Параллельное существование кириллицы и глаголицы приводит к тому, что более удобная кириллица вытесняет глаголицу. Развитие русской письменности идет сначала стихийно, а затем в порядке реформ. Последняя реформа советского периода сводилась к тому, что ненужные буквы, не передающие звуки славянской речи, были исключены из алфавита. Современный терминологический стандарт определяет текстовой документ как «содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи» 5 . В настоящее время для составления и оформления текстовых документов широко применяются новые информационные технологии. В этой связи мы говорим уже об электронном текстовом документе, который определяется как «документ, информация которого представлена в электронной форме» 6 .

Развитие текстового документирования напрямую зависело от материалов для письма – носителей информации и орудий письма. Носитель (документированной) информации в ГОСТе определяется как «материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации» 7 .

Древнейшие записи человечества сохранились на камне. Это Свод законов царя Хаммурапи (Х VIII в. до н.э.), Эдикт египетского царя Птоломея V (186 г. до н.э.). Но человек прежде всего нуждался в материале для фиксирования информации в оперативных целях, и ему нужен был дешевый и более легкий материал, чтобы документ можно было передать или взять с собой. Для этого в древности использовали черепаховые щитки, палки, в Китае – бамбуковые дощечки, шелк, на котором писали волосяными кисточками. Массовым материалом для письма в передней Азии стала глина, что явило миру глиняный документ. Из Древней Греции и Древнего Рима дошли до нас деревянные дощечки, покрытые воском, на которых писали путем выдавливания заостренной медной палочкой. Одним из древнейших материалов для письма по праву считается папирус. Папирус изготавливался из стеблей болотного растения того же названия, которое в изобилии росло в дельте реки Нил. Писали на папирусе тонкой тростниковой палочкой или тростниковым пером – каламом. Первым серьезным соперником папируса стал пергамент – писчий материал, изготовлявшийся из особым образом обработанной кожи овец, телят, козлят. Пергамент, в отличие от папируса, хорошо сгибался. Это привело к исчезновению стародавней формы – свитка и появлению новой – тетрадной. На Руси для бытовой переписки применяли бересту, однако самым распространенным материалом для текстового документирования во всем мире стала бумага. Бумага – многокомпонентный материал, состоящий в основном из специально обработанных мелких растительных волокон, тесно переплетенных между собой и образующих тонкий лист. В течение многих веков бумага остается самым удобным и надежным материалом для письма. В русском государстве первоначально употребляется привозная бумага. В 1716 году Петром I была основана собственная бумажная мануфактура. Бумага делится на классы: для печати, декоративная, для письма, машинописи, черчения, рисования и др. Повышенные требования к бумаге стали предъявляться с развитием электронно-вычислительной техники и сопутствующих печатающих устройств, использующих технологии лазерной и струйной печати и предъявляющих более высокие требования к качеству бумаги.

Не менее длинный путь прошли и орудия письма. На камне надписи высекались, на глиняных дощечках – выдавливались железным стержнем, на воске – специальным медным стилом, на папирусе писали тростниковой палочкой. В Китае для написания иероглифов были изобретены волосяная кисточка и тушь. Древнейшим массовым орудием письма, встречающимся с VII в. нашей эры, было гусиное перо. Пользовались также и лебединым. На смену гусиному перу пришло металлическое. В России металлические перья иностранного производства появляются в 30-х гг. XIX в. и достаточно долго сосуществуют с гусиными. В 1938 году изобретается шариковая ручка 8 . Изобретенная в начале XVIII в. пишущая машина в XIX — начале ХХ века получает широкое распространение. Пишущие машины также постоянно совершенствовались, и ко второй половине ХХ века появились электронные пишущие машины с памятью, на смену которым пришли принтеры.

Одним из древнейших способов документирования наряду с текстовым является техническое документирование. Техническое документирование — это способ передачи технической мысли, а техническая документация , в свою очередь, определяется как «комплекс документов, устанавливающих порядок, условия использования продукции» 9 . В широком смысле технические документы – обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Возникновение технической документации относится к глубокой древности и связано с развитием техники и изменениями в организации производства. Уже в рабовладельческих государствах все крупные сооружения строились на основе технической документации. В русском государстве наиболее ранние технические данные о способах строительства и технологии производственных процессов можно найти в житиях и летописях. В XVI — XVII вв. техническая документация образуется в приказах, деятельность которых связана со строительными работами и эксплуатацией мануфактур. С развитием производства происходит быстрый рост технической документации.

В соответствии с производственным назначением технические документальные материалы классифицируются на:

проектно-конструкторские документы, отвечающие на вопрос: что представляет собой предмет промышленного производства или объект капитального строительства?

технические документальные материалы как запись процессов труда, отвечающие на вопрос: как изготовить изделие или построить объект капитального строительства?

документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой и др.

технические документы, фиксирующие некоторые юридические нормы и способствующие использованию технических средств.

В состав каждой из четырех групп могут входить такие документы, как чертеж, рисунок, расчет, техническое описание, график, технологические карты, картографические материалы, проектные документы и др.

Технические документы изготавливались на особых сортах бумаги (ватман, калька и др.). С появлением новых информационных технологий предварительный этап создания технической документации проходит чаще всего в электронном формате. Но подлинник технической документации, как и текстовой документ, должен иметь соответствующий состав удостоверения, обязательно должен быть подписан.

Середина XIX века приносит принципиально новый способ фиксирования информации об окружающей действительности, вызвавший к жизни новый вид документа – фотографию. Под фотографией на протяжении полутора веков понималась совокупность процессов и способов получения изображений на светочувствительных материалах действием на них света и последующей химической обработки. С начала XXI века традиционную фотосъемку, использующую химические процессы, активно вытесняет цифровая фотография, ориентированная на электронную обработку изображений. В этой связи современный государственный стандарт дает следующее определение фотодокументу: он определяется им как «изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений – статичных образов» 10 .

Фотодокументы отличаются существенной особенностью – этот вид документа возникает в момент событий и на месте событий. Эта особенность придает фотодокументам большую ценность. Фотодокументы наглядны, точны, благодаря чему они нашли широкое применение во многих отраслях деятельности человека: в науке, искусстве, технике и т. д.

1 Сафиуллина З.А. Понятие об объекте и предмете исследования в документоведении. – Журнал «Делопроизводство», 2015, № 3.- С. 8-13; Ланской Г.Н. Архивный документ в современном обществе: концептуальные и методические аспекты изучения. – Журнал «Делопроизводство», 2015, № 2, с. 16-19; Ягинцева Н. О главной функции документа Журнал «Делопроизводство», 2015, № 3.- С. 23-25; Плешкевич Е.А. Формирование научных представлений о документе и документальной деятельности в правоведении и исторической науке. — Журнал «Делопроизводство», 2013, № 4.- С.10-14; Варламова Л.Н. Пути развития документоведения в Российской Федерации.- Журнал «Делопроизводство», 2014, № 1.- С. 65-69 и т. д.

2 Это узелковое письмо инков — «кипу».

3 Логографическое письмо, слоговое письмо.

4 Рисовать могут далеко не все, а складывать из букв слова может научиться каждый.

5 ГОСТ Р 7.0.8 – 2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, с. 2.

7 ГОСТ Р 7.0.8 – 2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, с. 2.

8 Кузнецова Т.В. Материал и орудие письма. – журнал «Секретарское дело», 2004, № 10. – С.16.

9 Управление документами. Термины и определения. Словарь. – М., ВНИИДАД, 2013, с. 83.

10 ГОСТ Р 7.0.8 – 2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, с. 2.

ПОЛНЫЙ ТЕКСТ НОМЕРА ДОСТУПЕН ТОЛЬКО ОФИЦИАЛЬНЫМ ПОДПИСЧИКАМ (для получения полного номера зарегистрируйтесь у нас на сайте ).

Источник

Функции документов. Способы документирования.

1. Определение понятия «документирование».

2. Способы создания документов, носители информации.

3. Функции документа.

1. В условиях современного общества организация, учреждение, предприятие занимается сбором, обработкой, накоплением, хранением, поиском и распространением информации. Деятельность любой организации в обязательном порядке документируется.

Документирование – это процесс фиксации (записи) информации на различных носителях по установленным правилам.

Документирование состоит из 2 частей: системы документации и системы документирования.

Процесс документирования сопровождается созданием документа.

Под понятием документ (от лат. documentum — свидетельство) понимается материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве.

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и нормативными правовыми актами. При этом документирование может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим различают официальный документ, документ личного происхождения. Официальный документ обладает необходимым для управленческой деятельности свойством – юридической силой. Это означает, что документ может служить подлинным доказательствомзаключенной в нем информации. Наличие юридической силы у официального документа предполагает обязательность для тех, кому он адресован непосредственно, или всех участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), руководствующимся документом и основывающим на нем свою деятельность.

Документирование предполагает необходимость учета действующих норм законодательства, компетенции автора и соблюдение действующих на момент создания документа общегосударственные правила его составления и оформления.

2. Уже в в глубокой древности люди задумались о необходимости фиксации информации. В процессе исторического развития общества можно проследить, как менялись способы фиксирования информации на материальном носителе и соответственно, сами ностители. Так, для фиксирования и передачи информации во времени и пространстве применялись различные способы:

фиксация информации при помощи лазерной и компьютерной техники.

Различные способы фиксации информации совершенствовались потому, что происходило совешенствование носителей информации:

Разнообразие носителей информации обусловило и наличие различных языков документирования. Так, информация может фиксироваться при помощи естественного языка (рукописи, машнописи) или искусственого языка использованием соответсвующих носителей.

3. Функции имеют существенное значение для деятельности любой организации, для понимания роли документа в системе экономических и социальных связей. При этом функции позволяют провести более четкую классификацию документов, сформулировать определенные требования к организации документов, требования к содержанию, форме, технологии обработке документов.

Функция – это целевое назначение документа, присущее ему. Не существует документов, несущих только одну определнную функцию. Документ, выступая в качестве непременного элемента управленческой деятельности, является одновременно и средством труда, и его результатом. Такое место документы занимают благодаря своей полифункциональности, т.е. наличию различных функций.

Функции документов можно условно разделить на три блока:

· информационные функции (информационная, социальная, политическая, коммуникативная);

· функции, обеспечивающие процес управления (управленческая, правовая, учетная);

· функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).

Информационнаяфункция определяется потребностью в закреплении информации с целью ее сохранения и передачи во времени и пространстве, т.е. ее материализация. Характерной особенностью информационной функции является то, что она присуща всем без исключения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так ка необходимость фиксации информации – причина появления любого документа. Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входят запечатление (фиксация) информации, сохранение информации, ее передача во времени и пространстве. Все это дает возможность использования (доступность) информации.

Выполняя информационную функцию, документы обладают опрделенной информационной емкостью (информационным потенциалом), т.е. характеризуются определенным количеством и качеством информации. Информационная емкость документа определяется такими показателями, как полнота, оптимальность и актуальность информации.

Важной функцие документа является социальная, т.е. фиксация информации о процессах, происходящих в обществе (социальной информации). На изучении данной функции документа базируются следующие науки: история, социология, источниковедение. Социально значимым является практически любой документ, т.к. он возникает в силу той или иной общественной потребности. Следует, однако, заметить, что значение документов, выполняющих социальную функцию, может быть различным. Так, распорядительные документы имеют большее значение, чем справка с работы, выданная гражданину. Госстандарты по оформлению документов также выполняют социальную функцию, т.к. ориентированы на использование определннх средств обработки документов, указывающих на известную ступень технического развития, достгнутого страной (отраслью). Поэтому документы могут не только отражать процессы, происходящие в обществе, но и влиять на общественное развите.

Каждый документ может дать представление об определенной отрасли деятельности, характеристику социальных отношений. Надо сказать, что социальность и точность информации возрастает, если единичный документ сравнить с другими группами однотипных документов, относящимися к одной отрасли деятельности, к одному периоду во времени и пространстве.

Социальная функция может проявляться и в характеристике личности в ее социальных аспектах (отражении деятельности, места, роли той или иной личности в определнной соцструктуре).

Социальная информация может содержаться в готовом виде или в форме, позволяющей извлечь ее только в результате анализа.

С данной функцие тесно связана фальсификация документов. Даже в том случа, когда документ является фальсифицированным, содержащаяся в нем информация не перестает быть софиальной. В данном случае выясняется только какой общественной потребностью была вызвана эта фальсификация. Это позволяет по-новому взглянуть на характер общества, данного учреждения, группу людей и даже отдельного человека.

Политическая функция. Данная функция тесно связана с социальной. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют политическую функцию.

Коммуникативня функция – функция передачи информации во времени и пространстве. Благодаря этой функции поддерживаются связи между индивидуумом и обществом, различными элементами общественных структур. Здесь можно выделить несколько направлений движения документов:

· одностороннее, когда документы ориентированы в одном направлении: сверху вниз, т.е. от законодателя к лю. К данному типу движения относятся такие документы как законы, указы, декреты, постановления. Одностороннее движение может быть направлено и снизу вверх, т.е. от исполнителя.

· дхстороннее происходит с помощью документов, тесносвязанных между собой (договора, служебная переписка.

· многостороннее, когда обмен информацией происходит с помощью документов, рассчитанных на информирование всего общества (декреты, декларации, кодексы, законы).

С появлением компьютерных технологий, сети Интернет, e-mail, которые обусловили увеличение скорости передачи информации и круг ее пользователей, коммуникативные возможности документов возросли.

Управленческая функция. В данной функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Управленческую функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса реализации решения. Документы, обладающие данной функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления, т.е. выполняют функцию организации информации. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.

В правовой функции документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Данная функция выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.

Документы, наделенные данной функцией, можно разделить на две группы:

· документы, изначально обладающие ею;

· документы, приобретающие ее на время.

В первую группу документов включаются документы, которые устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения или прекрщают их действие, а так же документы, влекущие за собой юридические последствия. К ним относятся праправовые акты представительных и распорядительных органов, т.е. все правовые акты отрганов госвласти (законы, указы, постановления), судебные, прокурорские, нотариальные, арбитражные акты управления, издаваемые оргнаизациями, учреждениями, предприятиями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, положения, уставы, инструкции, правлиа), а также свидельствующие о правоприменительной практике. Сюдаже входят договорные документы; документы, не обладающие признаками правовых актов, непосредственно вызывающих или прекращающих правоотношения, но имеющих определнный правовой статус (метрические свидетельства, паспорта, дипломы, аттестаты, удостоверения дичности), а также оправдательные финансовые документы (акты, накладные, платежные поручения).

Ко второй группе можно отнести документы, которые могут быть предъявлены как доказательства в суде, органах следствия, прокуратуре, нотариате, арбитраже и органах управления.

Неправовая доукментация используется как основание для принятия правовых актов. Так, плановая документация может быть осноанием для принятия распорядительного документа, которым она утверждается.

На основе документов, наделнных правовой функцией, возникают определнные правоотношения – административные, трудовые.

Учетная функция. С помощью данной функции документа характеризуется количественная сторона информации, содержащейся в документе. Учетная информация, представленная в формализованном цифровом выражении, систематизирует и отражает все явления хозяйственной деятельности государства, его органов власти и управления. Для документов, выполняющих учетную функцию, разработана определенная структура представления информации. Такие документы имеют унифицированные формы, утвержденные государственными органами.

Существуют следующие виды учета:

Они находят свое отражение в статистических, финансово-экономических, плановых, отчетных и некоторых информационно-справочных документах.

Следует заметить, что учет необходим нетолькодля выражения количественных характеристик, но и для анализа, контроля, доказательства истины.

Учетные документы можно раздеить на две группы:

Культурная функция. В данном случае документ выступает как средство закрепления и передачи культурной трациции. Документ может быть представлен как культурный объект, фиксирующий информацию при помощии различных способов: письменности, кино-, фото-, фонозаписи.

Культурную функцию документа наиболее эффективно выполняют крупные комплексы документов, характеризующие определнную область деятельности (технику, науку, живопись).

Одной из важнейших функций, выполняемых документами, является функция документа как исторического источника. Документ становится историческим источником с момента возникновения, а не тогда, когда он передается на хранение в архив. Данную функцию документа изучают такой наукой как: источниковедение. Именно она исследует документ через анализ его формы, содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен.

Т.о., документ сочетает в себе сразу несколько функций, которые взимосвязаны между собой, но роль каждой из них различна. Роль функций документа может изменяться во времени, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и актуальность и превращается в ретроспективную, а действенность, нормативное и регулятивное значение утрацивается. Происходит вытеснение одних функций другими.

Функции, носящие оперативный характер, время действия которых ограничено (политическая, коммуникативная, управленческая, правовая, учета) вытесняются функциями, имеющими постоянный характер (информационная, культурная, социальная, исторического источника).

Дата добавления: 2015-08-05 ; просмотров: 156 ; Нарушение авторских прав

Источник

Вам также может понравиться

Ясень семена способ распространения

Ясень обыкновенный Fraxinus excelsior – так в ботанической

Ярлыки способы создания ярлыков ос windows

Создаем ярлыки на рабочем столе Windows Создаем ярлыки

Японское удобрение фуджима способ применения

Удобрения Фуджима Знаете потрясающее удобрение, палочка

Японский чай способ заварки

Технология заваривания японского чая Известно, что